Università degli Studi di Ferrara

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1 INTRODUZIONE ALL UTILIZZO DELLA PROCEDURA ISOIVA Il programma utilizza una directory principale denominata ISOIVA. Durante la fase di installazione del programma viene creata un altra directory: IVASALVA. Attraverso il comando IVASALVA vengono effettuati i backup di salvataggio (si consiglia a fine giornata di salvare il lavoro su dischetto). FUNZIONAMENTO DEL PROGRAMMA Le regole di funzionamento del programma sono le seguenti: Per accedere ai menu-funzioni premere il tasto corrispondente all iniziale dell intestazione, oppure usare i tasti cursore. Per selezionare le voci dei menu digitare l iniziale corrispondente all operazione desiderata, oppure usare le frecce in alto e in basso per evidenziare la voce interessata e poi premere INVIO ; ove figurano è possibile accedere alle voci mediante i tasti funzione F1,F2,F3.... Con il tasto ESC si abbandonano le operazioni iniziate. Per terminare l uso del programma e tornare al sistema operativo occorre premere il tasto ESC una o più volte a seconda della maschera in cui ci si trova. Digitando il tasto F1 in fase di caricamento dati, si possono richiamare le tabelle esistenti. Digitando il tasto F3 vengono riproposti i dati contenuti nella scheda precedente. Digitando il tasto F8 in sede di inserimento dati, è consentito l abbandono di una scheda anche se non compilata interamente. 1

2 ISOIVA - MENU PRINCIPALE SISTEMA (prevede l inserimento delle notizie di base del programma, l aggiornamento delle tabelle, l accesso ai dati sezionali delle singole strutture, l esportazione dei dati su dischetto) PERSONE (contiene le schede identificative dei clienti e dei fornitori) ECONOMIA (gestisce le stampe dei registri) ATTIVITÀ (consente l emissione di fatture attive, la registrazione delle fatture passive) VARIE (gestisce i dati di base, i dati accessori, i numeri progressivi dei registri) I tasti funzione sono i seguenti: F1 - Spiegazioni sul programma F2 - Ricerca di una scheda attraverso il campo conosciuto (nome, partita Iva,...) F3 - Lettura di tutte le schede con possibilità di posizionarsi su quella desiderata F4 - Inserimento di una nuova scheda F5 - Aggiornamento di una scheda già esistente F6 - Cancellazione di una scheda già memorizzata F7 - Ordinamento F8 Termine 2

3 ISOIVA - MENU SISTEMA GESTIONE TABELLA Durante l utilizzo della procedura, alcuni campi sono abilitati all utilizzo di tabelle. Le principali tabelle sono già state create all interno del sistema, l utilizzatore deve inserirne il contenuto. In caso di fatturazione ricorrente, può essere utile creare una tabella contenente le principali descrizioni delle fatture. Procedere nel modo seguente: Scegliere l opzione Gestione tabelle - Gestione delle singole tabelle. La procedura chiede di inserire il nome della tabella che si intende compilare. Digitare DESCRFAT.TAB e dare INVIO. Premere F4 - Inserimento e digitare la descrizione voluta. Premere INVIO. Terminata la fase di caricamento premere ESC per tornare al menu precedente. Infine scegliere l opzione Riorganizzazione e riordinamento alfabetico delle tabelle. INVIO. Il programma automaticamente riordina il contenuto delle tabelle. Per terminare premere INVIO quando si è posizionati su Abbandono operazioni sulle tabelle. Per richiamare la tabella premere il tasto F1 sul campo descrizione fattura in fase di caricamento dati della fattura. Un altra tabella il cui utilizzo è raccomandato è quella contenente le causali di esenzione o non imponibilità da indicare nel campo TIPO ESENZIONE. La tabella in argomento viene predisposta dalla Sede Centrale sulla base delle causali di esenzione comuni a tutti. È necessario che tutte le strutture utilizzino la medesima tabella al fine di rendere uniformi le descrizioni sul registro riepilogativo evitando caricamenti manuali. 3

