ART. 2 REQUISITI MINIMI E CONTENUTI DELLA FORNITURA

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1 PROROGA TERMINI CONFRONTO CONCORRENZIALE PER LA FORNITURA DI UN SOFTWARE APPLICATIVO PER LA GESTIONE DELLA CONTABILITÀ E SERVIZIO DI TESORERIA INTEGRATO prot /C5-2 del 3/11/2015. L Accademia di Belle Arti di Verona intende espletare una procedura per la fornitura di un software applicativo per la gestione della contabilità economico-patrimoniale integrata con la gestione della contabilità, del servizio di tesoreria e della gestione dei cespiti. Per partecipare alla procedura le ditte dovranno far pervenire un plico chiuso e sigillato con l indicazione del mittente, del destinatario, e con la seguente dicitura Contiene offerta per la fornitura di un software applicativo per la gestione della contabilità, del servizio di tesoreria e dei cespiti controfirmata sui lembi di chiusura e contenente e tutta la documentazione richiesta a pena di esclusione entro e non oltre il giorno 18 novembre 2015 ore 10,00 al seguente indirizzo: Accademia di Belle Arti di Verona - Via C. Montanari, Verona (Vr) Il recapito del plico rimane ad esclusivo rischio del mittente ove, per qualsiasi motivo, il plico non giunga a destinazione in tempo utile; prova dell avvenuto recapito è data esclusivamente dal timbro apposto dall Ufficio Protocollo dell Accademia. Per plico chiuso e sigillato s intende un plico od una busta su cui, oltre alla normale chiusura propria del plico o della busta (lembi incollati) sia applicato sulla chiusura (e cioè sui lembi incollati) un sigillo, un timbro ossia una qualsiasi impronta o segno atto ad assicurare la chiusura e, nello stesso tempo, a confermare l autenticità della chiusura originaria al fine di evitare manomissioni del contenuto. In particolare, il sigillo può consistere sia in una impronta impressa, sia in una striscia incollata con timbri e firme. In caso di mancato rispetto di tali modalità, poste a tutela della segretezza dell'offerta, quest'ultima verrà esclusa. Per le offerte pervenute in ritardo, non saranno ammessi reclami. Il plico deve contenere al suo interno le seguenti buste: - Busta A - Domanda di partecipazione (Allegato 1); - Busta B - Offerta tecnica (Allegato 2) - Busta C - Offerta economica (Allegato 3) ART. 1 - OGGETTO DELLA FORNITURA Il progetto per l implementazione e sostituzione dell attuale sistema contabile prevede: - Il passaggio ad un nuovo sistema di gestione contabile e finanziaria - La relativa migrazione dei dati dall attuale al nuovo sistema; - La pianificazione delle varie attività tecniche e sistemistiche a) consulenza b) formazione c) avviamento e assistenza Il software proposto dovrà quindi comprendere i seguenti requisiti minimi : 1. licenze software per la gestione della contabilità, del servizio di tesoreria e dei cespiti utilizzabile contemporaneamente da più utenti: Multiutenza per 3 utenti e accesso da remoto; 2. servizio migrazione dei dati (anagrafica fornitori/clienti) dall attuale al nuovo sistema proposto e salvataggio archivi; 3. servizio di installazione, formazione e supporto all avviamento entro dicembre 2015; 4. garanzia, aggiornamento e manutenzione del software per tutta la durata del contratto. L applicativo dovrà essere configurato nel server dell Accademia, verrà utilizzato da 3 utenti interni e dovrà essere fruibile anche esternamente da remoto. ART. 2 REQUISITI MINIMI E CONTENUTI DELLA FORNITURA 1

