GUIDA UTENTE PER IL CITTADINO

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1 Postecom S.p.A. Poste Italiane S.p.A. Telecom Italia S.p.A. 1

2 1 NORMATIVA DI RIFERIMENTO PROGETTO 4 3 LA COME RICHIEDERE LA COME ATTIVARE LA CASELLA COME MODIFICARE I PROPRI DATI Come cambiare la propria password Recupero della password Reset della password Modifica dati ANNULLAMENTO RICHIESTA DI ATTIVAZIONE RECESSO DAL SERVIZIO DI RICHIESTA OFFICIAL LOG TIPOLOGIA DI UTENTI ALTRE FUNZIONALITÀ Report SICUREZZA LIMITAZIONI D'USO DEL SISTEMA SICUREZZA UTILIZZO CASELLA REQUISITI POSTAZIONE UTENTE I SERVIZI I SERVIZI BASE Casella Posta in arrivo Lettura di un messaggio Scrittura Messaggio Cartelle Cerca Preferenze Rubrica Sospensione della casella Fascicolo Le funzionalità del Fascicolo Indirizzario Pubblica Amministrazione Notifica Posta Elettronica I SERVIZI AVANZATI Firma Digitale A cosa serve il servizio Firma Digitale Attivazione del servizio Cosa comprende il servizio Firma Digitale Servizio accessorio Lettore di Smart Card Costo e durata del servizio Costo del Servizio accessorio Lettore di Smart Card Sospensione e Revoca del certificato Calendario degli Eventi Calendario degli Eventi per il Cittadino Servizio di Notifica SMS Costo del Servizio Richiesta di attivazione del servizio di Notifica SMS Conferma attivazione del servizio di Notifica SMS Annullamento richiesta di Attivazione del servizio di Notifica SMS Disattivazione del servizio di Notifica SMS Modifica del Servizio di Notifica SMS Conferma modifica numero di telefono mobile Annullamento richiesta di modifica numero di telefono mobile Visualizzazione dei dati del servizio di Notifica SMS Postecom S.p.A. Poste Italiane S.p.A. Telecom Italia S.p.A. 2

3 6 ALTRE MODALITÀ DI ACCESSO AI SERVIZI SERVIZIO DI AUTENTICAZIONE CON SMART CARD SERVIZIO DI ACCESSO MOBILE CONTATTI Postecom S.p.A. Poste Italiane S.p.A. Telecom Italia S.p.A. 3

4 1 NORMATIVA DI RIFERIMENTO La è rilasciata ai sensi dell'art. 16-bis del Decreto Legge del 29 novembre 2008, n. 185, recante "Misure urgenti per il sostegno a famiglie, lavoro, occupazione e impresa e per ridisegnare in funzione anti-crisi il quadro strategico nazionale", convertito in legge del 28 gennaio 2009, n. 2, e del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 6 maggio 2009, recante disposizioni in materia di rilascio e di uso della casella di Posta Elettronica Certificata ai cittadini. L'utilizzo della avviene ai sensi del Codice dell'amministrazione Digitale ed è aderente al Regolamento sulla Posta Elettronica Certificata, DPR 11 febbraio 2005, n. 68, ed alle Regole Tecniche di cui al Decreto Ministeriale del 2 Novembre Progetto, uno strumento sicuro e innovativo. La nasce dalla volontà di aprire un canale di dialogo diretto, semplice e sicuro, tra i Cittadini e gli uffici della Pubblica Amministrazione. Il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 6 maggio 2009 stabilisce che il "Dipartimento per la digitalizzazione della Pubblica Amministrazione e per l'innovazione tecnologica" (di seguito, DDI) assegni a titolo non oneroso, a ogni Cittadino che ne faccia richiesta, un indirizzo di Posta Elettronica Certificata da utilizzare per tutte le comunicazioni con la Pubblica Amministrazione. Il servizio è offerto a titolo gratuito e si rivolge: a tutti i cittadini italiani maggiorenni (anche se residenti all'estero); a tutti i cittadini maggiorenni di nazionalità straniera residenti nel territorio italiano in possesso di un Codice Fiscale e, nel caso di cittadini extra-ue, di permesso di soggiorno * o modello 22A con Ologramma ** valido, nonché a tutte le Pubbliche Amministrazioni centrali e locali che possono richiedere l'attivazione di una Casella e dei Servizi Base gratuiti ad essa collegati, ai quali è poi possibile aggiungere una serie di Servizi Avanzati a pagamento per ampliare la gamma delle funzionalità disponibili. Si tratta di uno strumento realmente innovativo, grazie al quale Cittadini e Pubbliche Amministrazioni possono scambiarsi online comunicazioni, richieste di informazioni, istanze e documentazioni: una grande semplificazione e un notevole risparmio di tempo sia per i Cittadini, sia per gli uffici pubblici. In termini di sicurezza, la, fornisce tutte le garanzie di una posta elettronica certificata, permette di dare ad un messaggio di posta elettronica la piena validità legale nei casi previsti dalla normativa, garantisce data e ora riferiti all'accettazione e alla consegna del messaggio, e l'integrità del contenuto trasmesso. Nel progettare e realizzare il sito è stata dedicata particolare attenzione ai temi dell'accessibilità ed usabilità per assicurare la conformità di tutte le pagine ai requisiti tecnici previsti dalla normativa di attuazione della legge 9 gennaio 2004, n 4. * Permesso di soggiorno CE per soggiornanti di lungo periodo, ex art. 9 del T.U. Immigrazione di cui al D.Lgs. 286/1998. ** Modello rilasciato dagli Uffici Postali all atto della presentazione del kit per il rinnovo del permesso di soggiorno. Postecom S.p.A. Poste Italiane S.p.A. Telecom Italia S.p.A. 4

