Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione Oltre la Fattura

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1 Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione Oltre la Fattura Maggio 2011 IN COLLABORAZIONE CON

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3 Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione Oltre la Fattura Introduzione Executive Summary Maggio 2011

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5 Introduzione Da ormai cinque anni, l Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione sta accompagnando, con le proprie ricerche e le numerose e diversificate attività sul campo, strutture pubbliche e imprese private del nostro paese nel cammino verso la dematerializzazione. È un percorso che prevede più tappe: rinunciare alla carta per archiviare le informazioni; strutturare le informazioni in insiemi di dati; gestire le informazioni non più attraverso documenti ma con flussi di dati in formato elettronico strutturato. Ciascuna di queste tappe prevede l introduzione di elementi innovativi: di carattere organizzativo, di riprogettazione dei processi e soprattutto di stampo culturale. Si tratta di cambiamenti non banali da introdurre, ma le cui ripercussioni si possono misurare in termini di maggiore efficienza, efficacia e competitività per la singola impresa e per il sistema paese nel suo complesso. La continua e convinta esortazione al fare è stato il messaggio veicolato dall Osservatorio con determinazione in questi anni. Un incoraggiamento per imprese e PA che si è sempre fondato su elementi molto concreti: l analisi delle best practice (con oltre 300 casi di studio); la stima dei benefici (attraverso modelli matematici validati e la loro applicazione a casi reali); la messa a punto di specifici modelli di valutazione della redditività negli investimenti in dematerializzazione; il monitoraggio del grado di diffusione dei diversi progetti nel nostro paese e delle principali evoluzioni nel quadro normativo. Le evidenze empiriche continuano a dimostrare che fare progetti di Conservazione Sostitutiva, Le riprese dell evento sono disponibili in video on demand su Oltre la Fattura 7

6 Introduzione Fatturazione Elettronica o Integrazione del Ciclo dell Ordine è possibile (tecnicamente e normativamente) e conviene (con benefici crescenti in funzione del livello di integrazione lungo il ciclo ordine-pagamento). In questa edizione dell Osservatorio è stato esteso ulteriormente il perimetro dell analisi sulle opportunità derivanti dalla dematerializzazione, con tre nuovi cantieri che si affiancano a quelli storici core della Fatturazione Elettronica e del Ciclo Ordine-Pagamento e che vogliono andare Oltre la Fattura. Il primo cantiere ha allargato il focus dell indagine a documenti diversi da quelli strettamente coinvolti nel ciclo dell ordine, analizzando la dematerializzazione di libri e registri, contratti, fascicoli assicurativi e fascicoli doganali. Il secondo cantiere ha ampliato l indagine all intera Financial Value Chain, per identificare le opportunità che possono emergere da un integrazione più elevata tra sistema bancario, imprese e PA. Il terzo cantiere, infine, ha esteso l analisi sulle opportunità della dematerializzazione ad altri processi collaborativi di filiera, quali la gestione del pre-vendita o del post-vendita e la pianificazione. Ne è emerso, a nostro avviso, un quadro molto promettente sul potenziale di innovazione disponibile per quelle imprese e quelle strutture pubbliche che singolarmente o ancor meglio in un ottica di sistema sapranno muoversi con decisione lungo la strada della dematerializzazione, superando gli ostacoli organizzativi e culturali che tutte le grandi trasformazioni comportano. Oltre la Fattura, in uno scenario in cui la governance delle Il Rapporto con i risultati completi della Ricerca è scaricabile da 8 Oltre la Fattura

7 Introduzione informazioni prenderà il posto della gestione dei documenti, si vede chiaramente la possibilità di ridisegnare e di gestire con maggiore semplicità processi tuttora molto complessi, facendo leva su soluzioni informatiche sempre più accessibili. Umberto Bertelè Andrea Rangone Le riprese dell evento sono disponibili in video on demand su Oltre la Fattura 9