2 La fornitura deve prevedere i seguenti moduli: Gestione della contabilità economico-patrimoniale (partita doppia) con possibilità di imputazione di costi e ricavi per centro di costo / commessa e esportazione di flussi di dati contabili; relativa redazione dei documenti previsti per legge (stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa e rendiconto finanziario) come da esempio allegato; redazione e inserimento di budget previsionale con possibilità di raffronto con conto consuntivo come da esempio allegato; Gestione della contabilità di cassa (servizio di tesoreria) attraverso l emissione di mandati di pagamento, reversali di riscossione e elenco di cassa, come da esempio allegato, anche in formato elettronico per invio degli ordinativi di incasso e di pagamento al Tesoriere ed interazione con l applicativo della contabilità economico-patrimoniale per le registrazioni contabili; Gestione dei beni ammortizzabili con funzione di inserimento beni < 516,45 e relativa ubicazione con opzione stampa. In particolare devono essere previsti i seguenti requisiti: Importazione di alcuni archivi e in particolare delle anagrafiche Fornitori e Clienti del periodo attualmente gestito dal software applicativo Prisma; Aggiornamento alle novità normative; Esportazione di tutti i dati nei formati richiesti dalle specifiche Istituzioni e Agenzie (Ministero delle Finanze, CCIAA, Agenzia delle Entrate ecc.) Manuale operativo e help in linea. Ulteriori precisazioni e funzioni che dovrà avere il software e da considerare come requisiti minimi : - Imputazione per Centri di costo / Commessa; - Possibilità di personalizzare piano dei conti e di impostare agganci automatizzati in funzione degli aggiornamenti fino ad un massimo di 20 voci; - Elenco distinta ritenute acconto; - Creazione file formato ministeriale per mod. 770 da trasmettere al Consulente lavoro; - Creazione file formato ministeriale spesometro; - Creazione file per dichiarazione IVA; - Sezione tesoreria (Mandati /Reversali e distinta banca) e possibilità invio telematico banca documenti tesoreria; - Stampa della fattura da Emissioni e relativa registrazione in contabilità. A scopo meramente conoscitivo vanno indicati eventuali costi per le seguenti funzioni: L applicativo deve consentire l importazione dell archivio storico della contabilità del periodo attualmente gestito dal software applicativo Prisma; Stampa grafici e indici di bilancio; Calcolo irap/ires con possibilità di generazione modello F24; Emissione fatture servizi e relativa registrazione in contabilità. Si chiede di specificare: - caratteristiche hardware e software necessarie per il funzionamento del programma; - utilizzo dell applicativo vincolato ai profili utenti previsti. ART. 3 - OFFERTA TECNICA L offerta tecnica di cui all Allegato 2 va compilata in ogni sa parte. All offerta tecnica va allegata la seguente documentazione: 1) Relazione tecnico-illustrativa con la soluzione dettagliata dell offerta e le informazioni necessarie per la valutazione delle caratteristiche del software proposto corredata delle seguenti stampe: a) Esempio di un mandato di pagamento, di una reversale di incasso e di una distinta di pagamento con mandati e reversali; b) Esempio di bilancio consuntivo con raffronto consuntivo precedente e bilancio di previsione; 2

3 c) Esempio di bilancio previsione con raffronto bilancio previsione in corso e consuntivo precedente; d) Stampa Nota integrativa; e) Stampa rendiconto finanziario f) Stampa piano dei conti; g) Stampa esemplificativa di una scheda relativa a un bene ammortizzabile; 2) Numero di ore previste per la formazione e l avviamento al programma; 3) Credenziali accesso per DEMO da visualizzare via internet o in modalità remota da parte della Commissione giudicatrice; 4) Elenco istituzioni equipollenti Fondazione Accademia di Belle Arti di Verona che hanno adottato il software proposto; 5) Altre informazioni che il candidato ritiene utili ai fini del presente confronto. ART. 4 - OFFERTA ECONOMICA L offerta economica di cui all Allegato 3 consistente nell indicazione del costo al netto di IVA del software con tutti i requisiti minimi inclusa la formazione e l avviamento in conformità a quanto previsto nel presente confronto concorrenziale. Va, inoltre, indicato nella voce corrispondente il costo al netto di IVA