4 ISOIVA - MENU SISTEMA Al termine delle operazioni del mese di competenza (caricamento, controllo dati) procedere all esportazione dei dati su dischetto attraverso il MENU - SISTEMA ESPORTAZIONE FILE DA SDF. Inserire un dischetto formattato. Consegnare il dischetto con le copie dei documenti (fatture, modf etc.) alla Sede Centrale. Eventuali aggiornamenti del programma (a seguito di modifiche legislative, di variazioni di procedura, ecc..) saranno comunicate dalla Sede Centrale. ISOIVA - MENU PERSONE ISOIVA - MENU PERSONE FORNITORI E CLIENTI La voce Fornitori e clienti consente l accesso alle schede contenenti i dati anagrafici. Per l inserimento di un nuovo nominativo digitare il tasto F4. I campi che devono essere compilati obbligatoriamente sono i seguenti: Partita Iva, Ragione sociale, Tipo (C=Cliente; F=Fornitore), Indirizzo, Cap, Comune, Provincia. NOTIZIE UTILI: Se il cliente o il fornitore è privo di Partita Iva, inserire i primi 14 caratteri del codice fiscale nel campo Partita Iva (detto campo, infatti, costituisce una delle chiavi di accesso agli archivi); completare poi il caricamento della scheda anagrafica che sarà intestata a: cliente o fornitore italiano senza partita Iva. Se il cliente o il fornitore risiede in un Paese della Ue la Partita Iva deve essere preceduta dal Codice Iso. In tal caso la scheda viene automaticamente intestata a cliente cee con partita iva definitiva. Se il cliente o il fornitore risiede in un Paese extra-ue occorre indicare comunque il codice Iso del Paese seguito dalla cifra zero e la ragione sociale fino al completo riempimento del campo. In tal caso la scheda viene automaticamente intestata a cliente extra-cee. Il caricamento di nuovi clienti o fornitori può essere effettuato direttamente in fase di emissione di fatture attive ovvero di registrazione di fatture passive. In tal caso non occorre accedere al presente MENU PERSONE poichè il programma si collega automaticamente agli archivi clienti e fornitori (vedi istruzioni più dettagliate in ISOIVA - MENU ATTIVITÀ). Al contrario, per modificare i dati anagrafici di un cliente o di un fornitore già inseriti negli archivi, è necessario accedere a questo MENU PERSONE, posizionandosi sulla scheda interessata e digitando il tasto F5 - Aggiornamento. 4

5 ISOIVA - MENU PERSONE STRUTTURE DECENTRATE Questa funzione viene utilizzata dalla Sede Centrale e contiene i dati delle singole strutture dipartimentali. Ai singoli dipartimenti può risultare utile accedere alla seguente funzione per estrarre elenchi di fatture (vedi capitolo Funzioni di Ricerca, Estrazione di elenchi, Liste di fatture ). Il comando CTRL W consente di visualizzare o stampare gli importi relativi alla classificazione dei costi. Altre funzioni: IVA SUDDIVISA PER STRUTTURE ACQUISIZIONE FORNITORI - CLIENTI RIEPILOGHI IVA RESA ESIGIBILE CONTATORE NUMERAZIONE FATTURE Queste funzioni vengono utilizzate dalla Sede Centrale. ISOIVA - MENU ECONOMIA Il menu Economia viene utilizzato per la gestione dei registri fiscali degli acquisti, delle vendite, dei corrispettivi ed è utlizzato esclusivamente dalla Sede Centrale. Si ricorda che detti registri vengono compilati automaticamente in sede di caricamento delle fatture (ISOIVA - MENU ATTIVITÀ); a ciascuna riga di registrazione dei registri fiscali (sia acquisti che vendite), corrisponde una scheda di caricamento di fatture del menu ATTIVITÀ. 5

