FARE IMPRESA IN POLONIA GUIDA PRATICA PER GLI IMPRENDITORI ITALIANI

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1 Ufficio Promozione del Commercio e degli Investimenti Ambasciata della Repubblica di Polonia a Roma FARE IMPRESA IN POLONIA GUIDA PRATICA PER GLI IMPRENDITORI ITALIANI

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3 FARE IMPRESA IN POLONIA GUIDA PRATICA PER GLI IMPRENDITORI ITALIANI A cura di: Ufficio di Promozione del Commercio e degli Investimenti Ambasciata di Polonia

4 Piazza del Castello Reale a Varsavia foto: fotolia.pl pagina 4

5 INDICE INTRODUZIONE PERCHÈ LA POLONIA IN POLONIA PER LA PRIMA VOLTA SUGGERIMENTI SULL'APERTURA DI UN ATTIVITÀ ECONOMICA IN POLONIA 4.1 TRADUTTORE DI LINGUA ITALIANA 4.2 CONTABILITÀ 4.3 CONSULENZA LEGALE 4.4 LEGALIZZAZIONE DI DOCUMENTI I DOCUMENTI PER LE GARE LE ATTIVITÀ ECONOMICHE IN POLONIA 6.1 SOCIETÀ 6.2 FILIALI 6.3 RAPPRESENTANZA ACQUISTO DI BENI IMMOBILI IN POLONIA SISTEMA FISCALE IN POLONIA COSTI DELLE ATTIVITÀ ECONOMICHE IN POLONIA INCENTIVI PER LE IMPRESE 10.1 ZONE ECONOMICHE SPECIALI 10.2 PARCHI TECNOLOGICI 10.3 FONDI STRUTTURALI UE INDIRIZZI UTILI NOTE pagina 5

6 1 INTRODUZIONE Il 1 maggio 2004 la Polonia è divenuta membro a pieno titolo dell Unione Europea, e le sue frontiere ad est costituiscono oggi il confine orientale dell Unione. Dal 21 dicembre 2007 la Polonia fa parte anche dello spazio Schengen, e quindi formalmente svolge il ruolo di un paese di transito da e per l Europa. La posizione geografica della Polonia favorisce certamente lo sviluppo dell imprenditoria. Situata nel cuore dell Europa, in mezzo ad altri paesi comunitari (Germania, Repubblica Ceca, Slovacchia e Lituania) e confinante con i paesi dell Europa orientale (Ucraina, Bielorussia e Russia), offre l accesso al mercato di circa 250 milioni di potenziali consumatori in un raggio di non più di 1000 km. Sul suo territorio si intersecano le più importanti vie di transito Est-Ovest e Nord-Sud. La rete viaria in continuo sviluppo facilita la logistica. Entro il 2012 si prevede la costruzione di ca chilometri di autostrade e ca chilometri di strade a scorrimento veloce. La vicinanza dei due mercati di sbocco - quello dell Unione e quello dell Europa orientale - favorisce le esportazioni di merci che, grazie alla presenza di numerosi aeroporti e porti marittimi, possono essere trasportate in tutto il mondo. L accesso diretto al mare è una risorsa in più che non tutti i paesi della regione possono vantare. pagina 6

7 PERCHÈ LA POLONIA 2 La Polonia è una delle migliori piazze europee per collocare gli investimenti esteri. Membro dell Unione Europea, economia stabile in costante crescita, grande mercato interno, facile accesso ai mercati limitrofi, incentivi per gli investitori, società giovane, fra le più istruite d Europa, sono fattori chiave. Economia stabile in costante crescita Popolazione sostanzialmente omogenea e priva di tensioni etniche Grande mercato interno e facile accesso ai mercati limitrofi Grande capacità di attrarre gli investimenti esteri Crescita del PIL a 4,3% nel 2011 (stima preliminare del PIL ,5%) Società giovane fra le più istruite d Europa Sviluppo dinamico del settore privato Manodopera specializzata a prezzi ancora competitivi Personale tecnico e manageriale altamente qualificato Grandi lavori infrastrutturali e il contesto imprenditoriale favorevole Maggiore beneficiario dei fondi strutturali (più di 67 mld di Euro) Sistema bancario moderno e ben sviluppato Elevato grado d informatizzazione 457 scuole di livello universitario Centri di Ricerca, Parchi Industriali e Tecnologici, incubatori d impresa Uno dei centri europei di servizi - Business Process Offshoring La Polonia è un paese con progetti, innovazione, know-how. Esistono molti settori in cui si può investire, per esempio settori agro-alimentare, costruzioni, energie rinnovabili, ambiente, alberghi e centri benessere, settore medico. La Polonia rappresenta un ottima opportunità per il commercio italiano, poiché la richiesta dei prodotti a marchio MADE IN ITALY è sempre in crescita inoltre, essendoci il mercato unico, le dogane non esistono più. Si sente la mancanza, però, di catene distributive innovative con spazi prova, degustazione e vendita dedicati. La Commissione europea ha dichiarato che, in termini della crescita economica, la Polonia è l indiscusso leader dell UE. Gli esperti dell Unione sottolineano che l attuale posizione economica della Polonia è il risultato della solidità delle sue basi economiche, non altrettanto efficaci negli altri paesi dell Europa Centrale e Orientale. Secondo i dati della Commissione europea dal marzo 2012, il PIL polacco è arrivato a 4,3% nel 2011 e dovrebbe attestarsi a livello del 2,5% nel Uno studio recente della Commissione Europea prevede che la Polonia avrà una crescita del prodotto interno lordo del 2,8% nel Nel periodo , complessivamente, il PIL polacco è aumentato del 15,4%, mentre la media complessiva dell Unione Europea nello stesso periodo è in negativo, dello -0,4%. 1 Se progettate un investimento in qualche città europea, fatelo a Varsavia - lo affermano anche gli stranieri intervistati da Cushman & Wakefield. La nota società di ricerca ha annunciato nell ottobre 2009 i risultati della sua analisi più recente, European Cities Monitor Secondo questa ricerca, la capitale della Polonia occupa il primo posto nella classifica delle città europee che nel corso dei prossimi cinque anni potranno contare su un maggiore afflusso di investitori. L anno scorso 28 società erano in procinto di aprire una filiale a Varsavia, quest anno sono già 36. Con questo risultato Varsavia ha sorpassato la città di Mosca, al primo posto nelle analisi degli ultimi due anni e, fra le altre città della regione, anche Bucarest e Praga. Inoltre, Varsavia ha conquistato un ottimo terzo posto nella classifica delle città con il miglior clima d affari creato dal governo, e in quella degli standard degli spazi per uffici che offre agli investitori. Nel primo caso, solo Dublino e Ginevra sono risultate più allettanti, nel secondo Birmingham e Leeds. Dal rapporto del 2011 emerge che Varsavia detiene il primo posto per quel che riguarda la qualità degli spazi ad uso ufficio e si colloca alla seconda posizione in termini di costo del personale, sorpassata solo da Bucarest. La classifica prende in considerazione tutti i criteri (come, ad esempio, la qualità della vita, i servizi di telecomunicazione, la posizione rispetto ad altri mercati, la disponibilità e la qualità del personale, affitti spazi ufficio, ecc.). Varsavia si è collocata al 21 posto della lista, lasciandosi dietro Copenaghen, Vienna, Mosca ed Atene European Cities Monitor pagina 7

