LINEE GUIDA PER L IMPLEMENTAZIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO NELL AMBITO DELL AREA T/A DELL AMMINISTRAZIONE DIFESA

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1 LINEE GUIDA PER L IMPLEMENTAZIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO NELL AMBITO DELL AREA T/A DELL AMMINISTRAZIONE DIFESA SGD VI Reparto Ottobre 2002

2 INDICE Introduzione...3 Riferimenti normativi...4 Introduzione all implementazione tecnico-organizzativa del protocollo informatico...5 Implementazione del protocollo informatico...7 Individuazione del confine dell AOO...7 Individuazione del funzionario o del dirigente responsabile e del personale addetto...7 Messa a punto di un titolario e relativa classificazione d archivio...8 Preparazione del manuale di gestione del servizio...9 Ulteriori aspetti implementativi: firma digitale, interoperabilita del sistema, indice delle Pubbliche Amministrazioni, Posta Certificata...10 Riepilogo complessivo delle operazioni da effettuare...14 Linee guida per l implementazione del protocollo informatico nell ambito dell area T/A dell A.D. Pag. 2 di 14

3 Introduzione L introduzione del protocollo informatico nell ambito della Pubblica Amministrazione e, segnatamente, nell ambito dell A.D. rappresenta uno dei passi fondamentali nelle funzioni di automazione di ufficio. Come e facile intuire, la modifica gestionale del protocollo tocca in modo deciso alcuni gangli vitali per il funzionamento corrente dei vari uffici. Inoltre, la sua introduzione avviene insieme ad una serie di altri strumenti di forte impatto sull organizzazione, quali: la firma digitale, la gestione dei flussi documentali, la posta elettronica, la certificazione sostitutiva, ecc.. In sostanza, nel corso dei prossimi mesi, con il progressivo avvio dei nuovi servizi, ci troveremo di fronte a scenari del tutto nuovi: sara possibile trasmettere, in modo diretto, un documento firmato digitalmente e protocollato in modo informatico, ad un altra amministrazione pubblica senza che nessun operatore intervenga nel processo. Il documento, verra, in sostanza, instradato - direttamente sul computer del funzionario competente: il tutto in maniera automatizzata, sicura, certificata e legalmente valida. Per arrivare a tale risultato vi e una serie di passi e di procedure da implementare e/o modificare. In parte si tratta di installare macchinari, computer e quant altro, che, insieme a prodotti software, rendano materialmente possibile la realizzazione di quanto richiesto dalle norme. Per quanto tali attivita richiedano un certo impegno, non e, tuttavia, questo il compito piu gravoso. L attivita di maggiore rilevanza e quella tecnico/organizzativa/gestionale. Su tale aspetto le norme incidono in modo pesante: si pensi alla necessita di unificare il numero di protocollo per Aree Organizzative Omogenee. Gia tale implementazione comporta necessariamente una forte riorganizzazione interna all amministrazione. Con le presenti linee guida si intende mettere a disposizione uno strumento che, ancorche non esaustivo della complessa materia, possa, tuttavia, fornire una base di riferimento per l avvio delle attivita necessarie al perseguimento degli obiettivi fissati dalle norme vigenti. Linee guida per l implementazione del protocollo informatico nell ambito dell area T/A dell A.D. Pag. 3 di 14

4 Riferimenti normativi Legge 15 marzo 1997 n. 59 (validita del documento informatico) DPR 10 novembre 1997 n. 513 (regole per i documenti informatici e firma digitale: successivamente abrogato [art. 77 DPR 445/2000] ed inglobato negli artt nel DPR 445/2000) D.P.R. 20 ottobre 1998 n. 428 (Protocollo informatico: successivamente abrogato [art. 77 DPR 445/2000] ed inglobato negli artt del DPR 445/2000) DPCM 31 ottobre 2000 (regole tecniche per il protocollo informatico; valido ai sensi dell art. 78 del DPR 445/2000) Circolare AIPA 7 maggio 2001 n. AIPA/CR/28 (interoperabilita di sistemi di protocollo) Circolare AIPA 21 giugno 2001, n. AIPA/CR/31 (art. 7, comma 6, DPCM 31 ottobre 2000: requisiti minimi di sicurezza dei sistemi operativi disponibili commercialmente) Linee guida per l implementazione del protocollo informatico nell ambito dell area T/A dell A.D. Pag. 4 di 14

