Verbale di RIESAME della DIREZIONE del Sistema di Gestione Aziendale Etica Sociale

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1 RIESAME SISTEMA: Gestione anno 2013 ORDINE DEL GIORNO: INTRODUZIONE Elementi in ingresso 1. Esito verifiche ispettive esterne anno precedente 2. Esito verifiche ispettive interne anno precedente 3. Reclami, non conformità, azioni correttive e preventive anno precedente 4. Modifiche apportate al sistema di gestione nell anno precedente 5. Gestione delle risorse (umane, mezzi di produzione, attrezzature/impianti, strutture/ambiente di lavoro, fornitori, ecc.) anno precedente 6. Prestazioni aziendali (analisi degli indicatori) anno precedente 7. Stato di avanzamento obiettivi e piani di miglioramento anno precedente 8. Giudizio della direzione Nuovi elementi di analisi 9. Variazioni legislative e normative applicabili 10. Variazioni significative introdotte in azienda (impianti, processi) Pianificazione attività di gestione Impegno della Direzione (revisione/conferma della politica aziendale) 12. Definizione obiettivi e piani di miglioramento nuovo anno 13. Pianificazione delle attività ordinarie/periodiche (formazione, verifiche ispettive interne, qualifica fornitori, ecc.) nuovo anno 14. Previsione di aggiornamento del sistema di gestione Partecipanti: Funzione: Firma per presa visione GIOVANNI NICOSIA CLAUDIO CANCEDDA TIZIANA CARTA IERACI ANNA MARIA GIOVANNI NICOSIA Direzione Responsabile Sistema E.S. Rappresentante Lavoratori E.S. Responsabile Amministrazione Responsabile Risorse Umane Pagina 1 di 7

2 INTRODUZIONE La Direzione, con il Riesame effettuato in data odierna (9/1/2014), riesamina l efficacia del Sistema di Gestione Aziendale Etica sociale nel secondo anno di sua applicazione. Analizzando anche l esito degli audit (nr. 2) svolti dall ente di certificazione CISE. Elementi in ingresso 1. Esito verifiche ispettive esterne anno precedente Nel corso del terzo anno di applicazione l ente ha subito nr. 2 audit da parte del CISE, in accordo con le procedure ed iter di certificazione/mantenimento. Entrambi gli audit sono stati eseguiti con la finalità del mantenimento, cioè volti a verificare la corretta applicazione del sistema di gestione ed il mantenimento di adeguati requisiti in materia di etica sociale. L ispezione ha preso in esame il sistema, il rispetto degli obblighi contrattuali, morali e di sicurezza sul lavoro, verificato il livello di conformità sia presso le sedi che in alcuni cantieri di lavoro (a campione). L ispezione ha evidenziato alcune carenze non critiche, tali da poter concludere con esito positivo entrambi gli iter e permettere la loro gestione con apposite AC approvate specificatamente dall organismo e gestito attraverso il portale dedicato. A termine dell anno di gestione risultano ancora presenti nr. 3 osservazioni, di cui 2 rinnovate in quanto parzialmente risolte e 1 nuova. Tutte e 3 come descritto nelle evidenze dell auditor sono poco significative e non producono impatti negativi sull organizzazione. Al termine del secondo audit risultavano ancora in corso di gestione i seguenti spunti di miglioramento: - Formazione ed aggiornamento RLS - Armadietti spogliatoi non idonei nel cantiere ASL TO3 (mantenuto per attesa di spoglio gara di rinnovo) - Informazione maggiore ai lavoratori su art. 4 e 22 del CNL I punti sopra citati sono stati gestiti, in particolare possiamo considerare correttamente concluso l aspetto legato alla sensibilizzazione della conoscenza degli art. 4 e 22 del CNL. Rispetto alla situazione armadietti purtroppo la situazione non è mutata, si resta in attesa dello spoglio gare per verificare se ETR manterrà tale appalto o sarà adempimento in carico alla nuova azienda subentrante. Rispetto alla situazione formazione ed aggiornamento RLS, si evidenzia che il personale risulta preiscritto a corsi in agenzie formative accreditate e si resta in attesa dell avvio corsi non appena si raggiungerà il numero minimo per formare l aula. 2. Esito verifiche ispettive interne anno precedente L organizzazione ha svolto una verifica interna con apposito documento di autovalutazione sul livello di applicazione dello standard SA8000, in accordo con le procedure di sistema. Tale documento per completezza del processo di verifica, richiama tutti i punti norma e tutti gli aspetti rilevanti per l etica sociale. I documenti di autovalutazione redatti quali verifiche ispettive interne sono stati svolti il - 27/12/2010 1Âutovalutazione - 26/01/2011 2Âutovalutazione - 28/04/2011 3Âutovalutazione - 24/01/2012 4^ Autovalutazione - 28/02/2013 5^ Autovalutazione Esito ultima autovalutazione: Si rimanda per dettagli al documento Aspetti Osservatorio SAW al non risultava ancora pubblicato il bilancio SA sul portale; Pagina 2 di 7

