LINEE GUIDA PERMANENTI

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1 Un programma dell Unione europea MEDIA 2007 ( )* LINEE GUIDA PERMANENTI EACEA/2013 ALLA PRESENTAZIONE DI PROPOSTE PER OTTENERE UN FINANZIAMENTO COMUNITARIO NEL SETTORE DELLA DISTRIBUZIONE TRANSNAZIONALE DI FILM EUROPEI - AGENTI DI VENDITA LINEE GUIDA INTERNAZIONALI - ALLA PRESENTAZIONE DI PROPOSTE PER OTTENERE UN FINANZIAMENTO *Decisione COMUNITARIO n. 1718/2006/EC NEL SETTORE DEL del Parlamento europeo e del Consiglio NB: questo documento è una traduzione a cura di MEDIA Desk Italia ed delle linee guida permanenti relative al Sostegno alla Distribuzione Transnazionale dei film europei, pubblicate in lingua inglese dall Eacea per conto della Commissione Europea. In caso di interpretazione controversa, prevarranno sempre le versioni originali sulla traduzione italiana, che ha esclusivamente un valore informativo e di diffusione del Programma MEDIA tra i professionisti italiani. Si prega di notare che i contratti/decisioni standard per le sovvenzioni dell Agenzia sono attualmente in revisione a causa dell entrata in vigore dal 1 gennaio 2013 del nuovo Regolamento Finanziario e delle sue Regole di Applicazione. L Agenzia pubblicherà la bozza delle decisioni/contratti di sovvenzione relativi a questo bando il prima possibile e, in ogni caso, a tempo debito prima della scadenza della presentazione delle domande di candidatura. Si prega di notare anche che gli altri documenti disponibili sono già in linea con le nuove disposizioni. L Agenzia si riserva, comunque, il diritto di introdurre modifiche o dettagli aggiuntivi soggetti all adozione del testo finale del Regolamento Finanziario e delle Regole Attuative. In tale caso i cambiamenti verranno annunciati a tempo debito prima della scadenza del bando. Per l anno 2013 si prega far riferimento al Bando per proposte EACEA 07/13 pubblicato il 23/02/2013 sulla G.U. 2013/C - 54/09 disponibile anche sul sito. Febbraio 2013 Tutti i diritti riservati

2 Versione Data Commenti 1.0 Aprile 2012 Prima versione per la pubblicazione 2.0 Gennaio 2013 Seconda versione per la pubblicazione I cambiamenti sotto elencati tengono conto dell entrata in vigore del nuovo Regolamento Finanziario e delle sue Regole Attuative a partire dal 1/01/ Criteri di esclusione Qualora l assegnazione non superi i euro, i candidati non dovranno firmare alcuna dichiarazione sull onore riguardo i criteri di esclusione. 7. Criteri di selezione Qualora l assegnazione non superi i euro, i candidati non dovranno provare la propria capacità finanziaria e operativa. 9. Condizioni finanziarie Si definisce profitto un eccedenza dei ricavi in rapporto ai costi eleggibili Condizioni contrattuali e procedura di pagamento: E stata modificata la data di scadenza del pagamento del prefinanziamento e non sono più obbligatori gli interessi sul prefinanziamento per le sovvenzioni Garanzia: Le garanzie possono essere richieste solo qualora la sovvenzione superi i euro Costi eleggibili: L IVA non deducibile sarà eleggibile eccetto che per le attività di enti pubblici negli Stati Membri. 13. Procedura per la presentazione delle domande di candidatura 13.4 Regole applicabili: Fare riferimento alla legislazione recente e al nuovo Regolamento Finanziario 2

3 CONTENUTI EACEA MEDIA AGENTI DI VENDITA INTERNAZIONALI 1. INTRODUZIONE 4 2. OBIETTIVI E PRIORITA OBIETTIVI GENERALI DEL PROGRAMMA OBIETTIVI SPECIFICI DELLO SCHEMA AUTOMATICO AGENTI DI VENDITA PRIORITA 5 3. CALENDARIO CALENDARIO PER LA FASE DI GENERAZIONE CALENDARIO PER LA FASE DI REINVESTIMENTO 6 4. BUDGET DISPONIBILE 7 5. CRITERI DI ELEGGIBILITA CRITERI FORMALI PAESI ELEGGIBILI CANDIDATI ELEGGIBILI ATTIVITA ELEGGIBILI CRITERI DI ESCLUSIONE CRITERI DI SELEZIONE CAPACITÀ OPERATIVA CAPACITÀ FINANZIARIA REVISIONE CONTABILE/AUDIT CRITERI DI ASSEGNAZIONE FASE DI GENERAZIONE FASE DI REINVESTIMENTO CONDIZIONI FINANZIARIE TERMINI CONTRATTUALI E PROCEDURA DI PAGAMENTO GARANZIA DOPPIO FINANZIAMENTO METODO DI FINANZIAMENTO SUB-APPALTO E PROCEDURE DI ASSEGNAZIONE PUBBLICITA PROTEZIONE DEI DATI PROCEDURA PER LA PRESENTAZIONE DI PROPOSTE PUBBLICAZIONE FORMULARI DI CANDIDATURA PRESENTAZIONE DELLA DOMANDA DI SOVVENZIONE REGOLE APPLICABILI CONTATTI 30 3