5 Introduzione all implementazione tecnico-organizzativa del protocollo informatico (fonte Bollettino Informativo del Centro Tecnico presso la Presidenza del Consiglio dei Ministri n. 4 giugno 2002) Il protocollo informatico e il punto di arrivo di un lungo processo legislativo ed amministrativo che, partendo dalla legge sulla trasparenza amministrativa (L. 241/90), si e esteso all attribuzione di validita' giuridica al documento elettronico (L. 59/97), unita alla firma digitale dei documenti stessi (DPR 513/97) ed al protocollo informatico nella sua prima veste (DPR 428/98). Il DPR 513/97 ed il DPR 428/98 sono stati, successivamente, abrogati ed inclusi nel Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 "Disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa. pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 42 del 20 febbraio Supplemento ordinario n. 30 L insieme delle norme succitate, insieme agli strumenti tecnici messi nel frattempo a disposizione dell amministrazione (firma digitale, posta elettronica, protocollo informatico), rendono possibile la realizzazione di una gestione completamente automatizzata dei flussi documentali e la conseguente attuazione di profonde innovazioni nelle modalita' di lavoro delle amministrazioni. Le regole a suo tempo impartite (DPR 428/98) e, in seguito, confermate (DPR 445/2000), facevano riferimento a norme per la tutela della trasparenza amministrativa (per garantire, ad esempio, la non modificabilita' delle registrazioni, oppure la stretta sequenzialita' della numerazione de i documenti) lasciando all'autonomia di ciascuna amministrazione tutti gli aspetti relativi al miglioramento della propria efficienza interna, quali, ad esempio, la scelta del flusso interno di lavorazione dei documenti ed il livello di automazione attuabile. Sono state, inoltre, emanate ulteriori norme (il DPCM 31/10/2000 sulle regole tecniche e la circolare AIPA/CR/28 emanata il 7 maggio 2001), indispensabili per consentire l'interoperabilita tra sistemi di protocollo indipendenti, per integrare il protocollo informatico con gli altri strumenti individuati per il rinnovamento della pubblica amministrazione (firma digitale e posta elettronica) e per garantire l'attuazione dell'e-government. Tali regole, in particolare, individuano nel linguaggio XML (extensible Markup Language) la modalita' di codifica delle informazioni da scambiare e, nel protocollo di posta elettronica SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) e nel formato MIME (Multipurpose Internet Mail Extension), le modalita di trasporto dei documenti e dei dati associati. Il concetto d'interoperabilita' indica la possibilita', per un sistema di protocollo informatico ricevente di una amministrazione, di trattare automaticamente le informazioni trasmesse dal sistema di protocollo informatico mittente di un'altra amministrazione, al fine di automatizzare le attivita' e i processi sottostanti. La gestione automatizzata del flusso dei documenti e protocollo informatico necessita di un'infrastruttura applicativa su cui incentrare i sistemi di gestione documentale integrati con il protocollo, i sistemi di pianificazione e controllo, i sistemi di workflow per la gestione dell'iter procedimentale. Le funzionalita' prevedono: l'acquisizione dei documenti da supporti informatici e l'integrazione con la posta elettronica (utilizzando lo standard XML); la classificazione e fascicolazione in base al titolario di archivio; la certificazione dei documenti. La normativa stabilisce che ogni amministrazione individui al proprio interno un insieme di Aree organizzative omogenee" (AOO) e, per ciascuna di esse, si doti di un sistema di protocollo informatico che realizzi alcune funzionalita' di base (nucleo minimo). Le funzionalita' che realizzano il nucleo minimo del sistema di protocollo sono quelle che permettono di fornire il servizio di certificazione. L'effettuazione di una registrazione di protocollo (ovvero l'operazione con la quale si memorizzano le informazioni principali relative al documento nel registro di protocollo) corrisponde all'assunzione di responsabilita' da parte Linee guida per l implementazione del protocollo informatico nell ambito dell area T/A dell A.D. Pag. 5 di 14

6 dell'amministrazione e in particolar modo serve a certificare l'esistenza del documento a partire da una certa data. Questo implica una serie di conseguenze: nel caso di documenti ricevuti, l'amministrazione non puo' negare, a fronte della richiesta di esibizione del contenuto di una registrazione, che un documento sia esistito. Inoltre essa certifica il fatto che il documento sia entrato nell'ambito di quest ultima amministrazione e dei processi amministrativi che lo riguardano; nel caso di documenti prodotti dall'amministrazione, la stessa puo' avvalersi dello strumento di protocollo informatico per fini probatori (ad esempio per dimostrare a terzi che un proprio documento sia stato prodotto o che abbia ottenuto un valore ufficiale a partire da una certa data). Il nucleo minimo prevede anche l'adozione di un titolario di classificazione per permettere all'amministrazione