3 Aspetti NA P.to norma 1.2, 3.8, 9.10 Gli aspetti considerati NC o semplici osservazioni sono gestiti a sistema attraverso il registro delle Non Conformità, e le relative attività monitorate/attuate dal RGES al fine di raggiungere la completa risoluzione nei tempi previsti o prevedibili. Rispetto alle precedenti autovalutazioni si evidenzia la riduzione degli elementi giudicati Non conformi e unitamente al riconoscimento del certificato da parte dell ente, dimostrano una efficace applicazione del sistema. 3. Reclami, non conformità, azioni correttive e preventive anno precedente Nel corso del 2013 non si sono registrati reclami formali e/o informali, sia scritti che verbali da parte del personale, di terzi (clienti, fornitori, interessati). Non sono sopraggiunte segnalazioni da parte di rappresentanze sindacali presenti in azienda circa fenomeni discriminatori, vessatori o comunque illegittimi circa il corretto svolgimento del rapporto di lavoro del personale. Il personale ha ricevuto apposite informazioni a mezzo di avvisti affissi in bacheca o con i processi formativi svolti a cura di RSPP (Anche RGES) circa la possibilità di segnalare direttamente alla direzione (RGES o RLES) eventuali situazioni non conformi circa l etica sociale presente in azienda, ovvero situazioni discriminatorie nel senso più ampio del termine, attuate sul luogo di lavoro. Le NC presenti a sistema sono derivate dal processo di autovalutazione svolto dall organizzazione, secondo quanto indicato al punto 2 del presente riesame. La situazione a fine 2013 delle NC aperte nell apposito registro è la seguente: nr. 0 NC aperte nr. 3 OSS aperte a termine secondo audit III parte in aggiornamento con chiusura parziale delle osservazioni emerse nel primo audit di III parte del Poco significative. Rispetto alle osservazioni, 2 delle 3 sono aggiornamenti di evidenze precedenti, in parte risolte ma non completamente, mentre 1 risulta in corso di conclusione. Si rimanda per maggiori dettagli all estratto del registro NC AC AP allegato al presente riesame. 4. Modifiche apportate al sistema di gestione nell anno precedente Le modifiche di sistema apportate nel corso del 2013 sono principalmente riferite ad aggiornamenti periodici dei moduli compilabili in relazione alle attività periodiche previste (controlli, monitoraggi, aggiornamenti dei vari moduli di gestione). Tali modifiche di fatto costituiscono variazioni non significative del sistema, ma correlate al loro utilizzo. 5. Gestione delle risorse (umane, mezzi di produzione, attrezzature/impianti, strutture/ambiente di lavoro, fornitori, ecc.) anno precedente Risorse umane - formazione: Le attività di formazione sono state gestite in conformità a quanto previsto dai sistemi di gestione Qualità, Ambiente, Sicurezza e con apposito calendario separato per il Sistema di gestione etica sociale. Gli aspetti legati all etica dell organizzazione, le tematiche rilevanti per lo standard SA8000, le procedure disciplinari previste dal CCNL e dallo statuto dei lavoratori, le modalità di segnalazione di eventuali reclami sono pianificate in relazione alle dimensioni del cantiere di lavoro (inteso come numero di Pagina 3 di 7