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9 L Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione ha affrontato il tema della Fatturazione Elettronica in ogni suo aspetto, a partire dalla prima Edizione del Il lavoro documentato nei 4 Rapporti precedenti 1 ha evidenziato in maniera inequivocabile come vi siano ormai da tempo tutte le condizioni necessarie per poter procedere con progetti di Conservazione Sostitutiva, Fatturazione Elettronica e Interscambio di documenti del ciclo dell ordine in formato elettronico strutturato. E i numeri anche in Italia dimostrano come il percorso di adozione sia ormai ben avviato, con oltre imprese che effettuano Conservazione Sostitutiva di fatture e/o altri documenti fiscali, oltre imprese che all interno di circuiti EDI scambiano documenti del ciclo ordine-pagamento tra cui la fattura e altre quasi imprese che si relazionano attraverso circa 250 reti Extranet private, dematerializzando in varia misura il ciclo documentale nei processi commerciali. In questo ambito storico dell Osservatorio riteniamo che il lavoro di Ricerca sia ormai pressoché concluso, fatto salvo per quell insieme di implicazioni e opportunità che detterà, quando verrà emanato, il Decreto Attuativo che rende obbligatoria la Fatturazione Elettronica verso la PA. Rimane aperto il lavoro di accompagnamento alle imprese e Pubbliche Amministrazioni verso una più matura e consapevole adozione. Si apre invece, per l Osservatorio, un altro importante capitolo che abbiamo enfaticamente chiamato oltre la fattura volto a verificare le potenzialità della dematerializzazione in ambiti diversi rispetto alla fatturazione o al ciclo commerciale ordine-pagamento. In particolare, sono tre le aree di lavoro più o meno contigue rispetto alla Fatturazione Elettronica sulle 1 Si vedano i Rapporti. Fatturazione Elettronica: benefici non solo sulla carta, marzo 2007, La fatturazione elettronica come chiave di volta nella collaborazione tra imprese, banche e PA, maggio 2008, Fare sistema: il vero motore della Fatturazione Elettronica, maggio 2009, La Fatturazione Elettronica in Italia: reportage dal campo, maggio 2010, School of Management del Politecnico di Milano, 2 Dalla stima di imprese con un progetto di Conservazione Sostitutiva sono escluse le microimprese caratterizzate, come da classificazione Istat, da un numero di dipendenti inferiore a 10. Le riprese dell evento sono disponibili in video on demand su Oltre la Fattura 11

10 quali ci siamo concentrati in questa Edizione dell Osservatorio: la dematerializzazione di altri documenti oltre la fattura, in modo da identificare gli ambiti documentali più interessanti nei quali applicare i principi della Dematerializzazione non fine a se stessa, dell Integrazione e della Collaborazione; la Financial Value Chain, con l obiettivo di verificare le potenzialità derivanti dall integrazione tra ciclo commerciale e ciclo finanziario; la esupply Chain Collaboration, con l intento di dimostrare come la dematerializzazione del ciclo ordine-pagamento sia in molti casi solo il primo passo di un percorso di collaborazione di filiera i cui benefici largamente eccedono quelli conseguibili a un primo livello di integrazione operativa. Dopo una sintesi dei 5 anni di Ricerca in area Fatturazione Elettronica, l Executive Summary sarà dedicato a presentare i risultati conseguiti in queste tre nuove aree di indagine. I primi 5 anni di storia dell Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione L Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione ha da sempre affrontato il tema della Fatturazione Elettronica considerandolo come un tassello di un mosaico più ampio: quello della dematerializzazione dei documenti del ciclo dell ordine e della digitalizzazione del processo transazionale che coinvolge clienti, fornitori e mondo bancario. In quest ottica, abbiamo identificato diversi modelli di Fatturazione Elettronica, concettualmente correlati, che fanno riferimento a insiemi di progetti operativamente complementari tra loro: quelli di Conservazione Sostitutiva, di Fatturazione Elettronica pura a norma di Il Rapporto con i risultati completi della Ricerca è scaricabile da 12 Oltre la Fattura