di archiviare i documenti protocollati a seconda della funzione o attivita' cui essi fanno riferimento. In tal modo, oltre a favorire la ricerca dei documenti protocollati, che comunque puo' avvenire anche mediante l'uso di parole chiave, si pongono le basi per una concreta gestione dell'intero patrimonio documentale dell'amministrazione. La normativa oltre a dare dei principi generali (e, quindi, a specificare quali siano i requisiti del sistema), detta le regole organizzative interne e le caratteristiche dei sistemi tecnologici che ciascuna amministrazione deve adottare per essere in grado di fornire servizi di certificazione e di gestione dei documenti garantendo la sicurezza e l'integrita' dei dati e l'accesso diretto ai soli soggetti che ne abbiano diritto, in modo da non violare la legge sulla privacy. Operativamente e', in particolare, stabilito che l'amministrazione debba per ogni AOO: mantenere un registro informatico; istituire un servizio di protocollo e nominare un responsabile; assicurare che venga effettuata la registrazione di protocollo dei documenti scambiati con soggetti esterni. L'obiettivo che si vuole raggiungere con l'adozione dello strumento "protocollo informatico" e' duplice: rendere maggiormente efficienti le amministrazioni attraverso l'eliminazione dei registri cartacei, la diminuzione degli uffici di protocollo, la razionalizzazione dei flussi documentali; migliorare la trasparenza dell'azione amministrativa - attraverso strumenti che rendano possibile un effettivo esercizio del diritto di accesso allo stato dei procedimenti e ai relativi documenti, da parte dei diretti interessati (cittadini e imprese). L implementazione del protocollo informatico e la gestione dei flussi documentali interessa tutte le amministrazioni definite dal decreto legislativo 29/93 art. 1 comma 2: le amministrazioni centrali gli enti locali le comunita, consorzi e associazioni gli enti del Servizio Sanitario Nazionale; gli enti pubblici non economici; gli istituti scolastici; le istituzioni universitarie. Linee guida per l implementazione del protocollo informatico nell ambito dell area T/A dell A.D. Pag. 6 di 14

7 Implementazione del protocollo informatico Individuazione del confine dell AOO Il primo passo, indispensabile per l avvio del protocollo informatico, e l individuazione del confine dell Area Organizzativa Omogenea (art. 50 DPR 445/2000). L operazione, per nulla banale, richiede un minimo di studio da parte di ciascun Ente. Purtroppo non esistono regole precise per la definizione di tale confine. In linea generale ciascun Ufficio Centrale/Direzione Generale/Ente potrebbe costituirsi come Area Organizzativa Omogenea autonoma. E tuttavia necessario effettuare alcune valutazioni sul numero di documenti in entrata ed uscita dall AOO e sull organizzazione logistica degli uffici appartenenti all AOO Il punto di partenza, in questo caso e l individuazione del numero di: utenti che utilizzeranno il prodotto nelle fasi di registrazione, smistamento, trattamento documenti, lettura ecc.; protocolli totali in entrata, in uscita e a carattere interno su base annuale; pagine (medie) per documento protocollato, indicando anche un limite massimo eventuale; punti di scansione dei documenti cartacei in entrata e/o in uscita. Appare evidente che un numero molto elevato di documenti da dover gestire potrebbe consigliare una suddivisione in due o piu AOO nell ambito dello stesso Ente. Viceversa potrebbe essere piu utile una ripartizione secondo criteri logistici (ad esempio, un Ente suddiviso su piu comprensori potrebbe optare per tale soluzione). La soluzione migliore, ove applicabile, dovrebbe essere quella di suddividire le AOO per argomenti omogenei. La costituzione di una AOO comporta la chiusura dei vari Uffici di Protocollo intermedi esistenti attualmente. Tali uffic i, ridotti nell organico, potrebbero, tuttavia, continuare a svolgere le mansioni di accettazione dei documenti e relativa scansione elettronica. E, ancora, necessario, considerare che tale attivita andra via via diminuendo. Cio perche i documenti in uscita verranno gestiti in automatico dai vari sistemi mentre quelli in entrata saranno gestiti automaticamente, attraverso le regole di interoperabilita, almeno per cio che riguarda quelli provenienti da altre Pubbliche Amministrazioni. In definitiva, ciascun Ente deve attentamente valutare i pro ed i contro di ogni soluzione, tenendo presente che l art. 61 del DPR 445/2000 impone l istituzione di un servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi in ciascuna delle AOO individuate. Inoltre, a capo di ciascuno di tali servizi deve essere preposto un dirigente ovvero un