ISO 14001:1996. Tipo di audit Data. Norme aggiuntive. Ditta. Indirizzo. NPA/Località. Persona di contatto. No. cliente. Settore da certificare

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1 Associazione Svizzera per Sistemi di Qualità e di Management (SQS) Casella postale, CH-3052 Zollikofen Tel: +41/31/ / Fax: +41/31/ :1996 QUESTIONARIO PER L`ISPEZIONE DI SISTEMI DI MANAGEMENT AMBIENTALE APPLICAZIONE Tipo di audit Data Norme aggiuntive AZIENDA Ditta Indirizzo NPA/Località Persona di contatto No. cliente Settore da certificare Campo d'attività Nr. Scope principale Nr. Scope aggiuntivi Edizione: Aprile 2000 Copyright, Associazione Svizzera per Sistemi di Qualità e di Management (SQS), Zollikofen

2 Pagina 2 di 25 Team di auditori 1. Auditore 2. Auditore Candidato/osservatore Indice 0.1 Informazioni sulla azienda Campo di applicazione Riferimenti normativi Termini e definizioni 5 1 Esigenze generali 6 2 Politica ambientale 6 3 Pianificazione Aspetti ambientali Prescrizioni legislative e altre esigenze Obiettivi Programma di gestione ambientale 10 4 Implementazione ed attuazione Struttura e responsabilità Addestramento, coscienza ambientale e competenze Comunicazione Documentazione del sistema di gestione ambientale Gestione della documentazione Controllo delle attività operative Disposizioni per casi d'emergenza 18 5 Sorveglianza e azioni correttive Rilevazione e misurazione Errori, azioni correttive e preventive Registrazioni Sistema di audit ambientale 22 6 Valutazione del sistema di gestione ambientale da 24 parte dell alta Direzione Pagina

3 Pagina 3 di Informazioni sulla azienda Settore e Attività: Prodotti e Processi:

4 Pagina 4 di 25 Informazioni sulla azienda (continua) Campo d'applicazione del sistema di gestione ambientale (SGA): Sede dell'azienda Attività Dimensioni / No. dipendenti Indicazioni sui siti Allegati: Osservazioni: (da compilare al più tardi durante la stesura del programma per l audit di certificazione, per permettere la preparazione al team di auditori) Layout dell'azienda Sommario dei prodotti/processi/impianti Sommario dei requisiti legislativi Sommario degli aspetti ambientali Sommario delle evidenti disposizioni legislative Sommario dell analisi INPUT/OUTPUT (materiali/energia)

5 Pagina 5 di Campo di applicazione Questa checklist è un aiuto per la verifica di un sistema di management ambientale. Contiene tutte le domande essenziali relative al modello di norma Riferimenti normativi Le norme di base applicabili sono : Termini e definizioni Si considerano applicabili i termini e le definizioni della norma :1996.

6 Pagina 6 di 25 1 Esigenze generali 1-01 Il sistema di gestione ambientale è completamente stabilito ed introdotto (tutti gli elementi che sono alla base della norma SGA)? 1-02 Il SGA viene mantenuto ed attualizzato? 1-03 E stato considerato anche l ulteriore sviluppo del SGA? 1-04 Il campo d'applicazione del SGA è definito? 1-05 Il SGA garantisce che i risultati delle attività aziendali siano concordi con la politica e gli obiettivi ambientali? 2 Politica ambientale 2-01 Esiste una politica ambientale stabilita per iscritto?

7 Pagina 7 di Questa politica è in accordo con una politica ambientale corporativa eventualmente preesistente? 2-03 Questa politica è stata messa in vigore dalla Direzione aziendale? 2-04 La politica ambientale è conforme e appropriata soprattutto per quanto riguarda: - il tipo e l'importanza delle attività, - gli aspetti significativi ambientali? 2-05 La politica ambientale contempla: - l'impegno al miglioramento continuo e alla prevenzione delcarico ambientale, - l'impegno all'adempimento delle leggi, delle direttive emanate da parte delle autorità e di ulteriori richieste? 2-06 La politica ambientale è sufficientemente significativa come punto di partenza per la propria realizzazione? 2-07 La politica ambientale è conosciuta a tutti i livelli aziendali nel rispetto dei vari livelli gerarchici e si agisce conformemente ad essa?

