25 anni di ricerca e formazione al servizio della salute dei cittadini

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1 CERGAS Centro di Ricerche sulla Gestione dell Assistenza Sanitaria e Sociale 25 anni di ricerca e formazione al servizio della salute dei cittadini aprile 2004 Milano Università Bocconi E-health - Evoluzione dei sistemi informativi e diffusione dei sistemi ERP nella riprogettazione dei processi delle aziende sanitarie Luca Buccoliero In collaborazione con DAP - Divisione Amministrazioni Pubbliche, Sanità e Non Profit SDA Bocconi Con il sostegno di

2 L agenda E-health Approcci all integrazione e sistemi ERP iû~öéåç~ Sistemi ERP e cambiamento organizzativo Un problema aperto: la valutazione degli impatti dei sistemi ERP Conclusioni: gli studi del CERGAS

3 1) E-Health

4 E-health Utilizzo strategico delle ICT a supporto: Dei processi aziendali delle aziende sanitarie Delle relazioni esterne (rapporti con fornitori, pazienti ed altre aziende) Dei flussi informativi del sistema sanitario Convergenza di informatica clinica, medicina ed economia aziendale Ricerca e sviluppo di coerenza tra tecnologie, processi e persone all interno delle aziende e del sistema

5 E-health [ ]the term characterizes not only a technical development, but also a state-of-mind, a way of thinking, an attitude, and a commitment for networked, global thinking, to improve health care[ ] (Eysenbach) Non solo sviluppo tecnologico ma anche una filosofia, un atteggiamento, una vocazione per un modo di pensare nuovo, in rete e globale, per migliorare l erogazione di assistenza sanitaria al paziente - cliente

6 Tre riflessi dell E-health sui processi di cambiamento delle aziende sanitarie Nuovi strumenti per la GESTIONE ed il CONTROLLO delle aziende sanitarie; Nuovi assetti ORGANIZZATIVI e superamento del modello organizzativo burocratico; Innovazioni nei livelli qualitativi e nella tipologia dei SERVIZI sanitari erogati al paziente;

7 La spesa IT in sanità La spesa ICT italiana rappresenta lo 0,66% della spesa corrente sanitaria (che tra il 2000 e il 2001 è cresciuta del 9,5%), ben inferiore alla media dei paesi più avanzati (che si aggira a livello europeo intorno al 2% e negli USA intorno al 2,5%). (Fonti: CERGAS SDA Bocconi, CRN, Assinform)

8 E-DECISION E-GOVERNMENT Area Relazioni Esterne (Front Office) Area Direzionale E- PROCUREMENT Area Amministrativa SISTEMA CONTABILE Area Ospedaliera ELECTRONIC PATIENT RECORD Area Servizi al territorio E- CARE PATIENT RELATIONSHIP MANAGEMENT

9 Gestione dei flussi informativi con Ministero, Regioni, Comuni E-DECISION E-GOVERNMENT Gestione relazioni Interaziendali AREA RELAZIONI ESTERNE E-PROCUREMENT EDI FORNITORI Acquisto beni e servizi Gestione cespiti Controllo di gestione Sistema contabile cont.generale (ec.patr.) cont. analitica Gestione casse Pianificazione e Budget AREA DIREZIONALE GESTIONE OSPEDALE Laboratori, anatomia patologica, radiologia, centri trasfusionali, radiologia, gestione reparti specialistici, progetti di ricerca,... Riepilogo e valorizzazione attività (rendicontazione e fatturazione) Electronic Patient Record Controllo strategico AREA AMMINISTRATIVA AREA OSPEDALIERA AREA SERVIZI AL TERRITORIO Gestione casse Elaborazioni statistiche ed epidemiologiche GESTIONE SERVIZI SUL TERRITORIO Igiene e prevenzione, vaccini, ambulatori, veterinaria,... TELEASSISTENZA TELEMEDICINA E-CARE GESTIONE GARE Magazzino Gestione Personale (presenze, giuridica, paghe) URP CUP GESTIONE MEMORIE CLINICHE Gestione farmacia Gestione accettazione Gestione pronto Soccorso PATIENT RELATIONSHIP MANAGEMENT Gestione farmacia Anagrafe popolazione residente REFERTAZIONE ON LINE Gestione medicina generale Gestione convenzioni MEDICINA GENERALE E SPECIALISTICA SUL TERRITORIO

10 Moduli nodali del sistema informativo Electronic Patient Record Sistema contabile cont.generale ed analitica

11 E-governement Verticali Applicazioni di Governo E-Procurement Data Warehouse Customer Relationship Management Accoglienza (CUP-ADT) Applicazioni Area Amministrativa ERP Enterprise Resource Planning Area Clinico Sanitaria EHR Electronic Health Record Orizzontali Applicazioni Human Resource Manutenzione CespitiGestione Commesse Pronto Soccorso Laboratorio di Analisi Anatomia Patologica Centro Trasfusionale Radiologia Reparti Specialistici Verticali