4 1. INTRODUZIONE Le presenti linee guida spiegano le modalità di presentazione di una proposta nell ambito di un Bando per Proposte Schema Automatico Agenti di Vendita. I bandi per proposte ai quali tali linee guida fanno riferimento verranno pubblicati annualmente. Conformemente al Programma Annuale di Lavoro ( Annual Work Programme ) del Programma MEDIA, i Bandi per Proposte indicheranno il budget assegnato per l azione, il calendario per la presentazione del progetto ed il periodo di eleggibilità dei costi. La pubblicazione nel 2013 del Bando per Proposte sarà soggetta al rinnovo del Programma MEDIA a partire dal 2014 ed all inserimento nello stesso dello Schema di Sostegno Agenti di Vendita. Le presenti linee guida si basano sulla Decisione n 1718/2006/CE del Parlamento europeo e del Consiglio del 15 novembre 2006 relativa all'attuazione di un programma di sostegno al settore audiovisivo europeo (MEDIA 2007) 1 e presenti nel Programma Annuale di Lavoro ( Annual Work Programme ) Il budget totale del Programma MEDIA ammonta a euro. La Commissione Europea è responsabile dell attuazione del Programma MEDIA e delle decisioni relative all assegnazione dei singoli fondi dell Unione Europea. L Agenzia Esecutiva Istruzione, Audiovisivo e Cultura (d ora in avanti denominata l Agenzia ) gestisce il Programma MEDIA per conto e sotto il controllo della Commissione Europea. L unità del Programma MEDIA dell Agenzia Esecutiva - Istruzione, Audiovisivo e Cultura è responsabile per l attuazione dei bandi per proposte Schema Automatico Agenti di Vendita. Le presenti linee guida si rivolgono alle organizzazioni le cui attività contribuiscono alla realizzazione degli obiettivi del Programma MEDIA così come descritto nella Decisione del Consiglio n 1718/2006/EC. Le misure coperte dalla Decisione includono un sostegno alla distribuzione transnazionale di film europei. Le presenti linee guida spiegano come presentare una domanda di candidatura in vista dell ottenimento di un contributo dell Unione Europea. 1 Pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale dell Unione Europea del 24 Novembre 2006 (GU EC L327/12 pp.12-29) 4

5 2. OBIETTIVI E PRIORITA 2.1 Obiettivi generali del programma Gli obiettivi globali del Programma sono i seguenti: Preservare e valorizzare la diversità culturale e linguistica e il patrimonio cinematografico e audiovisivo europeo, garantirne l'accesso al pubblico e favorire il dialogo interculturale; Incrementare la circolazione e la visione delle opere audiovisive europee all'interno e al di fuori dell'unione Europea, anche attraverso una maggiore collaborazione tra gli operatori; Rafforzare la competitività del settore audiovisivo europeo nel quadro di un mercato europeo aperto e competitivo che favorisca l occupazione, anche attraverso la promozione di link tra i professionisti dell audiovisivo. 2.2 Obiettivi specifici dello Schema Automatico Agenti di Vendita Lo scopo dello Schema Automatico Agenti di Vendita" è quello di incoraggiare e sostenere la più ampia distribuzione transnazionale di film europei recenti così da generare un sostegno finanziario per gli agenti di vendita, determinato dalla loro stessa prestazione sul mercato, per un ulteriore reinvestimento in film recenti europei non-nazionali. Tale schema ha anche lo scopo di incoraggiare lo sviluppo di collegamenti tra il settore della produzione e quello della distribuzione migliorando in questo modo la competitività dei film europei non-nazionali e delle società europee. 2.3 Priorità Le presenti linee guida si rivolgono alle società europee le cui attività contribuiscono al raggiungimento degli obiettivi sopra citati, in particolare alle società di agenti di vendita. Esse spiegano le modalità di presentazione di una proposta al fine di generare un Fondo potenziale in risposta ai bandi per proposte nell ambito dello Schema Automatico Agenti di Vendita. Il sostegno "Agenti di Vendita" è costituito da due fasi: 1. La generazione di un fondo potenziale, calcolato in funzione dei risultati della società sul mercato europeo in un dato periodo. 2. Il reinvestimento: il fondo potenziale generato in questo modo da ciascuna società deve essere reinvestito in: - minimi garantiti o anticipi per la vendita internazionale di diritti di nuovi film europei non nazionali; - spese di marketing, di promozione e di pubblicità di nuovi film europei non nazionali. 5

6 3. CALENDARIO Si prega di leggere con attenzione la sezione 13 delle presenti linee guida relativamente alla presentazione delle domande di candidatura. E previsto che il bando per proposte sarà pubblicato annualmente nel primo trimestre del 2012 e Calendario per la fase di Generazione Il Bando per Proposte che sarà pubblicato annualmente indicherà la data di scadenza della presentazione delle domande di candidatura per la Generazione di un fondo potenziale. E previsto che la data di scadenza per la Generazione sarà durante il secondo trimestre dell anno di pubblicazione del Bando per Proposte. Gli anni di riferimento per i biglietti (ingressi) eleggibili saranno i 5 anni precedenti la pubblicazione del bando per proposte. gli anni di riferimento per il bando pubblicato nel 2012 saranno gli anni di riferimento per il bando pubblicato nel 2013 saranno Per l anno 2013 si prega far riferimento al Bando per proposte EACEA 07/13 pubblicato il 23/02/2013 sulla G.U. 2013/C - 54/09 qui allegato, con la seguente data di scadenza per la Generazione di un fondo potenziale: 18 giugno 2013 I candidati saranno di norma informati entro 7 mesi dalla data di scadenza fissata per la presentazione delle domande sia nel caso in cui essi abbiano generato un fondo potenziale per un successivo reinvestimento sia in caso contrario. Comunque, poiché il processo richiede, prima di essere concluso, la chiusura del processo Automatico di Generazione, potrà esserci un ulteriore ritardo alla fine del processo. La decisione sarà definitiva. Nel caso in cui una candidatura venga respinta, l Agenzia informerà il proponente il prima possibile esponendo per iscritto le ragioni della decisione nel rispetto dei criteri stabiliti dalle presenti linee guida Calendario per la fase di Reinvestimento Le scadenze per le azioni di reinvestimento del fondo potenziale dovranno rispettare le scadenze indicate nei bandi per proposte annuali. Data di inizio dell azione Il contratto/accordo di vendite internazionali con il produttore può essere firmato non prima della data di scadenza della fase di generazione 6

