Regia GSD per Festo Spa

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3 Il cliente Festo SpA, operativa in Italia dal 1956, società specializzata nel campo della tecnologia pneumatica, sviluppa prodotti finalizzati a meccanizzare le linee di produzione. Si avvale di una rete di commerciali che conta circa 100 addetti, frequentemente in viaggio sull intero territorio nazionale. Utilizza SAP come ERP aziendale. Le esigenze in dettaglio Dovendo gestire un numero considerevole di commerciali spesso in trasferta, Festo Spa presentava la necessità di dotarsi di un sistema che permettesse all azienda di: - snellire i processi gestionali relativi all inserimento delle note spese e all assegnazione dei rimborsi - integrare nella gestione le spese effettuate tramite carta di credito, spesso utilizzata dai propri commerciali per i pagamenti durante le trasferte - recuperare l IVA detraibile - effettuare analisi inerenti le spese sostenute dalla propria forza vendita La soluzione L introduzione di Regia GSD e la sua integrazione con SAP, il gestionale già in uso all azienda, ha portato a una revisione dei processi e dei flussi di Festo Spa afferenti alla gestione dei viaggi aziendali, con conseguente automatizzazione degli stessi. Tramite la semplice compilazione dei campi presenti nelle pagine di Regia GSD (il prodotto è fruibile da browser Internet), infatti, i viaggiatori possono inserire tutti i dettagli relativi alle proprie trasferte, richiedere se necessario le dovute autorizzazioni e ottenere in un secondo tempo il rimborso dovuto. Grazie all utilizzo del modulo per la detraibilità IVA, inoltre, l azienda è stata messa nelle condizioni di poter registrare tutte le fatture d importo inferiore a 300,00 inerenti alle trasferte dei propri commerciali cumulandole per periodo, creando così un unica fattura contenente tutti i riferimenti delle singole fatture del periodo considerato. Il programma provvede poi a creare un unico report riportante tutte le fatture e le percentuali di IVA relative, distinguendo inoltre tra IVA detraibile e IVA non detraibile. Le fatture con importo superiore a 300,00 vengono invece registrate singolarmente in un report differente. Regia GSD conferisce inoltre all azienda la possibilità di associare i movimenti delle carte di credito aziendali alle note spese relative, limitando quindi la complessità di gestione dettata da questa modalità di pagamento. Pagina 3 di 5

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5 I risultati I vantaggi ottenuti da Festo SpA grazie all acquisizione di Regia GSD sono molteplici. Da parte dei viaggiatori, la semplificazione e la velocizzazione delle procedure di compilazione della nota spese. Da parte dell azienda, lo snellimento dei processi legati alla registrazione e al controllo delle note spese aziendali, la semplificazione delle operazioni di conciliazione dei pagamenti eseguiti con carta di credito, la possibilità di introdurre policy aziendali relative alle spese dei dipendenti in trasferta o alle autorizzazioni necessarie, la possibilità di calcolare con esattezza, e quindi scaricare, le percentuali di IVA detraibile rispettando la fiscalità dettata dallo Stato. L utilizzo del sistema ha inoltre ridotto la frequenza degli errori di inserimento/registrazione e le conseguenti perdite di tempo e di processo. Da ultimo, i dati così informatizzati conferiscono all azienda la possibilità di eseguire analisi mirate in termini ad esempio di spesa, area, dipendente, ecc. Pagina 5 di 5

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