del canone di assistenza annua. ART. 5 - TEMPI DI ESECUZIONE La fornitura dovrà essere svolta secondo le tempistiche sotto indicate: - Le attività propedeutiche e l importazione degli archivi dovranno essere svolte entro il 31/12/2015 per assicurare la continuità tra esercizi 2015 e 2016; - La formazione al personale e l installazione devono avvenire entro il 31/12/2015; - La messa in funzione deve avvenire entro il 31/12/2015; Sono ammesse variazioni al calendario di cui sopra esclusivamente se autorizzate dall Accademia. ART. 6 - LUOGO E MODALITÀ DI ESECUZIONE L applicativo sarà installato presso la sede dell Accademia di Belle Arti di Verona in Via C. Montanari, Verona (Vr). La Ditta si impegna a rispettare le indicazioni dell Accademia. L Accademia si impegna a garantire l accesso e l agibilità dei locali, laddove necessario, secondo la pianificazione delle attività concordate con l azienda aggiudicataria. ART. 7 CRITERIO DI AGGIUDICAZIONE L affidamento avverrà mediante confronto concorrenziale con aggiudicazione, a favore dell offerta economicamente più vantaggiosa, valutata in base ai seguenti parametri: a) Offerta tecnica (Allegato 2 - Busta B), contenente una relazione tecnico-illustrativa con la soluzione dettagliata dell offerta e le informazioni necessarie per la valutazione delle caratteristiche del prodotto offerto: max punti 60. b) Offerta economica (Allegato 3 - Busta C), che dovrà riportare il prezzo offerto: max punti 40 di cui 30 punti per l acquisto della licenza comprensiva di formazione e 10 punti per il canone annuo di assistenza. La valutazione dei concorrenti è demandata, ad una apposita Commissione giudicatrice nominata dal Presidente dell Accademia. Punteggio da assegnare all offerta tecnica La valutazione dell offerta tecnica sarà effettuata mediante l attribuzione dei punteggi da parte dei componenti della Commissione giudicatrice sulla base dei criteri riportati. La Commissione dopo aver visionato la DEMO del software proposto attribuirà fino a max 60 punti in relazione alle funzioni dell applicativo e che dovranno corrispondere ai requisiti minimi previsti nel presente confronto concorrenziale. In particolare verrà tenuto conto delle seguenti funzioni: 3

4 1) Redazione di modelli standard (.docx, odt, ) per la produzione di relazioni che contengano dati descrittivi e contabili personalizzati, da valutare in base alla quantità di soluzioni predefinite proposte ed alla flessibilità di utilizzo; 2) redazione di report e stampe personalizzate e parametriche, esportabili in formati vari (.pdf,.xlsx, ), da valutare in relazione alla quantità di soluzioni predefinite proposte ed alla flessibilità di utilizzo; 3) facilità nell uso dell applicativo; 4) velocità di inserimento. La Commissione verificherà la DEMO del software preferibilmente in modalità remoto o via internet. A tal fine vanno indicate nell Offerta tecnica le credenziali di accesso. Non verrà attribuito alcun punteggio per proposte non conformi ai requisiti minimi. Punteggio da assegnare all offerta economica La ditta proponente deve presentare l offerta economica compilando l Allegato 3 - Busta C sottoscritto dal titolare/legale rappresentante. All Offerta economica potranno essere attribuite max 40 punti di cui 10 per il canone di assistenza annua. ART. 8 SUBAPPALTO E CESSIONE DEL CONTRATTO E vietata a pena di nullità la cessione del presente contratto fatta salva l azione per il risarcimento dei danni. ART. 9 - MODALITÀ DI PAGAMENTO Le licenze ed i servizi connessi di cui all art. 2, saranno pagati previa presentazione di regolare fattura nei seguenti termini: 60% all installazione delle licenze del software e 40% (saldo) al termine dell avviamento e della formazione effettuata e prevista. Il pagamento della fornitura avverrà nei termini di legge, previa verifica della regolarità dell esecuzione. ART ONERI DELL APPALTATORE