7 Scadenza per la presentazione dell azione di reinvestimento Le domande di reinvestimento dovranno essere presentate all Agenzia entro 6 mesi dalla firma del contratto/accordo di vendite internazionali con il produttore e non oltre la scadenza per i reinvestimenti indicata nel bando per proposte. Il fondo potenziale che non è reinvestito dal beneficiario entro la data di scadenza sarà perduto. L intenzione è di informare i candidati del risultato della procedura di selezione entro le sedici settimane successive la data utile di presentazione. Per le domande inviate prima del completamento della Generazione, potrà verificarsi un ritardo. Il periodo di eleggibilità dei costi inizia dalla data della firma del contratto internazionale di vendita e termina 18 mesi dopo tale data. Solo quei costi affrontati dal beneficiario nel periodo di eleggibilità dei costi saranno eleggibili. Le azioni di reinvestimento approvate dall Agenzia saranno oggetto di un contratto tra il beneficiario e l Agenzia che specificherà i termini e le condizioni del contributo finanziario accordato. Se dopo la firma dell accordo e l inizio dell azione divenisse impossibile per il beneficiario, per ragioni del tutto giustificate e fuori dal suo controllo, completare l azione nel periodo preventivato, potrà essere concessa un estensione del periodo di eleggibilità. Una proroga di massimo 6 mesi potrà essere concessa, se richiesta un mese prima il termine del periodo di eleggibilità secondo le condizioni e le modalità specificate nell accordo. Per l anno 2013 si prega far riferimento al Bando per proposte EACEA 07/13 pubblicato il 23/02/2013 sulla G.U. 2013/C - 54/09 qui allegato, con la seguente data di scadenza per il Reinvestimento di un fondo potenziale: 2 marzo BUDGET DISPONIBILE Il budget totale stanziato per il co-finanziamento delle azioni nell ambito del presente schema verrà indicato in ciascun Bando per Proposte. Per l anno 2013 si prega far riferimento al Bando per proposte EACEA 07/13 pubblicato il 23/02/2013 sulla G.U. 2013/C - 54/09 qui allegato, il cui budget totale è: euro L'importo del contributo finanziario da assegnare verrà determinato entro i limiti delle risorse di budget disponibili e nel rispetto dei criteri di selezione e di assegnazione. L'importo del sostegno finanziario concesso dall Agenzia in nessun caso potrà superare il 50% del totale dei costi eleggibili dell azione. 7

8 Il beneficiario dovrà garantire il resto del finanziamento. EACEA MEDIA AGENTI DI VENDITA INTERNAZIONALI Generazione : L importo totale annuo del fondo potenziale disponibile per ciascun agente di vendita proponente sarà determinato in base ai film europei recenti non nazionali venduti dagli agenti di vendite. In caso di Reinvestimento, l'importo del contributo finanziario concesso a ciascuna società verrà determinato in funzione del costo e della natura di ciascuna azione di reinvestimento proposta. Il sostegno sarà sotto forma di sussidio. L Agenzia si riserva il diritto di non allocare tutti i fondi disponibili. 5. CRITERI DI ELEGGIBILITA' Le domande di candidatura conformi ai seguenti criteri saranno oggetto di una valutazione approfondita. 5.1 Criteri formali Saranno valutate solo le domande di candidatura compilate utilizzando i formulari di candidatura ufficiali, completi, firmati (sono richieste le firme originali o equivalenti) e inviati entro la data di scadenza indicata. La domanda di candidatura dovrà essere accompagnata da una lettera ufficiale da parte dell organizzazione candidata, un budget in pareggio e tutti gli altri documenti richiesti nella domanda di candidatura. L Agenzia si riserva il diritto di richiedere ulteriori informazioni al candidato Paesi eleggibili I Paesi partecipanti al Programma MEDIA sono i seguenti: Stati membri dell Unione Europea Paesi membri del SEE/Spazio Economico Europeo e EFTA (Norvegia, Islanda e Liechtenstein, Svizzera) Croazia e Bosnia e Erzegovina 2. Paesi a debole capacità produttiva Sono considerati a debole capacità di produzione audiovisiva i seguenti Paesi: Austria, Belgio, Bulgaria, Cipro, Croazia, Danimarca, Estonia, Finlandia, Grecia, Irlanda/Eire, Islanda, Liechtenstein, 2 non appena verrà finalizzato il processo di negoziazione e la formalizzazione della partecipazione di tale Paese al Programma MEDIA. 8