5 3 La La è un servizio di tra Cittadino e Pubblica Amministrazione. Il servizio è offerto a titolo gratuito e si rivolge a tutti i cittadini italiani maggiorenni che ne facciano richiesta (anche se residenti all'estero) ed a tutti i cittadini maggiorenni di nazionalità straniera residenti nel territorio italiano in possesso di un Codice Fiscale e, nel caso di cittadini extra-ue, di permesso di soggiorno o modello 22A con Ologramma valido. Attraverso la ogni Cittadino può dialogare in modalità sicura e certificata con la Pubblica Amministrazione comodamente da casa o con qualsiasi dispositivo in grado di connettersi ad internet, senza recarsi presso gli Uffici della Pubblica Amministrazione per: richiedere/inviare informazioni alle Pubbliche Amministrazioni; inviare Istanze/documentazione alle Pubbliche Amministrazioni; ricevere documenti, informazioni, comunicazioni dalle Pubbliche Amministrazioni. Le Pubbliche Amministrazioni con cui il Cittadino può dialogare sono disponibili nell'indirizzario delle PA attualmente in fase di progressivo completamento. Il servizio : fornisce tutte le garanzie di una posta elettronica certificata; permette di dare ad un messaggio di posta elettronica la piena validità legale nei casi previsti dalla normativa; garantisce data e ora riferiti all'accettazione e alla consegna del messaggio, e l'integrità del contenuto trasmesso. La garantisce un canale di comunicazione chiuso ed esclusivo tra Pubblica Amministrazione e Cittadino: non sono, infatti, previste comunicazioni al di fuori di tale canale, ad esempio tra Cittadino e Cittadino. Le caselle attivate dalla Pubblica Amministrazione per i propri dipendenti (in qualità di Cittadini) sono del tutto equivalenti alle caselle per il Cittadino. 3.1 Come richiedere la Per richiedere l'attivazione del servizio basta collegarsi al portale WEB e seguire i passi operativi indicati dalla procedura interattiva guidata che consente di inserire la richiesta in maniera semplice e veloce. La procedura prevede: a) Inserimento dei dati richiesti: il Cittadino inserisce i dati utili per la sua richiesta di attivazione. I dati richiesti includono: dati anagrafici, comprensivi del codice fiscale; domicilio postale per le eventuali comunicazioni in forma cartacea; contatti telefonici (fisso e mobile); indirizzo di posta elettronica tradizionale; password di accesso ai servizi, che può essere successivamente cambiata in qualsiasi momento attraverso apposita funzione del Portale Web; eventuali altri dati. Postecom S.p.A. Poste Italiane S.p.A. Telecom Italia S.p.A. 5

6 NB: E' importante che il Cittadino presti la massima attenzione nella compilazione dei dati in quanto, non essendo poi modificabili dall'operatore di sportello, eventuali errori comprometterebbero l'attivazione presso gli Uffici Postali. Prima di recarsi presso un Ufficio Postale per perfezionare la richiesta del servizio, l utente può modificare da portale oltre che i contatti e i recapiti, anche i dati relativi al documento. b) Selezione dei servizi: è possibile selezionare eventuali Servizi opzionali di base (es. notifica su Posta elettronica tradizionale), o Servizi Avanzati che si desidera attivare, man mano che questi vengono resi disponibili. Per ognuno di essi, è disponibile una breve descrizione del servizio e le relative condizioni contrattuali. c) Scelta Password: il Cittadino inserisce la password da utilizzare per l'accesso al Portale web e, una volta eseguita la registrazione, per utilizzare la casella ed i servizi associati. Inoltre, il Cittadino dovrà selezionare le domande segrete, necessarie per recuperare la password nel caso in cui sia stata dimenticata. d) Accettazione, da parte del Cittadino, delle condizioni contrattuali del servizio e delle implicazioni dell'adesione allo stesso nei rapporti con la Pubblica Amministrazione: per procedere con la richiesta, il Cittadino deve esprimere esplicita accettazione delle condizioni contrattuali del servizio. e) Finalizzazione della richiesta: il Cittadino conferma il riepilogo dei dati immessi e dei servizi richiesti, ed inoltra la richiesta. NB: dopo la conferma dei dati immessi, il Cittadino potrà effettuare la modifica dei propri dati attraverso la funzionalità Modifica presente nella sezione I tuoi dati'. f) Esito della richiesta: il Cittadino visualizza i dati principali relativi alla sua richiesta, tra cui il Codice Cliente e la user id necessaria per l accesso al servizio. La procedura interattiva di richiesta di attivazione si conclude con la visualizzazione dell'esito della richiesta contenente tutte le informazioni necessarie per procedere alla successiva attivazione presso gli Uffici Postali abilitati. E consigliabile che il Cittadino effettui la stampa dell Esito della Richiesta. g) Lista degli Uffici abilitati: la lista degli Uffici abilitati è disponibile pubblicamente sul Portale Web e permette la ricerca per CAP e per giorno e orario di apertura degli Uffici Postali abilitati al servizio. Al fine di facilitare il Cittadino, la procedura presenta una specifica pagina di ricerca per consentire un'agevole identificazione degli sportelli più facilmente raggiungibili, ed i relativi orari di apertura. Inoltre, è possibile effettuare anche una ricerca avanzata inserendo giorno e orario di apertura. Nel caso in cui l'utente provi ad autenticarsi sul Portale senza aver terminato la procedura di attivazione del servizio, viene presentata una pagina nella quale viene comunicato al cliente che la propria utenza non è attiva e lo si invita a completare la procedura di attivazione recandosi presso uno degli Uffici Postali abilitati a partire dalle 24 ore successive, e comunque entro tre mesi, dalla registrazione sul portale. 3.2 Come attivare la Casella Una volta effettuata la registrazione sul portale, è necessario recarsi presso uno degli Uffici Postali abilitati al servizio per le attività di identificazione: si ricorda di recarsi presso l Ufficio Postale muniti di originali e fotocopia del documento di riconoscimento, del codice fiscale e, nel caso di cittadini extra-ue, di permesso di soggiorno o modello 22A con Ologramma valido. Postecom S.p.A. Poste Italiane S.p.A. Telecom Italia S.p.A. 6

