Gestione documentale

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1 La gestione documentale nelle Amministrazioni pubbliche. Le iniziative promosse dalla Direzione Generale per gli Archivi e lo stato dell arte dei progetti interistituzionali Gestione documentale Premesse La gestione documentale e degli archivi in formazione ed il suo ruolo nel processo di riforma della PA L archivio e la sua duplice valenza: gestionale e culturale

2 Gestione documentale La produzione normativa legata alla riforma PA mette in evidenza l importanza dei sistemi documentari per il buon funzionamento delle PPAA Il sistema documentario, che deve essere gestito con le nuove tecnologie, emerge quale punto nevralgico e strategico per il buon svolgimento dell attività amministrativa; per la sua corretta gestione occorrono: continuo aggiornamento strumenti di gestione adeguati per le diverse funzionalità della gestione documentale, sempre più orientata verso la dematerializzazione Gestione documentale Sistema documentario Comprende ARCHIVIO: complesso dei documenti prodotti e acquisiti nel corso dell attività istituzionale di un soggetto SISTEMA DI GESTIONE DEI DOCUMENTI : insieme delle attività finalizzate a registrazione, classificazione ed organizzazione dei documenti; complesso delle regole, strumenti, risorse umane e strumentali.

3 Gestione documentale Manuale di gestione (DPCM ) E il principale strumento di regolamentazione che descrive sistema di gestione e conservazione dei documenti e contiene le informazioni necessarie per il corretto funzionamento del servizio. Strumento nuovo di organizzazione sotto il profilo regolamentare ed informatico; deve essere trasparente, reso pubblico anche in rete, perché sia noto a impiegati e cittadini. Deve raccordarsi con altri strumenti specifici per le diverse funzionalità Archivio corrente: attività e strumenti Per le diverse funzioni del sistema sono necessarie appositi strumenti: Registrazione Classificazione Linee guida redazione oggetti e anagrafiche (per es. AURORA) Piani di classificazione Fascicolazione Trasmissione Selezione/conservazione Piani di fascicolazione (per es. N.In.F.A.) Linee guida utilizzo Posta elettronica, PEC Massimario di conservazione

4 Gestione documentale L archivio è nello stesso tempo strumento gestionale e bene culturale; ne discende la necessità della gestione integrata tra Amministratine produttrice e Amministrazione archivistica (Soprintendenze Archivistiche per gli archivi degli enti pubblici e dei privati, Archivi di Stato per gli archivi statali) Codice Beni culturali D. lgs. 22 gennaio 2004, n. 42, Codice Beni culturali Art. 10 c.2. Sono inoltre beni culturali: art. b) gli archivi e i singoli documenti dello Stato, delle regioni, degli altri enti pubblici territoriali, nonché di ogni altro ente ed istituto pubblico;.. c. 3 archivi privati dichiarati Art La vigilanza sui beni culturali, sulle cose di cui all art.12, comma 1, nonché sulle aree interessate da prescrizioni di tutela indiretta compete al Ministero

5 Codice Beni culturali Art. 30 obblighi conservativi 1. Lo Stato, le regioni, gli altri enti pubblici territoriali nonché ogni altro ente ed istituto pubblico hanno l'obbligo di garantire la sicurezza e la conservazione dei beni culturali di loro appartenenza. 4. I soggetti indicati al comma 1 hanno l'obbligo di conservare i propri archivi nella loro organicità e di ordinarli. I soggetti medesimi hanno altresì l obbligo di inventariare i propri archivi storici, costituiti dai documenti relativi agli affari esauriti da oltre quaranta anni ed istituiti in sezioni separate. Copia degli inventari e dei relativi aggiornamenti e' inviata alla soprintendenza, nonché al Ministero dell'interno per gli accertamenti di cui all'articolo 125. Codice Beni culturali Art. 30 c. 4 obblighi per enti pubblici conservare archivi nella loro organicità significa predisporre mezzi e procedure perché l archivio corrente nasca ben ordinato

6 Codice Beni culturali D. lgs 42/2004 Art. 41 Commissioni di sorveglianza hanno il compito di vigilare su corretta tenuta degli archivi correnti e di deposito, collaborare alla definizione dei criteri di organizzazione gestione e conservazione dei documenti proporre scarti curare versamenti Direzione Generale per gli Archivi La Direzione Generale per gli Archivi è al vertice dell Amministrazione archivistica, che si avvale di una rete di uffici periferici: Archivi di Stato Soprintendenze archivistiche. Alla DGA compete la direzione tecnicoscientifica dell intero settore: tutela, conservazione, sorveglianza sugli archivi, vigilanza, formazione, attività tecnologica, attività editoriale, attività di valorizzazione e promozione.

