REGOLAMENTO REGOLAMENTO R 02-Q TABELLA DELLE REVISIONI. Rev. Par. Pag. Data Sintesi modifica 0 / / Prima emissione

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1 REGOLAMENTO PER L'ESECUZIONE DELLE ATTIVITÀ DI CERTIFICAZIONE TABELLA DELLE REVISIONI Rev. Par. Pag. Data Sintesi modifica 0 / / Prima emissione 1 3, 5, 6, 8, 11, 12, 14, 17, 18, 20 3, 4, 5, 6, 8, 9, 10, 12, 16, 17, 19, 21, 22, 23, Agg. contenuti Richiesta di Offerta e Piano di Audit, classificazione e gestione rilievi stadio 1, impegni del cliente; inserita precisazione circa la procedura di subentro e sulla gestione dei reclami/ricorsi; inserita la clausola di recesso del contratto VERIFICATO Responsabile Gestione Qualità Dott.ssa Vanessa Lipparini APPROVATO Direzione Ing. Fabio Bicchi CONVALIDATO Presidente CdA Dott. Francesco Corrado Ing. Giuliano Bicchi

2 INDICE 1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE MODALITÀ DI GESTIONE DEL REGOLAMENTO RIFERIMENTI NORMATIVI DEFINIZIONI ATTIVAZIONE DEL SERVIZIO DI CERTIFICAZIONE PREMESSA RICHIESTA DI CERTIFICAZIONE E OFFERTA DOMANDA DI CERTIFICAZIONE PIANIFICAZIONE DEGLI AUDIT ITER DI CERTIFICAZIONE AUDIT PRELIMINARE (FACOLTATIVO) AUDIT INIZIALE DI CERTIFICAZIONE (STADIO 1 E STADIO 2) AUDIT STADIO AUDIT STADIO GESTIONE DEI RILIEVI ESAME DEL COMITATO DI DELIBERA ESITO POSITIVO DEL COMITATO DI DELIBERA ED MISSIONE DEL CERTIFICATO ESITO NEGATIVO DEL COMITATO DI DELIBERA UTILIZZO DEL CERTIFICATO E DEL MARCHIO ICE USO DEL MARCHIO ACCREDIA ELENCO DELLE CERTIFICAZIONI EMESSE MANTENIMENTO DELLA CERTIFICAZIONE AUDIT DI SORVEGLIANZA AUDIT DI RINNOVO AUDIT SUPPLEMENTARI AUDIT DI ESTENSIONE/RIDUZIONE DEL CERTIFICATO AUDIT SENZA PREAVVISO O CON PREAVVISO MINIMO SUBENTRO AL CERTIFICATO RILASCIATO DA ALTRO ORGANISMO ACCREDITATO VALIDITÀ DELLA CERTIFICAZIONE RILASCIATA PROCEDURA SOSPENSIONE E DI REVOCA ARCHIVIAZIONE E CUSTODIA DEI DOCUMENTI IMPEGNI DI ICE IMPEGNI DEL CLIENTE RICORSI E RECLAMI PREMESSA RECLAMI RICORSI RISERVATEZZA RECESSO DEL CONTRATTO RESPONSABILITÀ CIVILE E FORO COMPETENTE/ARBITRATO MODIFICHE AL SISTEMA DI GESTIONE QUALITÀ CERTIFICATO CONDIZIONI CONTRATTUALI Rev. 1 del Pagina 2 di 24

3 1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE Il presente documento ha lo scopo di regolamentare contrattualmente il servizio di valutazione della Conformità dei Sistemi di Gestione per la Qualità conformi alla norma ISO 9001, in accordo alla norma UNI CEI EN ISO/IEC Il presente Regolamento costituisce parte integrante del contratto tra ICE e il committente (la sottoscrizione del Contratto offerta economica implica l accettazione del Regolamento) e definisce le regole applicate da ICE per la certificazione di sistemi di gestione qualità in conformità alla norma ISO 9001 e le modalità che deve seguire il committente per richiedere, ottenere e mantenere tale certificazione. Si precisa che la certificazione rilasciata riguarda solo la conformità del sistema di gestione qualità alla norma ISO 9001 e non costituisce pertanto un attestato del rispetto dei requisiti di legge e cogenti (Direttive, Leggi, Regolamenti, ecc) applicabili ai prodotti/servizi offerti, la cui individuazione, applicazione e rispetto sono di responsabilità dell Azienda cliente. È espressamente esclusa dall oggetto, qualunque forma di consulenza da parte di ICE all Azienda cliente, che possa far venir meno la natura di indipendenza della valutazione svolta. 2. MODALITÀ DI GESTIONE DEL REGOLAMENTO Il presente Regolamento 1 è a disposizione degli interessati nell edizione vigente sul sito internet: I clienti possono comunque richiederne una copia. Le revisioni del Regolamento sono sottoposte allo stesso iter previsto per l emissione. Le parti modificate rispetto alla revisione precedente sono evidenziate graficamente mediante una linea verticale posta lateralmente al testo che ha subito modifiche. A seguito di modifica del Regolamento, ICE renderà disponibile il nuovo documento sul proprio sito web e provvederà a inviarne copia ai clienti su richiesta. Qualora vengano apportate modifiche sostanziali alle regole del presente Regolamento relative all ottenimento e al mantenimento della certificazione, ad esempio al fine di recepire eventuali nuove legislazioni e regolamenti delle autorità competenti, queste saranno introdotte senza necessità di comunicazione ai Cliente; nel caso di modifiche di natura diversa da quella sopra indicata, quali per esempio quelle derivanti da politiche e/o esigenze organizzative e tecniche, ICE fornisce adeguate informazioni al Cliente. Qualora il Cliente non invii alcuna comunicazione di risposta entro 60 giorni dalla data della comunicazione delle modifiche da parte di ICE, le relative modifiche saranno da intendersi tacitamente approvate. Le modifiche apportate non avranno alcun effetto sulle richieste di certificazione in atto e si considereranno effettive solo per le richieste di certificazione sottoscritte a far data della revisione del presente Regolamento. In caso di modifiche con effetto immediato, lce dovrà darne comunicazione al Cliente mediante fax, posta o . Entro il termine di 60 giorni dalla comunicazione il Cliente potrà comunicare formalmente la mancata accettazione delle modifiche, atto che comporta la rinuncia alla certificazione; trascorsi 60 giorni dalla data della comunicazione delle modifiche da parte di ICE senza riscontri da parte del Cliente, le modifiche stesse si intendono accettate per silenzio-assenso. 3. RIFERIMENTI NORMATIVI - UNI CEI EN ISO/IEC 17021:2011 e successive revisioni Requisiti per gli organismi che forniscono audit e certificazione di sistemi di gestione - UNI EN ISO 9001:2008 Sistemi di gestione per la qualità Requisiti - Regolamento Accredia RG-01 Regolamento per l accreditamento degli Organismi di Certificazione e Ispezione Parte Generale, disponibile sul sito - Regolamento Accredia RG Regolamento per l accreditamento degli Organismi di Certificazione del sistema di gestione, disponibile sul sito - Regolamento Accredia RG-09 Regolamento per l utilizzo del marchio Accredia, disponibile sul sito 1 È responsabilità del Cliente avere sempre la versione aggiornata del presente Regolamento, scaricandolo dal sito internet di ICE: Rev. 1 del Pagina 3 di 24

