Applicativo ZTravel. Release Novembre Funzionalità Comuni Setup Ztravel/ Mail Modulo Travel... 3

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1 Applicativo ZTravel Release Novembre 2015 Elenco Contenuti Funzionalità Comuni... 3 Setup Ztravel/ Mail... 3 Modulo Travel... 3 Pianificazione Trasferta/ Noleggio Auto... 3 Pianificazione Trasferta/ Importazione tratte da Web Service... 3 Menù Ufficio Viaggi/ Mail al dipendente... 3 Tabelle / Trasferte / Hotel / Anagrafica Hotel... 3 Tabelle / Trasferte / Agenzia / Anagrafica Agenzia... 3 Setup Trasferte/ Compilazione sezione Ufficio Viaggi Agenzia di Viaggi... 4 Setup ZTravel / Trasferte / Compilazione sezione Richiesta Anticipo e Ufficio Cassa... 4 Setup ZTravel/ Generale... 4 Integrazione con il sito della Farnesina... 5 Cenni generali... 5 Modulo Expense... 5 Inserimento Rimborsi / spalla destra... 5 Inserimento Rimborsi/ Spese... 6 Inserimento rimborsi/ Sezione Definizione Ore - Importazione dati da Web Service... 6 Setup ZTravel/ Compilazione... 6 Setup Ztravel/ Generazione Files... 8 Setup Ztravel/ Generale... 8 Funzioni Amministratore/ Nota Spese/Operativi/Importazione da file generico... 9 Tabelle / Note spese/ Compilazione/ Anagrafica motivazione... 9 Setup Ztravel / Gestioni Tabelle/ Note spese/ Spese/ Anagrafica Spesa Tabelle/ Spese/ Discriminanti Spese Funzioni amministratore/ Note spese/ Operativi/ Gestione Trattenute Integrazione con APP Mobile Implementazioni Modulo Localizzazione Auto Release Data Rilascio Novembre 2015 Pag. 1 di 20

2 Cenni Generali Funzionalità e Servizi Localizzazione Auto (menù Amministratore) Dispositivi E Utenti Localizzazione Auto Tracking Immediato Funzionalità e Servizi Localizzazione Auto (menù Utente) Maschera Inserimento Rimborsi Sezione Elenco Trasferte Maschera Note Spese Sezione Localizzazione auto Maschera Note Spese Sezione Riepiloghi Release Data Rilascio Novembre 2015 Pag. 2 di 20

3 Funzionalità Comuni Setup Ztravel/ Mail <Nuova variabile per le mail inviate all utente> Aggiunta, per le mail indicate di seguito, la variabile che, se scelta, espone nel corpo della mail le Note indicate dall approvatore : -Nota Spese \ Mail \ Parametri per utenti: - Segnala Nota Spesa Approvata - Segnala Nota Spesa Respinta -Trasferte \ Mail \ Parametri per utenti - Segnala Trasferta Approvata - Segnala Trasferta Respinta Modulo Travel Pianificazione Trasferta/ Noleggio Auto Ora è possibile inserire delle richieste di auto a noleggio con date differenti rispetto alla tratta. In fase di import delle trasferte in nota spese il programma controlla se la data di ritiro dell auto è compresa negli estremi di trasferta, se così non fosse, la data corrisponde con il primo giorno di trasferta. Pianificazione Trasferta/ Importazione tratte da Web Service E prevista l importazione delle tratte nel modulo trasferte tramite l utilizzo di Web Service. Occorre effettuare la pubblicazione di hftr_fimporttrasfcrm da Pannello di controllo/ Sicurezza, impostando il campo Tipo con SOAP Endpoint Procedure, e consentire all utente aaw_webservice tutte le opzioni. Per il dettaglio delle informazioni trattate consultare il manuale in linea. Menù Ufficio Viaggi/ Mail al dipendente Nelle mail previste per l invio dei dati delle prenotazioni al dipendente, ora sono comprese anche eventuali note inserite dall ufficio viaggi. Tabelle / Trasferte / Hotel / Anagrafica Hotel < Struttura> Indicare l indirizzo mail dell hotel, se compilato, e in Setup / Compilazione sezione Ufficio Viaggi-Agenzia di Viaggi non è spuntato Attiva sezione ufficio viaggi e si è scelta la modalità Invio Manuale, il dipendente, in Pianificazione Trasferta, può scegliere di mandare una e mail all albergo. < per CC> Indicare l indirizzo mail da utilizzare per le comunicazioni dirette all hotel da parte del dipendente, effettuate in Pianificazione Trasferta (vedere campo precedente). Questo indirizzo, se valorizzato, viene messo in copia conoscenza nella mail automatica. Tabelle / Trasferte / Agenzia / Anagrafica Agenzia < per CC> Se indicato, l indirizzo viene messo in copia conoscenza nelle seguenti mail automatiche: - Invio mail con testo parametrico all agenzia viaggi: questa funzionalità, che si abilita quando non si ha spuntato <Attiva sezione ufficio viaggi> (in Setup / Compilazione sezione Ufficio Viaggi-Agenzia di Viaggi) e si ha selezionato l opzione <Mail con testo parametrico>.; - Invio mail all agenzia dal cruscotto dell ufficio viaggi: sia per la mail singola che per la mail riepilogativa. Release Data Rilascio Novembre 2015 Pag. 3 di 20

