Requestor Inbound User Manual

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1 GE Oil&Gas OTM Project Requestor Inbound User Manual Data Creazione: 16 settembre 2008 Ultimo Aggiornamento: Versione: 1.0 1

2 Lista delle Revisioni Data Versione Autore Modifiche 15-sett Graziella La Spina Gemma Giuntoli 2

3 Indice degli argomenti

4 Indice degli argomenti 1.0 Acronimi 2.0 Process and Solution overview 3.0 Navigazione in OTM 4.0 Inbound Process - Order Management 4.1 Inbound NO LISL Order Management 4.2 Inbound LISL Order Management 4.3 Inbound MANUAL Order Releases Management 4.4 Copy Order Base Line Order management 4.5 Copy Order Releases Order Management 5.0 Job Management (comune per Inbound e Outbound) 6.0 Costificazione & Controlli 6.1 Inventory check 6.2 Premium 6.3 LISL 7.0 Gestione Modifiche Order Releases 8.0 Locations 4

5 OTM Roll-out Plan Italy Sites (Florence, Bari, Vibo, Massa, Talamona) 21 st Jan '08: Inbound & Outbound shipment mgt. Doc. Mgt + RC access (2) Mid September '08: Cost Pre-approval (linked w DoA) Rates & Equipment management Planning & Consolidation Multi-Leg Cost allocation Freight settlement Metrics & KPI s 5

6 1.0 Acronimi

7 Acronimi COA12 : Special kind of PO to be managed unified DOA : Delegation of Authority EBS : Oracle E-Businees Suite ERP : Enterprise Resource Planning FMS : Fullfilment Management System FIR : Florence New Units FTL : Full Track Load GE : General Electric GLS : Global Logistic Services GS : Global Services IN : Inbound ITO : Inquiry to Order phase LEC : Logistic Execution Center LISL : Lose Item Shipping List, equivalent to COA 12 LPN : LICENCE PLATE NUMBER, came from ORACLE, it is the stinker applied on each box externally LT : Lead Time LTL : Less than Track Load LSP : Logistics Provider MRP : Manufacturing Resource Planning NP : Nuovo Pignone NU : New Units OB : Order Base OBL : Order Base Line OAPPL : Oracle Application OM : Order Management OOG : Out of Gauge OR : Order Release OTM : Oracle Transportation Management OTR : Order to Remittance phase OUT : Outbound PO : Purchase Order PT : Premium Transport RC : Routing Center RFQ : Request for Quotation RFT : Request for Transport SC : Support Central SO : Sales Order SSP5 : Self Service Purchasing STD : Standard THU : Transport Handling Units UI : User Interface WF : WorkFlow 7

8 Termini chiave Order Base Line : è un ordine che richiede un trasporto da una location ad un altra. Order Base Ship Unit : definisce come il materiale dovrà essere spedito es.: pallet, cassa, ecc. Order Release : è un raggruppamento di uno o più ordini, parziali o tatali, che sono pronti per il transportation planning e execution. Order Release Ship Unit : definisce come il materiale dovrà essere spedito es.: pallet, cassa, ecc. con i relativi dettagli di peso e dimensioni. Order Release Line Item : indica la lista degli item contenuti nella cassa da trasportare ovvero nella relativa Ship Unit. Premium Transportation : è il prezzo pagato per un trasporto nei casi in cui esista un prezzo alternativo più basso. Il maggior prezzo pagato per il premium trasportation è spesso causato dalla necessità di avere date particolarmente stringate. Job : creato dal Richiedente, è un raggruppamento di Order Release costificati da inviare all approvatore dei costi; il richiedente può raggruppare in un job varie order release con location, date e Incoterm differenti. Per approfondimenti e altri termini vedere direttamente in OTM nel menù Help opzione Glossary. 8

9 Termini chiave Costificazione & Controlli : ogni Job sarà costificato (da OTM con una tariffa standard o dal Execution center in caso in cui non è applicabile una tariffa standard), tale Job sarà autoapprovato se il relativo costo è inferiore a euro altrimenti dovrà essere approvato da uno o più approvatori in base alla relativa DOA. Tipologie di approvazione Job: approvazione costi di trasporto in base a DOA Premium: approvazione extracosti/urgenze Inventory: autorizzazione alle eccezioni al processo di Inventory Check LISL: approvazione in caso in cui il Job contiene un OR che presenta un PO padre (LISL flag in Oracle PO) senza figli Inventory check : controllo fatto su un Job che contiene Order Release che cadono nelle condizioni stabilite dall Inventory Manager. Dopo l approvazione di primo livello del costo, il Job viene inviato agli Inventory Managers per l approvazione di tale eccezione. Logistic Execution Center : organizzazione che si occupa della gestione del trasporto nella fase di consolidamento degli OR dopo l approvazione del Job, di spot quotes, creazione dei buy shipment, di tender e di carrier mngt., inserimento e controllo di extra costi Per approfondimenti e altri termini vedere direttamente in OTM nel menù Help opzione Glossary. 9

10 Termini chiave Sell Shipment : rappresenta un raggruppamento degli OR di un Job con dati compatibili al fine del calcolo del costo. Buy Shipment : è la Transport Request, RFT. Lo shipment corrisponde ad un insieme di materiali trasportabili dal carrier da un luogo ad un altro. Un Buy Shipment contiene uno o più Order Release con date di ritiro e consegna compatibili e stesse source e destination location. Costificazione : è il costo dato allo shipment (Sell/Buy) calcolato in base alle informazioni inserite nelle order release, ovvero Transit Time (il tempo fra Early Pickup Date e Late Delivery Date), Pre-alert (il tempo fra la creazione del Buy Shipment e il Pickup Date), distanza tra le location, pesi e dimensioni. Spot : nel caso in cui le condizioni richieste sugli Order Releases non siano compatibili con nessuna delle tariffe predefinite a sistema, il costo del trasporto viene definito spot e la relativa costificazione è in carico a Execution Center Per approfondimenti e altri termini vedere direttamente in OTM nel menù Help opzione Glossary. 10

11 Termini chiave Preliminary Cargo List : foglio excel creato per fare una richiesta e una pianificazione del trasporto in fase ancora preliminare. Cargo list : lista di items emessa quando si conosce il reale e dettagliato trasporto da effettuare. Viene creata prima della spedizione e congelata. Tale documento è necessario sia al requestor come record, sia al carrier, al cliente, alla dogana e al finance per la gestione delle attività inerenti al trasporto. Packing List (Box Content List) : è un report di OM che serve per la gestione della creazione di casse e contenuto, per le sales rappresenta il dato di partenza per le spedizioni. Outermost Box : è la cassa visibile al trasportatore, quella più esterna che a sua volta contiene delle LPN che sono item registrati come da trasportare e possono essere casse o singoli item. Quando si fa la spedizione viene in ogni caso presa in considerazione solo la Outermost Box (non le eventuali casse interne) e gli item in essa contenuti. 11

12 2.0 Process and Solution overview

13 System Change As Is Process done through OTM integrated system Oracle OM Sales Orders RTS Date Shipment ID FMS LISL File OTM POs Oracle PO N.B.: l interfaccia OTM con PO e OM è schedulata ogni 30 min ma è azionata anche a demand al verificarsi di cambiamenti critici. 13

14 System Change To Be Process done through OTM integrated system Oracle OM Sales Orders Early Pickup Date Shipment ID FMS LISL File OTM BPA POs BPA Releases and Receipts Oracle PO N.B.: l interfaccia OTM con PO e OM è schedulata ogni 30 min ma è azionata anche a demand al verificarsi di cambiamenti critici. 14

15 Struttura e flusso dei dati in OTM 1. Inbound: i dati passano attraverso interfaccia da PO a OTM al momento dell approvazione dell ordine in PO. Ci sono 2 macro scenari diversi: no LISL LISL 2. Outbound: l interfaccia si attiva quando in OM viene inserita nella Packing Form la data di chiusura cassa (Closure Date della Outermost Box) e la Delivery che è compilato automaticamente dal sistema. I flussi di dati di ritorno da OTM sono invece verso: FMS: aggiornamento della Early Pickup Date e Shipment ID. Se la RTS date non è presente su FMS o se è maggiore della Early Pickup date viene valorizzata con la Early Pickup date di OTM. PO: Creazione di BPA releases (approvate e ricevute) per il fornitore del trasporto a seguito di servizi già effettuati su OTM. 15

16 Struttura e flusso dei dati in OTM: Inbound Non-LISL AS IS PO PO PO Shipment Shipment Line Line OTM OBJECTS ORDER BASE 1:1 or 1:n OB Ship Unit OB Line Item ORDER RELEASE 1:1 or n:1 OR Ship Unit OR Line Item Transport Transport Request Request BUY SHIPMENT Una OB è creata per ogni shipment di PO. Ogni OB ha una OB Line Item che contiene dettagli ereditati dal PO line con relazione 1:1. Una OR è creata per ogni OB line / Ship Unit. 16

17 Struttura e flusso dei dati in OTM : Inbound Non-LISL 1 PO line (=1 item) in 1 THU (box/ pallet) TO BE PO OTM OBJECTS PO PO Shipment Shipment Line Line ( ORDER ( PO PO 1 line line 1, 1, PO BASE 1 PO 2 line line 1, 1, Supplier Supplier 1 Supplier 1 ) ) 1:1 or 1:n OB OB 1 Line Line Item Item PO PO 1 line line 1 OB OB 1 Line Line Item Item PO PO 2 line line 1 PO PO Shipment Shipment Line Line (PO (PO 3 line line 1 ORDER Supplier Supplier 2) OB 2) BASE 2 OB 2 Supplier 2 Line Line Item Item PO PO 3 Line Line 1 1 Order base per supplier: Vendor code Il Requestor può creare OR con 2 ship units da 2 OB line items Order Release: il requestor può usare il Mass update per definire le date, le locations, gli Incoterms, ecc. Job: - può contenere più OR di supplier diversi - può contenere più OR con differenti location, Incoterm, date - è l oggetto dove vengono assegnati i costi Sell Shipment. Contiene tutte le OR con la stessa Source e Destination + date compatibili ORDER RELEASE OR OR 1 Ship Ship Unit Unit 1 OR OR Line Line Item Item PO PO 1 L1 L1 OR OR 1 Ship Ship Unit Unit 1 OR OR Line Line Item Item PO PO 2 L1 L1 N : 1 ORDER RELEASE OR OR 1 Ship Ship Unit Unit 1 OR OR Line Line Item Item PO PO 3 L1 L1 Sell Shipment 1 : 1 or N : 1 JOB 17