funzionario con determinati requisiti (art. 61 comma 2 DPR 445/2000). Individuazione del funzionario o del dirigente responsabile e del personale addetto L individuazione del funzionario o del dirigente ora citato deve essere il secondo passo da effettuare, una volta sancito il confine dell AOO. Dovra, quindi, essere predisposto il necessario per l avvio del servizio, in termini di hardware (esatto dimensionamento sulla base delle competenze dell AOO), di software (funzionalita particolari da ottenere) e di personale addetto. Tutto il personale addetto, dirigente compreso, deve essere, quindi, celermente avviato alla frequentazione dei corsi che l AIPA organizza sulla materia. Linee guida per l implementazione del protocollo informatico nell ambito dell area T/A dell A.D. Pag. 7 di 14

8 Messa a punto di un titolario e relativa classificazione d archivio Una volta effettuata questa prima fase organizzativa e indispensabile che, per ciascuna AOO, venga messo a punto un apposito titolario e relativa classificazione d archivio (art. 64 comma 4 DPR 445/2000). Si tratta di un punto qualificante ed essenziale per l automazione del protocollo. Il titolario di archivio si presenta, generalmente, come uno schema generale di voci logiche rispondenti ai bisogni funzionali e articolate tendenzialmente in modo gerarchico, al fine di identificare, secondo uno schema logico, che va dal generale al particolare, l unita di aggregazione di base dei documenti all interno dell archivio (ad esempio, il fascicolo), entro cui i documenti sono ordinati secondo le funzioni/attivita /affari e/o materie cui partecipano e, solo indirettamente, riflette la struttura organizzativa dell AOO interessata.. Tutti i documenti che entrano a far parte dell archivio dell AOO, sono soggetti a classificazione. Inoltre, uno stesso documento puo essere classificato piu volte in base alla molteplicita di funzioni individuate, cercando di contenerne il numero: tale molteplicita, per altro, comporta, in un ambiente tradizionale la duplicazione del documento, mentre, in un ambiente digitale sono duplicate solo le informazioni di collegamento. In sostanza, classificare vuol,dire attribuire a ciascun documento un indice (di classificazione) inserito in una struttura di voci (piano di classificazione) e associarlo ad una definita unita archivistica generalmente identificato come fascicolo. Per fascicolo si intende un insieme organico di documento, un raggruppamento di documenti riferiti ad uno stesso procedimento/attivita /materia. Le unita archivistiche identificate dal piano di classificazione (tipicamente il fascicolo) puo essere organizzato secondo vari criteri: per oggetto; per processo o procedimento amministrativo; per tipologia di forma del documento. Attraverso la classificazione e possibile: identificare responsabilita specifiche per la gestione dei documenti; rendere possibile la gestione integrata di documenti collegare le finalita documentali e quelle amministrative relative al trattamento delle pratiche, eventualmente in associazione a programmi di workflow; facilitare le operazioni di selezione per la conservazione o lo scarto dei documenti. La classificazione non deve mai essere applicata a posteriori per esigenze occasionali. I principi su cui deve essere fondato un sistema di classificazione dei documenti devono essere coerenti e funzionali: i documenti devono essere accorpati al fine di soddisfare le esigenze di lavoro di chi produce i documenti e svolge le attivita amministrative; si deve evitare sia l eccessiva frammentazione delle pratiche, sia l eccessivo accorpamento; l articolazione e la struttura del sistema deve essere semplice e di facile comprensione da parte dell utilizzatore. La nuova classificazione non va applicata ad archivi gia formati in precedenza secondo criteri diversi. E opportuno che il piano di classificazione distingua le voci in base alla natura delle funzioni: primarie ovvero istituzionali specifiche di ciascuna AOO; secondarie ovvero strumentali condivisibili da piu strutture organizzative perche relative ad attivita di funzionamento comuni a tutte le pubbliche amministrazioni. Il sistema dovrebbe articolarsi su non piu di tre livelli: funzionale (ad esempio, bilancio, concorsi ed assunzioni ecc.) macro-attivita per ciascuna funzione (ad esempio, programmazione di spesa, assestamento di bilancio, consuntivo di bilancio ecc.) eventuale ulteriore specializzazione delle attivita o delle materie (ad esempio, verifica contabile, Conferenza Stato-Regioni). Il piano di classificazione deve includere: la definizione dei criteri di formazione e ordinamento dei fascicoli per ogni voce del piano; il collegamento delle voci finali del piano con le informazioni relative ai tempi e alle modalita di conservazione (piano di conservazione dei documenti; art. 68 DPR 445/2000); l eventuale riferimento alle modalita di accesso (legge 241/90) nel rispetto della tutela dei dati personali (legge 675/96). Linee guida per l implementazione del protocollo informatico nell ambito dell area T/A dell A.D. Pag. 8 di 14

