Monitoraggio e gestione dell IDoc per i sistemi SAP

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1 Libelle EDIMON Monitoraggio e gestione dell IDoc per i sistemi SAP Versione documento: 3.0 Un operazione IDoc correttamente funzionante e senza interruzioni è una parte essenziale dell esecuzione dei processi di business supportati dai sistemi SAP. Un flusso di lavoro IDoc efficiente è strettamente collegato alle operazione di business più importanti tra cui la fatturazione, la logistica, la produzione e altre aree. Libelle EDIMON è stato sviluppato appositamente per i sistemi SAP e gestisce il monitoraggio dell interfaccia IDoc. È basato su ABAP ed è stato pensato per tutte le versioni correnti e passate di SAP. Durante intervalli prestabiliti, EDIMON controlla l insorgere di eventuali problemi nell IDoc attraverso un job SAP schedulato tramite transazione SM36/SM37. Il Cockpit (centro di controllo) di EDIMON fornisce una panoramica degli IDoc verificandone il corretto funzionamento. Regole corrispondenti, appositamente impostate, innescano reazioni quali: notifiche, reporting automatici o programmi di correzione. WSS Italia S.r.l. Via Giulio Ceradini, Milano Telefono Fax Libelle EDIMON - Monitoraggio e gestione dell IDoc per i sistemi SAP 1

2 Libelle EDIMON è una soluzione software per il monitoring e la gestione degli IDoc sui sistemi SAP. La soluzione rende automatiche le attività di monitoraggio e troubleshooting, consentendo il controllo continuo degli IDoc, in entrata ed in uscita, permettendo ai clienti di tenere sotto controllo il trasferimento delle informazioni critiche dei processi di business. EDIMON opera in background, e segnala eventuali IDoc non validi o non confermati, che vengono poi evidenziati nel Cockpit. E' inoltre possibile configurare notifiche via , SAP-Mail, o SOX-conform C- Mails. La soluzione prevede un repository dei task monitorati con le azioni consigliate per determinare le soglie di criticità degli status degli IDoc e una vasta personalizzazione delle varie opzioni. EDIMON consente il setup di trigger per la correzione automatica degli errori, ricoprendo gli status degli errori conosciuti. La soluzione sostituisce tediose e ripetitive attività manuali di troubleshooting con un processo automatico predefinito. L IDoc nei sistemi SAP IDoc (Intermediate Document) rappresenta la struttura standardizzata per lo scambio di dati elettronici (EDI) tra programmi e applicazioni nei sistemi SAP. L IDoc viene utilizzato come veicolo per il trasferimento dei dati nel sistema SAP ALE (Application Link Enabling). L IDoc è utilizzato per le transazioni asincrone: ogni IDoc è un messaggio contenente informazioni che possono essere trasmesse al richiedente senza connettersi al database centrale. In breve, un IDOC è molto simile ad un XML. Libelle EDIMON - Monitoraggio e gestione dell IDoc per i sistemi SAP 2

3 EDIMON - Funzionalità principali Libelle EDIMON controlla il flusso centrale dell IDoc per tutti gli IDoc creati nei sistemi SAP o per sistemi esterni, per IDoc in entrata ed in uscita, o per IDoc che sono processati all interno dello stesso sistema SAP. EDIMON ne fornisce la conferma dello stato di connessione e controlla gli IDoc falliti, innescando reazioni automatiche. Queste reazioni possono consistere in una semplice notifica via mail al responsabile della business unit, nel caso in cui, ad esempio, un ordine di acquisto sia riferito ad un centro di costo non esistente e, per questo motivo, non viene preso in consegna dalla produzione. La business unit può così sistemare l ordine e prenderlo in consegna, aggiornandone lo stato di errore. Un altra opzione include la possibilità di avere un programma automatizzato all interno di EDIMON per sistemare direttamente i problemi ricorrenti di cui si è a conoscenza. Libelle EDIMON controlla centralmente il flusso di tutti gli IDoc e tiene traccia dei problemi nel centro di controllo (Cockpit).Le regole innescano poi reazioni automatiche come, ad esempio, notifiche via mail. Libelle EDIMON - Monitoraggio e gestione dell IDoc per i sistemi SAP 3

4 EDIMON - Regole e reazioni Dopo l installazione, EDIMON colleziona, centralmente e senza interruzioni, tutti i problemi relativi agli IDoc. In seguito conta e categorizza gli IDoc in tre distinti status, sulla base dei codici di errore SAP. Libelle fornisce quindi una metodologia standard per classificare i codici di errore SAP (in rosso, giallo e verde) ma, volendo, il cliente può personalizzare questa classificazione. Verde L IDoc è stato processato correttamente. Rosso L IDoc non è stato processato (tipicamente Error Code 51). Giallo L IDoc è stato processato, ma SAP ha segnalato un alert (per esempio: Error Code 53). Dopo la classificazione, EDIMON applica una serie di regole personalizzabili che potrebbero includere, ad esempio: l invio di una mail standard, ad esempio, alla business unit responsabile per l IDoc. SAP Mail una standard Mail SAP. SAP Program, SAP Function, SAP Event, SAP Job C-Mail SOX-conform confirmation EDIMON Implementazione La soluzione viene implementata all interno del Sistema SAP attraverso un file di trasporto fornito da Libelle e segue la rotta di trasporto tradizionale. Dopo l installazione e la validazione, viene realizzata una personalizzazione in base alle necessità dell utente utilizzatore di EDIMON. L implementazione segue un workflow predefinito composto da: installazione, regole di setup, testing, e go-live. EDIMON Panoramica Cockpit Il centro di controllo (Cockpit) di EDIMON mostra una panoramica riassuntiva dei risultati ottenuti dai controlli di ogni sistema connesso. Il Cockpit mostra informazioni relative al numero dei diversi controlli che sono stati effettuati, su come molte tipologie di messaggi e status siano stati verificati e sul numero di IDoc accertati. Nell effettuare questa operazione, i controlli vengono suddivisi in 3 differenti categorie a seconda della criticità dello stato (allerta, in attesa, corretto). Inoltre EDIMON mostra il numero di azioni di risposta intraprese durante i controlli (vedi sotto per maggiori dettagli) oltre che la data e l orario dell ultimo check. Libelle EDIMON - Monitoraggio e gestione dell IDoc per i sistemi SAP 4

