8.1. Trasferte dei dipendenti

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1 8.1. Trasferte dei dipendenti Capitolo 8 TRASFERTE La disciplina normativa delle indennità e dei rimborsi spese che il datore di lavoro corrisponde al dipendente quando quest ultimo svolge la propria prestazione lavorativa fuori dalla sede di lavoro è contenuta nell art. 51, comma 5, del T.U.I.R. A tal proposito è necessario distinguere tra: trasferte effettuate nell ambito del comune in cui si trova la sede di lavoro; trasferte effettuate al di fuori del comune in cui si trova la sede di lavoro. Trasferte entro il comune in cui si trova la sede di lavoro fuori dal comune in cui si trova la sede di lavoro Prima di analizzare le varie forme di rimborso per i dipendenti con riguardo alle spese di trasferta sostenute e la possibile deducibilità delle stesse da parte del datore di lavoro, è opportuno affrontare il problema relativo alla documentazione della trasferta stessa. Benché sul punto in esame non vi sia chiarezza, in ogni caso, è possibile tratteggiare un quadro della situazione. In particolare, relativamente alla «trasferta»: non è necessaria la preventiva autorizzazione rilasciata dal datore di lavoro al dipendente (C.M. n. 326/1997); i documenti di trasporto relativi alle spese di viaggio possono essere anonimi; l indennità chilometrica va rimborsata sulla base delle tariffe ACI 1 ; 1 La liquidazione deve risultare da una nota riepilogativa che deve contenere le seguenti indicazioni: il tragitto, i Km percorsi, le modalità di calcolo dell indennità. E opportuno che il datore di la- (segue) FISCO IN PRATICA 157

2 il rimborso delle spese di vitto ed alloggio non deve necessariamente avvenire sulla base di documentazioni intestate al contribuente o alla ditta. In sostanza, la deducibilità dell onere per l impresa attiene alla possibilità di dimostrare l effettività e l inerenza dei costi afferenti la trasferta 2. Fatta questa breve premessa generale, si procede ora a descrivere in modo più dettagliato l argomento in esame Trasferta entro il comune in cui si trova la sede di lavoro Relativamente alle trasferte effettuate all interno del comune sede di lavoro sono esenti da IRPEF solo i rimborsi delle spese di trasporto documentate dal vettore (biglietto tram, autobus, ricevuta taxi), sempre analiticamente elencati ed attestati dal collaboratore. In questo caso sono tassate anche le indennità chilometriche per l uso dell auto propria del dipendente Trasferta fuori dal comune in cui si trova la sede di lavoro Relativamente alle trasferte effettuate fuori dal comune in cui si trova la sede di lavoro, è necessario distinguere tra: rimborso forfetario; rimborso misto; rimborso analitico. Rimborso trasferta fuori dal comune di lavoro forfetario misto analitico voro conservi copia dei documenti del veicolo per attestare, nell eventualità si rendesse necessario, la correttezza dei conteggi effettuati. 2 A tale proposito si veda la sentenza della Corte di Cassazione n del 24 marzo R.M. n. 232/E del 16 luglio FISCO IN PRATICA

3 Rimborso forfetario Le indennità di trasferta fuori dal comune in cui si trova la sede di lavoro sono escluse da IRPEF in capo al dipendente fino a: 46,48 euro per giornata intera; ovvero 77,47 euro, con riguardo a trasferta effettuata all estero. Sono escluse da tassazione le spese di viaggio e di trasporto (taxi, autobus, etc..). In aggiunta all indennità forfetaria è possibile corrispondere i rimborsi analitici per le sole spese di viaggio e trasporto, sempre escluse dall imponibile IRPEF (le indennità chilometriche riconosciute al dipendente non sono tassabili). N.B. La quota di indennità che non concorre alla formazione del reddito di lavoro dipendente non risente della durata temporale della trasferta. Importo indennità imponibili per il dipendente Eccedenti euro 46,48 se la trasferta fuori dal territorio comunale è in Italia Eccedenti euro 77,47 se la trasferta è all estero Rimborso misto Il caso del rimborso misto si verifica quando al dipendente, oltre all indennità, viene riconosciuto anche il rimborso analitico delle spese di vitto e di alloggio sostenute per la trasferta. In tale ipotesi i limiti di esclusione IRPEF precedentemente esaminati, vengono ridotti nella seguente misura: riduzione di 1/3 del limite d esenzione (quindi, rimborso esente per 30,99 euro in Italia e 51,65 euro all estero) se il datore di lavoro rimborsa o fornisce gratuitamente al collaboratore alternativamente l alloggio o il vitto; riduzione di 2/3 dei limiti d esenzione (quindi, rimborso esente per 15,49 euro in Italia e 25,82 euro all estero) se il datore di lavoro rimborsa o fornisce gratuitamente al collaboratore sia l alloggio che il vitto. FISCO IN PRATICA 159