4 Setup Trasferte/ Compilazione sezione Ufficio Viaggi Agenzia di Viaggi <Modalità di invio>, che consente le opzioni Automatica e Manuale Nella sezione Ufficio Viaggi-Agenzia di viaggi, quando NON è spuntato <Attiva sezione Ufficio Viaggi>, è possibile scegliere la modalità di invio. Nello specifico, la modalità automatica è quella gestita finora, ovvero, quando la trasferta che contiene biglietti viaggio, hotel, auto a noleggio, con abbinate le rispettive agenzie di viaggio, viene approvata all ultimo livello, viene inviata una mail all agenzia che contiene tutti i dati; la modalità manuale, invece, fa visualizzare una sezione in più all utente che pianifica la trasferta; quella della Mail di Avviso: Il dipendente può decidere di inviare una comunicazione in cui la compilazione di oggetto e testo sono completamente manuali. Una volta inviata ed approvata la trasferta, la mail parte contestualmente. L utente continua a visualizzare la mail spedita, senza poter intervenire in modifica; eventualmente può inviare ulteriori mail, ma quelle già inviate, per cui è memorizzata e visualizzabile la data e ora invio nella relativa colonna, non possono più essere modificate. Con l impostazione di questa modalità la compilazione del campo agenzia, nelle prenotazioni, non è più obbligatorio. MAIL AGENZIA DI VIAGGI <Precompila mail sulla base delle prenotazioni effettuate> Quando attivata la modalità di invio manuale, è possibile anche scegliere questa ulteriore opzione. In questo caso in pianificazione trasferta, quando l utente ha inserito richieste nelle sezioni Biglietti viaggio, Hotel, Noleggio auto e in queste richieste ha indicato l agenzia di viaggi di cui servirsi, il programma propone le righe di e mail già create con l indicazione delle strutture (agenzia o hotel) indicate precedentemente dal dipendente nelle richieste di prenotazione. Nel caso di Hotel, se l anagrafica hotel contiene l indirizzo e mail, queste indicazioni hanno la prevalenza rispetto all agenzia presente nella stessa richiesta. Quindi il dipendente potrebbe inviare la mail anche direttamente all hotel. La compilazione di oggetto e il testo della mail è comunque a carico dell utente. Setup ZTravel / Trasferte / Compilazione sezione Richiesta Anticipo e Ufficio Cassa <Consenti modifica anticipi non importati> L attivazione da la possibilità, nel menù dell ufficio cassa, di riaprire un eventuale richiesta di anticipo e consentire la modifica dei campi erogazione \ importo \ rifiutato fino a quando, lo stesso, non è ancora stato importato in una nota spese. Ne consegue che gli anticipi non ancora importati saranno sempre modificabili. Se, per qualche motivo, a fronte di due anticipi solo uno non è stato importato, la modifica è consentita solo per quest ultimo. Setup ZTravel/ Generale <Num. gg precedenti alla data di partenza per richiesta trasferta> Quando si vuole fare in modo che le richieste di trasferta siano inserite a sistema un tot di giorni prima della partenza; ed avere un evidenza quando l utente non ha rispettato questa regola, allora Indicare qui il numero di giorni. Il programma, in fase di salvataggio della richiesta di trasferta, confronta la data di partenza con la data di accesso al programma + il numero dei giorni indicato nel setup. Release Data Rilascio Novembre 2015 Pag. 4 di 20

