Fiat Group Purchasing Supplier Quality SQP Manuale Utente Versione 1, Dicembre 2008

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1 SQP Certificazione Fornitore Versione 1, Dicembre 2008 Indice argomenti 1. Versione documento Premessa Introduzione alla nuova funzionalità Tipi di certificazione Enti certificatori Passi operativi in carico all utente con profilo Fornitore Messaggio visualizzato all accesso del sistema Assenza certificazioni Certificazioni scadute / in scadenza Videata Certificazioni Fornitore Inserimento Certificazione Lista Certificazioni Modifica Certificazioni Passi operativi in carico all utente interno Fiat Group...14 SQP_CertificazioneFornitore_v11.doc Pagina 1 di 14

2 1. Versione documento Versione documento Modifica rispetto versione precedente Versione 1 Creazione documento (dicembre 2008) SQP_CertificazioneFornitore_v11.doc Pagina 2 di 14

3 2. Premessa Nel mondo automotive, ed in particolare nel Gruppo Fiat, come è noto, l ottemperanza alle prescrizioni contenute nella Specifica Tecnica ISO/TS 16949:2002, è considerato requisito obbligatorio per i fornitori. Se nel passato il soddisfacimento di tale requisito doveva essere tracciato tramite l invio a Supplier Quality della copia cartacea o elettronica del Certificato, adesso la nuova funzionalità di SQP permette al fornitore il caricamento delle informazioni direttamente sul sistema. In accordo alla obbligatorietà del possesso del Certificato, l accesso al sistema, dopo un periodo iniziale di transizione, verrà inibito in mancanza del caricamento delle informazioni. Nel caso di fornitori di CNH o di IVECO, per la parte attinente ai veicoli pesanti, il requisito è valido relativamente alla Norma ISO 9001:2000. SQP_CertificazioneFornitore_v11.doc Pagina 3 di 14

4 3. Introduzione alla nuova funzionalità La nuova funzionalità permetterà di gestire le certificazioni dei fornitori direttamente nel sistema SQP consentendo l inserimento dei dati direttamente alle utenze denominate fornitore e super utente. In sintesi, tramite questa funzionalità sarà possibile: 1. configurare a sistema i tipi di certificazioni (ad esempio: ISO/TS 16949:2002 oppure ISO 9001:2002) e gli enti certificatori (ad esempio CERTO, DQS); 2. memorizzare per ciascun codice fornitore le certificazioni con relativo allegato e periodo di validità; 3. monitorare i dati caricati nel sistema con possibilità di utilizzare diversi parametri di ricerca; 4. avvisare e vincolare i fornitori ad inserire nel sistema le proprie certificazioni. A questa funzionalità saranno abilitati: gli utenti SQP con profilo Fornitore (sia singola utenza che multi utenza) che potranno inserire le certificazioni relative ai propri codici di fornitura; gli utenti interni Fiat Group (la modalità di gestione dei dati dipende dal tipo di profilo SQP). La funzionalità Certificazione Fornitore sarà attivata per tutte le company di Fiat Group che utilizzano il sistema SQP e coinvolgerà tutto il parco fornitori che accede al sistema. Nota importante Nell ambito del processo di gestione delle certificazioni dei fornitori, la funzionalità che sarà inizialmente disponibile in SQP costituirà il primo step. Nel primo trimestre 2009 è previsto un secondo rilascio funzionale che completerà la gestione delle certificazioni in SQP, vincolando in automatico il report mensile Bid List con la situazione delle certificazioni presenti a sistema. SQP_CertificazioneFornitore_v11.doc Pagina 4 di 14

5 4. Tipi di certificazione Nel sistema SQP è presente la tabella anagrafica contenente i tipi di certificazione. La gestione di tale tabella è in carico all utente interno Fiat Group con profilo Amministratore ; gli altri profili utente potranno visualizzarne i valori tramite la funzionalità Gestione certificazioni. Il perimetro dati a cui l utente amministratore può far riferimento varia in relazione al tipo di profilo: il profilo Amministratore Root può accedere ai dati relativi a tutti i settori e poli, il profilo Amministratore Settore può accedere ai dati relativi a tutti i poli collegati al settore a cui è associato, il profilo Amministratore Polo può accedere a i dati relativi solo al settore e polo a cui è associato. Tipo certificazione ISO TS 16949:2002 ISO ISO 9001:2000 Figura 1 Tipi di certificazione definite in SQP. Nota importante Al rilascio della funzionalità, la tabella conterrà i tipi di certificazione previsti. È responsabilità del profilo Amministratore Root aggiornare i dati in modo da mantenere allineati i valori per tutti i settori e poli. SQP_CertificazioneFornitore_v11.doc Pagina 5 di 14

6 5. Enti certificatori Gli enti certificatori sono gestiti tramite ulteriore tabella anagrafica. Analogamente alla precedente, la gestione della tabella è in carico all utente interno Fiat Group con profilo Amministratore (con le medesime considerazioni relative al perimetro dati di competenza). Figura 2 Alcuni enti certificatori definiti per il settore FGA polo Italia Nota importante Al rilascio della funzionalità, la tabella anagrafica conterrà un set iniziale di dati: gli utenti amministratori di settore e polo potranno aggiornare i dati secondo le necessità locali. SQP_CertificazioneFornitore_v11.doc Pagina 6 di 14