11 legge e di Integrazione, Dematerializzazione e Digitalizzazione del Ciclo Ordine-Pagamento. Tentando in estrema sintesi di riassumere le principali evidenze emerse in questi anni di Ricerca, possiamo identificare tre messaggi chiave : la Fatturazione Elettronica è possibile; la Fatturazione Elettronica conviene; la Fatturazione Elettronica conviene ancora di più se è un progetto di sistema. La Fatturazione Elettronica è possibile. La fattibilità dei progetti di Conservazione Sostitutiva, Fatturazione Elettronica e Integrazione del Ciclo Ordine-Pagamento è ormai ampiamente comprovata. Lo dimostrano nei fatti sia il numero di progetti già attivi (anche tra imprese e PA) sia i trend di espansione che misuriamo di anno in anno. Con riferimento agli aspetti tecnici, la gran parte degli strumenti informatici abilitanti è ormai disponibile, pienamente affidabile e accessibile. Si pensi, per esempio, alla firma digitale, alla marca temporale, ai sistemi di gestione massiva dei documenti, agli storage sicuri, alle soluzioni di scansione, ai software di riconoscimento automatico (OCR), ai molteplici canali di comunicazione utilizzabili (EDI, Extranet, PEC ecc.), agli standard esistenti e significativamente utilizzati, così come alle soluzioni che rendono questi standard tra loro interoperabili. Dal punto di vista normativo, inoltre, molti sforzi sono già stati profusi e il quadro complessivo risulta, nel suo insieme, completo e tendente a un livello di armonizzazione crescente. Le norme, infatti, dettagliano in modo puntuale essenzialmente solo come conservare e come trasmettere un documento in formato elettronico. Con riferimento alle regole per la conservazione digitale, per i documenti informatici nativi, oppure sostitutiva, per i documenti cartacei il quadro normativo è di fatto chiaro e completo e non presenta particolari elementi di indefinitezza. Per quanto riguarda le regole per la tra- Le riprese dell evento sono disponibili in video on demand su Oltre la Fattura 13

12 smissione, queste si concentrano soprattutto su come gestire la fase di fatturazione, attraverso la Fatturazione Elettronica. In questo caso, lato normativo permangono ancora un paio di elementi critici: la difficoltà a includere l EDI tra i canali accettabili criticità legalmente aggirabile, affiancando all EDI progetti di Conservazione Sostitutiva e la tempistica stretta per mandare in conservazione le fatture elettroniche. Questi elementi spiegano perché in Italia vi sono migliaia di imprese che fanno una quasi-fatturazione Elettronica adottando solo in parte la normativa ma ancora poche decine di imprese che fanno Fatturazione Elettronica pura a norma di legge. In definitiva, quindi, la normativa consente di dematerializzare tutti i documenti del ciclo dell ordine (per poi conservarli in formato digitale in modalità sostitutiva) e mette ordine dando certezze sull opponibilità a terzi in sede giudiziaria: offre, dunque, ulteriori opportunità rispetto a quanto era già tecnologicamente possibile fare. La Fatturazione Elettronica conviene. I benefici e la redditività dei progetti di Fatturazione Elettronica sono stati ampiamente documentati dall Osservatorio, attraverso lo sviluppo di modelli di stima e la loro applicazione su numerosi casi reali (circa 130 imprese e PA di varie dimensioni appartenenti a diversi settori). Nel caso dei progetti di Conservazione Sostitutiva, i benefici, che possono variare tra 1 e 3 Euro a documento, sono prevalentemente legati alla dematerializzazione della carta e derivano dalla riduzione dei costi dei materiali (carta, toner ecc.), del costo di archiviazione (spazio occupato dagli archivi) e dalla maggiore facilità nella ricerca e nel recupero dei documenti in caso di necessità. Nel caso dei progetti di Fatturazione Elettronica pura a norma di legge i benefici per la coppia di attori che si scambiano la fattura possono variare da 4 a 12 Euro a fattura. I progetti che portano benefici tra i 4 e i 5 Euro a fattura sono quelli di Fatturazione Elettronica non strutturata, cioè quelli in cui la fattura è un file immagi- Il Rapporto con i risultati completi della Ricerca è scaricabile da 14 Oltre la Fattura