8 Pagina 8 di La politica ambientale è resa pubblica e divulgata? 3 Pianificazione 3.1 Aspetti ambientali Esiste una procedura definita per iscritto per la rilevazione e la valutazione degli a- spetti ambientali? Esiste un sommario dei principali processi e dati rilevanti per l'ambiente? Questa procedura garantisce che: - gli aspetti ambientali vengano identificati, - siano incluse tutte le attività, i prodotti e i servizi che potrebbero risultarne influenzati, - ci sia la determinazione degli aspetti ambientali più significativi, - venga allestita una adeguata documentazione Avvertenza: Dove appropriato, riferito a: - emissioni controllate e incontrollate nell'atmosfera - inquinamenti controllati e non controllati delle acque - rifiuti solidi e altri - contaminazione del suolo - utilizzo del suolo, acque, sostanze combustibili ed energia, così come di altre risorse naturali - rumori, odori, polveri, vibrazioni e i impatto visivio - specifici inquinamenti ambientali Tenendo in considerazione le seguenti situazioni: - normali condizioni d'esercizio - anomale condizioni d'esercizio - situazioni di contrattempi/incidenti/emergenze - attività passate/presenti e pianificate

9 Pagina 9 di La rilevazione e la valutazione degli aspetti ambientali vengono sottoposte ad un aggiornamento periodico? Per la determinazione dei significativi a- spetti ambientali vengono impiegati metodi di adeguata entità (volumi d'affari, rischi ambientali)? 3.2 Prescrizioni legislative e altre esigenze Esiste una procedura definita per iscritto per ilrilevamento (esterno) delle esigenze ambientali e questi documenti sono disponibili? La procedura tiene conto: - delle prescrizioni di legge, - delle condizioni imposte da parte delle autorità, - di altri obblighi supplementari propri dell'azienda (responsible care programme, ICC-Charter, ecc.)? Viene allestito un quadro adeguato e dettagliato sulle esigenze/richieste esistenti?

10 Pagina 10 di Obiettivi Esiste una procedura per la determinazione, l'aggiornamento e la documentazione degli obiettivi ambientali? Gli obiettivi prefissati sono disponibili, introdotti e attuali a tutti i livelli dell'organizzazione? Gli obiettivi della politica ambientale sono attendibili e completi? Il processo di determinazione degli obiettivi tiene conto: - delle prescrizioni di legge applicabili, - dei significativi aspetti ambientali, - degli aspetti tecnologici, - delle condizioni economiche, - dell'ambiente aziendale, - del punto di vista delle cerchie interessate? Viene garantita la misurabilità mediante obiettivi sufficientemente quantificati? 3.4 Programma digestione ambientale È disponibile introdotto ed aggiornato un programma di gestione ambientale?

11 Pagina 11 di Questo programma contiene le responsabilità, i mezzi e le scadenze per il raggiungimento degli obiettivi? Comprende tutti i livelli gerarchici e le funzioni rilevanti? Le modifiche fondamentali che intervengono nelle attività aziendali (ad es. nuovi sviluppi, cambiamenti, chiusure) sono ugualmente soggette al programma di gestione ambientale? Gli obiettivi ambientali riguardanti ciò sono inseriti nel programma di gestione ambientale? 4 Implementazione ed attuazione 4.1 Struttura e responsabilità La struttura organizzativa dell'azienda è definita? I compiti, le responsabilità, le competenze e i reciproci rapporti sono definiti per iscritto?

12 Pagina 12 di Queste definizioni (compiti, responsabilità, competenze, ecc.) sono tutte inglobate nelle funzioni previste nel SGA? Tali definizioni sono note al personale interessato e ne viene assicurata la disponibilità? È stato nominato un incaricato per l'ambiente dal management della Direzione a- ziendale? Questo incaricato per l'ambiente ha la competenza e la facoltà: - per far accettare il SGA e le richieste, - per allestire rapporti sulla situazione e sui risultati del SGA? Esistono, grazie alle regole che disciplinano responsabilità e competenze, le idonee premesse per un'effettiva gestione delle problematiche ambientali? Vengono messe a disposizione dal management le risorse necessarie per permettere la formulazione e la sorveglianza della politica ambientale e degli o- biettivi?

13 Pagina 13 di Viene assicurato che i problemi relativi all'ambiente vengano riconosciuti e vengano predisposte le relative soluzioni? 4.2 Addestramento, coscienza ambientale e competenze Sono definite le procedure per rilevare il fabbisogno di addestramento e per la sua realizzazione? Questo rilevamento comprende tutto il personale che svolge attività importanti ai fini ambientali? Vengono sistematicamente pianificate, e- seguite e documentate le attività di addestramento? Queste misure di addestramento contemplano: - l'importanza del rispetto delle direttive, - la spiegazione dei significativi aspetti ambientali (attuali/potenziali), - l'informazione sulle mansioni e sulle responsabilità, - la dimostrazione delle conseguenze in caso di mancato rispetto delle direttive?