18 Struttura e flusso dei dati in OTM: Inbound Non-LISL Aggregazione di vari item in 1 THU (box/ pallet) TO BE PO PO PO Shipment Shipment Line Line ( ( PO PO 1 line line 1, 1, PO PO 2 line line 1, 1, Supplier Supplier 1 ) ) PO PO Shipment Shipment Line Line (PO (PO 3 line line 1 Supplier Supplier 2) 2) OTM OBJECTS ORDER BASE 1 Supplier 1 ORDER BASE 2 Supplier 2 OB OB 1 Line Line Item Item PO PO 1 line line 1 OB OB 1 Line Line Item Item PO PO 2 line line 1 OB OB 2 Line Line Item Item PO PO 3 Line Line 1 1 Order base per supplier: Vendor code Order Release: il requestor può usare il Release remaing Qty in 1 Ship Unit per creare uno ship unit contenente più linee di ordine Job: - può contenere più OR di supplier diversi - può contenere più OR con differenti location, Incoterm, date - è l oggetto dove vengono assegnati i costi 1:1 or 1:n ORDER RELEASE OR OR 1 Ship Ship Unit Unit 1 OR OR Line Line Item Item OR 1 OR Line Line Item Item 2 ORDER RELEASE OR OR 1 Ship Ship Unit Unit 1 OR OR Line Line Item Item 3 Sell Shipment 1 : 1 or N : 1 JOB 18

19 Struttura e flusso dei dati in OTM : Inbound LISL AS IS PO OTM OBJECTS PO PO Shipment Shipment Line Line ORDER BASE OB Ship Unit OB Line Item OB Line Item OB Line Item OB Line Item 1:1 ORDER RELEASE 1:1 OR Ship Unit OR Line Item OR Line Item OR Line Item Transport Transport Request Request BUY SHIPMENT Una Order Base per ogni box nel LISL Ogni OB ha I dettagli del box nel tab OB Ship Unit, e nel livello Ship Unit Line contiene la lista degli items contenuti nel box. Ogni Order Release ha uno ship unit e un line item (create automaticamente da Order base) 19

20 Struttura e flusso dei dati in OTM: Inbound LISL Option 1: OB Ship unit Menu Option 2: OTM OB Line Menu OB PO PO Shipment Shipment ORDER Line Item Line Line BASE OB Line Item PO PO PO Shipment Shipment Line Line ORDER BASE 1:1 OB Ship Unit OB Ship Unit OB Line Item OB OB Line Item Line Item OB Line Item OB OB Line Item Line Item OB Line Item OB Line Item ORB Line Item ORDER RELEASE JOB 1:1 OR Ship Unit OR Ship Unit OR Line Item OR OR Line Item Line Item OR Line Item OR OR Line Item Line Item ORDER RELEASE 1:1 JOB OR Ship Unit OR Ship Unit OB Line Item OR Line Item OR OR Line Item Line Item OR Line Item OR Line Item OR Line Item Il requestor ha 2 opzioni di scelta (OBSU o OBL). Una volta deciso, l alternativa scompare. Il Requestor può raggruppare flessibilmente gli items con dei pallet (Box info in PO) la codifica del PO father è Pofather#/Release#/Line#/shipment#/id di po la codifica del PO child (OBL) è Pofather#/Release#/Line#/shipment#/Pochild#/LineChild#/ShipmentChild#/id di po la codifica PO child (OBSU) è: Pofather#/Release#/line#/shipment#/Pochild#/BoxID TO BE 20

21 Struttura e flusso dei dati in OTM OUTBOUND In OTM nasce un OR per ogni cassa contenuta nella Packing List di OM al momento dell inserimento della data di chiusura della cassa (Closure Date della cassa Outermost Box). ORDER BASE LINE N.B.: in caso di Outbound non esiste il livello di OB Line ma si parte dall OR. Ogni OR ha 2 livelli di dettaglio: OR Ship Unit con le informazioni relative alla cassa e OR Line Item con il dettaglio degli item contenuti nella cassa stessa. Packing List List n:m ORDER RELEASE OR Ship Unit OR Line Item EXECUTION CENTER JOB JOB APPROVAL PROCESS JOB JOB Un Job può contenere una o più Order Release 21

22 Struttura e flusso dei dati in OTM EXECUTION CENTER Consolidation and Costification Process ORDER RELEASE Approval and Costification Process JOB BUY SHIPMENT Tender to to carrier carrier SELL SHIPMENT Dopo la creazione del job, il richiedente lancia la costificazione per le release contenute nel job, il sistema crea in automatico i SELL SHIPMENT. Il sistema prova a costificare i SELL SHIPMENT. In caso di mancata costificazione, l EXECUTION CENTER deve inserire il costo stimato sui SELL SHIPMENT. Quando i costi sono assegnati correttamente a tutti i SELL SHIPMENT, il relativo Job può essere approvato. Dopo l approvazione, si possono creare i Buy Shipment per gli Order Release contenuti nel Job approvato. 22

23 Update di PO e OM verso OTM In caso di modifiche fatte su PO o OM successive alla prima importazione dai dati verso OTM si attivano le interfacce che si comportano in modo diverso a seconda del processo e del suo stato di avanzamento: Inbound: si ha l aggiornamento dell OB line e delle OB Ship Unit, mentre l OR e il Job non vengono modificati. Outbound: l aggiornamento dei dati viene riportato in ogni caso sull OR ma non sul Job. NOTA: Il sistema smarca il campo Modify Attempt e invia notifica sia al Requestor che al Execution center nel caso sia già coinvolto nel processo. 23

24 GE Oil & Gas Process Overview GE Oil&Gas OTM High Level Process Design Order Management OR-IN-1 Inbound Order Management (No LISL) OR-IN-2 Inbound Order Management (LISL) JOB -1 Job Management OR -IN/OUT-3 Inbound and Outbound Order Management (Manual) OR -OUT-1 Outbound Order Management Planning & Execution PL-1 Planning & Execution Management 24

25 Generic OTM Process Overview Oracle OM Oracle PO Data input Purchase orders Sales orders 1 Order mgt 2 Rating & Routing Shipment creation & Approval FMS RTS date 4 Settlement Receiving Invoicing Payment 3 Shipment execution Shipment Appointments & status (Pick-up, Delivery, Arrival) 25

26 3.0 Navigazione in OTM

27 Navigazione in OTM Usare i tasti del browser Back e Forward per navigazione; se in creazione prima salvare Change Role per cambiare ruolo tra quelli assegnati. Dopo la modifica usare F5 per aggiornare il menù Gestione delle notifiche di OTM Nome utente e ruolo Ask OTM: per visualizzare o meno la barra delle utilities Barra delle Applicazioni: mostra le funzioni a cui l utente ha accesso. Si può visualizzare o meno cliccando sulla scritta OTM Help: contiene informazioni di dettaglio relative al funzionamento e terminologia (es.: glossario) di OTM. L icona? da l help specifico della maschera in cui si richiama Per tornare alla maschera iniziale è una sorta di Home 27

28 Navigazione in OTM È possibile inserire filtri multipli in modo da delimitare il più possibile i risultati della ricerca. Vedere tutti i campi possibili sia nella maschera principale che nei vari tab La maschera di ricerca, ovviamente con le dovute peculiarità, ha lo stesso layout e funzionamento per tutti gli utenti e su tutti gli oggetti Search per attivare la ricerca. Se non sono stati messi i filtri il sistema mostra tutti gli oggetti esistenti New per creare un nuovo oggetto correlato alla maschera di ricerca dove si sta lavorando (nell esempio un nuovo OR) 28

29 Navigazione in OTM Suggerimenti per la ricerca Consente di fare ricerche per Indicator che rispecchia gli stati di avanzamento dell oggetto One Of e Not One Of: utili nel caso si ricerchino più oggetti specifici. In tal caso inserire gli oggetti ricercati separati da virgola Consente la ricerca secondo la data di creazione degli oggetti 29

30 Navigazione in OTM Suggerimenti per la ricerca Consente di scegliere un Qualifier sul quale fare la ricerca e sotto indicare il suo valore Consente la ricerca per Involved Party inserendo la qualifica e sotto il nome (es. per trovare tutti gli oggetti creati da un Requestor inserire Qualifier Logistics e Contact il nome del Requestor) 30

31 Navigazione in OTM 1 Saved Query: in caso di ricerche articolate è possibile una volta inseriti tutti i parametri desiderati selezionare Save per salvare la Query 3 4 Dare un nome alla Query creata che insieme a tutte le altre esistenti sarà visibile da apposita lista di valori ed eseguibile con Execute Query

32 Navigazione in OTM Sort Order: consente di impostare parametri per mettere nell ordine desiderato i risultati della ricerca Si possono impostare tre filtri progressivi con relativo ordinatore 32

33 Navigazione in OTM Inbound OR ID structure: dominio.vendor CODE#-YYYY-MM-DD-progressivo del rilascio di OTM Outbound OR ID structure: dominio.id della cassa 33

34 Navigazione in OTM Sono rispettivamente lo Smart Links e Actions relativi al corrispondente oggetto La struttura ad albero consente di vedere gli elementi presenti nei diversi livelli correlati all oggetto selezionato 34

35 Navigazione in OTM Indicator: indica lo step / status in cui si trova l oggetto al quale si riferisce Manage Windows: per scegliere di lavorare su un unica finestra; aprirne una nuova per ogni step o tenere la maschera principale fissa e cambiare la maschera di lavoro Export: per esportare in Excel i dati delle linee selezionate 35

36 Navigazione in OTM Smart Links: selezionare l oggetto desiderato e click destro per vedere la lista di tutte le informazioni correlate e ad accesso diretto. Importanti es.: Releated OR, OB o Shipment; Releated Remarks; Releated Reference Numbers; ecc. New: per creare un nuovo oggetto; View: per vedere i dettagli del/degli oggetti selezionati; Edit: per entrare in scrittura nel/negli oggetti selezionati; Action: per attivare azioni sul/sugli oggetti selezionati Modify Attempt: se smarcato indica le linee che l interfaccia ha modificato a seguito di modifiche fatte in PO e OM Delete Attempt: se smarcato indica le linee che hanno subito cancellazione da OM o PO e i quali OB e OR sono di conseguenza stati cancellati 36

37 Navigazione in OTM Indicator e Status - Order Base Line: Bianco New ( es: 5 e 9 OBL) Verde LISL: Figlio rilasciato (es: 2 OBL) Verde no LISL: OB Line totalmente rilasciato Verde LISL: Padre rilasciato o con uno dei figli rilasciati (es: 1 OBL) Rosso LISL: Padre senza rilasci con figli senza rilasci (es: 3 e 4 OBL) Giallo LISL: Padre senza rilasci e senza figli in OTM (es: 8 OBL) Giallo LISL: Figlio senza rilasci e con padre rilasciato (es: 7 OBL) - Order Base Ship Unit: Bianco New (es: 1 OBSU) Giallo LISL: Figlio senza rilasci e con padre rilasciato (es: 2 OBSU) Verde LISL: Figlio rilasciato (es: 3 OBSU) 37