4 - UNI EN ISO 19011:2012 e successive revisioni "Linee guida per gli audit dei sistemi di gestione - norme UNI, EN, ecc specifiche di riferimento e relative Linee Guida e Documenti Obbligatori IAF /EA applicabili. 4. DEFINIZIONI La terminologia utilizzata da ICE nello svolgimento delle attività di verifica è in accordo al DPR 162/99 e ai seguenti documenti legislativi e normativi nella revisione corrente: - UNI CEI EN ISO/IEC 17000:2005 Valutazione della conformità - Vocabolario e principi generali - UNI EN ISO 9000:2005 Sistemi di gestione per la qualità - Fondamenti e vocabolario 5. ATTIVAZIONE DEL SERVIZIO DI CERTIFICAZIONE 5.1 PREMESSA L Azienda interessata (in seguito Cliente ) può contattare gli uffici ICE per richiedere informazioni relative allo schema di certificazione e l offerta economica personalizzata. Questa è redatta sulla base del tariffario ICE in vigore, facendo riferimento alle indicazioni della guida IAF MD 5:2013 IAF Mandatory Document for Duration of QMS and EMS Audits, con gli opportuni adeguamenti in funzione delle variabili significative (nr. di addetti, tipologia di prodotto/servizio, nr. di sedi, processi e tecnologie, esclusioni applicabili) dell azienda richiedente. Al fine di raccogliere i dati necessari per la formulazione dell offerta economica, ICE ha predisposto apposito modulo D 45-Q Richiesta di Offerta Sistema di Gestione Qualità ISO Il modulo di Richiesta di offerta contiene almeno i seguenti dati: - dati anagrafici del Cliente (sede legale e sede/i operativa/e, persona di riferimento nei confronti di ICE, referente amministrativo) - siti interessati alla certificazione e relative attività svolte - tipologia di servizio richiesto - attività oggetto di certificazione, settore merceologico di appartenenza e identificazione dei processi interni e affidati all esterno e dettaglio circa le principali leggi/norme tecniche/ Regolamenti e/o Direttive applicabili ai prodotti/servizi offerti - eventuali esclusioni di elementi di norma - informazioni riguardanti l utilizzo di prestazioni di consulenza relative al sistema oggetto della richiesta - informazioni sull organico coinvolto nel processo di certificazione (nr. di addetti e relativa suddivisione per funzione e su turni) - nel caso di richiesta di subentro della certificazione da altro Organismo, i dati relativi al Certificato in vigore e le motivazioni del subentro, allegando copia del Certificato in vigore, dei rapporti di audit annuali e dei relativi rilievi emessi oltre ai reclami ricevuti, dall ultima certificazione /rinnovo ICE è disponibile a pianificare una visita informale, presso il Cliente, con il solo scopo di presentare l offerta e fornire al Cliente chiarimenti sulle procedure ICE. 5.2 RICHIESTA DI CERTIFICAZIONE E OFFERTA All'atto della ricezione della suddetta richiesta, ICE esegue un riesame, verificando che il modulo di Richiesta di Offerta sia compilato correttamente con tutte le informazioni richieste (qualora la richiesta risulti priva di alcuni dati ICE provvederà a richiederli) e valutando la propria capacità di eseguire le attività di verifica richieste. A seguito dell esito positivo del riesame di cui sopra, sulla base delle informazioni presentate dal Cliente, ICE formula una offerta economica in cui sono precisate le condizioni economiche per il triennio Rev. 1 del Pagina 4 di 24

5 di validità della certificazione, le durate dei singoli audit espresse in giorni/uomo, le modalità di pagamento, eventuali spese aggiuntive (costi di trasferta dell auditor, pre-audit, audit supplementari, duplicati/riemissioni del certificato, ecc) e le condizioni generali del contratto. Il Contratto viene emesso sulla base delle informazioni fornite dal Cliente, pertanto ICE non è responsabile per errori di quotazione o disservizi imputabili a mancate o errate comunicazioni da parte del Cliente. Qualora nel corso dell audit presso il Cliente vengano riscontrate differenze significative nel numero di addetti dichiarati e/o nel numero e complessità dei processi da includere nella certificazione, la verifica potrà essere interrotta e il contratto dovrà essere revisionato. 5.3 DOMANDA DI CERTIFICAZIONE Il Cliente che intende accettare l offerta di certificazione sottoscrive l Offerta negli appositi spazi e la invia a ICE (l offerta deve essere firmata dal Legale Rappresentante o suo delegato dotato di potere di firma e opportunamente autorizzato). La doppia sottoscrizione da parte dell Azienda dell Offerta costituisce l accettazione formale da parte del Cliente a portare avanti l iter di certificazione con ICE, l accettazione delle disposizioni del presente Regolamento, espressamente richiamato, e l accettazione delle condizioni generali (incluse le clausole vessatorie), oltre agli importi relativi all attività richiesta. Dopo l avvio dell iter, nei casi in cui si accertino variazioni rispetto alle condizioni dichiarate dal Cliente (e in base alle quali è stata emessa l offerta), ICE si riserva il diritto di modificare di conseguenza le condizioni contrattuali. All'atto della ricezione dell Offerta controfirmata, ICE verifica che non vi siano differenze rispetto ai dati forniti all atto dell offerta (è facoltà di ICE richiedere tutte le integrazioni o modifiche necessarie prima del formale avvio dell iter) e invia al Cliente una conferma d ordine, procedendo all apertura della commessa. L Offerta controfirmata dal Cliente e da ICE, unitamente alla Richiesta di Offerta e ai documenti contrattuali in essa richiamati, ha valenza di contratto. Ai fini della pianificazione delle attività di verifica, devono essere forniti a ICE, a cura del cliente i seguenti documenti (se non già trasmessi): - Copia della Visura camerale o documento equivalente (in corso di validità ovvero entro 6 mesi dalla data di emissione) - nel caso di subentro da altro Organismo di Certificazione, copia certificato in vigore e copia dei rapporti di verifica rilasciati dal precedente Organismo di Certificazione ed eventuali rilievi emessi con relativo trattamento e/o azioni correttive (in caso di non conformità), dall ultima certificazione/rinnovo, copia Manuale Qualità nell edizione vigente La mancata consegna anche parziale di tale documentazione a ICE, entro le tempistiche indicate da ICE, comporta l impossibilità da parte di ICE all emissione del certificato richiesto. Il Cliente potrà attivare nuovamente un iter di certificazione presentando a ICE una nuova Richiesta di Offerta. 5.4 PIANIFICAZIONE DEGLI AUDIT ICE pianifica gli audit in base ad eventuali accordi con il Cliente, e individua uno o più Auditor 2, e se necessario uno o più Esperti tecnici, per l esecuzione della verifica. Il Gruppo di Audit può comprendere, oltre agli Auditor e/o agli Esperti Tecnici, osservatori o auditor in addestramento. Nel corso dell audit gli auditor potranno raccogliere informazioni anche attraverso: a) interviste 2 Le attività di verifica possono essere svolte da singoli ispettori o da un gruppo ispettivo al fine di garantire la copertura delle competenze richieste per la valutazione specifica; in quest ultimo caso un membro opera come coordinatore e viene designato come Responsabile del Gruppo di Audit (GA). L /gli ispettore/i viene/vengono nominato/i e incaricato/i secondo la competenza posseduta in base alle funzioni e ai compiti da svolgere, garantendo le competenze necessarie alla tipologia di verifica da svolgere. Rev. 1 del Pagina 5 di 24