5 Se la data di partenza è compresa tra [DATA DI OGGI] + Num.gg precedenti indicati nel setup, allora è richiesta obbligatoriamente la compilazione delle note nella sezione Itinerario. Attenzione - il controllo funziona solo se nell anagrafica soggetto non è spuntato il campo <Abilita inserimento trasferta con data inferiore alla data corrente>. Quando l utente compila le note e la richiesta viene salvata, viene data l evidenza che la data non è stata rispettata tramite il simbolo nell elenco trasferte. Esempio: Giorni nel setup 3 Data di inserimento 25/06/2015 Richiesta per trasferta con data partenza 27/06/2015 -> Segnalazione per inserimento note (se non già presenti) Richiesta per trasferta con data partenza 28/06/2015 -> OK < Utilizzo indirizzo mail intestatario trasferta per prenotazioni> Quando l attivazione per le trasferte collettive è Post approvazione, se si spunta questa opzione, in fase di creazione delle trasferte per i nominativi inseriti, viene indicato nel campo Mail delle singole prenotazioni, l indirizzo mail dell intestatario della trasferta principale. Esempio: Dipendente A inserisce per dipendente B e C Quando vengono create le trasferte per i dipendenti B e C, nell indirizzo Mail indicare l indirizzo del dipendente A. Integrazione con il sito della Farnesina Cenni generali A partire dalla presente release è possibile integrare il modulo Travel con il sito della Farnesina. Quando un utente inserisce una richiesta di trasferta, in base alla località in cui si reca, saranno passati, tramite Web Service alla Farnesina : I dati del dipendente che si recherà nel paese estero; I dati della persona designata, a livello aziendale, come responsabile del paese in questione. Il responsabile del paese è quella persona che verrà contattata dalla Farnesina in caso di pericoli; Le date in cui avverrà la missione Chi vuole usufruire del servizio ne faccia richiesta alla Farnesina. Inoltre sono necessari degli adeguamenti tecnici senza i quali l integrazione non è possibile. Per cui, ai fini dell attivazione consultare sempre l help Desk Zucchetti di riferimento. Modulo Expense Inserimento Rimborsi / spalla destra Quando eventuali anticipi sono essere superiori alle spese sostenute e l importo da rimborsare è negativo, il programma evidenzia un presa vicino alla dicitura Totale da rimborsare. L icona è visualizzata in tutte le spalle di destra solo quando l importo è negativo; il Totale da rimborsare, è comunque 0 ma al passaggio sull icona è visualizzato Importo negativo: Release Data Rilascio Novembre 2015 Pag. 5 di 20

6 Inserimento Rimborsi/ Spese Il bottone Visualizza Allegati compare solo quando le spese inserite hanno un allegato. Aggiunto un controllo, in fase di salvataggio, che verifica la presenza di spese con importo = 0 e il flag fattura. In presenza di tale condizione viene emessa una segnalazione di errore bloccante: Inserimento rimborsi/ Sezione Definizione Ore - Importazione dati da Web Service E prevista l importazione dei dati della Definizione Ore tramite l utilizzo di Web Service. Occorre effettuare la pubblicazione di hftr_fimportdeforecrm da Pannello di controllo/ Sicurezza, impostando il campo Tipo con SOAP Endpoint Procedure, e consentire all utente aaw_webservice tutte le opzioni. Per il dettaglio delle informazioni trattate consultare il manuale in linea. Setup ZTravel/ Compilazione <Segnala se ultima tratta non è località di residenza o sede> Il campo era già presente; è stato spostata la relativa segnalazione all atto del salvataggio della nota spese; se l utente conferma il salvataggio, ne viene comunque data evidenza nell elenco note spese: <Precompilazione Anno Mese> opzione <Mese Post Invio> L opzione verifica la combinazione di anno\mese delle note spese inviate e seleziona la più recente in ordine cronologico; l anno\mese proposto è quello successivo da quello rilevato in precedenza. Esempio: Mensilità NS Inviate: 01/ / / /2015 Nuova NS -> propone come anno\mese 06/2015 (anche se il mese di sistema è differente) <Attiva Inserimento automatico Inizio\Fine mese> Se spuntato, quando il dipendente inserisce una trasferta nella nota spese, il programma: - precompila le date di inizio\fine trasferta con l inizio\fine mese della mensilità della nota spese; - precompila la città di partenza e arrivo con la località di default presente nel rapporto di lavoro. Release Data Rilascio Novembre 2015 Pag. 6 di 20