6 ISOIVA - MENU ATTIVITÀ FATTURE ED ALTRI ELEMENTI CONTABILI La voce fatture ed altri elementi contabili consente l accesso alle schede per la fatturazione attiva e passiva. Il programma è stato realizzato per gestire sia l attività intracomunitaria, sia quella commerciale, pertanto dovranno venire compilati solo alcuni dei campi previsti nelle schede di caricamento. Con i tasti funzione è possibile inserire, modificare o cancellare una scheda memorizzata, ricercare una scheda attraverso gli elementi conosciuti. I tasti funzione sono i seguenti: F1 - Spiegazioni sul programma F2 - Ricerca di una scheda attraverso il campo conosciuto (es: numero progressivo interno, numero fattura, partita Iva cliente o fornitore,...) F3 - Lettura di tutte le schede con possibilità di posizionarsi su quella desiderata F4 - Inserimento di una nuova scheda F5 - Aggiornamento di una scheda già esistente F6 - Cancellazione di una scheda già memorizzata F7 - Ordinamento F8 - Termine 6

7 EMISSIONE DI FATTURE ATTIVE Digitare F4 - Inserimento. La procedura evidenzia un prospetto contenente le diverse possibilità di inserimento; nel caso in esame scegliere tra le seguenti tipologie: D - VENDITE - FATTURE CON IVA AD ESIGIBILITÀ IMMEDIATA E - VENDITE - FATTURE PER OPERAZIONI ESENTI ART.10 C.18 F - VENDITE - FATTURE PER OPERAZIONI NON IMPONIBILI ART.72 C.3 N.3 G - VENDITE - FATTURE CON IVA AD ESIGIBILITÀ DIFFERITA NOTIZIE UTILI: Una volta effettuata la scelta, il programma evidenzia, nella parte alta di ciascuna scheda, la natura dell operazione Il primo campo che compare nella maschera di caricamento è il numero progressivo interno che viene attribuito automaticamente dal programma per identificare ciascuna scheda. Viene incrementato progressivamente dalla procedura e viene stampato sulla fattura come codice riferimento interno. Il campo in argomento consente l effettuazione di ricerche più agevoli. Il titolo di esenzione o di non imponibilità può essere modificato all interno della scheda richiamata, per cui se si deve emettere una fattura esente ai sensi dell articolo 10 c.20, si può scegliere comunque l opzione E e procedere successivamente alla modifica dell articolo di esenzione nella scheda di caricamento richiamando con il tasto F1 la tabella nel campo Tipo esenzione. D - Emissione di fatture attive soggette ad Iva (esigibilità immediata) Dopo aver scelto la voce D, compare la maschera di caricamento della fattura; occorre indicare obbligatoriamente solo alcuni campi, tra cui: Data di registrazione (viene proposta automaticamente ma si suggerisce di farla coincidere con la data della fattura) Numero fattura (il programma lo propone automaticamente, confermare con INVIO); Data fattura; Partita Iva; Descrizione fattura (questa descrizione viene riportata automaticamente sul registro delle fatture emesse; quella da riportare sulla fattura può essere più dettagliata e viene richiesta dal programma in fase di stampa); Imponibile (il calcolo dell imposta e del totale fattura è automatico). La parte finale della scheda viene compilata automaticamente dal programma: V = Vendita F = Fattura S = operazione Soggetta Codice struttura D = fattura Definitiva (la procedura attribuisce al termine definitiva il concetto di esigibilità immediata) C = attività Commerciale 7

