Manuale d uso Vers.1.1

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1 Premessa Questo manuale ha lo scopo di utilizzare l estensione Albo Pretorio Online che fa uso dei moduli Chronoform e Chrono Connectivity. Il suo contenuto è destinato a coloro che pubblicano gli Atti e/o gestiscono le utenze atte a pubblicare, nonché agli amministratori di rete che supportano questi utenti. 1 Nella prima parte vengono illustrate le tecniche di creazione di sezioni e categorie, quindi si procede a spiegare come pubblicare un atto. Nella seconda parte si affronta la tematica di gestione dei permessi ed azione su Database, ed è destinata prevalentemente ad utenti con uno skill informatico relativamente robusto. Il cuore della gestione dell albo pretorio è localizzato in una tabella, proposta qui in questa figura, divisa sostanzialmente in due macro Aree: Inserimento (in verde) e modifica (in Rosso). La zona evidenziata in giallo si riferisce invece alla possibilità di effettuare ricerche. E necessario che l amministratore del sito abbia abilitato colui che pubblica alla visione di questa tabella, e che quest ultimo risulti essere un utente registrato almeno di livello base. Dopo aver effettuato il Login, selezionare la voce di menù "Albo Pretorio". Questa voce può essere presente in punti diversi, da sito a sito, a seconda del template utilizzato o della scelta grafica del webdesigner. Disponendo degli opportuni diritti di pubblicazione, verrà ad essere visualizzato questo Pannello di Controllo intitolato "Albo Pretorio OnLine". Se qualche diritto di pubblicazione dovesse mancare (ad es. non si possono inserire gli atti) e si ritiene di aver diritto a dover pubblicare, si consiglia di contattare l'amministratore di Sistema e/o il responsabile dell Albo Pretorio per correggere il problema. Per tale azione rimandiamo al capitolo Gestire gli utenti nella sez. Amministrazione del Sistema di questo manualetto.

2 2 Configurare l Albo Pretorio Prima di ogni altra cosa è necessario configurare l albo in modo che esso sia aderente a quelle che sono le esigenze della propria realtà Comunale. A tale scopo è stata creata una gestione centralizzata che contiene i principali parametri. Sono tutti molto semplici e si spiegano da soli, poniamo l accento però sui primi due: Gestione Multiente ed di notifica Atti Inserirti. La Gestione multiente permette di abilitare un campo che specifica qual è l ente che ha emesso l atto, una opzione molto utile in realtà associate o che lavorano come unione di enti. Se viene ad essere abilitato sarà necessario specificare, ogni volta che si inserisce un atto, qual è l ente emittente. Il campo di notifica Atti Inserirti è un allarme che permette di inviare una notifica via ogni volta che un atto viene inserito. E una cosa molto utile, specialmente per quelle situazione dove è necessario monitorare l operato o più semplicemente si vuole uno storico da archiviare in posta elettronica. In mancanza di dati in questo campo non viene emessa alcuna notifica. Le altre opzioni sono del tipo SI/NO, e si riferiscono a cosa visualizzare nelle ricerche che effettuano gli utenti o nella schermata principale dell albo pretorio.

3 Creare le Categorie e Sezioni Gli atti, per essere inseriti, andranno catalogati in apposite sezioni e categorie. Nella paragrafo gerarchia dei documenti viene proposto uno schema di massima, ogni Amministrazione Comunale potrà aderirvi o modificarlo a suo piacimento, sulla base delle sue specifiche esigenze. 3 La scala gerarchica prevede che ad una Sezione corrispondano una o più categorie, vediamo come crearle. Ovviamente si creeranno prima le sezioni, e quindi le categorie. L operazione è molto semplice, vediamola nel dettaglio Cliccando su Sezioni ci viene semplicemente chiesto di definire un nome per quella sezione ed eventualmente di inserire una breve descrizione. Cliccando su Categorie ci viene subito chiesto di selezionare una Sezione, quindi si inserisce il nome della nuova categoria ed eventualmente una breve descrizione. L opzione ricerca ammessa permetterà all utente di effettuare ricerche di Atti all interno della categoria, di base è settata su SI, ma è possibile anche definire un NO sulla base di particolari disposizioni o esigenze. Possono essere create diverse Categorie per singola sezione. E opportuno effettuare una scelta appropriata in fase di costruzione del sito, in modo da prevedere da subito il potenziale evolversi di questa gerarchia. Diversamente, con una analisi grossolana, si rischierebbe di avere duplicati inutili che appesantiscono il database e confondono il navigatore.