8 L'aereo e l'automobile sono i mezzi di trasporto più usati per i viaggi d'affari. pagina 8

9 IN POLONIA PER LA PRIMA VOLTA 3 L AEREO I voli diretti tra la Polonia e l Italia, della durata media di due ore, collegano i principali aeroporti di entrambi i paesi. In Italia si può partire da Roma, Milano Malpensa, Torino, Pisa, Cagliari, Forli, Bologna e Bergamo Orio al Serio per atterrare a Varsavia Okęcie, Varsavia Modlin, Cracovia, Katowice, Łódź, Danzica, Breslavia (Wrocław), Poznań. I voli diretti sono gestiti da seguenti compagne aeree: Polskie Linie Lotnicze LOT Alitalia Ryanair Wizzair Sono attivi anche i collegamenti aerei interni con i seguenti aeroporti locali: Varsavia, Danzica, Katowice, Cracovia, Poznań, Wrocław, Stettino, Rzeszów, Bydgoszcz, Zielona Góra, Łódź. RENT A CAR Il servizio di noleggio delle autovetture con o senza autista è offerto presso gli sportelli delle agenzie di noleggio che si trovano negli aeroporti e nei quartieri centrali delle città. In Polonia operano da diversi anni le più rinomate agenzie rent-a-car, come Herz, Avis, Sixt, Buget, Europcar. La prenotazione può essere effettuata anche on-line collegandosi con il sito di una delle agenzie di noleggio TRENI Chi sceglie invece di viaggiare in treno potrà trovare tutte le informazioni sui servizi ferroviari, nonché acquistarne il biglietto, collegandosi al sito www. intercity.pl (disponibile nella lingua polacca, inglese, tedesca e russa). Di seguito sono riportati alcuni collegamenti tra le principali città polacche con i tempi di percorrenza: Varsavia Centrale - Poznań Centrale Varsavia Centrale - Cracovia Centrale Varsavia Centrale - Łódź Fabryczna Varsavia Centrale - Danzica Centrale Varsavia Centrale - Lublino Varsavia Centrale - Wrocław Centrale TAXI In Polonia le compagne taxi sono molto diffuse ed è possibile richiederne i servizi anche in lingua inglese (a titolo d esempio riportiamo alcuni numeri di adiotaxi: MPT RADIO TAXI , EURO TAXI , SAWA TAXI ). All aeroporto Okęcie di Varsavia, al posteggio taxi ufficiale davanti all uscita dell area Arrivi sono autorizzate a sostare soltanto le vetture di tre compagnie: ELE SKY TAXI SUPER TAXI SAWA TAXI :35 h 3:05 h 1:58 h 5:07 h 2:13 h 5:29 h (la denominazione della compagnia è riportata sempre sullo sportello laterale dell autovettura). Sono società concessionarie dei permessi per il trasporto passeggeri da e per l aeroporto, firmatarie di specifici accordi con le autorità aeroportuali. La tariffa per una corsa dall aeroporto al centro cittadino si aggira intorno a 30,00 40,00 PLN (circa 8,00 10,00 Euro). Non è consigliabile servirsi di altri taxi perché si corre il rischio di dovere pagare anche quattro volte la tariffa richiesta da un vettore autorizzato. Nel caso sorgesse qualche dubbio riguardo all importo richiesto, si consiglia di chiedere all autista una ricevuta che deve obbligatoriamente riportare i dati del taxi e tutte le informazioni sulla corsa. Le tariffe per le corse taxi nelle zone urbane non sono elevate grazie alla presenza di numerose compagnie in forte concorrenza tra loro. Il tempo di attesa normalmente non supera i 10 minuti, ed è attivo anche un servizio di prenotazione per il giorno successivo o per le corse extraurbane. pagina 9

10 3 VALUTA E CAMBIO La valuta è złoty polacco (zł., PLN). Uno złoty è diviso in 100 centesimi (gr., grosz). Le banconote in circolazione sono in tagli da 200, 100, 50, 20 e 10 zł.; le monete sono da 5, 2, 1 zł. e 50, 20, 10, 5, 2 e 1 gr. La banca centrale è Banca Nazionale Polacca (NBP, Narodowy Bank Polski) che stabilisce, tra l altro, il tasso di cambio ufficiale della valuta polacca rispetto ad altre valute mondiali. Sul sito web della NBP ( pl) è possibile trovare informazioni aggiornate sul cambio valute estere/ PLN. E possibile effettuare un cambio di valuta in banca o nei punti autorizzati contraddistinti dall insegna KANTOR, e dunque facilmente riconoscibili. I KANTOR, che spesso offrono il cambio di valuta più vantaggioso rispetto a quello offerto dalle banche, si trovano di solito in aeroporti, stazioni ferroviarie e nelle zone centrali delle città. E consigliabile ricordarsi sempre di chiedere al cassiere una ricevuta per l operazione di cambio valuta effettuata. Le carte di credito sono normalmente accettate in tutta la Polonia, anche se potrebbe succedere che alcuni piccoli esercizi commerciali, soprattutto nelle città minori, chiedano un pagamento in contanti. Le banche in Polonia non effettuano pause per il pranzo e di solito sono aperte tutti i giorni feriali dalle ore alle ore I servizi bancari sono facilmente accessibili e di alta qualità. Molto popolare e diffuso è il sistema di e-banking. La rete bancomat è ben sviluppata e spesso diverse banche installano i loro sportelli di prelievo automatico a poca distanza uno dall altro in un unico luogo, per esempio presso un aeroporto o una stazione ferroviaria. Vale la pena di ricordare che i contanti possono essere prelevati dallo sportello bancomat con la carta di credito direttamente in valuta polacca, senza necessità di ulteriori cambi. Per tali operazioni è necessario digitare il proprio codice PIN. La Polonia intende introdurre l euro nel LE PRINCIPALI BANCHE IN POLONIA: PKO Bank Polski Bank Pekao S.A. (principale azionista Unicredit Group italiana) ING Bank Śląski Bank Zachodni WBK Raiffeisen Bank Polska Deutsche Bank PBC S.A. ww.deutsche-bank-pbc.pl ALBERGHI Motori di ricerca alberghi in Polonia: Prezzi per una camera singola nell albergo a quattro stelle in alcune città: Varsavia Danzica Cracovia Poznań ca Euro ca Euro ca Euro ca Euro pagina 10