7 Direzione Generale per gli Archivi Competenze dell Amministrazione archivistica attraverso le sue strutture: Archivi di Stato (102): conservazione archivi storici statali; sorveglianza sugli archivi correnti e di deposito statali (commissioni di sorveglianza) Soprintendenze Archivistiche (19): vigilanza archivi vigilati (pubblici non statali e privati) Direzione Generale per gli Archivi DPR 26 novembre 2007 n. 233 (riorganizzazione del Mibac) individua, nell' ambito della funzione di tutela dei beni culturali riservata allo Stato dalla vigente normativa, tra le competenze della DGA alcune specifiche attività afferenti la gestione documentale: approva i piani di conservazione e scarto degli archivi degli uffici dell'amministrazione statale; studia ed applica sistemi di conservazione permanente degli archivi digitali, promuove l'applicazione di metodologie e parametri, anche attraverso iniziative di formazione e aggiornamento.

8 La DGA Struttura 2008 Direzione Generale per gli archivi Servizio I Affari generali, programmazione, bilancio, personale Servizio II Tutela e conservazione patrimonio archivistico Servizio III Valorizzazione, Promozione Formazione Servizio IV Innovazione, tecnologia Archivistica, progettazione comunitaria Direzione Generale per gli Archivi - S. II Tutela il S. II Tutela e conservazione patrimonio archivistico, in base alla riorganizzazione dei Servizi della DGA (4 Servizi), ha competenze sia in materia di vigilanza sul patrimonio documentale non statale (già del precedente S. III) sia di sorveglianza sugli archivi statali TUTELA a 360

9 Direzione Generale per gli Archivi - S. II Tutela DM Servizio II Tutela e conservazione del patrimonio archivistico Il Servizio elabora l'indirizzo tecnico-scientifico dell'attività degli Archivi di Stato e delle Soprintendenze archivistiche; Il Servizio cura: l'approvazione dei titolari e dei manuali di gestione degli archivi pubblici; l'approvazione dei piani di conservazione e scarto; Direzione Generale per gli Archivi In base alla recente riorganizzazione del Mibac (DPR n. 91 del 2/7/2009 e DM ) La DGA si articola in 3 Servizi (1 Affari Generali, 2 Tutela; 3 Studi)

10 La DGA Struttura attuale Direzione Generale per gli archivi Servizio I Affari generali, programmazione, bilancio, personale Servizio II Tutela e conservazione patrimonio archivistico Servizio III Studi e ricerca Direzione Generale per gli Archivi - S. II Tutela D.M. 20/7/2009 Il Servizio II cura: l'approvazione dei titolari e dei manuali di gestione degli archivi pubblici; l'approvazione dei piani di conservazione e scarto degli archivi degli uffici dell'amministrazione statale; la concessione di contributi per gli interventi sugli archivi vigilati; le intese con i competenti organi del Ministero dell'interno per l'individuazione dei documenti di carattere riservato presso gli archivi pubblici e privati e per la definizione delle modalità di consultazione dei medesimi; i sistemi informativi descrittivi del patrimonio archivistico ai fini gestionali.

11 Direzione Generale per gli Archivi - S. II Tutela L Amministrazione archivistica, nell ambito dei suoi compiti istituzionali di sorveglianza sugli archivi degli uffici statali e di vigilanza sugli archivi degli enti pubblici e privati, ha intensificato un attività di indirizzo e di sostegno delle amministrazioni, in particolare nella progettazione dei sistemi documentari e nella creazione o revisione di strumenti di organizzazione, quali piani di classificazione e conservazione. Il S. II, sotto la guida della dssa Pastura, si è fatto promotore a partire dalla fine anni 90 di diverse iniziative relative al settore sia degli enti vigilati sia degli uffici statali Studi di riferimento: il progetto della SSPA La Scuola Superiore della Pubblica Amministrazione ha avviato dal 2000 una riflessione sistematica sulla normativa approvata dal legislatore in materia di gestione informatica dei documenti in particolare a partire dall approvazione del testo unico 445/2000 costituto un gruppo di lavoro con esperti della materia ed alcune importanti amministrazioni centrali (i ministeri dell Interno, degli Affari esteri, dell Economia e finanze, della Giustizia, dei Beni e le attività culturali, il Dipartimento per la funzione pubblica, il Cnipa), l INPS e la Guardia di Finanza Obiettivo: promuovere iniziative volte alla definizione di linee guida per la gestione informatica dei documenti, a fini didattici e per l orientamento delle amministrazioni pubbliche

