Guida rapida per l installazione e l uso

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1 Guida rapida per l installazione e l uso Istituto Nazionale di Economia Agraria GAIA:guidarapida Autori:A.Arzeni,C.DeVivo,A.Giampaolo,A.Scardera. ComitatodiprogettoGAIA:A.Arzeni,A.Bianchi.G.Bonati,F.Carillo,L.Cesaro,M.DeDominicis,C. Devivo,A.Giampaolo(coordinatore),F.Mari,M.Martino,I.Namdarian, A.Piscicelli,A.Scardera. Teamdisviluppo:M.DeDominicis,A.Gabriele,A.Giampaolo,F.Lorenzo. Copertinaeprogettografico:A.DiCesare. GAIA è stato predisposto nell ambito del processo di revisione della metodologia di rilevazione utilizzata per la rete RICA, processo avviato da C. Abitabile. G. Sanna ha coordinato i lavori di revisioneneiprimiannidellostudio.g.serogliahaguidatoigruppidilavoronellaprogettazionee nellosviluppodelleprimeversionidelsoftware. Le informazioni contenute nella presente guida rapida possono essere soggette a modifiche senza preavviso.senonspecificatodiversamente,ogniriferimentoasocietà,nomi,datiedindirizziutilizzati nelleriproduzionidelleschermateenegliesempièpuramentecasualeedhailsoloscopodiillustrare l'usodelprodottogaia. Tuttiititoli,ledidascalie,itesti,leimmaginiequant'altrocostituentelapresenteguidarapidasono diproprietàletterariaedartisticadell INEA.Ogniabuso,usoillecito,illegale,improprio,costituisce violazioneditaleproprietàe,cometale,potràessereperseguitoconglistrumentidilegge. Nessunaparte,totaleoparziale,diquestaguidarapidapuòessereriprodottainqualsiasiformao mezzo elettronico o meccanico, per alcun uso, se non mantenendo o specificando i riferimenti all INEAedalprogettoGAIA. Nome e marchi citati nel testo sono generalmente depositate o registrati dalle rispettive case produttrici. 2008IstitutoNazionalediEconomiaAgraria.Tuttiidirittiriservati RomaItaly ViaBarberini,36 Tel E mail: gaia@inea.it Sitoweb: Finitodistamparenelmesediaprile2008

2 INEA IstitutonazionalediEconomiaAgraria Accordodilicenza 4 Primadiiniziare 5 Requisitihardwareesoftware 5 Installazione 6 Gestionedegliutenti 7 Accessoagliarchivi 8 Ambientedilavoro 10 Rilevazionedelleinformazioni 12 Contestoaziendale 14 Inventarioeanagrafiche 16 Gestionetecnica 18 Movimenticontabili 22 Operazionidifineesercizio 25 Risultatidigestione 28 Trasferimentodegliarchivi 30 Controllidiqualità 31 Assistenzaesupportotecnico 32 Riferimentiutili 33 Accordodilicenza L utilizzo di GAIA comporta l accettazione dell Accordo di Licenza per l Utente Finale (End User License Agreement EULA). Esso è un intesa tra l Istituto Nazionale di Economia Agraria (INEA) e l utente, sia esso un singolo individuo che un impresa agricola,oppureunenteoun istituzione,perl usodelpacchettogaia,inclusiiprodotti software e i relativi materiali contenuti nel Cd rom o stampati, e la documentazione distribuitaonlineoinmodalitàelettronica. QuestoEULAprescindedalmodoincuil utentesiavenutoinpossessodelsoftware.con l installazione,lacopiaoqualunquealtrousodigaia,l utenteacconsenteaiterminidi licenza.senonvengonoaccettatiiterminidellalicenza,nonsièautorizzatiadutilizzare GAIAe,pertanto,l utenteètenutoadisinstallareilsoftware. GAIA è protetto dalle leggi sul copyright, sul diritto d autore e dalle leggi nazionali ed internazionali sulla tutela del software. Viene concesso in licenza e non venduto e/o regalato.questoprodottosoftwareèdiproprietàintellettualedell INEA. IlprodottoGAIAèilfruttodiunattivitàdiricercadiungruppodiespertidell INEA.Lo scopoprimariopercuigaiaèstatoprogettatoèl utilizzoperlarilevazionedeidatirete di Informazione Contabile Agricola (RICA), pertanto ogni scopo diverso deve essere autorizzatodirettamentedall INEA. L utilizzodelsoftwareavvieneasolaedesclusivadiscrezionedell utente.ilprogrammaè fornito così come è e come disponibile e pertanto l INEA non assume alcuna responsabilità riguardo alla sua fruizione, alla puntualità della distribuzione, alla cancellazione, alla mancata consegna o memorizzazione di qualsiasi comunicazione o personalizzazionedell utente. Qualsiasicontenutoottenutodaloperiltramitedelprogrammaèottenutoasolaed esclusiva discrezione e a esclusivo rischio dell utente e quindi l utente è il solo ed esclusivo responsabile per ogni danno al proprio computer o per la perdita di dati derivantedall averscaricatotalimaterialiodall avereutilizzatoilprogramma. PerinformazionisudisponibilitàedistribuzionediGAIAesuiterminidellalicenzad uso si invita a consultare il testo disponibile all avvio dell installazione del programma oppureavisitareilsitointernetwww.gaia.inea.it 4 GAIA GestioneAziendaledelleAziendeAgricole

3 Primadiiniziare GAIA è un software di contabilità gestionale in partita doppia che non sostituisce i programmi di contabilità fiscale. Consente la rilevazione, l imputazione, il raggruppamento, il controllo, la determinazione e l analisi dei costi e dei ricavi di gestione, sia dei fatti propriamente contabili che tipici del settore agricolo. È uno strumento utile per gli imprenditori che vogliono tenere sotto controllo la realtà dell aziendaagricolaperl accertamentodelledisfunzioniedeglisprechiepermigliorare costantemente la redditività. L obiettivo è ottenere un rendiconto aziendale utile alla pianificazione,gestioneerendicontazionedellesingoleattività. GAIAèstatoprogettatoinparticolareperilrilevatoredell indaginer.i.c.a. R.E.A.,come strumento per raccogliere con la massima semplicità ed efficienza le informazioni richiestedallefontistatisticheistituzionali. Ciònonescludechelaprocedura,nelrispettodellalicenzagratuitad uso,possaessere utilizzata direttamente dagli imprenditori agricoli, o dai loro consulenti per finalità di controllodellagestioneaziendale. Requisitihardwareesoftware Ledotazionidisistemabasilarisono: Questa guida rapida, che riassume i contenuti nella guida di riferimento, può essere utilesiaall utentechevuoleimpararedazeroadinserireun aziendacongaia,siaachi già conosce il funzionamento basilare del programma, ma abbia intenzione di capire comeutilizzarloinmodoefficiente.allaguidadiriferimento,scaricabiledalsitoodalcdrom,occorrefareriferimentoperapprenderetuttelefunzionalitàdelprogramma. computercompatibileintelpentiumii,256mbdimemoriaram,lettorecd ROM,discorigidoconspazioliberodialmeno300MB,Monitor15pollicia coloriconrisoluzioneminima1024x768,stampante; sistemaoperativowindows98(sp2). Caratteristiche hardware e software superiori migliorano notevolmente la velocità dell applicativoequindilasuautilizzabilità.unaconfigurazioneconsigliataèlaseguente: computercompatibileintelpentiumcentrinoduo(2,0ghz),1gbdimemoria RAM,discorigidoconaccessoveloce,stampatelaser,monitor17pollici; sistema operativo Windows XP (SP2), NT (SP5), 2000 (SP4), Vista Home Premium, I.E. 7 o Mozilla, Acrobat Reader 5 o superiore, collegamento a internettipoadsl(perl attivazionedegliaggiornamenti). INEA IstitutonazionalediEconomiaAgraria Installazione L installazionedigaiaéunoperazionesempliceeintuitiva:bastainserireilcd Romnel lettoreedappariràinautomaticolaschermatainizialedelpacchettodiinstallazione. Prima dell installazione è vivamente consigliabile consultare le istruzioni cliccando sul primo pulsante della schermatainiziale;ciòèraccomandato nel caso di installazioni su computer con nuovi sistemi operativi o computer configurati in ambiente operativo con dominio o con particolarisistemidiprotezione. L installazioneèpersingolocomputer. È possibile comunque installare il databasegaiasys anchesuunserver con SQL Server 2005 versione Standard preinstallato; in questo caso è necessario il supportotecnicodiunespertooppuresipuòchiedereassistenzatecnicaalserviziohelp deskdigaia,attraversoilsitointernetdigaia,perconfigurareilsistema. Prima di avviare la procedura di installazione è necessario assicurarsi di aver disinstallato,attraversoilpannellodicontrollo,leeventualiversioniprecedentidigaia. NelcasoincuisiastatainstallataunaversionediGAIAconildatabaseSQLServer2005è indispensabileeliminareilvecchiodatabaseutilizzandoilprogrammasqlmanagement Studio;quest ultimo,senonèpresente,deveessereinstallatomanualmenteavviandoil setupaccessibiledallarelativacartellapresentenelcd romdiinstallazione. Se vengono cancellate manualmente le vecchie cartelle di GAIA o i singoli file, il programmadiinstallazionepotrebbenonfunzionarecorrettamente. Cliccando sul pulsante INSTALLA GAIA si dà avvio all installazione che è completamente automatica,sibasasuglistandarddiinstallazionediwindowsenonrichiedeparticolari conoscenze tecniche, è sufficiente accettare le condizioni della licenza software e le impostazionipropostenellaproceduraguidata. NeicomputerconsistemaoperativoVistaènecessariodisattivareilcontrolloaccount utente (UAC) prima di iniziare l installazione di GAIA. Nell installazione tipica vengono attivatituttiicomponentiindispensabilidelprogramma. GAIA GestioneAziendaleperleAziendeAgricole 5 6 GAIA GestioneAziendaledelleAziendeAgricole