8 Compilata la scheda, la procedura controlla il numero di partita Iva inserito. Se la partita Iva è sconosciuta, il programma si collega all archivio clienti e chiede l inserimento dei dati identificativi del nuovo cliente. Se la partita Iva è conosciuta, vengono evidenziati i dati del cliente corrispondente. Per confermare premere INVIO. Il programma chiede se si vuole procedere alla stampa della fattura caricata (premendo il tasto S ), oppure rinunciare alla stampa premendo un tasto qualsiasi (in tal caso la fattura viene memorizzata e può essere successivamente richiamata). Scegliendo la stampa il programma consente l indicazione in fattura di una descrizione più dettagliata rispetto a quella precedentemente attribuita: è possibile confermare quanto già inserito (premendo il tasto ESC) oppure integrare. Successivamente compare una maschera che consente l indicazione in fattura di ulteriori riferimenti. È possibile inserire tutti i dati richiesti ovvero compilare solo alcuni campi, quali: Fattura a saldo o in conto (digitare S o C); Tipologia (Contratto o Convenzione del...); Modalità di pagamento Pagamento fattura realmente effettuato (digitare S, N o Y): se il pagamento deve ancora avvenire il programma propone automaticamente gli estremi dell istituto cassiere e il numero di conto corrente. Le ultime righe ( Non sono ammessi arrotondamenti - le spese sostenute per il pagamento della fattura sono a carico del cliente ) possono essere confermate o cancellate a scelta. L ultima maschera ( verifica ed eventuale modifica dati cliente ) visualizza i dati del cliente, ossia l intestazione della fattura. Sono state previste due righe per il caricamento della denominazione, al fine di indicare eventuali denominazioni più estese. NOTIZIE UTILI: L importo dell Iva e il totale fattura vengono calcolati automaticamente dalla procedura pertanto si può compilare solo il campo Imponibile. Per accedere velocemente al campo relativo all imponibile 20% si può premere il tasto F1 quando il cursore è posizionato alle precedenti righe (4%, 10%,...). La funzione F3 consente di richiamare i dati contenuti nella scheda precedente. Pertanto, nel caso in cui si debbano emettere più fatture ad uno stesso cliente, ci si può posizionare sul campo Partita Iva e digitare F3. Automaticamente viene riproposto il cliente inserito precedentemente. Se il cliente è privo di Partita Iva, inserire i primi 14 caratteri del codice fiscale nel campo Partita Iva. Il programma si collega successivamente all archivio clienti, chiedendo il completamento della scheda anagrafica, che sarà intestata a: cliente italiano senza partita Iva 8

9 Per rendere più veloce il caricamento è possibile digitare solo alcuni numeri della partita Iva o Codice Fiscale premendo poi il tasto F1; in tal caso il programma si collega all archivio clienti, proponendo tutti i clienti la cui partita Iva o Codice Fiscale contiene i numeri inseriti (per scorrere premere ESC; per confermare premere (INVIO). È possibile controllare il numero dell ultima fattura emessa attraverso il programma, in diversi modi: - in fase di caricamento, dopo avere cancellato il numero della fattura impostato automaticamente dalla procedura, premere il tasto F1 e scegliere l opzione (C) in tal modo viene visualizzato un elenco delle fatture emesse; - il MENU VARIE - TARIFFARIO DATI ACCESSORI evidenzia il numero dell ultima fattura emessa. Nelle maschere di caricamento, il tasto CTRL Y consente la cancellazione di un intera riga. Può essere utile accedere ad una tabella contenente le descrizioni delle fatture più ricorrenti; detta tabella deve venire creata attraverso il MENU SISTEMA - GESTIONE TABELLE - GESTIONE DELLA SINGOLA TABELLA (vedi pag. 3) richiamata premendo il tasto F1 sul campo Descrizione fattura. Emissione di fatture attive in parte imponibili, in parte non imponibili o fuori campo Nel caso in cui su una stessa fattura debbano venire indicati importi sia imponibili che non imponibili o fuori campo Iva, occorre compilare più schede in relazione alla medesima fattura. Si procede nel modo seguente: dopo aver terminato il caricamento della prima scheda (per la parte imponibile), premere nuovamente F4 - Inserimento. Scegliendo l opzione T - Aggiunta altro elemento nella stessa fattura compare una scheda di caricamento in cui risultano già compilati: il numero progressivo interno, il campo data registrazione e i dati identificativi della fattura. Sul campo Descrizione fattura premere il tasto ESC: a questo punto compare una maschera che comunica che la fattura risulta già registrata e chiede se si intende procedere ad una integrazione della stessa. Confermare con il tasto S. Continuare il caricamento della fattura rispondendo alle interrogazioni del sistema (importo, titolo di esenzione,ecc..). 9

