Indice. 2. Conservazione digitale a Norma: requisiti e tempistiche

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3 Indice 1.1 Cos è la Conservazione digitale a Norma? Quali sono le condizioni da rispettare, indipendentemente dalla natura del documento, sia esso informatico o analogico, affinché esso abbia piena validità legale? Quali sono le norme relative alla conservazione elettronica delle fatture dotate di requisiti AIL? Dove posso trovare e un elenco dei documenti che devono o possono essere conservati e le disposizioni legate ai processi di PA e privati? La natura analogica o informatica del documento influenza la durata della Conservazione? Conservazione digitale a Norma: requisiti e tempistiche La natura analogica o digitale del documento in originale ha rilevanza ai fini della Conservazione digitale a Norma? Quali sono gli elementi fondamentali di cui tener conto nel passaggio da analogico a digitale?

4 2.3 Quali sono le informazioni minime ricercabili ed estraibili dall archivio informatico per i documenti conservati? Quali sono i termini per portare in Conservazione i documenti informatici aventi rilevanza fiscale? Quando posso finalmente liberarmi del documento cartaceo? Conservazione digitale a Norma: i documenti interessati Quale normativa devo consultare per sapere a quali documenti sono applicabili le disposizioni in materia di Conservazione digitale a Norma? Quali sono questi documenti? Conservazione digitale a Norma: il Responsabile e il Manuale della Conservazione Chi è il Responsabile della Conservazione? Da chi è rivestito il ruolo di Responsabile della Conservazione? Cos è il Manuale della Conservazione? E cosa contiene? Il Manuale della Conservazione è obbligatorio? Perché nominare un Responsabile della Conservazione?

5 5. Conservazione digitale a Norma: comunicazione, bollo e luogo della Conservazione Quali sono le comunicazioni fiscali obbligatorie? Come viene effettuata all Agenzia delle Entrate la comunicazione dell adozione di processi di Conservazione a Norma? Come assolvere l imposta di bollo sui documenti informatici? Quale deve essere il luogo di Conservazione a Norma dei documenti? È ancora obbligatorio comunicare il luogo di deposito dei documenti conservati? Glossario

6 1. Conservazione digitale a Norma: un quadro d insieme 1.1 Cos è la Conservazione digitale a Norma? La Conservazione digitale a Norma è quel processo che consente di assicurare nel tempo la piena validità legale a un documento informatico, conferendo a quest ultimo un efficacia giuridica equivalente a quella tradizionalmente riconosciuta al documento cartaceo. Il concetto di Conservazione a Norma viene spesso preso in considerazione parlando di Fatture Elettroniche. Sebbene i concetti siano legati tra loro, essi sono in realtà entità ben distinte: la Conservazione digitale non riguarda, infatti, solo le fatture elettroniche, ma tutta la documentazione aziendale! 6

7 1. Conservazione digitale a Norma: un quadro d insieme 1.2 Quali sono le condizioni da rispettare, indipendentemente dalla natura del documento, sia esso informatico o analogico, affinché esso abbia piena validità legale? o o o Autenticità: l identità dell emittente deve essere certa. La garanzia dell autenticità del documento è obbligatoria sia per il fornitore sia per il cliente. Integrità: il contenuto del documento deve essere immodificabile nel tempo, per quanto ne sia concessa la conversione in un altro formato, a patto che il contenuto resti inalterato. Leggibilità: da garantire durante tutto il periodo di Conservazione. La garanzia di leggibilità si traduce nella possibilità di avere un documento accessibile senza un eccessivo sforzo d'interpretazione. 7

8 1. Conservazione digitale a Norma: un quadro d insieme 1.3 Quali sono le norme relative alla conservazione elettronica delle fatture dotate di requisiti AIL? L Art. 39 del D.P.R. 633/1972 norma che la fattura emessa con i requisiti di AIL e ricevuta in qualunque formato elettronico, per la quale vi sia accettazione da parte del destinatario, dovrà obbligatoriamente essere conservata in modalità elettronica. Per quanto riguarda il documento analogico invece, ossia quel documento reperibile in formato cartaceo, la conservazione digitale può essere adottata su base volontaria. Il quadro normativo di riferimento permette da tempo di impiegare la tecnologia informatica per la gestione e la conservazione dei documenti. 8

