Microsoft Access. Microsoft Access

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1 Microsoft Access E. Tramontana E. Tramontana 1 Microsoft Access Un Database è una collezione di dati relazionati e strutturati MS Access è uno strumento per la gestione di Database Consente di archiviare dati ed operazioni (ricerche, cancellazioni, ordinamenti) sui dati in modo persistente I dati sono raccolti in modo strutturato MS Access permette di ricercare dati secondo criteri creare maschere per semplificare l'input generare report che visualizzano dati I database sono usati dalle imprese ai fini di tenere traccia dei loro prodotti, clienti, vendite, spese, etc. E. Tramontana 2

2 Elementi di un database Dati Campo: un singolo dato come un nome o un numero Record: un insieme di campi relazionati Tabella: un gruppo di record Database: un insieme di una o più tabelle relazionate Altre entità Query: sono le interrogazioni sul database, mostrano una selezione dei dati in base ad un criterio Maschere: sono le impostazioni per le finestre Report: sono le impostazioni per le stampe Macro: sono sequenze personalizzate di comandi Moduli: sono parti di codice (programma) scritto in Access Basic (una sorta di Visual Basic) E. Tramontana 3 Progettare un database Individuare le Tabelle Ciascuna tabella contiene i dati (campi) relativi ad una singola entità Es. Tabelle: Studente, Corso Per ogni campo determinarne il tipo, es. Stringa, numero Specificare una chiave primaria (serve ad individuare ciascun record) Stabilire le Relazioni fra tabelle Creare le Maschere per l'immissione dati Creare le Query per selezionare dati interrogando il database Creare i Report per le stampe Eventualmente creare Macro e/o Moduli E. Tramontana 4

3 Come iniziare Avviare Access Aprire un database esistente o cliccare su nuovo E. Tramontana 5 E. Tramontana 6

4 Pannello di Controllo Gli oggetti del database sono raggiungibili dal pannello di controllo Cliccando su una categoria vengono mostrati tutti gli oggetti presenti Per ogni categoria esiste una voce creazione guidata che avvia una procedura che guida l'utente alla creazione di un oggetto della categoria E. Tramontana 7 Le Tabelle Le tabelle raccolgono dati relativi ad una specifica entità Es. entità: clienti, fatture, studenti, professori, soci, etc. sono organizzate in righe e colonne Ogni tabella conterrà: un insieme di record - righe (es. record: fattura numero 25) un insieme di campi - colonne (es. campo: nome cliente, numero fattura, etc.) E. Tramontana 8

5 Tipi di Dati per i Campi Testo: Testo o combinazioni di testo e numeri senza calcoli Memo: Testi lunghi o combinazioni di testi e numeri Numerico: Dati numerici usati in calcoli Data/ora: Valori di data e ora per gli anni da 100 fino a 9999 Valuta: Valori monetari e dati numerici Contatore: Numero sequenziale (non aggiornabile) Si/No: Contegono solo uno dei due valori (vero/falso) Oggetto OLE: Un oggetto collegato (es. foglio Excel) E. Tramontana 9 Es: Creazione Tabella 1. Selezionare Tabelle dal Pannello di Controllo 2. Fare doppio click su crea tabella in visualizzazione struttura per permettere la definizione della struttura dell'archivio Oppure da menù Crea>Tabella 1. Inserire i nomi delle voci (campi) della nostra rubrica ed il tipo del campo (testo, numerico, etc.) 2. Indicare il campo che costituirà la chiave primaria della tabella Eʼ sempre opportuno inserire, per ogni tabella, un campo tipo Contatore. Il campo Contatore è assegnato automaticamente da Access e consente di identificare univocamente ogni record E. Tramontana 10

6 Visualizzazione Struttura Assegnare o togliere Commutare visualizzazione Specificare tipo Chiave primaria Inserisci/elimina campi E. Tramontana 11 Impostare Formato Campi 1. Assegnare una dimensione (campi di testo o numerici) 2. Impostare a Richiesto evita che quando si inserisce un record il campo venga omesso 3. Impostare un formato per la visualizzazione 4. Stabilire regole per accettare (o respingere) dati in modo che vengano immessi correttamente Impostare Formato E. Tramontana 12

7 Visualizzazione struttura Tabella E. Tramontana 13 Inserire dati nella Tabella Aprire la tabella Inserire i dati scrivendo direttamente nelle caselle di testo Usare il tasto di tabulazione per passare al campo/record successivo E. Tramontana 14

8 Ordinare i dati nella Tabella Selezionare il campo che costituisce il criterio di ordinamento (es. Cognome) Cliccare sull icona per ottenere l ordinamento crescente, e sull icona ottere l ordinamento decrescente per E. Tramontana 15 Ricercare dati nella Tabella Cliccare sull icona Riempire opportunamente i campi della finestra di ricerca che comparira E. Tramontana 16

