qualità e/o di gestione ambientale)

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1 La norma UNI EN ISO 19011:2003 (Linee guida per gli audit dei sistemi di gestione per la qualità e/o di gestione ambientale) Roberto Bosca S.C. Servizio Veterinario Area B ASL T O4 sede di Ciriè 1

2 Norma Secondo la Direttiva Europea 98/34/CE del 22/06/98: norma è la specifica tecnica per applicazione ripetuta e continua, approvata da un organismo riconosciuto a svolgere attività normativa, la cui osservanza non sia obbligatoria e che appartenga a una delle seguenti categorie: norma interna zionale (ISO) norma europea (EN) norma nazionale (UNI) 2

3 Quindi: documento che definisce le caratteristiche (dimensionali, prestazionali, ambientali, di sicurezza, di organizzazione, ecc) di un prodotto, processo o servizio, redatto mediante consenso, secondo lo stato dell arte e approvato da organismi riconosciuti. 3

4 Norma tecni ca caratterizzata da: a. Consensualità: deve essere approvata con il consenso di coloro che hanno partecipato ai lavori b. Democraticità: tutte le parti economico/sociali interessate possono partecipare ai lavori e formulare osservazioni nel corso delle fasi precedenti l approvazione f inale c. Trasparenza: il progetto di norma, durante l iter di approvazione, è disponibile agli interessati b. Volontarietà: le norme sono un puro riferimento, nessuno è obbligato a seguirle 4

5 Attività di normazione: interviene in tutte le fasi di vita del prodotto e nelle attività di servizio: con la definizione di processi, servizi e livelli di prestazione definisce gli aspetti di sicurezza (tutela delle persone), di organizzazione aziendale (tutela delle imprese), di protezione ambientale (tutela dell ambiente) 5

6 Norme tecni che Sono norme volontarie frutto della collaborazione tra soggetti diversi : produttori, consumatori, pubbliche amministrazioni, rappresentan ze sindacali, esponenti del mondo accademico e scienti fico mediazione tra interessi che sono in conf litto 6

7 Da norma volontaria a norma cogente Può succedere che a volte l argomento trattato dalle norme abbia un impatto determinante sulla sicurezza del lavoratore, del cittadino o dell ambiente le PP.AA. possono fare riferimento ad esse richiamandole nei documenti legislativi e trasformandole, quindi, in documenti cogenti. 7

8 Enti di normazione A livello nazionale: UNI: Ente Nazionale Italiano di Unificazione (questa sigla contraddistingue tutte le norme nazionali itali ane). A livello europeo: La sigla EN identifica le norme elaborate dal CEN (Comitè Européen de Normalisation ). Le norme EN devono essere obbligatoriamente recepite dai Paesi membri CEN e la loro sigla di riferimento diventa, nel caso dell Italia, UNI EN. Queste norme servono ad uniformare la normativa tecnica in tutta Europa, quindi non è consentita l esistenza a livello nazionale di norme che non siano in armonia con il loro contenuto. 8

9 A livello mondiale: ISO: (International Organization for Standardization ) La sigla ISO identifica norme di riferimento applicabili in tutto il mondo. In Italia la sigla diventa UNI ISO (o UNI EN ISO se la norma è stata adottata anche a li vello europeo). 9

10 Accreditamento Verificare e garantire la competenza, la professionalità e l imparzialità dell operato di una determinata struttura, di un organismo di certificazione o di un laboratorio di prova/taratura, secondo requisiti oggettivi misurabili (SINAL, SINCERT, SIT confluenti oggi in ACCREDIA). 10

11 Certificazione Attestazione per iscritto da parte di un organismo di certificazione che un prodotto, un processo, un servizio o una figura professionale sono conformi ai requisiti di una specifica norma o documento normativo. La certificazione viene effettuata da organismi di certificazione che agiscono sempre quale parte terza. In seguito all avvenuta certificazione, viene rilasciato un certificato ed il diritto d uso di un marchio. 11

12 Certificazione di prodotto (attesta la conformità dei prodotti a specifiche norme o regole tecniche) Certificazione di sistema (attesta la conformità del sistema qualità o sistema di gestione ambientale a specif iche norme) Certificazione del personale (attesta che una determinata persona ha i requisiti per operare con competenza in un determinato settore tecnico o organizzativo esempio valutatori di sistemi qualit à) 12