12 Studi di riferimento: il progetto della SSPA strumenti elaborati: 1) le Linee guida per la progettazione di sistemi documentari informatici 2) uno schema di riferimento per lo sviluppo di sistemi di classificazione e conservazione integrati e condivisi in ambiente digitale con specifico riferimento alle funzioni di autogestione Modello di titolario e di fascicolazione per le attività relative alla gestione risorse umane Le iniziative interistituzionali: gruppi di lavoro L attività si è concretizzata mediante l' organizzazione di gruppi misti nazionali di lavoro di cui fanno parte funzionari DGA ed Istituti archivistici con funzionari degli enti interessati - modelli di piani di classificazione (titolari), di piani di conservazione, di massimari di scarto e di manuali di gestione, per la corretta formazione degli archivi pubblici COALESCENZA

13 Progetti e gruppi di lavoro Progetti interistituzionali per l elaborazione di strumenti per la gestione documentale Informazioni e risultati dei progetti sono reperibili nel sito del S. II (in corso riorganizzazione) rogetti.html Uno sguardo di insieme sullo stato dell arte Progetti e gruppi di lavoro

14 Progetti e gruppi di lavoro Enti pubblici territoriali: Regioni, Province, Comuni Università Istituti scolastici Aziende sanitarie Camere di Commercio Agenzie fiscali Autorità contratti pubblici Ministero Lavoro Ministero Salute Ministero Beni Attività culturali Progetti: Archivi delle REGIONI Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell archivio delle Regioni, istituito nel 2002 con decreto del Direttore generale per gli archivi costituito da rappresentanti di diverse Regioni e dell Amm/ne archivistica Il lavoro si è articolati in fasi: studio dei sistemi di classificazione in uso e predisposizione di un modello piano di classificazione; stesura linee guida per la conservazione; predisposizione di strumenti di corredo (indici) e di linee guida per la dematerializzazione

15 Progetti: Archivi delle REGIONI risultati: definiti due modelli di piano di classificazione uno per il Consiglio e uno per la Giunta, che successivamente sono stati integrati con il piano di conservazione Per il Consigli il titolario è integrato con il piano di fascicolazione Lavori in corso per la sperimentazione degli strumenti predisposti e loro adattabilità alla nuova produzione documentaria digitale, per la stesura di linee guida per la dematerializzazione sulla base di un analisi dell organizzazione della gestione documentale e delle diverse figure e responsabilità coinvolte. Progetti: Archivi delle REGIONI - Giunta TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE DELLE GIUNTE DELLE REGIONI 19 titoli 2 livelli ELENCO DEI TITOLI (PRIMO LIVELLO) 1. Organi di governo, affari giuridico istituzionali e comunicazione 2. Organizzazione e patrimonio 3. Risorse umane 4. Risorse finanziarie 5. Sistema informativo 6. Programmazione coordinamento controllo 7 AGRICOLTURA E ALLEVAMENTO 8 ARTIGIANATO 9 COMMERCIO 10 INDUSTRIA E ATTIVITA ESTRATTIVE 11 TURISMO E STRUTTURE RICETTIVE 12 PIANIFICAZIONE TERRITORIALE, URBANISTICA ED EDILIZIA 13 INFRASTRUTTURE E TRASPORTI 14 TUTELA DELL AMBIENTE 15 SANITA, IGIENE E VETERINARIA 16 POLITICHE SOCIALI 17 ISTRUZIONE, FORMAZIONE E LAVORO 18 BENI E ATTIVITA CULTURALI 19 ATTIVITA SPORTIVE E RICREATIVE