5 Le funzioni di filtro Il Cockpit di EDIMON ha delle pratiche funzioni di filtro. Di default non è impostato nessun filtro e sono mostrati tutti i dati. Il filtro all with current status invece, ad esempio, consente di selezionare solo quegli IDoc che sono attualmente aperti, mentre last check solo quelli che sono stati aggiunti nel rispettivo sistema durante l ultimo controllo. L EDIMON Cockpit è il centro di controllo per il monitoring dello stato di tutti gli IDoc. Funzionalità drill-down È disponibile la funzionalità drill-down e si concentra sulle tipologie di messaggi, gli status, o sui singoli IDoc: Visualizzazione di tutti gli IDoc per un sistema (System); Visualizzazione di tutte le tipologie di messaggi per un sistema (Message types); Visualizzazione per un sistema, una tipologia di messaggio, tutti gli stati (Status); Visualizzazione per un sistema, una tipologia di messaggio, uno stato, tutti gli IDoc (Sigle IDoc). Regole e reazioni EDIMON fornisce un insieme di regole predefinite su come procedere quando viene intercettato l IDoc appartenente ad una certa tipologia di messaggio/status. Libelle EDIMON - Monitoraggio e gestione dell IDoc per i sistemi SAP 5

6 Le regole però possono anche essere create sulla base del sistema SAP, la tipologia di messaggio, dello stato, o della direzione stessa dell IDoc (in entrata o in uscita). Le classi dei messaggi dividono gli IDOC a seconda dell area di appartenenza o del contenuto. Per esempio, i messaggi di interfaccia IDoc sono raccolti nella classi E0 e EA. Questa informazione può essere integrata con una regola in relazione al valore di ogni campo scelto nel segmento. Infine, una volta che la relazione è definita e le regole sono state impostate, può essere selezionata una delle possibili sette azioni: SAP Mail C-Mail SAP Program SAP Function SAP Event SAP Job Tutte le regole possono essere integrate con un testo di notifica. In aggiunta al testo, è inoltre possibile allegare segmenti della notifica. La sequenza degli elementi di testo e i contenuti del campo sono impostati usando il numero sequenziale. Dopo aver salvato la regola, viene mostrata una tavola di riepilogo di tutte le regole corrispondenti ai criteri di selezione impostati precedentemente. Libelle EDIMON - Monitoraggio e gestione dell IDoc per i sistemi SAP 6

7 EDIMON Logs Viene scritto un file di log per ogni verifica effettuata, fornendo informazioni su quanti set di dati sono stati trovati, se sono state innescate delle azioni, etc. E possibile accedere a queste informazioni attraverso il menu di Reporting. Sono inoltre disponibili una varietà di opzioni di filtraggio. EDIMON tiene traccia di tutte le verifiche che sono state effettuate sul sistema. Libelle EDIMON - Monitoraggio e gestione dell IDoc per i sistemi SAP 7

8 Operatività Dopo l attivazione del programma di verifica e il set up delle regole, EDIMON è pronto ad entrare in azione. Una volta ricevuta l informazione di controllo dell IDoc che corrisponde alle regole impostate, viene innescata l azione corrispondente. Con l obiettivo di mantenere una panoramica di quali reazioni sono state effettuate, queste vengono registrate e possono essere consultate usando la funzione Reaction History. EDIMON archivia tutte le reazioni, i clienti così possono filtrare i dati in anticipo attraverso la schermata di selezione. Accesso veloce alla transazione SAP EDIMON consente la generazione di report in 2 e 3D basati sul requisito prescelto. Nel selezionare l attività di reporting dal centro di controllo EDIMON, gli utenti possono selezionare l opzione per i report in 2D e 3D, che aiuteranno ad analizzare il traffico IDoc nel sistema per poter fornire una panoramica dello stato degli errori sulla base della tipologia dell IDoc. Libelle EDIMON - Monitoraggio e gestione dell IDoc per i sistemi SAP 8

9 EDIMON fornisce schermate in 2 o 3D per il Reporting e l analisi. Conclusioni EDIMON riduce drasticamente il tempo e le risorse necessarie per il monitoraggio dell IDoc ed invia, dal suo centro di controllo, notifiche al singolo responsabile o all ufficio di competenza in maniera automatica. È semplice da installare ed è subito pronto all utilizzo. controlla i processi di business più importanti: ordini, fatture, consegne; standardizza ed automatizza il monitoraggio dell IDoc; monitora sia gli IDoc in entrata che in uscita; identifica e localizza gli errori automaticamente; fa risparmiare tempo e risorse al team dedicato a SAP gestione centralizzata e numerose opzioni di notifica; correzione automatica degli errori; template standard di monitoraggio e opzioni di personalizzazione. Libelle and the Libelle Logo are trademarks of Libelle AG, Germany and other countries. SAP and other SAP products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of SAP SE (or a SAP affiliate company) in Germany and other countries. All other products and service names mentioned are the trademarks of the respective companies. Libelle EDIMON - Monitoraggio e gestione dell IDoc per i sistemi SAP 9

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