LA NUOVA NORMA UNI EN ISO SUGLI AUDIT DI SISTEMI DI GESTIONE PER LA QUALITA E AMBIENTALI

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1 Via I. De Blasi, 24 Alcamo (TP) LA NUOVA NORMA UNI EN ISO SUGLI AUDIT DI SISTEMI DI GESTIONE PER LA QUALITA E AMBIENTALI

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4 UNI EN ISO 19011!" #!

5 UNI EN ISO Il punto 4 descrive i principi dell attività di audit; Il punto 5 fornisce linee guida per la gestione di programmi di audit; Il punto 6 fornisce linee guida per la conduzione dell audit; Il punto 7 fornisce linee guida sulla competenza necessaria.

6 I PRINCIPI DELL ATTIVITA DI AUDIT I principi fanno della verifica un efficiente e affidabile strumento in supporto alle politiche di gestione e al controllo, fornendo informazioni su quello che un organizzazione può fare per migliorare le sue prestazioni. L aderenza a questi principi è un prerequisito, perché le conclusioni di una verifica siano pertinenti e sufficienti e per garantire che verificatori che operano indipendentemente l uno dall altro, raggiungano conclusioni simili in simili circostanze.

7 Principi riferiti ai valutatori: Condotta etica: il fondamento della professionalità. Fiducia, integrità, riservatezza, discrezione sono essenziali per la valutazione. Presentazione imparziale: l obbligo di fare report veritieri ed accurati. I rilievi, la conclusione della verifica e i report devono riferire in modo veritiero e accurato le attività di verifica. Devono essere inseriti nel report gli ostacoli significativi incontrati durante la verifica e non risolti o le opinioni divergenti fra il GVI e il verificato. Adeguata professionalità: l applicazione di accuratezza e di discernimento nella conduzione della verifica. I verificatori devono porre un attenzione di livello adeguato all importanza del compito da svolgere e alla fiducia posta in loro dai committenti della verifica e dalle altri parti interessate. Avere la necessaria competenza è un pre-requisito.

8 Principi riferiti ai valutatori: Ulteriori principi di verifica si riferiscono al processo di verifica. Una verifica è per principio indipendente e sistematica e queste caratteristiche sono strettamente legate ai seguenti principi di verifica: Indipendenza: la base per l imparzialità e l obiettività della conclusione della verifica. I valutatori devono essere indipendenti rispetto all attività da verificare e liberi da pregiudizi e da conflitto d interessi. I valutatori devono mantenere uno stato di obiettività durante il processo di verifica per garantire che i rilievi e le conclusioni saranno basati solamente su evidenze. Evidenza: la base razionale per ottenere conclusioni della verifica affidabili e riproducibili in un processo sistematico di verifica. L evidenza è verificabile. È basata su campioni di informazioni disponibili, poiché una verifica è condotta durante un periodo finito di tempo e con risorse finite. L'uso appropriato di campioni è strettamente correlato alla confidenza che può essere data alle conclusioni di una verifica.

9 L AUDIT PUO ESSERE: 1 & 2 PARTE AUTOCONTROLLO verifica ispettiva effettuata dallo stesso personale interno all azienda (rappresentanti della direzione) per valutare la corretta attuazione delle procedure predisposte. 3 PARTE VALUTAZIONE valutazione che effettua un ente terzo (ENTE CERTIFICATORE) per verificare la conformità agli standard di gestione ambientale (EMAS ed UNI EN ISO 14001).

10 L organizzazione deve assicurare che siano condotti audit interni del sistema di gestione ambientale a intervalli pianificati, al fine di : a) determinare se il sistema di gestione ambientale: è conforme a quanto è stato pianificato per la gestione ambientale,compresi i requisiti della presente norma internazionale; è stato correttamente attuato ed è mantenuto attivo; b) fornire alla direzione informazioni sui risultati degli audit. Uno o più programmi di audit devono essere pianificati, stabiliti, attuati e mantenuti attivi dall organizzazione, tenendo in considerazione l importanza ambientale della/e operazione/i esaminata/e e i risultati degli audit precedenti.