12 2) Approcci all integrazione e sistemi ERP

13 Limiti dei sistemi a isole viene meno il criterio di univocità del dato; il costo di aggiornamento del sistema è elevato la manutenzione del sistema è particolarmente complessa ed onerosa, soprattutto con riferimento ai rilevanti fabbisogni di allineamento dei dati e di system integration (La spesa ICT per integrazioni è stimata in circa 40-45% del totale investimenti)

14 Integrazione tecnologica Integrazione Tecnologica... TCP/IP RDBMS ODBC SQL... ma non integrazione funzionale E evidente come tale approccio sia: Dispendioso Poco controllabile Poco gestibile Possibile fonte di controversie Lungo da normalizzare

15 Integrazione: piattaforme middleware DATAWAREHOUSE MIDDLEWARE CUP Inventario Contabilita Personale Approvvigionamenti è costituita da un insieme di moduli software che interagiscono con le varie applicazioni si basa sull interoperabilità di standard condivisi tra le applicazioni (XML, HL7, DICOM, ecc.) garantisce l integrazione, l interoperabilità e la coerenza dei dati scambiati, funge da tessuto connettivo fra le diverse applicazioni, non richiede il rinnovo del parco applicativo

16 Le soluzioni middleware richiedono: Una significativa manutenzione della base dati (DWH) a garanzia della consistenza ed univocità del dato e della comunicazione efficiente tra i diversi applicativi Interventi di integrazione al variare degli obiettivi aziendali e/o del parco applicativo La compatibilità degli applicativi preesistenti con standard di comunicazione, pena maggiori costi di implementazione per necessità di integrazione tecnologica

17 Integrazione nativa : gli ERP Relational Data Base Management System Magazzino Contabilità Generale Contabilità Analitica.. è costituita da un unica soluzione software caratterizzata da un insieme di moduli funzionali che interagiscono nativamente con un unico database aziendale si basa sull interoperabilità di standard e di regole condivise garantisce la consistenza e la coerenza dei dati che una volta introdotti nel sistema, sono disponibili per tutti i moduli funzionali e in modo trasparente per tutti gli attori aziendali

18 Integrazione: gli ERP Prevedono, quali caratteristiche native: l univocità e l integrazione di tutti gli archivi (database unico); l integrazione di tutti i sottosistemi del sistema amministrativo e della produzione ; l integrazione contabile quale risultato dell integrazione dei processi.

19 ESIGENZA DI UN APPROCCIO INTEGRATO ALL IMPLEMENTAZIONE Necessità di integrare Tecnologie-Processi-Persone L implementazione di sistemi ERP può rappresentare realmente l abilitatore del cambiamento purché oltre alla tecnologia vengano considerati contestualmente gli altri due fattori critici di successo: i processi e le persone. Technology SUCCESS People Process

20 ESIGENZA DI UN APPROCCIO INTEGRATO ALL IMPLEMENTAZIONE Difficoltà ed ostacoli all implementazione Il grafico riassume le principali difficoltà incontrate nella prima fase (First Wave) di implementazione da parte dei settori in cui sono state più numerose le applicazioni ERP e che hanno compromesso il raggiungimento completo degli obiettivi aziendali. Issues/Obstacles Until Now Change Management Internal Staff Adequacy Project Team Training Prioritization/Resource Allocation Top Management Support Consultants Ownership (of benefits and other) Discipline Program Management Process Reengineering Stage/Transition Benefit Realization Software Functionality Application Portfolio Management Enhancements/Upgrades Data Reporting Un ulteriore 10% ha indicato ulteriori fattori 0% 2% 4% 6% 8% 10% 12% 14% 16% 18% % Total Mentions PEOPLE 62% PROCESS 16% TECHNOLOGY 9% KNOWLEDGE ASSETS 3% Ricerca svolta nel 1998 da Benchmarking Partners per conto della Deloitte Consulting su 62 aziende del settore manifatturiero e dei beni di largo consumo.

