PROVINCIA AUTONOMA DI TRENTO

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1 PROVINCIA AUTONOMA DI TRENTO Reg.delib.n Prot. n. VERBALE DI DELIBERAZIONE DELLA GIUNTA PROVINCIALE O G G E T T O: Approvazione dell'accordo di collaborazione per lo svolgimento di attività di interesse comune per la conservazione dei documenti informatici tra la Provincia Autonoma di Trento e l'istituto per i Beni Artistici, Culturali e Naturali ("IBACN") della Regione Emilia Romagna. Il giorno 15 Dicembre 2014 ad ore 15:05 nella sala delle Sedute in seguito a convocazione disposta con avviso agli assessori, si è riunita sotto la presidenza del LA GIUNTA PROVINCIALE PRESIDENTE UGO ROSSI Presenti: VICE PRESIDENTE ALESSANDRO OLIVI ASSESSORI DONATA BORGONOVO RE CARLO DALDOSS MICHELE DALLAPICCOLA SARA FERRARI MAURO GILMOZZI TIZIANO MELLARINI Assiste: LA DIRIGENTE PATRIZIA GENTILE Il Presidente, constatato il numero legale degli intervenuti, dichiara aperta la seduta Pag. 1 di 9

2 Premesso che - l articolo 2 del D.Lgs 82/2005, recante il Codice dell'amministrazione digitale ( CAD ) stabilisce che Lo Stato, le Regioni e le autonomie locali assicurano la disponibilità, la gestione, l'accesso, la trasmissione, la conservazione e la fruibilità dell'informazione in modalità digitale e si organizzano ed agiscono a tale fine utilizzando con le modalità più appropriate le tecnologie dell'informazione e della comunicazione ; - con riferimento alla conservazione dei documenti digitali, l articolo 43 comma 3 del D.Lgs 82/2005 dispone in particolare che I documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, ( ) sono conservati in modo permanente con modalità digitali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71 ; - in tale contesto, la Provincia Autonoma di Trento, con l'art. 5 della L.P. 27 luglio 2012, n. 16 ( Disposizioni per la promozione della società dell'informazione e dell'amministrazione digitale e per la diffusione del software libero e dei formati di dati aperti ) ha istituito il sistema informativo elettronico trentino (SINET) quale complesso dei dati e delle informazioni a supporto delle attività di tutte le pubbliche amministrazioni del Trentino in un ottica di cooperazione e collaborazione, anche per l attuazione delle norme sull archiviazione e conservazione digitale; - sul punto, l articolo 13 della legge provinciale 27 luglio 2012, n. 16, rubricato Istituzione del polo archivistico digitale territoriale del Trentino, stabilisce che Per le finalità individuate dall'articolo 1 e per gli obiettivi definiti dall'articolo 2, nell'ambito del SINET può essere istituito il polo archivistico digitale territoriale del Trentino, per promuovere la cultura ed erogare i servizi per la dematerializzazione dei procedimenti amministrativi e l'archiviazione digitale dei documenti, precisando al secondo comma che: Il polo eroga i propri servizi alle organizzazioni del settore pubblico trentino e, ove consentito dalla vigente normativa, alle organizzazioni private, secondo un progetto di fattibilità approvato con deliberazione della Giunta provinciale. Considerato che Pag. 2 di 9