9 Il sistema di classificazione deve essere descritto all interno del manuale di gestione di cui si parlera fra poco. Di seguito gli elementi costitutivi di un piano di classificazione. 1. Per ogni voce del piano deve essere indicato: il tipo di fascicolo creato (fascicolo per oggetto, per procedimento ecc.) il contenuto standard di ogni fascicolo (la natura dei documenti da inserire e la loro organizzazione interna) i criteri di ordinamento dei fascicoli (alfabetico, cronologico ecc.); i termini (in numero di anni) per la tenuta del fascicolo nell archivio corrente e per la sua conservazione nel tempo (temporanea/definitiva); il tipo di accesso consentito al fascicolo stesso. 2. Ogni voce del piano di classificazione comprende: un indice (codice alfanumerico, stabilito con principi di uniformita all interno di tutta l Amministrazione/AOO); la denominazione della voce (uno o piu termini che definiscano in modo sintetico la funzione o l attivita la descrizione della voce (una o piu proposizioni in grado di descrivere la funzione o l attivita considerata in modo comprensibile anche da utenti esterni). Per ogni AOO il piano di classificazione va articolato in: voci istituzionali voci di autogestione (attivita strumentali) Nelle voci del piano di classificazione e opportuno evitare la presenza di voci troppo generiche, come ad esempio la denominazione VARIE o simili, poiche i documenti cosi classificati rischiano di essere di fatto irreperibili. Il piano di classificazione dovrebbe essere aggiornato periodicamente (almeno ogni due anni). (fonte: Linee guida alla realizzazione dei sistemi di protocollo informatico e gestione dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni GEDOC 2). Preparazione del manuale di gestione del servizio Insieme al titolario e necessario che il Responsabile del servizio proceda alla preparazione del manuale di gestione del servizio (art. 5 DPCM 31 ottobre 2000) che deve descrivere il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornire le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio. Di seguito, a titolo di esempio, un elenco di argomenti che il manuale dovrebbe trattare: 1. Ambito di applicazione del manuale e definizioni (descrizione dell area organizzativa omogenea). 2. Tipologie documentarie: Individuazione delle modalità di trasmissione dei documenti all'interno e all'esterno della AOO (posta ordinaria, raccomandata, fax, posta elettronica, ecc.). Individuazione di tipologie particolari di documenti, per i quali si stabiliscono modalità di trattamento specifici (deliberazioni, verbali, contratti, decreti, circolari ecc.) Individuazione dei supporti utilizzati 3. La descrizione dei flussi documentali: Procedure per la ricezione dei documenti (acquisizione, smistamento, assegnazione) Procedure per la formazione e spedizione di documenti destinati all'esterno Procedure per la formazione e circolazione di documenti interni soggetti a registrazione particolare Procedure per la formazione e circolazione di documenti interni non soggetti a registrazione particolare Descrizione delle funzionalità tecniche e operative del sistema di gestione dei flussi in ambiente cartaceo e digitale 4. Registrazione dei documenti: regole e modalità Registrazione di protocollo (incluse le modalità per la registrazione dei documenti in forma elettronica) Registrazione particolare (identificazione delle tipologie e descrizione delle procedure) Linee guida per l implementazione del protocollo informatico nell ambito dell area T/A dell A.D. Pag. 9 di 14

10 Segnatura di protocollo Descrizione delle funzionalità tecniche e operative della registrazione di protocollo 5. Organizzazione e gestione dell'archivio corrente: Tenuta del sistema di classificazione: procedure di mantenimento e aggiornamento Piano di classificazione e definizione delle responsabilità delle unità organizzative Formazione e gestione dei fascicoli: definizione delle tipologie di fascicolo e delle modalità di trattamento della formazione di fascicoli complementari, procedure per l'apertura e chiusura dei fascicoli, procedure di movimentazione Formazione delle serie di unità documentarie e fascicoli Definizione degli strumenti di reperimento Definizione delle relazioni tra la gestione dei documenti e dei fascicoli e