7 Utile per chi utilizza il programma EXPENSE come una sorta di data entry per inserire le spese sostenute nel mese di trasferta, senza dover specificare i riferimenti delle singole tratte. <Nota Spese - Riferimenti contabili spesa> (Nuova sezione) Da utilizzare per fare in modo che l utente inserisca la commessa / centro di costo/ libero 4 direttamente dalla maschera di inserimento delle spese e che quindi abbini le entità scelte alle singole voci di spesa. In questa gestione, in Inserimento rimborsi, sezione spese, è disponibile un nuovo tasto che apre un layer dove andare a gestire l associazione delle commesse (o alle altre entità impostate) alla singola voce di spesa. <Modalità di attivazione> Ridotta: al momento l unica gestita. E la gestione commentata in seguito. <Descrizione Funzione> E la descrizione del nuovo tasto che compare nella sezione spese in Inserimento rimborsi. <Abilita Centro di costo> Se spuntato, la spesa sarà da abbinare al centro di costo. <Abilita campo libero 4> Se spuntato, la spesa sarà da abbinare alle entità definite nella Tabella Libero 4. <Abilita inserimento contestuale libero4 e cdc> Se spuntato, la spesa sarà da abbinare sia al centro di costo che alle entità definite nella Tabella Libero 4.. <Attiva campo commessa> Se spuntato, la spesa sarà da abbinare alla commessa OL <Abilita commessa obbligatoria> Se spuntato il programma emette una segnalazione bloccante se in inserimento rimborsi esiste anche solo una spesa non abbinata a nessuna commessa. <Nascondi tipo pagamento> Nella nuova sezione in inserimento rimborsi non è visibile il tipo di pagamento. Ecco come si presenta la maschera: L intestazione del bottone è quella indicata nel Setup; cliccando si accede al layer in cui eseguire l abbinamento: Release Data Rilascio Novembre 2015 Pag. 7 di 20

8 Per scegliere le entità cliccare il +; nell esempio sopra nelle impostazioni del setup si sono scelte tutte le entità disponibili (la colonna Cliente corrisponde all intestazione di Libero 4). <SPESE NON ASSEGNATE>: visualizza l elenco delle spese presente nei rimborsi alle quali non è stata associata alcuna entità/riferimento contabile. Per le spese per cui è stato utilizzato il Dettaglio spese, compaiono una riga per ogni dettaglio inserito; quindi la riga stessa è gestibile singolarmente. Nella figura sopra, l Autostrada del 5/2/2015, articolata su 2 righe, può avere diverse combinazioni di riferimenti contabili come se si trattasse di 2 spese separate; <SPESE ASSEGNATE>: è esattamente la stessa griglia indicata al punto precedente con la sola differenza che verranno visualizzate le sole spese assegnate ad un determinato riferimento contabile. Spostando il posizionamento sulle righe riferimenti contabili, nelle griglie in basso sono visualizzate rispettivamente le spese abbinabili (non assegnate) e quelle già abbinate ( assegnate). Setup Ztravel/ Generazione Files File non Zucchetti <Contabilità 9> Quando è scelto, è richiesta un ulteriore opzione, ovvero <Scrittura importo in euro per anticipi>. Se spuntato, quando gli anticipi sono in Euro, in generazione del file, viene comunque valorizzato il campo Importo in Euro nel tracciato; se non spuntato, il campo è = 0. File contabilità personalizzato <Contabilità 11> Sul file generato sono presenti due colonne in più, che indicano il codice e descrizione dello stato della trasferta. Setup Ztravel/ Generale <Percorso cartella per importazione da file generico> Implementazione che riguarda l importazione da file, in note spese, delle tratte effettuate nel mese. Release Data Rilascio Novembre 2015 Pag. 8 di 20

9 Indicare quale cartella verrà letta durante l import manuale. L import può essere eseguito da Funzioni amministratore Nota Spese/Operativi/Importazione da file generico. Funzioni Amministratore/ Nota Spese/Operativi/Importazione da file generico Da questa funzione si esegue manualmente l import del file che contiene le tratte da inserire nelle note spese (in Inserimento Rimborsi). Viene letta la cartella impostata in Setup /Generale- <percorso cartella per importazione da file generico>. Si selezionano i file che si vogliono importare; Nella sezione LOGS è possibile consultare i risultati dei vari import. Il file da importare deve contenere le seguenti informazioni: Campo Cod_Azienda Cod_Dipendente Data_Inizio_Trasferta Data_Fine_Trasferta Cod_Stato_Trasferta Cod_Destinazione_Trasferta Codice esterno Rapporto di lavoro Codice esterno Soggetto Codice Fiscale Note Valorizzato con il codice azienda anagrafico della suite HR Zucchetti Valorizzato con il codice dipendente anagrafico della suite HR Zucchetti Data inizio della trasferta \ impegno Data fine della trasferta \ impegno Codice ISO dello stato di destinazione (es. IT) Codice ISO della città (es. D612, F205, E648, ecc.) Codice esterno Rapporto di lavoro Codice esterno Soggetto Codice Fiscale I campi Cod_Azienda e Cod_Dipendente possono essere sostituiti da un unico campo Cod_Esterno che permette di collegare in maniera univoca il dipendente tra il programma esterno e la suite HR Zucchetti (ad esempio, si può utilizzare il Codice Fiscale). In questo caso il valore, nel file, deve essere posizionato alla fine, e rispettivamente alle posizioni come negli esempi seguenti: Idcompany/idemploy ; ; ; ;IT;G224; Codice esterno Rapporto di Lavoro: ;; ; ;IT;G224;CODESTRDL Codice esterno soggetto ;; ; ;IT;G224;;CODESTSUB Codice fiscale ;; ; ;IT;G224;;;AZZPIE70R50E648D Il formato del file prodotto è un CSV con carattere di separazione punto e virgola ;. Esempio: Riga ; ; ; ;IT;G224; Riga ; ; ; ;IT;G385; Se si vuole schedulare il processo, occorre creare il processo con la funzione hftr_bschedimpcrm mettendo come parametro il percorso delle cartella che si vuole leggere. La funzione schedulata lancia l importazione per tutti i file presenti nella cartella. Tabelle / Note spese/ Compilazione/ Anagrafica motivazione <Motivazione in comune> Utile per chi esegue l importazione delle tratte in note spese da file generico (Funzioni amministratore Nota Spese/Operativi/Importazione da file generico). Se il programma legge nel file il comune e questo coincide con la residenza o la sede (impostate o nel Rapporto di Lavoro o nel Soggetto), allora assegna la motivazione con la spunta su questo campo. Release Data Rilascio Novembre 2015 Pag. 9 di 20