11 Devono essere stabilite, attuate e mantenute attive una o più procedure di audit che indichino: - le responsabilità e i requisiti per pianificare e condurre gli audit, per riportarne i risultati e per conservarne le relative registrazioni; - la determinazione dei criteri, del campo di applicazione, della frequenza e della metodologia degli audit. La selezione degli auditor e la conduzione degli audit deve assicurare l obiettività e l imparzialità del processo di audit.

12 3 PARTE VALUTAZIONE A) Determinazione del grado di conformità del sistema di gestione dell organizzazione oggetto dell audit, o di parte di tale sistema, rispetto ai criteri dell audit; B) Valutazione della capacità del sistema di gestione di assicurare la conformità con i requisiti cogenti e contrattuali; C) Valutazione dell efficacia del sistema di gestione nel conseguire gli obiettivi specificati; D) Identificazione di aree di potenziale miglioramento del sistema di gestione.

13 Organizzazione e programmazione degli AUDIT Per una corretta conduzione del programma di audit, e per trarne il miglior beneficio, occorre: una programmazione degli audit sul medio periodo; che siano definiti gli obiettivi di ogni audit; che le attività di audit siano preparate e pianificate singolarmente prima di attuarle; che siano guidate, per non improvvisare la scelta delle cose da verificare; che siano basate su evidenze oggettive, perché i risultati non siano opinabili; che siano documentate, per evitare equivoci e registrare i risultati; che siano seguite da Azioni Correttive, per eliminare le carenze emerse. Programmare l attività di audit di un determinato periodo significa: definire le Aree da verificare, definire la frequenza degli audit, allocare le attività di audit nel tempo, in base al livello di controllo/padronanza che si ritiene necessario perché il Sistema sia efficace, ai problemi presenti nelle diverse zone del sito, alle criticità organizzative, al particolare momento in cui si trova l Organizzazione.

14 Gli attori di un attività di audit 1. Il Committente dell audit; 2. Il valutando: la Organizzazione o parte dell Organizzazione oggetto dell audit; 3. Il Gruppo di audit: le persone che svolgono l audit, su incarico del Committente.

15 Gli attori di un attività di audit Le figure che fanno parte di un gruppo di audit, per qualunque tipo di audit e nella forma più completa: il responsabile (RGVI), che è il responsabile ultimo per tutte le fasi della verifica stessa e deve avere l autorità di prendere le decisioni finali in merito alla conduzione del piano dell audit ed a qualsiasi osservazione che ne scaturisca; gli auditor (AVI), che svolgono assieme al RGVI l attività di audit; l esperto tecnico (technical expert), quando necessario per fornire conoscenze e competenze specifiche al gruppo di audit; i valutatori in addestramento; è consigliabile inserire le persone in addestramento in modo operativo con semplici incarichi; gli osservatori, (scarsamente presenti negli audit interni), che non fanno parte del GVI. Possono esserci anche guide o accompagnatori che stabiliscono contatti e appuntamenti, preparano visite a parti del sito o dell Organizzazione. Le guide sono i testimoni della verifica per conto del verificato.

16 Costituzione del Gruppo di audit Il GVI dovrebbe essere costituito tenendo conto della competenza necessaria per raggiungere gli obiettivi della verifica. Tenendo quindi in considerazione: obiettivi, campo d azione, criteri e durata stimata della verifica; la competenza complessiva del Gruppo necessaria per raggiungere gli obiettivi; requisiti dell organismo di accreditamento/certificazione, applicabile; la necessità di garantire l indipendenza del GVI dalle attività che devono essere verificate ed evitare il conflitto d interessi; l abilità del GVI di interagire efficacemente con il verificato e di lavorare assieme; la lingua in cui si svolge la verifica e la comprensione delle caratteristiche sociali e culturali del verificato sia attraverso capacità proprie del valutatore sia attraverso il supporto di un esperto tecnico. Il processo per assicurare la competenza globale del GVI dovrebbe includere i seguenti passi: identificare la conoscenza e gli skills necessari per raggiungere gli obiettivi della verifica; selezionare i membri del Gruppo in modo tale che la conoscenza e gli skills siano presenti nel Gruppo.