38 Navigazione in OTM Indicator e Status - Order Releases: Bianco New: creato l OR ma non il Buy Shipment Verde Planned-Final: Buy Shipment è creato Verde Executed-Final: Buy Shipment è tendered Giallo Planned-Unassign: OR tolto dal Buy Shipment Rosso Planned-Failed: errore di pianificazione (date, Location, Inco, ecc) - Buy Shipment: Bianco Not Started: creato Buy Shipment ma non ancora fatto il Tender Giallo Tendered: Tender fatto in attesa di risposta del carrier Verde Accepted: Tender fatto ed eseguito l Accept del carrier Rosso Withdrawn: Tender ritirato dall Execution Center Rosso No Resources: Tender fatto ma Decline del carrier 38

39 Navigazione in OTM Entrando in Edit in un oggetto si vedono tutti i campi disponibili suddivisi nei vari tab. Per passare da un tab al successivo si può usare apposito tasto o selezionare direttamente il tab desiderato Top: consente di tornare all inizio della form 39

40 Navigazione in OTM In caso si siano selezionati più oggetti per entrare in Edit il sistema lo segnala con apposito contatore e permette di passare da uno all altro semplicemente con Previous e Next senza bisogno di uscire e rientrare ogni volta Smart Links: cliccando su tale icona si apre una lista di link che portano direttamente a vedere l informazione selezionata. Ovviamente tale lista sarà diversa a seconda della maschera in cui ci si trova Help interno allo Smart Links Close dello Smart Links 40

41 Navigazione in OTM Reference Numbers: tale sezione contiene nel campo Reference Number Qualifier una lista di valori da poter inserire in modo da aggiuntive informazioni rispetto a quelle standard di OTM. Molte di queste informazioni derivano da PO o OM tramite interfaccia (queste non devono essere modificate), altre si aggiungono con l avanzare del processo e altre ancora sono aggiunte manualmente dal Requestor. Tale lista di valori è ovviamente diversa a seconda dell oggetto in cui si è a lavorare Save: per salvare l inserimento o le modifiche effettuate; Delete: per cancellare la linea corrispondente; Edit: per modificare il valore del relativo campo 41

42 Navigazione in OTM I valori sottolineati sono campi attivi quindi se selezionati consentono di accedere direttamente all oggetto stesso I campi con * sono obbligatori per OTM (non coprono tutti i campi obbligatori a livello di processo); quelli con * indicano che se compilati rendono obbligatorio il relativo qualificatore Indica che il campo è compilabile attraverso lista di valori v: per vedere i dettagli dell oggetto presente nel campo affianco Tale icona ha 4 funzioni: f (find): per fare una ricerca; v (view): per vedere i dettagli del valore presente nel campo; l (list): per vedere la lista completa dei valori utilizzabili nel campo corrispondente. Se si inseriscono dei caratteri limita la lista agli oggetti che iniziano con i valori inseriti. Inoltre se inserisco dei caratteri (almeno 3) mostra la lista degli oggetti corrispondenti escluso il caso sia troppo numerosa; n (new): per aggiungere voci nella lista di valori del campo corrispondente (funzione da Administrator) 42

43 Navigazione in OTM Quando si è in modalità Edit è necessario fare il Save delle singole form modificate e dove presente uscire dall oggetto con il Finished che salva e chiude altrimenti le informazioni inserite non verranno salvate 43

44 Navigazione in OTM Select All: per selezionare tutte le linee SAVE: per salvare i dati inseriti/modificati direttamente dalla maschera principale UNDO: per annullare le modifiche fatte e non ancora salvate Mass Update: per fare modifiche massive su tutte le linee selezionate. Per modificare un singolo campo invece è sufficiente cliccarci dentro e inserire il valore desiderato nella finestra proposta. In ogni caso è necessario dopo salvare con Save Cliccando sul nome di qualsiasi colonna il sistema permette di ordinare le linee in ordine crescente o decrescente secondo quel parametro 44

45 Navigazione in OTM Error: esempio di messaggio di errore, è possibile chiudere la maschera ed andare a correggere/inserire le informazioni relative Questo messaggio di Errors in realtà è un warning per avvertire che mentre si era in Edit in un oggetto anche un altro utente ha eseguito modifiche sullo stesso. Si devono vedere in Show Changes i dettagli delle modifiche......e Save Your Changes per salvare le modifiche, il sistema da il classico messaggio di conferma; Cancel Your Changes per non salvarle; View Log per vedere il log con i dettagli delle modifiche 45

46 4.0 Inbound Order Management

47 Order Management Inbound Scenarios OR-IN-1- INBOUND OR-IN-2-LISL OR-IN/OUT-3- MANUAL Inbound order data gathering based on PO line releases. Inbound order data gathering based on LISL process. i.e. supplier provides ship unit data. Manual process. Order Management process based on Oracle PO line data sent via interface to OTM. Order Management process based on LISL data uploaded to Oracle PO to provide ship unit data then sent via interface to OTM. Order Management process for creating manual orders in OTM. 47

48 4.1 Inbound NO LISL Order Management

49 Inbound OR -IN-1-INBOUND Inbound Orders Management O TM / L ogistics C onsignee (1.1) PO Lines Interface (1.2) Order Base Lines Created ( 1.3) User search for OB Lines (1.4) Order Base Lines Displayed ( 1.5) User release Order Base Lines (1.6) Order Releases Created ( 1.7) Trigger Automation Agent to update Involved Party ( 1.8) Order Release line updated with User / Supplier as Involved Party (1.9) User update dates, location etc (1.10) Order Releases Updated Job -1 49

50 Inbound OR -IN-1-INBOUND Inbound Orders Management O TM / L ogistics C onsignee (1.1) PO Lines Interface (1.2) Order Base Lines Created ( 1.3) User search for OB Lines ( 1.5) User release Order Base Lines Order Base Line Created Per ogni Shipment Line di PO viene creato un OB line su OTM attraverso interfaccia. L interfaccia si attiva al momento dell approvazione (1.4) dell ordine Order Base in PO. (1.6) Order Lines Displayed Releases Created OTM valorizza l Order Base Line con le informazioni provenienti dalla PO Shipment Line. Le Order Base rappresentano i supplier, quando l interfaccia crea le OB line le assegna all OB del relativo supplier. Se l OB non esiste, l interfaccia la crea con ID uguale al vendor code. ( 1.7) Trigger Automation Agent to update Involved Party ( 1.8) Order Release line updated with User / Supplier as Involved Party (1.9) User update dates, location etc (1.10) Order Releases Updated Job -1 50

51 Inbound OR -IN-1-INBOUND Inbound Orders Management O TM / L ogistics C onsignee (1.1) PO Lines Interface (1.2) Order Base Lines Created ( 1.3) User search for OB Lines (1.4) Order Base Lines Displayed ( 1.5) User release Order Base Lines (1.6) Order Releases Created ( 1.7) Trigger Automation Agent to update Involved Party (1.9) User update dates, location etc Search Order Base Lines and Order Releases Created Il Requestor ricerca e visualizza l Order Base Lines, seleziona quelle desiderate e crea gli OR. In questa nuova wave, nel momento del rilascio dell OB line occorre definire la struttura dell OR. ( 1.8) Order Il sistema permette adesso di rilasciare più Release line (1.10) Order OB line creando updated with un User OR / con OR Releases lineupdated per Supplier as ciascuna OB Involved line, Party oppure di inserire più OB line in un unica OR Ship Unit. Il rilascio delle linee può essere parziale o totale in riferimento alla quantità della linea. Job -1 51

52 Inbound 2 1 Nota Nota OB line ID rappresenta OB line ID rappresenta Numero Numero PO PO / / Numero Numero Rilascio Rilascio / / Numero Numero Linea Linea / Numero Shipment / ID di PO / Numero Shipment / ID di PO Quindi Quindi conoscendo conoscendo le le informazione informazione del del PO PO è è possibile possibile usare usare questo questo campo campo per per effettuare effettuare una ricerca. una ricerca

53 Inbound Indicator: Bianco New Verde LISL: Figlio rilasciato Verde no LISL: OB Line totalmente rilasciato Verde LISL: Padre rilasciato o con uno dei figli rilasciati Rosso LISL: Padre senza rilasci con figli senza rilasci Giallo LISL: Padre senza rilasci e senza figli in OTM Giallo LISL: Figlio senza rilasci e con padre rilasciato Packaged Count: quantità totale della PO Shipment Line Nota Nota Il Il ruolo ruolo supplier supplier prevede prevede soltanto soltanto la la visualizzazione visualizzazione delle delle OB OB line line appartenenti al supplier stesso. appartenenti al supplier stesso. Un Supplier non può vedere OB Line di Un Supplier non può vedere OB Line di altri supplier. altri supplier. Released Count: quantità fin ora rilasciata Request Type: tipo di trasporto Si possono selezionare uno o più OB Line da rilasciare OB line ID rappresenta Numero PO / Numero Rilascio / Numero Linea / Numero Shipment / ID di PO Release Method rappresenta il metodo di creazione dell OR settato per quel fornitore ONE_TO_ONE: crea OR con tante ship Unit quante sono le OB line selezionate. ALL IN ONE: crea OR con unica ship Unit per tutte la OB lines 53

54 Inbound Selezionare una delle azioni: Delete Release Instruction Not Processed: per cancellare le release non andate a buon fine. Manually Build Ship Unit: Per fare rilascio parziale di una o più OB Line, indicando la quantità e inserendole in un unica OR Ship Unit (cassa); Releasse method to all in 1 Ship Unit: Per cambiare il Release Method da ONE_TO_ONE a ALL IN ONE in modo da fare rilascio totale inserendole in un unica OR Ship Unit; Releasse method to 1 line in 1 Ship Unit: Per cambiare il Release Method da ALL IN ONE a ONE_TO_ONE in modo da fare rilascio totale creando tante OR Ship Unit per ciascuna OB line selezionata; Release Lines: per fare rilascio parziale indicando la quantità. Se il Release Method = ONE_TO_ONE crea tante OR Ship Unit quante sono le OB line selezionate. Se il Release Method = ALL IN ONE crea un unica OR Ship Unit per tutte le OB line selezionate Release Remaining Order Amount: per rilasciare tutta la quantità ancora da rilasciare oppure se il release count è 0 si rilascia tutta la quantità. Se il Release Method = ONE_TO_ONE crea tante OR Ship Unit quante sono le OB line selezionate. Se il Release Method = ALL IN ONE crea un unica OR Ship Unit per tutte le OB line selezionate 54