il controllo dei procedimenti amministrativi (individuazione del responsabile, individuazione della tipologia del procedimento e dell'istanza del procedimento, ecc.) Descrizione delle funzionalità tecniche e operative del sistema di gestione dell'archivio corrente in ambiente cartaceo e digitale 6. Organizzazione e gestione dei documenti semi-attivi (archivio di deposito): regole e procedure per il trasferimento e la movimentazione dei fascicoli definizione delle responsabilità delle unità organizzative strumenti di reperimento Descrizione delle funzionalità tecniche e operative del sistema di gestione dell'archivio di deposito in ambiente cartaceo e digitale 7. Selezione dei documenti per la conservazione/scarto: procedure e definizione di responsabilità interne alle unità organizzative definizione delle voci per le procedure di selezione abbreviate (ai sensi delle norme sulla semplificazione amministrativa) piano di conservazione integrato con il piano di classificazione 8. Conservazione dei documenti: Modalità per la conversione dei documenti informatici e dei sistemi di gestione informatica dei documenti modalità per la definizione dei supporti di conservazione procedure per il trasferimento dei documenti nella separata sezione d'archivio (per gli Enti pubblici) o del versamento nell'archivio di Stato competente: modalità per il trasferimento degli strumenti di reperimento originari 9. Sicurezza: Definizione dei diritti di accesso procedure e strumenti per la protezione regole per la tenuta del registro di protocollo di emergenza ai sensi del DPR 445/ Interoperabilità: descrizione dei livelli di attivazione delle funzionalità di interoperabilità 11. Accesso e privacy: procedure per la consultabilità dei documenti e per la tutela dei dati personali 12. Disposizioni finali: modalità di comunicazione del manuale modalità di aggiornamento del manuale Ulteriori aspetti implementativi: firma digitale, interoperabilita del sistema, indice delle Pubbliche Amministrazioni, Posta Certificata Una volta messi a punto i passi ora delineati si potra procedere, in aderenza alle disposizioni indicate tra i dieci obiettivi fondamentali di legislatura dal Dipartimento per l Innovazione e le Tecnologie, ad individuare un elenco di processi amministrativi di competenza che offrono servizi a cittadini ed imprese al fine di pianificare, secondo criteri di priorita, l attuazione della trasparenza amministrativa. Inoltre, come prevede il DPR 445/2000 e necessario programmare ed attivare ulteriori funzionalita del sistema. Tra queste, quelle di maggior rilievo sono: le modalita attraverso le quali consentire l accesso esterno ai documenti (art. 59 drp 445/2000); Linee guida per l implementazione del protocollo informatico nell ambito dell area T/A dell A.D. Pag. 10 di 14

11 le modalita di accesso da parte di altre Pubbliche Amministrazioni (art. 60 drp 445/2000); l individuazione delle procedure di salvataggio e conservazione delle informazioni di sistema (art. 62 DPR 445/2000); la gestione dei flussi documentali (artt DPR 445/2000); le disposizioni inerenti agli archivi, con particolare riferimento alla loro conservazione ed alla preparazione del piano di conservazione degli archivi (art. 68 DPR 445/2000). Una volta messi a punto i passi ora delineati si potra procedere, in aderenza alle disposizioni indicate tra i dieci obiettivi fondamentali di legislatura dal Dipartimento per l Innovazione e le Tecnologie, ad individuare un elenco di processi amministrativi di competenza che offrono servizi a cittadin i ed imprese al fine di pianificare, secondo criteri di priorita, l attuazione della trasparenza amministrativa. Restano, quindi, da vedere alcuni aspetti squisitamente tecnici inerenti all implementazione software del protocollo informatico. Esistono in commercio molti prodotti che risolvono il problema. E necessario verificare che tali prodotti rispondano ai requisiti minimi richiesti dal DPR 445/2000. In dettaglio, ciascun sistema deve (art. 52 DPR 445/2000): garantire la sicurezza e l'integrità del sistema stesso; garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata e in uscita; fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall'amministrazione ed i documenti dalla stessa formati nell'adozione dei provvedimenti finali; consentire il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati; consentire, in condizioni di sicurezza, l'accesso alle informazioni del sistema da parte dei soggetti interessati, nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali; garantire la corretta organizzazione dei documenti nell'ambito del sistema di classificazione d'archivio adottato. Inoltre, per ciascun