10 Setup Ztravel / Gestioni < Abilita confronto km inseriti > Visibile solo quando si è attivata la Gestione auto assegnate. Se spuntato, attiva un controllo warning in fase di salvataggio della nota spese, qualora la voce di spesa dedicata all inserimento dei km ad uso personale \ aziendale contenga un numero di km differente rispetto a quello indicato come inizio e fine mese. Il confronto è effettuato in fase di salvataggio della Nota Spese, per i soli dipendenti che possiedono un auto assegnata, in questo modo: (KM FINE MESE - KM INIZIO MESE) = SOMMA(KM USO PERSONALE + KM USO AZIENDALE) * * la somma viene fatta sulle sole spese che presentano un valore diverso da Disattivato all interno di Voce di spesa per acquisto con carta carburante e che non presentano il flag Non considerare nel confronto km (vedere paragrafo Anagrafica spese). La somma dei km imputati sulle spese prende in considerazione le spese in tutte le trasferte della nota spese. Se il controllo non è verificato, viene emessa una segnalazione forzabile. Esempio applicativo: Se il dipendente ha inserito in nota spese i seguenti dati (esempio sulla spesa Carta Carburante), immessi dopo aver cliccato sul bottone: E in seguito, nella All atto del salvataggio il programma gli segnala la discordanza: Rifacendoci alla formula sopra: = 30 DIVERSO DA = 20 Tabelle/ Note spese/ Spese/ Anagrafica Spesa Revisione della maschera, ora suddivisa in sezioni specifiche. Sezione Compilazione: <Non considerare nel confronto km> Visibile solo se, in corrispondenza di Voce di spesa per acquisto con carta carburante, è stata selezionata un opzione diversa da Disattivato. Se scelto i km ad uso personale ed aziendale indicati per la spesa in questione non sono considerati ai fine del controllo commentato in Setup Gestioni/< Abilita confronto km inseriti >. Sezione Mobile: il campo <Descrizione per Mobile> Dà la possibilità di differenziare la descrizione della spesa quando ci si connette all APP Mobile. Release Data Rilascio Novembre 2015 Pag. 10 di 20

