Iniziativa Comunitaria Equal II Fase IT G2 CAM Futuro Remoto. Esercitazione. Costruzione del diagramma di GANTT con EXCEL

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1 ESERCITAZIONE Iniziativa Comunitaria Equal II Fase IT G2 CAM Futuro Remoto Esercitazione Costruzione del diagramma di GANTT con EXCEL ORGANISMO BILATERALE PER LA FORMAZIONE IN CAMPANIA

2 LA COSTRUZIONE DEL DIAGRAMMA DI GANTT CON EXCEL Di seguito, si descrive le modalità con le quali realizzare un diagramma di Gantt, flessibile ed efficace, avvalendosi di Excel L utilizzo del modello Diagramma di GANTT è semplicissimo. In pratica, si tratta di configurare l area di lavoro creando automaticamente la scala temporale compatibile con le date di inizio e fine delle attività previste dal progetto, dopodiché si può incominciare ad inserire tali informazioni determinando la contestuale creazione del corrispondente diagramma di Gantt. Ma ecco come procedere nei dettagli. Configurare il modello Caricare il modello Diagramma di GANTT.xls, quindi premere il pulsante Nuovo diagramma. Così facendo vengono cancellati tutti i dati eventualmente presenti, mentre il cursore si porta nella posizione B8. In tale posizione viene visualizzata la data Contestualmente al posizionamento del cursore in B8 viene impostata una scala temporale che inizia dalla suddetta data, mentre un messaggio invita ad inserire in B8 la data corrispondente all inizio della prima attività (figura 2). Premere il pulsante Ok, quindi procedere con l inserimento richiesto. Si determina così automaticamente il corretto dimensionamento della scala temporale, e da questo momento si può procedere all inserimento dei dati. Inserimento dei dati Per creare il diagramma di Gantt inserire nelle celle della colonna A le attività in cui si articola il progetto, e specificare rispettivamente nelle colonne B e C le corrispondenti date di inizio e fine (nel formato gg/mm/aa). Contestualmente a tali input, nella colonna D viene visualizzata la durata di ogni attività, mentre nella sezione grafica del modello prende forma il diagramma di Gantt. Sviluppo del modello La realizzazione del modello si articola in due fasi, e precisamente: Impostazione della struttura di base Creazione delle macro previste 2

3 La struttura di base Il diagramma di Gantt che viene proposto si sviluppa in un arco temporale di180 giorni, ma non vi sono problemi ad estendere tale intervallo. Ovviamente, bisogna fare i conti con il numero di colonne disponibili nel foglio di lavoro (256). In pratica, si suddivide essenzialmente in due sezione. La prima, in corrispondenza delle colonne da A a D, gestisce l inserimento dei dati ed alcune semplice elaborazioni numeriche, mentre la seconda è dedicata alla realizzazione del diagramma vero e proprio. In pratica, tutte le celle della zona E8:CP27 sono formattate in uno speciale modo che consente la realizzazione automatica del diagramma contestualmente agli input operati nella prima sezione. Sezione inserimento dati Le celle delle colonne B e C sono destinate ad ospitare le date di inizio e fine delle attività, pertanto viene loro assegnato il formato Data (gg/mm/aa). Le celle coinvolte nell inserimento di formule ed espressioni, invece, sono quelle della colonna D. In pratica, in tali posizioni viene calcolata la durata delle attività una volta che siano state specificate le loro date di inizio e fine. Per ottenere il risultato desiderato basterebbe digitare nella cella D8 la formula =D8-C8, e replicarla verso il basso sino alla cella D27 compresa. Così facendo, però, in mancanza di dati nelle corrispondenti celle, nella posizione che ospita la formula potrebbero venire visualizzati valori non pertinenti. Meglio, allora, inserire la formula all interno dell espressione condizionale: =SE(C8="";"";C8-B8+1) Pertanto, se nella colonna C non sono presenti dati, la formula non viene valorizzata, ma si determina semplicemente la restituzione di un blank. Nota Vale la pena osservare che la differenza fra le date di inizio e fine delle attività viene aumentata di una unità. Questo per fare si che la durata di una operazione che inizi e termini nella stessa giornata venga correttamente calcolata di un giorno. Analogamente, una attività che inizia un determinato girono e termina in quello successivo durerà 2 giorni, e così via. Sezione grafica In questa sezione, formattando opportunamente le celle in cui si articola, viene automaticamente elaborato il diagramma di Gantt, che fa riferimento agli input operati nella sezione di inserimento dati. In pratica, le barre vengono costruite assegnando un certo colore allo sfondo delle celle della sezione, a seconda che a queste corrisponda o meno un giorno (letto sulla scala temporale) che cade all interno dell intervallo di durata della corrispondente attività. Conviene fare subito un esempio pratico. Immaginiamo che la prima attività del progetto inizi il 9 giugno 2003 e termini il giorno 13 dello stesso mese. A questo punto, gli sfondi delle celle da E8 a I8 dovranno colorarsi automaticamente di una determinata tonalità (figura 3). Come, lo vedremo fra poco. A questo punto occupiamoci di impostare la struttura dell area. Evidenziare le colonne da E a CP, quindi agire con il mouse su una singola colonna per portarne le dimensioni a quelle desiderate. Figura 3 3