9 Lettonia, Lituania, Lussemburgo, Malta, Norvegia, Olanda, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Romania, Slovacchia, Slovenia, Svezia, Svizzera e Ungheria. Nonché Bosnia e Erzegovina (non appena verrà finalizzato il processo di negoziazione e la formalizzazione della partecipazione di tale Paese al Programma MEDIA) Candidati eleggibili Gli agenti di vendita europei: Tutte le società europee che agiscono in qualità di intermediario per il produttore, specializzate nello sfruttamento commerciale di un film promuovendo e concedendo in licenza un film a distributori o altri compratori per i territori stranieri. Gli agenti di vendita devono essere designati dal produttore del film da un contratto scritto o da un accordo. Un contratto/accordo firmato tra un agente di vendita e un produttore sarà considerato come un contratto/accordo di vendite internazionali solo se concede all agente di vendita il diritto di vendere il film in almeno 10 Paesi partecipanti al Programma MEDIA. Per Società Europea si intende una società che deve essere di proprietà, direttamente o attraverso partecipazione maggioritaria, di cittadini di Stati Membri dell Unione Europea e dell Area Economica Europea (o cittadini di altri Stati Europei che partecipano al Programma MEDIA) e registrate in uno di questi Paesi. Personalità giuridica Al fine di provare la propria esistenza come persona giuridica, il candidato deve aver compilato il Company Form una volta all anno. Insieme a tale modulo, il candidato deve fornire i seguenti documenti: Formulario di personalità giuridica (Legal Entity Form) debitamente compilato e firmato dal legale rappresentante; Formulario di identificazione bancaria ( Bank Identification Sheet ) debitamente compilato, timbrato e firmato sia dal legale rappresentante della società candidata che da un rappresentante della banca. Tali documenti devono indicare il nome dell organizzazione candidata (ragione sociale completa), il numero di iscrizione, l indirizzo della sede sociale, la data e il luogo di registrazione. Una copia del certificato di attribuzione della Partita IVA, incluso il numero di Partita IVA (ANCHE per quei Paesi in cui numero di attribuzione e IVA coincidono). Se l organismo candidato non ha Partita IVA, dovrà scrivere Not applicable nell apposito spazio del formulario. Una copia del certificato di registrazione del richiedente fornito dalle autorità preposte (Registro della Camera di Commercio, Gazzetta Ufficiale, ecc.) e gli Statuti della società 9

10 candidata (incluse copie di tutti i recenti emendamenti sia ai documenti di iscrizione che ai soci, ai direttori, membri del consiglio di amministrazione o legali rappresentanti). Se il nome del rappresentante legale della società candidata non è specificato nel documento di iscrizione ufficiale, è richiesta una copia della sua nomina (es. verbali firmati dal Consiglio di Amministrazione). Se la persona autorizzata a firmare l accordo con l Agenzia non è menzionata nei documenti specificati nel paragrafo precedente, deve essere presentata una delega (firmata da uno dei soggetti prima menzionati) che dia lui l autorità a firmare accordi con l Agenzia per conto della Società. Poiché la struttura giuridica di una società può variare da Paese a Paese il Legal Entity Form è allegato alle presenti linee guida solo a titolo d esempio. I candidati devono scaricare l apposito formulario alla pagina web e compilarlo nella propria lingua nazionale. NB: le persone fisiche che sono registrate con la partita IVA, verranno trattate come società private Attività eleggibili 1. La generazione di un fondo potenziale che sarà calcolato in base ai risultati ottenuti dalla società sul mercato europeo in un dato periodo. 2. Reinvestimento : il fondo potenziale così generato da ogni società in: - minimi garantiti o anticipi per i diritti internazionali di vendite di nuovi film europei non nazionali (modulo 1) - promozione, marketing e pubblicità sul mercato di nuovi film europei non nazionali per la distribuzione cinematografica (modulo 2) Vendite internazionali Tutte le attività commerciali destinate alla promozione e vendita dei diritti di sfruttamento del film sul mercato, in particolar modo presso i distributori cinematografici. Tale attività comprende in particolare: - la negoziazione e la esecuzione dei contratti di cessione dei diritti di sfruttamento dell'opera, - la promozione e la pubblicità di tali opere nell'ambito dei mercati professionali (proiezioni, pubblicità, avvenimenti promozionali) e dei festival; - la creazione e la diffusione presso i potenziali acquirenti di materiale promozionale del film (EPK, foto, making-of,...) - la creazione e la diffusione attraverso la stampa, specializzata o generica, e presso la potenziale audience di materiale promozionale relativo al film (sito web,...). Distribuzione cinematografica Ogni attività commerciale destinata a far conoscere ad un ampio pubblico un film per il suo sfruttamento nelle sale cinematografiche. Tale attività comprende tanto voci di costo "tecniche" per l'edizione dell'opera audiovisiva (doppiaggio/sottotitolaggio, stampa di copie, spedizione di copie, 10

11 ecc...), così come iniziative di marketing e di promozione (realizzazione di trailers e materiale pubblicitario, acquisto di spazi pubblicitari, organizzazione di eventi promozionali, ecc...). Film europeo Tutte le opere recenti di fiction (inclusi i film d'animazione) o i documentari, con una durata minima di 60 minuti, che rispondano alle seguenti condizioni: e l opera deve essere stata prodotta maggioritariamente da uno o più produttori costituiti nei Paesi partecipanti al Programma MEDIA. Per essere considerate effettive produttrici del film, le società di produzione dovranno essere accreditate con tale qualifica. Altri elementi come ad esempio il controllo artistico, la titolarità dei diritti di sfruttamento e la partecipazione agli incassi potranno essere ugualmente presi in considerazione per determinare chi sia effettivamente il produttore; l opera deve essere stata prodotta con un contribuito significativo di professionisti che siano cittadini/residenti nei Paesi partecipanti al programma MEDIA. Si intende partecipazione significativa quando totalizzi più del 50% dei punti sulla base della seguente tabella, (ossia almeno 10 punti per le opere di fiction o il maggior numero di punti se il punteggio è inferiore a 19, nel caso di documentari o film d'animazione in cui non tutte le categorie sono di solito incluse nei credits): + Punti Regista 3 Sceneggiatore 3 Musiche 1 Attore 1 2 Attore 2 2 Attore 3 2 Art Director/Production Design 1 Direttore della Fotografia 1 Montaggio 1 Suono 1 Luoghi di riprese 1 Laboratorio 1 Totale 19 Sono considerati recenti quei film il cui primo copyright sia stato registrato durante i cinque anni precedenti l anno di pubblicazione del bando. Non sono eleggibili per il sostegno i film a carattere pubblicitario, pornografico, razzista o che facciano l apologia della violenza. 11