11 Sezione Gestioni: <Utilizza in Gestione Trattenute> Se attivato, la voce è disponibile in Funzioni amministratore/ Note Spese/ Operativi/ Gestione Trattenute. Sezione Gestioni: <Voce di spesa per parco auto aziendale> e <Voce di spesa per acquisto con carta carburante> Ora presentano due combobox che possono assumere i valori Disabilitato Facoltativo Obbligatorio. Quando si sceglie Obbligatorio, in Inserimento Rimborsi/ Spese, i dati richiesti obbligatoriamente per le spese parco auto aziendale e per quelle con carta carburante sono evidenziati con l asterisco: Spesa con Voce di spesa per parco auto aziendale impostato con Obbligatorio Spesa con Voce di spesa per acquisto con carta carburante impostato con Obbligatorio Sezione Fattura: ora presenta le seguenti opzioni: - Disattivato = il flag non viene compilato automaticamente - Modificabile = il flag viene proposto ma è consentita la modifica dal dipendente - Fisso = non è possibile modificare il flag proposto già compilato. E la stessa funzionalità della precedente gestione; ragion per cui durante l amministrazione database tutte le spese che hanno il flag impostato sono convertite automaticamente in Fisso. Tabelle/ Spese/ Discriminanti Spese Aggiunte le discriminanti: Trattamento Contrattuale Trasferta Se nella nota spese non è compilato diversamente, viene letto il trattamento contrattuale trasferta nella sezione Anagrafici \ Rapporto di Lavoro \ ZTravel \ Trasferte-Note Spese. Campi Liberi ZTravel Sono controllati quelli impostati in Anagrafici \ Rapporto di lavoro \ ZTravel \ Campi Liberi. Suddivisioni da codifica libera Sono controllati quelli impostati sui dipendenti in Anagrafici \ Rapporto di lavoro \ Anzianità/Suddivisione \ Suddivisioni da codifica libera. Funzioni amministratore/ Note spese/ Operativi/ Gestione Trattenute Revisione della maschera. Le voci di spesa che è possibile inserire sono quelle con attivata la specifica opzione sul campo <Utilizza in gestione trattenute> in anagrafica Spesa. Inoltre le trattenute qui inserite saranno generate nel file del mese della nota spese a cui si riferiscono, quando nel setup è impostato uno dei seguenti: PagheJ File MOVGIO Paghe Omnia File TRRIPA Paghe Web File TRRIPW Paghe Web Tabella Integrazione con APP Mobile Implementazioni Con la nuova release dell App e la presente versione di ZTavel sono state effettuate le seguenti implementazioni: Release Data Rilascio Novembre 2015 Pag. 11 di 20

12 se nell anagrafica di una spesa è stata impostata l obbligatorietà di inserimento degli allegati, anche il mobile, in presenza di quella spesa, richiede la presenza di un allegato; Se, sempre in anagrafica spese, è impostato il flag e di impostare automaticamente il campo fattura, allora anche da mobile il campo risulta già spuntato; inoltre, se in ZTravel è stato definito che l utente non possa togliere la spunta, anche nell app avviene la stessa cosa. Viceversa, se il flag di fattura è stato impostato come modificabile, anche nell app l utente può agire sul campo. ATTENZIONE: è necessario aggiungere il nuovo WebService attenendosi alle seguenti istruzioni: 1. Accedere all applicazione ZTravel con l utente amministratore 2. Sistema / Pannello di controllo / Sicurezza 3. Selezionare SOAP Endpoint Procedure in corrispondenza di Tipo, digitare hftr_fdibmobile in Nome Entità e premere Nuovo. 4. Consentire l accesso al Web Service agli utenti e\o ai gruppi di sicurezza abilitati all utilizzo dell app. Modulo Localizzazione Auto Cenni Generali Localizzazione Auto è un sistema per la gestione e il controllo degli automezzi aziendali che consente di ottenere le informazioni necessarie per gestire una flotta da PC. Grazie ad un semplice dispositivo munito di SIM, antenna GPS e cavi di alimentazione, facile da installare su qualsiasi autoveicolo per le sue ridotte dimensioni, è possibile localizzare in tempo reale tutte le autovetture aziendali, memorizzarne i percorsi, controllare la velocità su strada e verificare i consumi di carburante. L utilizzo delle funzioni di scatola nera Localizzazione Auto permette inoltre notevoli risparmi sui premi assicurativi, con sconti sino all 80% sulla polizza assicurativa. L integrazione avviene tramite web services per permettere agli utenti del portale HR di essere riconosciuti come utilizzatori di Localizzazione Auto e di accedere direttamente alle funzionalità del prodotto, opportunamente attivato per gli automezzi abilitati. Per le aziende clienti che utilizzano il Portale HR, è possibile acquistare il modulo Localizzazione Auto con cui gestire la localizzazione di un gruppo di autovetture. Gli utenti abilitati ad utilizzare il modulo hanno visibilità di un menù sviluppato in vari punti: 1. Dispositivi e Utenti 2. Localizzazione Auto 3. Tracking Immediato Vendita Due scenari possibili su ZTravel: - Auto assegnate : vendita con Attivazione Solo Km L azienda assegna per un periodo di tempo un auto al dipendente, che la può utilizzare anche ai fini personali. In questo caso, per motivi di privacy, le soste non possono essere tracciate. Quindi ha senso effettuare l attivazione Solo KM, che, come si commenta in seguito, traccia solo i km. - Auto in Pool: vendita con attivazione Completa I dipendenti possono prenotare una macchina; e la stessa macchina può quindi essere utilizzata da più persone nel periodo del mese. In questo caso non avrebbe senso avere il numero dei km effettuati, in quanto gli stessi sono percorsi da più di un utente, mentre è utile avere la traccia delle soste effettuate. Per questo motivo, in questo caso effettuare l attivazione Completa. Procedura di Attivazione L attivazione del modulo Localizzazione Auto e dei dispositivi veicolari deve essere avviata secondo gli step seguenti : ACQUISTI DISPOSITIVI Una volta abilitato il modulo Localizzazione Auto all interno del Portale HR, dal menù Dispositivi e Utenti sarà Release Data Rilascio Novembre 2015 Pag. 12 di 20