4 Creare la scala temporale Il diagramma di Gantt viene realizzato facendo riferimento ad una scala temporale che corre lungo il bordo superiore della sezione grafica (dalla cella E7 alla cella CP7 comprese). Tale scala è dinamica, e si assesta automaticamente in base alla data iniziale della prima attività del progetto. Per ottenere il risultato desiderato bisogna inserire nella cella E7 la formula =B8, e nella cella F7 l espressione: =E7+1 quindi replicare quest ultima in orizzontale sino alla cella CP7 compresa. A questo punto, quando in sede di configurazione del modello viene inserita nella cella B8 la data di inizio della prima nella cella nella cella E7 verrà visualizzata la stessa data, mentre nelle celle a fianco quelle dei giorni successivi. Se la data inserita in B8 dovesse venire modificata per una qualsiasi ragione, la scala si assesterà riflettendo la nuova situazione. Ovviamente, le date di inizio e fine delle altre attività devono essere modificate di conseguenza. Ed ora occupiamoci dell operazione più importante, vale a dire della formattazione condizionale delle celle della zona dedicata al diagramma di Gantt. Prima di cominciare, però, vale la pena di familiarizzare con la dinamica operativa e le tecniche di utilizzo di questa potente e versatile funzione. La formattazione condizionale Grazie a questa funzione è possibile assegnare i più disparati formati a singole celle o a intere zone di un foglio di lavoro, in base a determinate condizioni che i loro contenuti devono osservare (direttamente o indirettamente). Per esempio, in una tabella che ospita dati di vendita si potrebbe assegnare lo sfondo verde alle celle che ospitano valori che superino gli obiettivi assegnati, o uno sfondo rosso se gli obiettivi non sono stati raggiunti. Inoltre, tanto per continuare, si potrebbe richiedere che vengano scritte in giallo le cifre uguali ad un valore di riferimento opportunamente specificato. In altre parole è possibile pilotare l assegnazione di un determinato formato al verificarsi di determinate condizioni. Un semplice esempio Ecco come formattare una cella in modo che le cifre in essa contenute vengano visualizzate su uno sfondo rosso se sono negative, e verde se positive. Fare clic sulla cella coinvolta nella procedura di formattazione condizionale, aprire il menu Formato e optare per Formattazione condizionale. Si accede così alla maschera che gestisce l impostazione dei criteri in base ai quali viene applicato o meno un certo tipo di formattazione. Aprire l elenco a discesa che è associato alla casella denominata Condizione 1, e selezionare la condizione Il valore della cella è Aprire l elenco associato alla casella a fianco, e selezionare fra quelli che vengono proposti l operatore di comparazione è minore di. Nella terza casella, invece, digitare il termine di riferimento, vale a dire il numero 0 (figura 4). 4