16 Progetti: Archivi delle REGIONI - Consiglio TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE DEI CONSIGLI REGIONALI struttura 6 titoli; 4 livelli 1. ORGANISMI E ATTIVITA ISTITUZIONALI 2. ATTIVITA LEGISLATIVA, DI CONTROLLO E DI SUPPORTO 3. ORGANIZZAZIONE, PATRIMONIO E RISORSE STRUMENTALI 4. RISORSE UMANE 5. RISORSE FINANZIARIE E GESTIONE CONTABILE 6. SISTEMA INFORMATIV0 Progetti: Archivi delle REGIONI - Consiglio Consiglio 1 Organismi e attività istituzionale 1. Normativa 2. Elezioni 3. Consiglieri 4. Gruppi consiliari 5. Giunta elezioni 6. Presidente Consiglio 7. Commissioni permanenti 8. Commissioni speciali 9.. Consigli 2 Attività legislativa 1. Normativa 2. Conferenza presidenti 3. Assemblea consiliare 4. Proposte di legge statutaria 5. Proposte legge regionale 6. Proposta legge al parlamento 7. Proposte di referendum 8. Petizioni 9. Proposte di regolamento 10. Proposte deliberazioni consiliari 11. Decreti presidente del CR 12. Pareri 13. Informative

17 Progetti: Archivi delle PROVINCE Gruppo di lavoro istituito nel 2003 per la formulazione di proposte e modelli per l organizzazione dell archivio delle Province, in attuazione delle disposizioni normative in materia coordinato da SA Emilia Romagna e Provincia di Bologna risultati: è stato elaborato un nuovo titolario di classificazione ed un massimario di selezione e conservazione Progetti: Archivi delle PROVINCE Struttura (17 voci/2 livelli) Funzioni trasversali 1. Atti fondamentali ed organi 2. Organizzazione generale e rapporti istituzionali 3. Risorse informative 4. Personale 5. Risorse finanziarie 6. Patrimonio e risorse strumentali Funzioni istituzionali 7. Programmazione e pianificazione territoriale 8. Attività produttive 9. Ambiente 10. Beni culturali 11. Trasporti viabilità 12. Caccia e pesca 13. Politiche sociali 14. Istruzione 15. Politiche del lavoro 16. Polizia provinciale 17. Varie

18 Progetti: Archivi dei COMUNI Gruppo di lavoro istituito nel 2002 con il fine di formulare proposte e modelli per la riorganizzazione dell archivio dei Comuni affronta l impegnativo compito di aggiornare il titolario in vigore da oltre 100 anni (Circolare Astengo 1897) Risultati: nuovo piano classificazione e conservazione; linee guida per fascicoli e serie e per la redazione del MG Progetti: Archivi dei COMUNI Struttura (14 voci/2 livelli) Attività trasversali 1. Amministrazione generale 2. Organi di governo, gestione, controllo 3. Risorse umane 4. Risorse finanziarie 5. Affari legali Attività istituzionali 6. Pianificazione territorio 7. Servizi alla persona 8. Attività economiche 9. Polizia locale e sicurezza pubblica 10. Tutela salute 11. Servizi demografici 12. Elezioni 13. Affari militari 14. Varie

19 Progetti: Archivi delle UNIVERSITA Titulus 97 gruppo di lavoro avviato nel 1996 e coordinato dalla DGA e dall Università di Padova Risultati: piano di classificazione per gli archivi correnti degli Atenei italiani con 2 modelli: Amministrazione centrale e Strutture didattiche. Iniziative coordinate in materia di gestione documentale: progetto Aurora; progetto NINFA; progetto Caronte sulla gestione dell archivio di deposito Altre iniziative connesse: progetto Studium 2000 di censimento degli archivi universitari nel territorio nazionale Progetti: Archivi delle UNIVERSITA Titulus 97 Titolario Amm/ne centrale Struttura (11 titoli/2 livelli) 1. Amministrazione 2. Organi di governo, gestione, controllo 3. Didattica, ricerca 4. Attività giuridico-legale 5. Studenti e laureati 6. Strutture didattiche 7. Personale 8. Finanza e bilancio 9. Edilizia e territorio 10. Patrimonio, provveditorato 11. Oggetti diversi

20 Progetti: Archivi delle UNIVERSITA Titulus 97 Titolario Strutture didattiche Struttura (10 titoli/2 livelli) 1. Amministrazione 2. Organi di governo, gestione, controllo 3. Didattica, ricerca 4. Attività giuridico-legale 5. Studenti e laureati 6. Strutture e servizi 7. Personale 8. Finanza e bilancio 9. Patrimonio, provveditorato 10. Oggetti diversi Progetti: Archivi degli istituti scolastici Gruppo di lavoro: costituito da S.A. Piemonte, Ufficio scolastico regionale Piemonte e D.G.A. Risultati: piano di classificazione e linee guida per la conservazione e lo scarto; Piano di conservazione e scarto per gli archivi delle Istituzioni scolastiche. Individua 2 aree: amministrativa didattica suddivise al loro interno in aree funzionali