7 6. Passi operativi in carico all utente con profilo Fornitore 6.1. Messaggio visualizzato all accesso del sistema In relazione alla situazione delle certificazioni presenti nel sistema associate al codice dell utente fornitore collegato, all accesso al sistema verrà visualizzato un messaggio di attenzione se: non sono presenti certificazioni, sono presenti certificazioni in scadenza, sono presenti certificazioni scadute Assenza certificazioni Il messaggio visualizzato nel caso in cui il sistema riscontri l assenza delle certificazioni è riportato nella figura seguente. Figura 3 Messaggio di attenzione visualizzato nel caso in cui non siano presenti certificazioni A partire dal 31 gennaio 2009, il messaggio di attenzione non bloccante sarà sostituito da un messaggio di errore bloccante. L operatività dell utente fornitore sarà vincolata fino a quando non saranno stati inseriti tutti i dati obbligatori. SQP_CertificazioneFornitore_v11.doc Pagina 7 di 14

8 Per proseguire con l operatività a sistema (relativa all inserimento delle certificazioni) è necessario premere il pulsante OK presente all interno della videata contenente il messaggio. Le note operative relative all inserimento delle certificazioni sono riportate nel successivo capitolo Inserimento certificazioni Certificazioni scadute / in scadenza Il messaggio visualizzato nel caso in cui il sistema riscontri la presenza di certificazioni scadute e/o in scadenza è riportato nella figura seguente. Figura 4 Messaggio di attenzione visualizzato nel caso in cui siano rilevate certificazioni scadute e/o in scadenza Nel caso di certificazioni scadute, passati 30 giorni dalla data di scadenza il messaggio di attenzione non bloccante sarà sostituito da un messaggio di errore bloccante. L operatività dell utente fornitore sarà vincolata fino a quando non saranno aggiornati i dati delle certificazioni scadute. Per proseguire con l operatività a sistema (relativa all aggiornamento delle certificazioni) è necessario premere il pulsante OK presente all interno della videata contenente il messaggio. Le note operative relative all inserimento delle certificazioni sono riportate nel successivo capitolo Aggiornamento certificazioni. SQP_CertificazioneFornitore_v11.doc Pagina 8 di 14

9 6.4. Videata Certificazioni Fornitore Dalla Home Page di SQP si accede alla funzionalità di gestione delle certificazioni tramite la voce Certificazioni presente nel menu laterale sinistro. Figura 5 Home Page SQP Il sistema visualizza la videata denominata Certificazioni Fornitore che contiene i campi utili sia per la ricerca dati che per l inserimento di una nuova certificazione. Figura 6 Videata Certificazioni Fornitore SQP_CertificazioneFornitore_v11.doc Pagina 9 di 14

10 Segue una breve descrizione dei campi e bottoni presenti nella videata. 1. Settore: identifica la company di Fiat Group associata all utenza. Questo campo viene impostato in automatico dal sistema sulla base del settore associato alla user dell utente collegato al sistema. Se l utenza è di tipo Amministratore Root, è necessario selezionare un valore tra quelli visualizzati nel menu a tendina. 2. Polo: identifica il polo associato all utenza. Questo campo viene impostato in automatico dal sistema sulla base del settore e del polo associati alla user dell utente collegato al sistema. Se l utenza è di tipo Amministratore Root o Amministratore Settore, è necessario selezionare un valore tra quelli visualizzati nel menu a tendina. 3. Fornitore: identifica il fornitore (codice e ragione sociale). Nel caso di utenze del tipo Fornitore e Super utente, il campo viene impostato con il codice di fornitura associato all utenza; nel primo caso non è modificabile mentre nel secondo può essere modificato per permettere la selezione degli altri codici di fornitura associati. Per tutti gli altri profili, è possibile specificare un codice fornitore per poter visualizzare i dati delle relative certificazioni. 4. Tipo certificazione: identifica il tipo di certificazione; il valore può essere selezionato dal corrispondente menu a tendina. I valori presenti nella lista sono prelevati dalla corrispondente tabella anagrafica (vd. precedente capitolo 4). 5. Ente certificatore: identifica l ente certificatore; il valore può essere selezionato dal corrispondente menu a tendina. I valori presenti nella lista sono prelevati dalla corrispondente tabella anagrafica (vd. precedente capitolo 5). 6. In certificazione (in attesa certificazione): flag che permette di contrassegnare lo stato waiting (o in certificazione ) di un fornitore. Lo stato in certificazione identifica la fase in cui il fornitore si sta predisponendo per la certificazione. 7. Allegato (Certificazione): slot che permette l upload del documento della certificazione. 8. Data inizio: data di inizio validità della certificazione (informazione non necessaria nel caso in cui sia stato attivato il flag in attesa certificazione ). 9. Data fine: data di fine validità della certificazione (informazione non necessaria nel caso in cui sia stato attivato il flag in attesa certificazione ). 10. Pulsante Annulla : quando premuto cancella tutte le informazioni inserite a video. 11. Pulsante Cerca : quando premuto effettua la ricerca delle certificazione sulla base delle informazioni inserite a video. 12. Pulsante Inserisci : quando premuto effettua l inserimento della certificazione i cui dati sono stati inseriti nei campi della videata. SQP_CertificazioneFornitore_v11.doc Pagina 10 di 14