10 E - F - Emissione di fatture attive esenti o non imponibili La voce E o F consente l accesso ad una scheda di caricamento già compilata nelle seguenti parti: Natura dell operazione (fattura esente o non imponibile); Titolo di esenzione o di non imponibilità (come ricordato in precedenza è possibile modificare gli articoli di legge richiamando la tabella con il tasto F1 ). Trattandosi di un operazione senza Iva, omettere la compilazione dei campi imponibile e imposta e caricare l importo nel campo totale fattura. Terminato il caricamento della scheda si può procedere con la stampa come descritto nel paragrafo precedente. Nel caso di emissione di fatture esenti, di importo superiore a 77,47, la procedura ha previsto la possibilità di esporre in fattura l imposta di bollo di 1,29 (con conseguente addebito alla controparte). Viene formulata la seguente richiesta: Confermare con S il caricamento dell imposta di bollo Notizie utili: Per accedere più velocemente al campo Totale fattura è possibile premere il tasto F1 quando il cursore è posizionato alle precedenti righe (4%, 10%,...) È possibile aggiungere l imposta di bollo dopo aver caricato la fattura. Si procede nel modo seguente: posizionarsi sulla scheda relativa e premere il tasto B. Emissione di nota di accredito Scegliere la voce D se la nota di accredito è relativa ad un operazione soggetta ad Iva; scegliere la voce E, F se la nota di accredito è relativa ad operazioni esenti o non imponibili. La numerazione viene attribuita automaticamente ed è progressiva. Caricare gli importi preceduti dal segno meno. Per la stampa della nota di accredito seguire la stessa procedura illustrata nel paragrafo relativo alle fatture soggette ad Iva. Nel campo relativo alla tipologia del documento indicare la lettera N identificativa della nota di accredito. La procedura chiede di confermare con la lettera D che si tratta di una nota di accredito definitiva. 10

11 G - Fattura di vendita con Iva ad esigibilità differita in ambito commerciale Per emettere una fattura attiva ad esigibilità differita, digitare F4 - Inserimento e scegliere la voce G. Si accede ad una scheda contenente alcuni campi pre-compilati: V = Vendita F = Fattura S = operazione Soggetta Codice struttura P = fattura Pro-forma (si sottolinea che la procedura attribuisce al termine pro-forma il significato di fattura ad esigibilità differita) C = attività Commerciale Procedere all inserimento della fattura seguendo le istruzioni contenute a pag.8 ( Emissione di fatture attive soggette ad Iva ). Al termine del caricamento della scheda, viene inserita automaticamente l annotazione IVA DIFFERITA nel campo descrizione fattura (si ricorda che questa descrizione compare solo sul registro delle fatture emesse, quella da esporre in fattura può essere ampliata in fase di stampa). Sulla stampa della fattura risulterà impressa la seguente annotazione: Si precisa che l imposta diverrà esigibile al momento dell effettivo pagamento del corrispettivo. Art.6 comma 5 DPR 633/72 e successive modificazioni (v.art.1 comma 3 DLGS 313/97). INCASSO DELLA FATTURA - ESIGIBILITÀ DI UNA FATTURA DIFFERITA Al momento dell incasso della fattura occorre rendere esigibile la fattura precedentemente emessa. Posizionarsi sulla scheda relativa alla fattura che si intende rendere definitiva (attraverso la funzione lettura, la funzione ricerca, ecc..) e digitare F5 - Aggiornamento. Inserire la data dell incasso e modificare il campo contenente la lettera P (Pro-forma), sostituendolo con la lettera D (Definitiva). Terminato l aggiornamento automaticamente si verificano i seguenti cambiamenti: - l intestazione della scheda diventa Fattura definitiva di vendita in ambito commerciale La fattura divenuta esigibile concorre al versamento dell imposta nella liquidazione mensile. 11

12 N Vendite da corrispettivi L opzione è inerente alla registrazione dei corrispettivi, la maschera di caricamento prevede diversi campi di compilazione ma solo i seguenti sono obbligatori: Data di registrazione = il sistema proprone quella del giorno con possibilità di cambiare Imponibile = il cursore si posiziona sull imponibile ad aliquota iva 20% digitando l importo totale giornaliero il cursore si posiziona su iva, premendo il tasto freccia su ritorna sul campo imponibile e premendo il taso F1 il programma procede automaticamente allo scorporo dell iva La parte finale della scheda viene compilata automaticamente dal programma: C= Corrispettivo S= Operazione soggetta D= Operazione definitiva C= Attività commerciale Per confermare tutti i dati premere INVIO. 12