documento, devono essere memorizzate le seguenti informazioni: (art. 53 comma 1 DPR 445/2000): a) numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile; b) data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile; c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, destinatario o destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile; d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile; e) data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili; f) impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile. Il sistema deve consentire anche la produzione del registro giornaliero di protocollo, costituito dall'elenco delle informazioni inserite attraverso l'operazione di registrazione di protocollo, nell'arco di uno stesso giorno (art. 53 comma 2 DPR 445/2000); inoltre, l'assegnazione delle informazioni nelle operazioni di registrazione di protocollo deve essere effettuata dal sistema in unica soluzione, con esclusione di interventi intermedi, anche indiretti, da parte dell'operatore, garantendo la completezza dell'intera operazione di modifica o registrazione dei dati (art.53 comma 3 DPR 445/2000). Particolari procedure devono essere predisposte per l annullamento o la modifica di informazioni inerenti ai documenti in entrata o in uscita (art. 54 DPR 445/2000). Contemporaneamente all operazione di registrazione del protocollo deve essere effettuata la segnatura di protocollo, che e l'apposizione o l'associazione all'originale del documento, in forma permanente non Linee guida per l implementazione del protocollo informatico nell ambito dell area T/A dell A.D. Pag. 11 di 14

12 modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso (art. 55 comma 1 DPR 445/2000). Essa consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. Le informazioni minime previste sono: il progressivo di protocollo, secondo il formato disciplinato all'articolo 57 del DPR 445/2000 (numero progressivo costituito da almeno sette cifre numeriche, con rinnovo della numerazione ad ogni anno solare); la data di protocollo; l'identificazione, in forma sintetica, dell'amministrazione o dell'area organizzativa individuata ai sensi dell'articolo 50, comma 4 del DPR 445/2000. La segnatura di protocollo puo' includere il codice identificativo dell'ufficio cui il documento e' assegnato o il codice dell'ufficio che ha prodotto il documento, l'indice di classificazione del documento, ed ogni altra informazione utile o necessaria, ove tali informazioni siano disponibili gia' al momento della registrazione di protocollo (art 55 comma 3 DPR 445/2000). L articolo 56 del DPR 445/2000 definisce le operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti: le operazioni di registrazione indicate all articolo 53 del DPR 445/2000; le operazioni di segnatura del protocollo di cui all art. 55 del DPR 445/2000; le operazioni di classificazione dei documenti. Le funzioni finora viste devono essere presenti sin dalla prima implementazione del sistema informatic o che, sulla base degli atti svolti in precedenza, sara dimensionato rispetto alle necessita della singola AOO. Il prodotto deve, pero, avere ulteriori caratteristiche che, seppure sia consigliabile implementarle in un secondo tempo, al fine di accelerare l attivazione del servizio, e opportuno verificarne la successiva integrabilita. A tale proposito, quelle di maggior rilievo sono: l integrazione con la firma digitale : tale integrazione e sicuramente possibile in qualunque prodotto di gestione del protocollo, attraverso l apposizione della firma digitale, fuori dall utilizzo del prodotto stesso, mediante uno dei prodotti presenti sul mercato; dovrebbe, invece, essere necessario implementare una funzione che consenta la firma digitale dall interno del software di protocollazione. In particolare dovrebbe essere possibile: o verificare l autenticita dei documenti in entrata firmati digitalmente da uno dei certificatori accreditati presso l AIPA; o firmare digitalmente, attraverso un certificato di firma forte, i documenti in uscita, direttamente dall interno del programma di gestione documentale. Tale funzionalita potrebbe creare qualche problema gestionale nel caso in cui una stessa struttura adotti certificati di firma digitale provenienti da diversi certificatori. la possibilita di interoperare con altre pubbliche amministrazioni, ai sensi della circolare AIPA/CR/28: la trasmissione di atti in forma elettronica tra pubbliche amministrazioni dotate di protocollo informatico, si realizza attraverso le regole di interoperabilita introdotte dalla circolare AIPA/CR/28, che prevede l uso dell XML. Implementando tali regole, unite alla firma digitale dei