6 b) osservazioni di processi e attività, c) riesame della documentazione e delle registrazioni. ICE invia formale comunicazione al Cliente con i nominativi del Gruppo di Audit designato, insieme al Piano di Audit su modulo ICE D 43-Q, compilato dal Lead Auditor (tale Piano di Audit può essere consegnato anche successivamente in sede di Audit di stadio 1 nel caso di prima certificazione). Il piano di audit prevede sempre: - una riunione di apertura tra il Gruppo di Audit e l Azienda cliente per la presentazione delle parti, dello scopo e del piano di audit stesso, delle modalità di conduzione delle attività di audit, della modalità classificazione dei rilievi, ecc; durante la riunione di apertura l Azienda cliente può porre domande o ricevere chiarimenti od eventualmente proporre modifiche alle fasi previste dal piano; - la presentazione di eventuali ispettori di Accredia o altri osservatori presenti - una riunione di chiusura nella quale il Lead Auditor presenta i risultati dell audit spiegando il significato dei rilievi eventualmente emersi e la consegna successiva del rapporto di audit - una riunione finale con gli ispettori di Accredia, qualora presenti Nel caso sia necessaria la presenza di ispettori di Accredia, ICE provvede ad inviare al cliente specifica comunicazione con allegata lettera di presentazione di Accredia. Il Piano di Audit contiene generalmente le seguenti informazioni: a) gli obiettivi dell audit; b) i criteri di audit; c) la durata dell attività di audit sul campo; d) la norma, i documenti di riferimento; e) la/le data/e di esecuzione dell audit f) i componenti del Gruppo di Audit e relativo ruolo, g) l eventuale presenza di osservatori (es. personale di ICE o ispettori di Accredia in accompagnamento 3, o qualsiasi altra persona presente per giustificati motivi); h) il campo di applicazione dell audit ed eventuali esclusioni di requisiti; i) unità/siti oggetto di audit; l) i processi/attività da valutare con il dettaglio del personale ICE e gli interlocutori aziendali di riferimento, e dei tempi attesi per singolo processo/attività sottoposte ad audit Durante l esecuzione dell audit, ogni auditor deve essere accompagnato da una guida designata dalla organizzazione per facilitare l esecuzione dell audit e che potrà avere le seguenti responsabilità: a) stabilire i contatti e i tempi per le interviste b) organizzare le visite di parti specifiche del sito o dell organizzazione; c) garantire che le regole che riguardano la sicurezza del sito e le procedure di sicurezza siano conosciute e rispettate dai membri del gruppo di audit; d) assistere all audit per conto del cliente; e) fornire chiarimenti o informazioni su richiesta di un auditor. L eventuale presenza di consulenti che accompagnano gli auditor durante le attività di audit, sono tenuti al ruolo di Osservatori e non potranno intervenire in alcun caso e per alcun motivo in vece dell Azienda, ad alcuna fase dell audit. 3 La presenza di ispettori di Accredia in qualità di osservatori in accompagnamento agli ispettori ICE, ha la finalità di verificare il personale ispettori di ICE e non altera la conduzione dell audit, né la formulazione degli eventuali rilievi che dovessero emergere dall audit. La non accettazione da parte del cliente della presenza di ispettori di Accredia è motivo del mancato rilascio della certificazione o della sospensione o revoca del certificato emesso (Cfr. 14). Rev. 1 del Pagina 6 di 24