7 L'utente potrà recarsi presso tali Uffici a partire dalle 24 ore successive, e comunque entro 3 mesi, dalla registrazione sul portale. NB: la richiesta di attivazione del Servizio all'ufficio Postale abilitato può essere effettuata personalmente dall'interessato, oltre che da persona munita di apposita delega con firma del delegante autenticata ai sensi e per gli effetti di cui all'art del codice civile. Di seguito le attività necessarie da svolgere: A) Richiesta del documento di riconoscimento in corso di validità e del Codice Fiscale: l'operatore di sportello effettua la verifica di congruità dei dati presenti nel documento e quelli inseriti nella richiesta di attivazione via Portale. B) Richiesta e verifica della validità, nel caso di Cittadino maggiorenne di nazionalità straniera extra-ue residente nel territorio italiano, di permesso di soggiorno o modello 22A con Ologramma. NB: sono considerati documenti validi ai fini del riconoscimento la carta di identità, il passaporto, la patente di guida (anche il nuovo documento plastificato), la patente nautica, il libretto di pensione, il patentino di abilitazione alla conduzione di impianti termici, il porto d'armi e le tessere di riconoscimento, purché munite di fotografia e di timbro, o di altra segnatura equivalente, rilasciate da un'amministrazione dello Stato. C) Verifica della correttezza dei dati immessi: viene condotta la verifica tra i dati anagrafici del documento di identità (nome, cognome, data e luogo di nascita) e i dati riportati nella pagina iniziale della richiesta di attivazione. In particolare, qualora i dati relativi al documento di riconoscimento inserito dovessero essere differenti da quello presentato, l'operatore può, mediante apposita funzione, modificare tutti i dati relativi al documento di riconoscimento, aggiornando la schermata. D) Comunicazione al Cittadino: comunicazione al Cittadino, in modo completo e chiaro, delle condizioni d'uso del servizio. E) Firma del Contratto e dell'informativa: stampa, da parte dell'operatore di sportello, del modulo di adesione contenente anche l'informativa privacy e firma del Cittadino. F) Registrazione al sistema di completamento della procedura formale di accettazione: il sistema provvede in modo automatico ad eseguire tutte le procedure di attivazione tecnica dei servizi per abilitare il Cittadino al primo accesso. G) Consegna del contratto: terminate le operazioni a sistema, l operatore di sportello consegna copia dei moduli firmati al Cittadino come ricevuta, ed archivia agli atti presso l'ufficio Postale. H) Archiviazione della documentazione cartacea: tutta la documentazione firmata dal Cittadino e la copia dei documenti presentati (Originale dei moduli comprensivi delle firme del Cliente, copia del documento di identità, copia del codice fiscale e, nel caso di cittadini extra-ue, copia del permesso di soggiorno o modello 22A con Ologramma valido) viene mantenuta per 1 mese presso gli Uffici Postali abilitati. I) Primo accesso al servizio: al primo accesso al servizio potranno essere completate le eventuali procedure di configurazione dei servizi, ad es. eventuali personalizzazioni e l'esecuzione di specifiche procedure di attivazione dei Servizi Avanzati dove previste (es. Notifiche SMS, etc.). Postecom S.p.A. Poste Italiane S.p.A. Telecom Italia S.p.A. 7

8 La procedura di attivazione del servizio avverrà entro le 24 ore successive alla fase di attivazione condotta presso gli Uffici Postali abilitati. Non appena completata l'attività di registrazione, vengono svolte le attività: viene abilitata l'utenza all'interno del sistema di gestione delle identità del Portale, affinché il Cittadino possa eseguire le attività connesse al proprio profilo; la casella assegnata viene inserita all'interno dell'elenco degli indirizzi dei cittadini e resa visibile a tutte le Pubbliche Amministrazioni attive nel sistema ; viene creata e resa attiva la casella di del Cittadino, e attivato lo spazio nel Fascicolo Elettronico Personale; vengono eseguite le procedure di attivazioni degli eventuali Servizi Avanzati sottoscritti. 3.3 Come modificare i propri dati Come cambiare la propria password Il Cittadino può cambiare la propria password in qualsiasi momento, attraverso la funzionalità di Modifica Password disponibile sul portale. Accedendo alla Home Page del portale e successivamente all'area Privata, viene richiesto all'utente di immettere direttamente la nuova password prescelta e di confermarla. Al termine dell'inserimento della nuova password, l'utente dovrà eseguire il salvataggio della nuova password inserita Recupero della password Nel caso l'utente voglia recuperare la propria password, nella Home Page del portale, nella sezione LOGIN, è presente un apposito link 'Hai dimenticato la password?'. L'utente, successivamente all'inserimento della propria USER-ID, visualizzerà una maschera nella quale vengono presentate sia le domande segrete a cui dovrà rispondere, che i campi per inserire e confermare la nuova password Reset della password Nel caso l utente voglia procedere con il reset della password, potrà effettuare la procedura direttamente dal portale, rispondendo alla tre domande segrete scelte al momento della registrazione al servizio. Nel caso l'utente abbia dimenticato le risposte alle domande segrete necessarie al reset della password da portale, può richiedere il reset della password tramite la procedura dedicata. Compilando il modulo presente sul portale nell apposita sezione, può inviarlo, corredato di fotocopia autenticata del proprio documento di identità, all'indirizzo di posta elettronica oppure al numero fax Le nuove credenziali di accesso sono comunicate, attraverso , all indirizzo indicato in fase di richiesta di Attivazione sul portale Modifica dati Il Cittadino potrà procedere alla modifica dei propri dati direttamente dalla sua Home Page privata cliccando su I Tuoi Dati. Sarà visualizzato il box contenente tutti i dati inseriti in fase di Postecom S.p.A. Poste Italiane S.p.A. Telecom Italia S.p.A. 8

