La norma UNI EN ISO Competenza e valutazione degli auditor

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1 La norma UNI EN ISO Competenza e valutazione degli auditor

2 UNI EN ISO COMPETENZA E VALUTAZIONE DEGLI AUDITOR Argomenti 7.1 Generalità 7.2 Determinazione della competenza dell auditor per soddisfare le esigenze del programma di audit 7.3 Definizione dei criteri di valutazione dell auditor 7.4 Selezione del metodo appropriato di valutazione dell auditor 7.5 Conduzione della valutazione dell auditor 7.6 Mantenimento e miglioramento della competenza dell auditor

3 UNI EN ISO Generalità La fiducia e l affidabilità accordata al processo di audit dipende dalla competenza di coloro che effettuano l audit.

4 UNI EN ISO TERMINI E DEFINIZIONI Competenza Capacità di applicare conoscenza ed abilità per ottenere i risultati desiderati La capacità implica l adozione di un adeguato comportamento personale durante il processo di audit

5 UNI EN ISO Generalità Competenza Basata sulla dimostrazione: - delle caratteristiche personali - della capacità di applicare le conoscenze e le abilità ottenute mediante l istruzione, l esperienza di lavoro, la formazione e l addestramento come auditor e l esperienza di audit descritti Saper essere Sapere Saper fare

6 7.2 Determinazione della competenza dell auditor per soddisfare le esigenze del programma di audit Generalità Comportamento personale Conoscenze e abilità Acquisizione delle competenza di auditor Responsabili di gruppi di audit

7 7.2.2 Comportamento personale Un auditor dovrebbe essere: rispettoso dei principi etici, di mentalità aperta, diplomatico, dotato di spirito di osservazione, perspicace, versatile, tenace, risoluto, sicuro di sé in grado di agire con fermezza aperti al miglioramento sensibili alle diversità culturali collaborativo UNI EN ISO 19011

8 7. Competenze e valutazione degli auditor Conoscenze ed abilità di carattere generale degli auditor conoscenze ed abilità nelle seguenti aree: a) Principi, procedure e tecniche di audit: b) Sistema di gestione e documenti di riferimento c) Situazioni organizzative (dell organizzazione oggetto dell audit) d) Le leggi applicabili, i regolamenti ed altri requisiti attinenti alla disciplina di carattere generale dei responsabili di gruppi di audit conoscenze ed abilità aggiuntive in materia di responsabilità dell audit per facilitare l efficiente ed efficace sua conduzione. UNI EN ISO 19011

9 7. Competenze e valutazione degli auditor Conoscenze ed abilità specifiche della disciplina e del settore -requisiti di legge -requisiti specifici del sistema di gestione -elementi fondamentali della disciplina (metodologie, tecniche, processi prassi ) - conoscenze specifiche della disciplina - principi, metodi e tecniche di gestione del rischio pertinenti alla disciplina UNI EN ISO 19011

10 Conoscenze ed abilità specifiche degli auditor nel campo della sicurezza alimentare Gli auditor dovrebbero avere conoscenze ed abilità relativamente alle seguenti aree: a) Metodi e tecniche relativi alla sicurezza alimentare: per consentire all auditor di esaminare i sistemi di gestione e di pervenire ad appropriate risultanze e conclusioni. b) I processi ed i prodotti: per consentire all auditor di comprendere il contesto tecnologico in cui viene eseguito l audit. Le conoscenze e le abilità in quest area dovrebbero includere: -la terminologia del settore specifico, -le caratteristiche tecniche dei processi e dei prodotti, -i processi e le prassi del settore specifico.

11 Istruzione ed esperienza di lavoro L esperienza di lavoro di un auditor dovrebbe essere maturata in una posizione tecnica, gestionale o professionale che abbia comportato l esercizio nella capacità di giudizio, nella soluzione di problemi e nella comunicazione con altro personale avente incarichi gestionali o professionali, con persone di pari livello, con clienti e/o con altre parti interessate.