12 Film europeo nazionale/ non-nazionale I film europei saranno considerati nazionali nello Stato o territorio Membro partecipante al Programma MEDIA i cui cittadini/residenti abbiano partecipato maggioritariamente alla realizzazione del film sulla base dei punti della tabella precedente. Essi saranno considerati non-nazionali in tutti gli altri territori. 6. CRITERI DI ESCLUSIONE I candidati devono attestare di non trovarsi in nessuna delle situazioni previste negli Articoli 106 (1), 109 e 107 del Regolamento finanziario applicabile al budget generale dell Unione Europea 3 e qui di seguito elencate. Sono esclusi dalla partecipazione al presente Bando per proposte i candidati che si trovino in una delle seguenti situazioni: a) che siano in fase o che siano oggetto di una procedura di fallimento, di liquidazione, di amministrazione controllata o di concordato preventivo, di cessazione di attività, o che si trovino in situazioni analoghe risultanti da procedure della stessa natura esistenti nelle legislazioni e nei regolamenti nazionali; b) che siano stati oggetto di una condanna passata in giudicato relativa alla propria condotta professionale; c) che siano stati riconosciuti colpevoli di grave condotta professionale scorretta, con tutti i mezzi che il potere giudiziario possa dimostrare; d) che non abbiano rispettato i propri obblighi relativi al pagamento dei contributi sociali o al pagamento delle imposte secondo le disposizioni legali del Paese di appartenenza o quelle del Paese mandatario del servizio o ancora quelle del Paese dove il progetto viene realizzato; e) che siano stati oggetto di una condanna passata in giudicato per frode, corruzione, partecipazione ad organizzazioni criminali o qualsiasi attività illegale che arrechi danno agli interessi finanziari dell Unione Europea; f) che siano oggetto di sanzioni amministrative in riferimento all Articolo 109 (1) del Regolamento finanziario I candidati non potranno ricevere alcun finanziamento qualora si trovino in una delle seguenti situazioni al momento della procedura di concessione delle sovvenzioni: a) si trovino in una situazione di conflitto di interessi; 3 Questa disposizione non si applica a sovvenzioni minori o uguali a Euro. Articolo 131 (4)(a) 12

13 b) si siano resi colpevoli di false dichiarazioni nel fornire le informazioni richieste dall autorità contraente quale condizione di partecipazione alla procedura di assegnazione delle sovvenzioni o che non abbiano fornito tali informazioni; c) si trovino in una delle situazioni di esclusione in relazione all articolo 106 (1) del Regolamento Finanziario per la presente procedura di assegnazione del sostegno. d) e siano soggetti alla sanzione penale consistente nell esclusione da qualunque contratto o sostegno finanziato sul budget per un periodo massimo di dieci anni. Come previsto dalle disposizioni dell articolo 109 del Regolamento Finanziario, multe amministrative e finanziarie possono essere comminate a candidati che si siano dimostrati colpevoli di false dichiarazioni o che abbiano violato gravemente le proprie obbligazioni contrattuali nel corso di una precedente procedura di assegnazione. Al fine di rispettare tali disposizioni, qualora l assegnazione superi i euro, il candidato deve firmare una dichiarazione d onore affermando di non trovarsi in alcuna delle situazioni fissate dagli articoli 106 (1), 107 e 109 del Regolamento Finanziario. 7. CRITERI DI SELEZIONE I candidati devono disporre di risorse finanziarie stabili e sufficienti a sostenere la propria attività nel periodo di realizzazione dell azione o nell anno per il quale il finanziamento è stato assegnato e per partecipare al suo finanziamento. Essi devono disporre delle competenze e delle qualifiche professionali richieste per portare a buon fine l azione o il programma di lavoro proposti. I candidati devono presentare una dichiarazione sull onore, completa e firmata, che attesti la loro personalità giuridica e la capacità operativa e finanziaria necessaria per portare a buon fine le attività proposte. Saranno esclusi i candidati che non forniranno i documenti richiesti o che, sulla base dei documenti forniti non soddisferanno i criteri di selezione Capacità operativa Al fine di permettere di valutare la loro capacità operativa, qualora l assegnazione superi i euro, i candidati devono allegare alla loro candidatura: Il curriculum vitae del rappresentante legale della società Il curriculum vitae del responsabile delle vendite internazionali (se quest'ultimo non è la medesima persona). 13