55 Inbound 8 In tale maschera che si apre solo in caso di Release Line deve solo essere indicata nel campo Unit Amount la quantità da rilasciare e salvata l informazione con Save 9 10 Il sistema mostra l OR ID creato. OR ID rappresenta vendor code YYYY MM DD - progressivo 55

56 Inbound OR -IN-2-INBOUND Inbound Orders Management O TM / L ogistics C onsignee (1.1) PO Lines Interface (1.2) Order Base Lines Created ( 1.3) User search for OB Lines (1.4) Order Base Lines Displayed ( 1.5) User release Order Base Lines (1.6) Order Releases Created ( 1.7) Trigger Automation Agent to update Involved Party ( 1.8) Order Release line updated with User / Supplier as Involved Party (1.9) User update dates, location etc Update Involved Party Il sistema, al momento del primo salvataggio dell OR, inserisce il nome del Requestor nelle Involved Parties; in caso di Requestor non GE o Supplier sarà automaticamente inserito anche il nome dello sponsor. (1.10) Order Releases Updated Job -1 56

57 Inbound OR -IN-1-INBOUND Inbound Orders Management O TM / L ogistics C onsignee Update Order Releases (1/2) ( 1.3) (1.1) PO Lines User Il Requestor ricerca l OR e inserisce search (c è la for OB possibilità di usare il Mass Update) Lines Early Pick Up Date, Late Delivery Date, Source Location e Destination Location, ecc. Interface (1.2) Order Base Lines Created (1.4) Order Base Lines Displayed ( 1.5) User release Order Base Lines (1.6) Order Releases Created ( 1.7) Trigger Automation Agent to update Involved Party ( 1.8) Order Release line updated with User / Supplier as Involved Party Update Order Releases (2/2) Il Requestor nell OR a livello di Ship Unit deve inserire manualmente (non essendo presenti tali valori in PO come invece accade per il LISL) le informazioni necessarie per la pianificazione del trasporto quali THU (Transport Handling Unit), peso lordo, dimensioni, ecc (il sistema calcola automaticamente il volume lordo della Ship Unit). (1.9) User update dates, location etc (1.10) Order Releases Updated Job -1 57

58 Inbound 1 2 E possibile usare il vendor code e/o la data di creazione per ricercare l OR E possibile usare il PO number 3 E possibile usare come contact la propria utenza OTM. 4 58

59 Inbound 3 Indicator: Bianco New: creato l OR ma non il Buy Shipment Verde Planned-Final: Buy Shipment è creato Verde Executed-Final: Buy Shipment è tendered Giallo Planned-Unassign: OR tolto dal Buy Shipment Rosso Planned-Failed: errore di pianificazione (date, Location, Inco, ecc) Segnala la presenza di modifiche provenienti da PO 1 2 Il Requestor visualizza l OR e inserisce Early Pickup Date, Late Delivery Date, Source Location ID e Destination Location ID. Questa attività può esser fatta da tale maschera linea per linea cliccando nel campo desiderato 59

60 Inbound 1 selezionando gli OR desiderati e usando la funzione del Mass Update 2 Il sistema mostra l elenco degli OR selezionati 3 Il Requestor può inserire Early Pickup Date, Late Delivery Date, Source Location ID, Destination Location ID, Incoterm unloading e Incoterm loading. 60

61 Inbound oppure entrando in modifica nell OR desiderato 2 1 Nota Nota Source Source e e Destination Destination Location Location sono sono aggiornati aggiornati da da interfaccia, interfaccia, nel nel caso caso si si voglia mettere valori diversi e stabili si voglia mettere valori diversi e stabili si possono possono usare usare i campi i campi Plan Plan From From e e Plan Plan To che hanno prevalenza e non sono To che hanno prevalenza e non sono sovrascritti da interfaccia sovrascritti da interfaccia 61

62 Inbound Nota Nota Il sistema inserisce sia giorno che ora. Il sistema inserisce sia giorno che ora. Essendo di default presa quella di Essendo di default presa quella di compilazione fare attenzione ad compilazione fare attenzione ad indicare indicare anche anche l ora l ora corretta corretta nel nel caso caso sia un informazione rilevante sia un informazione rilevante Si devono inserire Early Pickup Date e Late Delivery Date per non dare date fisse ma creare una Time window per eventualmente anche permettere di ottimizzare il consolidamento di più OR nello Shipment 62

63 Inbound Tra i Qualifier ci sono informazioni inserite da interfaccia e provenienti da PO che non devono essere modificate, altre si aggiungono con l avanzare del processo (es. JOB ID, INVENTORY_REASON_CODE). Queste informazioni saranno poi ereditate anche dal Job. 63

64 Inbound In Line Item nessun valore deve essere ne inserito ne modificato 64

65 Inbound Mostra e consente di inserire tutte le Involved Parties necessarie Nota Nota Generalmente si usa la sezione Contact Generalmente si usa la sezione Contact per per inserire inserire le le persone persone coinvolte coinvolte nel nel processo processo es. es. il il referente referente presso presso il il fornitore; fornitore; in in Location Location invece invece come come dice dice il il nome si possono inserire le location di nome si possono inserire le location di riferimento riferimento Nota Nota Se per qualsiasi motivo es. assenza o Se per qualsiasi motivo es. assenza o passaggio passaggio di di consegna consegna devono devono arrivare le notifiche ad altro utente arrivare le notifiche ad altro utente diverso dal Requestor originario non diverso dal Requestor originario non aggiungere aggiungere un un Logistics Logistics Contact Contact ma ma modificare modificare il il nome nome di di quello quello presente presente Logistics: è il Requestor owner dell oggetto al quale arriveranno tutte le di notifica, è inseriro in automatico dal sistema 65

66 Inbound INCO_Terms_Unloading è un campo obbligatorio che viene popolato in automatico con DDP-PTO RESA/DELIV POINT Accessorial Code ID è usato per fare richieste di trasporti speciali all execution center. Ad es. con l accessorio SHUTTLE. Quando ci sono richieste di questo tipo, il costo sarà definito dall Execution Center. INCO_Terms_Loading è quello che deriva da Oracle PO e sarà ereditato a livello di Buy Shipment. Su tale dato, il sistema farà il controllo di compatibilità nel caso di più OR in uno stesso Buy Shipment 66

67 Inbound 1 2 Lo Ship Unit ID è generato dal sistema inserendo un ulteriore progressivo dopo quello relativo al rilascio 67

68 Inbound Scegliere la tipologia di THU, indicare il relativo numero (diverso da 1 solo in caso di THU identiche) e inserire peso e dimensioni della singola Ship Unit. Sarà poi il sistema a calcolare il volume lordo complessivo e a fare le eventuali moltiplicazioni. Nota Nota Il Il Requestor Requestor deve deve inserire inserire pesi pesi e e dimensioni secondo le informazioni in suo dimensioni secondo le informazioni in suo possesso, possesso, sarà sarà poi poi il il sistema sistema a a convertirle convertirle secondo le unità di misura presenti nelle secondo le unità di misura presenti nelle Preferences impostate per utente Preferences impostate per utente Nota Nota Il sistema accetta al Il sistema accetta al massimo massimo 6 6 cifre cifre più più 2 2 decimali decimali separati separati da da virgola virgola 68

69 Inbound Con il Finished si chiude il lavoro di creazione dell OR e il sistema automaticamente salva le informazioni inserite, calcola il Gross Volume per l intera Ship Unit e inserisce nelle Involved Parties l owner del OR ed eventualmente lo sponsor. 69

70 Inbound Inoltre il sistema salva l OR ID e da un messaggio di conferma dal quale è anche possibile riaprirlo in modifica o in visualizzazione o svolgere direttamente alcune attività (nell esempio creazione del Job)

71 4.2 Inbound LISL Order Management

72 Inbound (LISL) OR -IN-2 LISL Inbound Orders Management Transport Details from LISL Excel list C onsignor C arrier O TM / L ogistics C onsignee (1.1) PO Interface ( 1.2) Order Base Line (Father PO) ( 1.3) PO Line requires COA 12? Y (1.4) Create COA 12 N (1.7) Final PO Line with multiple ship units OM-IN-1 Inbound ( 1.6) Upload COA 12 in EBS Interface ( 1.8) Create New Order Base Line and Order Base Ship Unit (Child) (1.9) Create Order Release ( 1.5) Final COA 12 ( 1.7) Trigger Automation Agent to update Involved Party ( 1.8) Order Release line updated with User / Supplier as Involved Party (1.9) User update dates, location etc (1.10) Order Releases Updated Job

73 Inbound (LISL) OR -IN-2 LISL Inbound Orders Management Transport Details from LISL Excel list C onsignor C arrier O TM / L ogistics C onsignee (1.1) PO Interface ( 1.2) Order Base Line (Father PO) ( 1.3) PO Line requires COA 12? Y (1.4) Create COA 12 N ( 1.6) Upload COA 12 in EBS (1.7) Final PO Line with multiple ship units ( 1.8) Create New Order Base Line and Order Base Ship Unit (Child) (1.9) Create Order Release OM-IN-1 Inbound Interface ( 1.5) Final COA 12 ( 1.7) Trigger Automation Agent to update Involved Party ( 1.8) Order Release line updated with User / Supplier as Involved Party (1.9) User update dates, location etc Create Order Base line per PO Father Nel caso di LISL con l approvazione del PO Father in PO l interfaccia crea il relativo OB line in OTM, ma non è su questo che dovrebbe essere pianificato il trasporto. È necessario che il Supplier crei il file excel del LISL e lo invii al PO Requestor. (1.10) Order Releases Updated Job

74 Inbound (LISL) OR -IN-2 LISL Inbound Orders Management Transport Details from LISL Excel list C onsignor C arrier O TM / L ogistics C onsignee (1.1) PO Create Order Base line / Order Base Ship Interface Unit per PO Child Il PO Requestor trasforma il file excel del LISL in txt e fa l upload in EBS dove si creano i PO Child (N.B.: in PO deve essere caricato il file definitivo!). ( 1.2) Dai Order PO Base Child l interfaccia crea in Line OTM un OB Ship Unit per ogni box indicato nel (Father PO) LISL (l elenco degli item contenuti nel box sono inseriti nella sezione Ship Unit Line Item) e tante OB Line per quante sono le linee di PO child. Inoltre il sistema inserisce nei Reference Number Qualifiers il riferimento tra i due ordini Father e Child. L utente può scegliere se rilasciare per singole linee (OB Line) oppure per box (OB Ship Unit). Il sistema in automatico cancella l OB ship unit se viene rilasciata almeno una OB line del box. ( 1.3) PO Line requires COA 12? N Viceversa il sistema cancella tutte le OB line se viene rilasciata l OB ship unit che le contiene. Y (1.4) Create COA 12 ( 1.6) Upload COA 12 in EBS (1.7) Final PO Line with multiple ship units ( 1.8) Create New Order Base Line and Order Base Ship Unit (Child) (1.9) Create Order Release OM-IN-1 Inbound Interface ( 1.5) Final COA 12 ( 1.7) Trigger Automation Agent to update Involved Party ( 1.8) Order Release line updated with User / Supplier as Involved Party (1.9) User update dates, location etc (1.10) Order Releases Updated Job