9 registrazione, e saranno editabili i dati che ciascun utente desidera aggiornare. Mediante la Conferma delle modifiche apportate, verranno aggiornati i dati della propria scheda. 3.4 Annullamento Richiesta di Attivazione L'utente che ha effettuato la richiesta di attivazione del servizio ma non si è ancora recato presso un Ufficio Postale abilitato per completarla, può annullare la propria richiesta di attivazione direttamente dalla Home Page privata del portale, selezionando il link "Stato Registrazione" presente nel box di benvenuto. Con l annullamento viene disattivata la user id necessaria per l accesso al portale. Il codice fiscale utilizzato in precedenza potrà essere impiegato per una nuova registrazione. 3.5 Recesso dal servizio di Per recedere dal servizio, il Cittadino, dopo aver effettuato il LOGIN sul portale, dovrà cliccare sull apposita funzione Recesso. Il Cittadino visualizzerà una schermata informativa e dovrà confermare la volontà di recedere dal servizio. È necessario che, prima di recedere dal Servizio, il Cittadino provveda opportunamente al salvataggio dei messaggi e dei documenti presenti nel sistema che non saranno più disponibili sul Portale a seguito del recesso. Le istruzioni specifiche sul salvataggio dei dati sono illustrare sul portale. Una volta effettuata la richiesta, viene avviata quindi una procedura che nel più breve tempo possibile provvede alla: cessazione dei servizi base; contestuale cancellazione dagli elenchi di ; notifica al Cittadino dell'avvenuto recesso dal servizio (disponibile solo per gli utenti che in fase di registrazione hanno indicato un indirizzo di posta elettronica tradizionale); 3.6 Richiesta Official Log La copia delle notifiche dei messaggi di relativi ad un determinato periodo può essere richiesta compilando il modulo per la richiesta degli official log, disponibile nella sezione Documenti e Manuali del Portale. Il modulo, opportunamente compilato, deve essere inviato mediante all'indirizzo Nel caso in cui l utenza di non sia più attiva, il modulo può essere inviato mediante all indirizzo di posta elettronica oppure mediante fax al numero , congiuntamente alla fotocopia firmata del documento di identità. La copia delle notifiche dei messaggi di sarà inviata al richiedente in formato excel alla casella di o, diversamente, all indirizzo di posta elettronica indicato nel modulo di richiesta. 3.7 Tipologia di Utenti Utente pubblico: non essendo riconosciuto dal Portale, l utente può usufruire solamente delle funzionalità pubbliche esposte, ovvero quelle che non prevedono l autenticazione. Postecom S.p.A. Poste Italiane S.p.A. Telecom Italia S.p.A. 9

10 Utente registrato: le credenziali di autenticazione sono state validate, ma non si è ancora conclusa la procedura di attivazione del servizio. L utente deve quindi recarsi presso uno degli Uffici Postali abilitati al servizio per le attività di identificazione. Utente attivo: il servizio è attivo e sono quindi disponibili tutti i servizi che l utente ha scelto di attivare. Utente sospeso: il servizio è sospeso a seguito di usi non corretti della casella, pertanto questa è stata bloccata. La sospensione della casella non comporta in ogni caso la cancellazione del contenuto della stessa, che potrà essere di nuovo visibile a seguito della riabilitazione dell utenza. 3.8 Altre funzionalità Report La funzione Report permette di avere informazioni sempre aggiornate sulla Casella e sul Fascicolo. In particolare, il servizio indica: il numero totale dei messaggi in arrivo la quantità di spazio disponibile sulla casella Inoltre, con il Report è possibile conoscere in ogni momento la quantità di spazio libero disponibile nel Fascicolo, per una corretta ed efficace gestione delle sue funzionalità. 4 Sicurezza Limitazione delle comunicazioni - Il servizio di comunicazione consente le sole comunicazioni tra Cittadino e Pubbliche Amministrazioni (e viceversa), e tra Pubbliche Amministrazioni e Pubbliche Amministrazioni. Relativamente alle caselle della Pubblica Amministrazione, la comunicazione è limitata alle Pubbliche Amministrazioni iscritte all'indice PA. Canali di trasmissione sicuri - Tutte le connessioni sono realizzate tramite l'impiego di canali sicuri basati sull'utilizzo dei protocolli di trasporto Transport Layer Security (TLS)/Secure Sockets Layer (SSL), che permettano la crittografia dei dati trasmessi in rete. Antivirus - I sistemi di front-end che permettono il colloquio con i client e la casella, includono componenti antivirus che effettuano controlli sia nei messaggi in ingresso, che in uscita. Le configurazioni adottate sono tali per cui tutti i messaggi di in cui è rilevata la presenza di virus sono consegnati al motore di per essere trattati in conformità alla normativa vigente. Gestione Log - Tutti i log inerenti i messaggi scambiati sono memorizzati su un registro (log) riportante i dati significativi dell'operazione. I log dei messaggi sono conservati per 30 mesi a cura del Gestore. Integrità e limitazione dell'uso improprio del servizio - il sistema permette, attraverso le caratteristiche della piattaforma utilizzata, di tenere sotto controllo l'utilizzo delle risorse da parte dell'utente, sulla base di specifici parametri quali: il numero massimo di invii, la dimensione massima dei messaggi, numero massimo dei destinatari, dimensione massima dello spazio di memorizzazione della casella. Postecom S.p.A. Poste Italiane S.p.A. Telecom Italia S.p.A. 10

11 4.1 Limitazioni d'uso del sistema Le limitazioni all'utilizzo della casella per il Cittadino sono: numero massimo di invii giornalieri non superiore a 10; dimensione massima del messaggio pari a 30 MB; numero massimo di destinatari del messaggio 50 *. 4.2 Sicurezza utilizzo casella La casella si avvale, per l'accesso al servizio, sia di strumenti web messi a disposizione dal Concessionario, sia di client di posta elettronica tradizionale. Di seguito sono sinteticamente riportate le regole di utilizzo sicuro della casella. Il Concessionario mette a disposizione, all'interno del Portale Web su un'area riservata, un'interfaccia webmail che permette l'accesso alla propria casella tramite un comune browser utilizzando il protocollo sicuro SSL. Tale protocollo garantisce la sicurezza delle informazioni che vengono visualizzate e delle operazioni che vengono effettuate durante l'accesso alla propria casella, o relative a scambi di informazione riservati (ad esempio, per il cambio password). Per accedere al servizio, l'utente deve essere dotato di una postazione con accesso a internet, web browser e/o client di Posta Elettronica. La postazione deve essere abilitata al colloquio tramite le porte standard dei seguenti protocolli di comunicazione: HTTPS 443 per accedere alla casella ed alle sezioni private del Portale Web; SMTP/S 465 per spedire messaggi; IMAP/S 993 per ricevere messaggi con client di posta; POP3/S 995 per ricevere messaggi con client di posta. Qualora l'utente volesse accedere alla casella utilizzando un client di posta elettronica e mantenere la riservatezza della comunicazione, è necessario che questo venga configurato attivando le impostazioni di sicurezza fornite dal client. In particolare l'utente deve: impostare i parametri relativi alla sicurezza della connessione su SSL/TLS, sia sul server di ingresso che su quello di uscita; attivare i parametri relativi alla autenticazione sicura. Si ricorda che la casella del Cittadino, una volta rilasciata, è l unico indirizzo valido ad ogni effetto giuridico ai fini dei rapporti con le Pubbliche Amministrazioni, e che richiedendo la casella si elegge la casella ad unico indirizzo per la comunicazione con la Pubblica Amministrazione. In caso di smarrimento, furto o perdita della stessa, si raccomanda di seguire immediatamente le procedure per il reset/cambio della password. In caso di evidenza o sospetto di uso improprio della casella da parte di terzi a seguito di furto o forzatura della password, si raccomanda di denunciare immediatamente l'accaduto alle autorità competenti. Postecom S.p.A. Poste Italiane S.p.A. Telecom Italia S.p.A. 11