17 Obiettivi, campo di azione e criteri dell audit Definizione degli obiettivi, del campo d azione e dei criteri dell audit Entro gli obiettivi generali di un programma di verifica, una specifica verifica dovrebbe essere basata su obiettivi, scopo, criteri documentati. Gli obiettivi della verifica dovrebbero essere definiti dal committente della verifica. Il campo d azione ed i criteri dovrebbero essere definiti dal committente della verifica e dal leader del GVI in accordo con le procedure del programma di verifica. Gli obiettivi della verifica definiscono che cosa deve essere raggiunto con la verifica. Il campo d azione della verifica descrive l estensione e i confini della verifica come allocazioni fisiche, unità organizzative, attività e processi da verificare e il tempo da impiegare per la verifica. I criteri di verifica possono includere, per quanto applicabili, politiche, procedure, norme, leggi e regolamenti, requisiti del sistema di gestione, requisiti o codici operativi di settore.

18 Attività di Audit 1) Inizio dell audit; 2) Conduzione del riesame della documentazione; 3) Preparazione delle attività di audit sul posto; 4) Svolgimento delle attività di audit sul posto; 5) Preparazione, approvazione e distribuzione del rapporto di audit; 6) Chiusura dell audit; 7) Attuazione delle azioni successive all audit.

19 Conduzione del riesame della documentazione La documentazione della organizzazione oggetto di audit dovrebbe essere riesaminata prima dello svolgimento dell audit sul posto. In alcuni casi si può rimandare, se ciò non danneggia l audit. Nel caso la documentazione risulti inadeguata, il Responsabile del gruppo di audit dovrebbe informare il committente dell audit e l organizzazione oggetto dell audit. A quel punto si dovrebbe decidere se sospendere l audit fino alla risoluzione delle perplessità sulla documentazione.

20 Preparazione del piano di verifica La quantità di dettagli del piano, a cura del Responsabile del gruppo di audit, dovrebbe riflettere il campo d azione e la complessità della verifica. I dettagli possono differire nel caso di verifiche iniziali e successive ed anche verifiche interne ed esterne. Il piano dovrebbe essere sufficientemente flessibile per permettere variazioni, come, ad esempio, nel campo d azione che può diventare necessario in campo durante le attività di verifica. Il piano dovrebbe includere o descrivere: gli obiettivi dell audit; i criteri dell audit e i documenti di riferimento; il campo d azione, includendo l identificazione delle unità organizzative e dei processi da sottoporre ad audit; le date e i posti dove le attività in campo dovranno essere condotte; l ora e la durata attesa per le attività in campo, includendo incontri con i responsabili del valutando e incontri del Gruppo; i ruoli e le responsabilità dei membri del Gruppo e le persone di accompagno; l allocazione di risorse appropriate nelle aree critiche dell audit.

21 Preparazione del piano di verifica Il piano deve anche includere, come appropriato: l identificazione del rappresentante del valutando, per l audit; la lingua di lavoro e di reporting, dove nell attività di audit vi siano differenze linguistiche fra auditor e verificando; gli argomenti del report (includendo ogni metodo per graduare le non conformità), formato e struttura, data attesa di redazione e distribuzione; sistemazioni logistiche; questioni relative alla riservatezza; le eventuali azioni successive all audit. Il piano dovrebbe essere riesaminato ed accettato dal cliente e presentato al valutando prima di iniziare le attività in campo. Ogni obiezione fatta dal valutando dovrebbe essere risolta fra il RGVI, il verificato e il cliente della verifica. Ogni piano rivisto dovrebbe essere concordato fra le parti interessate prima di continuare la verifica.

22 La preparazione dei documenti di lavoro Dovrebbero essere preparati e usati dal GVI documenti di lavoro come riferimento e registrazione del procedere dell attività di verifica e possono includere: liste di riscontro e piani di campionamento, moduli per registrare le informazioni, come supporto dell evidenza, rilievi e registrazioni degli incontri. L uso di liste di riscontro e di moduli non dovrebbe restringere l estensione delle attività di audit che possono cambiare a seguito di informazioni raccolte durante l attività di audit.