4 Gestionedegliutenti Per avviare GAIA è sufficiente fare doppio click sull icona del programma posta sul desktop oppure selezionare GAIA dal gruppo dei programmi INEA dalla barra dei Programmi di Windows. All avvio il programma richiede l inserimento del Nome utente e della Password da immettereneicampidellamascheraaccediagaia. Cliccando sul pulsante Ok, l identificativo univoco dell utente permetterà di accedere agli archivi aziendali presenti nel database. Se si spunta la casella memorizza nomeutente,alsuccessivoriavviodelprogrammailnome dell utentesaràselezionabilenellalistanomeutente. AlprimoavviodiGaia,dopol installazione,ènecessariocrearel anagraficadell utente attraversoilpulsantenuovodellamascheradilogin.alprimoaccessovienerichiesto,se nonèpresente,ilfiledeicodici,operazioneindispensabilepergliutentidellareterica. Nellamascheradicreazionenuovoutenteoccorreindicare,nelcasodiunutentedella rete RICA, la sede regionale INEA di riferimento, il codice utente assegnato dall INEA (nonrappresentailcodicediutilizzodigaia)eiltipodienteacuiappartienel utente. Almomentodelsalvataggiodell anagraficadelnuovoutente,ilprogrammaverifica,nel caso di un utente RICA, la corretta digitazione del codice utente. Gli utenti fuori dalla retericapossonoignorareilmessaggiochesegnalal assenzadelfilegaia_codici. L anagrafica dell utente può essere modificata/aggiornata attraverso il comando Dati utentedelmenustrumenti.attraversoilcomandogestioneutentidelmenustrumenti, l utenteconprofilodiamministratorepuòassociareleaziendeagliutentistandard. NellamascheraAccediaGAIAvengonovisualizzateleseguentiinformazioni: laversionedelprogrammagaia; laversionedeldatabasegaiasys; lapresenzaelerelativeinformazionidelfiledeicodiciazienda. Primadiaccedereallafinestraprincipaledelprogramma,dopoavercliccatosulpulsante Okdellamascheradilogin,GAIAcontrollache: laversionedigaiasiacompatibileconlaversionedeldatabaseeviceversa; sianodisponibilinuoviaggiornamentionlineseilcomputerèconnessoadinternet; visianoaggiornamentigiàscaricatiocopiatisulcomputerenonancorainstallati. GAIA GestioneAziendaleperleAziendeAgricole 7 INEA IstitutonazionalediEconomiaAgraria Accessoagliarchivi Alprimoaccesso,dopoavercreatol anagraficadelnuovoutente,vienevisualizzatala mascheranuovoesercizioperregistrareunnuovoeserciziocontabileoppure,qualora fossegiàpresenteneldatabase,perselezionareunodiquellipropostinellalista. Dopoaverselezionatol annosui cui operare, viene visualizzata la maschera Gestione aziende. Al primo accesso, essa si presenta conlagrigliadelleaziendevuota. Inquestocasoèpossibileavviare la creazione di una nuova azienda cliccando sul pulsante Nuova Azienda; in alternativa si possonoimportare,cliccandosul pulsante Importa, gli archivi registrati su altri computer. Per la gestione e il trasferimento degliarchivicontabilisiconsigliadiconsultarelaguidadiriferimento. LamascheraGestioneaziendeèsuddivisaintresezioni: Esercizi contabili: contiene, in ordine decrescente, gli esercizi contabili registrati, mentresullapartedestradellasezionevienemostranoilnumerototaledelleaziende presenti nel database, in relazione all utente connesso, suddiviso per stato dell esercizio contabile. All apertura della maschera viene selezionato per default l eserciziopostoall iniziodell elenco. Aziendaselezionata:inquestoriquadrovienemessoinevidenzailnomedell azienda selezionata(colorata in blu nella griglia), con il relativo indirizzo e località; mentre l immaginepostainaltoadestrarappresentalostatodell esercizio. Elencoaziende:nellapartecentralediquestasezioneèpostalatabellariepilogativa contenente l elenco delle aziende, per ognuna delle quali sono disponibili alcune informazioni attraverso le quali è possibile individuare agevolmente l azienda. L elenco può essere ordinato a piacere cliccando sull intestazione delle colonne. L azienda può essere ricercata digitando le prime lettere del nome nell apposito camporicercaazienda.peraprirel aziendaselezionatabastafareildoppioclicsulla rigaoppuredareconfermaconilpulsanteok.nellostessoriquadrosonocollocatii pulsanticheconsentonodigestiregliarchiviaziendali.ilpulsantenuovaaziendasi attivaquandononvisonoaziendecontrassegnateeavvialaproceduraguidataperla creazionedelcontestoaziendale.ilpulsanteeliminaaziendasiattivaquandoèstata contrassegnataunaopiùaziendeeconsentedieliminareidatidell aziendarelativi all esercizio contabile preselezionato. Il pulsante Chiusura esercizio si attiva solo 8 GAIA GestioneAziendaledelleAziendeAgricole

5 quandosonostatecontrassegnateunaopiùaziendeconlostessostatoeconsente di avviare le procedure di chiusura dell esercizio contabile; qualora l azienda risultasse già chiusa (Stato C) è possibile annullare la chiusura effettuata in precedenza.ciòèconsentitosolosenoncisonoesercizicontabilisuccessiviaquello selezionato. Il pulsante Apertura esercizio si attiva solo quando sono state contrassegnateunaopiùaziendeconlostatodichiusura(c)econsentediavviarele procedurediriaperturadiunnuovoeserciziocontabile.ilpulsanteimportasiattiva solo quando nessuna azienda è stata contrassegnata e avvia il programma di importazione degli archivi contabili. Il pulsante Esporta si attiva solo quando sono statecontrassegnateunaopiùaziendeeavviailprogrammadiesportazionedati. Nella parte bassa della maschera sono collocati i pulsanti di gestione. Con il pulsante Report può essere visualizzato, ed eventualmente stampato e/o esportato, il report contenente l elenco di tutte le aziende inserite dall utente, o di tutte le aziende registrateneldatabase(solopergliutentiamministratori). NeisuccessiviaccessiaGAIA,quandoèstatacreataalmenoun azienda,vieneapertala maschera Scelta Rapida; essa consente di selezionare rapidamente l azienda su cui lavoraretraquelleattivatenelleultimesessionidilavoro,scegliendounadellequattro opzioniproposte: Creanuovaazienda,avvialaproceduraguidatapercrearel anagraficadelcontesto aziendale,attivabileconlacombinazionectrl+n. Apri elenco aziende, apre la maschera Gestione aziende, attraverso la quale è possibileselezionareunaltraazienda(ctrl+e). Apriultimaazienda,nelcasoincuisisiaapertaunaopiùvolteunastessaazienda, consentelavisualizzazionedellastessapre selezionataperdefault(ctrl+e). Apri azienda recente, consente di scegliere tra le ultime cinque aziende aperte dall utente.lalistaproponeoltrealnomedell aziendaanchel eserciziocontabile,il codiceaziendaelostatodell eserciziocontabile(ctrl+r). Lasceltapuòessereconfermatacon il pulsante Ok oppure facendo direttamente il doppio click su una delle voci di opzione. Quando si lavorapiùvoltesullastessaazienda, ad ogni accesso basta premere il pulsante Invio per accettare la selezione e chiudere la maschera di Sceltarapida. INEA IstitutonazionalediEconomiaAgraria Ambientedilavoro Dopo aver selezionato un azienda dalla maschera Gestione aziende o dalla maschera Sceltarapidavieneapertalafinestraprincipaledelprogrammamediantelaqualesipuò accedereallesingolemascherediimmissione.lafinestraprincipaleèorganizzatacome qualsiasialtroprogrammasviluppatosecondolostandardwindows. Nellabarradeltitolo,quandoèstataapertaun azienda,èriportatalaversionedigaia, ilnomedell azienda,l eserciziocontabileeunalettera(i,aoc)cherappresentalostato dellacontabilità. La barra dei menu è composta da sei voci che possono essere attivate con la combinazionedeitastialt+laletteracheapparesottolineata.alcunicomandideimenu siattivanosoloquandovieneapertaun azienda. Nellabarradeglistrumenticisonoipulsanticheriproduconoalcunicomandideimenu. Nei casi di risoluzioni troppo basse (ad esempio 800x600 con monitor 15 pollici), o di ridimensionamentodellafinestraprincipale,labarradeglistrumentivienenascosta. L alberodinavigazione,postonellapartesinistradellafinestraprincipale,rappresenta unostrumentoindispensabileperl utilizzodigaia.ilsuoscopoèquellodirenderepiù accessibile e veloce la navigazione all interno del programma e permettere una maggiore rapidità dell addestramento. Selezionando una voce dell albero e confermandolaselezioneconiltastoinvio,oppureconildoppioclicdelmouse,viene apertalacorrispondentemascheradiimmissionedati. GAIA GestioneAziendaleperleAziendeAgricole 9 10 GAIA GestioneAziendaledelleAziendeAgricole