13 ne (non direttamente elaborabile dai sistemi informativi aziendali) firmato digitalmente che non viene mai materializzato ed è, in seguito, archiviato con le logiche della Conservazione Sostitutiva. In questi casi, ai risparmi della conservazione si sommano i risparmi sui costi di trasmissione. È passando però alla Fatturazione Elettronica strutturata (che contiene dati in grado di essere letti ed elaborati automaticamente da un sistema informativo) che i benefici salgono nella fascia tra gli 8 e i 12 Euro a fattura. In questi casi, il beneficio principale è dato dal risparmio sui costi di manodopera, grazie alla riduzione dei tempi di registrazione delle informazioni nei sistemi (abbattendo il data entry ). Quest ultima tipologia di risparmi sui costi di manodopera caratterizza, in modo ancora più spiccato, i progetti di Integrazione del Ciclo Ordine-Pagamento 3. In questi casi, il beneficio diventa di diverse decine di Euro a ciclo, da 30 a 80 Euro a ciclo 4. In questi progetti, agli impatti già riscontrati (manodopera, trasmissione, materiali, spazio) si somma anche la significativa riduzione dei costi di gestione e risoluzione delle inaccuratezze, cioè di quegli errori che nascono dai disallineamenti tra le informazioni scambiate nelle diverse fasi del ciclo ordine-consegna-fatturazione-pagamento. La Fatturazione Elettronica conviene ancora di più se è un progetto di sistema. La Fatturazione Elettronica, dunque, conviene e nelle sue forme progettuali più evolute (scambio di fatture e anche di altri documenti del ciclo dell ordine in formato elettronico strutturato) conviene ancora di più. Come si fa a fare Fatturazione Elettronica in modo evoluto? Fare questi progetti significa coinvolgersi in relazioni integrate, che prevedono lo scambio di documenti elettronici strutturati, secondo accordi e regole (sintattiche, semantiche e di processo) condivise con i propri partner di filiera. Sono progetti che richiedono, quindi, motivazione e consapevolezza sia all interno dell organizzazione sia all esterno, tra controparti commerciali. Occorre, dunque, che anche all esterno dell organizzazione in uno stesso set- 3 Con il termine ciclo ci riferiamo al percorso ideale di un ordine che diventa una consegna, poi una fattura e, infine, un pagamento. 4 Nel Farmaceutico il valore è prossimo al limite inferiore, in quanto sono molteplici le azioni di ottimizzazione del ciclo dell ordine già implementate. In altri settori si è mediamente più vicini al limite superiore: gli Elettrodomestici e l Elettronica di Consumo, il Largo Consumo, il Materiale Edile, il Materiale Elettrico, così come in numerosi casi specifici in cui i processi sono ancora poco informatizzati. Le riprese dell evento sono disponibili in video on demand su Oltre la Fattura 15