documenti, alla casella di posta istituzionale e alla posta certificata sara possibile realizzare il ciclo di protocollazione in uscita, trasmissione e ricezione da parte del destinatario, con relativa protocollazione, invio della ricevuta al mittente in modo completamente automatizzato, senza intervento di alcun operatore. l integrazione con un servizio posta elettronica certificata: tra le novita previste dalla normativa inerente al protocollo informatico, vi e l introduzione della cd. Posta Certificata. La posta certificata e un servizio di posta elettronica che fornisce attestazione in merito al recapito di un messaggio, con garanzia di identificazione sia del mittente, che del destinatario. Garantisce, inoltre, la confidenzialita, l integrita, il non ripudio, la tracciabilita e la storicizzazione di tutti i messaggi di posta. Le attestazioni o ricevute di recapito sono messaggi di posta elettronica, generati automaticamente dal servizio di posta certificata ed utilizzati per attestare le fasi della trasmissione. Tali ricevute, firmate elettronicamente dal sistema emittente, contengono una serie di Linee guida per l implementazione del protocollo informatico nell ambito dell area T/A dell A.D. Pag. 12 di 14

13 informazioni che caratterizzano l evento cui sono associate, quali: data e ora, mittente, destinatario, oggetto, ecc. Mediante l utilizzo della posta certificata e concretamente possibile la gestione elettronica dei flussi documentali. Per quanto riguarda l A.D. tale servizio verra erogato nell ambito dei servizi accessori forniti con la Rete Unitaria della Pubblica Amministrazione, attraverso il gestore dei servizi di interoperabilita (Societa EDS). Prerequisito fondamentale all attivazione del servizio di Posta Certificata, e la necessita, per l A.D., di accreditarsi presso l Indice delle Pubbliche Amministrazioni. Tale indice deve riportare, per ogni amministrazione, sia l elenco delle proprie Unita Organizzative (corrispondente ai vari livelli in cui e composta la struttura Organizzativa/Gerarchica dell amministrazione), sia quello delle proprie Aree Organizzative Omogenee e delle Unita Organizzative che afferiscono a ciascuna Area Organizzativa Omogenea. Ciascuna AOO sara dotata di una casella di posta elettronica certificata istituzionale. Tale indirizzo verra riportato nell Indice delle Pubbliche Amministrazione: cio consentira la piena visibilita dell A.D. verso l esterno. Inoltre, come gia detto, per ciascuna AOO verranno indicate le relative Unita Organizzative interne, ciascuna delle quali sara dotata di casella postale elettronica istituzionale o, in alternativa e dove necessario, di casella di posta elettronica certificata. Tale attivita sara coordinata, a tempo debito, a cura del VI Reparto di SGD. Su questi argomenti verranno, successivamente, inviati appositi studi e comunicazioni. Linee guida per l implementazione del protocollo informatico nell ambito dell area T/A dell A.D. Pag. 13 di 14

14 Riepilogo complessivo delle operazioni da effettuare Di seguito si riporta una sintesi delle attivita da svolgere: l elenco non pretende di essere esaustivo delle attivita, e la sequenza indicata va considerata come consigliata. Ciascun Ente, sulla base della propria organizzazione interna e tenendo presente la grandezza della propria Area Organizzativa Omogenea, potra seguire il percorso ritenuto piu idoneo al raggiungimento degli obiettivi imposti dalla normativa: Individuare il confine dell Area Organizzativa Omogenea; Nominare il Responsabile del servizio ed avviarlo alla frequentazione dei relativi corsi; Individuare il personale addetto ed avviarlo alla frequentazione dei corsi relativi; Dimensionare strutturalmente le apparecchiature (hardware); Predisporre il titolario e la relativa classificazione d archivio; Predisporre il manuale di gestione (art. 5 DPCM 31 ottobre 2001); Scegliere il software da utilizzare per le funzioni del nucleo minimo di funzionalita ; Individuare un elenco di processi amministrativi di competenza, da offrire ai cittadini ed alle imprese per l attuazione della trasparenza amministrativa, secondo le indicazioni dei dieci obiettivi fondamentali di legislatura. Alle succitate attivita seguira, quindi, poi la individuazione della casella ufficiale di posta elettronica per l iscrizione nell indice delle PA (artt. 11 e seguenti del DPCM 31 ottobre attivita coordinata da SGD) e la predisposizione di un progetto operativo per la progressiva messa in opera di sistemi di protocollo informatico integrati, di cui alla circolare 7 maggio 2001 AIPA/CR/28. Linee guida per l implementazione del protocollo informatico nell ambito dell area T/A dell A.D. Pag. 14 di 14