Realizzare la planimetria dell ufficio con Visio 2003

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1 Realizzare la planimetria dell ufficio con Visio 2003 Il modello rappresenta una planimetria sulla quale grazie a Visio si potranno associare in modo corretto le persone e/o gli oggetti (PC, telefoni, etc) ai rispettivi uffici/spazi di appartenenza. Il modello permette di comprendere le seguenti funzionalità di Visio: Utilizzo di dati presenti in files esterni Associazione automatica di persone/oggetti agli spazi Realizzazione di report riepilogativi sugli oggetti contenuti nel diagramma I dati rappresentati (tutti di pura fantasia) sono contenuti in un file excel denominato ElencoSpazi.xls. Per svolgere l'esercizio è necessario compiere i seguenti passaggi: 1. Creare sul disco C la cartella VisioPMI 2. Entrare nella cartella VisioPMI 3. Creare la sottocartella Spazi 4. Estrarre nella sottocartella Spazi il contenuto del file ZIP Spazi.zip 5. Aprire il file PlanimetriaUfficio.vsd Dopo aver disegnato la planimetria dei propri uffici con le forme di Visio trascinare in ogni ufficio una forma Spazio (con il tasto destro è poi possibile modificare automaticamente la forma perché copra esattamente l area). Per poter sfruttare l associazione automatica di oggetti/persone agli spazi è necessario che la forma spazio contenga una proprietà personalizzata che la identifichi in modo univoco tra tutte. Esempio: Page 1 of 8

2 Per poter attribuire oggetti/persone all ufficio Direzione Commerciale Italia che è identificato con ID spazio = 102, sarà necessario che nel file che contiene i dati da importare sia presente una colonna (campo) che contenga li stessi valori. In questo modo quando Visio effettua l importazione assocerà gli oggetti/persone in modo corretto. Nell esempio sotto riportato la colonna ID Ufficio contiene gli stessi valori della proprietà ID spazio delle forme spazio. Importazione dati Selezionare il comando Importa dati dal menu Planimetria Selezionare l opzione che permette di aggiungere nuove forme sulle forme esisenti Page 2 of 8

3 Usando il pulsante Sfoglia selezionare il file Elencospazi.xls nella cartella C:\VisioPMI\Spazi\ Lasciare l impostazione predefinita sul passaggio successivo e premere su Avanti Specificare il tipo di forma da aggiungere sulla planimetria (nel caso specifico la forma Persona contenuta nello stencil LDAP Oggetti. Se per caso non fosse già aperto usare il pulsante sfoglia per cercarlo e aprirlo). Selezionare Nominativo nella riga Etichetta con per fare in modo che sotto ogni forma che rappresenta una persona compaia anche il suo nome. Page 3 of 8

4 Selezionare ID Postazione che identifica in modo univoco ogni persona nel file Excel. Selezionare Spazio tra le forme attualmente presenti sulla pagina, in quanto si desidera posizionare le forme delle persone sopra gli spazi che rappresentano gli uffici. Accertarsi che ID Spazio sia selezionato nella parte sinistra della finestra di dialogo e ID Ufficio nella parte destra. Tale associazione permetterà di Page 4 of 8

5 completare la procedura guidata cliccando su avanti. Se tutte le operazioni sono state svolte in modo corretto nei vari uffici si troveranno le forme delle persone disposte in modo automatico. Per ulteriori operazioni possibili consultare la guida in linea di Visio. Creazione e uso di un rapporto di riepilogo. Nel caso del modello in uso l obiettivo è quello di determinare il numero di Mobili (sedie, scrivanie, etc) e l importo complessivo. Dal menu Strumenti scegliere il comando Rapporti Selezionare Riepilogo mobili tra i rapporti disponibili e ciccare sul pulsante Esegui scegliendo poi il formato desiderato (ad esempio un file Excel) Page 5 of 8

6 È possibile creare nuovi rapporti o modificare i rapporti esistenti usando i pulsanti opportuni nella videata definendo poi le regole di aggregazione e di calcolo nei passaggi successivi. Clic su Avanzate per definire alcuni criteri complessi (come ad esempio filtrare le forme in base alle proprietà) Page 6 of 8

7 Al termine confermare con OK per ritornare alla videata precedente e proseguire nella costruzione del rapporto cliccando su Avanti. A questo punto si selezionano le proprietà che si desidera vengano inserite come colonne di dati nel rapporto Si attribuisce il Titolo al rapporto e con i pulsanti Subtotali, Ordina e Formato si indica quali saranno i conteggi, l ordine di presentazione dei dati e il loro formato numerico. Cliccando su Subtotali si decide su eventuali raggruppamenti e su quali campi effettuare somme, conteggi, etc Page 7 of 8

8 Per completare la creazione del rapporto è sufficiente indicarne il nome e dove deve essere salvato. Se la scelta ricade su Salva nel disegno tale rapporto sarà utilizzabile solo con il file nel quale è stato inserito; se invece si vuole che il rapporto sia utilizzabile in qualsiasi altro diagramma (a patto che si sfruttino le stesse proprietà) è possibile salvare il rapporto come file autonomo scegliendo l opzione Salva in un file Ciccare su fine per concludere la creazione e ritornare alla videata con l elenco dei rapporti. Page 8 of 8