6 Il riquadro contenente l albero di navigazione può essere ridimensionato in larghezza, può essere nascosto, espanso o compresso cliccando sui corrispondenti pulsanti della barradeglistrumenti,oppureconilcomandoalberodelmenufinestra. LacaselladitestoCerca,postanellapartealtadell albero,consente,digitandoleprime lettere della voce cercata e confermando con il tasto Invio, di trovare ed aprire immediatamente la maschera di immissione dati corrispondente al testo digitato. QuestocampopuòessereattivatoconlacombinazionedeitastiCtrl+R. Alcune voci dell albero di navigazione vengono visualizzate a seconda della forma giuridica,adesempiolavoceoperazionifinanziarieattivevienevisualizzatasoloperle aziendecondotteinformadisocietàdicapitali.altrevocivengonovisualizzateinbase alle scelte, in termini di semplificazione, effettuate attraverso la maschera Opzioni di semplificazioneattivabiledalrelativocomandodelmenustrumenti. Le voci dell albero che consento di aprire una maschera di immissione dati sono contrassegnate da un punto di colore verde, tutte le altresono raggruppamenti logici chepossonocontenerealorovoltaunaopiùvocidisecondooterzolivello.perattivare ilriquadrodell alberoèsufficientedigitarelacombinazionedeitastictrl+t. Nella parte bassa della finestra principale è posizionata la barra di stato, articolata in cinque pannelli. Nel primo pannello viene visualizzata la descrizione dei campi delle maschere di immissione dati (i cosiddetti tooltips), il secondo contiene il nome dell utente,ilterzoilprofilodell utenteloggato,ilquartoilcodicedell azienda,edinfine nell ultimopannellovienevisualizzatoiltipodiindagineallaqualeappartienel azienda contabilizzata,selezionabileattraversoilcorrispondentecampodellamascheraazienda. L immagineriprodottasullosfondodellafinestraprincipalecambiaasecondadelprofilo utente:verdeperilprofilostandard,rossoperilprofilodiamministratore. INEA IstitutonazionalediEconomiaAgraria Rilevazionedelleinformazioni Le maschere di immissione dati, attivabili dall albero di navigazione, rappresentano l insieme delle componenti dell azienda e dei relativi eventi tecnico economici e contabili. Esse sono state strutturate in modo omogeneo, per agevolare l utente ad apprendereintempimoltobreviillorofunzionamento. Le maschere di immissione dati, indipendentemente dal contesto operativo, sono suddiviseinquattrotipologie. I. Mascheredelleanagrafiche,impiegateperdefinirelastrutturaaziendale.Alcunedi queste vengono utilizzate prevalentemente durante la fase di impianto della contabilità,comeadesempiolemascheredelcontestoaziendaleequelledeicespiti patrimoniali; altre maschere delle anagrafiche possono essere invece richiamate dalla gestione tecnica, dalla prima nota o dalle maschere delle operazioni di fine esercizio. II. Maschere della gestione tecnica, interessano la rilevazione dioperazioni tecniche tipichedelsettoreagricolo:utilizzodellesuperfici,nuoveproduzioniereimpieghidi prodotti agricoli, prestazioni di manodopera, consistenza bimestrale degli allevamenti. III. Maschere della prima nota,vengono utilizzate per registrare le movimentazioni contabili,infunzionedelsettore(agricolturaoattivitàconnesse),delregimeiva,del tipoditransazione(conosenzafatturazione),delcanalecommercialeedeltipodi contropartita finanziaria (contanti, crediti, debiti, ecc.). Dal prima nota possono essereaperte,peralcunetipologiedioperazioni,lemascheredelleanagrafiche,sia perinserireunnuovoelementochepervisualizzareidettagli. IV. Maschere della ripartizione dei costi consentono di assegnare alcune tipologie di costi,registratinelcorsodell esercizioattraversolamascheradelprimanotaodella gestionetecnica(reimpieghiaziendali),aidiversiprocessiproduttiviovveroaicentri dicostiqualilecostruzioniineconomiaelemanutenzionistraordinariedeicespiti. Questo tipo di maschera si differenzia notevolmente dalle altre, non solo per le diverse modalità di immissione dati, ma anche per il diverso modo con cui viene controllato l input dell utente, modalità derivante in parte anche dal diverso modellodisviluppo(moduloesternoagaia). GAIA GestioneAziendaleperleAziendeAgricole GAIA GestioneAziendaledelleAziendeAgricole

7 Ognimascheraègeneralmentesuddivisainquattroaree: (A) l intestazionecomprendelabarradeltitolonellaqualeèvisualizzatoilnomedella maschera,chedisolitocorrispondeallavocedell alberochel haattivata. (B) Ilcorpoospitaicampidiimmissionedati,ilcuinumeroetipovariadamascheraa maschera.icampisonoordinatisecondounasequenzalogica.ilpassaggiodaun campoall altrosiottienepremendoiltastotabulatore.icampiininputhannouno sfondobianco,quandovengonoeditatiquestodiventadicoloreverdeeivaloriin esso contenuti assumono una colorazione blu. I campi bloccati sono invece di coloregrigio,mentrequelliinsolaletturasonodicoloregiallo. (A) (B) (C) (D) (C) Nellatabellariepilogativaognirigarappresentalaregistrazionecompiutaperogni singolo elemento/fatto rilevato. Il numero delle colonne che compongono la tabellavariaasecondadeltipodimaschera.cliccandosuunadellerighesaranno riportati, nel corpo della maschera, tutti i dati inerenti l oggetto. Con i tasti direzioneèpossibilescorrerelalista,siainverticalecheinorizzontale. (D) La barra dei pulsanti, posta in basso, contiene i pulsanti di comando la cui composizionevariasecondolostatoincuisitrovalamaschera.ipulsantipossono essere attivati con le combinazioni dei tasti, ad esempio nella maschera delle anagraficheperinserireunnuovoelementobastapremerecontemporaneamente Ctrl+N,oppureperaprireilreportpremereCtrl+P.Lapartecoloratadellabarra dei pulsanti indica la modalità operativa in cui ci si trova la maschera, e può assumereuncolorebluquandoèinsolavisualizzazione,verdenelcasodinuova immissione,rossoquandosiesegueunacorrezione. Nellafinestraprincipalepossonoessereapertealmassimotremascherepervolta;con la classica combinazione di tasti Ctrl + F6 si passa da una maschera all altra, mentre premendoitastictrl+f4essevengonochiuse. INEA IstitutonazionalediEconomiaAgraria Contestoaziendale Le maschere del contesto aziendale consento la registrazione delle informazioni anagrafiche dell azienda in conformità sia alla metodologia contabile INEA sia con la strutturadelfascicoloaziendale.letremascheredelcontestovengonogeneratedalla proceduraguidatachepuòessereavviatadatrediversipunti: dall opzionecreaunanuovaaziendadellamascherasceltarapida; dalpulsantenuovaaziendadellamascheragestioneaziende; dalcomandonuovaaziendadelmenufile. Nel primo e nel terzo caso, prima che venga avviata la procedura guidata, il programma richiede, attraverso la maschera Scelta esercizio contabile, la selezione di un anno oppure,senonèpresentenellalista,lacreazionediunonuovo anno. Nella maschera Gestione aziende, invece l esercizio va sceltotraquellipresentinellospecificoriquadropostoinaltoa sinistra,oppuresenonesistepuòessereinseritocliccandosulpulsantenuovo. Unavoltaselezionatol eserciziosucuioperareprendeavviolaproceduraguidata.senel computer è stata copiata la versione aggiornata del file dei codici azienda (file gaia_codici.iniperl esercizioselezionatoeperl utenteconnesso),laproceduraguidata viene anticipata da un passaggio preliminare che consente di selezionare dalla lista un azienda tra quelle presenti nel file gaia_codici,individuabileattraversoilnomeo ilcodiceazienda. Se si prosegue confermando la selezione, viene saltato il primo step della procedura guidata, si passa direttamente al secondo passaggio, quello della creazione dell anagrafica dell impresa, con alcuni campi già precompilati sulla base dei dati presenti nel file gaia_codici. Se invece si ignora questopassaggiosipassaalprimoverostepdellaproceduraguidata,ossiaquelloche appareagliutentichenonhannocopiatoilfile. 1. Ilprimodeitrepassaggidellaproceduraguidataconsentedisceglieresecreareexnovol anagraficadell impresa(opzionenuovaimpresa)oppurerecuperareidatidi un impresa già esistente, purché sia associata al codice utente (opzione Impresa esistente). In questo ultimo caso si salta il passaggio numero due e si va direttamentealterzoeultimopasso.l anagraficadiun impresaesistentepuòessere selezionatasolonelcasoincuil aziendasiacontrollatadaunsoggettogiuridicoche GAIA GestioneAziendaleperleAziendeAgricole GAIA GestioneAziendaledelleAziendeAgricole