14 7.2. Capacità finanziaria Al fine di permettere di valutare la loro capacità finanziaria, qualora l assegnazione superi i euro, i candidati devono allegare alla loro candidatura: i conti completi certificati degli ultimi due esercizi fiscali e solo dell'ultimo anno per le organizzazioni non profit (bilancio, conto economico: profitti e perdite, allegati). Questi conti dovranno essere certificati da un revisore contabile accreditato esterno alla società; Il formulario relativo alla capacità finanziaria del candidato ( Financial Capacity Form, vedi punto IV del Company Application Form) accuratamente e debitamente compilato e firmato dal rappresentante legale della società. Le informazioni (in cifre) devono essere fornite in valuta nazionale basandosi sui rendiconti certificati. Il richiedente garantisce che tali cifre sono esatte e verificabili. Tali informazioni saranno necessarie alla valutazione della solidità finanziaria e della capacità di co-finanziamento del candidato. L analisi della capacità finanziaria terrà conto del quadro normativo dei differenti Paesi partecipanti al Programma. La verifica della capacità finanziaria non si applica alle persone fisiche che ricevono una borsa di studio né agli organismi pubblici o alle organizzazioni internazionali di diritto pubblico. N.B. Se sulla base dei documenti presentati, l Agenzia ritenga che la capacità finanziaria non è provata o non è soddisfacente, essa può: Respingere la domanda di candidatura Richiedere ulteriori informazioni Richiedere una Garanzia Bancaria (vedi sezione 9.2) Proporre un contratto di finanziamento senza versare alcun pre-finanziamento Revisione contabile/audit I candidati che richiedano nell ambito del presente bando un contributo superiore a euro, dovranno allegare alle domande di candidatura un rapporto di revisione contabile redatto da un revisore contabile esterno accreditato. Tale rapporto dovrà certificare i conti dell ultimo esercizio fiscale disponibile. 14

15 8. CRITERI DI ASSEGNAZIONE 8.1. Fase di Generazione : Verrà attribuito un fondo potenziale agli agenti di vendita europei eleggibili sulla base dei risultati ottenuti sui mercati europei (ossia Paesi partecipanti al Programma MEDIA). Per l anno 2013 si prega far riferimento al Bando per proposte EACEA 07/13 pubblicato il 23/02/2013 sulla G.U. 2013/C - 54/09 qui allegato, con la seguente data di scadenza per la Generazione di un fondo potenziale: 18 giugno 2013 Se la somma generata eccederà la cifra di 1.5 milioni di euro a bando, ogni fondo potenziale verrà ridotto proporzionalmente. Il sostegno prenderà la forma di fondo potenziale (il fondo ) disponibile agli agenti di vendita per successivi investimenti in film europei non-nazionali recenti. Nei limiti delle risorse budgetarie disponibili l ammontare del fondo potenziale disponibile ad ogni agente di vendita sarà calcolato sulle basi seguenti: A) Step 1: il candidato agente di vendita dovrà fornire prova della sua attività di agente di vendita di opere cinematografiche europee. A tale scopo l agente di vendita dovrà fornire prova: - di essere stato, nei cinque anni solari precedenti l anno di pubblicazione del bando, l agente di vendita designato per la vendita di almeno 8 film recenti europei 4 di cui almeno 1 non-nazionale, per i quali il contratto concluso con il produttore gli ha conferito il diritto di vendere il film in almeno 10 Paesi partecipanti al Programma MEDIA. Il mandato deve essere firmato ed avere effetto nel periodo di riferimento. - e che, durante lo stesso periodo, per almeno 4 di questi film in almeno 3 Paesi partecipanti al Programma MEDIA, fuori il Paese di origine dei film, vi è stata una uscita cinematografica, come comprovato dalle dichiarazioni del distributore al Programma MEDIA. In circostanze eccezionali, laddove l uscita cinematografica nazionale non sia stata riportata nello Schema Automatico, la dichiarazione del candidato agente di vendita potrà essere accettata nel caso in cui sia accompagnata da una prova indipendente che può essere verificata ragionevolmente dalla EACEA. Se il primo step sarà completato con successo, all agente di vendita sarà assegnato un sostegno potenziale di euro. 4 ossia film europei il cui primo copyright è nei cinque anni precedenti l anno di pubblicazione del bando. 15

16 B) Step 2 Se (e solamente se) l'agente di vendita candidato ha superato con successo le condizioni stabilite per la 1ª Fase, potrà essere disponibile un fondo potenziale ulteriore, che verrà calcolato sulla base del seguente principio: a) verrà calcolato sulla base di una percentuale del fondo potenziale generato nel quadro dell ultimo bando pubblicato per il sostegno "automatico cinema" alla distribuzione cinema per i film non-nazionali: 10% per i film originari dei 5 Paesi a forte capacità di produzione (DE, ES, FR, IT,UK); 15% per i film originari dei Paesi o regioni "a debole capacità di produzione" diversi da quelli elencati sotto; 20% per i film originari dei nuovi Stati membri dell Unione Europea (Bulgaria, Cipro, Estonia, Lettonia, Lituania, Malta, Polonia, Repubblica Ceca, Romania, Slovacchia, Slovenia, Ungheria,), Croazia e Bosnia e Erzegovina. b) in aggiunta ai 4 film usciti in sala necessari per passare la fase 1, l agente di vendita genererà un fondo potenziale aggiuntivo di euro per ogni film in più dichiarato in almeno 3 Paesi partecipanti al Programma MEDIA, al di fuori del Paese di origine dei film (come comprovato dalle dichiarazioni del distributore al Programma MEDIA nello schema automatico cinema ). Gli importi indicati sopra sono provvisori e possono essere soggetti a modifica a seconda delle risorse budgetarie disponibili. A seguito del calcolo del fondo potenziale generato, l Agenzia informerà ogni beneficiario dell importo del fondo potenziale disponibile per il reinvestimento. La fase di generazione è un metodo per calcolare un fondo massimo potenziale da essere reinvestito in nuovi progetti a seconda del budget disponibile. La notifica agli agenti di vendita del fondo potenziale generato non rappresenta un diritto sulla Commissione Europea/Agenzia Fase di Reinvestimento : Gli agenti di vendita possono presentare azioni di reinvestimento a partire dalla scadenza di questo Bando. Le azioni saranno trattate dall Agenzia dopo la valutazione della fase di generazione del fondo e sulla base e entro i limiti del fondo potenziale generato dall agente di vendita come calcolato e notificato dall Agenzia. Il fondo può essere reinvestito: 1. In Minimi Garantiti per la Vendita di film europei non-nazionali nuovi; 2. Nelle spese di marketing di film europei non-nazionali. 16