11 IN POLONIA PER LA PRIMA VOLTA 3 Festività Le date Capodanno 1 gennaio Epifania 6 gennaio Pasqua variabile Lunedì di Pasqua variabile Festa del lavoro 1 maggio Anniversario della Costituzione 3 maggio Pentecoste variabile Corpus Domini variabile Assunzione della Beata Vergine Maria 15 agosto Ognissanti 1 novembre Festa nazionale dell Indipendenza 11 novembre Natale 25 dicembre S. Stefano 26 dicembre pagina 11

12 3 IN POLONIA PER LA PRIMA VOLTA DIVISIONE AMMINISTRATIVA DELLA POLONIA Dal 1 gennaio 1999 una riforma del sistema amministrativo ha suddiviso il Paese in 16 regioni (voivodati: vedi immagini). L elemento più significativo della riforma consiste nella suddivisione delle rappresentanze amministrative in tre livelli di unità locali: comuni (gmina), distretti (powiat) e regioni (województwo). Il Comune (gmina) costituisce un unità base di amministrazione locale di primo livello. I suoi organi rappresentativi sono: il Consiglio e la Giunta comunale. I Sindaci, che presiedono la Giunta comunale, sono chiamati Prezydent nelle grandi città, Burmistrz nei comuni urbani minori e Wójt nei comuni rurali. In Polonia i comuni sono Il Distretto (Powiat) è un unità di amministrazione locale di livello intermedio, ed è costituita da più comuni. Sono organi rappresentativi del distretto: il Consiglio e la Giunta distrettuale. I Presidenti della giunta distrettuale sono chiamati Starosta. La Polonia ha 379 distretti di cui 65 municipali (grodzkie), che sono comuni con lo status cittadino e le funzioni di distretto, e 314 distretti rurali (ziemskie). La Regione (województwo) è l unità più grande dell ordinamento amministrativo dello Stato. Le regioni polacche sono sedici. I suoi organi rappresentativi sono: il Consiglio, ovvero il Parlamentino (Sejmik), e la Giunta regionale, entrambi presieduti da un Presidente della Regione (Marszałek). Per maggiori informazioni sulle regioni consultate il sito: Per un imprenditore italiano è indispensabile acquisire informazioni sulle regioni polacche, dato che proprio le autorità regionali predispongono e gestiscono vari strumenti di sostegno agli investitori, come, ad esempio: Zone Economiche Speciali (Specjalne Strefy Ekonomiczne: SSE), parchi industriali e tecnologici, Centri di Sostegno agli Investitori (COI) ed esenzioni fiscali a livello locale. Inoltre, le regioni gestiscono anche i Programmi Operativi Regionali (POR). Se un imprenditore italiano vuole accedere agli strumenti di sostegno regionali, deve costituire una società nella stessa regione in cui intende esercitare la propria attività (la società non può avere sede, per esempio, a Varsavia, e usufruire dei fondi della Regione di Cracovia). Le Regioni (Voivodati) della Polonia pagina 12

13 SUGGERIMENTI SULL APERTURA DI UN ATTIVITÀ ECONOMICA IN POLONIA 4 Borsa Valori a Varsavia foto: MAVIL 4.1 Traduttore di lingua italiana Gli imprenditori italiani intenzionati ad investire in Polonia devono essere consapevoli che non tutti i polacchi parlano inglese, francese o tedesco. La conoscenza tra i polacchi della lingua italiana è del tutto marginale, da qui la necessità di rivolgersi a traduttori ed interpreti di lingua italiana. La presenza di un traduttore giurato di lingua italiana sarà indispensabile per la redazione di qualunque documento in uno studio notarile o un tribunale polacco, a meno che l'imprenditore non dichiari al notaio o al giudice di parlare correntemente la la lingua polacca. In altri casi sarà sufficiente la presenza di una persona che conosca bene entrambe le lingue, senza che tale persona debba esibire un documento di autorizzazione rilasciato in Polonia a interpreti di lingue straniere professionisti. E consigliabile tuttavia avvalersi dei servizi di un traduttore professionista per evitare eventuali malintesi di natura linguistica con le istituzioni pubbliche polacche. I costi delle traduzioni dipendono in larga misura dal livello di difficoltà e dai tempi necessari, e oscillano tra 40,00 PLN 70,00 PLN (circa 8,00 15,00 Euro) a cartella di 1500 caratteri spazi inclusi, al netto delle imposte. Per l interpretariato la tariffa oraria è di 100,00 PLN - 200,00 PLN (circa 25,00 50,00 Euro) al netto delle imposte. Per l interpretariato in simultanea la tariffa giornaliera (7 ore) è di 450,00 600,00 Euro. 3 3 Tutte le informazioni su tariffari, cambi o valori, fornite nel testo della guida hanno il carattere esclusivamente orientativo e sono aggiornate al mese di settembre 2012, pertanto possono avere subito variazioni. E consigliabile, quindi, prima di recarsi in Polonia, di verificare i dati sui servizi richiesti per evitare qualunque malinteso. pagina 13