9 1. Conservazione digitale a Norma: un quadro d insieme 1.4 Dove posso trovare e un elenco dei documenti che devono o possono essere conservati e le disposizioni legate ai processi di PA e privati? È innanzitutto il Codice dell Amministrazione Digitale (CAD) a contenere le disposizioni legate ai processi amministrativi della Pubblica Amministrazione e in parte anche dei privati. È in questa sede, infatti, che viene data una definizione del termine documento informatico. Ed è ancora all interno di questo Codice che vengono definiti tutti i documenti che per legge o regolamento devono e possono essere conservati digitalmente con piena validità se, e solo se, la loro digitalizzazione viene effettuata con processi che ne garantiscono la conformità con gli originali e l immodificabilità nel tempo. 9

10 1. Conservazione digitale a Norma: un quadro d insieme 1.5 La natura analogica o informatica del documento influenza la durata della Conservazione? No: la natura analogica o informatica del documento non influenza la durata della Conservazione. Il Codice Civile, che in origine nasceva per disciplinare la documentazione cartacea, si estende ora al digitale mantenendo inalterati i tempi e la durata previsti per l'archiviazione dei documenti amministrativi e contabili. Allo stato attuale delle cose il nostro Codice Civile consente quindi la piena equiparazione tra la tradizionale gestione cartacea della documentazione e quella digitale, rimandando alla normativa tecnica e fiscale le modalità operative di tenuta e gestione. 10

11 2. Conservazione digitale a Norma: requisiti e tempistiche 2.1 La natura analogica o digitale del documento in originale ha rilevanza ai fini della Conservazione digitale a Norma? No. La natura analogica o digitale del documento iniziale non influenza la possibilità di conservare lo stesso. Infatti, ai fini della Conservazione anche i documenti cartacei vengono trasposti in formato digitale. Mentre per i documenti che nascono come digitali non si pone il problema dell acquisizione dell immagine, per i documenti che nascono come cartacei la memorizzazione si effettua mediante la scansione del documento. In ogni caso le considerazioni da fare sui documenti analogici sono profondamente diverse rispetto a quelle che riguardano i documenti informatici e il procedimento non è lo stesso: ci sono differenze anche in fase di esibizione. 11

12 2. Conservazione digitale a Norma: requisiti e tempistiche 2.2 Quali sono gli elementi fondamentali di cui tener conto nel passaggio da analogico a digitale? o o o o Per i documenti aventi rilevanza fiscale è necessaria l apposizione di una firma digitale che attesti la conformità del documento digitale al cartaceo. Per i documenti originali unici, qualora si voglia successivamente procedere con la distruzione del documento originale, è necessario l intervento di un notaio. Costituzione di un Pacchetto di Archiviazione secondo quanto previsto dalle Regole Tecniche previste dal DPCM del 3 Dicembre Apposizione di una marca temporale e di un riferimento temporale sul pacchetto di archiviazione. La marca temporale e il riferimento temporale sono fattispecie del tutto diverse: consulta il Glossario per maggiori dettagli. È necessario garantire l'esibizione del documento conservato in qualsiasi momento rispettando assicurando la presenza delle voci minime previste per l'indice di Conservazione 12

13 2. Conservazione digitale a Norma: requisiti e tempistiche 2.3 Quali sono le informazioni minime ricercabili ed estraibili dall archivio informatico per i documenti conservati? Le informazioni che è necessario poter estrarre dagli archivi informatici sono: nome, cognome, denominazione, codice fiscale, partita Iva, data o associazioni logiche di tali dati. Queste informazioni sono valide per tutti i documenti aventi rilevanza fiscale. Per gli altri documenti non esistono indici minimi obbligatori, tranne quelli previsti dal DPCM del 3 dicembre 2013 per l'indice del Pacchetto di Archiviazione. 13

14 2. Conservazione digitale a Norma: requisiti e tempistiche 2.4 Quali sono i termini per portare in Conservazione i documenti informatici aventi rilevanza fiscale? La Conservazione digitale a Norma dei documenti informatici aventi rilevanza ai fini fiscali deve essere effettuata entro il terzo mese successivo alla scadenza del termine ultimo utile per la presentazione delle dichiarazioni fiscali. In genere quindi la scadenza è entro dicembre dell anno successivo all emissione se l anno fiscale coincide con l anno solare. Per documenti quali ad esempio fatture analogiche e contratti non esiste alcun limite temporale. 14

15 2. Conservazione digitale a Norma: requisiti e tempistiche 2.5 Quando posso finalmente liberarmi del documento cartaceo? La distruzione del documento cartaceo può avvenire solo una volta ultimato il processo di Conservazione quindi normalmente con l apposizione della marca temporale e della firma digitale da parte del Responsabile della Conservazione. 15

