Digital Asset Management Progetto WI. Gestione globale. Scheda List

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1 Digital Asset Management Progetto WI Il Digital Asset Management (da qui in poi DAM) è il modulo della piattaforma software del progetto WI per la gestione dei contenuti multimediali: immagini, video, file pdf, file doc, file zip, etc... Ogni volta che viene inserito un contenuto di tale tipo, oltre ad essere memorizzato fisicamente sul server, viene inserito in un database insieme ad alcune informazioni quali: tipo di file, dimensioni, etc.. per ogni contenuto è possibile affinare le informazioni aggiungendo altri dati come: un titolo più leggibile del puro e semplice nome del file, una descrizione, delle parole chiave che ne facilitino il ritrovamento durante una ricerca, ed altro... Per il momento il DAM viene utilizzato in due modi: quando si vogliono gestire gli archivi di contenuti multimediali quando si inserisce una notizia e si associa ad essa una immagine e/o le si aggiungono degli allegati (immagini e/o file) Gestione globale La cosiddetta gestione globale avviene tramite il modulo File del menu Media nella colonna di sinistra dell'interfaccia di gestione del progetto WI. Una volta cliccato su File si seleziona uno degli archivi a disposizione. La schermata che compare presenta il contenuto dell'archivo visualizzando tutti i files e le evntuali sottocartelle presenti. Ovviamente è possibile entrare nelle sottocartelle cliccando sul loro titolo. In alto sono presenti tre schede : List, Upload,Indexing; per il momento noi ci occuperemo soltanto di List e Upload. Scheda List I files e le cartelle vengono visualizzati in una tabella composta di righe e colonne, per ogni riga le colonne sono: 1. icona rappresentante il tipo di file 2. nome del file 3. tipo di file 4. data di inserimento 5. dimensioni sul disco 6. permessi di lettura(r)/scrittura(w) 7. pulsanti per le operazioni

2 Se si desidera visualizzare una pagina con un maggior numero di elementi è sufficiente usare la casella a discesa (A) per impostare un maggior numero di elementi per ogni pagina Se si desidera navigare fra le paginate di files è possibile usare il navigatore in alto a destra (B), esso permette di sfogliare le pagine di visualizzazione dei files e/o di saltare direttamente ad una pagina tramite la piccola casella a discesa nel mezzo. A volte può essere utile visualizzare i files e le cartelle con un diverso ordinamento, per esempio in ordine alfabetico crescente/decrescente oppure per data crescente/descrescente o ancora per dimensione: per farlo è sufficiente cliccare sul nome della colonna (ad esempio nell'immagine sottostante si è voluto ordinare i files alfabeticamente). Il primo click sul titolo della colonna ordinerà i file in maniera CRESCENTE (Es: da A a Z) un secondo click li ordinerà in maniera DECRESCENTE (Es: da Z a A). La crocetta (1) a fianco del titolo della colonna ci ricorderà che è attivo l'ordinamento e, cliccandoci sopra) servirà per rimuovere l'ordinamento. Opzioni In fondo alla schermata è presente il pulsante Options, cliccandolo si possono selezionare alcune opzioni relative visualizzazione dei files/cartelle: Display thumbnails: mostrerà, dove possibile, le miniature dei files Display alternating row colors: le righe della tabella verranno colorate alternativamente per facilitare una migliore lettura Display full file names. nella visualizzazione normale i nomi dei files sono troncati dopo un certo numero di caratteri, con questa opzioni il troncamento non avverrà Display file size in bytes: visualizzerà le dimensioni dei files in Byte e non KiloByte (default)

3 Operazioni Tramite la scheda List è possibile effettuare divverse operazioni sui files e sulle cartelle. Nell'immagine a destra sono evidenziati i pulsanti tramite i quali è possibile effettuare tali operazioni. In generale, in qualunque schermata del DAM ci si trovi, ogni volta che si incontra questo pulsante vuol dire che è possibile creare una nuova cartella. Questo altro pulsante, invece, serve a ricaricare la pagina. Vediamo il significato dei pulsanti presenti nell'ultima colonna a destra: cliccando sulla matitina comparirà una nuova schermata di editing nella quale sarà possibile variare molti dei dati relativi al file stesso cliccando sulla lente verrà aperta una nuova finestra del browser dove sarà visualizzato il file cliccando sul pulsante con la lettera I comparirà una schermata di riepilogo dei dati relativi al file clicccando su questo pulsante sarà possibile rinominare il file o la cartella questo pulsante serve per rimpiazzare il file, sarà possibile effettuare un nuovo upload di un file che sostituirà quello esistente, conservando però i dati memorizzati nel database (titolo, parole chiave, descrizione, etc) il pulsante ccon il cestino permette di cancellare un file o una cartella Scheda Upload Tramite la scheda di upload è possibile caricare sul server del progetto WI nuovi files. Se esiste la necessità di caricare più files contemporaneamente è possibile usare la casella di controllo A per aumentare il numero di campi a disposizione, anche se è consigliato di non effettuare invii di più di 5 files alla volta soprattutto se pesanti