14 4 4.2 Contabilità Nessuna società in Polonia può fare a meno di quella colonna portante di ogni attività economica che è un ragioniere libero esercente, altamente qualificato (ufficio di servizi contabili esterno all azienda), oppure un contabile competente interno all azienda. Le norme contabili e fiscali sono piuttosto severe in Polonia, perciò, almeno nella fase iniziale dell attività, conviene rivolgersi a un professionista locale, con una buona esperienza pratica del funzionamento delle imprese sul mercato polacco e la conoscenza delle leggi specifiche. Le competenze di un contabile d impresa sono stabilite dalla legge del 29 settembre 1994 in materia di contabilità (t.u. Gazz.Uff. del 2002, nr 76, pos. 694 e succ. mod.), da specifiche leggi e ordinamenti in materia fiscale, nonché dai regolamenti interni dell azienda. Uno dei principali compiti di un contabile aziendale o di una società di contabilità esterna è di tenere i libri contabili in modo regolare, puntuale, corretto e verificabile. Sulla base di questi documenti nel corso dell anno fiscale e alla sua fine vengono redatti: il bilancio, il rendiconto economico e finanziario (dichiarazioni CIT - Corporation Income Tax, PIT Personal Income Tax, VAT Value Added Tax (rispettivamente imposte: IRPEG, IRPEF e IVA) e rapporti statistici. Nel caso delle piccole imprese in cui non è prevista la posizione di un responsabile per gli adempimenti nei confronti dell Istituto Nazionale di Previdenza Sociale (Zakład Ubezpieczeń Społecznych: ZUS), le competenze del contabile potranno essere estese alla compilazione della documentazione assicurativa del personale come, per esempio, le dichiarazioni relative ai contributi di previdenza sociale e sanitaria. Alle imprese private (società) che assumono capi contabili in base a un contratto di lavoro si applicano le disposizioni della legge del 26 giugno 1974: Codice del lavoro (t.u. Gazz.Uff. del 1998, nr. 21, pos. 94 e succ. mod.) nonché i regolamenti in materia di lavoro e di retribuzioni. Un capo contabile che non è membro del consiglio di amministrazione non è responsabile dei danni materiali causati alla società, a meno che non si sia assunto la responsabilità del corretto adempimento dei suoi obblighi ai sensi dell art. 4, comma 5 della legge in materia di contabilità. In tal caso ha la responsabilità penale, civile e disciplinare per la contabilità dell azienda. Alcuni esempi delle competenze che l imprenditore può assegnare al capo contabile: controllo delle finanze e della contabilità; pianificazione e controllo delle attività aziendali in conformità alle regole di contabilità e le leggi fiscali; corretta tenuta, conservazione e archiviazione della documentazione; preparazione di rendiconti finanziari; preparazione di dichiarazioni fiscali e rapporti statistici mensili preparazione di relazioni periodiche per il consiglio di amministrazione della società gestione delle risorse umane, delle retribuzioni e dei versamenti contributivi (previdenza sociale) rapporti con banche, agenzie delle entrate e ZUS (=INPS); rapporti con i partner contrattuali, in particolare la vigilanza sui pagamenti degli obblighi contrattuali e riscossione delle spettanze. Il costo della gestione di contabilità effettuata da un agenzia esterna dipende in larga misura dalla quantità di documenti contabilizzata mensilmente nell azienda: in genere, nelle imprese di piccole dimensioni non dovrebbe superare la somma di 2.000,00 PLN + 23% VAT (circa 500,00 euro + 23% IVA) Consulenza legale Un altro elemento essenziale per le attività operative dell azienda è la collaborazione dell imprenditore con un esperto consulente legale. Come per la contabilità, anche qui è possibile rivolgersi ad uno studio legale esterno oppure assumere un professionista in base a un contratto di lavoro. La collaborazione con un legale è indispensabile nelle questioni attinenti il diritto amministrativo, civile e commerciale quando si costituisce una società, quando si acquistano o vendono le partecipazioni societarie, quando si conducono i negoziati commerciali, e anche nei casi di revisione dei contratti commerciali e in tutte le operazioni relative all acquisizione o la vendita di immobili... Vale la pena di ricordare che, quando un imprenditore italiano acquista da soci polacchi solo quote parziali delle partecipazioni societarie, dovrebbe sempre farsi assistere e rappresentare da un proprio legale, non da quello della controparte. pagina 14

15 SUGGERIMENTI SULL APERTURA DI UN ATTIVITÀ ECONOMICA IN POLONIA 4 Porto Vecchio di Danzica foto: veer.com In Polonia, in termini di onorario per i servizi resi, gli studi legali applicano diversi sistemi a seconda delle esigenze dei propri clienti. Di solito questi consistono in tariffe forfettarie mensili, tariffe forfettarie mensili con un tetto di ore lavorate, tariffe a ore, e una forma di premio o maggiorazione dell onorario per i successi ottenuti (success fee). La formula più frequentemente applicata è quella della tariffa forfettaria... È una soluzione vantaggiosa per i clienti che desiderano conoscere in anticipo le spese legali da preventivare, e per i rapporti di consulenza continuativi. Al cliente è garantita l esecuzione della commissione affidata al legale e l assistenza legale a prescindere del tempo che richiede. A lungo andare questo sistema è il più conveniente e meno costoso. Alcuni esempi delle tariffe forfettarie: consulenza orale per un singolo problema legale - a partire da 50,00 PLN + VAT 23% (12,00 Euro + 23% IVA) assistenza legale piena e continuativa a partire da PLN + VAT 23% (300,00 Euro + 23% IVA) 5 rappresentanza legale in un procedimento giudiziario - in genere i compensi si basano sulle tariffe per i servizi di rappresentanti e consulenti legali stabilite dal decreto del Ministro della Giustizia, ma in alcune giustificate circostanze tali tariffe possono essere rinegoziate 4.4 Legalizzazione di documenti Il 14 agosto 2005 è entrata in vigore in Polonia la Convenzione di Aia che ha abrogato l obbligo di legalizzazione di atti pubblici stranieri. La legalizzazione di tali atti effettuata finora da ambasciate (richiesta da specifiche leggi polacche, ovvero dall art del codice di procedura civile) viene così sostituita da un timbro Apostille. È una convalida speciale per l uso internazionale dell autenticità di un documento pubblico apposta da un autorità competente del paese in cui l atto è stato emesso. In pratica, questo significa che sostanzialmente tutti i documenti provenienti dall Italia relativi ad un soggetto italiano, come ad esempio certificati o copie di iscrizioni ai registri delle camere di commercio, procure notarili, delibere dei consigli d amministrazione o delle assemblee dei soci delle società italiane, ecc., che vi saranno richiesti da uffici polacchi, devono essere muniti del timbro Apostille (Apostille d Aia). Pertanto, prima di compiere qualunque atto sul territorio della Polonia vi consigliamo vivamente di accertarvi se un notaio polacco non esiga da voi un documento munito di Apostille. 4 Vedi nota 3 5 Vedi nota 3 pagina 15

