Alla C.A. Responsabile del Protocollo Informatico e dei Flussi Documentali Alla C.A. Responsabile della Conservazione

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1 Calderara di Reno, 8 ottobre 2015 Prot. 903 Spett.Le Amministrazione del Comune di POVIGLIO - RE Alla C.A. Responsabile del Protocollo Informatico e dei Flussi Documentali Alla C.A. Responsabile della Conservazione OGGETTO: Progetto Conservazione Facile. La soluzione di Kibernetes per la conservazione digitale. Offerta della procedura applicativa. A seguito degli accordi, siamo lieti di sottoporre alla Vostra attenzione la nostra offerta della procedura applicativa relativa al PROGETTO CONSERVAZIONE FACILE. Per qualsiasi ulteriore informazione siamo a disposizione per fornire i chiarimenti che riterrete necessari. A disposizione per ogni chiarimento, cogliamo l occasione per porgere i nostri più cordiali saluti. Manuel Vaccari Responsabile di Cliente Via Galileo Galilei, Silea (TV) Tel Fax PEC: kibernetes_clienti@legalmail.it posta@kibernetes-tv.it Codice Fiscale e Partita IVA Reg. Imprese di Treviso R.E.A Cap. Soc ,00 i.v.

2 1 LA CONSERVAZIONE DIGITALE 1.1 Lo scenario Il Codice della Amministrazione Digitale (CAD) disciplina la formazione, la gestione e la conservazione dei documenti informatici; sancisce inoltre il principio generale della libertà delle forme nella conservazione dei documenti informatici, stabilendo che i documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti su supporti informatici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge se la riproduzione e la conservazione nel tempo sono effettuate in modo da garantire la conformità dei documenti agli originali. Dalle specifiche del CAD nasce dunque il concetto di conservazione digitale, ovvero il processo finalizzato a garantire l accessibilità, l utilizzabilità (leggibilità e intelligibilità), l autenticità (identificabilità univoca e integrità) e la reperibilità dei documenti e dei fascicoli con i metadati ad essi associati, mantenendo il valore giuridico di forma e contenuto nel tempo. Il processo di conservazione digitale dei documenti può riguardare sia i documenti informatici sia i documenti analogici ed avviene mediante la memorizzazione del documento, nel caso di documenti informatici, o dell immagine di esso su supporti ottici, nel caso di documenti analogici. Il procedimento termina con l apposizione, sull insieme dei documenti, del riferimento temporale (marca temporale) e della firma digitale da parte di un soggetto, il Responsabile della Conservazione, il quale attesta il corretto svolgimento del processo. 1.2 La normativa di riferimento La Normativa Italiana, come premesso, permette la totale dematerializzazione degli archivi cartacei dando valenza probatoria legale e fiscale al documento informatico. Le direttive, i decreti e le deliberazioni che hanno portato all attuazione della conservazione digitale a norma di legge spaziano dal 1999 ad oggi e molto numerose e articolate. Le più recenti ed importanti sono: D.P.C.M. 03 dicembre 2013: Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40 -bis, 41, 47, 57 -bis e 71, del Codice dell Amministrazione Digitale di cui al Decreto Legislativo n. 82 del 2005 (in G.U. n. 59 del 12 marzo 2014) D.P.C.M. 13 novembre 2014: Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle Pubbliche Amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell Amministrazione Digitale di cui al Decreto Legislativo n. 82 del (in G.U. del 12 gennaio 2015). 1.3 Documenti interessati e soggetti coinvolti L attuale quadro normativo ha equiparato totalmente il documento informatico al documento analogico. Tutta la documentazione esistente può pertanto essere oggetto di conservazione digitale (i documenti tradizionali, quali le fatture, i DDT, gli estratti conto bancari, la corrispondenza, i libri e i registri fiscali, i bilanci e le dichiarazioni dei redditi, i verbali e i documenti di natura tecnica, ecc.) e ciò è possibile sia con i documenti già esistenti sul tradizionale supporto cartaceo sia con i documenti informatici nativi Kibernetes Tutti i diritti riservati Pagina 2 di 9