21 Progetti: Archivi degli istituti scolastici Struttura: 2 aree, 10 titoli; 2 livelli Area amministrativa 1. A1 Norme e disposizioni 2. A2 Organi collegiali e direttivi 3. A 3 Carteggio ed atti 4. A4 Contabilità 5. A 5 Edifici e impianti 6. A 6 Inventari dei beni 7. A 7 Personale docente e non docente 8. A 8 Alunni Area didattica 1. B1 Documenti ufficiali attività didattica 2. B2 Attività didattiche specifiche Progetti: Archivi delle ASL aziende sanitarie e ospedaliere SCHOLA Salernitana Gruppo di lavoro istituito nel 1999 su iniziativa della ASL Salerno 2 e della Soprintendenza archivistica per la Campania Risultati: Regolamento d archivio, titolario, massimario di scarto degli archivi delle aziende sanitarie e ospedaliere italiane.

22 Progetti: Archivi delle ASL aziende sanitarie e ospedaliere SCHOLA Salernitana Schola salernitana progetto per un regolamento, titolario, massimario di scarto degli archivi delle aziende sanitarie e ospedaliere italiane Titolario delle Aziende Sanitarie Locali indice Struttura: 3 titoli di primo livello (aree); 28 di secondo ( ) con all interno le voci di terzo livello 1. TITOLO I - Area amministrativa 2. TITOLO II - Area sanitaria e sociosanitaria 3. TITOLO III - Area ospedaliera Progetti: Archivi delle ASL aziende sanitarie e ospedaliere SCHOLA Salernitana Titolo I Area Amm/va 1. Affari istituzionali 2. Organi direzione generale 3. Affari amministrativi 4. Personale 5. Servizio prevenzione e protezione azienda 6. Servizio raccolta elaborazione dati 7. Patrimonio immobiliare 8. Economato 9. Contabilità 10. Bilancio 11. Imposte e tasse 12. Gestione di cassa 13. Tesoreria

23 Progetti: Archivi delle ASL aziende sanitarie e ospedaliere SCHOLA Salernitana Titolo II Area Sanitaria Titolo III Area ospedaliera 1. Direzione sanitaria Direzione sociosanitaria Assistenza ospedaliera 3. Comitati, commissioni collegi 4. Assistenza sanitaria 5. Prevenzione e cura tossidipendnze 6. Tutela salute infanzia, donna famiglia 7. Assistenza disabili, anziani 8. Patologie terminali 9. Dip. Salute mentale 10. Igiene e sanità pubbliva 11. Prevenzione e sicurezza ambienti di lavoro terzi 12. Veterinaria igiene alimenti 13. Medicina legale 14. Servizio farmaceutico Progetti: Archivi delle CAMERE DI COMMERCIO Gruppo di lavoro costituito nell ambito del Comitato scientifico per gli archivi delle Camere di commercio, coordinato da Unioncamere Precedenti strumenti: primo titolario 1943 per Consigli provinciali delle corporazioni Prima revisione 2002 mantiene impianto tradizionale per materie

24 Progetti: Archivi delle CAMERE DI COMMERCIO revisione del precedente titolario, in base a criteri più aderenti alle funzioni svolte da tali enti e redazione nuovo piano classificazione predisposto per un contesto di lavoro anche digitale, con indicazioni per la creazione dei fascicoli. Approvato dal CTS nella seduta del Progetti: Archivi delle CAMERE DI COMMERCIO Struttura (14 titoli; 2 livelli) Attività funzionamento 1. Norme e disposizioni 2. Organi di governo, gestione e controllo 3. Relazioni istituzionali 4. Risorse umane 5. Risorse finanziarie 6. Risorse strumentali e patrimonio 7. Risorse informative e documentarie Attività istituzionali 8. Supporto alle imprese 9. Internazionalizzazione del sistema economico locale 10. Infrastrutture fisiche e virtuali al servizio dell economia 11. Formazione 12. Regolazione mercato e tutela imprese e consumatore 13. Anagrafe, Ruoli, Albi, Elenchi 14. Rapporti con aziende speciali