21 Due logiche a confronto: ERP obiettivi Middleware Copertura completa del SI Proposta di scelta tra modelli organizzativi ottimali: processi predefiniti Garanzia completa integrazione e comunicazione tra i diversi moduli Integrazione tra soluzioni applicative eterogenee Adattamento al modello organizzativo esistente: descrivibilità processi

22 Soluzioni area amministrativa 80% 66,67% 60% 40% 20% 13,89% 11,11% 8,33% 0% Soluzioni ERP Pacchetti Amm.vi sanità Pacchetti Amm.vi privato Altro

23 Soluzioni area ospedaliera 100% 91,43% 80% 60% 40% 20% 0% 8,57% Soluzioni integrate Soluzioni di "nicchia"

24 Priorità di investimento 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% Area Amministrativa 31,06% 25,83% 43,11% Area Direzionale 24,31% 34,73% 40,96% Area Servizi al territorio Area ospedaliera 23,30% 19,14% 25,27% 23,06% 51,67% 57,55% A M B

25 I due approcci all implementazione di sistemi ERP Technology driven: ERP=nuova soluzione tecnologica, sofisticata, in sostituzione dei sistemi preesistenti Rigidità dei sistemi analizzati Strutturalista: ERP=leva per il supporto del cambiamento organizzativo

26 3) Sistemi ERP e cambiamento organizzativo

27 Innovazione Tecnologica e Cambiamento della P.A.: il modello teorico la progettazione dell ICT e la progettazione delle organizzazioni stanno ampiamente coincidendo come attività ( Lucas e Baroudi, 1994) Sistema informativo tempo Go live Azienda (processi, oganizzazione, attori ) Leonard-Barton

28 ICT e Nuovi assetti organizzativi L introduzione di nuove tecnologie può modificare Assetto organizzativo Sistema della deleghe Contenuto attività professionali Processi Operativi Processi decisionali

29 Le Principali evidenze del cambiamento organizzativo Crisi del modello organizzativo burocratico; Attenuazione del carattere territoriale dell azienda (virtualizzazione della realtà); Ridefinizione dei confini azienda

30 Dal modello burocratico di Weber alle forme post burocratiche o interattive di Heckscher Dalla gerarchia al dialogo istituzionalizzato Dal potere all influenza legata alla fiducia ed alla condivisione della strategia Al fine di integrare i contributi dei singoli alla missione, occorre avere un attenzione precisa alla funzionalità del sistema informativo, in modo da condividere in modo ampio le informazioni

31 Dal modello burocratico di Weber alle forme post burocratiche o interattive di Heckscher Da un organigramma piramidale, funzionale e verticistico gradualmente ad una struttura orizzontale o flat, Dalle regole ai principi guida; Il processo di decision making deve essere frequentemente rivisto e riadattato alle nuove priorità e ai nuovi progetti

32 Il modello post-burocratico Il principale problema teorico alla sua base è la possibilità di produrre decisioni vincolanti senza basarsi su una struttura e su un sistema di responsabilità e di uffici coercitivi. Questo porta all avvento di due concetti non familiari al modello burocratico: la legittimazione basata sul consenso Il processo.

33 ICT e modello post-burocratico Le ICT accelerano la caduta di ogni vincolo di tempo e di spazio ciò determina l impossibilità di articolare delle precise e statiche strutture organizzative e allo stesso tempo facilita enormemente la trasmissione e condivisione di informazioni e quindi quel dialogo che è alla base del sistema di legittimazione consensuale

34 Il modello post-burocratico Il principale problema teorico alla sua base è la possibilità di produrre decisioni vincolanti senza basarsi su una struttura e su un sistema di responsabilità e di uffici coercitivi ma sfruttando il potenziale delle nuove ICT. Questo porta all analisi di due concetti non familiari al modello burocratico: la legittimazione basata sul consenso Il processo.

35 4) Un problema aperto: la misurazione degli impatti dei sistemi ERP

36 The elusive value of ICT nella P.A. Difficoltà nella misurazione economica dei benefici dei progetti ICT ( The elusive value of IT ) area of measurement is the biggest single failure in information system while it is the single biggest issue in front of our board of directors. I am frustrated by our inability to measure cost and benefit...

37 Tecnologia, benefici e impatti aziendali Livello di attività aziendali Pianificazione strategica Programmazione e controllo Operative E.D.P M.I.S. D.S.S. AUTOMA- ZIONE SERVIZI ON LINE Tipologia benefici Efficienza Efficacia Competitività Impatti aziend ali Riduzione dei costi Tangibili Incremento Performance aziendale Rafforzamento strategico Intangibili

38 Benefici, impatti e tecniche di valutazione Efficienza Efficacia Competitività Impatti oggetto della valutazione Risparmi monetari netti generati Impatti sulla performance aziendale Valore degli impatti organizzativi Valore totale dell ICT sulle attività aziendali Tecnica di Valutazione Valutazione Finanziaria (VAN, TIR ) Indicatori economico aziendali (spesa ICT/indicatori aziendali ROI, ROA) Return On Management, Costo del Coordinamento Information Economics

39 L incidenza dei benefici 12% 21% 38% Sistema Organizzativo Sistema dei servizi Sistema informativo Sistema informatico 29%

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