7 Il Cliente, entro 3 giorni dal ricevimento della comunicazione, può fare obiezione in forma scritta, circa il contenuto del Piano di Audit e sulla nomina dell /degli Auditor e richiederne la sostituzione, per motivate giustificazioni, quali il caso di palese conflitto di interessi o di precedenti comportamenti non etici; se le obiezioni vengono ritenute valide, ICE designa un altro ispettore/gruppo di AudiTt e/o aggiorna/modifica il Piano di Audit, diversamente il Piano di Audit e/o l ispettore/il Gruppo di Audit designato resta confermato. 6. ITER DI CERTIFICAZIONE Liter di certificazione condotto da ICE ai fini del rilascio della certificazione, prevede le seguenti fasi: - Audit preliminare (facoltativo) - Audit iniziale di certificazione (Stadio 1 e Stadio 2) - Esame del Comitato di Delibera - Emissione del certificato in caso di esito positivo da parte del Comitato di Delibera 6.1 AUDIT PRELIMINARE (FACOLTATIVO) Su richiesta del Cliente può essere eseguito un Audit Preliminare (Pre-Audit) prima dell audit di certificazione, al fine di valutare lo stato di conformità alla norma di riferimento del proprio Sistema di Gestione Qualità e il grado di preparazione dell azienda cliente ad affrontare l audit iniziale di certificazione. I risultati di tale audit sono documentati nel Rapporto di audit. Il Rapporto di audit rilasciato al termine del Pre-Audit non viene considerato ai fini dell audit di certificazione; nel caso di eventuali rilievi non viene richiesto né verificato da ICE alcun trattamento degli stessi. ICE esegue, su richiesta solo un Pre-Audit la cui durata non dovrebbe superare 1 giorno/uomo. 6.2 AUDIT INIZIALE DI CERTIFICAZIONE (STADIO 1 E STADIO 2) L Audit iniziale di certificazione viene effettuato in due fasi: Stadio 1 e Stadio 2 Tali fasi sono svolte in momenti differenti e presso l Azienda. In casi eccezionali e adeguatamente motivati, lo Stadio 1 e lo Stadio 2 possono essere eseguiti in giornate consecutive (eventuali giustificazioni possono riguardare la dimensione, la localizzazione dell azienda, considerazioni del rischio, ecc). In tale caso, il cliente dovrà essere informato da ICE che l eventuale rilevazione di Non formità critiche nell audit di stadio 1 non permetterebbero l esecuzione dell audit di stadio 2, sebbene già pianificato AUDIT STADIO 1 L Audit di Stadio 1 viene di norma effettuato presso la/le sede/i del Cliente ove si svolgono le attività oggetto di certificazione. In casi eccezionali e adeguatamente motivati, lo Stadio 1 può essere svolto interamente su base documentale presso ICE (per esempio nel caso di Aziende con processi semplici e/o standard o nel caso di subentro a certificazioni in essere) richiedendo al Cliente opportuni dati/documenti integrativi. L audit di Stadio 1 è finalizzato a: a) valutare la documentazione del Sistema di Gestione del cliente (almeno il Manuale Qualità e le necessarie procedure) che deve essere resa disponibile presso l Azienda cliente; b) valutare la localizzazione e le condizioni particolari del/i sito/i del cliente; c) ottenere le opportune informazioni dal personale del cliente per determinare il grado di preparazione per l audit di Stadio 2; Rev. 1 del Pagina 7 di 24

8 d) riesaminare lo stato e la comprensione dei requisiti della norma da parte del cliente, con particolare riferimento alla identificazione di prestazioni chiave o di aspetti, processi, obiettivi e funzionamento significativi del sistema di gestione; e) raccogliere le informazioni necessarie riguardanti il campo di applicazione del sistema di gestione, i processi e la(e) localizzazione(i) del cliente, della conformità a leggi e regolamenti (per esempio qualità, ambiente, aspetti legali relativi all attività del cliente, rischi associati, ecc.); f) riesaminare l allocazione di risorse per l audit di Stadio 2 e concordare con il cliente i dettagli dell audit di Stadio 2; g) fornire elementi per la pianificazione dell audit di Stadio 2, acquisendo una sufficiente conoscenza del sistema di gestione e delle attività del sito del cliente, con riferimento ai possibili aspetti significativi; h) valutare se gli audit interni e il riesame da parte della direzione siano stati pianificati e/efficacemente eseguiti; i) valutare se l Azienda cliente gestisca correttamente le Non Conformità, Azioni Correttive/Preventive relative al Sistema Qualità e i reclami provenienti dalle parti interessate l) valutare che il livello di attuazione del sistema di gestione fornisca l evidenza che il cliente è pronto per l audit di Stadio 2. Nel corso dell Audit di Stadio 1 vengono identificati in particolare quei rilievi che in Fase 2 sarebbero classificati come Non Conformità e che determinerebbero pertanto l interruzione dell iter di certificazione (si veda 6.2.3). Al termine dell Audit di Stadio 1, viene rilasciato al Cliente un rapporto che contiene le risultanze dello Stadio 1, compresa l indicazione dei rilievi che nell Audit di Stadio 2 potrebbero essere classificati come Non Conformità, e un giudizio circa il livello di attuazione del sistema. Si possono presentare le seguenti situazioni: - l audit non ha fatto registrare alcun rilievo ovvero i rilievi verbalizzati sono tali da poter proseguire con l attività di audit di Stadio 2 - l audit ha fatto registrare rilievi di gravità e/o numerosità tali da rendere necessario la risoluzione dei rilievi da parte dell azienda prima di eseguire l audit di Stadio 2 - l azienda non è pronta per lo stadio 2 dell audit di certificazione e deve essere sottoposta un ulteriore audit di stadio 1 per poter procedere nell iter di certificazione Il Rapporto di Audit di Stadio 1, viene stampato in duplice copia e firmato dal Lead Auditor e dal rappresentante dell Azienda cliente; una copia rimane all Azienda cliente e l altra viene consegnata a ICE per la successiva delibera. L intervallo temporale fra l Audit di Stadio 1 e l Audit di Stadio 2, viene definito da ICE, tenendo conto delle esigenze del Cliente per la risoluzione di eventuali problemi identificati durante l audit di Stadio 1. In ogni caso, l Audit di Stadio 2 non può essere eseguito oltre 6 mesi dalla data di effettuazione dell Audit di Stadio 1; trascorso tale termine, ICE si riserva di fare decadere l iter di certificazione in essere. In tale caso, qualora il Cliente desideri riprendere l iter di certificazione, dovrà presentare una nuova richiesta con conseguente ripetizione dell iter certificativo ex-novo e riaddebito dell importo relativo. A conclusione dell Audit di Stadio 1, il Gruppo di Audit conferma o meno l adeguatezza dei giorni/uomo previsti per l Audit di Stadio 2 e l assegnazione di risorse per l Audit di Stadio 2. Dall analisi dell Audit di Stadio 1 potrebbe infatti scaturire la necessità di rivedere le risorse allocate o la durata dell Audit di Stadio 2, per esempio a seguito di una migliore definizione del campo di applicazione e/o nel caso di subentro di complicazioni, e si potrebbe rendere necessaria una modifica del contratto in essere con l Azienda. 5 Possono essere concesse eventuali proroghe solo in casi eccezionali e motivati (es. chiusura stagionale dell azienda), e autorizzati da ICE. Rev. 1 del Pagina 8 di 24