13 possibile per l amministratore del sistema procedere con la richiesta di acquisto dei dispositivi. La procedura di acquisto online si articola su due passaggi di selezione e conferma d ordine. Da un punto di vista tecnico, alla conferma da parte dell utente viene attivato un web service che, usando il token specifico di quell azienda, viene ricevuto dal server Localizzazione Auto ed interpretato come una richiesta di nuovo codice IMEI, ovvero di un nuovo dispositivo, per quella data azienda. In assenza di errori nella trasmissione del flusso, nel Portale HR la richiesta inviata risulterà nello stato ORDINE IN ESECUZIONE. In caso di errore informatico, è prevista dal team tecnico una procedura di alert. Nessun cambiamento di stato avverrà nell ordine emesso sino al momento della consegna del dispositivo, ovvero al momento in cui da MacNil conferma tramite flusso informatico di avere avuto conferma dal referente aziendale dell avvenuto ricevimento del bene; nel Portale HR la richiesta inviata risulterà nello stato DISPOSITIVO CONSEGNATO. INSTALLAZIONE ED ENTRATA IN FUNZIONE DISPOSITIVI Nel momento in cui MacNil, tramite il servizio di assistenza clienti, accerta l avvenuta installazione su una delle autovetture indicate in ordine, procede con l associazione della TARGA al CODICE IMEI del dispositivo e trasmette questa informazione tramite web service al server su cui è installato l applicativo. All interno del portale HR risulterà l associazione tra la specifica autovettura ed il dispositivo. Funzionalità e Servizi Localizzazione Auto (menù Amministratore) Dispositivi E Utenti Nella funzione sono gestiti: 1. La richiesta di supporto per singolo dispositivo; 2. La modalità di attivazione del dispositivo Solo km. 3. La modalità di attivazione del dispositivo Completa /completa 4. Contestualmente all attivazione di nuovi dispositivi, può essere inviata una mail al servizio clienti Zucchetti. La maschera si presenta così: Apre un layer in cui si visualizzano la marca ed il modello dell auto ; <Tipo Attivazione> Può assumere i valori Solo KM o Completa ; l attivazione Solo KM prevede la visualizzazione dei km percorsi su ogni singola trasferta e, dove previsto, scarica in nota spese i km di inizio e fine mese. Release Data Rilascio Novembre 2015 Pag. 13 di 20

14 <Richiedi Supporto>. Questa funzionalità ha il compito di comunicare eventuali anomalie del dispositivo al sistema di HelpDesk di MacNil. Nello specifico, mediante l icona di richiesta di supporto l utente inserisce i campi obbligatori per effettuare la comunicazione; terminata la compilazione, mediante un WS esposto da MacNil, è possibile inviare la richiesta. Tutte le segnalazioni effettuate da questo menù, saranno poi visualizzabili cliccando sull icona di Storico. L immagine che segue è il layer di Richiesta Supporto : Il layer è così composto: Automobile : dati identificativi dell auto MARCA, MODELLO (TARGA) ; Codice IMEI dispositivo : il codice IMEI del dispositivo installato sull auto; Richiedente : campo testo in cui è indicata la persona che sta richiedendo supporto (obbligatorio); Recapito Telefonico : campo testo in cui indicare il numero di telefono (obbligatorio); indirizzo del richiedente: viene controllato il formato della mail %@%.% (obbligatorio); Segnalazione : campo memo che contiene la segnalazione da inviare a MacNil (obbligatorio); Annulla : chiude il layer; Invia : verifica dei dati inseriti e invio della comunicazione. Nota: i campi obbligatori sono quelli con l asterisco (*). I dati sono salvati in un apposita tabella di log solo a comunicazione avvenuta con esito positivo; oltre ai dati digitati dall utente, salvare anche la data\ora di invio della segnalazione. Il layer è composto da un intestazione STORICO SEGNALAZIONI ed una griglia che riporta le seguenti informazioni: Data\Ora : visualizza la data e l ora di invio della segnalazione Richiedente : visualizza il richiedente della segnalazione Telefono : visualizza il recapito telefonico indicato al momento della segnalazione Mail : visualizza la mail indicata al momento della segnalazione Segnalazione : riporta il testo della segnalazione inviata; mediante l icona posta a destra della griglia è possibile visualizzare per intero il testo della segnalazione. Release Data Rilascio Novembre 2015 Pag. 14 di 20