13 REGISTRAZIONE DI FATTURE D ACQUISTO Digitare F4 - Inserimento. La procedura evidenzia un prospetto contenente le diverse possibilità di inserimento; nel caso in esame scegliere tra le seguenti tipologie: H - ACQUISTI - FATTURE CON IVA AD ESIGIBILITÀ IMMEDIATA I - ACQUISTI -FATTURE OPERAZIONI ESENTI ART. 10 C. 18 L - ACQUISTI - FATTURE OPERAZIONI NON IMPONIBILI ART. 72 C.3 N. 3 M - ACQUISTI - FATTURE CON IVA AD ESIGIBILITÀ DIFFERITA NOTIZIE UTILI: Come ricordato nel paragrafo relativo alle fatture emesse, il titolo di esenzione o di non imponibilità può venire modificato all interno della scheda richiamata; ne consegue che, se si deve registrare una fattura non imponibile ai sensi dell articolo 8, si può scegliere comunque l opzione L e correggere l articolo di non imponibilità nella scheda di caricamento. Se su una fattura sono esposti sia importi imponibili che importi esenti o non imponibili o fuori campo, occorre compilare una prima scheda per l importo soggetto ad iva e successivamente altre schede per i restanti importi. Ad ogni fattura possono infatti corrispondere più schede di caricamento (vedi pag. 15). Rientrano nel concetto di Fuori base le seguenti tipologie: operazioni escluse da Iva ai sensi dell articolo 15 (imposta di bollo, spese documentate e commissioni esposte in fattura), rettifiche su bollette Telecom, Enel. H - Fattura con Iva ad esigibilità immediata L opzione H riguarda il caricamento di fatture ad esigibilità immediata La maschera di caricamento prevede diversi campi ma di essi solo i seguenti sono obbligatori: Data registrazione (il sistema propone quella del giorno); Numero fattura; Data fattura; Partita Iva del fornitore; Descrizione fattura; Imponibile. La parte finale della scheda viene compilata automaticamente dal programma: A = Acquisto F = Fattura S = operazione Soggetta D = operazione Definitiva (la procedura attribuisce al termine definitiva il concetto di esigibilità immediata) C = attività Commerciale 13

14 Compilata la scheda, la procedura controlla il numero di partita Iva inserito. Se la partita Iva è sconosciuta, il programma lo segnala e chiede se si vuole procedere al caricamento di un nuovo fornitore. Se la partita Iva è conosciuta, vengono evidenziati i dati del fornitore corrispondente. Per confermare premere INVIO. Infine compare una maschera per la classificazione dei costi ai fini della Dichiarazione Iva e Irpeg. È possibile confermare quanto proposto automaticamente dalla procedura ( Beni di consumo e servizi ), ovvero modificare; nel caso di acquisto di beni ammortizzabili è necessario classificare il costo nella riga corrispondente ( Beni ammortizzabili ). NOTIZIE UTILI: È consigliato indicare sul documento cartaceo il numero progressivo interno di riferimento (oltre al numero di protocollo); ciò consente una ricerca rapida della scheda. Se si compila solo il campo Imponibile, la procedura calcola automaticamente l Iva e il totale fattura, controllare che gli arrotondamenti corrispondano a quanto esposto in fattura; in caso di differenza, completare la maschera di caricamento, digitare F5 - Aggiornamento ed inserire gli importi voluti. Per accedere velocemente al campo relativo all imponibile 20% si può premere il tasto F1 quando il cursore è posizionato alle precedenti righe (4%, 10%,...). La funzione F3 consente di richiamare i dati della scheda precedentemente inserita. Nel caso in cui si debbano caricare più fatture di uno stesso fornitore, ci si può posizionare sul campo Partita Iva e digitare F3. Automaticamente viene riproposto il fornitore inserito precedentemente. Per rendere più veloce il caricamento è possibile digitare solo alcuni numeri della partita Iva premendo poi il tasto F1; in tal caso il programma si collega all archivio fornitori, proponendo tutti i fornitori la cui partita Iva contiene i numeri inseriti (per scorrere premere ESC; per confermare premere INVIO). Il campo spese accessorie è stato creato per l attività intracomunitaria, non va compilato in attività commerciale. In presenza di bollette doganali di importazione, si procede al caricamento secondo le istruzioni sopra indicate, occorre però procedere alla classificazione dei costi nell apposita tabella indicando la cifra nella riga altri acquisti e importazioni. 14