9 L'Azienda può sollevare riserve sui contenuti del rapporto, formalizzandole sul Rapporto stesso (eventuali divergenze di opinione riguardante le conclusioni deve essere discussa e se possibile risolta). Qualora entro 10 giorni dal termine dell audit di stadio 1, l Azienda cliente non riceva alcuna comunicazione, o in caso di ricezione della notifica dell audit di stadio 2 da parte di ICE, il rapporto della verifica potrà considerarsi automaticamente confermato. Viceversa, se a seguito di analisi interna, ICE dovesse ritenere opportune delle modifiche ai contenuti del rapporto rilasciato, ne darà comunicazione formale al Cliente, fornendone spiegazioni e indicazione delle azioni successive AUDIT STADIO 2 L Audit di Stadio 2 viene sempre eseguito presso i luoghi ove si svolgono le attività oggetto di certificazione al fine di verificare la corretta applicazione ed efficacia del Sistema di Gestione Qualità. L obiettivo dell Audit di Stadio 2 è: a) verificare la chiusura e la correzione degli eventuali rilievi emersi nel corso dello Stadio 1 b) raccogliere le informazioni e le evidenze circa la conformità del Sistema di Gestione Qualità a tutti i requisiti della norma o di altro documento normativo applicabile; c) verificare che il Cliente abbia attuato un sistema per il monitoraggio interno, la misurazione, la rendicontazione e il riesame delle prestazioni, con riferimento agli obiettivi ed ai traguardi fondamentali definiti d) verificare che il sistema di gestione del cliente e le sue prestazioni siano conformi alle prescrizioni legali; e) verificare che il sistema garantisca il controllo dei processi aziendali; f) verificare l efficacia e la completezza del sistema di audit interni e del Riesame da parte della Direzione, e la responsabilità della Direzione per le politiche dei clienti g) valutare i collegamenti fra i requisiti normativi, la politica, gli obiettivi ed i traguardi delle prestazioni (coerentemente alle attese della norma del sistema di gestione applicabile o di altro documento normativo), le prescrizioni legali applicabili, le responsabilità, la competenza del personale, le attività, le procedure, i dati di prestazioni e le risultanze e le conclusioni degli audit interni La conduzione dell audit di stadio 2 prevede interviste nei reparti aziendali con il personale dell azienda cliente, da parte del Gruppo di Audit al fine di prendere visione dei processi sviluppati e della documentazione utilizzata e prodotta, adottando criteri di campionamento tali da assicurare la rappresentatività e la significatività, in relazione alla criticità dei processi esaminati. A conclusione dell Audit di Stadio 2, il LA tiene una riunione finale con la Direzione e/o il Rappresentante della Direzione, durante la quale l Azienda cliente ha la possibilità di formulare domande/osservazioni circa le conclusioni e consegna all Azienda cliente il Rapporto di Audit ed eventuali rilievi emersi nel corso dell audit. L'Azienda può sollevare riserve sui contenuti del rapporto, formalizzandole sul Rapporto stesso (eventuali divergenze di opinione riguardante le conclusioni deve essere discussa e se possibile risolta). Il Rapporto di Audit di Stadio 2, viene stampato in duplice copia e firmato dal Lead Auditor e dal rappresentante dell Azienda cliente; una copia rimane all Azienda cliente e l altra viene consegnata a ICE per la successiva delibera. Qualora entro 10 giorni dal termine dell audit di stadio 2, l Azienda cliente non riceva alcuna comunicazione, o in caso di ricezione della notifica dell audit di stadio 2 da parte di ICE, il rapporto della verifica potrà considerarsi automaticamente confermato. Viceversa, se a seguito di analisi interna, ICE dovesse ritenere opportune delle modifiche ai contenuti del rapporto rilasciato, ne darà comunicazione formale al Cliente, fornendone spiegazioni e indicazione delle azioni successive. Eventuali rilievi verbalizzati sono gestiti come specificato al Rev. 1 del Pagina 9 di 24

10 6.2.3 GESTIONE DEI RILIEVI Le risultanza dell Audit di Stadio 1 sono notificati all azienda senza alcuna classificazione; in particolare sono identificati quei rilievi che se permangono nell Audit di Stadio 2, potrebbero essere classificati come Non Conformità. I rilievi notificati all azienda nel corso delle altre tipologie di audit previste sono classificati in base alla gravità delle carenze riscontrate in Non Conformità (NC), Osservazioni (OSS) e Commenti (C). Circa la definizione dei rilievi si rimanda al relativo modulo Rilievi riscontrati. Per le Non Conformità e le Osservazioni, l Azienda deve definire e comunicare a ICE la proposta dei trattamenti e delle azioni correttive / preventive che intende intraprendere. Nella tabella seguente sono riportati le modalità e i tempi di comunicazione del trattamento / piano di azioni e di verifica successiva da parte di ICE: TIPO DI RILIEVO AZIONI RICHIESTE ATTUAZIONE E CHIUSURA ENTRO VERIFICA ATTUAZIONE ED EFFICACIA Non (NC) Conformità Analisi della causa e definizione di trattamento /azione correttiva, entro 15 giorni dall audit Entro 90 giorni Mediante un audit supplementare su base documentale o in campo, entro 3 mesi dall audit Osservazione (OSS) Analisi della causa e definizione di trattamento /azione correttiva, entro 15 giorni dall audit Entro 90 giorni Successivo audit di sorveglianza o rinnovo Commento (C) No (si richiede che l azienda effettui una analisi interna e valutazione per deciderne l eventuale recepimento) No Successivo audit di sorveglianza o rinnovo (ICE verificherà se e come l azienda ha perso in carico il rilievo) Deroghe alle tempistiche sopra indicate dovranno essere approvate e concordate con ICE. ICE si riserva comunque di richiedere l invio del trattamento / azioni correttive anche in caso di Osservazioni, in funzione del tipo e numero dei rilievi e dei risultati complessivi dell audit. 6.3 ESAME DEL COMITATO DI DELIBERA Tutta la documentazione prodotta durante l'audit, insieme alla documentazione commerciale e alle proposte ed evidenze delle azioni correttive per la chiusura degli eventuali rilievi (incluse le informazioni di dominio pubblico sull Azienda), viene consegnata a ICE e sottoposta al Comitato di Delibera. Il Comitato di Delibera è l organo deliberante di ICE. Il Comitato di Delibera, dopo aver preso visione della documentazione consegnata e di ogni altra informazione pertinente e sulla base di quanto proposto dal LA, può: - richiedere chiarimenti e/o una integrazione documentale al Lead Auditor che ha effettuato l audit e/o all Azienda richiedente, qualora la documentazione non fornisce sufficienti evidenze per esprimere un giudizio o presenti inesattezze o incompletezze; - richiedere un audit supplementare presso il cliente e/o tramite invio della documentazione necessaria a ICE (tali valutazioni saranno a carico del cliente e dovranno essere comunicate, concordate e pianificate con il cliente) prima di esprimersi in merito; - approvare la concessione della certificazione; - approvare la concessione della certificazione con richiesta di anticipare il prossimo audit di sorveglianza; - non approvare la concessione della certificazione L esito della valutazione effettuata dal Comitato di Delibera e la relativa decisione finale sono formalizzate su apposito modulo di Rapporto Conclusivo a firma dei componenti il Comitato di Delibera. Rev. 1 del Pagina 10 di 24