25 Progetti: Archivi degli Istituti di credito gruppo di lavoro costituito da rappresentanti dell ABI, di diverse banche e da funzionari DGArchivi e SA Lazio risultati: Linee guida per la selezione dei documenti negli Archivi delle Banche pubblicate nella collana Documenti delle Commissioni tecniche ABI 2004 Progetti: Archivi degli Istituti di credito Individua 10 macroaree di attività con le relative tipologie documentarie stabilisce coerenti criteri operativi per individuare la documentazione da conservare a tempo illimitato o da eliminare dopo un certo periodo di tempo;

26 Progetti: Archivi degli Istituti di credito 1. Organi di governo 2. Affari generali 3. Gestione organizzativa 4. Gestione amministrativa e contabile 5. Controlli 6. Risorse umane 7. Attività creditizia 8. Finanza 9. Attività sull estero 10. Commerciale Progetti: Archivi delle AGENZIE FISCALI Istituite con D. lgvo 300/1999 (poi modificato con d. lgs 173/2003) con personalità di ente pubblico, hanno ereditato alcune competenze del dicastero delle Finanze; svolgono attività a carattere tecnico-operativo di interesse nazionale hanno autonomia regolamentare, amministrativa, patrimoniale, organizzativa, contabile e finanziaria la normativa definisce la loro struttura organizzativa: direttore, comitato direttivo, Collegio dei revisori; organismo di Controllo di gestione e le modalità di interazione e di controllo con i Ministeri e la Corte dei Conti Sono regolate da appositi statuti

27 Progetti: Archivi delle AGENZIE FISCALI Agenzia Territorio Agenzia Dogane Agenzia Entrate Agenzia Demanio Progetti: Archivi delle AGENZIE FISCALI Per le Agenzie fiscali a seguito di disposizioni generali circa il regime delle autorizzazioni per lo scarto, sono stati attivati tavoli di lavoro, che al momento stanno procedendo alla definizione di adeguati modelli di gestione documentale: piani di classificazione e conservazione

28 Progetti: Archivi delle AGENZIE FISCALI Agenzia delle dogane Analisi delle procedure esistenti, degli atti prodotti con particolare riferimento ai registri doganali, man mano informatizzati sono alla formazione nel 2003 della piattaforma AIDA (automazione integrata dogane accise) gestita da SOGEI (sistema informativo conservato solo in versione automatizzata) Circolare detta criteri per le tipologie da conservare e versare agli AASS Agenzia del Demanio Ha natura giuridica diversa: è un ente puibblico economico Strumenti per la gestione documentale: Istruzione operativa gestione delle attività di protocollo Istruzione operativa per la gestione delle attività di scarto e conservazione (bozza)

29 Autorità di vigilanza sui contratti pubblici di Lavori, Servizi e Forniture Con d. lgs 163/2006 (Codice contratti pubblici) l Autorità di Vigilanza sui contratti pubblici (prevista dalla legge Merloni 109/94) assume il nome di Autorità di vigilanza sui contratti pubblici di Lavori, Servizi e Forniture E un autorità amministrativa indipendente Attenzione alla gestione documentale, quale supporto fondamentale per l attività Autorità vigilanza sui contratti pubblici di Lavori, Servizi e Forniture Struttura Titolario: 9 voci articolate su 3 livelli 1. A. Organi e attività istituzionali 2. B. Vigilanza 3. C. Qualificazione 4. D. Osservatorio 5. E. Organizzazione 6. F. Risorse umane 7. G. Risorse finanziarie 8. H.Infrastrutture, risorse strumentali 9. I. Sistemi informativi

30 Ministero Lavoro e Politiche sociali Gruppo di lavoro relativo a revisione massimario di scarto uffici periferici (ex Ispettorati del Lavoro e Uffici provinciali del Lavoro Massima occupazione) Gruppo di lavoro per revisione piano classificazione e selezione della Direzione Generale Tutela Condizioni di Lavoro Ministero Lavoro e Politiche sociali DIREZIONE GENERALE DELLA TUTELA DELLE CONDIZIONI DI LAVORO 6 titoli con classi di secondo livello e sottoclassi di terzo livello TITOLO I: AFFARI GENERALI E DEL PERSONALE TITOLO II: AFFARI INTERNAZIONALI TITOLO III: SALUTE E SICUREZZA TITOLO IV: ANALISI ECONOMICHE, RAPPRESENTATIVITA SINDACALE E COSTO DEL LAVORO TITOLO V: DISCIPLINA DEL RAPPORTO DI LAVORO TITOLO VI: Controversie di lavoro; tutela dei diritti sindacali; sciopero nei servizi pubblici essenziali; promozione della partecipazione dei lavoratori all impresa.