3 Le P.A. possono realizzare al proprio interno un sistema di conservazione secondo le suddette regole tecniche o possono richiedere il servizio di conservazione a soggetti, pubblici o privati, accreditati dall Agenzia per l Italia Digitale. 1.4 Le scadenze In sintesi le scadenze per gli Enti sono: 1.5 Conservazione digitale, non solo un obbligo Sicuramente il primo impatto sulle Pubbliche Amministrazioni del nuovo CAD e di tutti gli adempimenti normativi in esso citati, è equiparabile ad un terremoto atto a complicare le attività quotidiane ormai da tempo consolidate. In realtà così non è. I vantaggi della dematerializzazione e della conservazione digitale sono molteplici e, una volta che i sistemi saranno a regime, diventeranno innegabili. Anzitutto pensiamo agli aspetti legati alla sicurezza dei dati. Un documento cartaceo può essere smarrito o può deteriorarsi. Questo non accade con la conservazione digitale. Il documento conservato a norma mantiene la sua leggibilità, integrità e il suo valore legale nel tempo. Così come verranno garantiti la sicurezza degli accessi e il controllo delle attività in fase di consultazione dei documenti archiviati. Poi ci sono rilevanti risparmi economici: - risparmio di carta (semplice e/o moduli), stampanti, toner, ecc... - risparmi di armadi e spazio per l archiviazione - la produzione, l archiviazione e soprattutto la ricerca/consultazione dei documenti conservati digitalmente consentono enormi risparmi di tempo; senza dimenticare il fatto che la fase di ricerca e consultazione è possibile in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo Kibernetes Tutti i diritti riservati Pagina 3 di 9

4 2 CONSERVAZIONE FACILE: IL PROGETTO KIBERNETES PER LA CONSERVAZIONE DIGITALE Il Progetto Kibernetes Conservazione Facile è composto da tre parti: la soluzione software, la consulenza metodologica e la conservazione a norma. 2.1 LA SOLUZIONE SOFTWARE PROGETTOENTE - CONSERVAZIONE FACILE Software applicativo ProgettoEnte Conservazione Facile Aspetti generali La conservazione digitale è un tema che non interessa un singolo settore dell Ente (e il relativo software gestionale) ma coinvolge tutte le aree che a vario titolo producono o gestiscono materiali di tipo cartaceo e/o informatico che dovranno ora essere conservati nel modo prescritto dalla normativa. Ciò significa che le varie procedure applicative dovranno essere in grado di produrre oggetti conservabili e di inviarli al provider/conservatore che l Ente avrà scelto come gestore della conservazione digitale. La soluzione Kibernetes per la gestione della conservazione digitale è strutturata per permettere all Ente di adempiere a questa esigenza e sostanzialmente si articola su due componenti: un componente dedicato al colloquio/interfaccia con i vari Provider di conservazione un componente dedicato all integrazione con i singoli applicativi Vediamo in dettaglio i due componenti 2015 Kibernetes Tutti i diritti riservati Pagina 4 di 9

5 La gestione dei documenti da archiviare e l interfaccia verso il provider/conservatore - lo Storage Manager-. Lo Storage Manager ha il compito di prendere in carico i documenti provenienti dalle diverse procedure e gestire la comunicazione con il conservatore prescelto dall'ente. La presente soluzione software prevede l integrazione con i seguenti provider/conservatore: INFOCERT PARER (polo archivistico della regione Emilia-Romagna). La gestione di tale componente software avviene attraverso il servizio in cloud di Kibernetes. Integrazione con gli applicativi Kibernetes Per le procedure ProgettoEnte direttamente interessate al processo della conservazione è stato realizzato uno specifico componente che tramite webservice invia i documenti allo Storage Manager. Attualmente l integrazione avviene con 2 aree applicative: Protocollo e Atti Demografici Nello specifico le tipologie di documenti per i quali è attiva l integrazione sono i seguenti. PROGETTOENTE - PROTOCOLLO E ATTI - Registro giornaliero del protocollo - Fatture elettroniche passive - Determine dirigenziali - Delibere di giunta e di consiglio - Documenti protocollati - Contratti - Documenti generici (documenti e appunti) - Affissioni (Albo pretorio) PROGETTOENTE - DEMOGRAFICI - Fascicolo elettorale elettronico. I componenti per l integrazione saranno installati dove risiedono le procedure specifiche. Prerequisiti Prerequisiti hardware e software di base La porta in uscita 443 deve essere aperta verso il cloud dove è attivo lo Storage Manager all indirizzo Kibernetes Tutti i diritti riservati Pagina 5 di 9