23 Attività di audit sul posto La conduzione di un audit è articolata in: Riunione preliminare o d apertura (da UNI EN ISO 19011:2003 conduzione della riunione di apertura, rif ) Indagine sul campo (comunicazione durante gli audit, rif.6.5.2, ruoli e responsabilità di guide ed osservatori, rif.6.5.3, raccolta e verifica di informazioni, rif.6.5.4, origine dei rilievi dell audit, rif ), Riunione finale (preparazione delle conclusioni dell audit, rif.6.5.6, conduzione della riunione di chiusura, rif.6.5.7, preparazione del rapporto di audit, rif.6.6.1, approvazione e distribuzione del rapporto di audit, rif )

24 Conduzione della riunione di apertura Dovrebbe essere tenuta una riunione d apertura con la direzione del valutando o, dove appropriato, con i responsabili delle funzioni o processi da sottoporre ad audit. Lo scopo è: riesaminare il piano di audit; fornire un breve sommario di come saranno svolte le attività di audit; confermare i canali di comunicazione; dare l opportunità al valutando di fare domande. L attività di audit inizia con una riunione introduttiva in cui il RGVI illustra il programma e fissa la data della riunione finale, ove si esamineranno criticamente i risultati. Argomenti principali da trattare nella riunione: Piano generale dell audit dell Organizzazione Finalità e obiettivi dell audit in corso Estensione dell audit in corso Programma dell audit in corso Limiti dell audit Follow-up dell audit Richiesta di collaborazione

25 La comunicazione durante la verifica Il GVI dovrebbe conferire periodicamente per scambiarsi informazioni, verificare il progredire della verifica e riassegnare il lavoro fra gli auditor, come necessario. Durante l audit, il RGVI dovrebbe periodicamente comunicare al verificando e al committente dell audit, come appropriato, lo stato dell audit e ogni problema. Evidenze raccolte nell audit che segnalano un immediato e significativo rischio, devono essere riportate senza ritardo al valutando e, se appropriato, al committente dell audit. Dove l evidenza dell audit indica che gli obiettivi dell audit non si possono ottenere, il responsabile del gruppo di audit dovrebbe portare le ragioni al committente dell audit e al valutando per determinare le azioni appropriate. Queste azioni possono includere la riconferma del piano di audit, la conclusione dell audit o una modifica negli obiettivi dell audit e/o nel campo d azione

26 Raccolta e verifica delle informazioni Dovrebbero essere raccolte mediante appropriato campionamento durante l audit e verificate le informazioni relative agli obiettivi dell audit, al campo d azione ed ai criteri, includendo informazioni relative alle interfacce fra le funzioni, attività e processi. Soltanto le informazioni che sono verificabili possono essere considerate evidenze dell audit. Le evidenze dell audit dovrebbero essere registrate così come sono. I metodi per raccogliere informazioni includono: Interviste; osservazione di attività; esame di documenti

27 La generazione dei rilievi Durante l indagine sono normalmente individuati fatti che oggettivamente non sono conformi alle regole o non sono adeguati o non sono efficaci: questi sono i rilievi. Tutti i rilievi si devono basare su evidenze oggettive. Le evidenze dell audit dovrebbero essere valutate in riferimento ai relativi criteri per generare i rilievi. I rilievi possono indicare sia conformità, sia non conformità ai criteri dell audit e/o identificare opportunità di miglioramento. Il GVI dovrebbe incontrarsi quanto necessario per riesaminare i rilievi in determinati momenti durante l attività di audit.

28 La preparazione delle conclusioni della verifica ispettiva Il GVI dovrebbe riunirsi prima della riunione finale per: riesaminare i rilievi ed ogni altra informazione appropriata raccolta durante l audit rispetto agli obiettivi dell audit ; accordarsi sulle conclusioni dell audit prendendo in considerazione l incertezza associata all audit ; preparare raccomandazioni, se specificato negli obiettivi dell audit ; discutere le azioni successive all audit, se appropriato. Esempio: Le conclusioni dell audit possono interessare argomenti come: estensione della conformità del sistema di gestione con i criteri dell audit; l efficace implementazione e mantenimento del sistema di gestione; la capacità del processo di riesame della gestione di garantire la continua adattabilità, adeguatezza ed efficacia del sistema di gestione.