16 5 I DOCUMENTI PER LE GARE In via preliminare si evidenzia che inn Italia per partecipare alle gare di appalto è sufficiente che l operatore economico autocertifichi il possesso dei requisiti previsti dall art. 38 del decreto legislativo 12 aprile 2006, n. 163, e s.m.i. (codice dei contratti pubblici) e dai documenti di gara. Le stazioni appaltanti, poi, ai sensi dell art. 43 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, e s.m.i., effettuano la verifica del possesso di tali requisiti, dichiarati dagli operatori economici in autocertificazione, acquisendo d ufficio le relative informazioni, previa indicazione, da parte dell interessato, dell amministrazione competente e degli elementi indispensabili per il reperimento delle informazioni e dei dati richiesti. Per le gare in Polonia meglio presentare la documentazione rilasciata dagli uffici competenti. Ciò premesso, si specificano di seguito i documenti che in Italia equivalgono a quelli richiesti dalla normativa polacca. 1 L estratto aggiornato dal registro competente o certificato di iscrizione all albo degli operatori economici, corrisponde al certificato di iscrizione nel registro delle imprese rilasciato dalla Camera di Commercio Industria Artigianato e Agricoltura (CCIAA). 2 La certificazione relativa alle imposte, nel nostro ordinamento corrisponde all attestazione di regolarità fiscale, rilasciata dall Agenzia delle Entrate, mentre la certificazione relativa al versamento dei contributi previdenziali e assistenziali corrisponde al Documento Unico di Regolarità Contributiva (DURC). Tale documento attesta l assolvimento degli obblighi legislativi e contrattuali nei confronti di INPS, INAIL e Cassa Edile ed è rilasciato dai suddetti organismi. Blue Tower Plaza a Varsavia foto: fotolia.pl 3 Il certificato del casellario giudiziale corrisponde al certificato rilasciato in Italia dall apposito ufficio istituito presso la Procura della Repubblica di ogni Tribunale. I certificati rilasciati dal casellario giudiziario si dividono in due categorie: certificati del Casellario (generale, penale, civile), che attestano l esistenza o meno di condanne passate in giudicato e i certificati dei carichi pendenti, che attestano l esistenza di procedimenti penali in corso, questi ultimi si possono richiedere solo all ufficio della Procura della Repubblica in cui si è residenti. pagina 16

17 LE ATTIVITÀ ECONOMICHE IN POLONIA Società COSTITUZIONE DI UNA SOCIETÀ PASSO DOPO PASSO In Polonia, per formare una società, è necessario: Albergo Intercontinental a Varsavia foto: fotolia.pl 1 redigere e firmare un contratto/uno statuto della società (nei casi delle società in accomandita e società in accomandita per azioni, a responsabilità limitata e società per azioni è necessario redigere l atto costitutivo in ufficio notarile) 7 2 iscrivere la società al registro delle imprese tenuto presso il Registro Nazionale Giudiziario (Krajowy Rejestr Sądowy KRS) 8 3 farsi assegnare il numero REGON presso l Ufficio Statistico competente per la sede della società (REGON è un codice statistico assegnato a soggetti che esercitano attività economiche al momento dell iscrizione nel Registro nazionale tenuto dal Presidente dell Ufficio Centrale di Statistica) 4 richiedere l attribuzione del numero di identificazione fiscale NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej codice fiscale) 5 registrazione all ufficio competente del Agenzia delle Entrate ai fini dell imposta VAT (partita IVA) 6 denunciare gli eventuali dipendenti della società all Istituto Nazionale di Previdenza Sociale (Zakład Ubezpieczeń Społecznych ZUS) FORME DI ATTIVITÀ ECONOMICHE SVOLTE PIÙ FREQUENTEMENTE DA IMPRENDITORI STRANIERI IN POLONIA Società unipersonale e società civile Iscrizione al Registro dell attività economica (Registro e Informazione Centrale dell Attività Economica - Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej) 9 Finalità Fondatori: Capitale minimo: Tipo di personalità giuridica: Responsabilità: Imposte: Come aprire l attività: Attività economica esercitata su scala limitata da una persona fisica Una persona fisica La legge non stabilisce un limite minimo per il capitale sociale. Non ha personalità giuridica; è una persona fisica che fa l imprenditore. Personale, con il proprio patrimonio. PIT (Personal Invoice Tax) - imposta sul reddito delle persone fisiche (IRPEF). Per aprire un attività economica è necessario iscriversi al registro delle attività economiche tenuto dalle autorità locali I diritti d autore relativi a questa parte della Guida sono di proprietà dell Agenzia Polacca di Informazione e Investimenti Esteri (PAIZ, 7 Nel caso della società a responsabilità limitata è possibile stipulare l atto costitutivo senza la forma cartacea dell atto notarile, se la società viene registrata tramite il contratto telematico. (modello di contratto telematico con una firma digitale) 8 A differenza dell Italia, in Polonia i registri delle imprese che compongono un unico Registro Nazionale Giudiziario (Krajowy Rejestr Sądowy) sono tenuti da uffici costituiti presso i tribunali ordinari. Vi sono raccolte tutte le informazioni riguardanti imprenditori e aziende in modo simile a quelle raccolte nella Visura camerale 9 A partire dal 2008 in Polonia è stata introdotta la registrazione centrale delle attività economiche delle persone fisiche. 10 Per aprire l attività economica è necessario formulare una domanda al Comune competente per la sede della società: in persona, tramite una lettera raccomandata o tramite posta elettronica. pagina 17