3 - le attività di valutazione della fattibilità ed eventuale progettazione e costituzione del polo archivistico digitale del Trentino comportano un significativo investimento in termini di ricerca, strutture, architetture informative, modelli organizzativi, oltre che di risorse umane e materiali; - tali attività risulterebbero ottimizzate, in termini di efficacia, efficienza ed economicità dall'acquisizione di analoghe esperienze maturate in diverse realtà amministrative, nonché dalla ricerca e sperimentazione condotta direttamente sui documenti appartenenti al dominio amministrativo locale, anche alla luce del dettato dell articolo 14 del Codice dell'amministrazione digitale, riguardante Rapporti tra Stato, Regioni e Autonomie locali ; - la legge 7 agosto 1990, n. 241 e s.m.i. recante Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi stabilisce all art. 15 che: Anche al di fuori delle ipotesi previste dall articolo 14, le amministrazioni pubbliche possono sempre concludere tra loro accordi per disciplinare lo svolgimento in collaborazione di attività di interesse comune ; tale norma è presente in analoga formula anche nell articolo 16 bis, comma 2 bis, della legge provinciale 30 novembre 1992, n. 23 recante "Principi per la democratizzazione, la semplificazione e la partecipazione all'azione amministrativa provinciale e norme in materia di procedimento amministrativo ; - in tema di collaborazione istituzionale tra enti, l Autorità per la Vigilanza sui Contratti Pubblici di Lavori, Servizi e Forniture, conformemente a quanto affermato dalla giurisprudenza comunitaria, con determinazione n. 7 del 21/10/2010 ha ribadito la legittimità del ricorso a forme di collaborazione pubblico-pubblico attraverso l adozione di uno strumento convenzionale che rispetti le seguenti condizioni: A) l accordo deve regolare la realizzazione di un interesse pubblico, effettivamente comune ai partecipanti, che le Parti hanno l obbligo di perseguire come compito principale, da valutarsi alla luce delle finalità istituzionali degli Enti coinvolti; B) alla base dell accordo deve esserci una reale divisione di compiti e responsabilità; C) i movimenti finanziari tra i soggetti che sottoscrivono l accordo devono configurarsi solo come ristoro delle spese sostenute, essendo escluso il pagamento di un vero e proprio corrispettivo, comprensivo di un margine di guadagno; D) il ricorso Pag. 3 di 9

4 all accordo non può interferire con il perseguimento dell obiettivo principale delle norme comunitarie in tema di appalti pubblici, ossia la libera circolazione dei servizi e l apertura alla concorrenza non falsata negli Stati membri. Preso atto che - la Regione Emilia Romagna, con legge regionale n. 29/1995, ha affidato all'istituto per i beni artistici, culturali e naturali ("IBACN"), proprio Ente strumentale, lo svolgimento delle funzioni di archiviazione e conservazione digitale dei documenti informatici anche a rilevanza fiscale, ed ha attivato, con delibera di Giunta n. 877 del 22 giugno 2009, il Polo Archivistico Regionale Emilia-Romagna ( ParER ) quale Servizio dell'ibacn, con il compito di promuovere l'adesione degli Enti del sistema regionale al Polo archivistico regionale, supportandoli nella messa a punto degli strumenti archivistici, organizzativi e software per la produzione e conservazione dei documenti digitali; - l IBACN ha inviato all Agenzia per l Italia Digitale con nota prot. IB/2012/5149 del 21 dicembre 2012, successivamente integrata con nota prot. IB/2012/5161 di pari data istanza di accreditamento come soggetto pubblico che svolge attività di conservazione dei documenti informatici, conformemente a quanto previsto dall art. 44-bis del Codice dell Amministrazione Digitale; - l Agenzia per l Italia Digitale (AGID) e l Archivio Centrale dello Stato hanno sottoscritto con l IBACN la Convenzione, approvata con la deliberazione del Consiglio Direttivo dell IBACN n. 29 dell 8 luglio 2013, per la definizione di un modello nazionale di riferimento per la realizzazione di Poli conservativi, la definizione di linee guida tecnico operative per la diffusione del modello stesso, nonché per il supporto e la consulenza alle Pubbliche Amministrazioni e agli Enti Pubblici nella realizzazione dei Poli conservativi; - che l'ibacn, operante attraverso ParER, si propone come soggetto in grado di apportare significative esperienze in termini di organizzazione e processi tecnologici in materia di conservazione digitale di documenti amministrativi, Pag. 4 di 9