4 operatori presenti), alla collocazione geografica e alle necessità di urgenza (es. riporto da precedente calendario non ultimato). Nello specifico il personale riceve formazione ed informazioni relative agli aspetti di salute e sicurezza sul lavoro e sulle tematiche di etica sociale in momenti separati. Alla data del riesame il processo di formazione non risulta del tutto ultimato in quanto alcuni lavoratori non sono ancora istruiti con apposito momento formativo verbalizzato (sono stati inoltrati solo avvisi e informative affisse in bacheca a disposizione di tutti). Si registra la difficoltà, già presente negli altri sistemi, di ricavare momenti formativi con il personale assegnato ai cantieri. Tale difficoltà non è imputabile all organizzazione della ETR ma al tipo di servizio svolto, ai ritmi serrati di lavoro e alla necessità di individuare orari in straordinario per poter erogare la formazione. Tale processo risulta comunque gestito al fine di raggiungere il massimo numero di persone correttamente istruite. Mezzi di produzione, attrezzature/impianti, strutture: Le attrezzature, impianti e strutture rilevanti ai fini della qualità dei processi aziendali sono gestiti come previsto dal sistema Qualità-Ambiente e Sicurezza aziendale; relativamente agli aspetti concernenti l Etica e la Responsabilità Sociale si verifica esclusivamente la disponibilità di attrezzature ed impianti idonei allo svolgimento delle lavorazioni previste ed utilizzabili dal personale in sicurezza, da valutarsi in accordo con le vigenti normative di salute e sicurezza sul lavoro. Ambiente di lavoro e sicurezza: Gli ambienti di lavoro sono gestiti conformemente a quanto richiesto dalla legislazione vigente in materia; l azienda è in possesso di adeguata documentazione conforme al D.Lgs. 81/08 e s.m.i. e la gestione della sicurezza è garantita attraverso apposita figura interna dedicata (RSPP). Si evidenzia la permanenza del sistema di valutazione per cantiere con rinnovi minimi biennali. Allo stato attuale l andamento infortunistico e l analisi degli eventi permettono di definire un buon livello di sicurezza in azienda. Fornitori: I rapporti con i fornitori di cui si serve l azienda per gli approvvigionamenti necessari allo svolgimento della propria attività sono ormai consolidati da significativi periodi di collaborazione; allo stato attuale i fornitori sono stati qualificati in merito a tematiche Qualità, Ambiente e Sicurezza e nel corso del 2013 anche su indicazioni di miglioramento da parte dell ente si è ultimato il percorso di individuazione dei significativi e le relative attività di monitoraggio. Il processo di qualifica all interno del sistema di gestione è stato profondamente cambiato dopo il primo audit di certificazione e migliorato sensibilmente nella sua efficacia oltre che coerenza con i principi dell etica. Tale modifica è state verificata con approvazione da parte dell ente nel corso del secondo audit. Le procedure di qualifica e monitoraggio risultano quindi ora consolidate. 6. Prestazioni aziendali (analisi degli indicatori) anno precedente Le prestazioni aziendali per l anno 2013 sono raccolte in appositi moduli di sistema, periodicamente compilati da parte di RGES (anche RSPP e RGQAS) e gestiti nelle loro attività complementari (Es. segnalazione, infortunio,..). La modulistica di analisi indicatori è riportata in allegato al presente riesame, mentre a seguire si riportano solo i risultati principali utili per definire le attività per l anno prossimo. Segnalazioni Operative (NC, Reclami, Denuncie) 2013 : nr. 0 NC relative a fornitori 2013: nr. 0 NC da parte di terzi (clienti, fornitori, interessati): nr. 0 NC di sistema (registrate da autovalutazione): nr. 1 (rif Par. 3 riesame) Infortuni frequenza mese: 0.64 / mese (media) Nr. giorni assenza mese: gg/mese (media) Pagina 4 di 7

5 Questionari di valutazione clima aziendale: Obiettivo 73 Best 78 Media raggiunta 75.0 % inferiore % superiore % sopra best Sanzioni disciplinari: 5 Indicatori da riepilogo buste paga: Vedasi allegato Il clima aziendale risulta negli standard attesi dall organizzazione sebbene il best target non sia stato raggiungo. Il lieve aumento della media mensile dei giorni di infortunio è viziato da un infortunio protrattosi per molti giorni a seguito di prolungamento, sebbene l infortunio stesso non sia di grave entità. Per gli indicatori di monitoraggio utili anche per i bilanci aziendali, si può ritenere in linea l andamento dei valori non evidenziando incrementi o decrementi pericolosi sugli aspetti rilevanti (es. ferie, permessi, permessi sindacali, maternità, straordinari, ecc.). In relazione ai risultati ottenuti si ritiene che l andamento aziendale rispecchi gli obiettivi aziendali di gestione eticamente corretta della società, fermo restando che le situazioni di NC riscontrate sono correttamente gestite e non producono rischi di mancato rispetto dei principi di etica sociale contenuti nello standard SA Stato di avanzamento obiettivi e piani di miglioramento anno precedente Lo stato di avanzamento degli obiettivi emessi per la gestione 2012 è riportato nel documento di sintesi alleato alla presente (rif. Obiettivi e piani di miglioramento 2013). In relazione al commento effettuato da RGES in sede del presente riesame, sentite le difficoltà riscontrate per il raggiungimento di taluni obiettivi si prende atto che risultano al oggi: CONCLUSI: PM 1,2,3. 13 ANCORA IN CORSO: Nessuno La conclusione dei 3 piani emessi ad inizio hanno è stata verificata con esito positivo. 8. Giudizio della direzione La direzione ritiene che dopo il terzo anno di applicazione del sistema di gestione, si sia raggiunto un ottimale stato di implementazione del sistema nelle varie attività dell organizzazione, provvedendo a diffondere la cultura di una gestione etica ai vari livelli aziendale, i particolare per le varie funzioni della direzione e le varie funzioni con ruoli di controllo ed organizzazione del personale operativo. La situazione degli indicatori aziendali, l andamento monitorato di reclami e segnalazioni definisce una situazione in buona approssimazione conforme alle vigenti disposizioni legislative in materia di lavoro e aderente ai principi posti alla base dello standard SA8000. Le attività di sistema sono correttamente pianificate e gestite anche se non sempre è possibile assolvere alle scadenze previste per necessità di garantire le normali attività di lavoro ovvero per scarsa partecipazione della parte coinvolta (es. fornitori). Le NC ancora attive sono gestite e controllate nel loro stato di avanzamento. Si esprime pertanto un giudizio POSITIVO sul livello di applicazione ed efficacia del sistema, delineando però le criticità da porre alla base degli obiettivi per l anno a seguire: Miglioramento della gestione scadenziario corsi figure D.lgs 81 (RLS, RSPP, Preposti, Addetti 1 socc, Antincendio) Campagna di informazione massima su diritti / doveri / sicurezza al lavoro dalle madri Pagina 5 di 7

