Exchange Box Manuale. Operativo

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1 Exchange Box Manuale Operativo Manuale Exchange Box_Rev. 04 del 12/05/2015

2 Exchange Box permette di accedere in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo alle informazioni aziendali. I vostri dati sono ospitati nel Data Center TWT, le vostre informazioni sono protette con gli standard di backup più elevati. Il vostro ufficio sulla nuvola TWT: dati sempre sincronizzati su tutti i dispositivi! Con il servizio cloud Exchange Box gli utenti possono accedere in modo veloce, semplice e sicuro alla posta elettronica, alle cartelle utenti, al calendario, ai contatti e alle attività, sia personali che condivisi, disponendo del proprio ufficio ovunque. Oltre che da PC, il servizio è usufruibile dalla maggior parte degli smartphone in commercio, quali BlackBerry, iphone, Android, ecc.: con qualsiasi dispositivo accediate, i vostri dati saranno sempre organizzati nello stesso modo! Principali funzionalità Posta elettronica. Un servizio avanzato di posta con tutte le funzionalità per la gestione dell'account (autoreply, forward, ecc.), che è sempre accessibile e sincronizzato in tempo reale da qualsiasi strumento e protetto da antivirus e antispam per singola casella. Calendario personale e calendari condivisi. Consente di tenere traccia di tutti i propri impegni, verificare quelli dei collaboratori e condividere la propria agenda. Nel calendario è possibile aggiungere o modificare appuntamenti e gestire quelli ricorrenti; ricevere un promemoria di una riunione; sincronizzare il calendario, per esempio tra palmare e PC, ecc. Contatti personali e condivisi. E' possibile archiviare nella rubrica un numero illimitato di nominativi e gruppi. La lista dei contatti è subito visibile agli altri dispositivi in uso. Inoltre, la condivisione permette a tutti gli utenti abilitati di accedere ai contatti condivisi e costantemente aggiornati. Cartelle e file personali e condivisi. Consente di gestire e condividere cartelle e documenti online. I vostri dati sono sempre accessibili a voi e agli utenti da voi autorizzati. Attività personali e condivise. Permette di creare e gestire attività condivise tra i collaboratori, con la possibilità di registrare lo stato di avanzamento, mantenendo costante l'aggiornamento. Se il team di lavoro deve gestire la propria attività in luoghi diversi per esigenze specifiche, ogni membro del gruppo potrà inserire gli aggiornamenti in qualsiasi momento e da ogni luogo. Tutte queste funzioni, integrate al sistema di posta elettronica, permettono di gestire con semplicità l'ufficio online, condividendo le informazioni essenziali per coordinare il lavoro di gruppo. Il backup dei vostri dati 24 h. su 24 ne garantisce l'integrità. Potete decidere di utilizzare il servizio sia attraverso l applicazione web Pronto! sia con Outlook. Manuale Exchange Box_Rev. 04 del 12/05/2015 Pagina 2 di 20

3 PRONTO Potete accedere all applicazione web cliccando su: e digitando il vostro indirizzo mail e password. Per l utilizzo e le funzionalità potete visualizzare il manuale Webmail che si trova all interno della sezione Manuali accessibile dalla barra del menù situata in basso. Manuale Exchange Box_Rev. 04 del 12/05/2015 Pagina 3 di 20

4 OUTLOOK In caso di utilizzo con Outlook di seguito la procedura per scaricare il client necessario per poter procedere alla configurazione. Scaricare da ftp://ftp.twt.it/pub/mapi_exchangebox/ il file: ftp://ftp.twt.it/pub/mapi_exchangebox/cgatepro-mapi-intel.rar con sistema operativo a 32Bit ftp://ftp.twt.it/pub/mapi_exchangebox/cgatepro-mapi-amd64.rar con sistema operative a 64Bit Estrarre i file contenuti in una cartella. Assicurarsi che Outlook sia chiuso ed eseguire setup.msi oppure setup.exe. Seguire le istruzioni visualizzate per l installazione e confermare con sì. OUTLOOK 2003 Apparirà: Clic su Accounts... Selezionare Add a new account e premere Next. Manuale Exchange Box_Rev. 04 del 12/05/2015 Pagina 4 di 20