6 Prerequisiti software ProgettoEnte I moduli necessari per la gestione automatizzata attraverso ProgettoEnte-Conservazione Facile sono: Il modulo Protocollo (S100), se si vogliono conservare i documenti protocollati Il modulo Protocollo (S100), se si vuole conservare il registro di protocollo Il modulo Fatturazione elettronica (V100), se si vogliono conservare le fatture elettroniche passive Il modulo Atti decisionali (S300), se si vogliono conservare le determine e le delibere Il modulo Contratti" (S400), se si vogliono conservare i contratti Il modulo Documenti (S200), se si vogliono conservare documenti Il modulo Documenti (S200), se si vogliono conservare gli appunti Il modulo Albo pretorio" (S500), se si vogliono conservare le affissioni Il modulo Procedimenti (S901), se si vogliono conservare le categorie documentali in forma aggregata (fascicoli). Poiché per alcune tipologie documentali è prevista la firma digitale prima dell invio in conservazione, per poter sfruttare gli automatismi della procedura ProgettoEnte-Conservazione Facile è necessario il modulo "Firma elettronica facilitata" (S903). DEMOGRAFICI Prerequisito è il modulo ProgettoEnte - Anagrafe (D100). Modalità di consegna/distribuzione Componente Storage Manager: aggiornamento sull istanza in cloud Componente di integrazione con ProgettoEnte-Protocollo e Atti: tramite download dal sito Kibernetes con licenza autorizzativa. Componente di integrazione con ProgettoEnte-Demografici: tramite download dal sito Kibernetes con licenza autorizzativa. Servizio di installazione/attivazione/collaudo del software applicativo Il servizio comprende le attività di installazione/attivazione delle diverse componenti del software applicativo ed il collaudo attraverso la contestuale illustrazione della modalità di produzione e invio in conservazione del registro giornaliero di protocollo. Il prezzo complessivo per il servizio è di Euro 300,00. Sarà cura del nostro personale contattare l Ente per concordare insieme l'attività. Servizio di affiancamento sul software applicativo Il servizio di affiancamento riguarda le funzionalità della nuova procedura applicativa ProgettoEnte Conservazione Facile. Si ritengono necessarie circa 4 ore di attività, da svolgere presso la sede dell Ente Kibernetes Tutti i diritti riservati Pagina 6 di 9

7 Servizio di manutenzione, aggiornamento e assistenza al software applicativo Il servizio decorre a partire dalla data di consegna del software applicativo fino al 31/12/2016. Servizio di gestione in cloud del software applicativo Il servizio decorre dal primo giorno del mese successivo all attivazione del software applicativo ed ha durata fino al 31/12/2016. Supporto normativo e metodologico Come evidenziato nella parte introduttiva relativa allo scenario della conservazione digitale, è in corso in questo periodo un cambiamento epocale per gli Enti Locali: il legislatore ha indicato scadenze normative precise che tracciano adempimenti ineludibili. A ciò si aggiunge un forte impatto operativo sull azione amministrativa dell Ente che comporta l esigenza di una riorganizzazione dei processi interni. In questo contesto il solo software applicativo non è sufficiente per adempiere agli importanti cambiamenti in atto. Kibernetes, da sempre a fianco degli Enti nell affrontare delicati passaggi, è disponibile a fornire un supporto normativo/metodologico per la gestione dell intero processo di digitalizzazione. Gli ambiti interessati riguardano: - la ridefinizione dei processi (con analisi dei flussi documentali interni e loro inserimento in un progetto organizzativo trasversale condiviso con l Ente) - la consulenza sulla normativa (con un affiancamento alle figure di responsabilità dell Ente, per permettere di adempiere in maniera concreta ed efficiente agli obblighi previsti). Alcune possibili argomenti oggetto di consulenza sono: - la redazione e revisione del Manuale di gestione documentale - la riorganizzazione dei flussi documentali nell Ente - la definizione di criteri efficaci di conservazione. Sarà nostra cura proporre un percorso normativo e metodologico nel caso il Vostro Ente sia interessato Kibernetes Tutti i diritti riservati Pagina 7 di 9