14 5 Il progetto PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) nasce nel 2008 con l obiettivo di promuovere soluzioni per l interopeabilità tra i sistemi di supporto al ciclo dell ordine dei diversi Paesi europei (www.peppol.eu). 6 Il progetto EDIEL nella filiera degli Elettrodomestici e dell Elettronica di Consumo, nato nel 2007, è un esempio paradigmatico e concreto di come il confronto e la condivisione di esperienze e good practice possa consentire a una nuova comunità EDI di acquisire maggiore consapevolezza e iniziare un percorso di crescita a ritmi anche sostenuti. tore, distretto o filiera sia presente un substrato fertile (in termini di cultura collaborativa, preparazione tecnologica, identificazione delle informazioni rilevanti ecc.) che consenta di sviluppare progetti di Integrazione del Ciclo Ordine-Pagamento. È necessario, quindi, porre attenzione alle azioni di sistema, che sono in grado di preparare il campo e supportare la diffusione dei modelli di Fatturazione Elettronica più evoluti. In questa prospettiva, vi sono alcune direzioni di sviluppo (già ampiamente documentate) che possono accelerare la diffusione della Fatturazione Elettronica. Un intervento mirato del Legislatore leggasi soprattutto emanazione del Decreto Attuativo sulla Fatturazione Elettronica verso la PA può garantire lo sviluppo di un adozione pervasiva e omogenea, soprattutto nelle realtà imprenditoriali di piccole-medie dimensioni. Lo sviluppo di iniziative europee di supporto alla Fatturazione Elettronica nelle relazioni cross-country può aiutare le relazioni tra imprese e tra imprese e PA di Paesi diversi. Un esempio può essere costituito dal progetto PEPPOL 5, che mira a facilitare le relazioni commerciali tra imprese e PA europee abilitando l interoperabilità tra i sistemi adottati in Europa. Il confronto tra filiere che hanno già tassi e maturità di adozione importanti in particolare in termini di scambi EDI e filiere che sono, invece, agli inizi del percorso (in cui si riscontrano, dunque, mancanza di standard e, prima ancora, mancanza di consapevolezza tra le imprese) può facilitare il trasferimento di esperienze, cultura, modelli, strumenti e servizi nei settori meno avanzati 6. Un dialogo strutturato tra il mondo bancario e il mondo delle imprese nelle loro componenti associative, ma non solo può contribuire a diffondere, accanto a soluzioni di integrazione, modelli di servizi innovativi, finanziari e non (si pensi, per esempio, ai servizi di accesso al credito o alle riconciliazioni automatiche fatture-pagamenti). Il Rapporto con i risultati completi della Ricerca è scaricabile da 16 Oltre la Fattura

15 Il coinvolgimento, sempre più profondo, di categorie professionali come per esempio i Dottori Commercialisti e gli Esperti Contabili può costituire un elemento di spinta nell adozione della Fatturazione Elettronica, specialmente verso le PMI. La diffusione della Fatturazione Elettronica in Italia La diffusione in Italia è buona quasi 1 impresa su 2 tra le grandi (con più di 250 dipendenti) e circa 1 su 7 tra le medio-piccole (tra 10 e 250 dipendenti) e in significativa crescita (+56% per la Conservazione Sostitutiva e +10% nel numero di imprese che fanno Integrazione del Ciclo Ordine-Pagamento in modo evoluto, fenomeno che si accompagna a una crescita del 12% nel numero di documenti scambiati nelle relazioni EDI). Complessivamente sono circa le imprese che hanno una qualche esperienza di dematerializzazione e/o gestione digitalizzata del ciclo ordine-pagamento. Nel dettaglio, sono circa (+56% rispetto al 2009) le imprese con più di 10 dipendenti che hanno progetti di Conservazione Sostitutiva (prevalentemente di fatture attive, libri e registri): quasi il 36% delle Grandi Imprese 7 italiane e meno dell 1% tra le PMI 8. Oltre a queste imprese, circa studi professionali con meno di 10 dipendenti portano in Conservazione Sostitutiva prevalentemente libri e registri contabili. Sono invece circa le imprese connesse a una qualche rete EDI: il 33% delle Grandi Imprese italiane e circa il 2% delle PMI. Tra queste imprese cresce il numero di documenti scambiati (+12% rispetto al 2009) e il numero delle relazioni evolute, che cioè prevedono lo scambio di un insieme più ampio di documenti (+10%). Sono, inoltre, tra e le imprese che si relazionano attraverso una qualche tipologia di Extranet: circa il 12% delle Grandi Imprese italiane, il 15% delle PMI e meno dello 0,2% delle microimprese 9. Solo poche decine di imprese, infine, fanno Fatturazione Elettronica pura a 7 Imprese con più di 250 dipendenti, secondo la classificazione Istat. 8 Imprese con un numero di dipendenti compreso tra 10 e 250, secondo la classificazione Istat.. 9 Imprese con un numero di dipendenti inferiore a 10, secondo la classificazione Istat. La percentuale è molto bassa, ma va tenuto presente che il tessuto economico italiano è composto da quasi 5 Milioni di microimprese. Le riprese dell evento sono disponibili in video on demand su Oltre la Fattura 17