5 Premere il pulsante Formato, e nella maschera che si apre attivare la scheda Motivo, in cui si seleziona il colore rosso nella paletta colori (figura 5). La scelta operata viene monitorata in tempo reale in una finestra di anteprima mostrando la corrispondente formattazione. Premere il pulsante Ok, per acquisire le impostazioni. Adesso, se nella cella in questione si digita un valore negativo, o se la valorizzazione di una formula in essa contenuta restituisse un numero negativo, alla cella stessa verrà assegnato uno sfondo rosso. Il risultato che vogliamo ottenere, però, prevede che se il numero è maggiore di zero lo sfondo deve essere verde. Pertanto, dobbiamo impostare una condizione aggiuntiva. Premere il pulsante Aggiungi per accedere ad una nuova maschera, che verrà visualizzata immediatamente sotto la prima (figura 6). Nell elenco a discesa associato alla seconda casella della maschera selezionare l operatore maggiore di. Nella casella a fianco digitare il termine di riferimento che, anche in questo caso, è rappresentato dal valore 0. Premere il pulsante Formato, e nella maschera che si apre attivare la scheda Motivo, in cui si seleziona il colore verde nella paletta colori. Anche in questo caso la scelta operata viene monitorata in tempo reale nella finestra di anteprima. Premere il pulsante Ok per consolidare le impostazioni operate. Se abbiamo operato correttamente, inserendo un valore negativo nella cella il suo sfondo diventerà rossa, verde se il valore è positivo. Come creare il diagramma di Gantt Se nell esempio fatto ci siamo avvalsi dei menu a scelta guidata per impostare le condizioni che dovevano essere soddisfatte per determinare la formattazione delle celle, in questo caso specifico dobbiamo utilizzare alcune opzioni avanzate della funzione. In particolare, quelle che consentono di esprimere tramite una formula i vincoli da soddisfare. 5

6 Definire i vincoli Per realizzare automaticamente una barra del diagramma, le celle che corrispondono ad una data che sia contenuta (estremi compresi) nell intervallo di durata dell attività cui si riferisce la barra si devono presentare di un certo colore. Vediamo pertanto come impostare una condizione che determini la colorazione rossa dello sfondo della cella E8 cui corrisponde l inizio della prima attività del progetto (che coincide ovviamente con l inizio di quest ultimo). Dobbiamo utilizzare una formula che controlli, per l appunto, se la data letta sulla scala temporale cui fa riferimento la cella E8 sia compresa o meno nell intervallo di durata dell attività. Nella fattispecie, la data ospitata in E7 deve essere maggiore o uguale a quella ospita in B8 e minore o uguale a quella che si trova in C8. Vale a dire che dobbiamo impostare una classica condizione in And (E), ed esprimere come vincolo di formattazione la corrispondente espressione. Ecco come procedere: Selezionare la cella E8, aprire il menu Formato e optare per Formattazione condizionale. Si accede così alla maschera che gestisce l impostazione dei criteri. Aprire l elenco a discesa che è associato alla casella denominata Condizione 1, e selezionare la condizione La formula è. Così facendo la struttura della maschera si modifica come illustrato in figura 7 Nella casella di testo inserire la formula che esprime il vincolo da soddisfare, che nella fattispecie è la seguente: =E(E7>=$B8;E7<=$C8) In pratica, le condizioni che devono essere contemporaneamente verificate per determinare l assegnazione della formattazione che verrà impostata, sono state poste come argomento della funzione E. A questo punto, fare clic sul pulsante Formato, e nella maschera a schede che viene aperta impostare quello che dovrà essere applicato alla cella se le condizioni espresse dalla formula sono verificate. Nella fattispecie opteremo per l assegnazione di uno sfondo rosso. Nota Le coordinate delle celle B8 e C8 sono state fatte rispettivamente precedere e seguire dal simbolo del dollaro. In questo modo, quando si replicherà il formato sulle altre celle della zona grafica, la formula verrà sempre correttamente interpretata. Fare clic sul vertice inferiore destro della cella E8, e trascinare la selezione sino a coprire tutta la zona dedicata al diagramma di Gantt. Il formato condizionale della cella E8 viene così applicato a tutta la sezione grafica. Se abbiamo operato correttamente, completando opportunamente la zona di inserimento dati si determinerà la creazione del corrispondente di Gantt. 6