8 gestisceanchealtreaziendegiàregistrateinprecedenzaingaia,quindil anagrafica dell impresaèunicaperleaziende. 2. Nelsecondopassaggiodevonoessereinseriteleinformazionipercrearel anagrafica dell impresa, che potrebbe risultare in parte precompilato se si è selezionata un aziendadalfilegaia_codici.unavoltacompletatol inputdeidati,oppurecorretti o accettatiquellipresenti, con il pulsanteavanti si conferma il passaggio allostep successivo.primadiaccederealterzopunto,laproceduracontrollachetuttiicampi sianocompilaticorrettamente.ovviamenteinqualsiasimomentoèpossibiletornare indietrooppureannullarecompletamentelaproceduraguidata. 3. Al terzo passaggio la procedura propone, per la creazione dell anagrafica dell azienda,icampidenominazione,provincia,comuneedindirizzoprecompilatiin base ai dati immessi nel punto precedente oppure derivanti da un impresa selezionata nel primo passaggio. Questi campi possono essere confermati o modificati.unavoltaselezionatoilregimeivadell agricolturael eventualeregime IVAdelleattivitàconnesse,occorreinserireicodiciazienda.IlcodiceINEA(RICA)è obbligatorio e non potrà essere modificato una volta completata la procedura guidata. Il codice ISTAT invece è facoltativo e può essere omesso. Nel caso di un utente della rete RICA che ha selezionato l azienda tra quelle presenti nel file gaia_codici,questiduecampivengonomostratigiàprecompilaticonilcampocodice INEAbloccato.AgliutentifuoridallareteRICAinvecevienepropostounsolocampo Codice.Alterminediquestoterzoedultimopassaggio,dopoaverconfermatoconil pulsantefine,senonvisonoerroriodatimancanti,ilsistemaavvertel utentechela procedura guidata è stata completata correttamente, e che è stata creata anche l anagrafica di un Centro aziendale temporaneo, con gli stessi dati dell anagrafica dell azienda(comuneedindirizzo). INEA IstitutonazionalediEconomiaAgraria Inventarioeanagrafiche Le maschere delle anagrafiche sono i principali contenitori dei dati solitamente statici dell azienda e consentono di inserire e gestire le informazioni relative alle principali risorse aziendali. L immissione dei dati di inventario avviene una sola volta in fase di impianto della contabilità di una nuova azienda. Negli esercizi contabili successivi gi inserimenti di nuove anagrafiche saranno effettuate, per i beni di proprietà, attraverso le sole movimentazioni contabili del prima nota.lealtremascheredelleanagrafichepossonoessere inveceaggiornatedallagestionetecnica,comeadesempio i magazzini e gli animali da ingrasso. Altre anagrafiche come ad esempio quelle del contesto aziendale o del nucleo familiare vanno aggiornate direttamente dall alberodinavigazione. Le maschere delle anagrafiche e dell inventario si comportano in modo diverso a seconda dello Stato della contabilità. Nellafasediimpiantodellacontabilità(statoI)tutti le informazioni inserite nelle anagrafiche possono essere cancellate o corrette a condizione che le stese non siano state create dal prima nota o dalla gestione tecnica (ad esempio l anagrafica di una macchina non può essere eliminata se è stata registrata una operazione di vendita; oppure l anagrafica di un prodotto agricolo non può essere eliminata se è stata registrata una operazione di vendita oppure è stato registrato un reimpiego). In questa fase non è obbligatorio compilare tutte le anagrafiche di inventario prima di iniziare a registrare gli eventi contabilietecnici.ilsistemaconsenteinfattiditornaresullestesseinqualsiasimomento dellacontabilitàpurchévenganoregistratituttiicespiti,primadellachiusuradefinitiva dell esercizio, essenzialmente quelli in proprietà. Come vedremo nel prossimo punto, infatti, nella fase di riapertura (Stato A) non possono essere aggiunte anagrafiche di beniinproprietàsenonconmovimentidiprimanota.questaraccomandazionenon vale per alcune maschere come ad esempio le certificazioni, il nucleo familiare e la maschera delle razze prevalenti. Vi sono poi altre maschere come quella delle anticipazionicolturali,deiricaviecostidieserciziprecedentiedellacassa,deicreditie deidebiti,chepossonoessereeditatesolonellafasediimpiantodellacontabilità. Nella fase di chiusura della contabilità (stato C) gli utenti con profilo standard possonosoloconsultare,edeventualmentestampare,ilcontenutodellemaschere,ma nonpossonoeseguirealcunaoperazionedimodifica,cancellazioneodinuovaaggiunta. Possono invece visualizzare e stampare i report accessibili dal pulsante Report che insiemealpulsanteesci,sonogliunicipulsantivisibiliinquestafasenellemascheredelle GAIA GestioneAziendaleperleAziendeAgricole GAIA GestioneAziendaledelleAziendeAgricole

9 anagrafiche.l aperturadellemascheredelprimanotaequelledelleoperazionidifine esercizioèdisattivataquandol eserciziocontabilevienechiuso. Nella fase di apertura della contabilità (stato A), come abbiamo accennato in precedenza, le informazioni di alcune maschere delle anagrafiche, precompilate in automaticodalsistemaconlariapertura,possonoesseremovimentateesclusivamente dalprimanotaodallagestionetecnica.ovviamentequestononvalenelcasoincuisi debbano inserire ad esempio nuovi cespiti non di proprietà, oppure un nuovo componentedellafamigliaoppureunnuovodipendente.inquestafaseancheibeninon inproprietà(adesempioterreniofabbricatiinaffitto)nonpossonoessereeliminati,ma lalorodismissionedeveessereregistrataattraversol appositocampostatoconilquale è possibile variare lo stato d uso del bene o del soggetto nel caso dei componenti il nucleo familiare o dei dipendenti. Un altro esempio di diverso comportamento delle maschere rispetto alla fase di impianto è quello delle anagrafiche dei prodotti di magazzini, che in apertura della contabilità consentono l immissione di nuovi prodotti soloquandolestessevengonorichiamatedalprimanota(nuoviacquisti),oppuredalla mascheradigestionedeimagazzini(perregistrarelenuoveproduzioni). Le maschere delle anagrafiche, siano esse aperte direttamente dall albero oppure dal primanotaodallagestionetecnica,presentanounaseriediagevolazioninellafasedi inserimento o di modifica; ad esempio nei campi lista digitando le prime lettere della voce ricercata essa viene proposta in automatico. Altri test verificano, sempre al momentodell input,cheicampiobbligatorivenganocompilaticonilvalorecorretto(ad esempio l anno di acquisto non può essere inferiore all anno di fabbricazione); altri campivengonodisabilitatiinfunzionedellavoceselezionataodalvaloreimmessonel campooneicampipostiinprecedenzanellamaschera. Anchenelmomentodelsalvataggioilsistemaeffettuaalcuneverificheformalisuidati immessinellemaschere:adesempiosesitentadisalvarelemodificheeffettuatenella maschera Azienda senza aver completato l immissione in tutti i campi obbligatori, la procedura segnala quali di questi vanno editati correttamente. Oppure se si tenta di eliminareuncentroaziendaleacuisonocollegatialcunicespiti,ilsistemaloimpedisce, comepurequandosicercadieliminareunfabbricatoregistratoconunaoperazionedi acquistodaprimanota. Perevitareerroriinfasediinserimentoèconsigliabileseguirel ordinediposizionedei campicollocatinellamaschera,siasesiusailmousecheiltastotabulatore. INEA IstitutonazionalediEconomiaAgraria Gestionetecnica Lemascheredellagestionetecnicaconsentonodiregistrareiprincipalifattigestionali,di naturaextracontabileevisualizzareleprincipalioperazionicontabili. L immissionedeidatinellemascheredellagestionetecnicapuòessereeseguitainpiù fasi o rispettando una cronologia predefinita in relazione al livello di analisi prescelto. Attraverso le maschere della gestione tecnica possono essere registrati una serie di eventitecnicichesimanifestanonelcorsodell esercizioe che non generano alcuna movimentazione di natura contabile,ancheseinalcunemaschereèpossibilevedere ancheidatidiriepilogodellagestionecontabile.alcunedi queste maschere possono essere visualizzate o meno in funzione delle scelte di semplificazione operate sulla specifica maschera Opzioni di semplificazione; è il caso delle maschere degli Allevamenti e della maschera dei Dipendenti. L immissione dei dati è condizionata, per alcune di esse, dalla compilazione delle corrispondenti maschere delle anagrafiche dell inventario, mentre altre potrebbero essere condizionate dalla preventiva movimentazionecontabile. Le modalità con cui vengono raccolte le informazioni inerentiglieventigestionalidinaturatecnicainfluenzano fortemente la fase di registrazione delle stesse. Per maggiori informazioni sulla metodologiadirilevazioneesuisuggerimentipraticisirimandaallaguidadiriferimento ealleschedepratiche.lemascheredellagestionetecnicahannolastessastrutturadelle mascheredell anagraficaedegliinventari,adeccezionedellamascheradelmagazzino prodottiequelledeglianimalidavitaedeglianimalidaingrasso. La maschera del Magazzino prodotti rappresenta una delle più importanti maschere della gestione tecnica, ed è una delle più articolate; suddivisa in cinque schede, ad ognuna delle quali corrisponde un tipo di magazzino. Le prime quattro schede raccolgonoidatideiprodottiagricolisianoessiaziendalichediorigineextraziendale;la quinta scheda è dedicata invece ai mezzi tecnici. La compilazione delle prime quattro schedeèinfunzionedeiprocessiproduttiviattuatinelcorsodell eserciziooppuredalle attivitàdinaturapuramente commerciale praticateinazienda(adesempiol acquisto elavenditadiprodottiagricolidiorigineextraziendale). Tutte le schede della maschera consentono di visualizzare le giacenze iniziali sia dei prodottiagricolichedeimezzitecnici.ilcaricodeimagazzinideiprodottiagricoli,siano essivegetalicheanimali,principaliotrasformati,dinormavienegeneratodallenuove produzioni. In alcuni casi uno i magazzini dei prodotti agricoli potrebbero essere alimentati dalle registrazioni del prima nota a seguito di operazioni di acquisto di GAIA GestioneAziendaleperleAziendeAgricole GAIA GestioneAziendaledelleAziendeAgricole