16 norma di legge : la grande maggioranza di questi casi, inoltre, è costituita da progetti infragruppo. Questa limitata penetrazione si spiega nel fatto che la Fatturazione Elettronica pura richiede sia di stipulare un accordo tra le parti sia di portare le fatture in conservazione entro un limite temporale sfidante per molte imprese (15 giorni): entrambe queste necessità sono, naturalmente, più semplici da gestire tra società che appartengono a uno stesso gruppo. La limitata diffusione della Fatturazione Elettronica pura a norma di legge è compensata dall adozione di altri modelli meno impegnativi ma altrettanto efficaci: ne è un esempio il caso di un azienda emittente che fa Conservazione Sostitutiva dell Attivo e invia una fattura telematica, che la controparte può essere in grado di trattare come ritiene più opportuno (portandola in Conservazione Sostitutiva, oppure stampandola e archiviandola in modo tradizionale). La strada è dunque ampiamente tracciata. Non rimane che l esortazione a fare. La strada per la Fatturazione Elettronica è, dunque, ampiamente tracciata e in definitiva anche lastricata di interessanti opportunità. Ora spetta a chi deve percorrerla organizzazioni pubbliche e private decidere se attivarsi e come. Tra le molteplici alternative possibili su come fare, c è naturalmente anche la decisione di continuare a non fare nulla e aspettare. Tuttavia, vi sono diversi fattori che rendono a nostro avviso potenzialmente molto pericolosa la scelta attendista : i benefici legati a questi progetti, le iniziative di sistema già oggi in essere, il preannunciato obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA, le crescenti spinte alla dematerializzazione da parte del Legislatore nazionale ed europeo, la già confortante diffusione di alcuni modelli di Fatturazione Elettronica nel nostro Paese. Un attesa passiva comporta, a nostro avviso, un duplice rischio: da un lato, quello di perdere opportunità di benefici, conoscenze e competitività; dall altro, quello di dover affrontare i progetti di Fatturazione Elettronica con l obiettivo di rispondere rapidamente in tutta fretta alle esigenze/necessità Il Rapporto con i risultati completi della Ricerca è scaricabile da 18 Oltre la Fattura

17 dei propri partner commerciali (o della PA), piuttosto che per gestire consapevolmente con la giusta calma e al meglio un proprio percorso evolutivo. La Financial Value Chain Un ambito di sviluppo della Fatturazione Elettronica da sempre indicato come centrale è la possibilità di aumentare il grado di integrazione e collaborazione tra imprese e sistema bancario nei processi di pagamento ed erogazione del credito: la cosiddetta Financial Value Chain. In questo ambito i benefici vanno dall automazione dei processi di pagamento grazie allo scambio di documenti in formato elettronico strutturato e alla gestione delle principali informazioni di processo fino all attivazione di nuovi modelli di erogazione del credito, abilitati dalla maggiore visibilità che il sistema bancario può avere sui processi transazionali della singola impresa o di un sistema di imprese. L idea, in sintesi, è che una maggiore trasparenza sui processi commerciali peraltro ottenibile con sistemi automatici sia pre-condizione che consente al mondo bancario di ridurre il rischio di erogazione del credito e, quindi, in ultima istanza, di erogare più credito a migliori condizioni. È importante sottolineare che una più stretta integrazione imprese-banche porterebbe benefici a tutti gli attori in gioco: imprese, banche e provider di tecnologia/servizi B2b. Alle imprese (quelle virtuose, che non temono la trasparenza), in quanto potrebbero migliorare i processi di pagamento e di gestione della liquidità e usufruire di migliori condizioni di accesso al credito. Alle banche, in quanto potrebbero ottimizzare i loro processi di pagamento e customer service, potrebbero migliorare i propri modelli di valutazione del rischio e, in ultima istanza, potrebbero aumentare il mercato dei servizi finanziari/creditizi. Ai provider di Le riprese dell evento sono disponibili in video on demand su Oltre la Fattura 19