18 6 Società in accomandita Finalità: Fondatori: Capitale minimo: Tipo di personalità giuridica: Responsabilità: Imposte: Come aprire l attività: Ulteriori requisiti nei confronti dell imprenditore straniero: Rappresentanza e organi interni della società: Costi: Esercizio di un attività economica con ragione sociale propria. Minimo due persone fisiche o giuridiche o enti privi di personalità giuridica che acquisiscono la capacità giuridica in forza di legge (ad esempio società di persone). La legge non prevede un limite minimo per il capitale sociale Non ha personalità giuridica; è una società di persone che può acquisire diritti in nome proprio, incluso quello di proprietà immobiliari e altri diritti reali, nonché contrarre obblighi ed essere chiamata o costituirsi in giudizio Per gli obblighi contratti dalla società almeno un accomandatario risponde ai creditori sociali con tutto il patrimonio illimitatamente; almeno un accomandante ne risponde limitatamente alla quota conferita. L accomandatario risponde per gli obblighi della società illimitatamente se il suo nome o della sua azienda figura nella denominazione (ragione sociale) della società. Analogamente, se l accomandante compie un atto giuridico in nome della società senza esibirne la procura, risponde degli effetti di tale atto di fronte a terzi illimitatamente; ciò vale anche se l accomandante è privo del necessario mandato oppure supera le competenze conferitegli dalla procura. PIT (Personal Income Tax) imposta sul reddito delle persone fisiche (IRPEF) oppure CIT (Corporation Income Tax) imposta sul reddito delle persone giuridiche (IRPEG); ogni socio è tassato separatamente. Per aprire l attività economica è necessario redigere l atto costitutivo della società davanti ad un notaio e registrare la società nel Registro Nazionale Giudiziario (KRS). Non previsti. Il diritto di rappresentanza della società spetta ai soci accomandatari che non sono stati privati di tale diritto dall atto costitutivo oppure da una sentenza giudiziaria definitiva. L accomandante può rappresentare la società soltanto in forza di una procura speciale. La società, inoltre, può essere rappresentata da un procuratore delegato. Tassa per la registrazione della società nel Registro Nazionale Giudiziario (KRS) ammonta a 600,00 PLN. (ca. 150 Euro) pagina 18

19 LE ATTIVITÀ ECONOMICHE IN POLONIA 6 6 Società in accomandita per azioni Finalità: Fondatori: Capitale minimo: Tipo di personalità giuridica: Esercizio di un attività economica con ragione sociale propria (di solito di dimensioni maggiori, per esempio imprese a conduzione familiare). Minimo due persone fisiche, giuridiche o enti privi di personalità giuridica, che acquisiscono la capacità giuridica in forza di legge (ad esempio società di persone). Il limite minimo del capitale sociale di una società in accomandita per azioni è stabilito per legge ed è pari a ,00 PLN (ca ,00 Euro) Senza personalità giuridica; è una società di persone che può acquisire diritti in nome proprio, incluso quello di proprietà immobiliari e altri diritti reali, nonché contrarre obblighi ed essere chiamata o costituirsi in giudizio. Responsabilità: Degli obblighi sociali risponde ai creditori almeno un socio (accomandatario) illimitatamente; almeno un socio è un azionista che non ne risponde. Tuttavia, se il nome di un azionista o della sua azienda figura nella denominazione (ragione sociale) della società, egli risponde degli obblighi sociali illimitatamente. Analogamente, risponde illimitatamente di fronte a terzi l accomandante che compie un atto giuridico in nome della società senza esibirne la procura; ciò vale anche quando l azionista è privo del necessario mandato oppure supera le competenze conferitegli dalla procura. Imposte: Come aprire l attività: Ulteriori requisiti nei confronti dell imprenditore straniero: Rappresentanza e organi interni della società: Costi: PIT (Personal Income Tax) imposta sul reddito delle persone fisiche (IRPEF) oppure CIT (Corporation Income Tax) imposta sul reddito delle persone giuridiche (IRPEG); ogni socio è tassato separatamente. Tutti i soci accomandatari firmano l atto costitutivo in forma di un atto notarile; la società deve essere registrata nel Registro Nazionale Giudiziario (KRS). Non previsti. Il diritto di rappresentanza della società spetta ai soci accomandatari che non sono stati privati di tale diritto dall atto costitutivo oppure da una sentenza giudiziaria definitiva. L azionista accomandante può rappresentare la società soltanto in forza di procura speciale. La società, inoltre, può essere rappresentata da un procuratore delegato. La società in accomandita per azioni può eleggere un collegio dei sindaci (supervisory board). Se il numero degli azionisti supera 25 persone l istituzione del collegio dei sindaci è obbligatoria. Tassa per la registrazione della società nel Registro Nazionale Giudiziario (KRS) ammonta a 600,00 PLN. (ca. 150 Euro) pagina 19

20 6 Società a responsabilità limitata Finalità Fondatori: Capitale minimo: Tipo di personalità giuridica: Responsabilità: Atto costitutivo: Imposte: Ulteriori requisiti nei confronti dell imprenditore straniero: Rappresentanza e organi interni della società: Costi riguardanti la redazione dell'atto costitutivo della società a responsabilità limitata in un ufficio notarile, la registrazione della società nel Registro Nazionale Giudiziario (KRS), le tasse di registrazione della società nell'ufficio Statistico e all Istituto Nazionale della Previdenza Sociale: Ogni finalità consentita dalla legge (incluso l esercizio di un attività economica), a meno che la legge non stabilisca diversamente. Una o più persone fisiche, giuridiche o enti privi di personalità giuridica, che acquisiscono la capacità giuridica in forza di legge (ad esempio società di persone). Una società a responsabilità limitata unipersonale non può essere costituita esclusivamente da un altra società a responsabilità limitata unipersonale. Il limite minimo del capitale sociale di una società a responsabilità limitata è stabilito per legge ed è pari a 5.000,00 PLN (ca ,00 Euro) La società a responsabilità limitata è una persona giuridica. La società a responsabilità limitata risponde degli obblighi sociali illimitatamente, con tutto il suo patrimonio. I singoli soci, invece, rispondono nei confronti dei terzi entro i limiti delle quote del capitale sottoscritte da ciascuno. La società a responsabilità limitata viene costituita con un atto pubblico redatto davanti ad un notaio (nel caso della registrazione telematica non è necessaria la forma cartacea dell atto notarile)e successivamente registrata nel Registro Nazionale Giudiziario (KRS). CIT (Corporation Income Tax) imposta sul reddito delle persone giuridiche (IRPEG). Non previsti Il massimo potere nella società spetta all assemblea dei soci. La società a responsabilità limitata è rappresentata e amministrata da un consiglio di amministrazione composto da uno o più membri. La società può essere rappresentata anche da un procuratore delegato. All interno della società può essere eletto un collegio sindacale o una commissione di revisione, oppure entrambi. La costituzione di un collegio sindacale o di una commissione di revisione è obbligatoria nelle società a responsabilità limitata con il capitale sociale superiore a ,00 PLN (ca ,00 Euro) e con più di venticinque soci. Il capitale iniziale minimo della società a responsabilità limitata e di 5000 PLN (c.a EU) e viene apportato dai soci in contanti o in apporto, sotto forma di riserva di capitale. L atto costitutivo della società viene stipulato davanti al notaio (Registrazione tramite il modello del contratto telematico) Nei casi in cui il capitale sociale ammonti a 5.000,00 PLN (ca ,00 Euro) la tassa notarile è di 160,00 PLN + VAT 23% (ca. 40,00 Euro + 23% IVA).. Per completare la registrazione nel Registro Nazionale Giudiziario è necessario presentare: il modulo di domanda d iscrizione della società al Registro Nazionale Giudiziario (KRS) compilato e firmato dai membri del consiglio di amministrazione, l atto costitutivo della società, le firme dei membri del consiglio di amministrazione autenticate dal notaio, il contratto di locazione. Le spese legali per la registrazione della società nel Registro Nazionale Giudiziario ammontano a 600,00 PLN. (ca. 150 Euro)... La fase successiva è la denuncia dell attività economica della società presso l Ufficio statistico competente al fine di assegnazione di un codice statistico REGON. La domanda è gratuita Successivamente l imprenditore è tenuto a fare una denuncia analoga all Agenzia delle Entrate competente per la sede sociale al fine di assegnazione di un numero d identificazione fiscale (NIP) e registrarsi quale sostituto d imposta IVA. I costi per la presentazione della domanda sono di ca. 170,00 PLN (ca. 40,00 Euro). pagina 20