13 La norma UNI E N ISO 19011:20 03 Sostituisce dal 2002 le norme ISO Le serie di norme internazionali ISO 9000 e ISO enfatizzano l importanza degli audit come strumenti di gestione per tenere sotto controllo e verificare la corretta attuazione della gestione della qualità o della gestione ambientale di un organizzazione. Gli audit sono anche considerati essenziali nella valutazione della conformit à della certificazione esterna. 13

14 Termini e definizioni AUDIT Processo sistematico, indipendente e documentato per ottenere evidenze dell audit e valutarle con obiettività, al fine di stabilire in quale misura i criteri dell audit sono stati soddisfatti (UNI EN ISO 19011). Esame sistematico e indipendente per accertare se determinate attivit à ed i risultati correlati siano conformi alle disposizioni previste, se tali disposi zioni siano attuate in modo efficace e siano adeguate per raggiungere determinati obiettivi (art. 2 Reg. CE n. 882/04). 14

15 L audit eseguito su più Sistemi di gestione contemporaneame nte (Qualità/Ambiente/Sicurezza), è definito audit combinato. L audit eseguito congiuntamente da due o più organismi di audit sulla medesima organizzazione, è definito audit congiunto. 15

16 Scopi dell audit Verificare la conformità degli elementi del SG alle prescrizioni Verificare l efficacia del SG attuato nel raggiungere gli obiettivi prefissati Fornire ad una organizzazione l opportunità di migliorare il proprio SG Adempiere a specifiche prescrizioni contrattuali Certificare il SG di una organizzazione 16

17 AUDIT INTERNI (di prima parte) Eseguiti da un organizzazione sull attuazione ed efficacia del proprio SG Condotti su processi operativi, prodotti e servizi Appartenenza o meno dei valutatori all organizzazione Scopo: valutare se quanto predisposto è applicato, applicabile, efficace, mi gliorabile 17

18 AUDIT ESTERNI (di seconda parte) Eseguiti da clienti su propri fornitori (anche avvalendosi di società esterna) A volte preliminari all ordine oppure in corso di fornitura (per effettuare una valutazione e qualificazione del fornitore) 18

19 AUDIT ESTERNI (di terza parte) Audit eseguito da una terza parte indipendente al fine di valutare (certificazione) la conformità rispetto alle norme di riferimento La certificazione prevede la sorveglianza periodica 19

20 AUDIT ESTERNI (di seconda e terza parte) Meno approfonditi degli audit interni (minor tempo a disposizione) Verifica di campioni ridotti del SG Grande esperienza e capacità di prendere pronte decisioni da parte dei valutatori 20

21 Altri termini e definizioni Committente dell audit: organizzazione o persona che richiede un audit (può essere l organizzazione oggetto dell audit o qualsiasi altra organizzazione che abbia un diritto regolamentare o contrattuale di richiedere un audit) Organizzazione oggetto dell audit: organizzazione sottoposta all audit 21

22 Auditor Valutatore: persona che ha la competenza per effettuare un audit (RGA, auditor in addestramento) Esperto tecnico: persona che fornisce conoscenze e competenze specifiche al GA su alcuni aspetti dell audit (organizzazione, processo, attività, lingua o cultura): non può agire come auditor nel GA 22

23 Principi dell attività di audit ( milestones ) Prerequisiti per fornire conclusioni dell audit pertinenti e per assicurare che auditor diversi, pur operando indipendentemente l uno dall altro, giungano a conclusioni simili in circostanze simili a. Comportamento etico: fiducia, integrità, riservatezza e discrezione sono essenziali per l attività di audit 23

24 b. Presentazione imparziale: l obbligo di riportare fedelmente e con precisione le risultanze, le conclusioni e i rapporti di audit (riportare anche difficoltà ed ostacoli incontrati durante l audit e opinioni divergenti non risolte tra il GA e l organizzazione oggetto di audit) c. Adeguata professionalità: applicazione di accuratezza; la competenza necessaria è un fattore imprescindibile 24

25 d. Indipendenza: gli auditor sono indipendenti dall attività oggetto dell audit e sono liberi da pregiudizi e conflitto di interessi e. Approccio basato sull evidenza: le evidenze dell audit sono verificabili (basate su campioni delle informazioni disponibili) 25