10 prodotti agricoli extraziendali, anche in assenza delle corrispondenti superfici o degli allevamenti.lenuoveproduzionipossonoessereregistrateutilizzandoleanagrafichedi prodotti già registrati in precedenza oppure provenienti dalle giacenze iniziali; diversamente si deve creare una nuova anagrafica cliccando sul pulsante lentina, attraverso il quale viene richiamata la corrispondente maschera dell anagrafica. Al momentodellacreazionediunnuovoprodottoilsistemaavvertel utentedieventuali incoerenzelogiche(adesempioassenzadisuperficie). Lo scarico dei magazzini dei prodotti agricoli avviene in due modi: attraverso il prima notaconleoperazionidivenditaodiautoconsumo,oppureconireimpieghiinazienda registratidirettamenteinquestamascheracliccandosulpulsantenuovo.ilmagazzino dei mezzi tecnici può essere caricato solo con le operazioni di acquisto. Se tutte le rilevazionielerelativeregistrazionidicaricoescaricodeimagazzinideiprodottiagricoli sonostateeffettuatecorrettamente,le giacenze finali corrispondono al saldo proposto nel riquadro Disponibilità. Le giacenzefinalideimezzitecnici,acuiè associata una unità di misura predefinita, devono essere registrate solo in quantità, in quanto il corrispondente valore viene calcolato automaticamentedalprogrammaconil metodo FIFO. Per i mezzi tecnici che non hanno unità di misura predefinita, l inventario finale va registrato sia in quantitàcheinvalore. In tutte le schede è fondamentale registrati gli inventari finali, anche con valore e quantità a zero. Nel caso del magazzino dei mezzi tecnici, dopo aver registrato l inventariofinale,ilsaldoinvalorecorrispondealloscaricochevaripartitotraiprocessi produttivi.inalcunicasiilmagazzinodeimezzitecnicipuòesserescaricatoancheconle operazionidivendita.èimportantericordarechesenzalacompilazionedegliinventari finali dei mezzi tecnici non si possono ripartire i costi tra i processi produttivi, operazione necessaria per compilare soprattutto i margini lordi delle colture e degli allevamenti. Le superfici destinate a colture erbacee, annuali o pluriennali, vengono gestite nella maschera della colture erbacee, distinte per specie, varietà, modalità di coltivazione, destinazioned usoedepocadioccupazione.ledatediimpianto(semina)ediespianto (per le erbacee annuali coincide con la raccolta) sono fondamentali per la determinazione dello stato produttivo della coltura, ossia per poter distinguere le colture in atto da quelle che hanno già dato origine a dei prodotti. Per un maggior dettaglio sugli aspetti metodologici e sul significato di coltura successiva e coltura consociata,sirimandaallaguidadiriferimentoealleschedepratiche. GAIA GestioneAziendaleperleAziendeAgricole 19 INEA IstitutonazionalediEconomiaAgraria Letremascheredegliallevamenti,comeèstatoricordatoinprecedenza,possonoanche nonesserevisualizzateseèstataspuntatalarelativacaselladicontrollonellamaschera Opzionidisemplificazioneinmancanzadianimaliinazienda.Lagestionetecnicadegli animalidavitaèmoltosempliceedeveessereutilizzatasolopercasigeneralmenterari qualiidecessidianimalidavitaolaloromacellazionepermotivieconomiciosanitari. Tutte le altre operazione derivano dalle specifiche operazione contabili. I gruppi visualizzati in questa maschera possono essere movimentati solo con la maschera del primanota,laconsistenzapuòesseremovimentatasoloindiminuzione. La maschera della gestione tecnica degli animali giovani e da ingrasso è molto più articolatarispettoaquelladeglianimalidavita.leoperazionifondamentaliconsistono nella distribuzione della consistenza totale a fine bimestre tra le categorie presenti (già registrate in inventarioiniziale)ovverotra le nuove categorie che devono essere create attraverso il pulsante Nuova categoria. Per una corretta registrazione sia degli eventi extracontabili (nascite, morti e macellazioni) che delle nuove categorie da inserire rivenienti dal cambio di categoria, è fondamentale disporrediunadocumentazionecompletaedesaustivadellagestionedellastalla.tutte lespecieanimaliedacquatichesonogestiteconquestamaschera. Lamascheradeglianimaliafidaeacontratto,consentedirilevaretuttiglianimalinon diproprietàallevatiinaziendaconcontrattidisoccidaopresiafidadaaltreaziende, nonchéiperiodidiaffidamentotemporaneoaterzidelpropriobestiame(animalidatia fida).inquest ultimocasoilsistemacontrollachevisianoanimaliinproprietàdapoter concedereafida. Le prime due maschere del lavoro, Imprenditore e familiari e Dipendenti, sono quasi identiche. Per poter effettuare la registrazione della prestazione di manodopera è necessario che i relativi componenti, sia familiari che dipendenti, siano stati registrati nelle relative maschere delle anagrafiche. Attraverso il pulsante lentina è possibile comunque richiamare la maschera dell anagrafica e creare contestualmente alla registrazione delle prestazioni di lavoro anche l anagrafica del relativo soggetto. La maschera dei Dipendenti potrebbe non essere visualizzata tra le voci dell albero se è stata deselezionata la relativa casellina di controllo della maschera delle Opzioni di semplificazione. 20 GAIA GestioneAziendaledelleAziendeAgricole

11 Questeduemaschereconsentonodiregistrarel attivitàlavorativaconundiversolivello didettaglioinrelazionealtipodianalisistabilitodalconduttoreodaltipodiindagine statistica. Ovviamente il livello minimo è in funzione del numero dei dipendenti e dei familiaricheprestanomanodoperainazienda. LamascheradegliAvventiziestagionaliconsentediregistrareleprestazionidilavoro,in terminidigiornateedore,deilavoratorioccasionali,pergruppiomogenei,distintiper Paesediprovenienzasettorediattivitàedepoca,perparticolarimansioniconcentrate soloinalcuniperiodidell anno.illivellodidettaglioeilnumerodelleregistrazioniper gruppi,dipendedallivellodianalisiedalladefinizionedigruppo. Nelle maschere dei Contributi e sovvenzioni e del Contoterzismo non è possibile modificareoaggiornareidatiimmessitramitelespecificheoperazionidiprimanota,che sono solo consultabili a video e stampabili. È possibile invece modificare o aggiornare solo alcuni dati di carattere extracontabile che non hanno impatto sulle registrazioni originatedalprimanota. Come sempre, tutti i dettagli metodologici e i suggerimenti pratici possono essere raccoltinellaguidadiriferimentoenelleschedepratiche. GAIA GestioneAziendaleperleAziendeAgricole 21 INEA IstitutonazionalediEconomiaAgraria Movimenticontabili Le registrazioni contabili possono far riferimento a specifici documenti amministrativi (es.fatture,bolle)oppureadaltrefontidocumentali(domandepericontributipubblici, buste paga, ecc.). Basterà inserire i dati caratteristici della registrazione (data, operazione,importo,ecc.)el operazionesisvilupperàinmodoautomatico. La movimentazione contabile può essere riferita ad uno specifico oggetto (cespite, prodotto, servizio, ecc.) per il quale vengono richieste le modalità di riscossione / pagamento(cassa,crediti,debiti,ecc.),collegando,intalmodo,l aspettoeconomicocon ilrelativoaspettofinanziarioegarantendo,alcontempo,ilcorrettofunzionamentodel metodo della partita doppia. Non è però indispensabile avere specifiche conoscenze ragioneristiche in quanto GAIA guida la compilazione dell utente evitando l utilizzo di codiciemovimentandoautomaticamenteleopportunesezionideicontiinteressati. Levocidell alberocheapronolamascheradelprimanota sono raggruppate in prevalenza all interno della voce Movimenti contabili, alcune si trovano anche sotto le Operazioni di fine esercizio. Esse rappresentato le registrazionicontabili(interminiragionieristicilecausalidi primolivello).alcunediquestevocivengonovisualizzatein funzione della forma giuridica. Le voci dell albero possono essere attivate con il doppio click del mouse oppure ricercando la voce desiderata attraverso il campo Cerca. Unostrumentoutileperricercarelevocidelprimanotaè rappresentato dalla maschera Ricerca nuove registrazioni, richiamabile dal comando Nuove registrazioni del menu Prima Nota, oppure cliccando sull omonimo pulsante. Con questa maschera gli utenti, soprattutto quelli neofiti, possono ricercare facilmente il punto preciso dove effettuareunaparticolareregistrazionecontabile. Quandovieneapertalamascheradelprimanota,ilcursore si posiziona sul campo Data, proponendo la data inserita nell ultimaregistrazione.nellabarradeltitoloèriportatoil numero totale delle registrazioni effettuate sino a quel momento.all aperturadellamascherailsettoreagricoltura è preselezionato per default, mentre l opzione Attività connesse deve essere attivata dall utente.nellasezioneintestazionevienevisualizzatoancheilregimeivainuso.le caselle di controllo Fattura e Corrispettivi e il campo Cessione vengono visualizzati in funzione della voce selezionata nel campo Operazione. Per le operazioni di vendita è fondamentalelasceltadellaformadicessione(rappresentageneralmenteilcanaledi commercializzazione),essahaimpattosullagestionedell IVA.Perdefaultvieneproposta 22 GAIA GestioneAziendaledelleAziendeAgricole