15 Caricamento di fatture passive in parte imponibili, in parte non imponibili o fuori campo Nel caso in cui sulla stessa fattura siano indicati importi sia imponibili che non imponibili o fuori campo Iva, occorre compilare più schede in relazione alla medesima fattura. Si procede nel modo seguente: dopo aver terminato il caricamento della prima scheda (per la parte imponibile), premere nuovamente F4 - Inserimento. Scegliendo l opzione T - Aggiunta altro elemento nella stessa fattura compare una scheda di caricamento in cui risultano già compilati: il numero progressivo interno, il campo data registrazione e i dati identificativi della fatura. Sul campo Descrizione fattura premere il tasto ESC: a questo punto compare una maschera che comunica che la fattura risulta già registrata e chiede se si intende procedere ad una integrazione della stessa. Confermare con il tasto S. Continuare il caricamento della fattura rispondendo alle interrogazioni del sistema (importo, titolo di esenzione, ecc..). NOTIZIE UTILI: Per caricare l importo relativo ad imposta di bollo di 1,29 si procede nel modo seguente: terminato il caricamento della scheda relativa all importo esente, premere il tasto B, in tal modo viene creata automaticamente la scheda dell imposta di bollo. 15

16 MENU ATTIVITÀ TARIFFARIO E FATTURAZIONE ROUTINARIA La presente funzione è stata creata appositamente per l emissione di fatture per prestazioni a tariffario ex art. 49. Digitare F4 - Inserimento per caricare le singole voci del tariffario (descrizione della prestazione, importo, assoggettamento ad Iva o titolo di non assoggettabilità). Per emettere fattura premere il tasto PgUp. Inserire la partita Iva o il codice fiscale del cliente. Se la partita Iva è sconosciuta, il programma consente il caricamento di un nuovo cliente; se è conosciuta, vengono evidenziati i dati del cliente corrispondente. Confermare con INVIO. Una successiva maschera chiede di indicare se la fattura è quietanzata, propone la data del giorno come data di incasso e come modalità di pagamento bonifico. È possibile confermare con INVIO o modificare. Procedere all inserimento del contenuto della fattura avvalendosi delle schede del tariffario precedentemente inserite (scegliere la tipologia della prestazione scorrendo la tabella che viene proposta). La procedura inserisce automaticamente il numero delle prestazioni (quantità) il prezzo corrispondente e la descrizione ( quest ultima può venire integrata con maggiori dettagli attraverso la tabella commenti alla voce tariffario ). In caso di fatturazione di operazioni esenti, di importo superiore ad 77,47, il programma chiede di confermare con S il caricamento dell imposta di bollo di 1,29. Viene infine visualizzata la fattura completa; è possibile rettificare quanto caricato, in caso di errore, ovvero procedere alla stampa. Confermare con S il caricamento della fattura. 16

17 FUNZIONI DI RICERCA, ESTRAZIONE DI ELENCHI, LISTE DI FATTURE Esistono molteplici possibilità di estrazione di informazioni dalla procedura in relazione ai dati caricati.. Si indicano alcune delle principali modalità di utilizzo: - MENU PERSONE - STRUTTURE: premendo il tasto Pg-up viene fornita una lista di tutte le fatture emesse ovvero di tutte le fatture che rispondono a determinati condizionamenti (es: può essere utile conoscere l insieme di fatture relative alla medesima operazione, al medesimo cliente, ecc...). Per effettuare la ricerca condizionata occorrre compilare i campi su cui si intende svolgere la ricerca. - MENU PERSONE - FORNITORI E CLIENTI: premendo il tasto Pg-up si ottiene la lista di fatture emesse ad un medesimo cliente, ovvero di fatture pervenute da un medesimo fornitore. - MENU ATTIVITÀ - RISCONTRO FATTURE NON ANCORA INCASSATE: viene fornito un elenco delle fatture ancora da incassare. - MENU ATTIVITÀ - ELENCO FATTURE PER CONDIZIONAMENTI: inserire i campi su cui si intende effettuare una ricerca per condizionamento. La procedura fornisce un elenco completo di tutte le informazioni inserite nelle schede di caricamento. - MENU PERSONE - FORNITORI E CLIENTI: con la funzione F10 si ottiene un elenco generale di tutti i fornitori e clienti con indicazione dei rispettivi dati anagrafici. 17