75 Inbound (LISL) Nota Nota I Supplier forniscono il file del LISL con le I Supplier forniscono il file del LISL con le informazioni aggiuntive di Package Type, peso e informazioni aggiuntive di Package Type, peso e dimensioni: dimensioni: - ITEM per singoli oggetti (loose item); - ITEM per singoli oggetti (loose item); - - BOX BOX contiene contiene l item l item della della linea linea corrispondente corrispondente e e quelli successivi che non hanno informazioni di peso quelli successivi che non hanno informazioni di peso e e dimensioni dimensioni in in quanto quanto compresi compresi in in quelli quelli del del box box 75

76 Inbound (LISL) Nota Nota Per il caricamento del file di LISL su PO il Per il caricamento del file di LISL su PO il progetto di OTM non ha impatti per cui si progetto di OTM non ha impatti per cui si deve deve seguire seguire quanto quanto fatto fatto fin fin ora ora Nota Nota In caso di modifiche al LISL deve essere In caso di modifiche al LISL deve essere annullato annullato l ordine l ordine figlio, figlio, cancellato cancellato dal dal padre il legame con il figlio e ricaricato il padre il legame con il figlio e ricaricato il file. Nei casi eccezionali in cui il figlio non file. Nei casi eccezionali in cui il figlio non possa possa più più essere essere cancellato cancellato deve deve essere essere modificato direttamene l ordine figlio in PO. modificato direttamene l ordine figlio in PO. Attenzione Attenzione la la Note Note to to Receiver Receiver deve deve essere essere compilata compilata seguendo seguendo il il criterio criterio indicato indicato A livello di PO Shipments nel campo Note to Receiver sono inserite le seguenti informazioni: Package length Package width Package hight Gross weight Package type Box name (i.e. B1, B2, etc.) Item weight 76

77 Inbound (LISL) 1 2 Nota Nota Per ricercare le OB lines del PO Per ricercare le OB lines del PO Child oppure quella del PO Child oppure quella del PO Father Father è è possibile possibile usare usare come come parametri parametri il il PO PO Number Number e e la la specifica specifica linea linea d ordine d ordine (POL) (POL) Per ricercare l OB Line del PO Per ricercare l OB Line del PO Father Father e e le le OB OB Line Line dei dei suoi suoi figli figli inserire il numero del PO Father inserire il numero del PO Father in in Order Order Base Base Line Line ID. ID. OB line ID nel caso di un PO Figlio rappresenta: Num PO Padre / Num Rilascio Padre / Num Linea Padre / Num Shipment Padre / Num PO Figlio / Num Rilascio Figlio / Num Linea Figlio / Num Shipment Figlio / ID di PO 3 Indicator: Bianco New Verde LISL: Figlio rilasciato Verde no LISL: OB Line totalmente rilasciato Verde LISL: Padre rilasciato o con uno dei figli rilasciati Rosso LISL: Padre senza rilasci con figli senza rilasci Giallo LISL: Padre senza rilasci e senza figli in OTM Giallo LISL: Figlio senza rilasci e con padre rilasciato 77

78 Inbound (LISL) Entrando nei dettagli delle OB line è possibile vedere nei Qualifier del Father (Note to Receiver) il riferimento al PO Child e (PO Father) il legame con la specifica linea del PO Father. Nei Qualifier del Child è possibile vedere (PO Father) il legame con la specifica linea del PO Father. 78

79 Inbound (LISL) 1 2 Nota Nota Per Per ricercare ricercare le le OB OB ship ship unit unit del del PO PO Child Child è è possibile possibile usare usare come come parametri il qualificatore PO parametri il qualificatore PO oppure oppure inserire inserire il il numero numero del del PO PO Father in Order Base ship unit Father in Order Base ship unit ID. ID. 3 OB Ship Unit ID nel caso di un PO Figlio rappresenta: Num PO Padre / Num Rilascio Padre / Num Linea Padre / Num Shipment Padre / Num PO Figlio / Num Box Indicator: Bianco New Giallo LISL: Figlio senza rilasci e con padre rilasciato Verde LISL: Figlio rilasciato 79

80 Inbound (LISL) Entrando nei dettagli delle OB ship unit è possibile vedere nei Qualifier (PO Father e Note to Receiver) il legame con la specifica linea del PO Father. 80

81 Inbound (LISL) OR -IN-2 LISL Inbound Orders Management Transport Details from LISL Excel list C onsignor C arrier O TM / L ogistics C onsignee (1.1) PO ( 1.2) Order Base Line (Father PO) ( 1.3) PO Line requires COA 12? Y (1.4) Create COA 12 N ( 1.6) Upload COA 12 in EBS Create and Update Order Release L utente può scegliere se creare le OR per singole linee (OB Line) oppure per box (OB Ship Unit). Il sistema in automatico cancella l OB ship unit se viene (1.7) Final PO Line with multiple ship units rilasciata almeno una OB line del box. Viceversa il Interface sistema cancella tutte le OB line se viene rilasciata l OB ship unit che le contiene. Interface Il Requestor ricerca gli ORs relativi ai PO Child per completarli con i dati mancanti. ( 1.8) Create New Order Base Line and Order Base Ship Unit (Child) (1.9) Create Order Release OM-IN-1 Inbound ( 1.5) Final COA 12 ( 1.7) Trigger Automation Agent to update Involved Party ( 1.8) Order Release line updated with User / Supplier as Involved Party (1.9) User update dates, location etc (1.10) Order Releases Updated Job

82 Inbound (LISL) Selezionare una delle azioni: Delete Release Instruction Not Processed: per cancellare le release non andate a buon fine. Manually Build Ship Unit: Per fare rilascio parziale di una o più OB Line, indicando la quantità e inserendole in un unica OR Ship Unit (cassa); Releasse method to all in 1 Ship Unit: Per cambiare il Release Method da ONE_TO_ONE a ALL IN ONE in modo da fare rilascio totale inserendole in un unica OR Ship Unit; Releasse method to 1 line in 1 Ship Unit: Per cambiare il Release Method da ALL IN ONE a ONE_TO_ONE in modo da fare rilascio totale creando tante OR Ship Unit per ciascuna OB line selezionata; Release Lines: per fare rilascio parziale indicando la quantità. Se il Release Method = ONE_TO_ONE crea tante OR Ship Unit quante sono le OB line selezionate. Se il Release Method = ALL IN ONE crea un unica OR Ship Unit per tutte le OB line selezionate Release Remaining Order Amount: per rilasciare tutta la quantità ancora da rilasciare oppure se il release count è 0 si rilascia tutta la quantità. Se il Release Method = ONE_TO_ONE crea tante OR Ship Unit quante sono le OB line selezionate. Se il Release Method = ALL IN ONE crea un unica OR Ship Unit per tutte le OB line selezionate 82

83 Inbound (LISL) Selezionare l azioni: Release Ship Unit: Per fare il rilascio della ship Unit 83

84 Inbound (LISL) Nota Nota Per Per ricercare ricercare tutti tutti gli gli Order Order release release LISL LISL creati creati è è possibile possibile usare come parametri di ricerca usare come parametri di ricerca il il ORDER ORDER ID ID come come Qualifier Qualifier o o il il PO Father con relativo Value PO Father con relativo Value 4 84

85 Inbound (LISL) 1 Come risultato di tale ricerca il sistema mostra tutti gli OR relativi al LISL in questione. Il Requestor deve verificare le informazioni e 2 verificare pesi e dimensioni nel caso in cui l OR è stata creata da OB Ship Unit, deve inserirli nel caso in cui è stata creata da OB Line. 3 inserire per ogni linea Early Pickup Date e Late Delivery Date 85

86 Inbound (LISL) Nota Nota Il Il Requestor Requestor può può apportare apportare alcune alcune modifiche modifiche direttamente direttamente dalla dalla maschera principale o con il Mass maschera principale o con il Mass Update. Update. Selezionare gli OR e poi il bottone per il mass update 3 4 NB: Per modificare pesi e dimensioni, bisogna entrare in edit nelle OR 86

87 Inbound (LISL) Nota Nota È È possibile possibile entrare entrare nei nei singoli singoli OR OR in modalità Edit per in modalità Edit per vedere/inserire/modificare vedere/inserire/modificare tutte tutte le le informazioni informazioni necessarie necessarie Sono le informazioni da inserire modificare nel caso non sia già stato fatto nella maschera principale Selezionare Ship Unit per inserire/modificare pesi e dimensioni 87

88 Inbound (LISL) Nella sezione Ship Unit ID il sistema mostra le caratteristiche della cassa mentre in Packaged Item ID si trova l elenco degli item contenuti nella cassa stessa con i relativi dettagli Selezionando il pencil è possibile vedere e modificare tutti i dettagli relativi alla Ship Unit e ai Packaged Item Selezionando l altro pencil è possibile vedere i dati del Packaged. Nei Qualifier è possibile vedere il riferimento al PO Father, la specifica linea (POL) e il numero di rilascio. 88

89 Inbound (LISL) Scegliere la tipologia di THU, indicare il relativo numero (diverso da 1 solo in caso di THU identiche) e inserire peso e dimensioni della singola Ship Unit. Sarà poi il sistema a calcolare il volume lordo complessivo e a fare le eventuali moltiplicazioni. 89

90 Inbound (LISL) In Line Item tab nessun valore deve essere ne inserito ne modificato 90

91 Inbound (LISL) 1 2 Nota Nota Generalmente si usa la sezione Contact Generalmente si usa la sezione Contact per per inserire inserire le le persone persone coinvolte coinvolte nel nel processo processo es. es. il il referente referente presso presso il il fornitore; fornitore; in in Location Location invece invece come come dice dice il il nome si possono inserire le location di nome si possono inserire le location di riferimento riferimento 3 4 Nota Nota Se per qualsiasi motivo es. assenza o Se per qualsiasi motivo es. assenza o passaggio passaggio di di consegna consegna devono devono arrivare le notifiche ad altro utente arrivare le notifiche ad altro utente diverso dal Requestor originario non diverso dal Requestor originario non aggiungere aggiungere un un Logistics Logistics Contact Contact ma ma modificare modificare il il nome nome di di quello quello presente presente Logistics: è il Requestor owner dell oggetto al quale arriveranno tutte le di notifica. Dopo il primo salvataggio il sistema inserisce il nome corretto e il metodo 91