12 lavocecommerciante(siaessodistributorecheesportatore).atalpropositoprecisiamo chegaianonconsentedigestireleanagrafichedeiclientiedeifornitori. Se le voci proposte per default nei campi di Intestazione sono coerenti con la registrazione in corso, è sufficiente selezionare il tipo di Operazione (rappresenta la causale di secondo livello) e confermare il tutto con il pulsante Conferma, lasciando vuoto il campo Importo operazione. Ricordiamo che alcune tipologie di Operazioni vengonovisualizzateinfunzionedellesceltedisemplificazione. La conferma delle informazioni comprese nella sezione Intestazione, sposta il focus (evidenziato dalle due strisce di colore verde poste ai lati di ogni sezione) nella prima sezione del Corpo (intestata con Avere per le vendite e Dare per gli acquisti), che generalmente coincide con la contropartita economica, ossia l oggetto (conto) a cui spesso viene associato un elemento delle anagrafiche (ad esempio un cespite, un prodottoagricolo,undipendente,unaratadi un mutuo, ecc.). Di solito all elemento dell anagraficasonoabbinatiicampiquantità e Prezzo, se compilati correttamente la procedura calcola in automatico il valore proposto nel campo Imponibile. Quando il cursore è posizionato su quest ultimo, nell area dei pulsanti di comando viene suggerito l utilizzo del tasto funzione (F3) per scorporareeventualmentel importodell IVAdalcampoImponibile(ossiaèstatodigitato ilvaloreallordodell IVA).NelleoperazioniconIVA(casellaFatturaselezionata)vengono visualizzatiicampirelativiallagestionedell IVA:Aliquota,Imposta,Compensazione.Per leoperazionidivenditadeiprodottiagricolivienerichiestal indicazionedell eventuale statodilavorazionedelprodotto.unavoltaconfermaticonilpulsanteaggiungiidati immessi nella prima sezione del Corpo una nuova riga viene aggiunta nella griglia e il focus si sposta nella seconda sezione del Corpo (Dare per le vendite ed Avere per gli acquisti). Ad ogni passaggio di sezione il programma effettua una serie di controlli formalisullacorrettezzadeidatiimmessiosullevociselezionate. Nel campo Modalità riscossione(modalità pagamento per le operazioni di acquisto) vienepropostoperdefaultlavoceconticorrenti,mentreilcampoimportoècompilato inautomaticosullabasedeidatiimmessinellasezioneprecedente.quandoilcursoreè posizionatonelcampoimporto,nell areadeipulsantidicomandovienesuggeritol uso del tasto funzione (F5) per allineare, eventualmente, la contropartita finanziaria all imponibile della contropartita economica. Se si accettano la modalità di riscossione/pagamentoel importoproposto,percompletarelaregistrazionedellariga basta cliccare sul pulsante Aggiungi. In questa fase di immissione (modalità Nuovo) è possibile correggere o eliminare una riga per volta, cliccando sui pulsanti posti a lato dellagriglia.ildoppioclicsuunarigaconsentelacorrezionedellastessa. GAIA GestioneAziendaleperleAziendeAgricole 23 INEA IstitutonazionalediEconomiaAgraria InalternativaalpulsanteAggiungidellaprimasezionedelCorpo,l interaregistrazione puòesserechiusacliccandosulpulsantesalvatutto,indipendentementedalnumerodi righe aggiunte nella griglia. Con quest azione la maschera del prima nota non viene chiusaeilcursoresiposizionasulcampooperazionedellasezioneintestazione. Inalternativa,ancoraprimadiaggiungerelasecondarigadell operazione(contropartita finanziaria), è possibile riprendere l immissione dei dati nella prima sezione, selezionando un altro conto, ad esempio un altro prodotto del magazzino che viene venduto con la stessa operazione, ossia con la stessa data di competenza, la stessa modalitàdicessioneelostessotipodifatturazione,insintesiconlestesseinformazioni inseritenellasezionediintestazione,laqualerestabloccataenonpuòesseremodificata. L utente,nelrispettodellesceltemetodologicheimpostedaltipodiindagineodallivello dianalisiprescelto,puòinserireunnumeropiùomenoelevatodiprodottie/oservizi perlostessotipodioperazione,conunaopiùmodalitàdiriscossioneodipagamento. L utentepuòdecideredicompletarel interaregistrazionecliccandosulpulsantesalva che, dopo gli opportuni controlli formali sui dati immessi, chiude automaticamente la mascheradelprimanota. Tutteleregistrazioneandateabuonfine,possonoesserericercateattraversol apposita mascheraricercamovimentiprimanotarichiamabiledalcomandoricercaregistrazioni delmenuprimanotaodalpulsantericercadellabarradeglistrumenti.laricercapuò essere libera o con l ausilio di filtri. Una volta individuata la registrazione ricercata, cliccandosulpulsantemodificaoppurefacendoildoppioclicsuunarigadellagriglia,si apreilprimanotainmodalitàcorrezione.conilpulsanteeliminainveceilprimanotasi presentainmodalitàvisualizzazione.inmodalitàcorrezionepossonoesseremodificatii valori monetari, gli importi e le aliquote IVA, e le eventuali quantità; non è possibile invece correggere l oggetto generico e quello specifico della contropartita economica, mentreèpossibilevariarelamodalitàdiriscossioneodipagamento.infasedimodifica nonsipossonoeliminarelesingolerighediunaregistrazione. Almomentodelsalvataggiolaproceduraeffettuaunaverificasullacorrettezzaformale delle informazioni modificate. Se si tenta di eliminare una registrazione la procedura verifical ammissibilitàdell azioneinfunzionedieventualialtreregistrazionicollegatea valledellastessa. Uno strumento utile per controllare lo stato delle registrazioni contabili è il report di controllodelprimanota,richiamabiledalcomandostampadicontrollodelmenuprima Nota.Oltreavisualizzarelemovimentazioni,èunveroepropriomotorediricercache consente di selezionare i periodi temporali e/o le tipologie di registrazioni così da individuarevelocementeleinformazionirilevate. 24 GAIA GestioneAziendaledelleAziendeAgricole