L'impresa si obbliga a sollevare l'accademia da qualsiasi pretesa, azione o rivalsa che possa derivargli da parte di terzi nel corso dello svolgimento della fornitura. L'impresa è sempre responsabile, sia verso l Accademia che verso terzi, dell'esecuzione delle attività previste, dell'operato dei suoi dipendenti e degli eventuali danni che dal personale impiegato e dai mezzi utilizzati derivino a carico di terzi o dalla stazione Appaltante. ART TRATTAMENTO DATI La ditta opererà nel totale rispetto della riservatezza nel trattamento dei dati, ai sensi della vigente normativa in materia di privacy (d.lgs. n. 196/03) e della vigente regolamentazione comunale. Il soggetto aggiudicatario ha l obbligo di mantenere riservati i dati e le informazioni, ivi comprese quelle che transitano per le apparecchiature di elaborazione dati di cui venga in possesso e di non divulgarli in alcun modo e in qualsiasi forma e di non farne oggetto di utilizzazione a qualsiasi titolo per scopi diversi da quelli strettamente necessari all esecuzione 11 del contratto. Il soggetto aggiudicatario è responsabile per l esatta osservanza da parte dei propri dipendenti, consulenti e collaboratori, nonché dei propri eventuali subappaltatori e dei dipendenti, consulenti e collaboratori di questi ultimi, degli obblighi di segretezza anzidetti. In caso di inosservanza degli obblighi di riservatezza, l Accademia appaltatrice ha la facoltà di dichiarare risolto di diritto il contratto, fermo restando che l appaltatore sarà tenuto a risarcire tutti i danni che dovessero derivare all Accademia. ART. 12 RISOLUZIONE DEL CONTRATTO E RISARCIMENTO DANNI In caso di gravi e ripetuti inadempimenti l impresa aggiudicataria sarà comunque tenuta a risarcire l Accademia del danno causato da ogni inadempimento alle obbligazioni derivanti dal presente 4

5 capitolato. In caso di risoluzione anticipata del contratto per responsabilità dell'appaltatore, per qualsiasi motivo, l Accademia si riserva di chiedere il risarcimento dei danni subiti. ART CONTROVERSIE E FORO COMPETENTE Nel caso di controversie, l appaltatore non potrà sospendere né rifiutare l esecuzione della fornitura, ma dovrà limitarsi a produrre le proprie motivate riserve per iscritto, in attesa che vengano assunte dall Accademia le decisioni in ordine alla prosecuzione dello svolgimento dell appalto. In assenza di una soluzione concordata per qualsiasi questione insorta tra l Accademia e la ditta aggiudicataria relativamente ai patti convenuti ed a quanto non previsto nel presente atto ma relativo al servizio oggetto dell appalto la controversia sarà demandata al Tribunale competente. ART SPESE CONTRATTUALI Tutti gli oneri relativi all esecuzione del presente appalto, nessuno escluso, e le spese inerenti e conseguenti la stipula del relativo contratto sono a carico della ditta aggiudicataria. ART NORME GENERALI E DI RINVIO Per tutto quanto non espressamente previsto dal presente capitolato, si rimanda alla vigente legislazione applicabile in materia. Si precisa che la presente procedura non impegna questa Accademia ad un eventuale affidamento di incarico in quanto si dovrà tener conto dell adeguatezza delle offerte e non ultimo delle esigenze amministrative e finanziarie dell Accademia. Verona, 13 novembre 2015 Prot /C5-2 Firmato Il Presidente Stefano Pachera Il presente confronto viene pubblicato sul sito istituzionale dell Accademia: Allegati: Allegato 1 - Domanda di partecipazione Allegato 2 - Offerta Tecnica Allegato 3 - Offerta economica Esempi format vari oggetto della fornitura: mandato, reversale, elenco distinta banca, bilancio consuntivo, bilancio preventivo, stato patrimoniale, rendiconto finanziario, nota integrativa, distinta ritenuta acconto Fondazione Accademia di Belle Arti di Verona Via C. Montanari, Verona (Vr) - C.F. e P.IVA: Telefono Fax

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