26 Gestione di un programma di audit L alta direzione dell organizzazione dovrebbe garantire l autorità per la gestione del programma di audit. I responsabili della gestione del programma di audit dovrebbero: o stabilire, attuare, tenere sotto controllo, riesaminare e migliorare i l programma di audit stabiliti o identificare le risorse necessarie ed assicurare che queste siano f ornite 26

27 Autorità per la gestione di un programma di audit Definizione del programma di audit Obiettivi ed estensione Responsabilità Risorse Procedure P i a n i f (Plan) i c a r e 27

28 Attuazione del programma di audit Programmazi one degli audit Valutazione degl i auditor Costituzione dei gruppi di auditor Direttive per l attività di audit Conservazione delle registrazioni F a r (Do) e Competenze e valutazione degli auditor Attività di audit 28

29 Monitoraggio e riesame del programma di audit Monitoraggio e riesame Identificazione delle esigenze di azioni correttive e preventi ve Identificazione delle opportuni tà di miglioramento V e r i f i (Check) c a r e A g i (Act) r e Miglioramento del programma di audit 29

30 ATTIVITA DI AUDIT AVVIO DELL AUDIT costituzione del gruppo Criteri di scelta Obiettivi, estensione, durata Competenza del personale nella materia oggetto di audit Caratteristiche dell area da verificare (dimensioni, n. addetti, attività svolte) RGA che assicuri autorevolezza Indipendenza Sarebbe opportuno mantenere i l numero di auditor non inferiore a due 30

31 Auditor in addestramento possono essere inclusi nel gruppo audit, ma non dovrebbero operare senza una direzione o una guida Sia il committente dell audit sia l organizzazione oggetto dell audit possono richiedere la sostituzione di particolari membri con motivazioni basate sui principi dell attività di audit 31

32 Il Gruppo audit dovrebbe essere sempre composto da: un auditor che funge da RGA da un esperto tecnico che può coincidere con il RGA o altro auditor eventuali altri auditor 32

33 ATTIVITA DI AUDIT PREPARAZIONE DELLE ATTIVITÀ DI AUDIT SUL POSTO preparazione del piano La scelta delle attività da sottoporre ad audit è determinante per massimizzare le possibilità di conoscere lo stato del sistema di gestione dell organizzazione esaminata. Ciascun processo necessita di tempi adeguati in funzione della complessità e dell importanza delle azioni svolte. 33

34 ATTIVITA DI AUDIT PREPARAZIONE DELLE ATTIVITÀ DI AUDIT SUL POSTO assegnazione dei compiti al GA Il RGA dovrebbe assegnare a ciascun membro del GA compiti precisi. Nell assegnare tali compiti si dovrebbe tenere conto delle esigenze di indipendenza e di competenza dell auditor, di un utilizzazione efficiente delle risorse e dei differenti ruoli e responsabilit à degli auditor, degli auditor in addestramento e degli esperti tecnici. Man mano che l audit progredisce possono essere effettuate delle modifiche alle assegnazioni dei compiti, per assicurare il raggiungimento degli obiettivi dell audit. 34

35 ATTIVITA DI AUDIT PREPARAZIONE DELLE ATTIVITÀ DI AUDIT SUL POSTO preparazione dei documenti di lavoro La lista di riscontro: Durante l audit: è una guida operativa è un elemento di registrazione non è limitante 35

36 La lista di riscontro: Al termine dell audit: è un costante ri ferimento per la preparazione del rapporto è un promemoria delle evidenze oggettive che supportano i rilievi è un elemento per la preparazione di altri audit alla stessa area Contiene un elenco di domande deri vate o connesse ai requisiti applicabili dell audit 36

37 La lista di controllo è: un documento di lavoro una registrazione da archiviare una guida per l auditor e non una gabbia correlata all esperienza di chi la usa 37

38 La lista di controllo deve: possedere una sequenza logica con l obiettivo di raggiungere il grado di approfondimento e l estensione dell indagine desiderata deve essere costruita in modo da consentire una corretta interpretazione anche in tempi successivi 38