13 Operazionidifineesercizio Primadielaborareirisultatifinalidigestioneoccorrecompiereunaseriedioperazioni che riguardano la ripartizione di costi tra i processi produttivi (vegetali e animali), le costruzioniineconomiaelemanutenzionistraordinarie. Sitrattadioperazioninonstrettamenteindispensabili ai fini dell elaborazione del bilancio aziendale ma estremamenteutilipergiungerearisultatidigestione attendibilieanalizzabili. In particolare la ripartizione dei costi ai processi produttivi consente di superare i limiti informativi di una contabilità generale e di giungere alla determinazione dei margini lordi e dei margini operatividellecoltureedegliallevamenti. Altre operazioni da compiere prima della chiusura dell esercizio contabili sono destinate alla rilevazione dei fatti di natura prettamente contabile, la cui rilevanza è correlata al tipo di rilevazione, allo stato dell esercizio contabile e al livello di analisi prescelto. Sono in generale movimentazioni contabili poco frequenti nelle aziende agricole che non hanno l obbligo della redazione del bilancio ma sono state comprese per completezza dello strumentodirilevazione.comeèstatoricordatoinprecedenza,ancheinquestasezione alcunevocidell alberovengonovisualizzatesoloperleimpreseditipocapitalistico. Le quattro maschere della Ripartizione di costi ai processi hanno un comportamento diversorispettoallealtretipologiedimascherevisteinprecedenza.sitrattadimaschere checonsentonodiinserireindatidirettamenteinunatabellaadoppiaentrata,dovele righe rappresentano i singoli costi da distribuire tra i processi definiti nel titolo delle colonne.sialeintestazionidirigachedicolonnasonocomposterispettivamentedapiù colonne(intestazionedellerighe)epiùrighefisse(intestazionidicolonne),checonsento di identificare esattamente gli elementi che costituiscono la struttura della maschera. Inoltre,inquestotipodimaschera,adifferenzadellealtre,nonesisteilpulsanteElimina e Modifica. La pulsantiera di comando è costituita dal pulsante Salva che consente di salvare i nuovi dati o quelli modificati, dal pulsante Esci che consente di chiudere la maschera,eperimarginilordi,anchedalpulsantelegenda,chevisualizzailtipodicosti. Lastrutturaadoppiaentratadiquestemaschereconsenteinoltrediavereunquadro unicodelleinformazioni,agevolandol utentenellafasediattribuzionedeisingolicostiai singoliprocessiproduttiviocespiti,eriducendonotevolmentelapossibilitàdierrore.i GAIA GestioneAziendaleperleAziendeAgricole 25 INEA IstitutonazionalediEconomiaAgraria reportdiquestemascherepossonoessereapertiattraversoirelativicomandidelmenu Stampe. LemaschereMarginelordocoltureeMarginelordoallevamentisonodifondamentale importanza,nonsoloperl indaginericamaancheaifinideicontrolliqualitativideidati immessi. Inoltre i corrispondenti prospetti (i report) rappresentano un efficiente strumentodicontrollodellagestioneaziendale. Lemascheredeimarginilordisonoquasiidentichetralorosianellastrutturachenella logica di funzionamento. In entrambe le maschere le righe rappresentano i costi da ripartire,identificabiliattraversoladescrizione(periprodottideimagazzinicorrisponde alladescrizionelibera,mentreperglialtricosticoincideconilsingoloconto)edauna lettera che distingue le diverse tipologiedicosti(costispecifici,spese genericheereimpieghi). L intero importo dei costi elencati nella colonna Totale deve essere ripartito tra i processi produttivi e nella colonna Immob. (per i soli costi generici da ripartire nella maschera delle Costruzioni in economia). Mentre per i soli costi generici, l importo non assegnabile va registrato nella colonna n.a.(importo non attribuibile). In fase di input la procedura verificalacorrettaimmissionedeidatiinfunzionedellatipologiadicostoedeltipodi processo; ad esempio i Reimpieghi per anticipazioni (costi di Tipo D) possono essere attribuitisoloallecoltureinatto. Incodaallerighevariabilideicostivisonoquattrorighefisse:leprimedue,intestate Costi/HaePLT/Haperlecolture,Costi/UbaePLT/Ubapergliallevamenti,mostranoil valoredeidueindiciehannoancheunafunzionedicontrollo,immediataavideo,dopo ognisalvataggio,deidatiimmessiomodificati.lealtreduerighefisse,intestateoredi lavoro uomo e ore di lavoro macchina, richiedono l immissione preliminare dei costi unitarichevannoregistratinellamascheracostodellavoroaziendalerichiamabiledal relativo comando posto sotto il menu Strumenti. L attribuzione delle ore di lavoro aziendaleconsenteladeterminazione,nelreport,delmargineoperativodeiprocessi. Le colonne rappresentano i diversi processi produttivi; nel caso delle colture ogni processoèdistintoinbasealnomedellacoltura,lamodalitàdicoltivazione,lostato,la superficieutilizzata,larelativaproduzionelordatotale,eventualiimportiderivantidalle anticipazionedell annoprecedenteedaacquistidiprodottoagricoloextraziendale. L aperturadiquesteduemaschereèanticipatadauncontrollocheverifical esistenza delle registrazioni dei dati necessari per costruire la tabella di input. L attivazione è 26 GAIA GestioneAziendaledelleAziendeAgricole

14 subordinatadall esistenzadiinformazionisiadinaturacontabilichetecniche.insintesiè indispensabileavereffettuatoleseguentiregistrazioni: nellamascheradellagestionetecnicadeimagazziniregistraregliinventarifinalidei mezzitecnicieglieventualireimpieghideiprodottiaziendali,elerelativeproduzioni e/otrasformazioni; nelle maschere delle piantagioni agricole e delle colture erbacee aver definito le coltureimpiegatedistintepermodalitàdicoltivazione(ricordiamochelecolturein fasediimpiantosonoesclusedaimarginilordi); nelle maschere degli animali da vita e/o giovani e da ingrasso aver completato l inserimentodeicapialivellodispecieepersingolobimestre; nellamascheradelprimanotaaverregistratogliacquistideimezzitecnici,deiservizi per colture e/o allevamenti, le spese specifiche, le spese generiche, le vendite di prodottieserviziderivantidall attivitàdicoltivazionee/oallevamentodelbestiame. Lamascheradellecostruzioniineconomiaconsentediimputareicostiaisingolicespiti diproprietàdell aziendachesonoincostruzione(fabbricati,macchineeimpianti)oin fasediimpianto(piantagioniagricole).ancheinquestocasol accessoallamascheraè anticipato da una verifica dell esistenza dei dati necessari per costruire la tabella di input.vienecontrollatal esistenzadeicespitiinproprietàconlostatoincostruzioneoin fase di impianto, la registrazione dei costi specifici e generici, ed eventualmente la registrazionedelleimmobilizzazionedeiprodottiagricolinellamascheradellagestione tecnica,oppureaverinseritonellacolonnaimmobdellamascheradeimarginilordidelle coltureicostigenericidaripartirenellamascheradellecostruzioniineconomia. Lamascheradellemanutenzionistraordinariedeveessereutilizzataesclusivamenteper attribuireaicespitidiproprietà,indipendentementedallostatoincuisitrovano,icosti e i servizi sostenuti per le manutenzioni a carattere straordinario (di una certa entità economica). Anche in questo caso l accesso alla maschera è anticipatoda una verifica dell esistenza dei dati necessari per costruire la tabella a doppia entrata. È necessario chevisianoleanagrafichedeicespiti,laregistrazionedei costi per materiali e mezzi tecnici e servizi attraverso la mascheradelprimanota. Le ultime due voci dell albero aprono le maschere della Liquidazione IVA. La prima per il settore agricoltura, la seconda per le attività connesse, quest ultima non viene visualizzata se non ci sono attività connesse in azienda. Queste maschere sono le uniche che vengono aperte dall albero sempre in modalità visualizzazione. Esse consentonodiconfrontareilregimeivaadottatorispetto alregimeivaordinario. INEA IstitutonazionalediEconomiaAgraria Risultatidigestione GAIA offre una estrema varietà di prospetti per il controllo e l analisi dei risultati di gestione.oltreaireportassociatiallesingolemaschereèpossibileottenere: ilfascicoloaziendale ilbilanciodiverifica ilbilancioaziendaleindueschemidiriclassificazione gliindiciediquozientidibilancio Ilfascicoloaziendaleraccoglieerielaboraleinformazioniditipostrutturaleegestionali dell azienda, con la finalità di offrire una visione complessiva dell azienda stessa; le informazioniraccoltenellesingolemascheresonorielaborateepresentateinmaniera aggregata.lamascheradelfascicoloconsentedistampare sia l intero fascicolo sia i singoli report che lo compongono. Il bilancio di verifica è uno strumento di controllo in quantovisualizzaisaldideiconti,raggruppandolisecondo determinate logiche di aggregazione. Può essere visualizzatoinognimomentoperverificarelosviluppoela completezzadelleregistrazionieffettuate. IprospettidelContoEconomicoedelloStatoPatrimoniale elaborati da GAIA riprendono due diffusi schemi di riclassificazionedelbilancio:ilprimoèlaformasinteticadi quellodettatodalcodicecivile(bilanciocee)edèquindiutileperunacomparazionecon imprese extra agricole; il secondo tiene conto delle specificità delle aziende agricole (BilancioINEA). A completamento del quadro informativo sui risultati di gestione, è disponibile un prospetto che contiene alcune serie di indici di sintesi calcolati sul bilancio INEA e su altregrandezzefisicheaziendali. Tuttiquestidocumentipossonoessereselezionatiattraversoirelativicomandidelmenu Stampa; per il Fascicolo aziendale è presente anche un pulsante nella barra degli strumenti.dalmenustampesonoèpossibileinoltrevisualizzareestampareimargini lordi senza dover aprire le corrispondenti maschere di immissione. Dal menu Stampe sono disponibili una serie di report contenenti le tabelle di classificazione distinte in contabili(causali,pianoconti,tabelleiva,ecc.)etecniche(terreni,macchine,fabbricati, colture, varietà, ecc.). Da sottolineare le ampie possibilità di salvataggio/esportazione deireportindiversiformati(pdf,doc,xls,ecc.). GAIA GestioneAziendaleperleAziendeAgricole GAIA GestioneAziendaledelleAziendeAgricole