4 4 Aumentare o ridurre i diritti di pubblicazione. Il personale preposto alla pubblicazione deve essere un utente registrato. Può essere anche un utente con privilegi superiori, ma è consigliabile che rimanga di livello base per evitare involontarie manomissioni. In questo paragrafo tratteremo come abilitare chi pubblica atti ad operare in una o più categorie, l abilitazione alla pubblicazione in quanto tale è invece rimandata all amministratore del sistema, ed è trattata nel paragrafo gestire gli utenti. In realtà anche questa operazione dovrebbe essere effettuata dall Admin, ma talvolta può essere assegnata anche ad altri. Partendo dal pannello di controllo principale, cliccheremo su UTENTI nella colonna inserimento elementi per abilitare nuove utenze, useremo invece UTENTI della colonna Modifiche elementi per aggiungere o rimuovere categorie ad utenti già esistenti. La schermata che ci viene proposta è anch essa molto semplice, andremo a selezionare un utente e quindi gli assegneremo una categoria. Per selezionare più di una categoria basta cliccare col tasto sinistro del mouse tenendo premuto anche il tasto CTRL sinistro della tastiera. Naturalmente se l utente selezionato non è stato anche abilitato dall Amministratore al livello di visualizzazione back-end (paragrafo gestire gli utenti ) non si avranno effetti.

5 Come pubblicare un atto Dopo aver controllato che i documenti che intendiamo pubblicare rientrino nella "Gerarchia documenti", procediamo in 3 semplici passi: 5 Creazione dell'atto Invio degli Allegati Pubblicazione dell'atto Creazione dell'atto Simuliamo la creazione di una Delibera di Giunta. Partiamo dal presupposto che chi pubblica abbia informazioni precise su cosa pubblicare, abbia conoscenza delle date di affissione e defissione, ed abbia eventuali allegati (di norma in PDF) a sua disposizione. Una volta in possesso di queste informazioni possiamo procedere. Selezioniamo quindi la voce "Atti ed Allegati" dal riquadro "Inserimento Elementi" (evidenziato in verde). Apparirà la maschera Inserimento Atti ed allegati

6 6 Utilizziamo questo esempio per capire come ragiona l applicazione. Alcuni campi sono facoltativi, altri invece sono obbligatori. Se qualche informazione necessaria dovesse essere tralasciata il sistema evidenzierà in rosso il campo incriminato. Compiliamo ora i campi come nell'esempio: Sezioni: Deliberazioni Categorie: Delibere di Giunta Ente: Comune di Fidenza (solo se è attiva la gestione muliente, diversamente questo campo non appare) Numero in Albo Pretorio: di norma non occorre compilarlo, è un valore assegnato dal sistema, ma può essere assegnato, all occorrenza, anche da chi compila. Numero Atto: è un numero che identifica l atto, ad esempio la determina cui si riferisce o altro Data Atto: si riferisce alla data di creazione del documento Nome dell atto da pubblicare: è un nome sintetico che serve al navigatore per identificare subito l atto. Data inizio pubblicazione: Data di affissione all albo pretorio Data di fine pubblicazione: Data di defissione dall albo pretorio Note ed Info: è un campo facoltativo, si può utilizzare per specificare il Servizio di pertinenza della Delibera di Giunta o qualunque altra informazione Pubblica il documento (SI/NO): Se si intende pubblicare immediatamente l'atto selezionare l opzione "SI". Una volte che questo atto verrà ad essere pubblicato, per legge, non potrà più essere rimosso. Se si seleziona NO si potrà in seguito modificarlo o aggiungere altri allegati. Al termine della pubblicazione (Archiviare / Non archiviare): di norma gli atti vanno archiviati, ma possono esserci dei casi che prevedano una cancellazione al termine del periodo di affissione. Successivamente si potrà cliccare su CONFERMA per procedere con la immissione di files allegati. E caldamente consigliato l uso del PDF per una questione di intellegibilità tra piattaforme (Windows, Mac, Linux o Cellulari di nuova generazione) e per la sua leggerezza. Piccola parentesi PDF. Questo esula dalla applicazione Albo pretorio OnLine, ma è bene tener presente che non tutti i PDF generati hanno caratteristiche di leggibilità ed accessibilità in linea con le intenzioni della normativa. Di per certo Acrobat Professional di Adobe è lo strumento principe per generare un PDF, ma esistono in Rete altre soluzioni, e non sempre sono ottimali, che generano PDF pesanti costituiti spesso da sole immagini. Occorre scegliere la soluzione più adatta (anche free) che permetta di effettuare ricerche nei testi prodotti e che produca files leggeri.

7 7 Invio degli allegati La seconda fase per la completa pubblicazione di un atto è quella di dotarlo di allegati. Nel nostro caso l allegato è costituito dal testo della determina. Dopo aver definito un titolo sintetico del nostro allegato sarà sufficiente premere il tasto "Sfoglia..." e selezionare il documento desiderato. Per finalizzare l'operazione premere il tasto "Invia". Naturalmente l operazione può essere ripetuta se esistono diversi allegati. Di norma sarebbe opportuno non far mai superare i 3Mb ad un allegato per renderlo facilmente fruibile, ma questo è un valore che può oscillare. Nel caso in cui un atto non sia stato ancora reso visibile (pubblica documento: no), sarà possibile effettuare modifiche su di esso cliccando su Atti ed allegati nella colonna Modifiche elementi. Sarà quindi possibile aggiungere allegati o modificare qualche campo. Gli atti già pubblicati e visibili al pubblico invece non possono essere modificati, la normativa consente di inserire una sorta di errata corrige pubblicando un nuovo documento che annulla il precedente.