11 Il Comitato di Delibera si riunisce anche per decidere in merito a: - rinnovo della Certificazione; - estensione/riduzione della Certificazione; - riduzione della Certificazione; - sospensione della Certificazione; - ritiro/annullamento della Certificazione; - ripristino del provvedimento di sospensione della certificazione ESITO POSITIVO DEL COMITATO DI DELIBERA ED MISSIONE DEL CERTIFICATO A seguito di valutazione positiva da parte del Comitato di Delibera, ICE emette e notifica al Cliente il Certificato di Conformità. L invio del Certificato è subordinato al pagamento dell importo concordato per l attività di verifica eseguita. Ogni eventuale riferimento a Certificati non ancora formalmente redatti e notificati sarà considerato abusivo agli effetti della legge e della presente regolamentazione contrattuale con la conseguenza che ICE si riserva, in tal caso, il diritto di risolvere il contratto e di richiedere il risarcimento dei danni per l'inadempimento all'obbligo sopra specificato e per le relative conseguenze nei confronti del nome, della reputazione e dell'immagine di ICE ESITO NEGATIVO DEL COMITATO DI DELIBERA A seguito di giudizio negativo dal Comitato di Delibera, ICE non può dar corso al rilascio del Certificato e informerà il cliente di tale decisione e delle azioni da intraprendere. Qualora il Cliente non intende accettare le decisioni prese a suo carico, può dare avvio a una procedura di ricorso secondo le modalità descritte al 18. Ricevuta la comunicazione di esito negativo, l Azienda cliente potrà decidere di rinunciare alla certificazione o di proseguire nell iter di certificazione. Qualora il cliente desideri proseguire con la certificazione ICE, deve presentare una nuova Domanda Ufficiale e ripetere l iter certificativo ex-novo. 7. UTILIZZO DEL CERTIFICATO E DEL MARCHIO ICE Per tutto il periodo di validità del Certificato, il cliente può fare riferimento al Certificato nelle proprie pubblicazioni di carattere tecnico e pubblicitario, nella propria corrispondenza, ecc, soltanto a condizione che ogni riferimento sia corretto nei modi e non induca ad errate interpretazioni. È possibile la riproduzione del Certificato rilasciato da ICE, purchè riproduca integralmente l originale (non sono ammesse copie parziali); sono consentiti ingrandimenti/riduzioni purchè il documento risulti leggibile e la sua struttura non risulti modificata. È ammesso inoltre la pubblicazione del Certificato rilasciato da ICE sui siti web. Analogamente per quanto riguarda il marchio ICE, fornito solo su richiesta. Il marchio ICE inoltre, non può essere utilizzato nei seguenti casi: - sui prodotti realizzati o forniti (macchine, attrezzature, ecc) - sugli imballaggi o sulle confezioni (primari) - sui documenti che siano diretta espressione del servizio per il quale l Azienda è stata certificata (es. nel caso di laboratori di prova / taratura, sui rapporti di prova e certificati di taratura) - su alcun tipo di documentazione tecnica / cataloghi che richiami in qualche modo il prodotto (es. dichiarazioni di conformità ai fini della marcatura CE) - su carta intestata di azienda con più sedi non tutte coperte dalla certificazione Rev. 1 del Pagina 11 di 24

12 Inoltre, qualora l oggetto della certificazione non comprende tutte le attività svolte dall Azienda, nella pubblicizzazione deve essere chiaramente indicato l ambito della certificazione (es. limitatamente alle attività e/o ai siti coperti da certificazione.). Circa l utilizzo del marchio ICE valgono le seguenti regole: - può essere utilizzato sui biglietti da visita del personale (in tale caso non può essere abbinato il marchio di Accredia); - può essere utilizzato su carta intestata e documenti in genere, quali fax, , materiale pubblicitario e promozionale, sito web, ecc; - deve essere utilizzato solo in riferimento ai prodotti/servizi/siti, oggetto della certificazione concessa (riportati sul certificato); - deve essere riportato unitamente al logo e/o alla ragione sociale dell Azienda certificata; - può essere utilizzato in abbinamento al logo ACCREDIA (circa le regole di utilizzo del marchio ACCREDIA si rimanda al 8) Sui prodotti realizzati o forniti (macchine, attrezzature, ecc) e sugli imballaggi o sulle confezioni (primari), è consentito l utilizzo della seguente dicitura (o dicitura analoga), in abbinamento alla ragione sociale o al logo dell azienda: Azienda con Sistema di Gestione Qualità certificato da ICE in conformità alla norma UNI EN ISO 9001:XXX Il marchio può essere utilizzato a colori, in tal caso dovranno essere rispettati i colori propri del marchio stesso (blu PANTONE 280), oppure in versione monocromatica (di qualsiasi colore). Le presenti prescrizioni si applicano anche nel caso in cui si faccia uso di marchi trasferibili (ad es. adesivi). Il cliente deve informare il personale che può far uso del marchio, delle sopraindicate prescrizioni. In caso di sospensione o ritiro/annullamento dell attestato, il cliente deve cessare immediatamente di fare qualsiasi riferimento alla certificazione e nel caso di riduzione del campo di applicazione deve rettificare i materiali pubblicitari che fanno riferimento alla certificazione. 8. USO DEL MARCHIO ACCREDIA Sia ICE che i suoi Clienti hanno l obbligo di attenersi alle prescrizioni del Regolamento RG-09 di ACCREDIA per l uso del marchio, disponibile sul sito In particolare, i certificati rilasciati da ICE sotto accreditamento di Accredia, riporteranno il marchio di Accredia, secondo criteri di cui al suddetto Regolamento di Accredia. L uso del Marchio ACCREDIA da parte dei Clienti è consentito esclusivamente in abbinamento al logo ICE e in conformità alle regole previste dal Regolamento stesso, alla cui lettura si rimanda per una completa informazione vedi Figura 1 (i due simboli devono essere adiacenti e di dimensioni analoghe). In alternativa alla soluzione grafica di cui in Figura 1 (Marchio ACCREDIA in abbinamento al Marchio dell Organismo accreditato), è consentito di apporre, nelle immediate adiacenze del Marchio ICE (in basso, in alto o lateralmente), la scritta (bilingue o monolingue): Organismo accreditato da ACCREDIA Body accredited by ACCREDIA Le prescrizioni di corretto utilizzo del marchio ACCREDIA da parte dei clienti prevedono ad esempio, elenco non esaustivo, le seguenti: - il Marchio ACCREDIA non può essere utilizzato disgiunto dal marchio ICE Rev. 1 del Pagina 12 di 24