5 garantendo l integrità, la provenienza e la reperibilità nel tempo degli oggetti conferiti in conservazione, sulla base di modelli concepiti per il settore pubblico. Dato atto che - in esito al confronto tra l'amministrazione della Provincia Autonoma di Trento, l'ibacn ed il ParER è emerso che: a) è intenzione della Provincia Autonoma di Trento e degli altri Enti appartenenti al SINET acquisire metodologie, modelli organizzativi e gestionali, conoscenze tecniche per lo sviluppo di un sistema autonomo di conservazione territoriale e che pertanto è intenzione dei citati soggetti partecipare direttamente al processo di conservazione dei documenti amministrativi conferendoli in conservazione all IBACN, operante tramite ParER, quale soggetto in possesso delle conoscenze tecniche, della strumentazione idonea e di personale adeguato, in grado di fornire garanzie di sicurezza ed attendibilità dei processi; b) è intenzione dell IBACN attingere da ambiti extra regionali, come quello della Provincia Autonoma di Trento, esperienze e risultati in materia di gestione documentale digitale al fine di migliorare la flessibilità e la fruibilità del proprio sistema di archiviazione e conservazione; ampliare la tipologia documentale attualmente implementata attraverso tipi documentali originati in ambiti amministrativi peculiari; dotare il sistema ParER di estensioni volte a massimizzare l'interoperabilità tra i sistemi informativi, anche livello nazionale; acquisire le esperienze e i risultati ottenuti attraverso il SINET; condividere l esperienza di valutazione della fattibilità ed eventuale progettazione del Polo archivistico digitale del Trentino. Ritenuto che - la Provincia Autonoma di Trento intende attuare i processi di conservazione documentale direttamente all'interno della propria struttura organizzativa, ai sensi dell'art. 5 comma 3 del DPCM 12/03/2014, mediante la costituzione del Pag. 5 di 9

6 Polo archivistico digitale trentino previsto dall'articolo 13 della L.P. 16/2012 e che pertanto risulta opportuno avviare il processo di valutazione della fattibilità per la costituzione di un Polo archivistico nella Provincia Autonoma di Trento; - la realizzazione di processi di conservazione documentale, attuata presso altre pubbliche amministrazioni dotate di esperienza nel settore, ed in particolare presso l'ibacn della regione Emilia Romagna, rappresenta un valido strumento di sperimentazione volto al trasferimento di know-how entro un perimetro di collaborazione istituzionale definito convenzionalmente ai sensi dell'art. 15 della L. 241/1990 e 16 bis della L.P. 23/1992; - a tal fine risulta utile procedere alla sottoscrizione di Accordo di collaborazione con l'ibacn/parer declinando il rapporto in due fasi collegate: 1. una prima fase di sperimentazione per la messa a punto degli strumenti di interoperabilità tecnica e organizzativa tra il sistema di gestione documentale Provinciale e il sistema di conservazione del ParER, e la realizzazione delle interfacce utente; 2. una seconda fase di perfezionamento della prima fase e mantenimento dei risultati conseguiti, nonché di conferimento dei documenti in conservazione ai sensi dell'articolo 44 del D.Lgs 82/2005, nonché degli articoli 5 comma 3, e 6 e ss. del DPCM 13 dicembre 2013 con trasferimento di know-how alla Provincia Autonoma di Trento mediante partecipazione diretta al processo di conservazione dei propri documenti, nonché l ampliamento ed il miglioramento del sistema del ParER; - è opportuno riconoscere la facoltà a tutti gli enti aderenti al SINET di aderire alla seconda fase sopra indicata, effettuando la conservazione dei propri documenti amministrativi mediante adesione all'allegato schema di Accordo (Allegato 1) sottoscritta dal proprio Responsabile della Conservazione; - occorre disciplinare le suddette fasi all'interno di un unico schema di Accordo che prevede e definisce anche i soggetti, le funzioni, gli ambiti e le modalità oggetto della delega allo svolgimento del processo di conservazione, condiviso e sottoscritto dall IBACN e dalla Provincia Autonoma di Trento; Pag. 6 di 9