11 6.5. Inserimento Certificazione Le informazioni obbligatorie richieste dal sistema per l inserimento di una certificazione sono contrassegnate dal simbolo e sono: tipo certificazione, ente certificatore, certificazione (allegato), data inizio, e data fine. Figura 7 Videata Certificazioni Fornitore Il flag in attesa certificazione deve essere utilizzato nel caso in cui il fornitore non ha ancora la certificazione ma ha intrapreso l iter con un organismo di certificazione che si concluderà entro 6 mesi. Come documento da inserire nel campo certificazione il fornitore deve inserire la lettera dell ente che attesti quanto sopra riportato. Dopo aver inserito tutte le informazioni, è necessario premere il pulsante Inserisci. Il tasto Annulla cancella i dati immessi nella videata. Premendo il tasto Cerca, si passa alla videata Lista Certificazioni che elenca le certificazioni individuate secondo i parametri immessi. SQP_CertificazioneFornitore_v11.doc Pagina 11 di 14

12 6.6. Lista Certificazioni Lo stato di una certificazione è determinato dalle relative date di inizio validità e fine validità in relazione alla data corrente in cui si effettua l accesso al sistema. In particolare: se la data fine è maggiore di almeno 30 giorni della data corrente, la certificazione è considerata valida e viene rappresentata graficamente con un riquadro di colore verde; se la data fine è maggiore della data corrente ma entro un periodo massimo di 30 giorni, la certificazione è considerata in scadenza e viene rappresentata graficamente con un riquadro di colore giallo; se la data fine è minore della data corrente, la certificazione è considerata scaduta e viene rappresentata graficamente con un riquadro di colore rosso. Infine, nel caso in cui sia attivo il flag in attesa la certificazione è considerata in attesa e viene rappresentata graficamente con un riquadro di colore arancione. Nella videata seguente è riportato un esempio delle certificazioni con evidenza dello stato e del colore rispetto alla data in cui è stata effettuata l interrogazione a sistema (11 dic 08). Figura 8 Dettaglio della videata Lista Certificazioni SQP_CertificazioneFornitore_v11.doc Pagina 12 di 14

13 6.7. Modifica Certificazioni Per modificare una certificazione, si seleziona la voce Certificazioni situata nel menu laterale sinistro; il sistema presenta la videata contenente i campi per effettuare la ricerca delle certificazioni. Taluni campi (settore, polo, fornitore) possono essere già impostati dal sistema in relazione al profilo utente. Dopo aver inserito i criteri di ricerca si preme il bottone Cerca : verranno visualizzate le certificazioni caricate in SQP che soddisfano i criteri di ricerca immessi a video. Per modificare i dati della certificazione: selezionare con un click il record da modificare (la riga viene visualizzata in grassetto nero), si preme il pulsante Modifica. Il record in modifica viene evidenziato in blu e tutti i campi (ad eccezione del fornitore) sono modificabili. Figura 9 Dettaglio modifica certificazione. Utilizzando la barra di scorrimento orizzontale si accede ai campi posizionati a destra che non visibili inizialmente. Per salvare le modifiche immesse, è necessario cliccare sul simbolo presente al fondo della riga. Il sistema effettua alcuni controlli sul formato dei dati immessi e, nel caso di formati non validi, visualizza il simbolo. SQP_CertificazioneFornitore_v11.doc Pagina 13 di 14

14 7. Passi operativi in carico all utente interno Fiat Group Gli utenti interni Fiat Group possono utilizzare la funzionalità Certificazione Fornitore. La modalità di utilizzo della funzione dipende dal profilo dell utente interno: per i profili tipo Amministratore, la funzionalità permette anche l inserimento e modifica dei dati; per gli altri profili interni (esempio: SQE, Stabilimento, ) la funzionalità permette di effettuare solo ricerca dati. Il perimetro dei dati a cui gli utenti interni possono far riferimento dipende dalla parametrizzazione del profilo, e cioè: per l utente interno con profilo Amministratore Root, è possibile accedere in inserimento e modifica ai dati dei fornitori per tutti i settori e poli; per l utente interno con profilo Amministratore Settore, è possibile accedere in inserimento e modifica ai dati dei fornitori per tutti i poli associati al settore a cui è abilitato; per l utente interno con profilo Amministratore Polo, è possibile accedere in inserimento e modifica ai dati dei fornitori associati al settore e polo a cui è abilitato; per l utente interno con profilo diverso da Amministratore, è possibile accedere in inquiry ai dati del fornitori associati al settore e polo a cui è abilitato. Le modalità operative per l inserimento, la modifica e l inquiry dei dati sono le medesime illustrate nei precedenti capitoli. SQP_CertificazioneFornitore_v11.doc Pagina 14 di 14