39 ATTIVITA DI AUDIT CONDUZIONE DELLE ATTIVITA DI AUDIT SUL POSTO ruoli e responsabilità di guide e osservatori I valutatori dovrebbero essere sempre accompagnati durante la verifica da personale delegato dall organizzazione Per ciascun gruppo o sottogruppo di valutazione dovrebbe essere presente un accompagnat ore E essenziale che gli accompagnatori conoscano le attività che si svolgono nell area in esame 39

40 L accompagnatore deve avere la necessaria competenza e autorità per interagire con i valutatori Il valutatore deve pretendere che siano le persone interpellate a rispondere alle domande poste 40

41 ATTIVITA DI AUDIT CONDUZIONE DELLE ATTIVITA DI AUDIT SUL POSTO raccolta e verifica delle informazioni Le informazioni relative agli obiettivi, al campo e ai criteri di audit, dovrebbero esser raccolte mediante opportuno campionamento durante l audit e dovrebbero es sere verificate Solo le informazioni verificabili possono costituire evidenze dell audit 41

42 Le evidenze dell audit sono basate su campioni delle informazioni disponibili; esiste quindi un elemento di incertezza nell attività di audit, per cui coloro che traggono le conclusioni dell audit dovrebbero essere consapevoli di questa incertezza L audit è solo un istantanea di quanto l organizzazione verificata sta svolgendo in quel periodo 42

43 Fonti di informazione (interviste, osservazioni di attività, riesame dei documenti) Raccolta mediante appropriato campionamento e verifi ca Evidenze dell audit 43

44 Valutazione rispetto ai criteri dell audit Risultanze dell audit Riesame Conclusioni dell audit 44

45 Fonti di informazioni Possono comprendere: a. Interviste con impiegati e altre persone b. Osservazioni delle attività, delle condizioni e dell ambiente di lavoro c. Documenti, quali obiettivi, piani, procedure, norme, istruzioni, licenze e permessi, specifiche, disegni, contratti e ordini d. Registrazioni (di ispezioni, resoconti di riunioni, rapporti di audit, registrazioni di programmi di controllo e risultati di misurazioni) 45

46 e. Analisi di dati, analisi e indicatori di prestazioni f. Informazioni sui programmi di campionamento pertinenti all organizzazione oggetto dell audit e sulle procedure per il controllo del campionamento e dei processi di misurazione g. Rapporti da altre fonti, per esempio, informazioni di ritorno dal cliente, altre informazioni pertinenti da parti esterne e valutazioni di f ornitori h. Valutazione di attrezza ture, impianti e risorse i. Banche dati di computer e siti web 46

47 Conduzioni di interviste Le interviste sono uno dei mezzi importanti di raccolta di informazioni e dovrebbero essere eseguite in maniera che si adattino alla situazione ed alla persona intervistata. L auditor deve considerare: a. Le interviste dovrebbero essere rivolte a persone di opportuni livelli e funzioni che eseguono attività e compiti nell ambito del campo dell audit b. Le interviste dovrebbero essere condotte durante il normale orario di lavoro e sul luogo di lavoro abituale della persona che viene intervistata 47

48 c. Dovrebbe essere fatto ogni sforzo per mettere la persona che viene intervistata a proprio agio prima e durante l intervista d. Dovrebbero essere spiegate le ragioni dell intervista e di ogni annotazione presa e. Le interviste possono essere iniziate con la richiesta alle persona di spiegare il loro lavoro f. Dovrebbero essere vietate le domande che possono influenzare le risposte (domande inf luenzanti) g. I risultati delle interviste dovrebbero essere sintetizzati ed riesaminati con la persona intervistata h. Le persone intervistate dovrebbero essere ringraziate per la loro partecipazione e collaborazione 48

49 Condizione dell intervistato: può essere imbarazza to o trovarsi a disagio l emotività o il tentativo di mentire può essere causa di stress la risposta può non essere chiara (ripetizione della domanda da parte dell auditor) l intervistato può divagare (controllo del colloquio da parte dell auditor) 49

50 Modalità di conduzione dell intervista da parte dell auditor Il linguaggio gestuale è sempre importante Guardare l interlocutore negli occhi Mostrare interesse Non distrarsi per prendere appunti Fare occasionali cenni di assenso Dimostrare con continuità attenzione Essere calmi, educati e rassicuranti Porre le domande direttamente a chi fa il lavoro Non commentare i comportamenti Mantenersi impassibili Esprimersi chiaramente e con precisione Riproporre un domanda se non viene compresa 50