15 Nuova richiesta dispositivo Mediante Nuova richiesta si ha la possibilità di richiede l installazione di un nuovo dispositivo. Occorre effettuare una distinzione sulla tipologia di attivazione in relazione al tipo di gestione delle auto adottata. Auto assegnate L azienda assegna per un periodo di tempo un auto al dipendente, che la può utilizzare anche ai fini personali. In questo caso, per motivi di privacy, le soste non possono essere tracciate. Quindi nel caso ha senso effettuare l attivazione Solo KM, che, come si commenta in seguito, traccia solo i km. Auto in Pool I dipendenti possono prenotare una macchina; e la stessa macchina può quindi essere utilizzata da più persone nel periodo del mese. In questo caso non ha senso avere il numero dei km effettuati nel mese, in quanto gli stessi sono percorsi da più di un utente, mentre è utile avere la traccia delle soste effettuate. Per questo motivo, ha senso effettuare l attivazione Completa. <Cerca autovettura> Lo zoom visualizza l elenco delle auto che non hanno già una richiesta di dispositivo associata (se cerco di aggiungere più volte la stessa auto viene emessa una segnalazione di errore); <Sidebar Destra> Composta da: o o Recapiti di spedizione Sede azienda Altra Sede Modalità di attivazione Solo km Completa Dopo che un autovettura aziendale è stata attivata, saranno disponibili una serie di funzionalità che richiamano via web services la piattaforma Localizzazione Auto di MacNil. Release Data Rilascio Novembre 2015 Pag. 15 di 20

16 Le pagine web messe a disposizione da MacNil sono in modalità embedded all interno del portale HR, con un semplice menù di navigazione (anche tipo breadcrumb) così come potrebbe essere gestita anche una modalità alternativa di apertura delle pagine in nuove schede a popup. Alla richiesta di un nuovo dispositivo, è possibile, da qui, inviare una mail al servizio clienti Zucchetti ponendo una spunta sulla relativa opzione: Localizzazione Auto L utente accede alla pagina che mostra in tempo reale l ubicazione delle autovetture sul territorio. E possibile: - selezionare un singolo automezzo cliccando sulla targa elencata sulla spalla destra ; - cercare quali automezzi sono presenti in un raggio predefinito rispetto ad un indirizzo di proprio interesse cliccando sul bottone ; nella schermata compilare con indirizzo, località interessati, agire sul raggio km, e con Cerca Mezzo individuare le auto presenti in quel momento nei paraggi : Release Data Rilascio Novembre 2015 Pag. 16 di 20

17 Selezionando un singolo automezzo è possibile visualizzare la posizione esatta del veicolo sulla mappa. Cliccando sulla spalla destra, su una delle auto elencate, si accede alla schermata che evidenzia il percorso effettuato dall auto stessa, relative soste, velocità, consumo PRESUNTO e altri dati: Tracking Immediato Dalla voce di menù Tracking Immediato si accede alla lista di selezione degli autoveicoli in movimento, dalla Release Data Rilascio Novembre 2015 Pag. 17 di 20

18 quale è possibile selezionare il singolo veicolo per visualizzarne il percorso ed altre informazioni di viaggio: Funzionalità e Servizi Localizzazione Auto (menù Utente) Maschera Inserimento Rimborsi Sezione Elenco Trasferte Quando in Setup ZTravel /Gestioni è spuntato <Attiva gestione auto assegnate> e il dipendente ha un auto assegnata, nella maschera è presente il bottone Gestione KM. La presente funzione presuppone l attivazione in modalità Solo Km. Se, per l auto assegnata al dipendente, è presente un dispositivo attivo i km di inizio e fine mese sono scritti automaticamente reperiti da MacNil e visualizzati cliccando sul pulsante Gestione Km: Release Data Rilascio Novembre 2015 Pag. 18 di 20

19 Quando il dipendente modifica i chilometri manualmente l aggiornamento automatico non viene più eseguito. Maschera Note Spese Sezione Localizzazione auto Nel caso di auto in pool, ed attivazione Completa, sono disponibili le soste effettuate durante la trasferta nella relativa sezione: Maschera Note Spese Sezione Riepiloghi In questa sezione, solo se attivo il modulo, è possibile visualizzare il numero di chilometri effettuato dalle auto utilizzate per quella missione. Release Data Rilascio Novembre 2015 Pag. 19 di 20

20 Release Data Rilascio Novembre 2015 Pag. 20 di 20