18 tecnologia e servizi B2b, perché potrebbero beneficiare di un allargamento del mercato delle soluzioni per la dematerializzazione e l integrazione del ciclo ordine-pagamento. L attuale indefinitezza di questo innovativo ambito di sviluppo ha, però, fino a oggi impedito di passare dalle belle parole ad azioni concrete di sviluppo di un offerta da parte del mondo bancario e/o dei provider di servizi e soluzioni B2b. Proprio per uscire da questa impasse abbiamo lavorato, in questa Edizione dell Osservatorio, per identificare le principali tipologie di servizi in ambito Financial Value Chain, per illustrare le modalità di creazione del valore quanto meno per le tipologie più semplici di questi servizi e, infine, per ascoltare le imprese su questi temi. 10 Nel Rapporto è presentata la descrizione di dettaglio dei 15 concept, il cui sviluppo è frutto del confronto continuativo con l intera community allargata dell Osservatorio. Il gruppo di lavoro dedicato ha dapprima innescato la generazione e successivamente validato i concept proposti. Abbiamo identificato 15 concept di servizi di Financial Value Chain, classificabili in quattro aree principali: Migliore interazione azienda-banca, Completamento del ciclo ordine-pagamento, Efficienza nei servizi finanziari tradizionali e Nuovi modelli di accesso al credito. Alcuni concept 10 sono contigui all area tradizionale di analisi dell Osservatorio: si pensi, per esempio, alle soluzioni volte a migliorare attraverso l impiego delle ICT l efficacia e l efficienza del rapporto impresa-banca (che rientrano nella categoria Migliore interazione azienda-banca ) oppure alle soluzioni a supporto della riconciliazione fatture-pagamenti ( Completamento del ciclo ordine-pagamento ). Altri concept prospettano, invece, nuove opportunità in ambito più prettamente finanziario. Alcuni di questi non richiedono particolari stravolgimenti nelle logiche già in essere ( Efficienza nei servizi finanziari tradizionali ): ne è un esempio il servizio per richiedere l anticipo fatture con modalità operativamente meno onerose e più efficaci. Altri, più innovativi ( Nuovi modelli di accesso al credito ), prefigurano invece un miglioramento dell efficacia nell erogazione del credito in senso ampio: da nuove forme di aggregazione per la concessione di finanziamenti a insiemi di imprese, ai finanzia- Il Rapporto con i risultati completi della Ricerca è scaricabile da 20 Oltre la Fattura