17 Il fondo potenziale può essere reinvestito in uno o più film. I reinvestimenti nel Modulo 1 e nel Modulo 2 per lo stesso film sono concessi. I beneficiari che desiderino reinvestire (una parte del) loro fondo potenziale dovranno inviare all Agenzia una domanda di reinvestimento. I progetti di reinvestimento dovranno essere approvati dall Agenzia. E' escluso il reinvestimento del sostegno potenziale in progetti già realizzati. 9. CONDIZIONI FINANZIARIE Le sovvenzioni dell Unione Europea sono destinate ad incentivare la realizzazione di azioni che non potrebbero essere realizzate senza il sostegno finanziario dell Unione e si basano sul principio del cofinanziamento. Esse completano l apporto finanziario del candidato e/o gli aiuti nazionali, regionali o privati ottenuti da altre fonti. L accettazione di una domanda di candidatura da parte dell Agenzia non costituisce un impegno a concedere un contributo finanziario pari al livello richiesto dal beneficiario. L importo assegnato non potrà in alcun caso essere superiore a quello richiesto. La concessione di una sovvenzione non conferisce alcun diritto per gli anni successivi Termini contrattuali e procedura di pagamento In caso di approvazione definitiva da parte dell Agenzia, verrà inviato al beneficiario un contratto finanziario, redatto in euro e che specifichi le condizioni ed il livello di finanziamento. Le 2 copie originali del contratto dovranno essere firmate dal beneficiario e restituite immediatamente all Agenzia. L Agenzia firmerà per ultima. Di norma i pagamenti verranno effettuati come segue: Un pagamento di pre-finanziamento del 50% sarà effettuato in favore del beneficiario entro 30 giorni dalla data in cui l ultima delle due parti avrà firmato l accordo e tutte le garanzie necessarie saranno pervenute. Con il pre-finanziamento si intende fornire liquidità per al beneficiario. Il pagamento del saldo viene effettuato alla fine dell azione sulla base dell attuazione dell azione e dell approvazione da parte dell Agenzia dei rendiconti finali. Affinché l Agenzia approvi il pagamento, potranno essere richieste ai candidati ulteriori informazioni dopo la presentazione dei rendiconti finali. L ammontare di tale contributo finale dipende dai costi reali eleggibili sostenuti dal beneficiario nel periodo di eleggibilità dei costi e dai livelli di cofinanziamento alla fine ottenuti. All occorrenza, al beneficiario verrà richiesto di rimborsare ogni 17

18 surplus già pagato come quota di pre-finanziamento iniziale. Il pagamento finale verrà effettuato entro i 60 giorni successivi all approvazione da parte dell Agenzia dei rendiconti finali allegati alla richiesta di pagamento del saldo. L Agenzia stabilirà l ammontare del pagamento finale al beneficiario sulla base dei rendiconti finali certificati da un revisore esterno accreditato. Il conto o sotto-conto indicato dal beneficiario deve permettere di identificare i fondi versati dall Agenzia.. Qualsiasi contributo MEDIA rimarrà esclusiva proprietà del beneficiario. La Legislazione dell Unione e le condizioni generali di ogni possibile contratto offerto a un beneficiario stabiliscono chiaramente che il contributo dell Unione ( grant ) dovrà essere utilizzato dal beneficiario unicamente esclusivamente e direttamente per coprire le spese eleggibili affrontate Garanzia L Agenzia può richiedere a tutte le organizzazioni che abbiano ricevuto una sovvenzione superiore ai Euro, di fornire una garanzia al fine di limitare i rischi finanziari legati al versamento del prefinanziamento. Lo scopo di questa garanzia è di porre una banca o un istituto finanziario, terzi come garanti irrevocabili in solido, o come garanti in primo grado, delle obbligazioni del beneficiario della sovvenzione. La garanzia finanziaria, in euro, dovrà essere fornita da una banca o da un istituto finanziario accreditati e con sede in uno degli Stati Membri dell Unione Europea. Se il beneficiario ha sede in un Paese terzo, l Agenzia può accettare che un istituto bancario o finanziario con sede in tale Paese terzo possa fornire la garanzia, qualora egli ritenga che la banca o l istituto finanziario offra garanzie equivalenti e caratteristiche pari a quelle offerte da una banca o istituto finanziario con sede in uno Stato Membro. La garanzia potrà essere sostituita da garanzie in solido da parte di terzi o da una garanzia in solido dei beneficiari di un azione che siano parti dello stesso accordo di sovvenzione. La garanzia verrà restituita al beneficiario con la graduale liquidazione del pre-finanziamento, con deduzione dei pagamenti intermedi o del pagamento del saldo, secondo le condizioni previste dal contratto di sovvenzione Doppio finanziamento I progetti sovvenzionati non possono beneficiare di alcun altro finanziamento da parte dell Unione Europea o Eurimages per la stessa attività (Eurimages, ossia il sostegno cinematografico europeo del Consiglio d Europa). Per assicurare ciò, i candidati devono indicare dettagliatamente nel proprio formulario di candidatura le richieste di sovvenzione diverse da quelle presentate al Programma MEDIA, che siano state presentate o che s intendano presentare nel corso dello stesso anno di esercizio presso le Istituzioni 18