16 3. Conservazione digitale a Norma: i documenti interessati 3.1 Quale normativa devo consultare per sapere a quali documenti sono applicabili le disposizioni in materia di Conservazione digitale a Norma? Le informazioni utili per conoscere a quali documenti aventi rilevanza fiscale sono applicabili le disposizioni in materia di Conservazione digitale a Norma sono principalmente contenute all interno della Circolare dell Agenzia delle Entrate n. 36/2006. Per la restante documentazione, invece, la normativa di riferimento è contenuta all interno del CAD (Codice Amministrazione Digitale). 16

17 3. Conservazione digitale a Norma: i documenti interessati 3.2 Quali sono questi documenti? Tutti i documenti sono conservabili, mentre non tutti i documenti possono essere distrutti al termine del processo di Conservazione, come per esempio i Documenti Originali Unici. I documenti aziendali per i quali mettere in atto un processo di Conservazione guadagnando efficienza e sicurezza delle informazioni sono moltissimi. 17

18 4. Conservazione digitale a Norma: il Responsabile e il Manuale della Conservazione 4.1 Chi è il Responsabile della Conservazione? Il Responsabile della Conservazione è quella figura che ha il compito di monitorare e mettere in pratica le politiche complessive del sistema di Conservazione in piena responsabilità e autonomia. Compito del Responsabile della Conservazione è quello di coordinare l organizzazione del sistema, i soggetti coinvolti, i ruoli da questi svolti e definire il modello di funzionamento del processo. Per fare ciò il Responsabile deve prevedere l'utilizzo di soluzioni adeguate sia dal punto di vista tecnologico che organizzativo e delle misure di sicurezza che garantiscano l'efficacia del processo di Conservazione nel tempo. 18

19 4. Conservazione digitale a Norma: il Responsabile e il Manuale della Conservazione 4.2 Da chi è rivestito il ruolo di Responsabile della Conservazione? Nell ambito delle Pubbliche Amministrazioni tale ruolo è ricoperto da un dirigente o da un funzionario formalmente incaricato, oppure da figure con compiti affini. La sola delega del servizio di Conservazione, ma non il ruolo di Responsabile, può essere affidata anche a soggetti esterni purché gli stessi siano accreditati Agid. Nel settore privato il Responsabile può essere una figura interna o esterna. Scegliendo una persona esterna il ruolo è delegabile completamente e non necessariamente a soggetti accreditati Agid. 19

20 4. Conservazione digitale a Norma: il Responsabile e il Manuale della Conservazione 4.3 Cos è il Manuale della Conservazione? E cosa contiene? Il Manuale della Conservazione è un documento informatico all interno del quale è possibile trovare l organizzazione del processo di Conservazione digitale a Norma, i soggetti che ne sono coinvolti e i ruoli da costoro ricoperti, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, delle architetture e delle infrastrutture in uso, le misure di sicurezza e tutte le altre informazioni utili alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di Conservazione. 20

21 4. Conservazione digitale a Norma: il Responsabile e il Manuale della Conservazione 4.4 Il Manuale della Conservazione è obbligatorio? Sì. Le nuove disposizioni non lasciano dubbi. A predisporlo è il Responsabile della Conservazione, che deve inoltre curarne l aggiornamento periodico. In questi termini vi è stato un cambiamento rispetto al passato, quando il Manuale della Conservazione era fortemente consigliato, ma facoltativo. 21

22 4. Conservazione digitale a Norma: il Responsabile e il Manuale della Conservazione 4.5 Perché nominare un Responsabile della Conservazione? Per i vantaggi evidenti in termini di risparmio, sicurezza e ottimizzazione di processi e risorse interne. Il processo di Conservazione a Norma richiede competenze tecniche e normative specifiche che impongono un costante allineamento con la Normativa e una formazione continua delle risorse coinvolte: le tecnologie e il know-how richiesti sono in continua evoluzione. Questo implicherebbe continui investimenti per adeguare strumenti, processi e modalità lavorative che andrebbero a sottrarre tempo e risorse indispensabili alle attività strategiche aziendali. Affidarsi a Indicom significa poter usufruire di tecnologie all avanguardia e solide competenze, altamente specializzate e costantemente in linea sia con l evoluzione dello scenario normativo sia con gli sviluppi nel campo dell archiviazione e della digitalizzazione. 22