14 Pagina 14 di Vengono effettuate attività di addestramento del personale volte alla formazione di una coscienza ambientale? Il personale con mansioni rilevanti ai fini ambientali, è adeguatamente competente in quanto a formazione, addestramento e esperienze di carattere pratico? 4.3 Comunicazione Esiste una procedura stabilita per iscritto per la reciproca comunicazione all'interno dell'azienda relativamente alle questioni ambientali? Questa procedura prevede la disponibilità di idonei strumenti per la comunicazione dall'alto verso il basso e viceversa? Sono regolamentati per iscritto l'accettazione, il trattamento e la documentazione di importanti pareri esterni provenienti da cerchie interessate? Queste informazioni vengono sistematicamente valutate e incluse nel processo di miglioramento?

15 Pagina 15 di I procedimenti per la comunicazione esterna sono presi in considerazione e la procedura è, eventualmente, definita? 4.4 Documentazione del sistema di gestione ambientale Il sistema di gestione ambientale (SGA) è descritto? Include tutte le esigenze / elementi richiesti dalla? La descrizione è adeguata e chiara? La struttura dei documenti del sistema è definita e viene indicata la correlazione con la documentazione in vigore? 4.5 Controllo della documentazione Sono state stabilite le procedure che regolano il controllo di tutti i documenti per la descrizione e l'applicazione del SGA? Questi documenti vengono controllati e approvati da personale appositamente autorizzato?

16 Pagina 16 di Questi documenti sono disponibili presso gli uffici che esercitano le relative attività? I documenti superati vengono immediatamente sostituiti e i documenti non più validi eliminati? E evidente quale sia lo stato di modifica di questi documenti? È definita una procedura per le modifiche di tutti i documenti? Le modifiche dei documenti vengono verificate e autorizzate? Il luogo di utilizzo previsto dei documenti è identificabile? Viene eseguita una verifica periodica per appurare che i documenti vengano aggiornati tempestivamente? È stato fissato il tempo di archiviazione dei documenti superati?

17 Pagina 17 di Controllo delle attività operative Esiste un quadro riassuntivo di quelle attività e lavori che sono rilevanti per gli a- spetti ambientali? Esistono procedure documentate e istruzioni di processo per il controllo di queste attività? Considerare le seguenti attività / processi: - marketing, vendita, assistenza - progettazione e sviluppo - acquisti e appalti esterni - produzione ed installazione - imballaggio e immagazzinamento di materiale ausiliario - smaltimento - altri processi di sostegno Con queste procedure - le attività aziendali, - gli strumenti dell' azienda (incl. la manutenzione), - il ciclo di vita dei prodottisono stati sufficientemente presi in considerazione? Queste procedure garantiscono che - i principi base della politica ambien tale trovino applicazione anche nel caso di prestazionicomplementari (subfornitori)? - le esigenze rilevanti e le prescrizioni siano fatte presenti ai sottofornitori?

18 Pagina 18 di Nelle istruzioni di processo sono contenuti i parametri del processo per il padroneggiamento del processo? Queste istruzioni relative ai processi vengono applicate nella attività pratica dell azienda? 4.7 Disposizioni per casi d emergenza Esistono procedure documentate per situazioni d'emergenza (incidenti ed emergenze)? Queste procedure sono aggiornate, disponibili e note al personale? Le procedure comprendono: - competenze, modi di procedere per possibili situazioni d'emergenza, - provvedimenti per prevenire e limitare danni ambientali? Le norme e le procedure di emergenza si basano su un'analisi sistematica della situazione (rischio)? Nota: Considerare i seguenti aspetti: - pericolosità e rilevanza del rischio - quantità di materiale pericoloso, luogo di stoccaggio - obiettivi e misure di protezione (aspetti tecnici, organizzativi, strutturali)

19 Pagina 19 di Viene fatta una rielaborazione delle norme e delle procedure di emergenza sulla base delle esperienze acquisite? Le procedure di emergenza vengono verificate sulla base della loro funzionalità? 5.1 Rilevazione e misurazione Esiste un quadro riassuntivo di quale elementi sia importante ai fini ambientali controllare, rilevare e misurare con regolarità? Questi elementi si basano in modo significativo sulle richieste derivanti da leggi / vincoli / obiettivi / programmi / attività operative / disposizioni in caso d'emergenza? Esistono procedure documentate per sorvegliare, misurare, registrare e valutare gli elementi rilevanti ai fini ambientali? Le procedure stabilite comprendono la correlazione con i dati di controllo, con lo scopo di accertare il soddisfacimento delle e- sigenze legislative?