51 Domande inefficaci (è stato addestrato per la mansione che ha?) Domande efficaci (come è stato addestrato per la mansione che ha?) Il silenzio è uno strumento i mportante ed è una leva psicologica Da evitarsi le non-domande (sono domande che hanno già una risposta) 51

52 ATTIVITA DI AUDIT CONDUZIONE DELLE ATTIVITA DI AUDIT SUL POSTO riunione di chiusura Possono verificarsi divergenze di opinione fra auditor e auditati Risoluzione di controversie, come si risolve il problema? Efficace addestramento e buona comunicazione Assenza di sudditanza psicologica nel sostenere la propria opinione Controversie risolte verbalmente con contatti diretti o attraverso le vie ufficiali 52

53 Competenza e valutazione degli auditor La fiducia e l affidabilità accordata al processo di audit dipende dalla competenza di coloro che effettuano l audit, che si basa sulla dimostrazione: a. delle caratteristiche personali b. della capacità di applicare le conoscenze e le abilità generali ottenute mediante l istruzione, l esperienza di lavoro, la formazione ed addestramento come auditor e l esperienza di audit 53

54 Caratteristiche personali Un auditor dovrebbe es sere: a. rispettoso dei principi etici, cioè giusto, veritiero, sincero, onesto e riservato b. di mentalità aperta, cioè disposto a prendere in considerazione idee o punti di vista alternativi c. diplomatico, cioè avere tatto nei rapporti con altre persone d. dotato di spirito di osservazione, cioè attivamente consapevole dell ambiente fisico e delle attività 54

55 e. perspicace, cioè istintivamente percettivo di situazioni e capace di comprenderle f. versatile, cioè pronto ad adeguarsi a differenti situazioni g. tenace, cioè perseverante, concentrato a raggiungere gli obiettivi h. risoluto, cioè capace di pervenire a conclusioni tempestive basate su analisi e ragionament i logici i. sicuro di sé, cioè capace di agire e comportarsi in maniera autonoma e contemporaneament e di interagire in modo efficace con gli altri 55

56 Un auditor dovrebbe: essere puntuale vestirsi bene essere cortese e calmo essere adeguatamente preparato essere preciso immedesimarsi nel ruolo ed evitare di disperdersi essere indipendente e obiettivo esaminare l evidenza prendere appunti e ricordarsi di registrare anche gli aspetti conformi 56

57 Contrastare gli atteggiamenti ostruzionistici da parte dei valutati: Assenze Pausa pranzo Ritardi Giri a vuoto Situazioni particolari 57

58 Un auditor non dovrebbe: essere insistente accanirsi avere fretta temere di risultare sgradevole non sapere né guardare né osservare (soprattutto quando non è impegnato nell indagine) 58

59 Conoscenze ed abilità generali Un auditor dovrebbe conoscere ed essere in grado di: applicare principi, procedure e tecniche di audit, per garantire che gli audit siano effettuati in modo sistematico e coerente pianificare ed organizzare efficacemente il lavoro eseguire gli audit entro i tempi concordat i dare la priorità e concentrarsi sugli aspetti significativi 59

60 raccogliere le informazioni attraverso efficaci interviste, l ascolto, l osservazione e il riesame di documenti, registrazioni e dati comprendere l idoneità e le conseguenze dell utilizzazione delle tecniche di campionamento nell attività di audit verificare l esattezza delle informazioni raccolte confermare la sufficienza e l idoneità delle evidenze dell audit per supportare le risultanze e le conclusioni dell audit 60

61 valutare quei fattori che possono influenzare l affidabilità delle risultanze e delle conclusioni dell audit utilizzare documenti di lavoro per registrare le attività di audit predisporre i rapporti di audit mantenere la riservatezza e la sicurezza delle informazioni comunicare in modo efficace o mediante l abilità linguistica personale 61

62 il sistema di gestione e documenti di riferimento per consentire all auditor di comprendere il campo dell audit e di applicare i criteri dell audit l applicazione dei sistemi di gestione a differenti organizzazioni l interazione fra gli elementi del sistema di gestione l applicazione dei documenti di riferimento a diverse situazioni dell audit 62