21 LE ATTIVITÀ ECONOMICHE IN POLONIA 6 6 Società per azioni Fondatori: Capitale minimo: Tipo di personalità giuridica: Responsabilità: Atto costitutivo: Imposte: Ulteriori requisiti nei confronti dell imprenditore straniero: Rappresentanza e organi interni della società: Costi riguardanti la redazione dell atto costitutivo della società per azioni in un ufficio notarile, la registrazione della società nel Registro Nazionale Giudiziario (KRS), le tasse di registrazione della società nell'ufficio Statistico e all Istituto Nazionale della Previdenza Sociale: Una o più persone; eccezione: la società per azioni non può essere costituita esclusivamente da una società a responsabilità limitata unipersonale. Il limite minimo del capitale sociale di una società per azioni è stabilito per legge ed è pari a 100,000 PLN (ca ,00 Euro). La società per azioni è una persona giuridica. La società per azioni risponde degli obblighi sociali illimitatamente con tutto il suo patrimonio. I singoli azionisti, invece, rispondono nei confronti dei terzi nel limite della propria quota del capitale sottoscritto. L atto costitutivo della società per azioni deve avere la forma di un atto notarile stipulato davanti ad un notaio ed essere registrato nel Registro Nazionale Giudiziario (KRS). CIT (Corporation Income Tax) imposta sul reddito delle persone giuridiche (IRPEG). Non previsti Il massimo potere nella società spetta all assemblea dei soci. La società per azioni è rappresentata e amministrata da un consiglio di amministrazione composto da uno o più membri. La società può essere rappresentata anche da un procuratore delegato. La società per azioni è tenuta ad eleggere un collegio dei sindaci.. Il limite minimo del capitale sociale di una società per azioni è stabilito per legge ed è pari a PLN (ca ,00 Euro), in qual caso la tassa notarile è di 1.500,00 PLN + VAT. (ca. 350, 00 Euro)... Per registrare la società nel Registro Nazionale Giudiziario (KRS) è necessario presentare: un modulo di domanda d iscrizione della società al Registro Nazionale Giudiziario (KRS) compilato e firmato dai membri del consiglio di amministrazione, l atto costitutivo della società, le firme dei membri del consiglio di amministrazione autenticate dal notaio, dichiarazione del Consiglio d Amministrazione della quota del capitale sottoscritto, approvazione del contenuto dello statuto, il contratto di locazione. La tassa per la registrazione della società nel Registro Nazionale Giudiziario (KRS) ammonta a 600,00 PLN. (ca. 150 Euro)... La fase successiva è la denuncia dell attività economica della società presso l Ufficio statistico competente al fine di assegnazione di un codice statistico REGON. La domanda è gratuita Successivamente l imprenditore è tenuto a fare una denuncia analoga all Agenzia delle Entrate competente per la sede sociale al fine di assegnazione di un numero d identificazione fiscale (NIP) e registrarsi quale sostituto d imposta IVA. I costi per la presentazione della domanda sono di ca. 170,00 PLN (ca. 40,00 Euro) Attualmente, la denuncia d identificazione all ufficio Statistico e la denuncia del contribuente dell imposta sul reddito delle persone fisiche viene presentata al Tribunale in cui è registrata la società; il Tribunale manda la domanda agli uffici adeguati. pagina 21