20 Pagina 20 di I metodi utilizzati per la sorveglianza, la rilevazione e la misurazione sono definiti e appropriati (ad es. misurazioni, valutazioni, ispezioni, audits, prove)? Le registrazioni consentono in modo appropriato la visualizzazione della prova e della conformità degli obiettivi? Esistono procedure per la calibrazione e la manutenzione dei mezzi di misura? Tutti i mezzi rilevanti per i controlli vengono sistematicamente e periodica-mente calibrati e sorvegliati? I risultati della calibrazione e manutenzione dei mezzi di misura vengono registrati e conservati? 5.2 Errori, azioni correttive e preventive Esistono procedure documentate per il trattamento e l'analisi delle anomalie e per l'introduzione di azioni correttive e preventive?

21 Pagina 21 di Ha luogo una raccolta adeguata e sistematica delle anomalie (tutte le zone indistintamente dove hanno luogo le registrazioni e misurazioni)? Viene assicurato che tutti gli incidenti rilevanti ai fini ambientali vengano rilevati? Le competenze e i modi di procedere per l'eliminazione delle deviazioni sono conosciuti e vengono mantenuti in vigore? Viene eseguita un'analisi delle anomalie ai fini dell'accertamento delle cause? Vengono fissate ed introdotte appropriate azioni correttive e preventive? Tutte le modifiche delle procedure derivanti da tali azioni vengono registrate? Ha luogo il controllo della realizzazione e la verifica dell'efficacia delle azioni adottate?

22 Pagina 22 di Registrazioni Esistono procedure documentate per l'identificazione, il trattamento, la raccolta e la conservazione delle registrazioni riguardanti le problematiche ambientali? Le necessarie registrazioni relative alle problematiche ambientali sono state stabilite e sono sufficientemente complete? Sono incluse le registrazioni relative all' i- struzione, agli audit e alla valutazione (Review)? Esiste la identificabilità e la correlazione delle registrazioni (Attività / Prodotto / Servizi)? Le registrazioni vengono archiviate in luoghi oppositamente attrezzati? I tempi di archiviazione sono stabiliti? 5.4 Sistema di audit ambientale Sono stabilite le procedure per regolamentare l esecuzione di audits interni del sistema ambientale?

23 Pagina 23 di Esiste un programma scritto per l'audit? Le procedure e il programma includono le indicazioni relativamente a: - metodi e obiettivi di audits, - responsabilità di esecuzione, - frequenza degli audits, - settori e attività da verificare, - criteri di audits applicabili (Standards), - qualifica degli auditori Gli intervalli dell'audit sono adeguati e, tramite la stesura del programma vengono assicurati i risultati? L'entità degli audits interni permette una valutazione affidabile della non conformità alle norme e della qualità della realizzazione del SGA? Gli audits del sistema di gestione ambientale aiutano l'alta Direzione nella valutazione dell'efficacia del sistema e della sua idoneità?

24 Pagina 24 di L'esecuzione degli audits avviene in base a criteri di audit stabiliti? Quanto emerso nel corso dell'audit viene registrato e portato a conoscenza degli uffici competenti? In base a quanto accertato nel corso dell'audit, vengono introdotte, verificate e documentate le necessarie azioni correttive? Gli auditori sono adeguatamente qualificati ed indipendenti? 6 Valutazione del sistema di gestione ambientale da parte dell alta Direzione 6-01 Il SGA viene periodicamente valutato dall'alta Direzione al fine di garantirne la continua efficacia e idoneità? 6-02 I criteri e gli intervalli di valutazione sono definiti? 6-03 La Direzione dispone di informazioni idonee e strutturate per poter effettuare la valutazione?

25 Pagina 25 di Questa valutazione e le azioni che ne derivano vengono documentate? 6-05 Queste azioni vengono sorvegliate? 6-06 I risultati della valutazione del SGA confluiscono nel processo di determina-zione degli obiettivi per il successivo periodo? 6-07 Mediante il processo di valutazione del SGA vengono avviate le attività di ulteriore sviluppo del sistema e il miglioramento delle prestazioni ambientali?