31 Ministero Salute Massimario conservazione lavoro in corso Linee guida per la dematerializzazione della documentazione clinica in diagnostica per immagini: strumento diretto ai direttori sanitari per gestire la doc/ne testuale e iconografica prodotta in formato digitale (referto conservazione a t illimitato, immagini 10 anni) Progetti: Archivi delle Case Editrici Nell ambito del progetto di censimento degli archivi delle Case editrici curato da Fondazione Mondadori, una commissione si è occupata di elaborare strumenti per gli archivi correnti (titolario e massimario di scarto) per la migliore conservazione dell archivio. I modelli sono pubblicati in Conservare il 900 la memoria del libro Atti del convegno 2007

32 Progetti: Archivi editoriali Schema Titolario di classificazione e massimario Segreteria societaria Ufficio legale Direzione aziendale Relazione esterne Funzione editoriale Funzione di produzione Funzione commerciale e marketing Amministrazione, finanza, controllo Risorse umane Mibac Il progetto ESPI

33 Mibac Il progetto ESPI Progetto di coordinamento esteso a tutte le AOO Utilizzo del medesimo applicativo ESPI per il Protocollo Informatico Utilizzo di un piano di classificazione condiviso da tutte le AOO Mibac Il progetto ESPI Dal 2003 viene adottato il Protocollo informatico Espi, in modalità Asp, diffuso attraverso il Servizio pubblico di connettività, in distribuzione a tutti gli uffici centrali e periferici dell Amministrazione strumento capace di gestire il sistema documentario dell amministrazione progressivamente dematerializzato e di supportare il processo documentale dalla formazione dei documenti al relativo trattamento e firma alla trasmissione per posta elettronica certificata, alla archiviazione. Il sistema consente anche la registrazione e conservazione di repertori di documenti non soggetti a protocollazione (decreti, fatture, ordini di servizio interni )

34 Mibac Il progetto ESPI in corso lo sviluppo del modulo workflow per la gestione completamente informatizzata dei procedimenti dell amministrazione e l accessibilità on line da parte dei cittadini e delle imprese per conoscere lo stato di avanzamento di un procedimento di proprio interesse; completata questa attività, il sistema sarà in grado di gestire la modulistica standardizzata per i singoli procedimenti, la comunicazione automatica all interessato del nominativo del responsabile del procedimento, la gestione di documentazione tecnica (elaborati progettuali grafici, materiali fotografici ); di controllare i tempi delle diverse fasi del procedimento, fino alla conclusione dell iter; di archiviare i dati nel sistema, consentendo all Amministrazione di disporre di statistiche puntualmente aggiornate sui dati dei procedimenti. Il progetto ESPI Strumenti Il gruppo di lavoro ministeriale ha elaborato i seguenti modelli Piano di classificazione: modello basato strutturato in 2 sezioni pertinenti rispettivamente le voci di funzionamento e quelle delle attività istituzionali. Manuale di gestione (schema) I modelli sono stati pubblicati nell apposita rubrica ESPI dell intranet del Ministero, da dove possono essere automaticamente importati da parte E.Realedegli - Università Istituti Catania

35 Il progetto ESPI Strumenti Piano di classificazione Si basa sul presupposto di individuare voci omogenee corrispondenti alle medesime funzioni svolte nei vari settori, tutte rientranti nell attività istituzionale del Mibac Per attività istituzionali: individuate in base a Codice BBCC Per attività gestionali: individuate in base alle macrofunzioni. E.Reale - Università Catania Mibac Piano di classificazione 1. Attività funzionamento Pianificazione e Affari Istituzionali Organizzazione Informazione e Comunicazione Istituzionale Sistema dei controlli Sistemi informativi e documentari Gestione Risorse Umane Programmazione Risorse Finanziarie Gestione Risorse Finanziarie Gestione risorse Strumentali 2 Attività istituzionali Fruizione Divulgazione Tutela e Protezione Conservazione E.Reale - Università Catania Vigilanza Istituti culturali