6 Nuovi elementi di analisi 9. Variazioni legislative e normative applicabili La Direzione recepisce e conferma l insieme di norme e riferimenti legislativi contenuti all interno del Manuale di Sistema (capitolo 2.1), e ne considera la valutazione di conformità, promuovendo l adeguamento aziendale alla piena soddisfazione di tutte le prescrizioni e requisiti previsti attraverso l approvazione di eventuali obiettivi di miglioramento. Nell arco dell anno 2013 non sono sopraggiunte modifiche rilevanti del quadro normativo applicabile per l organizzazione. Attraverso l analisi di dettaglio svolta a mezzo dell autovalutazione (audit interno) congiuntamente con l analisi conformità normativa del sistema integrato Qualità, ambiente e sicurezza l organizzazione mantiene sotto controllo lo stato di conformità e ne recepisce tutte le modifiche e variazioni. 10. Variazioni significative introdotte in azienda (impianti, processi) Nel corso dell anno 2013 non si sono registrate variazioni significative dei processi aziendali. Pianificazione attività di gestione Impegno della Direzione (emissione/conferma/revisione della politica aziendale) La Direzione approva ed emette ufficialmente la Politica Aziendale integrata Qualità Ambiente Sicurezza ed ETICA, e dispone affinché sia diffusa e resa operante fra il personale aziendale, oltre che resa disponibile a chi ne dimostri interesse. Nello specifico si richiede la pubblicazione sul sito internet aziendale e la diffusione a tutti i soggetti interessati esterni (principalmente clienti e fornitori). 12. Approvazione/conferma obiettivi e piani di miglioramento nuovo anno La Direzione, esaminati gli elementi in ingresso e i nuovi elementi di analisi presentati nel presente riesame, definisce gli obiettivi di miglioramento aziendale per l anno 2014 ed i relativi Piani di miglioramento attraverso l approvazione del Programma di Gestione riportato in apposito modulo di registrazione. La Direzione raccomanda a tutte le funzioni coinvolte di contribuire attivamente alla realizzazione delle attività di propria competenza e di fornire durante l anno le informazioni utili a controllarne il corretto svolgimento nel rispetto delle tempistiche previste. Allegato: Obiettivi e programma di gestione M 02.1 ES. Obiettivi e piani di miglioramento: - Gestione scadenziario formazione figure rilevanti Dlgs 81 (RSPP, RLS, Preposti, addetti, ecc.) - Informazione massima per le lavoratrici madri 13. Pianificazione delle attività ordinarie/periodiche nuovo anno Tutte le attività periodiche ed ordinarie previste dall introduzione del Sistema di Gestione Aziendale sono pianificate in questa sede attraverso l emissione del modulo relativo al Piano attività periodiche, che rappresenta di fatto il sistema di assegnazione di incarico e controllo di tutte le principali attività operative e gestionali di sistema. La Direzione dispone che tale piano sia diffuso a tutto il personale direttamente Pagina 6 di 7

7 coinvolto dalle specifiche attività, in particolare collocando in apposita area informatica accessibile agli addetti. In particolare in data odierna viene emesso il piano delle verifiche ispettive interne anno 2014 In data odierna viene inoltre emesso il piano di formazione con i contenuti specifici per Etica e Responsabilità Sociale per l anno 2014 Allegato: Piano attività periodiche M 03.1 ES. 14. Previsione di aggiornamento del sistema di gestione In accordo con le procedure di sistema e lo standard SA8000 si prevede di aggiornare il sistema effettuando il relativo riesame entro e non oltre un anno a fa data dall emissione del presente documento. Pagina 7 di 7