23 5. Conservazione digitale a Norma: comunicazione, bollo e luogo della Conservazione 5.1 Quali sono le comunicazioni fiscali obbligatorie? Con l introduzione del D.M. 17 giugno 2014 è stato definitivamente abrogato l obbligo di comunicazione dell impronta dell archivio informatico, che invece era previsto fino a quella data. Se prima l adempimento, che era volto a garantire all Amministrazione la non modificabilità e la non sostituzione nel tempo della documentazione, andava effettuato entro 4 mesi dai termini di presentazione della dichiarazione dei redditi, a partire dal 17 giugno 2014 si è deciso di abrogare questa norma, preferendo quindi la via della semplificazione. D altro canto il valore di quest' obbligo era stato sorpassato già nel 2009, con il DPCM del , che con l articolo 49 prolungava la validità delle Marche Temporali fino a 20 anni, ben oltre i termini obbligatori di conservazione dei documenti fiscali. Ciò che risulta ancora obbligatorio è invece la comunicazione all Agenzia delle Entrate dell applicazione di processi di Conservazione a norma. 23

24 5. Conservazione digitale a Norma: comunicazione, bollo e luogo della Conservazione 5.2 Come viene effettuata all Agenzia delle Entrate la comunicazione dell adozione di processi di Conservazione a Norma? L adozione di tali processi viene comunicata all Agenzia delle Entrate attraverso la compilazione del rigo RS140 inserito appositamente nel Modello Unico per la dichiarazione dei redditi. 24

25 5. Conservazione digitale a Norma: comunicazione, bollo e luogo della Conservazione 5.3 Come assolvere l imposta di bollo sui documenti informatici? Mentre in passato per pagare l imposta di bollo erano necessarie sia una comunicazione preventiva che una comunicazione consuntiva da inviare tramite raccomandata A/R all Agenzia delle Entrate entro il mese di gennaio di ogni anno, la normativa vigente prevede che l assolvimento dell imposta di bollo sui documenti informatici debba avvenire solo a consuntivo entro 120 giorni dalla chiusura dell esercizio. Inoltre, vi sono novità anche riguardo le modalità di pagamento che impongono l utilizzo del modello F24 e l indicazione dell apposito codice tributo. 25

26 5. Conservazione digitale a Norma: comunicazione, bollo e luogo della Conservazione 5.4 Quale deve essere il luogo di Conservazione a Norma dei documenti? Il luogo di Conservazione a norma dei documenti deve essere necessariamente identificato nel luogo di giacenza fisica dei server, dove è memorizzato anche l archivio informatico. 26

27 5. Conservazione digitale a Norma: comunicazione, bollo e luogo della Conservazione 5.5 È ancora obbligatorio comunicare il luogo di deposito dei documenti conservati? La comunicazione non è più obbligatoria. Con la Risoluzione 81/E del , l Agenzia delle Entrate ha definitivamente chiarito le modalità di utilizzo dei moduli AA7/10 e AA9/11, rispettivamente quadri E ed F, nei casi in cui la Conservazione digitale a norma degli archivi fiscali venga affidata in outsourcing. I due modelli vanno compilati, rispettivamente da Persona Giuridica o Persona Fisica, quando i depositari siano diversi dal Titolare o nel caso in cui si comunichi la sostituzione di un depositario o la variazione del luogo di Conservazione. Esiste inoltre una Sezione 2 dedicata esplicitamente ai luoghi di conservazione delle fatture all estero. La risposta dell AdE si è concentrata sulle modalità e possibilità di accesso ai documenti: Art. 5 DMEF : ( ) In caso di verifiche, controlli o ispezioni, il documento informatico è reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico presso la sede del contribuente ovvero presso il 27

28 luogo di conservazione delle scritture dichiarato dal soggetto ( ). Art. 39 comma 3 del DPR 633/1972: ( ) il soggetto passivo assicura, per finalità di controllo, l accesso automatizzato all archivio e che tutti i documenti e i dati in esso contenuti, compresi quelli che garantiscono l autenticità e l integrità delle fatture di cui all articolo 21, comma 3, siano stampabili e trasferibili su altro supporto informatico. Inoltre, il concetto di Conservazione delle scritture contabili è profondamente cambiato in questi anni e, in relazione ai documenti informatici, non coincide obbligatoriamente con quello di deposito. Il conservatore non riveste necessariamente la veste di depositario, ovvero di colui che gestisce la contabilità assumendo specifiche responsabilità anche ai fini fiscali. Se il conservatore non coincide con il depositario, nell accezione precedentemente espressa, e se in caso di verifica il contribuente è in grado di esibire la documentazione fiscale garantendo la possibilità di verificarne l autenticità e l integrità ai fini di dimostrare una corretta conservazione, il contribuente stesso non è tenuto a darne comunicazione tramite il modello AA9. 28