19 Europee, specificando per ciascuna domanda la voce di budget, il programma dell Unione Europea e l importo richiesto Metodo di finanziamento Il sistema di finanziamento nell ambito delle presenti linee guida è esclusivamente basato sul budget. I finanziamenti basati sul budget vengono calcolati sulla base di un budget preventivo dettagliato. Il budget allegato alla domanda di candidatura deve essere compilato e in pareggio, ossia, le spese totali stimate devono essere uguali alle entrate totali, inclusa la domanda di finanziamento all Agenzia Esecutiva. Il budget deve indicare chiaramente i costi che sono eleggibili per il finanziamento dell UE. Il finanziamento UE è limitato a un massimo del 50% dei costi eleggibili. Il budget deve essere redatto in Euro. Le società candidate provenienti dai Paesi non appartenenti alla zona euro ( Unione Monetaria Europea ) devono usare il tasso di cambio applicabile al mese precedente la domanda di candidatura, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale dell Unione Europea e che è disponibile presso i MEDIA Desk e le Antenne e sul sito web della Commissione:vhttp://ec.europa.eu/budget/inforeuro. Parte delle spese eleggibili totali stimate dovranno essere finanziate con fonti diverse dal finanziamento dell Unione. I candidati devono indicare le fonti e gli importi di ogni altro finanziamento ricevuto o per cui hanno fatto domanda per lo stesso anno finanziario al fine di realizzare il progetto o il programma di lavoro. Il beneficiario deve fornire prova del cofinanziamento intervenuto. Il sostegno concesso non potrà in nessun caso essere superiore a quello richiesto. In nessun caso la sovvenzione da parte dell Unione potrà avere lo scopo o l effetto di generare un profitto per il beneficiario. Si definisce profitto un surplus di entrate rispetto ai costi. Ogni profitto comporterà una riduzione proporzionale del contributo finale concesso Costi eleggibili I costi eleggibili dell azione sono i costi effettivamente sostenuti dal beneficiario, che rispondano ai seguenti criteri: essere stati affrontati durante il periodo dell azione come definito nel contratto di sovvenzione, ad eccezione dei costi relativi ai rendiconti finali e alla certificazione sul rapporto finanziario e contabile dell Azione; il periodo di eleggibilità dei costi è indicato nel Bando per Proposte. essere connessi all oggetto del contratto ed indicati nel budget preventivo generale dell azione; essere necessari alla realizzazione dell azione che è oggetto del finanziamento; che siano identificabili e verificabili, in particolare, che siano registrati nei libri contabili del beneficiario e determinati in conformità con gli standard contabili applicabili del Paese dove il beneficiario ha sede e secondo le pratiche contabili usuali del beneficiario; 19

20 rispettare gli obblighi relativi alle leggi fiscali e sociali applicabili; essere ragionevoli, giustificati e rispondere ai principi di buona gestione finanziaria e in particolare d economia e di rapporto costo/efficacia; Le procedure di contabilità e di controllo interne del beneficiario dovranno permettere una riconciliazione diretta dei costi e delle entrate dichiarati in relazione all azione con i corrispondenti rendiconti contabili e i documenti giustificativi. Costi eleggibili diretti Sono costi eleggibili diretti quelli che rispettano le condizioni generali di eleggibilità fissate nel precedente paragrafo, tali costi sono identificabili come specifici e direttamente collegati alla realizzazione dell azione e possono essere direttamente attribuiti a essa. In particolare i seguenti costi diretti sono eleggibili qualora rispettino i criteri indicati nel precedente paragrafo: Costi eleggibili per il reinvestimento nel Modulo 1 (MG) Solamente i costi di Minimo Garantito o Anticipi stabiliti nel contratto/accordo di vendite internazionali firmato tra l agente di vendita e il produttore del film saranno eleggibili. Un contratto/accordo firmato tra un agente di vendita e un produttore sarà considerato un contratto/accordo di vendite internazionali solo se fornisce all agente di vendita il diritto di vendere il film in almeno 10 Paesi partecipanti al Programma MEDIA Costi eleggibili diretti per il reinvestimento nel Modulo 2 (Costi di promozione e marketing) Un contratto/accordo firmato tra un agente di vendita e un produttore sarà considerato come un contratto/accordo di vendite internazionali solo se fornisce all agente di vendita il diritto di vendere il film in almeno 10 Paesi partecipanti al Programma MEDIA. Le categorie di costi eleggibili sono chiaramente identificate nel formulario Marketing Budget. Possiamo brevemente distinguere le seguenti categorie: Costi di pubblicità (Voce di costo 1.1) Materiale pubblicitario: produzione di trailer/teaser; showreels/promoreels, ideazione, layout e stampa dei poster, diapositive e fotografie, produzione di spot pubblicitari per la televisione o la radio, flyers, ideazione e layout di pubblicità stampa,... Spazi pubblicitari: acquisto di spazi pubblicitari (poster in mercati/festival, stampa professionale) 20

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