12 Per una corretta gestione della propria casella, il sistema notifica all'utente la necessità di modificare periodicamente la password di accesso al servizio, utilizzando l'apposita funzionalità disponibile sul Portale. * Gli invii di messaggi con numero di destinatari superiori a 10 saranno oggetto di monitoraggio da parte del Concessionario. In caso di accesso al Portale Web tramite dispositivi sicuri abilitati, si raccomanda di seguire scrupolosamente le indicazioni di sicurezza rilasciate dal soggetto presso il quale è stato acquisito il dispositivo stesso. NB: per le Pubbliche Amministrazioni. Gli utenti abilitati all'accesso, appositamente individuati dalla PA di appartenenza, devono seguire le prassi di sicurezza di cui al presente documento. 4.3 Requisiti postazione utente L'attuazione di alcune regole comportamentali adottate nella gestione del personal computer assumono una importanza rilevante per la riduzione del rischio di malfunzionamenti nell'utilizzo del Servizio. Nella normale gestione delle comunicazioni di una certa rilevanza, vanno tenute in considerazione le opportune regole di sicurezza per la postazione utilizzata al fine di trasmettere telematicamente, tra Pubblica Amministrazione e Cittadino, documenti informatici attraverso caselle. Di seguito le principali regole di comportamento che è necessario osservare: la postazione di lavoro deve essere opportunamente configurata in modo che l'accesso ad essa avvenga solo previo inserimento di un "codice identificativo" (nome utente) e di un "codice di accesso" (password). Il "codice di accesso" è da ritenersi strettamente personale e deve essere custodito in modo tale da evitarne la conoscenza a terzi non autorizzati all'accesso alla postazione. Inoltre, il "codice di accesso" deve essere non predicibile e rinnovato periodicamente; è molto importante proteggere la propria postazione di lavoro con l'utilizzo di un idoneo software Antivirus, accertandosi che questo sia sempre attivo, ed aggiornandolo periodicamente; in merito alle versioni ed agli aggiornamenti del sistema operativo installato sulla postazione utente, occorre accertarsi che il relativo servizio "Aggiornamenti automatici", qualora presente, sia attivo, oppure controllare periodicamente quanto disponibile sul sito ufficiale del fornitore del Sistema Operativo utilizzato, ed eseguire gli aggiornamenti ad alta priorità segnalati; se il PC è collegato ad una rete (Intranet o Internet), assicurarsi di aver preventivamente attivato il personal firewall già presente nei più recenti sistemi operativi commerciali. In mancanza di un personal firewall si consiglia di dotarsi di uno degli strumenti di mercato dedicati alla protezione della postazione; l'installazione di programmi di provenienza non fidata deve essere assolutamente evitata; nell'utilizzo della posta elettronica, si raccomanda di non effettuare il download o l'apertura di file o prodotti di natura incerta e provenienti via posta elettronica da mittenti sconosciuti; tali file, generalmente di tipo ".EXE" o di tipo ".ZIP", possono essere portatori di programmi che compromettono la funzionalità della postazione di lavoro e di tutti gli applicativi installati. Tra le misure precauzionali è, inoltre, buona norma disattivare la funzione di visualizzazione in anteprima dei messaggi in arrivo; Postecom S.p.A. Poste Italiane S.p.A. Telecom Italia S.p.A. 12

13 5 I Servizi analogamente, nell'accesso a siti Internet, si raccomanda di non effettuare il download o di eseguire programmi disponibili su Internet (generalmente di tipo ".EXE" o di tipo ".ZIP") dei quali non si conosca l'origine e lo scopo. I servizi di cui si può usufruire aderendo alla si suddividono in Servizi Base e Servizi Avanzati. I Servizi Base sono forniti gratuitamente e consentono di stabilire un canale di comunicazione semplice, diretto e sicuro tra il Cittadino e la Pubblica Amministrazione. I Servizi Avanzati sono invece attivabili a pagamento, e rendono disponibili molte altre funzionalità della. Attraverso semplici e intuitive operazioni è possibile, alla sezione Attiva Servizi accessibile dalla propria Home Page, attivare o disattivare in qualunque momento i servizi disponibili e scegliere le diverse opzioni relative ad ogni servizio. I Servizi Base I Servizi Base, ossia l'insieme dei servizi necessari a garantire la creazione di un canale di comunicazione semplice, diretto e sicuro tra Cittadino e Pubblica Amministrazione, sono forniti in forma gratuita al Cittadino e sono: la casella di posta elettronica, con dimensione di 250 MB, per: tutti i cittadini italiani maggiorenni (anche se residenti all'estero); tutti i cittadini maggiorenni di nazionalità straniera residenti nel territorio italiano in possesso di un Codice Fiscale e, nel caso di cittadini extra-ue, di permesso di soggiorno o modello 22A con Ologramma valido; destinata esclusivamente alle comunicazioni tra Pubblica Amministrazione e Cittadino, e viceversa; Fascicolo elettronico personale del Cittadino, ossia uno spazio per la memorizzazione dei documenti scambiati con capacità di memorizzazione di 1 GB, attraverso salvataggio operato tramite Casella ; la messa a disposizione del Cittadino di un indirizzario delle Pubbliche Amministrazioni provviste di o posta elettronica certificata, preventivamente inserite nell'indice delle PA; il servizio opzionale di notifica tramite posta elettronica tradizionale (ad esempio dell avvenuta ricezione di un messaggio sulla propria casella, oppure delle ricevute di accettazione e consegna conseguenti ad un invio). I Servizi Avanzati Ai cittadini che ne facciano richiesta sono messi disposizione, a pagamento, dei Servizi Avanzati, quali: Servizi di firma digitale; Calendario degli Eventi, con l'indicazione delle principali scadenze d'interesse; Servizi di notifica SMS, ossia di segnalazione degli eventi collegati alla casella stessa ed al Calendario degli Eventi. Sono inoltre previsti, a pagamento, ulteriori Servizi Avanzati per il Cittadino (di prossima attivazione): Postecom S.p.A. Poste Italiane S.p.A. Telecom Italia S.p.A. 13