29 La conduzione della riunione finale Si dovrebbe tenere la riunione finale per presentare i rilievi e le conclusioni in maniera tale, che essi siano conosciuti e capiti e ottenere l accordo, se appropriato, sul periodo di presentazione di un piano di azioni correttive. I partecipanti alla riunione finale dovrebbero includere il verificato e anche il cliente della verifica e altre parti. Ogni diversa opinione relativa ai rilievi e/o le conclusioni fra il GVI ed il valutando, dovrebbe essere discussa e se possibile risolta. Se non risolta, entrambe le opinioni dovrebbero essere registrate. Se specificato negli obiettivi dell audit, dovrebbero essere presentate raccomandazioni per miglioramenti. Dovrebbe essere fatto presente che le raccomandazioni non sono obbligatorie. Lo scopo principale della riunione finale è di presentare le carenze in maniera tale che i risultati dell audit siano chiaramente compresi. L audit si conclude con la Riunione di chiusura che il GVI tiene con la Direzione e con i responsabili delle Aree interessate. La riunione è guidata dal RGVI.

30 Il Rapporto di audit Il RGVI dovrebbe essere responsabile della preparazione e del contenuto del rapporto. Il rapporto dovrebbe fornire una completa, accurata, concisa e chiara registrazione dell attività di audit. Il Rapporto di audit viene elaborato dopo l indagine e la riunione finale. Il rapporto dell audit riassume l'esito dell Audit ed esprime il giudizio del GVI sul SG, sulla sua efficacia, sull opportunità di miglioramenti. Il rapporto dovrebbe includere o fare riferimento, come segue: obiettivi dell audit; campo d azione dell audit, particolarmente l identificazione delle unità organizzative e funzionali o dei processi verificati e il periodo temporale coperto; identificazione del committente dell audit; identificazione dei membri del Gruppo di audit; date e posti in cui sono state condotte le attività in campo; criteri secondo cui è stato svolto l audit; rilievi; conclusioni della verifica.

31 Il Rapporto di audit I rapporti dovrebbero anche includere o fare riferimento, come appropriato, a: il piano di audit; la lista delle persone verificate; un sommario dei processi verificati inclusi gli ostacoli incontrati che possono ridurre la fiducia che può essere posta nelle conclusioni dell audit; la conferma che gli obiettivi dell audit sono stati raggiunti, entro il campo d azione dell audit, in accordo con il piano di audit; le aree non coperte, sebbene entro il campo d azione dell audit; le opinioni divergenti fra Gruppo e valutando non risolte; le raccomandazioni per il miglioramento, se specificate negli obiettivi dell audit; il piano concordato delle azioni a seguire; un affermazione sulla natura riservata dei contenuti; la lista di distribuzione del rapporto.

32 Azioni correttive L inoltro alla controparte delle Richieste di Azioni Correttive rappresenta l inizio del processo di eliminazione delle carenze riscontrate in una attività di audit. Le azioni correttive non sono considerate come parte integrante del processo di audit, ma ne sono la naturale conseguenza. Anzi, si può dire che la VI serve a poco se non è seguita da azioni correttive per eliminare le cause delle non conformità rilevate. Processo di eliminazione delle carenze La risoluzione delle NC non deve limitarsi a tamponare, con un azione di rimedio, le carenze riscontrate, ma deve configurarsi in un indagine sulle cause delle carenze cui devono corrispondere azioni che eliminano le cause. La verifica della corretta attuazione e dell efficacia della AC è fatta dalla Direzione o, per sua delega, da un responsabile. Essa dipende dall importanza della NC: può andare da un semplice riscontro a tavolino, ad una verifica in loco, ad una nuova attività di audit.

33 Via I. De Blasi, Alcamo

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