12 7.2.4 Acquisizione delle competenza di auditor -Formazione/addestramento nella disciplina -Formazione/addestramento in tema di audit -Esperienza nella disciplina -Esperienza di audit

13 7.2.5 Responsabili di gruppi di audit -Esperienza di audit aggiuntiva sotto la guida di un altro responsabile di gruppo di audit

14 7. Competenze e valutazione degli auditor Riepilogando l Auditor deve possedere - Caratteristiche personali - Istruzione - Esperienza di lavoro - Formazione e addestramento come auditor - Esperienza di audit Il responsabile di gruppo di audit dovrebbe maturare esperienza aggiuntiva agendo nel ruolo di responsabile di gruppo di audit sotto la direzione e la guida di un altro auditor che abbia la competenza di responsabile di gruppo di audit

15 COMPETENZA Conoscenze ed abilità generali Conoscenze ed abilità specifiche per la sicurezza alimentare Istruzione Esperienza di lavoro Formazione e addestramento come auditor Esperienza di audit Caratteristiche personali

16 7.3 Definizione dei criteri di valutazione degli auditor - Criteri qualitativi - Criteri quantitavi

17 7.4 Selezione del metodo appropriato di valutazione dell auditor Metodo di Obiettivi Esempi valutazione Riesame delle registrazioni Informazione di Per verificare il bagaglio professionale dell auditor Informazioni Analisi delle registrazioni: formazione addestramento, esperienza Questionari ritorno positive e negative sulle prestazioni dell auditor referenze,reclami, valutazioni etc.

18 7.4 Selezione del metodo appropriato di valutazione dell auditor Metodo di valutazione Interviste Osservazione Obiettivi Per valutare caratteristiche personali Per valutare caratteristiche personali,compet enza e conoscenza Esempi Interviste Giochi di ruolo audit con supervisore

19 7.4 Selezione del metodo appropriato di valutazione dell auditor Metodo di valutazione Riesame postaudit Esame Obiettivi Per fornire informazioni quando l informazione diretta non può essere possibile o appropriata Per valutare le caratteristiche Esempi Riesame del rapporto di audit e discussione con il commitente, con l organizzazione e con i colleghi di audit Esami scritti,orali

20 7. Competenze e valutazione degli auditor 7.5 Conduzione della valutazione degli auditor Confronto delle informazioni raccolte con i criteri stabiliti a priori Formazione/addestramento, esperienza di lavoro, audit aggiuntivi e nuova rivalutazione nel caso in cui i criteri non siano soddisfatti

21 7. Competenze e valutazione degli auditor 7.6 Mantenimento e miglioramento della Competenza degli auditor -ulteriore esperienza lavorativa - ulteriore formazione/addestramento -ulteriore attività di audit

22 Appendice A Guida ed esempi illustrativi delle conoscenze e abilità degli auditor specifiche della disciplina -Sicurezza dei trasporti -Gestione ambientale -Gestione per la qualità -Gestione delle registrazioni -Gestione della resilenza, sicurezza, preparazione e continuità delle organizzazioni -Gestione della sicurezza delle informazioni -Gestione della salute e sicurezza sul lavoro

23 UN AUDITOR NON DOVREBBE - Essere insistente, accanirsi, avere fretta - Accettare regali - Seguire esclusivamente il prorio intuito E necessario inoltre contrastare atteggiamenti ostruzionistici da parte dei valutati (assenze, pause pranzo, ritardi ecc.)

24 UN AUDITOR DOVREBBE CONOSCERE ED ESSERE IN GRADO DI: Applicare i principi, le procedure e le tecniche di audit. Pianificare ed organizzare efficacemente il lavoro. Eseguire gli audit entro i tempi concordati. Comunicare in modo efficace.

25 UN AUDITOR DOVREBBE CONOSCERE ED ESSERE IN GRADO DI: Raccogliere le informazioni attraverso interviste, l ascolto, l osservazione e l esame di documenti, registrazioni e dati. Verificare l esattezza delle informazioni raccolte. Confermare la sufficienza e l idoneità delle evidenze dell audit per supportare le risultanze e le conclusioni dell audit stesso.

26 UN AUDITOR DOVREBBE CONOSCERE ED ESSERE IN GRADO DI: Valutare quei fattori che possono influenzare l affidabilità delle risultanze e delle conclusioni dell audit. Utilizzare i documenti di lavoro per registrare le attività di audit. Predisporre i rapporti di audit.

27 UN AUDITOR DOVREBBE CONOSCERE: Il sistema di gestione e i documenti di riferimento, per consentirgli di comprendere il campo dell audit e di applicare i criteri di audit. L applicazione dei sistemi di gestione a differenti organizzazioni. I sistemi informativi e la tecnologia per l autorizzazione, la sicurezza, la distribuzione ed il controllo dei documenti, dei dati e delle registrazioni.