63 i sistemi informativi e la tecnologia per l autorizzazione, la sicurezza, la distribuzione e il controllo dei documenti, dei dati e delle registrazioni le situazioni organizzative, per consentire di comprendere il contesto operativo dell organizzazione la dimensione, la struttura, le funzioni e le interrelazioni dell organizzazione i processi generali dell azienda e la relativa terminologia il contesto socio-culturale dell organizzazione oggetto di audit 63

64 le leggi applicabili, i regolamenti ed altri requisiti attinenti alla disciplina i codici, le leggi ed i regolamenti locali, regionali e nazionali i contratti e gli accordi i trattati e le convenzioni internazionali gli altri requisiti sottoscritti dall organizzazione 64

65 Un auditor di Sistema Gestione Qualità dovrebbe conoscere ed essere in grado di applicare: metodi e tecniche relat ivi alla qualità la terminologia della qualità, i principi di gestione per la qualità e la loro applicazione gli strumenti per la gestione della qualità e la loro applicazione i processi ed i prodotti, inclusi i servizi (per consentire di comprendere il contesto tecnologico e la terminologia dello specifico settore) 65

66 Un Responsabile di gruppo audit (RGA) essere in grado di: dovrebbe pianificare l audit e fare uso efficace di risorse rappresentare il gruppo di audit nei rapporti con il committente e con l organizzazione oggetto dell audit organizzare e guidare i membri del gruppo audit 66

67 dirigere e guidare gli auditor in addestrament o guidare il gruppo di audit e raggiungere le conclusioni dell audit prevenire e risolvere i conflitti preparare e completare il rapporto di audit 67

68 Grado di istruzione, formazione, esperienza degli auditor Un auditor dovrebbe: avere conseguito un grado di istruzione sufficiente a consentirgli di acquisire la conoscenza e le abilità richieste avere esperienza di lavoro che contribuisca allo sviluppo delle conoscenze ed abilità definite 68

69 avere completato formazione ed addestramento come auditor in modo tale da contribuire allo sviluppo delle conoscenze e delle abilità; la formazione e l addestramento possono essere erogati dall organizzazione stessa da cui dipende la persona stessa o da un organizzazione esterna avere esperienza di audit; questa esperienza dovrebbe maturata sotto la direzione e la guida di un auditor che abbia la competenza di responsabile del gruppo di audit nella stessa disciplina 69

70 Grado di istruzione, formazione, esperienza dei Responsabi li del gruppo di audit Il Responsabile di un gruppo di audit dovrebbe: avere acquisito esperienza addizionale di audit per sviluppare le conoscenze e le abilità definite (questa esperienza addizionale dovrebbe essere maturata agendo nel ruolo di responsabile del gruppo audit sotto la direzione e la guida di un altro auditor che abbia la competenza di Responsabile di gruppo audit). 70

71 Esempio di grado di istruzione, di livelli di esperienza di lavoro, di formazione e di addestramento come auditor e di esperienza di audit Istruzione Parametro Auditor Istruzione secondaria RGA Come per auditor Esperienza di lavoro complessiva 5 anni Come per auditor Esperienza di lavoro nel campo della gestione qualità Almeno 2 anni dei 5 complessivi Come per auditor Formazione addestramento auditor ed come 40 ore di formazione ed addestramento sull audit Come per auditor 71

72 Esempio di grado di istruzione, di livelli di esperienza di lavoro, di formazione e di addestramento come auditor e di esperienza di audit (segue) Parametro Esperienza di audit Auditor Quattro audit completi per un totale di almeno 20 giorni di esperienza di audit effettuati come auditor in addestramento sotto la direzione e la guida di un auditor avente la competenza di responsabile di gruppo audit. Gli audit dovrebbero essere completati negli ultimi tre anni consecutivi. RGA Tre audit completi per un totale di almeno 15 giorni di esperienza di audit ricoprendo il ruolo di RGA sotto la direzione e la guida di un auditor avente la competenza di responsabile di gruppo audit. Gli audit dovrebbero essere completati negli ultimi due anni consecutivi. 72