14 Firma Digitale Remota Posta On Line Pagamento Ticket Sanitari Rilascio Certificati Anagrafici 5.1 I Servizi Base Casella La casella, ha una dimensione di 250 MB ed è offerta a richiesta a: tutti i cittadini italiani maggiorenni (anche se residenti all'estero); tutti i cittadini maggiorenni di nazionalità straniera residenti nel territorio italiano in possesso di un Codice Fiscale e, nel caso di cittadini extra-ue, di permesso di soggiorno o modello 22A con Ologramma valido. Per accedere alla casella di è sufficiente avere a disposizione un PC con una connessione a Internet. Nel caso di utilizzo di un client di posta, i valori di configurazione del client per la casella sono i seguenti: Server posta in arrivo: mail.postacertificata.gov.it protocollo pop3: il server richiede una connessione crittografata (SSL) porta 995 protocollo IMAP: il server richiede una connessione crittografata (SSL) porta 993 Server posta in uscita: mail.postacertificata.gov.it protocollo smtp: il server richiede una connessione crittografata (SSL) porta 465 attivare la funzione: "Server della posta in uscita - Autenticazione del server necessaria" Per accedere alla casella tramite il servizio del Portale, l'utente deve eseguire il LOGIN. Qualora venga superato il numero massimo di tentativi consentiti utilizzando una password non corretta, si dovrà necessariamente attendere le successive 24 ore prima di poter eseguire nuovamente il LOGIN. Dopo aver effettuato l accesso, l utente potrà visualizzare i propri messaggi di posta e accedere ai servizi esposti. Si potrà accedere alle seguenti sezioni della casella: Posta In Arrivo: lettura dei messaggi/notifiche (Accettazione, Consegna, Ricevuta nuovo messaggio) di posta ricevuti Scrivi: composizione di un messaggio di posta Cartelle: elenco delle cartelle presenti nella casella di posta Cerca: form di ricerca mail all'interno delle cartelle presenti nella sezione "Cartelle" Preferenze: opzioni per impostare preferenze di visualizzazione, composizione e firma personale Fascicolo: memorizzazione dei documenti scambiati con la Pubblica Amministrazione all'interno del Fascicolo Rubrica PA: accesso all'indirizzario della Pubblica Amministrazione Rubrica: accesso ai contatti della Rubrica Personale Esci: esce dalla casella e riporta l'utente alla Home Page del Portale (l'utente rimane autenticato all'interno del Portale) Postecom S.p.A. Poste Italiane S.p.A. Telecom Italia S.p.A. 14

15 Logout: esegue il LOGOUT dal Portale (l'utente non sarà più autenticato sul Portale) Posta in arrivo All'interno di questa sezione, sono raccolti tutti i messaggi e le ricevute richieste presenti sulla casella. Cliccando sui vari messaggi e ricevute, è possibile visualizzare il contenuto di ognuno di essi. In particolare, viene fornita all'utente l'indicazione della presenza o meno di allegati. L'utente Amministratore ha inoltre la possibilità di effettuare le seguenti operazioni: ordinare e raggruppare la lista dei messaggi secondo uno dei seguenti criteri: 1. In base alla data 2. In base all'oggetto 3. In base al mittente cancellare i messaggi selezionati tramite apposita checkbox; spostare i messaggi selezionati all'interno della sezione "Cartelle" Lettura di un messaggio Dall'elenco presente in "Posta in Arrivo", è possibile selezionare i messaggi/ricevute ed accedere alla sezione di "Lettura Messaggio" che consente di visualizzare il contenuto del messaggio e dei dati di certificazione. Il contenuto è suddiviso nei seguenti blocchi: Intestazione del messaggio, dove è possibile individuare: o Mittente (Da: ) o Destinatario (A: ) o Destinatari in copia (CC: ) o Data di consegna del messaggio o Allegati: in questa sezione è possibile visualizzare il contenuto del messaggio e salvare i dati di certificazione o Tornare alla sezione principale "Posta in Arrivo" Corpo del messaggio, da dove è possibile effettuare le seguenti azioni: o Rispondi: consente di rispondere al mittente o Inoltra: consente di inoltrare il messaggio ad uno o più destinatari o Elimina: consente di cancellare il messaggio o Sposta Messaggio in: consente di selezionare la cartella di destinazione per spostare il messaggio selezionato Scrittura Messaggio La scrittura di un messaggio consente di comporre, in tutte le sue parti, un nuovo messaggio da inviare ad uno o più destinatari. Il messaggio è costituito dai seguenti blocchi: Accesso alla Rubrica personale Accesso all'indirizzario della Pubblica Amministrazione Intestazione messaggio Postecom S.p.A. Poste Italiane S.p.A. Telecom Italia S.p.A. 15

16 Corpo del messaggio Allega file dal proprio computer Elenco file Allegati L'indirizzario consente all'utente di selezionare uno o più elementi dalla lista, aggiungendo quest'ultimi rispettivamente ai destinatari diretti o ai destinatari in copia. Si ricorda che il destinatario diretto (TO: ) è sempre necessario per poter inviare una mail. Nella parte superiore della pagina di scrittura messaggio (sotto alla form di intestazione messaggio) sono presenti i seguenti campi: Aggiungi firma: se inserita nell'apposito box della applicazione "Preferenze", viene aggiunta la firma alla fine del messaggio Priorità: permette di inserire il tipo di priorità da associare al messaggio (Normale, Bassa e Alta) Tipo di ricevuta: permette di selezionare le tre tipologie di ricevute notifica di consegna: Completa: contiene il messaggio originale completo con gli eventuali allegati Breve: contiene il messaggio originale sostituendo gli allegati con le relative impronte univoche (hash crittografici) Sintetica: riporta i soli dati di certificazione sia nel testo in chiaro che nell'allegato file XML Nella parte centrale della pagina di scrittura messaggio è possibile inserire il corpo del messaggio da inviare. Nella parte inferiore della pagina di scrittura messaggio sono presenti i seguenti pulsanti: Invia: consente l'invio del messaggio Salva: consente il salvataggio del messaggio all'interno della cartella "Bozze" Annulla: consente l'annullamento della composizione del nuovo messaggio Cartelle Accedendo alla sezione "Cartelle" sono visibili le seguenti cartelle predefinite: Posta In arrivo Bozza Posta Inviata Cestino Per ciascuna cartella, verrà fornito il dettaglio delle informazioni statistiche relative a: Numero totale di messaggi Numero di messaggi non letti Inoltre sono presenti le cartelle personali dell'utente create anche tramite la funzionalità di "Crea Cartella". La funzione "Crea Cartella" consente all'utente di creare una cartella personale con la possibilità di inserire il nome della nuova cartella. L'utente ha la possibilità di modificare/eliminare le nuove cartelle (create ex novo al di fuori di quelle di default), accedendo alla pagina di gestione delle cartelle. Postecom S.p.A. Poste Italiane S.p.A. Telecom Italia S.p.A. 16