7 Sviluppo delle macro di configurazione Il modello prevede una macro (Configurazione) per l impostazione della scala temporale di base prendendo come riferimento la data del primo gennaio XX, nonché la cancellazione di tutti i dati presenti nel diagramma al fine di poterne realizzare uno nuovo. Registrazione della macro Registrare una macro, per chi non lo ricordasse, significa eseguire alla tastiera la procedura da automatizzare, previa attivazione della funzionalità di registrazione. Ecco come procedere: Aprire il menu Strumenti e optare per la voce Macro. Nel corrispondente sottomenu selezionare la voce Registra nuova macro per visualizzare la maschera che gestisce la denominazione di quella che intendiamo registrare (figura 8) Nella casella Nome macro digitarne il nome, possibilmente esplicativo delle sue funzioni. Aprire l elenco a discesa associato alla casella Memorizza macro in e selezionare Questa cartella di lavoro. Così facendo si evita che nella maschera delle macro figurino anche quelle associate ad altri modelli Excel eventualmente aperti in memoria. Il nome che viene digitato nella casella andrà a sovrascrivere quello proposto per default (Macro1) considerando che questa è la prima macro che stiamo registrando. Nota Vale la pena di fare qualche osservazione relativa alla denominazione di una macro. Innanzitutto, si ricordi che i nomi non possono contenere spazi, pertanto se il nome fosse composto bisogna sostituire gli spazi con l underscore. Inoltre, i nomi devono iniziare con un carattere e la loro lunghezza non può superare i 255 caratteri. Premere il tasto Ok per attivare il registratore. Per indicare che il registratore è attivo, nell area di lavoro viene visualizzata una barretta con due icone. La prima, quella con impresso un quadratino, se premuta determina l arresto del registratore (figura 9). La utilizzeremo fra poco. A questo punto eseguire la procedura che vogliamo automatizzare. Evidenziare la zona A8:C27, quindi premere il tasto Canc per eliminare i dati che vi sono contenuti. Portare il cursore sulla cella B8 ed inserivi il valore 1 7

8 Fare clic sul pulsante con sopra impresso il quadratino per arrestare la registrazione e disattivare il registratore. La macro che abbiamo registrata può essere rieseguita indefinitamente. Ecco come provarla. Inserire alcuni dati nella zona dedicata. Si determina così la visualizzazione delle corrispondenti barre del diagramma. Aprire il menu Strumenti, optare per Macro, e nel sottomenu ancora per Macro. Nella maschera che viene visualizzata (figura 10) selezionare il nome di quella che abbiamo appena registrato, quindi fare clic sul pulsante Esegui. Se abbiamo operato correttamente dati e diagrammi vengono eliminati. Aggiunta di un messaggio La macro di configurazione prevede che a cancellazione avvenuta dei dati venga esibito un messaggio che invita a digitare la data di inizio della prima attività nella cella B8. In questo caso ci avvarremo di una speciale istruzione che digiteremo in calce a listato della macro. Ecco come procedere: Aprire il menu Strumenti, optare per Macro e selezionare ancora Macro nel corrispondente sottomenu. Così facendo si accede alla maschera per la gestione delle macro. Evidenziare il nome della macro e premere il pulsante Modifica per accedere all Editor del Visual Basic, nell ambito del quale (figura 11) il listato si presenta così: Sub Configurazione() Range("A8:C27").Select Selection.ClearContents Range("B8") = 1 Range("A1").Select Range("B8").Select End Sub 8

9 La prima coppia di passi seleziona la zona da cancellare, quindi provvede alla eliminazione dei dati contenuti. Il terzo passo, invece, inserisce il valore 1 nella cella B8. I due passi successivi, invece, portano il cursore in A1, poi in B8 dove dovrà essere inserita manualmente la data corrispondente alla prima attività del progetto. A questo punto, prima dell istruzione finale End Sub inserire digitare il passo: MsgBox ("Inserire nella cella B8 la data di inizio della prima attività del progetto") Che quando eseguito determinerà la visualizzazione del messaggio il cui testo è racchiuso fra virgolette. Associare la macro al pulsante La macro, una volta sviluppata, viene associata alla pressione del pulsante Nuovo Diagramma. Visualizzare la barretta degli strumenti del Visual Basic. (Visualizza/Barre strumenti/visual Basic). Fare clic sull icona del pulsante, porre il cursore nell area di lavoro, e disegnare un rettangolo pari alle dimensioni che gli vogliamo assegnare. Rilasciando il tasto del mouse viene virilizzato il pulsante. Si noti che contemporaneamente, nella barra icone Visual Basic si determina l attivazione dell icona di progettazione (quella con sopra impressi Squadra e Matita). Farvi sopra clic destra, e nel menu contestuale al clic optare Proprietà. Viene così visualizzata l omonima casella (figura 12) Nella cella Caption digitare il nome del pulsante: Nuovo Diagramma Fare ancora clic destro sul pulsante, ma questa volta selezionare nel menu contestuale al clic la voce Visualizza codice. Si accede così all Editor del Visual basic, e in particolare al codice del pulsante (figura 13). Inserire fra i due passi in cui si articola il corrispondete listato il nome della macro da eseguire (nel nostro caso, Configurazione). Riaccedere all ambiente Excel, disattivare l icona di progettazione, e fare clic sul pulsante per provare la macro. 9

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