8 RIEPILOGO PREZZI Prodotto o servizio del software applicativo Cessione in uso del software ProgettoEnte-Conservazione Facile (V200) Servizio di installazione/attivazione/collaudo del software applicativo Prezzo 1.790,00 300,00 Codice Mepa SW-CONS-1b Servizio di affiancamento sul software applicativo Servizio di manutenzione e aggiornamento del software gestione in cloud fino al 31/12/ ore di supporto personalizzato 610,00 CONDIZIONI DI FORNITURA FATTURAZIONE E PAGAMENTI - - Per la cessione in uso e l installazione: la fatturazione sarà effettuata entro 15 giorni dalla consegna/installazione del software applicativo. - Per il canone di manutenzione software, il canone del servizio di gestione in cloud e il canone di assistenza telefonica: la fatturazione sarà effettuata a gennaio Il pagamento sarà effettuato entro 30 gg. dal ricevimento della fattura. Il ritardo nel pagamento comporterà automaticamente, senza necessità di espressa richiesta, l addebito al Cliente degli interessi di cui all art. 5 D. Lgs. n. 231 del 09/10/02. L importo totale della fattura è da ritenersi al netto delle commissioni bancarie. ALIQUOTE IVA - I prezzi, i canoni e le tariffe sono al netto dell IVA e di qualunque altra imposta o tassa, presente e futura, gravante sull'acquisto. Tali spese ed imposte, con esclusione delle eventuali spese contrattuali, sono a carico dell'acquirente Le aliquote IVA applicate sono quelle in vigore al momento della fatturazione. GARANZIA SUL SOFTWARE - Kibernetes fornisce in uso il software applicativo e la documentazione nella versione corrente standard e garantisce che il software applicativo funzionerà in sostanziale conformità con le descrizioni funzionali e con il manuale per un periodo di 90 giorni dalla data di consegna. Kibernetes non garantisce che il software applicativo sia immune da vizi ed errori. Il supporto hardware cdrom, annesso al software, sarà privo di difetti di materiale e di fabbricazione, sotto uso e servizio normali, per un periodo di un anno dalla data di consegna. Ogni garanzia implicita sul software applicativo e sull hardware è limitata rispettivamente a 90 giorni e a un anno, senza pregiudizio delle norme inderogabili di Legge di cui può beneficiare il Cliente Kibernetes Tutti i diritti riservati Pagina 8 di 9

9 CONSEGNA E INSTALLAZIONE - La consegna e la contestuale installazione/attivazione del software applicativo sarà effettuata entro 30 gg. dal ricevimento dell'ordine scritto, completo di delibera o determina. SICUREZZA E SALUTE DEI LAVORATORI SUL LUOGO DI LAVORO D.LGS. 81/ Il Cliente metterà a disposizione del personale di Kibernetes, incaricato per l erogazione dei servizi, locali, impianti, apparecchiature idonei e a norma, secondo quanto previsto dal D.Lgs. 81/2008. DIRITTI DI FORNITURA E COMMERCIALIZZAZIONE E DIRITTI D UTILIZZO - Il software applicativo, gli aggiornamenti del medesimo e la relativa documentazione sono tutelati dalle Leggi sul Copyright della Repubblica Italiana, dalle disposizioni dei trattati internazionali e da tutte le altre Leggi nazionali applicabili. Kibernetes detiene il diritto di fornire e commercializzare le licenze d uso e i servizi di aggiornamento del software applicativo offerto. La licenza d uso consente l utilizzo del software applicativo esclusivamente per il Comune di POVIGLIO e non è trasferibile. E consentito al licenziatario di effettuare copie del software e della relativa documentazione soltanto per proprio uso. La riproduzione o distribuzione non autorizzata del software applicativo e della relativa documentazione o di parte di essa, è vietata. L utilizzo del software viene dato in licenza illimitata per la parte relativa all integrazione su Protocollo e Atti e Demografici. L utilizzo della componente cloud è legato alla regolarità del canone di manutenzione e del canone di servizio in cloud e cesserà nel momento in cui questo/questi non verrà/verranno più rinnovati. D.LGS 196/ Trattamento dei dati personali - Nel caso in cui, per l erogazione dei servizi previsti in offerta, si renda necessaria attività di trattamento dei dati da parte di Kibernetes, la ditta stessa chiede di essere incaricata del trattamento dei dati e si impegna a rispettare quanto previsto dall'art. 30 comma 2 del D.Lgs 196/2003. L'Ente, con l'adesione alla presente offerta, incarica Kibernetes del trattamento dei dati, limitatamente alle attività citate. VALIDITÀ DELL'OFFERTA - La presente offerta è valida fino al 31/12/ Kibernetes Tutti i diritti riservati Pagina 9 di 9