73 Mantenimento e miglioramento della competenza L aggiornamento professionale continuo è attinente al mantenimento ed al miglioramento delle conoscenze, delle abilità e delle caratteristiche personali L aggiornamento professionale può essere ottenuto con metodi come l ulteriore esperienza di lavoro, formazione e addestramento, studi personali, partecipazione a convegni, seminari e conferenze o altre pertinenti attività. Gli auditor dovrebbero dimostrare il loro continuo aggiornamento professionale Gli auditor dovrebbero mantenere e dimostrare la loro capacità ad eseguire audit effettuando con continuit à audit 73

74 Valutazione degli auditor e del RGA La valutazione degli auditor e dei RGA dovrebbe essere pianificata,attuata e registrata in accordo con le procedure del programma di audit. La valutazione avviene attraverso: la valutazione iniziale di persone che desiderano diventare auditor la valutazione degli auditor come parte del processo di scelta del gruppo di audit la valutazione continua delle prestazioni dell auditor per individuare esigenze di mantenimento e di miglioramento delle conoscenze e delle abilit à 74

75 Il processo di valutazione degli auditor è composto da quattro fasi principali Fase 1: determinazione delle caratteristiche personali e delle conoscenze e delle abilità per soddisfare le esigenze del programma di audit Fase 2: individuazione dei criteri di valutazione Fase 3: scelta del metodo di valutazione appropriato Fase 4: esecuzione della valutazione 75

76 Fase 1:determinazione delle caratteristiche personali e delle conoscenze e delle abilità per soddisfare le esigenze del programma di audit Si dovrebbero considerare la dimensione, la natura e la complessità dell organizzazione da sottoporre ad audit gli obiettivi e l estensione del programma di audit i requisiti della certif icazione e dell accreditamento il ruolo del processo di audit nella gestione dell organizzazione da sottoporre ad audit il livello di riservatezza richiesto nel programma di audit la complessit à del sistema di gestione da sottoporre ad audit 76

77 Fase 2: individuazione dei criteri di valutazione I criteri possono essere quantitativi (anni di esperienza di lavoro, numero di audit eseguiti, ore di formazione e di addestramento nell audit) o qualitativi (dimostrazione di particolari caratteristiche personali, conoscenze o abilità durante la formazione ed addestramento o sul luogo di lavoro) 77

78 Fase 3: Scelta del metodo di valutazione appropriato La valutazione dovrebbe essere effettuata da parte di una persona o da parte di un gruppo di esperti utilizzando una o più metodi scelti tra quelli indicati nel prospetto. Nell usare il prospetto si dovrebbe tenere presente che: i metodi descritti rappresentano una serie di opzioni e possono non applicarsi in tutte le situazioni l affidabilità dei vari metodi descritti può variar e generalmente si dovrebbe utilizzare una combinazione di metodi per assicurare un risultato obiettivo, coerente, giusto ed affidabile 78

79 Metodi di valutazione Riesame delle registrazioni Obiettivi Per verificare il bagaglio professionale dell auditor Esempi Analisi delle registrazioni attestanti l istruzione, la formazione e l addestramento, l attività lavorativa e l esperienza di audit Informazioni di ritorno positive e negative Per fornire informazioni su come viene percepita la prestazione dell auditor Ricerche, questionari, referenze personali, testimonianze, reclami, valutazione di prestazioni Interviste Osservazione Esame Riesame post audit Per valutare le caratteristiche personali e la capacità di comunicare, verificare le informazioni e le conoscenze ed acquisire ulteriori informazioni Per valutare le caratteristiche personali e la capacità di applicare conoscenze e abilità Per valutare le caratteristiche personali, le conoscenze e le abilità e la loro applicazione Per fornire informazioni quando l osservazione diretta può non essere possibile o appropriata Interviste a faccia a faccia ed interviste telefoniche Giochi di ruolo, audit con supervisore, prestazioni sul lavoro Esami orali e scritti, esami psicometrici Riesame del rapporto di audit e discussione con il committente dell audit, dell organizzazione oggetto dell audit, con colleghi e con l auditor 79

80 Fase 4: Esecuzione della valutazione In questa fase le informazioni raccolte sulla persona vengono confrontate con i criteri stabiliti nella fase 2. Quando una persona non soddisfi i criteri, sono richiesti ulteriore formazione ed addestramento, esperienza di lavoro e/o di audit, a seguito dei quali dovrebbe aver luogo una nuova valutazione 80