4 IMPORTO INDENNITÀ CHE COSTITUISCONO REDDITO PER IL LAVORATORE DIPENDENTE Se vengono rimborsate le spese di vitto o alloggio Se vengono rimborsate le spese sia di vitto che di alloggio 30,99 se la trasferta avviene fuori dal territorio comunale ma in Italia 51,65 se la trasferta è all estero 15,49 se la trasferta avviene fuori dal territorio comunale in Italia 25,82 se la trasferta è all estero N.B. La C.M. n. 326/1997 ha precisato che i rimborsi analitici delle spese di viaggio, anche sottoforma di indennità chilometrica, e le spese di trasporto, quando sono effettuati sulla scorta di idonea documentazione, non concorrono a formare il reddito: sia in caso di corresponsione della sola indennità; sia in caso di rimborso misto. Ogni altro eventuale rimborso di spese (oltre a vitto, alloggio e trasporto) deve essere assoggettato interamente a tassazione Rimborso analitico Nel caso di trasferte con rimborso analitico delle spese (ovvero, rimborso delle spese effettivamente sostenute dal collaboratore senza corresponsione di indennità forfetaria), sono esclusi dal reddito del dipendente tutti i rimborsi relativi a: spese di viaggio e trasporto (aereo, treno, nave, indennità chilometrica, ecc.) comprese le indennità chilometriche per uso dell auto 160 FISCO IN PRATICA

5 propria nei limiti delle tariffe ACI rilevate per i diversi modelli di autovetture; spese di vitto e alloggio; spese varie non documentabili (es. mance, telefonate, lavanderia e stireria) fino ad un massimo di 15,49 euro giornaliere (all estero 25,82 euro) purché analiticamente elencate ed attestate dal collaboratore (C.M. n. 326/E del 23 dicembre 1997). La stessa circolare n. 326/1997 ha ammesso che i biglietti di viaggio per utilizzo di mezzi pubblici valgono come documentazione anche se anonimi, sempre che siano esposti analiticamente in nota spese e siano inerenti alla trasferta. Con riguardo alle trasferte all estero, già dal 1984 è considerata idonea documentazione delle spese quella conforme alla normativa del paese estero in cui sono sostenute, anche se diversa dalla documentazione italiana. E opportuno, altresì, evidenziare che: non è possibile adottare criteri diversi di rimborso per le singole giornate comprese nel periodo in cui il dipendente si trova fuori della sede di lavoro; le spese per i viaggi compiuti dal dipendente con mezzi propri devono essere determinate dal datore di lavoro sulla base di elementi sia diretti che indiretti; le indennità chilometriche per trasferte fuori del comune ove il dipendente ha la sede di lavoro dovranno essere determinate dal datore di lavoro avendo riguardo: alla percorrenza; al tipo di automezzo utilizzato; al costo chilometrico secondo il tipo di autovettura. I dati da ultimo elencati, come si legge anche nella C.M. n. 326/1997, dovranno risultare dalla documentazione interna conservata dal datore di lavoro 4. (segue) 4 Con la C.M. n. 326/E del 23 dicembre 1997 è venuto meno l obbligo, da parte del datore di lavoro, di rilasciare apposita autorizzazione preventiva per lo svolgimento delle trasferte. FISCO IN PRATICA 161

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