4 Se viene spuntata la casella Sovrascrivi i files esistenti gli eventuali files con lo stesso nome di quelli che stiamo per inviare e presenti già sul server saranno sovrascritti, altrimenti se esistono, appunto, già dei files con lo stesso nome, il sistema aggiungerà un codice numerico alla fine del nome del file che stiamo inviando. Tramite il pulsante Options è possibile settare l'opzione Show upload location browser che permette di vedere il contenuto della cartella dove stiamo caricando i files ed eventualmente selezionare una sottocartella. Catalogazione: Al termine dell'upload compare una schermata tramite la quale è possibile perfezionare la catalogazione dei files stessi dando un titolo più umano rispetto al nome fisico del file, inserendo una descrione e delle parole chiave. Per eseguire la catalogazione è possibile: a) cliccare sull'icona cerchiata in rosso: si aprirà la scheda di catalogazione del file singolo b) selezionare tramite la casella cerchiata in verde i files da catalogare e cliccando sul pulsante Process selected files, si aprirà una scheda di catalogazione per il gruppo di files, questo vuol dire che titolo, descrizione,parole chiave, etc saranno assegnati contemporaneamente a tutti i files selezionati. Gestione durante l'inserimento di una notizia Quando si inserisce/modifica una notizia esistono due campi tramite i qual isi utilizza il DAM (cerchiati di rosso nell'immagine sottostante): il campo immagini, dove viene inserita l'immagine principale della notizia che sarà poi visualizzata sul sito a fianco del testo il campo DAM elements, dove vengono inserite eventuali altre immagini di accompagnamento alla notizia, i files pdf, word, zip, etc.. Pur essendo visualizzato, non è più possibile usare l' upload diretto tramite il tasto browse.., tutto deve passare attraverso il DAM.

5 Cliccando sul simbolo della cartellina a fianco di uno dei campi sopracitati si apre la finestra pop-up che permette la selezione e/o l'eventuale upload di nuovi contenuti multimediali. La finestra è suddivisa in due schede: Media Upload MEDIA Tramite la scheda Media è possibile selezionare immagini e files già presenti nell'archivio, per aggiungerli alla notizia è sufficiente o cliccare sul simbolo + accanto al nome del file, nel qual caso il file verrà allegato alla notizia e la finestra rimarrà aperta per sselezionare altri files, oppure cliccando direttamente sul nome del file, nel qual caso la finestra si chiuderà automaticamente. E' importante ricordare che: quando si allega una immagine nel campo immagini nella finestra Media verranno visualizzati soltanto files di tipo immagine, anche se nella cartella dell'archivio sono presenti anche files di altro tipo nel campo immaginib si può inserire una sola immagine principale per la notizia, in caso di inserimento multiplo comparirà un punto escalamtivo su sfondo giallo accanto al campo e non sarà possibile salvare la notizia finchè non si tolgono le immagini in eccedenza nel campo DAM elements è possibile inserire qualunque tipo di files e senza limitazione di numero. La visualizzazione è ordinata per data decrescente, quindi nella parte in alto dell'elenco si vedono i files più recenti. In fondo alla scheda sono presenti due pulsanti: Cerca, tramite il quale è possibile inserire una o più parole per cercare i files Options, tramite il quale è possibile: Impostare la visualizzazione delle miniature dei files Display extend info: visulizzare informazioni estese relative ai files.

6 UPLOAD La scheda di Upload funziona come la stessa scheda descritta precedentemente nella sezione Gestione Globale. In fondo alla scheda esiste un campo che permette di creare al volo, una eventuale nuova sottocartella dove uploadare i files nuovi. Una volta che i files siano stati caricati è caldamente consigliato dedicare qualche istante a perfezionare i dati relativi agli stessi (titolo umano, descrizione,parole chiave) come descritto precedentemente nella sezione Gestione Globale -> Scheda Upload -> Catalogazione Quando i files sono stati caricati è necessario tornare alla scheda Media per poterli allegare alla notizia.

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