92 Inbound (LISL) INCO_Terms_Unloading è un campo obbligatorio che viene popolato in automatico con DDP-PTO RESA/DELIV POINT Nota Nota Preliminary Preliminary process usato process usato per per poter poter prenotare prenotare il il trasporto trasporto in in anticipo anticipo (es.: (es.: trasporti trasporti eccezionali, eccezionali, spazio in nave, ecc.) rispetto alla ricezione e spazio in nave, ecc.) rispetto alla ricezione e caricamento in Oracle del file di LISL definitivo. In caricamento in Oracle del file di LISL definitivo. In tal tal caso caso è è sufficiente sufficiente creare creare un un OR OR a a partire partire dalla dalla OB line rappresentante il padre o fare una OR OB line rappresentante il padre o fare una OR manuale manuale contenente contenente le le sole sole informazioni informazioni di di massima per tutto il lotto di spedizione. Al massima per tutto il lotto di spedizione. Al momento della creazione dell OR definitivo inserire momento della creazione dell OR definitivo inserire nei Qualifier il riferimento al Preliminary nei Qualifier il riferimento al Preliminary Preliminary Indicator serve per indicare che OR è di tipo Preliminary Accessorial Code ID è usato per fare richieste di trasporti speciali all execution center. Ad es. con l accessorio SHUTTLE. Quando ci sono richieste di questo tipo, il costo sarà definito dall Execution Center. INCO_Terms_Loading è quello che deriva da Oracle PO e sarà ereditato a livello di Buy Shipment. Su tale dato, il sistema farà il controllo di compatibilità nel caso di più OR in uno stesso Buy Shipment 92

93 Inbound (LISL) Finished consente di uscire dall OR salvando tutte le modifiche apportate 93

94 4.3 Manual Order Releases Management

95 Manual Order Releases OR-IN/OUT-3-- Orders Releases Management Manual Entry O TM / L ogistics C ons ignee (1.1) Create Order Release (1.2) Order Release Created JOB-1 95

96 Manual Order Releases Roles Transport Type Source location Destination location Action INBOUND FARMOUT INT EXT EXT INT OTM assegna automaticamente il codice dell organizzazione già definito sulla location interna EXT EXT L utente DEVE inserire manualmente il codice dell organizzazione per il quale richiede il trasporto INTERPLANT OSP INT INT INT EXT OTM assegna automaticamente il codice dell organizzazione già definito sulla source location OUTBOUND OUTBOUND INT EXT EXT INT EXT INT L utente DEVE inserire manualmente la commessa per la quale richiede il trasporto INT EXT INT: Internal location - EXT: External location 96

97 Manual Order Releases OR-IN/OUT-3-- Orders Releases Management Manual Entry O TM / L ogistics C ons ignee Create Order Release (1/3) Il Requestor entra in OTM direttamente a livello di OR per crearne uno nuovo in cui inserire manualmente tutte le informazioni necessarie per organizzare la spedizione (Early Pickup Date, Late Delivery Date, Source Location, Destination Location), i Reference Qualifiers (es.: Project) e ogni altra informazione che sia necessaria. Questo processo è usato per gestire spedizioni il cui fabbisogno non emerge da PO o da OM. (1.1) Create Order Release (1.2) Order Release Created JOB-1 97

98 Manual Order Releases 1 2 Nota Nota Nel Nel caso caso di di trasporto trasporto di di tipo tipo FARMOUT FARMOUT si si accede accede dal dal ruolo ruolo INBOUND INBOUND 3 New consente di creare un nuovo oggetto; nel caso specifico un nuovo OR 98

99 Manual Order Releases 1 2 Nota Nota Nel caso di trasporto Nel caso di trasporto di di tipo tipo INTERPLANT, INTERPLANT, OSP e OUTBOUND si OSP e OUTBOUND si accede dal ruolo accede dal ruolo OUTBOUND OUTBOUND 3 New consente di creare un nuovo oggetto; nel caso specifico un nuovo OR 99

100 Manual Order Releases Il sistema apre la maschera dell Edit nel tab Order Release dove si devono inserire tutte le informazioni necessarie. Release Attribute, Date e Location Nota Nota Nel caso di trasporto Nel caso di trasporto di di tipo tipo FARMOUT FARMOUT Non si deve inserire l OR ID in quanto lo genererà il sistema in automatico in modo univoco e progressivo Rappresenta il Transportation Type. Gli unici consentiti sono quelli elencati nella slide precedente 7 8 Le location Interne hanno associato il codice dell organizzazione (C02, C06, ) e il centro spesa dell ufficio per il quale richiedono il trasporto Bisogna scegliere la ragione per la quale si sta effettuando una OR manuale

101 Manual Order Releases 1 Inserire il Box Number Nota Nota Rappresenta il Transportation Type. Gli unici consentiti sono quelli elencati nella slide precedente Nel Nel caso caso di di trasporto trasporto di di tipo tipo INTERPLANT, INTERPLANT, OSP OSP e e OUTBOUND OUTBOUND 5 Le location Interne hanno associato il codice dell organizzazione (C02, C06, ) e il centro spesa dell ufficio per il quale richiedono il trasporto Possono essere inseriti i Reference Number Qualifier quali es.: Project, Sales Order Number, Delivery, Box number, Packing ID e tutte le informazioni che l utente ritiene opportune 101

102 Manual Order Releases Nota Nota Nel Nel caso caso di di trasporto trasporto di di tipo tipo OUTBOUND OUTBOUND è è obbligatorio obbligatorio inserire inserire nel nel qualificatore qualificatore PROJECT PROJECT il il numero numero di di commessa commessa per per il il quale quale si si effettua effettua la la richiesta richiesta di di trasporto. trasporto Bisogna scegliere la ragione per la quale si sta effettuando una OR manuale. 102

103 Manual Order Releases OR-IN/OUT-3-- Orders Releases Management Manual Entry O TM / L ogistics C ons ignee (1.1) Create Order Release (1.2) Order Release Created Create Order Release (2/3) Infine il Requestor seleziona Ship Unit, clicca su New Ship Unit e inserisce i seguenti dettagli: Transport Handling Unit, THU Count, Weight, Length, Width, Height. Il Requestor in Involved JOB-1 Parties inserisce l Orderowner (con l Org. ID per la quale è fatta RFT) ed eventualmente le altre figure coinvolte nel trasporto. Infine salva il lavoro con Finish. 103

104 Manual Order Releases 1 2 Nel processo di Manul entry inizialmente la Ship Unit non esiste quindi è necessario crearne una nuova 104

105 Manual Order Releases Scegliere la tipologia di THU, il relativo numero (diverso da 1 solo in caso di THU identiche) e inserire peso e dimensioni della singola Ship Unit. Sarà poi il sistema a calcolare il volume complessivo e fare le eventuali moltiplicazioni. Non inserire la Ship Unit ID in quanto generata dal sistema univocamente aggiungendo un progressivo dopo quello relativo al rilascio Nota Nota Il Il Requestor Requestor deve deve inserire inserire pesi pesi e e dimensioni secondo le informazioni in suo dimensioni secondo le informazioni in suo posseso, posseso, sarà sarà poi poi il il sistema sistema a a convertirle convertirle secondo le unità di misura presenti nelle secondo le unità di misura presenti nelle Preferences impostate per utente Preferences impostate per utente Nota Nota Il sistema accetta al Il sistema accetta al massimo massimo 6 6 cifre cifre più più 2 2 decimali decimali separati separati da da virgola virgola 105

106 Manual Order Releases Nota Nota Nel Nel caso caso di di trasporto trasporto di di tipo tipo FARMOUT FARMOUT EXT EXT EXT, EXT, è è obbligatorio obbligatorio inserire inserire nel nel Sell Sell Side Side General Ledger Code il codice General Ledger Code il codice dell organizzazione dell organizzazione per per il il quale quale si si effettua effettua il il trasporto, scegliendolo dalla lista di valori. trasporto, scegliendolo dalla lista di valori. Il Il codice codice dell organizzazione dell organizzazione può può anche anche rappresentare la sigla dell ufficio per il rappresentare la sigla dell ufficio per il quale quale è è richiesto richiesto il il trasporto. trasporto. 106

107 Manual Order Releases INCO_Terms_Unloading è un campo obbligatorio che deve essere scelto tra i possibili valori. Finished consente di uscire dall OR salvando tutte le modifiche effettuate Nota Nota Preliminary Preliminary process Al process Al momento momento della della creazione creazione dell OR dell OR definitivo definitivo inserire nei Qualifier il riferimento al inserire nei Qualifier il riferimento al Preliminary Preliminary Per indicare che l OR è di tipo Preliminary o ITO Per richieste di trasporti speciali fatte all execution center. Ad es. con l accessorio SHUTTLE. Quando ci sono richieste di questo tipo, il costo sarà definito dall Execution Center. INCO_Terms_Loading è un campo obbligatorio che deve essere scelto tra i possibili valori 107

108 Manual Order Releases OR-IN/OUT-3-- Orders Releases Management Manual Entry O TM / L ogistics C ons ignee Create Order Release (3/3) Dopo il salvataggio il sistema da un messaggio di conferma e mostra l OR ID generato nel quale automaticamente ha anche inserito il calcolo del volume complessivo e, nelle Involved Parties, il nome del Requestor. (1.1) Create Order Release (1.2) Order Release Created JOB-1 108

109 Manual Order Releases Con Finished il sistema genera l OR ID e da un messaggio di conferma dal quale è anche possibile riaprirlo in modifica o in visualizzazione o svolgere direttamente alcune attività, inserisce nelle Involved Parties come Logistics il nome del Requestor e calcola volume e peso lordo dell intera Ship Unit. 109

110 4.4 Copy Order Base Line Order Management

111 Copy Order Base Line

112 Copy Order Base Line Con la funzione Copy Order base line il sistema crea una nuova order base line con id uguale a ID OBL copiata-copy-progressivo Nuova OR creata con il copy I dati contenuti nella nuova OB line sono gli stessi della OB line originale. 112

113 4.5 Copy Order Release Order Management

114 Copy Order Release

115 Copy Order Release Con la funzione Copy Order Release il sistema apre in modalità Edit un nuovo OR che avrà già tutte le informazioni ereditate dall originale ma modificabili. Non inserire l OR ID in modo da farlo generare dal sistema in modo univoco e progressivo Inserire la Early Pickup Date e la Late Delivery Date Verificare la Source Location e la Destination Location Verificare/modificare/aggiungere i necessari Qualifier 115

116 Copy Order Release Verificare il contenuto di Ship Unit, Involved Party e Other Attributes Selezionare Finish per confermare la creazione del nuovo OR 116