17 Accedendo alle singole tipologie di cartelle (Posta in Arrivo, Bozza, Posta Inviata, Cestino, Nuova Cartella) è possibile visualizzare il contenuto specifico di ognuna di esse con la possibilità di scegliere il criterio di ordinamento (Oggetto, Mittente, Destinatario, Data) Cerca La funzionalità "Cerca" permette di definire i criteri di ricerca dei messaggi secondo i parametri stabiliti. È possibile specificare per ciascuna cartella la modalità di ricerca, mediante la funzione "Cerca In": Mittente Destinatario Oggetto Corpo del messaggio Tutto il messaggio Tutte le intestazioni Preferenze La sezione "Preferenze" consente di modificare le opzioni di visualizzazione definendo sia il numero di messaggi visualizzati per pagina, che la larghezza dello spazio di lettura dei messaggi stessi. Nella stessa pagina sono presenti le seguenti funzioni: Firma: consente di personalizzare i messaggi in uscita apponendo una firma alla fine del messaggio. Regole: definisce le opzioni d'invio messaggio. Nel dettaglio l'utente è abilitato ad effettuare sia il salvataggio dei messaggi inviati conservandoli nella propria cartella di Posta Inviata sia di inoltrare testo e allegati del messaggio originale in un unico allegato. Le impostazioni selezionate possono essere salvate in modo da poter essere riutilizzate al successivo accesso alla casella di Rubrica La funzionalità "Rubrica" permette all'utente di consultare l'indirizzario salvato nella propria rubrica personale. Mediante tale funzione, è possibile gestire i contatti salvati (visualizza, modifica, cancella) e aggiungerne dei nuovi, accedendo alla form di creazione di nuovo contatto. Compilando tutti i campi di descrizione previsti per l'inserimento del nuovo contatto (Nome Visualizzato, Nome, Cognome, Cellulare, etc.), cliccando su "Aggiungi Contatto", si procederà ad aggiornare la rubrica personale Sospensione della casella L'erogazione dei Servizi Base può essere sospesa per motivazioni di natura tecnica, ovvero per cause di forza maggiore o impossibilità sopravvenuta, anche parziale. La sospensione della casella di non comporta la cancellazione del contenuto ma solo la sospensione del servizio di consegna della posta certificata alla casella bloccata e di accesso da parte dell'utente alla stessa. Le informazioni contenute verranno invece mantenute per 30 mesi. Postecom S.p.A. Poste Italiane S.p.A. Telecom Italia S.p.A. 17

18 5.1.2 Fascicolo Il servizio prevede anche un Fascicolo personale del Cittadino: uno spazio di 1 GB per la memorizzazione dei documenti scambiati con la Pubblica Amministrazione. Questo spazio, oltre a permettere l'organizzazione di messaggi e allegati, offre una serie di funzionalità di gestione semplici e intuitive: Crea cartella: attraverso questa funzione l'utente può creare una nuova cartella all'interno di quella selezionata; Cancella cartella: selezionando una cartella l'utente può rimuoverla. Se la cartella contiene documenti o mail archiviate, il sistema richiederà all'utente di cancellarne prima il suo contenuto; Sposta cartella: l'utente può spostare una cartella selezionata all'interno di un'altra, muovendone di conseguenza anche il contenuto; Salva allegato: l'utente può salvare l'allegato relativo alla mail nella cartella indicata. Qualora l'allegato relativo alla mail sia stato sottoposto al processo di cifratura, il documento verrà salvato senza alcuna modifica; Salva mail: la mail con i relativi dati (mittente, destinatario, soggetto e date) può essere salvata all'interno del proprio Fascicolo; Visualizza: il sistema restituisce il documento selezionato. Qualora il documento sia stato cifrato tramite il meccanismo di chiavi personali, in fase di visualizzazione verrà effettuata la decifratura del documento a condizione che sul client sia presente la chiave privata dell'utente; Estrai: il sistema consente all'utente di selezionare una cartella e/o una serie di documenti e di esportarli in formato ZIP sul proprio computer. In questo caso nessun algoritmo di decifratura verrà applicato durante l'operazione, lasciando i documenti in uno stato sicuro; Verifica quota: ad ogni operazione di aggiunta o cancellazione documenti, il sistema calcola lo spazio disponibile; Cancella documento: il sistema cancella il documento selezionato; Copia: l'utente può creare una copia di un documento selezionato in una cartella definita dall'utente stesso; Sposta: con questa funzione è possibile spostare i documenti da una cartella all'altra; Crea Link: l'utente può inserire il documento all'interno di una cartella a sua scelta come semplice puntamento all'oggetto originale senza occupare ulteriore spazio nel Fascicolo; Ricerca: l'utente può fare ricerche all'interno del proprio Fascicolo personale. Attraverso una form è possibile cercare per nome, per tipo di documento, per data. Si ricorda che, prima di effettuare il recesso dal servizio, è necessario salvare i propri documenti e cartelle dal Fascicolo. Tale attività può essere condotta mediante la funzione di Estrai : tutti i documenti selezionati verranno estratti in formato.zip e salvati nella cartella indicata del proprio pc. Tale attività dovrà essere condotta sia per le mail, presenti all interno della casella, sia per i documenti e cartelle presenti e archiviate nel proprio Fascicolo Le funzionalità del Fascicolo È possibile accedere al proprio Fascicolo sia mediante il portale, effettuando il LOGIN nell area riservata, sia attraverso la casella. Accedendo da portale, nella sezione a sinistra, dove vengono elencati tutti i servizi a disposizione dell utente, è possibile selezionare la voce specifica, Fascicolo, ed accedere alla propria area. Da questa sezione è possibile impostare la ricerca dei documenti/cartelle presenti nel Fascicolo, inserendo i criteri di ricerca indicati: Nome del documento cercato (testo libero) Postecom S.p.A. Poste Italiane S.p.A. Telecom Italia S.p.A. 18