29 Glossario Agid: Agenzia per l Italia Digitale. E' l ente che sostituisce DigitPA, che a sua volta ha sostituito il CNIPA (Centro Nazionale per l Informatica nella Pubblica Amministrazione) nel favorire l attuazione delle politiche governative in tema d'innovazione e tecnologie. Tra le altre cose svolge attività di vigilanza sui certificatori. AIL: criteri di autenticità, immodificabilità e leggibilità indispensabili per i documenti che s'intende conservare a Norma. Fattura Elettronica: documento elettronico prodotto in formato XML, TIFF o PDF. La fattura viene siglata con firma digitale e riferimento temporale e il cui contenuto diventa così immutabile e non alterabile nel tempo. Per l invio delle fatture elettroniche va richiesto il consenso del ricevente e va predisposta la Conservazione digitale a Norma. Fattura Elettronica PA: documento elettronico prodotto in formato XML, secondo gli standard tecnici definiti da Sogei, il cui contenuto deve essere nel tempo immutabile e non alterabile; è la sola tipologia di fattura accettata dagli enti di PA. 29

30 XML: extensible Markup Language. E il formato previsto dalla Normativa per l invio delle fatture elettroniche alla Pubblica Amministrazione, la cui autenticità e integrità sono garantite con l apposizione della firma elettronica qualificata sul documento. Si tratta di un metalinguaggio marcatore basato su un meccanismo sintattico che consente di definire e controllare il significato degli elementi contenuti in un documento o in un testo. Impronta digitale: rappresentazione digitale del documento composta da una sequenza di simboli binari di lunghezza fissa. Necessaria a garantire un' associazione biunivoca tra l impronta stessa ed il documento di origine. Marca temporale: vera e propria firma digitale applicata da un certificatore ed è efficace in ogni situazione in cui un documento deve avere una data certa, o per prolungare nel tempo la validità di un documento informatico, dopo la scadenza del certificato di sottoscrizione. Metadati: il file dei metadati è il file in cui sono presenti i dati principali di riferimento al file oggetto di Conservazione e che, insieme ad esso, il Sistema di Interscambio invia al destinatario. 30

31 Pacchetti di versamento: sono costituiti dall insieme dei dati e dei documenti che vengono inviati al sistema di Conservazione dal Produttore. Le specifiche e il formato del pacchetto di versamento, che possono variare da sistema a sistema, devono essere identificate nell ambito del Manuale di Conservazione. Pacchetti di distribuzione: sono pacchetti informativi che vengono ricevuti dall utente come risposta a una richiesta di contenuto inoltrata al sistema di Conservazione. Pacchetti di archiviazione: sono i pacchetti informativi contenenti l'evidenza informatica dell'archivio di Conservazione che deve essere sottoscritta con firma digitale e marca temporale. Processo di Conservazione: è quel processo che permette di conservare i documenti in formato digitale consentendo di distruggere l'originale cartaceo o di non procedere con la sua stampa. Serve a garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti. E costituito dalle seguenti fasi: 1. Acquisizione del pacchetto di versamento da parte del sistema di Conservazione; 2. Verifica del pacchetto di versamento; 31

32 3. Generazione del rapporto di versamento; 4. Preparazione e sottoscrizione con firma digitale o elettronica sul pacchetto di archiviazione; 5. Preparazione ed eventuale sottoscrizione con firma digitale o elettronica del pacchetto di distribuzione. Riferimento temporale: informazione, contenente la data e l'ora in cui viene ultimato il processo di conservazione digitale, che viene associata ad uno o più documenti digitali. Si tratta di una semplice annotazione di data e ora legate al documento e al processo di firma, ed è rilevante solo a questo scopo. Sistema di Interscambio: è un sistema informatico gestito dall'agenzia delle Entrate che assolve le seguenti funzioni: riceve le fatture sotto forma di file con le caratteristiche della FatturaPA, effettua controlli sui file ricevuti, inoltra le fatture alle Amministrazioni destinatarie. L'SdI non ha alcun ruolo amministrativo e non assolve compiti relativi all archiviazione e alla Conservazione delle fatture. 32

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34 Grazie per l attenzione! Per maggiori informazioni sui nostri servizi di Fatturazione Elettronica PA e Conservazione a Norma Visita anche: 34

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