19 menti attivati dalla registrazione di eventi nella supply chain fisica. Un mondo di opportunità ancora tutto da esplorare, di cui abbiamo solo iniziato a scalfire la superficie. I benefici dei servizi di completamento del ciclo ordine-pagamento e di automazione dei servizi finanziari tradizionali sono solo in parte di efficienza: le opportunità maggiori si hanno sul fronte dell efficacia. Il supporto alla riconciliazione fatture-pagamenti, con particolare riferimento agli incassi a mezzo bonifico, e l anticipo fatture sono le due tipologie di servizi su cui banche e imprese hanno già concretamente iniziato a lavorare: in questi casi la condivisione delle principali informazioni di processo attraverso lo scambio di documenti in formato elettronico strutturato abilita nuove opportunità che rientrano nell ambito della Financial Value Chain. Con riferimento alla riconciliazione fatture-pagamenti, da anni le imprese identificano nell elevato carico operativo richiesto da questa attività un area di potenziale miglioramento. A oggi sono disponibili sul mercato e adottate da numerose imprese, soprattutto di dimensioni medio-grandi soluzioni basate su modelli approssimati che supportano la riconciliazione fra le fatture emesse e i relativi incassi, sulla base dei totali incassati. In questo contesto, il ruolo dei servizi di Financial Value Chain può essere quello di consentire un incremento dell efficienza operativa con cui i controlli vengono effettuati a cui corrisponde tra il 40% e il 90% di costi operativi in meno, in funzione del grado di automazione raggiunto e dell accuratezza media garantita dalle diverse modalità di riconciliazione 11. Tuttavia, è altrove che si possono cogliere le opportunità più rilevanti: in particolare, nella modifica drastica delle logiche con cui viene effettuata la riconciliazione fatture-pagamenti, evolvendo da approcci forzatamente approssimati a modelli deterministici che consentono controlli riga-per-riga. Questo cambiamento abilitando verifiche puntuali effettuate sistematicamente, a costi più che ragionevoli e inferiori a quelli 11 Nel Rapporto sono presentate la descrizione delle diverse modalità e una stima quantitativa dei benefici di efficienza ottenibili da grandi imprese e PMI. Le riprese dell evento sono disponibili in video on demand su Oltre la Fattura 21

20 attuali elimina all origine la necessità di gestire scostamenti che possono generare due potenziali fonti di criticità: da un lato, la scelta di sostenere ingenti costi per una puntuale ricostruzione delle ragioni dei singoli scostamenti e per la gestione, eventuale, di successive contestazioni con i partner commerciali; dall altro, in chiusura di anno fiscale, l esigenza di incamerare le perdite non gestite, siano queste connesse a pagamenti non dovuti o a mancati incassi. 12 L anticipo fatture rappresenta una forma di finanziamento attraverso il quale le aziende ottengono un anticipo di liquidità sui crediti vantati nei confronti dei propri clienti, pubblici o privati. Per quanto riguarda l anticipo fatture 12, l adozione delle logiche della Fatturazione Elettronica e dell integrazione ossia, in sintesi, lo scambio di informazioni di business in formato elettronico strutturato consente alle imprese di poter condividere con un istituto di credito, in modo semplice e immediato, dati di qualità, importabili senza oneri operativi significativi nei sistemi informativi e in grado di abilitare elaborazioni rapide e puntuali. Ne conseguono benefici di produttività interna soprattutto lato banca anche se le maggiori opportunità vanno ricercate sul versante dell efficacia. L aumento delle informazioni disponibili sui clienti business (risalendo, per esempio, dalla fattura ai documenti che ne attestano la coerenza con la transazione a monte documenti di trasporto, conferme d ordine, ordini, fino ai contratti), se ben gestite, potrebbero consentire alle banche di migliorare le attuali procedure di risk management e, in definitiva, offrire un servizio di anticipo fatture a costi più competitivi e a un maggior numero di imprese (a rischi inferiori). Per cogliere queste opportunità, tuttavia, vi devono essere alcuni presupposti. Lato banche, è necessario organizzarsi a livello di procedure e sistemi, in modo da poter sfruttare appieno il nuovo patrimonio informativo disponibile, andando a modificare alcuni processi interni (in particolare, l attribuzione dei rating di rischio alle varie imprese). Lato imprese, è necessario che siano diffusi i modelli di scambio dei documenti del ciclo dell ordine in formato elettronico strutturato. A questi cambiamenti tecnico-organizzativi deve poi necessariamente accompagnarsi, nelle imprese, anche la disponibilità a offrire maggiore trasparenza alle istituzioni finanziarie con cui Il Rapporto con i risultati completi della Ricerca è scaricabile da 22 Oltre la Fattura

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