117 5.0 Job Management

118 Job Management Il Job è un raggruppamento creato dal Richiedente di Order Release costificati da inviare all approvatore dei costi. Il richiedente può raggruppare, in un Job, Order Release con diverse location, date e Incoterm. Dopo la creazione del Job, il richiedente lo dovrà inviare all approvatore che accetterà o rifiuterà i costi e i controlli (se presenti). Tale processo sarà spiegato in seguito. 118

119 Job Management JOB-1 Job Management OTM/Logistics Consignor OR Job Creation Job Management PL

120 Job Management Per la creazione del JOB, selezionare le OR già correttamente aggiornate (early pickup date, devilery date, locations, incoterms, ecc.) da inserire nel JOB e scegliere create JOB tra le Actions. 1 Menu ruolo INBOUND Menu ruolo OUTBOUND

121 Job Management Con Create Job il sistema genera il Job ID e da un messaggio di conferma dal quale è anche possibile riaprirlo in modifica o in visualizzazione. Inoltre ogni OR avrà il proprio Job ID assegnato nella relativa colonna. Nel caso di un Job creato da OR di tipo Preliminary o ITO, il sistema crea l ID con il formato PRELIMINARY-ORDER-progressivo o ITO-ORDERprogressivo 121

122 Job Management Per ricercare un Job si possono usare i link sotto il menu Job. Ci sono 4 link: GE Jobs: contiene tutti i Jobs in qualunque stato di approvazione si trovano GE Jobs Approved: contiene i Jobs che hanno concluso il processo di approvazione con esito positivo GE Jobs Not Approved: contiene i Jobs non ancora mandati in approvazione, mandati all approvazione ma non ancora approvati e costificati a SPOT ( quindi in attesa di essere costificati dall execution center). GE Jobs Refused: contiene i Jobs che hanno concluso il processo di approvazione con esito negativo

123 Job Management Inserire il valore DEDICATED per indicare che gli OR di tale JOB non possono essere consolidate con altre OR in fase di creazione del Buy Shipment. Sarà valorizzato con PRELIMINARY o ITO a secondo quanto selezionato nelle relative OR. Visualizza l elenco stati del Job E il tipo di trasporto ereditato dalle OR. Verrà inserito il tipo MIXED se vengono aggregate OR di tipo diverso sullo stesso Job Elenco delle Order Release del Job Visualizza i dettagli del JOB compresi Order Release, Sell Shipment, Buy Shipment, Costi, ecc. Rappresenta il primo livello di approvatori a cui viene inviato il Job. Il richiedente deve inserire il contatto rappresentante tale gruppo 123

124 Job Management Per selezionare il First level approver bisogna ricercare tutti i contatti che rappresentano un gruppo di approvazione Inserire APPROVER nel Location ID 4 124

125 Job Management Selezionando Job Details, il requestor può controllare il Sell e Buy Shipment associati al Job Order Release senza Buy Shipment Order Release con Buy Shipment Sell Shipment Buy Shipment 125

126 Job Management Mediante gli Smart Links è possibile vedere gli OR collegati al Jobs 126

127 Job Management Il requestor ha la possibilità di rimandare il Job in approvazione: 2 1 Re-Submit for approval: permette di rimandare un Job in approvazione. 127

128 Job Management Il requestor ha la possibilità di allegare sul Job eventuali documenti Upload Document permette il caricamento degli allegati 128

129 Job Management

130 Job Management Nota Nota È È possibile possibile ricercare ricercare e e visualizzare tutti gli allegati visualizzare tutti gli allegati presenti presenti a a livello livello di di Job Job in in quanto quanto sono sono tutti tutti nella nella stessa stessa repository. repository. Quando Quando si si inseriscono ricardarsi che inseriscono ricardarsi che saranno saranno quindi quindi visibili visibili da da tutti tutti Limited Documents permette la visualizzazione di tutti gli allegati presenti nell oggetto 4 6 Delete permette di rimuovere l allegato 5 130

131 6.0 Costificazione & Controlli

132 Costificazione & Controlli Ogni Job sarà costificato (da OTM con una tariffa standard o dall Execution Center nel caso in cui questa non è applicabile), tale costo sarà autoapprovato se è inferiore a euro, altrimenti dovrà essere approvato da uno o più approvatori. Sul Job vengono effettuate 4 tipi di approvazioni: Job: approvazione costi di trasporto in base a DOA Inventory: autorizzazione alle eccezioni al processo di inventory check Premium: approvazione extracosti/urgenze LISL: approvazione nel caso in cui il Job contiene un OR che presenta un PO padre (LISL flag in Oracle PO) senza figli Il processo di approvazione si attiva quando il requestor effettua la richiesta di costificazione del Job mediante l action Bulk Plan - Sell. 132

133 Costificazione & Controlli Dalla sua creazione fino alla fine del processo di approvazione, il Job potrà assumere i seguenti JOB_APPROVAL_STATUS: JOB_APPROVAL_NEW : il job è stato creato ma il requestor non ha ancora richiesto la sua costificazione. JOB_APPROVAL_TO_REVIEW : il job è stato mandato alla costificazione ma il sistema non è riuscito a costificarlo. In questo caso l Execution Center prenderà in carico l attività di costificazione. JOB_APPROVAL_IN_APPROVAL : il job è stato mandato alla costificazione dal requestor ed è in attesa di approvazione. JOB_APPROVAL_APPROVED : il job è stato approvato dall approvatore. JOB_APPROVAL_REFUSED : il job è stato rifiutato dall approvatore. 133

134 Costificazione & Controlli Workflow approvazione First Level Approver importo <= DOA True (auto approvazione) and RFT REQ = FIRST LEVEL APP and CHECK = false Invio notifiche con allegato(1) False False (1) Segnalazioni allegato True Approvato? Invio notifiche con allegato(1) Inventory Check LISL Check Inventory check False Premium Cost True True Importo > DOA False Ricerca inventory Manage Recupero l approvatore End WF Approved Invio notifiche con allegato (1) True Approvato? False True Invio notifiche con allegato (1) Approvato? False End WF Not Approved Feed-back OTM 134

135 Costificazioni & Controlli La richiesta di costificazione si effettua ricercando il Job 1 visualizzando gli OR del JOB e scegliendo l azione sulla form delle Order Release 135

136 Costificazioni & Controlli Nel caso in cui non sia stato inserito correttamente il gruppo del FIRST LEVEL APPROVER, il sistema visualizza un messaggio d errore: 136

137 Costificazioni & Controlli 1 2 Cliccando su refresh il sistema visualizza lo stato di avanzamento della costificazione 137

138 Costificazioni & Controlli Nota Nota Alla Alla fine fine del del processo processo di di costificazione costificazione il il sistema sistema mostra mostra il il costo costo del del job job calcolato calcolato in in base alle informazioni sulle location e le RATE base alle informazioni sulle location e le RATE definite a sistema. definite a sistema. Nel Nel caso caso di di mancata mancata costificazione costificazione viene viene creato uno SPOT cost e nel total cost viene creato uno SPOT cost e nel total cost viene visualizzato visualizzato un un valore valore falso falso (999,999.00) (999,999.00) Permette di visualizzare i Sell shipment creati 138

139 Costificazioni & Controlli Nota Nota Mail Mail che che arriva arriva al al richiedente richiedente e e all approvatore. all approvatore. Allegato che contiene i dettagli del Job Link che permette di vedere i vari step del processo di approvazione del Job 139

140 Costificazioni & Controlli Nota Nota Allegato Allegato della della mail mail che che arriva arriva al al richiedente. richiedente. Tale Tale allegato allegato sarà sarà uguale uguale anche anche per per l approvatore nel caso in cui il job è l approvatore nel caso in cui il job è autoapprovato. autoapprovato. Prezzo totale del Job da approvare Il titolo dell allegato è dinamico perché cambia in base al tipo di contenuto della mail 140

141 Costificazioni & Controlli Nota Nota Allegato Allegato della della mail mail che che arriva arriva all approvatore. all approvatore. Da selezionare per effettuare l approvazione o il rifiuto del JOB 141

142 Costificazioni & Controlli Cliccando il bottone CLICK sull allegato, si apre una nuova pagina Per approvare il Job Per rifiutare il Job dopo aver approvato o rigettato il sistema dà conferma dell avvenuta operazione. 142

143 Costificazioni & Controlli Nel caso di Order Release di tipo Preliminary, il sistema effettua la costificazione usando lo stesso processo di quelli standard. Quando verrà creato l Order Release reale, il Requestor dovrà indicare a quale preliminary farà riferimento. Nel caso di Order Release di tipo ITO, il sistema effettua l autoapprovazione ignorando eventuali checks. In questo caso il sistema manderà la mail solamente all RFT requestor. 143

144 6.1 Inventory Check

145 Inventory Check Se è FCA 1. PO line value > Se il PO line ha Early Pick up date - Need date > 14 gg Oppure Se Early Pick up date su Order release cade negli ultimi 14 gg del quarter e la Need date >= 1 gg del quarter successivo 2. PO line value < Se PO line ha Early Pick up date - Need date > 45 gg Se non è FCA 1. PO line value > Se PO line with Delivery date - Need date > 5 gg Oppure Se Delivery date su Order release cade negli ultimi 5 gg del quarter e la Need date >= 1 gg del quarter successivo 2. PO line value < Se PO line ha Delivery date - Need date > 30 gg 145

146 Inventory Check Nel caso in cui sia necessario effettuare un trasporto nelle condizioni definite nell inventory check, il requestor deve inserire nell OR l Inventory Reason Code scegliendo un valore tra quellli definiti. Se sceglie Other, see note, può aggiungere un commento nel campo Inventory Reason Note. 146

147 Inventory Check Nota Nota Allegato Allegato della della mail mail che che arriva arriva all approvatore all approvatore e e al al requestor requestor Indica la richiesta di approvazione del Job con Inventory Check Indica l inventory reason code e l eventuale nota Bottone visibile solo all approvatore 147

148 Inventory Check Al momento della creazione del Job, se il requestor dimentica di inserire l inventory reason code sull order release, il sistema visualizza tale errore: 148