19 Data di inserimento del documento nel Fascicolo (sarà selezionabile un intervallo temporale) Tipologia di documento (estensione e descrizione: es..doc : MS Word ) Verranno visualizzati i documenti che rispondono ai criteri di ricerca impostati. Nella sezione NOME viene visualizzato il nome della cartella trovata, o del documento inserito, preceduto dall icona che ne identifica la tipologia. Nella sezione DATA INSERIMENTO viene visualizzata la data dell inserimento del documento o della creazione di una cartella. Tutti i documenti nel Fascicolo potranno essere ordinati per Nome e per Data Inserimento, con ordinamento ascendente o discendente, mediante l apposita funzione di ordinamento. Nella sezione DIMENSIONE sarà visualizzato: il numero di elementi contenuti all interno, in corrispondenza di una cartella la dimensione in KB, in corrispondenza di un documento Nella sezione OPERAZIONI saranno visibili le icone specifiche per ciascuna operazione che l utente potrà effettuare, come da legenda: taglia copia incolla estrai in formato zip crea link a un documento elimina Una volta selezionata l operazione specifica, ciascuna attività svolta verrà segnalata nella Cartella Temporanea nella quale verranno visualizzati i documenti in una fase di appoggio temporanea. Ad es., tutti i documenti che verranno copiati ed incollati da una cartella ad un altra, verranno visualizzati, nelle varie fasi di lavorazione, nella cartella temporanea. Per ciascun documento presente nell area temporanea sono presenti sia il nome del documento/cartella, sia l icona dell operazione che ha portato quel documento/cartella nella tabella temporanea, sia l icona della tipologia di documento/cartella. In basso alla tabella, la funzione Rimuovi tutto consente all utente di cancellare tutti i documenti dalla cartella temporanea. Accedendo dalla casella, è possibile individuare la sezione del Fascicolo sia in fase di Lettura Messaggio, sia nel menù principale presente nella casella. Dal menù principale della casella, accendendo alla funzione Fascicolo, è possibile effettuare le seguenti attività: Ricerca Crea cartella/elimina Scarica cartelle Copia/Sposta/Crea link per effettuare il collegamento del documento/cartella ad un altra sezione specifica Come precedentemente descritto, le funzioni per le singole operazioni sono disponibili anche in questa sezione del Fascicolo. Il primo accesso e la creazione della cartella: Al primo accesso, la pagina del Fascicolo presenterà una tabella vuota che presenterà: in alto a sinistra, le briciole di navigazione (ad esempio Archivio > Mario Rossi ) in alto, due icone visualizzano: la quota di Fascicolo occupata (in primo accesso 0/1000MB) il link alla creazione di una nuova cartella Postecom S.p.A. Poste Italiane S.p.A. Telecom Italia S.p.A. 19

20 crea cartella Cliccando sul link per la creazione di una nuova cartella, verrà visualizzata una form per l inserimento del nome della cartella. Per l inserimento del nome si avranno i seguenti vincoli: Lunghezza massima 24 caratteri Caratteri ammessi: [A-Z][a-z][0-9] No caratteri accentati Salvato il nome nella form, si accederà nuovamente all interfaccia del Fascicolo e nella tabella sarà visualizzato un elemento cartella con il nome scelto dall utente Indirizzario Pubblica Amministrazione Tutti gli indirizzi della PA, sia caselle sia caselle PEC esterne inserite a partire dall'indice IPA, sono raccolte in un indirizzario centralizzato e rese disponibili ai cittadini, sia consultando un'apposita sezione del Portale, sia accedendo alla "Rubrica PA" all'interno dell'interfaccia della Casella. Per i dettagli in merito alla configurazione dell'indirizzario sul client di posta si rimanda al documento Configurazione Rubrica PA, presente nella pagina Documenti e Manuali del portale di, all indirizzo https://www.postacertificata.gov.it/guida_utente/download-documenti.dot. L'indirizzario centralizzato è in corso di completamento; l'elenco completo degli indirizzi PEC delle Pubbliche Amministrazioni può essere reperito consultando l'indice delle amministrazioni pubbliche, brevemente IndicePA o IPA, all indirizzo Utilizzando l'interfaccia della Casella, mediante una ricerca per parametri, l'utente può, dalla "Rubrica PA", ricercare una Pubblica Amministrazione. Inserendo parametri di ricerca quali denominazione, indirizzo , area geografica, servizi disponibili, categoria, l'utente visualizzerà i risultati ottenuti dalla ricerca con l'elenco delle PA che rispondono ai criteri impostati. Inoltre, ciascun utente potrà navigare all'interno della struttura gerarchica della Pubblica Amministrazione, selezionando i diversi Uffici (OU)/Aree Organizzative (AOO) ad essa associati. È possibile navigare mediante due criteri: l'indice delle unità organizzative (OU), contenente le informazioni relative la struttura organizzativa delle amministrazioni accreditate presso l'indice; l'indice delle Aree Organizzative Omogenee (AOO), organizzato per amministrazioni e contenente le informazioni sulla composizione delle relative AOO. L'OU descrive la struttura organizzativa di ciascuna amministrazione in termini di unità organizzative e della relativa struttura gerarchica. Esso contiene, per ciascuna unità organizzativa, le informazioni riguardanti la sede o le sedi e la loro denominazione ed indirizzo postale, unitamente alle modalità di accesso telematico ad eventuali servizi applicativi on-line resi disponibili e gli indirizzi delle caselle di posta elettronica. L'AOO contiene la descrizione dei dati tecnici e di tutte le informazioni rilevanti che caratterizzano l'accesso telematico ad ogni AOO e, in particolare, per lo scambio di messaggi di posta elettronica verso le relative caselle di posta istituzionali. In esso le AOO sono organizzate in base alle amministrazioni di appartenenza e contengono l'indicazione delle unità organizzative utenti per le quali sono riferimento, descrivendo, di fatto, una partizione dell'insieme delle OU dell'amministrazione. Postecom S.p.A. Poste Italiane S.p.A. Telecom Italia S.p.A. 20

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