13 - è consentito l utilizzo del Marchio ACCREDIA, congiuntamente a quello di ICE, su carta intestata e documenti in genere, quali fax, , materiale pubblicitario e promozionale, sito web, ecc (ad eccezione di qualsiasi documentazione tecnica riguardante ai prodotti realizzati) - è consentito l utilizzo del Marchio ACCREDIA, congiuntamente a quello di ICE su beni e mezzi strumentali utilizzati per la realizzazione dei processi rientranti nell ambito del sistema di gestione certificato (quali veicoli commerciali, edifici, nonché camici e tute da lavoro e simili) ad esclusione degli oggetti che si configurano come prodotti oggetto di specifica certificazione, specie se cogente o regolamentata (macchine, attrezzature, dispositivi di protezione individuale, ecc..) completato con la dicitura (o dicitura analoga): Azienda con Sistema di Gestione Qualità certificato da ICE In conformità alla norma UNI EN ISO 9001:XXX - il marchio ACCREDIA il Marchio ACCREDIA non può essere utilizzato in modo da lasciare erroneamente intendere che ACCREDIA abbia certificato o approvato il prodotto o il personale di un intestatario della certificazione accreditata, o in altra maniera comunque fuorviante - l intestatario/licenziatario della certificazione può usare il Marchio ACCREDIA sui prodotti, relativi imballaggi e confezioni nei termini previsti dal Regolamento ACCREDIA RG-09 (in particolare al punto 6.3) - non è consentito l utilizzo del Marchio ACCREDIA, né del marchio di ICE, né, tantomeno, del marchio congiunto, in alcun tipo di documentazione tecnica che possa richiamare in qualche modo il prodotto (es.: dichiarazioni di conformità ai fini della marcatura CE). Figura 1 Combinazione logo ACCREDIA - ICE Il cliente deve informare il personale che può far uso del marchio, delle sopraindicate prescrizioni. 9. ELENCO DELLE CERTIFICAZIONI EMESSE A seguito della concessione della certificazione, ICE aggiorna il proprio database contenente i dati relativi alla corretta e univoca identificazione del Certificato rilasciato: identificazione dell Azienda e relativa localizzazione geografica (sia della sede centrale che di tutti i siti coperti da campo di applicazione nel caso di aziende multi sito); numero di certificato; la norma di riferimento; il campo di applicazione; la data di emissione dell attestato. Il database viene tenuto aggiornato in funzione non solo dell'emissione di nuovi certificati, ma anche dell'eventuale revisione, sospensione o ritiro dei Certificati preesistenti. ICE rende disponibili informazioni relative allo stato delle certificazioni emesse (valido, sospeso, ritirato) a chiunque ne Rev. 1 del Pagina 13 di 24

14 faccia richiesta (circa le modalità per richiedere tali informazioni, si rimanda al sito internet Per le certificazioni ricadenti nei settori IAF coperti dal Certificato di Accreditamento, ICE comunica periodicamente ad Accredia, i dati relativi ai soggetti in possesso di certificazione rilasciata da ICE, per l inserimento delle informazioni nella banca dati ad accesso pubblico consultabile sul sito di Accredia Analogamente, sono comunicati ad Accredia e/o alle eventuali autorità competenti, ove applicabile, eventuali provvedimenti di sospensione e ritiro/annullamento delle certificazioni rilasciate, nei tempi e modi da questi stabiliti. I dati relativi ai certificati emessi e il relativo stato, possono essere anche forniti da ICE, su richiesta, a terzi che ne facciano richieste e che ne abbiano diritto. 10. MANTENIMENTO DELLA CERTIFICAZIONE Durante il periodo di validità del certificato emesso, ICE effettua audit programmati per il mantenimento del certificato: audit di sorveglianza e audit di rinnovo 10.1 AUDIT DI SORVEGLIANZA Al fine di valutare il mantenimento della conformità e dell efficacia del sistema di gestine qualità, ICE effettua audit di sorveglianza, con periodicità annuale (12 mesi). Gli audit di sorveglianza sono effettuati entro e non oltre i 12 mesi dall audit di sorveglianza precedente. La data del primo audit di sorveglianza (successivo all audit di certificazione iniziale) non deve superare i 12 mesi dall ultimo giorno dell audit di Stadio 2. La periodicità e l estensione (sedi/siti, attività, processi, ecc) degli audit di sorveglianza sono riportati nel Programma degli audit. Eventuali scostamenti dalle periodicità indicate nel Programma degli audit, per giustificati motivi, devono essere approvati e concordati con ICE (tali scostamenti non dovrebbero superare i due mesi rispetto alla pianificazione iniziale); l impossibilità di procedere all audit oltre tale termine e/o qualora ICE ritenesse non sufficienti le motivazioni addotte dal cliente per giustificare la richiesta di posticipo, ICE può attivare la procedura di sospensione (Cfr. 14). Durante gli audit di sorveglianza sono verificati i seguenti aspetti: - gli elementi di mantenimento del sistema (audit interni, riesami della Direzione, azioni correttive e preventive, reclami dei clienti, aree/elementi soggette a cambiamenti/modifiche) - attuazione ed efficacia dei trattamenti e delle azioni correttive/preventive messe in atto dall Azienda a seguito dei rilievi verbalizzati nell audit precedente - riesame delle modifiche apportate relativamente alla certificazione in essere; - efficacia del sistema di gestione riguardo il conseguimento degli obiettivi stabiliti dall Azienda - avanzamento delle attività pianificate mirate al miglioramento continuo delle prestazioni del sistema - continua tenuta sotto controllo delle attività Inoltre, possono essere incluse tra gli elementi da verificare in sorveglianza, i seguenti : - richieste da parte di ICE circa glia spetti attinenti alla certificazione - riesame delle dichiarazioni del cliente riguardo le proprie attività (per es. materiale promozionale, sito web, ecc) - richieste all Azienda cliente di fornire documenti e registrazioni (su mezzi cartacei o elettronici) - altri mezzi di monitoraggio delle prestazioni del cliente certificato Al termine dell audit di sorveglianza, il Lead Auditor consegna al cliente una copia il Rapporto di Audit, che il cliente sottoscrive. Rev. 1 del Pagina 14 di 24