8 8 Gerarchia dei Documenti L'Albo Pretorio OnLine è organizzato secondo uno schema gerarchico di tipo flessibile. Come già detto in precedenza Ad ogni elenco corrisponde una Sezione, ad ogni singola voce di sezione può corrispondere una o più Categorie. Ciascun utente sarà abilitato ad inserire atti ed allegati appartenenti alle categorie di competenza. Sezioni e categorie possono essere soggetti a variazioni ed ad implementazioni. Per questioni di sicurezza è opportuno che queste operazioni vengano delegate all Amministratore del sistema. Si riporta ora uno schema di massima che contiene un ipotesi di gerarchia. Ogni ente può operare nella masiima libertà utilizzando il presente schema come spunto. Deliberazioni Delibere di Giunta Delibere di Consiglio Delibere del Commissario Prefettizio Ordinanze Ordinanze Dirigenziali Ordinanze del Sindaco Ordinanze del Commissario Prefettizio Elenchi ed Albi Permessi di costruire Abusi Edilizi Beneficiari di provvidenze Singoli atti Atti destinati a singoli cittadini irreperibili Ulteriori Atti Avvisi Convocazione Consiglio Comunale Avvisi di Gara Affissioni Stato Civile Affissioni di Matrimonio Bandi e Gare Bandi di Concorso Borse di Studio Bandi di Concorso di altri Enti Se il documento che si intende pubblicare appartiene ad una delle categorie descritte è possibile procedere con l'invio e la pubblicazione dell'atto. Diversamente l albo pretorio non è il posto adatto per la pubblicazione; facciamo il caso dei comunicati stampa o altro materiale non idoneo.

9 AMMINISTRAZIONE DEL SISTEMA Il sistema è gestibile anche da un'altra interfaccia, molto più elaborata, e data di solito in gestione a personale con specifiche e comprovate competenze informatiche. Un errore in questa sezione può infatti compromettere l uso e la fruibilità dell albo pretorio. 9 L amministrazione di questa particolare area viene effettuata dal Back-end del CMS, occorre pertanto entrare con diritti amministrativi ed agire sui componenti Chronoform e Chrono Connectivity 2 Gestire gli utenti Come prerequisito è necessario che chi pubblica abbia almeno il livello di utente registrato. Per assegnare i permessi di produzione di atti da pubblicare occorre accedere al modulo ChronoConnectivity / ConnectionManagement 2 e conseguentemente alle varie aree del pannello di controllo dell'applicazione. Questa operazione consentirà l'accesso all'area riservata agli utenti autorizzati alla gestione dell'albo. Le connessioni che gestiscono le funzionalità riservate sono le seguenti: sezioni_modifica sezioni_categorie_modifica atti_allegati_modifica ricerca_admin albo_tutti

10 10 per ciascuna di queste connessioni, una volta aperte, dovremo entrare nella finestra Front End Setting e configurare il campo View Users nella sezione Front End Per User Permissions, selezionando gli utenti ammessi, come nell'esempio mostrato in figura qui a sinistra. Di default è settato admin, il Super Amministratore. Potranno essere abilitati tutti gli utenti che dovessero risultare necessari che, come già specificato, devono essere almeno registrati. Cancellare atti pubblicati per errore Questa operazione è teoricamente fuori legge. Non si deve modificare un atto già pubblicato, perché atti di questo tipo possono aver avuto ripercussioni di qualunque natura sul pubblico. Tuttavia c è la possibilità di modificare un atto già pubblicato per errore o palesemente sballato, agendo direttamente sul Database tramite phpmyadmin (per chi usa MySQL) o un applicazione similare. Le tabelle interessate a questa operazione sono: prefisso_chronforms_atto_10 prefisso_chronforms_allegati_10 Effettuate queste modifiche si andrà poi fisicamente, solitamente tramite FTP, a rimuovere o sostituire l allegato dalla cartella components/com_chronocontact/uploads/allegati_10 presente sull hoster. E bene precisare che tutte queste operazioni lasciano una traccia informatica nei routers dell ISP ed in altri devices e che, in caso di attività investigativa, è possibile risalire all indirizzo IP ed al momento in cui questa operazione veniva effettuata. Pertanto è una operazione da effettuare con estrema cautela e, preferibilmente, sempre tramite un espresso mandato scritto.

11 11 Credits Il presente manuale d uso è stato elaborato e redatto da Fabio Crudele (Grendizer71 nel forum di joomla.it) ed è stato realizzato grazie al contributo degli utenti partecipanti alla discussione nel forum, un grazie particolare va a Marco (nickname gattomarcomix) per la sua Versione html dalla quale si è preso spunto ed ovviamente a Valerio Sichi (nickname Vales) che tra caldo e sbattimenti vari trova il tempo di portare avanti questo bel progetto. Chiunque voglia apportare modifiche ed implementazioni, magari con qualche riferimento al quadro normativo, è il benvenuto. Si chiede scusa in anticipo per eventuali errori, omissioni o strafalcioni che possono essere presenti in questo file. I marchi di aziende citati sono proprietà dei rispettivi aventi diritto CC (by-nc) 2010

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