22 6 6.2 Filiali 13 Gli imprenditori stranieri possono istituire filiali delle proprie aziende per l esercizio delle loro attività economiche sul territorio polacco, acquisendo i diritti simili a quelli concessi agli imprenditori polacchi all estero ai sensi degli accordi internazionali (principio di reciprocità), a meno che gli accordi internazionali ratificati dalla Polonia non dispongano diversamente. Filiali di società straniere in territorio polacco non hanno personalità o capacità giuridica autonoma. 1 OGGETTO DELL ATTIVITÀ Gli imprenditori stranieri che aprono una filiale della propria azienda in Polonia possono esercitare un attività economica limitatamente all oggetto dell attività sociale. L ambito delle attività di una filiale può tuttavia essere ridotto rispetto all oggetto sociale e coinvolgere soltanto alcuni settori della sua attività. 2 ISCRIZIONE AL REGISTRO DELLE IMPRESE Una filiale può iniziare la propria attività economica soltanto dopo la sua registrazione nel Registro delle imprese. L imprenditore straniero, al fine di ottenere l iscrizione nel Registro, indipendentemente dagli obblighi previsti dalla legge in materia di Registro Nazionale Giudiziario (KRS) è tenuto a: indicare il nome e l indirizzo della persona autorizzata a rappresentare l imprenditore straniero in Polonia, allegare la firma della persona autorizzata a rappresentare l imprenditore straniero in Polonia, autenticata dal notaio, nel caso in cui la filiale di una società straniera operi in base ad un atto costitutivo, contratto o statuto, depositare le loro copie nella documentazione di registrazione della filiale insieme alla loro traduzione giurata in lingua polacca; qualora l imprenditore straniero avesse istituito sul territorio polacco più filiali della stessa azienda, tali documenti possono essere depositati nella documentazione di registrazione di una di esse, con l obbligo di indicarvi le restanti filiali, i dati del tribunale e il numero della sezione nel registro; nel caso in cui la filiale della società straniera è fondata o agisce sulla base della iscrizione al registro, depositare le copie di questi documenti nella documentazione di registrazione della filiale insieme alla traduzione giurata in lingua polacca; qualora l imprenditore straniero avesse istituito sul territorio polacco più filiali della stessa azienda, tali documenti possono essere depositati nella documentazione di registrazione di una di esse, con l obbligo di indicarvi le restanti filiali, i dati del tribunale e il numero della sezione nel registro. La tassa per la registrazione di una filiale della società straniera nel Registro Nazionale Giudiziario ammonta a 600,00 PLN (ca. 150,00 euro) 3 RESPONSABILITÀ DI UNA FILIALE La filiale è obbligata a: utilizzare la denominazione della società dell imprenditore straniero riportata in lingua originale con la traduzione in lingua polacca della ragione sociale e aggiunta oddział w Polsce (filiale in Polonia) tenere una contabilità separata in lingua polacca in conformità alle leggi in materia di contabilità aziendale. Gli obblighi di cui sopra corrispondono alle norme vigenti per le aziende polacche. Per quanto riguarda la contabilità, è consentito tenerla ai sensi delle leggi del Paese di origine dell imprenditore e per le finalità di tale Paese. Tuttavia, ai sensi della legge polacca e in conformità alle norme di legge in materia di contabilità aziendale, v è l obbligo per gli imprenditori stranieri di tenere la contabilità autonoma per le loro filiali. E obbligatorio segnalare al ministro competente per le attività economiche ogni cambiamento dello stato effettivo o giuridico di una società estera che ha istituito una filiale in Polonia, sia riguardo ad una sua liquidazione, sia alla perdita del diritto di esercitare la propria attività economica, entro i 14 gg. dal verificarsi dell evento. pagina 22

23 LE ATTIVITÀ ECONOMICHE IN POLONIA Rappresentanza 14 Centro commerciale e culturale Stary Browar a Poznań foto: fotolia.pl 1 DEFINIZIONE 2 DOMANDA DI ISCRIZIONE AL REGISTRO DELLE ATTIVITÀ ECONOMICHE Un imprenditore straniero può istituire sul territorio della Repubblica di Polonia sedi di rappresentanza delle sue società a condizione che l attività di tale soggetto estero sul territorio polacco sia esercitata direttamente in nome e per conto La domanda d iscrizione nel registro delle attività economiche, presentata presso un ufficio municipale o comunale competente dell imprenditore, e sempre costituendo un elemento per il territorio, deve essere redatta in immanente della sua struttura giuridica, organizzativa e lingua polacca e deve includere: funzionale. Il soggetto estero di cui sopra sarà allora l imprenditore che esercita le attività suddette. L ufficio di rappresentanza di una società straniera non costituisce un entità autonoma, rimane subordinato alla società madre e deve limitare le sue attività alla promozione e pubblicità fatte in nome e per conto dell imprenditore straniero. La pubblicità e la promozione sono parte dell attività economica dell imprenditore straniero. L ufficio di rappresentanza, inoltre, non costituisce un entità autonoma dal punto di vista patrimoniale. Anche se l imprenditore ne stabilisse una separazione patrimoniale, si tratterebbe soltanto di un atto tecnico-organizzativo. Per istituire un ufficio di rappresentanza è necessaria la sua iscrizione nel Registro delle rappresentanze di imprenditori stranieri tenuto presso il Ministro competente per le attività economiche. la denominazione e la ragione sociale, nonché l indirizzo della sede dell imprenditore straniero, l oggetto dell attività economica dell imprenditore straniero, il nome, il cognome e l indirizzo in Polonia della persona autorizzata a rappresentare l imprenditore straniero, l indirizzo dell ufficio di rappresentanza sul territorio della Repubblica di Polonia, dove vengono tenuti i documenti riguardanti la gestione della rappresentanza Vedi nota 6. pagina 23

24 6 Piazza del Mercato Vecchio a Cracovia foto: fotolia.pl Inoltre devono essere allegati alla domanda: una copia autenticata del documento che certifichi la registrazione dell imprenditore straniero, sulla base del quale l imprenditore svolge l attività economica; una copia autenticata del documento che attesta l indirizzo della sede dell imprenditore, le regole della rappresentanza nonché l indicazione delle persone autorizzate alla rappresentanza se il documento sopranominato non contiene le informazioni richieste. un documento che attesta il diritto dell imprenditore straniero all utilizzo del locale (immobile) in cui sarà esercitata l attività della società. Una copia autentica del documento che attesta la registrazione dell imprenditore deve essere munito dal timbro Apostille, se l imprenditore opera sul territorio di un paese membro della Convenzione di Aia del 1961 svincolante gli Stati aderenti dalla necessità della legalizzazione degli atti pubblici da utilizzare in Paesi diversi da quello che li ha rilasciati (Gazz. Uff. del No 112, pos. 938) oppure tramite legalizzazione se l imprenditore opera sul territorio del paese che non è il membro della Convenzione. Questi documenti, se redatti in lingua italiana, devono essere accompagnati da una traduzione giurata in lingua polacca. Compiuta la registrazione al Registro delle Rappresentanze degli Imprenditori Stranieri, viene rilasciato un certificato. L imposta di bollo per la registrazione al Registro delle Rappresentanze degli Imprenditori Stranieri a partire dal 1 gennaio 2012 ammonta a PLN (ca. 250 Euro) Uno dei documenti più importanti da allegare alla domanda è l atto costitutivo. E un atto che attesta la costituzione di una società, la stipulazione di un contratto societario o la fondazione di un impresa. Atti di questo tipo possono differenziarsi a seconda della legislazione del paese d'origine. Si tratta soprattutto delle diversità di forme organizzative e giuridiche scelte da imprenditori per la propria attività economica. Qui, di fondamentale importanza saranno le società di diritto commerciale. pagina 24