15 Perunaadeguatacomprensionedelleinformazionicontenuteneiprospettièopportuno consultarelaguidadiriferimento. INEA IstitutonazionalediEconomiaAgraria Trasferimentodegliarchivi GAIA consente di trasferire gli archivi contabili sia tra postazioni diverse dello stesso utentesiatrautentidiversicheutilizzanolastessaversionedelprogramma.dalpuntodi vista tecnico i dati aziendali vengono trasferiti in formato nativo SQL Server 2005, pertantopossonoesseretrattatisolocongaia.icomandiimportaedesportadelmenu Filesonoattivisoloquandononvisonoaziendeaperte.Lestessefunzionisonoattivabili ancheattraversoipulsantiimportaedesportadellamascheragestioneaziende. La funzione diesportazione richiede la selezione delle aziende attraverso la maschera Gestione aziende. Ogni esportazione avviene per singolo esercizio contabile indipendentemente dallo Stato della contabilità delle stesse. Al termine della fase di esportazione delle aziende selezionate, viene mostrata la finestra di dialogo che consente di salvare il file in formato compresso. Il file di esportazione viene proposto con una denominazione del tipo export_gaia_aaaammgghhmmss che può essere rinominatoapiacere.talefile,cheincludeladescrizionedelmittente,iltipodiutentee laversionedeldatabase,puòessereasuavoltatrasferitosumemoriedimassaesterne, sualtricomputerdirete,oppureessereinviatoviae mailotramiteconnessioneftpad altriutenti.l esportazioneserveanchepersalvaretuttiidatidellacontabilitàcontrola perditaaccidentaledidati. IlcomandoImportaaprelafinestradidialogocheconsentediselezionarel archivioda importare. Se il file è corretto, viene aperta la maschera Importazione dati che mostra l elenco delle aziende presenti nel file selezionato. Nella parte alta della maschera sono riportate le informazioni relative all utente che ha effettuato l esportazione. Nella tabella sono elencate le aziende da importare. Per procedere con l importazioneoccorreselezionareleaziendechesi intende importare. Ogni azienda dell elenco è contrassegnata da una icona che identifica le aziende che si possono importare. Eventuali conflitti di importazione sono evidenziati nel riquadro posto in fondo alla tabella. Per garantire l integrità dei dati contenuti nel database, l importazione è una fase molto delicata che può essere fatta solo nel rispetto di determinate regole. Gli utenti con profilo standard possono importare solo i propri archivi e non quelli di altri utenti. L importazionediun aziendaècondizionatadalcontenutodeldatabase:adesempiose l azienda da importare esiste già nel database di destinazione per lo stesso esercizio contabile,malostatoèdiverso,l importazionenonèconsentita.permaggioridettaglisi rimandaallaguidadiriferimento. GAIA GestioneAziendaleperleAziendeAgricole GAIA GestioneAziendaledelleAziendeAgricole

16 Controllidiqualità UnaspettocaratterizzantelametodologiaINEA RICAèilcontrolloqualitativodeidatisia di natura contabile che extracontabile, che va sotto il nome di plausibilità delle informazioniregistrate. AlcunicontrolliformalivengonointercettatidaGAIAdirettamenteinfasediimmissione dati oppure al momento del salvataggio. Sempre a livello di inserimento sono state previstealcunefunzionidicontrollosullacoerenzalogicadeidatiimmessi(adesempio nelle maschere delle piantagioni e delle colture erbacee se si inserisce una superficie superiore a quella disponibile il programma avverte l utente pur consentendo di procedereconlaregistrazione). Tutti i controlli di qualità dei dati che non sono stati attivati nella maschere di immissione,vengonoeseguitidaunospecificomodulofunzionalmenteintegratoingaia edenominatogaiatest. Il modulo GaiaTest può essere eseguito sia all interno di GAIA che in modalità standalone(modalitàriservataagliutenticonprofilodiamministratore). Icontrollidiqualità,attivabilidairelativicomandidelmenuFileodalpulsantepresente nellabarradeglistrumenti(attivosoloaziendaaperta),possonoessereeseguiti: conaziendaaperta conaziendachiusa Nel primo caso GaiaTest viene avviato con l azienda in lavorazione, e possono essere eseguitiicontrolliperlasingolaazienda.l unicaazionepossibileèfiltrarelatipologiadi test da eseguire in base ai criteri necessari, agendo sui filtri nella maschera di esecuzione.èpossibileeseguiresiatutti itestattivicheunsingolotest. Quando GaiaTest viene eseguito dal comando Controlli aziendali del menu File di GAIA, è possibile scegliere le aziende su cui eseguire i controlli di qualità. L elenco delle aziende visualizzatenellagrigliadigaiatestvaria in funzione dell utente che si è loggato con GAIA. Anche in questo caso si possono sceglierequalitesteseguire. INEA IstitutonazionalediEconomiaAgraria Assistenzaesupportotecnico La facilità di utilizzo del programma è stato uno dei principali obiettivi della nuova metodologiacontabileinea RICA.Interfacciautentestandard,utilizzodimenùsemplici echiari.ladisponibilitàditabelleprecaricate,consenteagliutentil'immediatoutilizzo delsoftwareeliminando,quasitotalmente,lecomplesseoperazionidiprecodifica. GAIA dispone di un articolato sistema di aiuto a supporto dell utente che fornisce indicazioni sia sul funzionamento del programma, sia sulla metodologia di rilevazione adottata.ilsistemadegliaiutièsuddivisosupiùlivelliperfacilitarnel uso. Unprimolivellodelsistemaèrappresentatodalledescrizionisintetiche(toooltips)che vengonovisualizzatefermandoperqualchesecondolafrecciadelmousesuuncampoa video.questastessadescrizionevienevisualizzataanchenelprimopannellodellabarra distatodellafinestraprincipale. Ilsecondolivellodiaiutoèlaschedaaggiuntiva,attivabiledalcomandoGuidarapidadel menuhelp,oppureattraversoilrelativopulsantedellabarradeglistrumenti.quandosi attivaquestotipodiaiutoilpuntatoredelmousesitrasformainunpuntointerrogativo, cliccando su un campo viene aperta una finestra dove vengono visualizzati dei brevi suggerimentieduneventualeesempiodelcampocliccato. Unterzolivellodiaiutoèfornitodall helpcontestuale:quandoèattivaunamaschera nell areadilavoro,premendoiltastof1,vienevisualizzatalapartedellaguidainlinea cheillustrailcontenutoedilfunzionamentodellamaschera. Dal comando Help e dal relativo pulsante della barra degli strumenti è possibile richiamareinqualunquemomentooperativolaguidacompletadelprogramma,doveè disponibileunsommariodegliargomentielafunzionediricerca. Oltre alle informazioni in linea sono disponibili altri supporti documentali presenti nel Cd rom (guida di rifermento e modulistica di rilevazione) o scaricabili dal sito (caso aziendale,schedepraticheperirilevatoririca,ecc.). Nel caso in cui non fosse stato possibile reperire le informazioni ricercate nella documentazioneprecedenteèpossibileaccederealserviziodisupportotecnicoon line eseguireleindicazioniproposte.ilsitodigaiaèaccessibilecliccandosulpulsantedella barradeglistrumentioppureagendosulcomandogaiaonlinedelmenuhelp. Per l uso di GaiaTest si rimanda alla guida generale del programma richiamabile dal pulsante Help della barra degli strumenti. Per maggior informazioni sugli aspetti metodologicisiconsigliadiconsultarelaguidadiriferimentodigaia. GAIA GestioneAziendaleperleAziendeAgricole GAIA GestioneAziendaledelleAziendeAgricole

17 Riferimentiutili Gli utenti che utilizzano GAIA nell ambito della rete RICA possono avvalersi gratuitamente del supporto tecnico, operativo e metodologico da parte dei referenti regionali RICA dell INEA, nella fase di installazione, per il primo accesso, per la formazione e le istruzioni per il corretto utilizzo del programma finalizzato sia alla raccoltadeidatiaziendaliperesigenzestatistichecheperilcontrollodigestione. Perl utilizzodigaiafuoridallareterica,neilimiticoncessidallalicenzad uso,l INEA nonforniscealcunsupportotecnicoeformativo,adeccezionedeicasiincuisiastato formalizzatounaccordodicollaborazione. IlprincipalestrumentoinformativodiGAIA,siapergliutentidellareteRICAchequelli esterni, è rappresentato dal sito internet: attraverso il quale è possibile recuperare gli aggiornamenti del software, consultare e scaricare la manualistica,partecipareallavalutazionedelprogramma(forum),inviaresegnalazione (gaiatools online), richiedere informazioni sia di carattere generale che tecnico, consultare il calendario degli eventi (seminari, convegni, corsi di istruzione, ecc.). Per alcuniservizièrichiestalaregistrazione. Altre informazioni possono essere ricercate nel portale dell INEA nel sito della rete RICA Italiana e quello della RICA FADN Comunitaria molti altri link sono accessibili attraversolapaginadeilinkdelsitodigaia. PercontattaredirettamenteicomponentidelgruppodilavoroINEAchehaprogettatoe realizzatoilpacchettogaiaoppureperavereinformazionisull utilizzodelprogramma, telefonarealnumero /552,oppurealnumeroverde GAIA GestioneAziendaleperleAziendeAgricole 33