9 Finestra Trova Trova: inserire il testo da cercare Cerca in: selezionare il campo su cui cercare il testo Confronta: selezionare una voce Campo intero: la ricerca verra effettuata sull intero campo Parte del campo: verranno trovati i record in cui una parte del campo selezionato contiene il testo da cercare Inizio campo: verranno trovati i record in cui il campo selezionato inizia con il testo da cercare E. Tramontana 17 Cancellare un record Selezionare un campo del record che si desidera cancellare Cliccare sullʼicona per eliminare il record in modo permanente E. Tramontana 18

10 Relazioni Per lavorare in modo efficiente con database è opportuno avere più Tabelle Eʼ facile lavorare con dati di più tabelle creando Relazioni fra esse basate su campi in comune Le finestre di dialogo delle autocomposizioni che si usano per creare oggetti database danno la possibilità di selezionare campi da più tabelle Spesso il campo comune è la chiave primaria di una tabella Tra le tabelle si possono stabilire Relazioni di tipo: UNO-A-UNO UNO-A-MOLTI MOLTI-A-MOLTI E. Tramontana 19 Integrita Referenziale Insieme di regole per conservare la coerenza fra tabelle Si può impostare lʼintegrità referenziale quando: Il campo comune della tabella primaria è una chiave primaria I campi correlati hanno gli stessi tipi Bisogna rispettare le seguenti regole: Quando si aggiunge un record alla tabella correlata, deve già esistere un record corrispondente nella primaria Quando si tenta di modificare il valore della chiave primaria, Access inibisce la modifica se esistono record corrispondenti in una tabella correlata Quando si tenta di eliminare un record nella tabella primaria, Access inibisce lʼeliminazione se esistono record corrispondenti in una tabella correlata E. Tramontana 20

11 Definire Relazioni fra Tabelle E. Tramontana 21 Le Query Quali sono i libri di Manzoni? Quali libri costano più di L ? Chi ha preso in prestito più di un libro? Quanti libri sono stati prestati?! Le Query permettono di unire dati di più tabelle, ordinare i dati, calcolare nuovi campi, e specificare criteri per selezionare record.! Le Query non contengono dati ma permettono di riorganizzare i dati delle tabelle. E. Tramontana 22

12 Le Query Con una Query si può:! Specificare i campi da includere nei risultati! Salvare la definizione per poterla riutilizzare! Immettere formule ed espressioni! Reperire informazioni in più tabelle Tipi di Query:! Di selezione! A campi calcolati (manipolazioni, somme, conteggi, medie) ed a campi incrociati! Con parametri (richiede dati da usare per la selezione)! Di comando! di aggiornamento! di accodamento! di creazione tabella! di eliminazione E. Tramontana 23 Creare una query 1. Cliccare Crea una query in visualizzazione Struttura 2. selezionare la tabella che contiene i record da reperire 3. fare clic su Aggiungi 4. ripetere 2) e 3) per ogni tabella da usare 5. fare clic su Chiudi per esaminare la query in visualizzazione Struttura 6. fare doppio clic per ogni campo da includere 7. immettere i Criteri di ricerca 8. fare clic su Ordinamento 9. fare clic su Salva E. Tramontana 24

13 Elementi della finestra query Contiene la lista dei campi delle tabelle su cui la query è basata Contiene la definizione della query Specifica dei criteri per includere o escludere i record Determina se i campi inclusi nella query devono essere mostrati Specifica l ordine con cui i record sono mostrati E. Tramontana 25 Query QBE ed SQL Visualizzazione struttura di una Query ovvero griglia QBE (Query-By-Example) Visualizzazione SQL (Structured-Query-Language) SQL è il linguaggio con cui implementare Query, tuttavia non occorre conoscerlo poiché è possibile fare tutto usando QBE E. Tramontana 26

14 Modificare i campi di una query Per aggiungere un campo da una query 1. Mettere la query in visualizzazione Struttura 2. Nell elenco dei campi della parte alta della finestra, fare clic e trascinare un campo su una colonna nella griglia di progettazione Per togliere un campo da una query 1. Mettere la query in visualizzazione Struttura Pulsante Mostra Tabella permette di aggiungere campi da altre Tabelle 2. Selezionare il campo con un clic sul suo selettore di colonna e premere Canc. E. Tramontana 27 Specificare i criteri CRITERI OR Criteri su righe diverse Esempi di Query con criteri: AND Criteri nella stessa riga! mostrare Cliente, Mandante, DataOrdine, PrezzoVendita per gli ordini che hanno importo inferiore a L oppure superiore a L (OR)! mostrare Cliente, Mandante, DataOrdine, PrezzoVendita per ogni ordine fatto nell anno 2001 e per i clienti della provincia di CT (AND) E. Tramontana 28