36 ESPI progetti collegati Bacheca di Amministrazione pubblicazione sulla Intranet del Ministero delle circolari emanate dagli Uffici di diretta collaborazione del Ministro, dal Segretariato generale e dalle Direzioni generali e Regionali riunisce in un quadro coordinato tutte le circolari diramate dalle varie strutture centrali del Mibac si basa sul collegamento tra sistema di protocollo informatico e sistema Bacheca Tramite la funzionalità registrazione in uscita-circolari di ESPI il P.I. produce oltre al numero di protocollo il numero progressivo della circolare Notevole vantaggio circa reperimento delle circolari di diversi uffici e settori del Mibac E.Reale - Università Catania BACHECA di Amministrazione E.Reale - Università Catania

37 BACHECA di Amministrazione E.Reale - Università Catania BACHECA di Amministrazione E.Reale - Università Catania

38 Università Catania Dal fascicolo 8767.PA.4.3 Università di Catania 1976 corrispondenza tra SA Sicilia (Giuffrida) che coinvolge l AS Catania ed Università (rettore Rodolico): si segnala stato precario dell archivio 1977 si costituisce, su delibera del Consiglio d Amm/ne dell Università, un comitato che deve redigere un piano scientifico ed economico per sistemazione archivio, di cui fa parte anche G. Nigro, direttore AS Catania 1999 deposito d urgenza c/o AS Catania x salvaguardia oltre 750 bb, 900 regg istituzione della Separata Sezione (verbale parere favorevole Senato accademico ( ) autorizzazione del Consiglio Amm/ne seduta ) E.Reale - Università Catania Università Catania

39 Università Catania 1999: SA Sicilia richiede il riconoscimento di particolare importanza in base art. 31 DPR 1409/63 per la Sezione separata; dalla relazione del inviata al CTS descrizione dell archivio: sezione antica: bb presso facoltà Lettere, altro nucleo di migliai ml ) in corso di inventariazione nell ambito del progetto coordinato Catania Lecce, cofinanziato UE e MUR(responsabile Cristina Grasso) 2000 decreto di riconoscimento di particolare importanza (DD ) 2002 l Università ha predisposto la sede definitiva e chiede la revoca del deposito 2002 revoca deposito; verbale di restituzione del sottoscritto da S. Consoli e C. Grasso Università Catania Primo Rapporto 2002 Schede descrittive a cura S. Consoli: Cenni storia dell Ateneo e dell archivio Dati sul progetto in corso (censimento, banca dati, riproduzione docc. storici, sede) Dati archivio generale di Ateneo (storico, di deposito e corrente) Archivio corrente: adozione Titulus; approvato Regolamento 1999 Fondi diversi: architetto Francesco Fichera c/o facoltà di ingegneria

40 Riferimenti bibliografici (alla voce manuale per enti) (ricerca sulla gestione informatica dei documenti) (progetto InterPARES) (Erpanet) Riferimenti bibliografici Luciana Duranti, I documenti archivistici. La gestione dell archivio da parte dell ente produttore, in Pubblicazioni degli archivi di Stato. Quaderni della rassegna degli archivi di Stato, 1997 SSPA La gestione integrata dei documenti nelle Pubbliche Amministrazioni. Un progetto per la definizione di linee guida e di modelli di classificazione, a cura di M.Guercio Roma 2002 Maria Guercio, Archivistica informatica. I documenti in ambiente digitale, Carocci editore, 2002 SSPA La metodologia per la definizione di piani di classificazione in ambiente digitale, a cura di E. A. Rossi M. Guercio, Roma 2005 S. Pigliapoco, La memoria digitale delle amministrazioni pubbliche, Santarcangelo di Romagna 2005

41 Riferimenti bibliografici CNIPA, Protocollo informatico e gestione flussi documentali, 2006(Quaderni 22) Stefano Pigliapoco, La memoria digitale delle amministrazioni pubbliche, Maggioli editore, 2006 Il Piano di classificazione (titolario) per i documenti dei comuni, in Quaderni dei laboratori archivistici 1, Regione del Veneto, 2007 G. Penzo Doria, I calzini del principe Carlo. Titulus 97. I titolari per gli archivi delle università italiane, a cura del Gruppo di lavoro nazionale sui titolari delle Università, Padova 2007 P. Carucci M. Guercio, Manuale di archivistica, Roma 2008 Le raccomandazioni di AURORA, a cura del gruppo di lavoro, Padova 2009 M.G.Pastura, La legislazione per gli archivi, dispense corso presso Scuoal speciale archivisti bibliotecari La Sapienza 2009 Fine. Grazie per l attenzione Elisabetta Reale Direzione Generale Archivi Servizio II Tutela ereale@archivi.beniculturali.it E.Reale - Università Catania