15 Il Rapporto di Audit si intende confermato da ICE qualora l Azienda non riceva alcuna comunicazione contraria entro 10 giorni dal termine dell audit. Viceversa, se a seguito di analisi interna, ICE dovesse ritenere opportune delle modifiche ai contenuti del rapporto rilasciato, ne darà comunicazione formale al Cliente, fornendone spiegazioni e indicazione delle azioni successive. Eventuali rilievi verbalizzati negli audit di sorveglianza sono gestiti come specificato al AUDIT DI RINNOVO L audit di rinnovo viene effettuato al fine di valutare il continuo soddisfacimento di tutti i requisiti della norma ISO L audit di rinnovo ha come scopo: - la conferma della conformità e dell efficacia del sistema di gestione nel suo complesso - la continua pertinenza ed applicabilità del sistema di gestione al campo di applicazione della certificazione A tale scopo, l audit di rinnovo prende in considerazione tutti i requisiti della norma ISO 9001, le prestazione del sistema qualità nell arco del periodo di certificazione e comprende anche il riesame dei precedenti rapporti di audit di sorveglianza. Tali audit inoltre prevedono un nuovo esame documentale e una verifica in campo in tutte le attività oggetto di certificazione. In casi particolari (ad esempio nel caso di modifiche significative nel sistema di gestione, nell Azienda o nel contesto in cui l Azienda opera, quali il caso di modifiche nella legislazione), può essere pianificato un audit Stadio 1. Nel caso di Aziende multi sito o nel caso di certificazioni emesse a fronte di più norme di sistema di gestione, la pianificazione dell audit di rinnovo deve garantire un adeguata copertura dell audit sul campo. Al fine di potere garantire la continuità della certificazione, l iter completo di rinnovo si deve concludere entro la scadenza del certificato in corso di validità 5. Al fine di rispettare la tempistica di cui sopra e consentire l eventuale gestione dei rilievi che potrebbero emergere nel corso dell audi, con eventuale possibilità di dover eseguire un audit supplementare per verificarne la chiusura, l audit di rinnovo deve essere eseguito con debito anticipo. Il periodo entro cui deve essere eseguito l audit di rinnovo è riportato nel Programma degli audit trasmesso allegato ai Rapporti di Audit negli audit precedenti (al primo rilascio o al rinnovo precedente). Qualora l Azienda non ottemperi alle tempistiche sopra indicate circa l esecuzione dell audit di rinnovo, la certificazione scade a partire dal giorno successivo alla data di scadenza indicata sul certificato e qualora l azienda volesse riattivare l iter di certificazione, dovrà presentare una nuova richiesta con conseguente ripetizione dell iter certificativo ex-novo e riaddebito dell importo relativo. Il Contratto in essere si rinnova tacitamente di triennio in triennio, salvo che l Azienda non presenti formale disdetta con un preavviso minimo di 6 (sei) mesi rispetto alla scadenza del certificato, nelle modalità e condizioni previste nelle Condizioni Generali del Contratto. Decorso tale termine, il Contratto si considera tacitamente rinnovato e ICE potrà proseguire con l invio al cliente del modulo di Richiesta di aggiornamento dei dati per l eventuale remissione dell offerta economica per il successivo triennio di certificazione e/o del Programma degli audit. Circa le condizioni contrattuali relative alla durata, efficacia e rescissione del contratto, si rimanda al 10. Al termine dell audit di rinnovo, il Lead Auditor consegna al cliente una copia il Rapporto di Audit, che il cliente sottoscrive; l altra copia viene consegnata a ICE per la successiva delibera. La delibera in sede di rinnovo della certificazione, si basa sui risultati dell audit di rinnovo, sui risultati degli audit 5 Possono essere concesse eventuali proroghe solo in casi eccezionali e motivati (es. chiusura stagionale dell azienda), e autorizzati da ICE. Rev. 1 del Pagina 15 di 24

16 precedenti nell arco del triennio di validità della certificazione e sui reclami ricevuti da parte degli utilizzatori della certificazione. Il Rapporto di Audit si intende confermato da ICE qualora l Azienda non riceva alcuna comunicazione contraria entro 10 giorni dal termine dell audit. Viceversa, se a seguito di analisi interna, ICE dovesse ritenere opportune delle modifiche ai contenuti del rapporto rilasciato, ne darà comunicazione formale al Cliente, fornendone spiegazioni e indicazione delle azioni successive. Eventuali rilievi verbalizzati negli audit di rinnovo sono gestiti come specificato al A seguito dell esito positivo del Comitato di Delibera, viene concessa una proroga della validità del certificato per ulteriori 3 anni. 11. AUDIT SUPPLEMENTARI ICE si riserva il diritto di eseguire audit supplementari, rispetto al programma degli audit triennale, nei seguenti casi (elenco non esaustivo): - al fine di verificare la chiusura di eventuali rilievi riscontrati nel corso degli audit; - a fronte di segnalazioni/reclami ricevuti sull Azienda cliente o dall Azienda cliente stessa; - a seguito di cambiamenti significativi apportati dall Azienda al proprio sistema e comunicati a ICE; - a seguito di richieste di estensione/riduzione della certificazione emessa da ICE - a fronte di necessità emerse in fase o in seguito al rilascio del certificato (per esempio qualora si renda necessario approfondire le informazioni/dati erroneamente comunicati/taciuti dal cliente in sede di prima certificazione e/o di rinnovo della certificazione - nel caso di revoca o riattivazione della certificazione a seguito di revoca o sospensione - ecc Gli audit supplementari sono decisi da ICE e comunicati per iscritto all Azienda cliente, anche con un preavviso minimo di 3 giorni (pari al tempo concesso da ICE per l eventuale ricusazione del Gruppo di Audit). I costi degli audit supplementari sono a carico dell Azienda cliente e valutati in base a quanto riportato nel Contratto AUDIT DI ESTENSIONE/RIDUZIONE DEL CERTIFICATO Nel caso di richiesta di variazioni del campo di applicazione del certificato (estensioni/riduzioni), l Azienda cliente dovrà inviare richiesta scritta e compilare apposito modulo di richiesta e si procede analogamente alle modalità descritte per la richiesta iniziale di certificazione (cifr. 5.1). L audit viene pianificato ed eseguito secondo le medesime modalità descritte ai precedenti. Tali audit possono essere svolti anche in occasione dell audit di sorveglianza. A seguito dell esito positivo dell estensione/riduzione del certificato, il certificato viene riemesso AUDIT SENZA PREAVVISO O CON PREAVVISO MINIMO ICE si riserva di eseguire audit supplementari anche senza preavviso o con preavviso minimo sull Azienda certificata per validi motivi, quali: - per indagare su reclami/segnalazioni particolarmente significativi ricevuti da terze parti - in seguito a modifiche importanti apportate dall Azienda al proprio sistema qualità - come azione conseguente nei confronti di clienti cui è stata sospesa la certificazione - nel caso di uso improprio del certificato e/o del marchio - nel caso di provvedimenti giudiziari / gravi irregolarità connesse al sistema qualità certificato - a seguito di richieste specifiche di Accredia Le regole relative allo svolgimento di tali audit sono stabilite da ICE di volta in volta, a seconda delle circostanze verificatesi e comunicare in anticipo al cliente. Rev. 1 del Pagina 16 di 24