7 - è necessario subordinare l efficacia del suddetto Accordo di collaborazione, con riferimento allo svolgimento del processo di conservazione, al verificarsi delle condizioni di legge per il conferimento della delega ai sensi della normativa vigente, all ottenimento del nulla osta da parte delle Soprintendenze competenti; - è necessario altresì subordinare l avvio delle attività relative al processo di conservazione per ciascun soggetto aderente alla adesione all Accordo in oggetto e conferimento di delega, sulla base del medesimo, da parte del Responsabile della conservazione competente, con decorrenza dell effettivo svolgimento delle funzioni di conservazione dalla data indicata nel documento tecnico allegato al Manuale di conservazione dell ente aderente; - la durata complessiva dell'accordo è stabilita in cinque anni dalla sottoscrizione dello stesso, salvo interruzione anticipata secondo quanto disposto nell'accordo medesimo; Per quanto sopra, LA GIUNTA PROVINCIALE Visti - il D.Lgs 7 marzo 2005, n. 82 e ss.mm.ii. (Codice dell Amministrazione Digitale); - l articolo 15 della legge 7 agosto 1990, n. 241; - le leggi provinciali e regionali sopra richiamate, ed in particolare la legge provinciale 30 novembre 1992, n. 23 e la legge provinciale 27 luglio 2012, n. 16; - le disposizioni tecniche emanate dall Agenzia per l Italia Digitale; - gli atti e i documenti indicati in premessa; a voti unanimi, espressi nelle forme di legge, Pag. 7 di 9

8 d e l i b e r a 1. di approvare per i motivi già esposti, che si richiamano integralmente, lo Schema di Accordo di cui all Allegato 1, quale parte integrante e sostanziale della presente deliberazione, avente ad oggetto Schema di accordo ai sensi dell art. 15 della legge n. 241 del 1990 per lo svolgimento in collaborazione di attività di interesse comune per la conservazione dei documenti informatici tra la Provincia autonoma di Trento e la Regione Emilia Romagna. 2. di autorizzare alla sottoscrizione dell Accordo di cui al precedente punto 1. il Presidente o suo delegato; 3. di dare atto che lo schema dell'accordo di cui al punto 1., nei limiti e con le modalità in esso indicate, definisce altresì i contenuti per la delega all'ibacn, operante attraverso il ParER, allo svolgimento del processo di conservazione ai sensi dell'articolo 44 del D.Lgs 82/2005, dell'articolo 5 comma 3, e dell'articolo 6 e ss. del DPCM 13 dicembre 2013; 4. di stabilire che la validità dell Accordo, limitatamente agli aspetti della delega di cui al punto precedente, è subordinata alla sussistenza delle condizioni di legge per il conferimento della delega stessa ed all ottenimento del nulla osta da parte delle Soprintendenze competenti; 5. di stabilire che l avvio delle attività relative al processo di conservazione è subordinato alla adesione all Accordo in oggetto con conferimento di delega sulla base del modello ivi contenuto, denominato Schema lettera d adesione, siglato dal Responsabile della Conservazione competente per la Provincia Autonoma di Trento; 6. di stabilire che la durata dell Accordo di collaborazione di cui al precedente punto 1. sia fissata in 5 (cinque) anni, decorrenti dalla data della sua sottoscrizione, così come previsto dall Accordo allegato, fermo restando quanto in esso previsto in materia di recesso anticipato; 7. di rinviare a successivo provvedimento l impegno di spesa necessario per l erogazione all Istituto per i Beni Artistici, Culturali e Naturali della Regione Emilia-Romagna, dell importo previsto nello schema di Accordo di cui al Pag. 8 di 9

9 punto 1., a titolo di mero rimborso spese per lo svolgimento del processo di conservazione e a far data dall anno della sua effettiva attivazione; 8. di estendere le modalità di adesione di cui al precedente punto 5. a tutti gli enti interessati aderenti al SINET Sistema Informativo Elettronico Trentino. FDI Pag. 9 di 9

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