5 Selezionare Additional Server Types e premere Next. Manuale Exchange Box_Rev. 04 del 12/05/2015 Pagina 5 di 20

6 Selezionare Communigate Pro Server e premere Next. Manuale Exchange Box_Rev. 04 del 12/05/2015 Pagina 6 di 20

7 Inserire il Nome Account e la Password della propria casella di posta. Il NOME ACCOUNT (che non sarà quello mostrato in figura) è composto dal nome che abbiamo scelto (o che ci è stato assegnato) seguito dal seguito a sua volta dal nome del dominio (nell immagine in figura il dominio è twt.it ). Nell esempio in figura, dunque, il nostro nome account è: martino.bianchi@twt.it Immettere poi il nome del server nell apposito campo: NOME SERVER: vmserver.it Manuale Exchange Box_Rev. 04 del 12/05/2015 Pagina 7 di 20

8 METTERE LA SPUNTA SU USARE UN COLLEGAMENTO SICURO (SSL/TLS) Manuale Exchange Box_Rev. 04 del 12/05/2015 Pagina 8 di 20

9 Sotto il tab Avanzato è possibile impostare cartelle condivise da altri utenti. Nota: è necessario che l utente abbia impostato i diritti di accesso per accedere alle cartelle condivise. Manuale Exchange Box_Rev. 04 del 12/05/2015 Pagina 9 di 20

10 Sotto il tab Analisi dei guasti è necessario mettere la spunta su Inviare messaggi in formato Outlook proprio e fare clic su ok. A questo punto Outlook è configurato per accedere al sistema Exchange Box di TWT. Manuale Exchange Box_Rev. 04 del 12/05/2015 Pagina 10 di 20

11 La schermata iniziale sarà la classica del software Microsoft: Manuale Exchange Box_Rev. 04 del 12/05/2015 Pagina 11 di 20

12 OUTLOOK 2010 Apparirà: Fare clic su Account di posta Manuale Exchange Box_Rev. 04 del 12/05/2015 Pagina 12 di 20

13 Selezionare Nuovo Manuale Exchange Box_Rev. 04 del 12/05/2015 Pagina 13 di 20

14 Selezionare Configura manualmente e fare clic su avanti. Manuale Exchange Box_Rev. 04 del 12/05/2015 Pagina 14 di 20

15 Selezionare Altro dove sarà evidenziato il server Comunigate Pro Server e fare clic su Avanti. Manuale Exchange Box_Rev. 04 del 12/05/2015 Pagina 15 di 20

16 Inserire il Nome Account e Password della propria casella di posta. Il NOME ACCOUNT (che non sarà quello mostrato in figura) è composto dal nome che abbiamo scelto (o che ci è stato assegnato) seguito dal seguito a sua volta dal nome del dominio (nell immagine in figura il dominio è pbx.twt.it ). Nell esempio in figura,dunque, il nostro nome account è: martino.bianchi@pbx.twt.it Immettere poi il nome del server nell apposito campo: NOME SERVER: vmserver.it METTERE LA SPUNTA SU USARE UN COLLEGAMENTO SICURO (SSL/TLS). Sotto il tab Avanzato è possibile impostare cartelle condivise da altri utenti. Nota: è necessario che l utente abbia impostato i diritti di accesso per accedere alle cartelle condivise Manuale Exchange Box_Rev. 04 del 12/05/2015 Pagina 16 di 20

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18 Sotto il tab Analisi dei guasti è necessario mettere la spunta su Inviare messaggi in formato Outlook proprio e fare clic su ok. A questo punto Outlook è configurato per accedere al sistema Exchange Box di TWT. Manuale Exchange Box_Rev. 04 del 12/05/2015 Pagina 18 di 20

19 La schermata iniziale sarà la classica del software Microsoft: Manuale Exchange Box_Rev. 04 del 12/05/2015 Pagina 19 di 20

20 CALENDARIO Per poter visualizzare lo stato di libero/occupato di altri utenti mentre si invia un invito ad una riunione è necessario seguire la procedura sotto indicata: Aprire la pagina come da figura sottostante da File -> Opzioni -> Calendario Cliccare su Opzioni disponibilità -> selezionare la finestra Autorizzazioni e cliccare su Altre opzioni disponibilità. Nella finestra che appare dovete mettere la spunta su Pubblica nel percorso specificato e digitare il seguente percorso: NOMEDOMINIO /~ NOMEDEL /freebusy.vfb per esempio per support@twt.it va inserito: Mentre nel Percorso di ricerca va inserito: NOMEDOMINIO /~%NAME%/freebusy.vfb che nel nostro esempio diventa: Manuale Exchange Box_Rev. 04 del 12/05/2015 Pagina 20 di 20