149 6.2 Premium

150 Premium Nota Nota Processo Processo per per l approvazione l approvazione di di extracosti extracosti e trasporti urgenti. e trasporti urgenti. Requesto r...preparazione dati e Bulk Plan sugli Order Release OTM Urgenza o SPOT RATE? sì no Execution Center Il Sistema, in automatico: Setta stato SHIPMENT_APPROVAL_STATUS_TO_REVIEW Se lo shipment è urgente, setta lo stato JOB_ALTERNATIVE_COST_REQUESTED sul JOB e il qualificatore Shipment alternative cost sullo shipment con valore TO BE DEFINED Se lo shipment è in spot rate, lascia lo stato del job a JOB_ALTERNATIVE_COST_NOT_NEEDED e inizializza il qualificatore a OPTIONAL Vede lo stato JOB_ALTERNATIVE_COST dal result degli shipment Modifica il qualificatore sugli shipment, indicando il costo alternativo Setta lo stato SHIPMENT_APPROVAL_STATUS_READY_TO_BE_APPROVED (inibito se esiste qualificatore To be defined ) Tutti gli shipment sono READY_TO_BE_APPROVED? no sì Setta sul job la causale per l urgenza Setta stato del JOB a IN_APPROVAL, con l azione RE-SUBMIT FOR APPROVAL Il Sistema, in automatico: Setta stato JOB_ALTERNATIVE_COST_SUBMITTED (se era..._requested o se era..._not_needed con un qualificatore su uno shipment con valore diverso da OPTIONAL ) Invia a requestor (preso da involved party su job) Reason Code presente sul Job(dove richiesta)? no sì Il Sistema, in automatico: Setta lo stato JOB_ALTERNATIVE_COST_APPROVED (re-submit for approval) Approval process

151 Premium Dopo che sull OR è stato creato il Job, se la richiesta prevede un Premium lo status JOB_ALTERNATIVE_COST è JOB_ALTERNATIVE_COST_REQUESTED. 151

152 Premium L EXECUTION CENTER trova i sell shipment assegnati al job nel menu sell Shipments to Review Nota Nota Ruolo Execution Center Ruolo Execution Center

153 Premium Nota Nota Ruolo Execution Center Ruolo Execution Center 4 Lo stato indica che si tratta di un PREMIUM e che occorre definire il costo alternativo e la sua descrizione 153

154 Premium Dopo che l execution center ha preso il carico il sell shipment, deve inserire il costo alternativo e la descrizione Nota Nota Ruolo Ruolo Execution Execution Center Center Selezionare il qualificatore e inserire il valore per entrambi i qualificatori 154

155 Premium Inserito costo e descrizione, l execution center deve cambiare lo stato SHIPMENT_APPROVAL_STATUS del sell shipment a SHIPMENT_APPROVAL_READY_TO_BE_APPROVED mediante l azione Set ready to be approved status. Nota Nota Ruolo Ruolo Execution Execution Center Center Dopo questa operazione una mail viene inviata al requestor per notificare l avvenuto inserimento del costo alternativo. 155

156 Premium Adesso il requestor vede lo status JOB_ALTERNATIVE_COST del Job a JOB_ALTERNATIVE_COST_SUBMITTED e il costo alternativo 156

157 Premium Il requestor deve inserire la Reason Code per lo shipment urgente mediante il relativo Reference Number. Il valore da assegnare verrà scelto da una lista di valori predefinita

158 Premium Il requestor deve eseguire l azione Re-Submit for approval. Il sistema cambia lo status JOB_ALTERNATIVE_COST del JOB in JOB_ALTERNATIVE_COST_APPROVED. 1 2 L execution center vedrà lo status SHIPMENT_APPROVAL_STATUS del sell shipment a SHIPMENT_APPROVAL_STATUS_IN_APPROVAL. 158

159 Premium Nota Nota Allegato Allegato della della mail mail che che arriva arriva all approvatore all approvatore e e al al requestor requestor Costo inserito dall Execution Center Indica la richiesta di approvazione del Job con Premium Bottone visibile solo all approvatore Indica il reason code selezionato 159

160 6.3 LISL

161 LISL Nel caso in cui il requestor abbia la necessità di rilasciare una linea di LISL padre invece del figlio, è necessario inserire sull OR la ragione per cui si effettua la richiesta di trasporto sul padre. Già nel momento di creazione dell OR a livello di Order base Line gli indicatori gialli e rossi sul PO padre richiamano l attenzione del requestor sulla possibile o reale presenza di un figlio. Bianco New Verde LISL: Padre rilasciato o con uno dei figli rilasciati Rosso LISL: Padre senza rilasci con figli senza rilasci Giallo LISL: Padre senza rilasci e senza figli in OTM 161

162 LISL Sulla form dell OR scegliere il PO Father Check Reason Code ed eventualmente inserire PO Father Check Reason Note: 162

163 LISL Nota Nota Allegato Allegato della della mail mail che che arriva arriva all approvatore all approvatore e e al al requestor requestor Indica il PO Father check reason code e l eventuale nota Indica la richiesta di approvazione del Job con LISL Check Bottone visibile solo all approvatore 163

164 LISL Al momento della creazione del Job, se il requestor dimentica di inserire il PO Father check reason code sull order release, il sistema visualizza tale errore: 164

165 7.0 Gestione modifiche Order release

166 Gestione Modifiche Order Release Il Requestor potrebbe avere la necessità di modificare degli Order Release, in tal caso occorre cancellare e/o richiamare gli oggetti (Job, Sell Shipment o Buy Shipment) su cui sono stati messi tali OR. In questo caso bisogna effettuare azioni diverse in base agli step di processo effettuati. Possono arrivare modifiche via interfaccia da PO e da OM. In questo caso il Requestor vedrà valorizzata la colonna modify_attempt degli OR e riceverà una notifica mail per gli update richiesti. Il Requestor deciderà se aggiornare o meno l OR con tali modifiche, dopo ciò il flag modify_attempt sparisce. 166

167 Gestione Modifiche Order Release Job DELETE Job RECALL Remove Order Release(s) ACTION NOTIFICATIO N ACTION NOTIFICATI ON ACTION NOTIFICATIO N Job Created Sgancia OR Cancella JOB N/A N/A N/A Rimuove OR da JOB N/A Job Costed Cancella Sell ship Sgancia OR Cancella JOB Mette stato created su OR N/A Cancella Sell Ship Mette stato created su OR N/A Rimuove OR da Sell Ship Rimuove OR da JOB Alert a EX.Ce Job in approval NOT POSSIBLE Bisogna effettuare il Manual refuse N/A NOT POSSIBLE Bisogna effettuare il Manual refuse N/A NOT POSSIBLE Bisogna effettuare il Manual refuse Alert a EX.Ce Job Approved Cancella Sell ship Sgancia OR Cancella JOB Mette stato created su OR N/A Cancella Sell ship Mette stato created su OR N/A Rimuove OR da Sell Ship Rimuove OR da JOB Riporta OR Not Approved Alert a EX.Ce Job + buy 1 Caso : Ex.Ce riesce a cancellare TUTTI i Buy Ship. Ogni Buy Ship settato come cancellato e' trasparente ad ogni altra elaborazione. Al termine il Richiedente può nuovamente chiedere un DELETE / RECALL ( non essendoci più Buy Ship ) 2 Caso : non tutti i Buy Ship possono essere cancellati; Ex.Ce cancella quelli che riesce (marcandoli cancellati), effettua il withdraw su quelli tenderati ma che non hanno finito il processo e poi informa il Richiedente che NON E' RIUSCITO a CANCELLARLI TUTTI Mail all'ex.ce per chiedere la cancellazion e dei Buy Ship presenti Alert al Richiedente x ogni Buy Ship cancellato Come DELETE N/A 1 Caso : Se Ex.Ce riesce a cancellare il Buy Ship arriva alert al richiedente 2 Caso : Se Ex.Ce non riesce a cancellare e non riesce a fare il withdraw avvisa Richiedente che non e' riuscito. Alert a Ex.Ce in caso di cancellazione del Buy Ship 167

168 Gestione Modifiche Order Release Le azioni di Job DELETE, Job RECALL e Manually refused sono definiti sul JOB Manually Refuse: Permette di interrompere il processo di approvazione del Job. Job RECALL: Permette di richiamare un Job, eliminando eventuali Sell e Buy Shipment creati. Gli OR restano legati al Job. Job DELETE: Permette di cancellare un Job, eliminando eventuali Sell e Buy Shipment creati. Gli OR vengono sganciati dal Job. Le azioni di Remove order from Job è definita sull Order Release Remove Orders from Job: Permette di rimuovere l OR dal Job. 168

169 Gestione Modifiche Order Release Il requestor non potrà effettuare la Job DELETE, la Job RECALL o la Remove order from Job, se esistono dei Buy Shipment. In questo caso il sistema manda una notifica mail di cancellazione all Execution center. L Execution Center, vista la richiesta di cancellazione dei Buy Shipment, può cancellarli solo se il Carrier non ha ancora fatto l accept tender. 2 1 Nel caso in cui il Carrier abbia già accettato il tender, l Execution Center deve fare il withdraw

170 Gestione Modifiche Order Release L Execution center non potrà fare l azione di delete o di withdraw nel caso in cui il processo sia stato completato. In questo caso dovrà comunicare al Requestor l impossibilità di modificare tutti o parte i Buy Shipment del Job o dell OR. Dopo l azione di delete e/o di withdraw su tutti i Buy Shipment del Job, il Richiedente potrà rifare l azione di Job DELETE, Job RECALL o Remove order from Job. Quando il Requestor finisce le modifiche sugli OR deve nuovamente costificarli e mandarli in approvazione. 170

171 8.0 Locations

172 Locations Supponiamo di voler inserire questa nuova location: Name: VANDERBILT UNIVERSITY Address: 2381 EAST INTERSTATE 20 City: ODESSA Zip code: Country: USA Phone: NOTE: quando si inseriscono dati su campi di tipo ID (es: Corporation ID, Location ID) non bisogna usare caratteri speciali:., &, ecc. Usare solo caratteri alfanumerici. 172

173 Locations 1 Selezionare il link Location Manager 2 173

174 Locations 3 Selezionare la n del Corporation ID 174

175 Locations 5 Selezionare FINISHED per salvare il Corporation 4 Inserire il nume della Location nei due campi 175

176 Locations Inserire il nome della location (VANDERBILT UNIVERSITY) nei due campi 6 176

177 Locations Inserire i dati della location nei relativi campi. NOTA: Postal Code (or ZIP code) non è mandatory in OTM ma lo è per il processo! 7 NOTE NOTE Il Country Code è di 3 lettere (es: ITA per italia). Il Country Code è di 3 lettere (es: ITA per italia). Se Se non non conoscete conoscete il il codice codice per per il il country country da da inserire, inserire, selezionare selezionare il il bottone bottone f f per per ricercarlo ricercarlo mediante mediante il il nome nome del del country country 177

178 Locations 8 Selezionare il tab Roles 9 Cliccare su New Location Role Profile 178

179 Locations Selezionare dal menu la location role SHIPFROM/SHIPTO Selezionare GEOG.DEFAULT come Calendar ID 12 Salvare la Location Role Note Note Nella form principale apprarirà la nuova Nella form principale apprarirà la nuova location role appena inserita location role appena inserita 179

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