18 REGISTRAZIONE DI FATTURE D ACQUISTO INTRACOMUNITARIE IN AMBITO ISTITUZIONALE Digitare F4 Inserimento. La procedura evidenzia un prospetto contenente le diverse possibilità d inserimento; nel caso in esame scegliere tra le seguenti tipologie: A ACQUISTI INTRA-U.E.-AMBITO ISTITUZIONALE: MATERIALE BIBLIOGRAFICO B ACQUISTI INTRA-U.E.-AMBITO ISTITUZIONALE: SOGGETTE AD I.V.A. C ACQUISTI INTRA-U.E.-AMBITO ISTITUZIONALE: PRE-PAGATI NOTIZIE UTILI: Una volta effettuata la scelta, il programma evidenzia, nella parte alta di ciascuna scheda, la natura dell operazione Il campo che compare nella maschera di caricamento è il numero progressivo interno che viene attribuito automaticamente dal programma per identificare ciascuna scheda. Viene incrementato progressivamente dalla procedura e viene stampato sul Mod. F come codice di riferimento interno. Il campo in argomemento consente l effettuazione di ricerche più agevoli. A Acquisti intra-u.e.-ambito istituzionale: materiale bibliografico L opzione A riguarda il caricamento di fatture inerenti l acquisto nella UE di materiale bibliografico Compare la maschera di caricamento fattura; occorre indicare obbligatoriamente solo alcuni campi: Data di registrazione = (viene proposta automaticamente, con possibilità di cambiarla) Fattura numero = Data fattura = Partita Iva = (isopartita del fornitore es. DE ) Possesso fattura = (indicare la data del giorno in cui si è ricevuta la fattura) Italiana/cee/extra = (proprone in automatico C ) Descrizione fattura = (propone la voce materiale bibliografico con possibilità di cambiare) Dati utilizzati: - Divisa = apre una finestra con varie valute posizionandosi sulla divisa del paese identificato tramite l isopartita, qualora la fattura fosse espressa in altra valuta, muovendo le frecce su o giù si sceglie quella indicata sulla fattura - Valuta = digitare l importo totale della fattura (comprensivo di spese di trasporto, nolo ecc.) - Totale fattura = viene riportato automaticamente - Spese accessorie = vanno annotate le spese di trasporto, nolo ecc., possono non essere inserite 18

19 Nei campi successivi il programma propone in automatico: - A = Acquisto - F = Fattura - C = No soggetta - Tipo di esenzione = propone art. 3, c.7 DL90/90 -si apre una finestra con altre norme di esenzione, premere ESC e confermare con INVIO la proposta automatica - Codice Struttura = proposta in automatico (mai cambiarla) - D = Fattura definitiva - I = Attività Istituzionale - S = Fattura soggetta alla compilazione dettagli intra per la presentazione del mod. intra 2bis e intra 2 in dogana A chiusura della registrazione apre una finestra con i dati anagrafici del fornitore per un ulteriore controllo, premere INVIO e ritorna alla maschera compilata. In calce alla scheda apparirà la dicitura: Confermare con il tasto [S] l inserimento dettagli: N Digitando S si apre la scheda dei dettagli intrastat già compilata automaticamente, ma con possibilità di modificazione dei dati proposti, confermare con INVIO. Il programma ritorna all ultima registrazione e premendo il tasto F genera il Mod. F della scheda a video, aprire WorldIva e procedere alla stampa del Mod.F. B Acquisti intra-ue ambito istituzionale: soggette ad I.V.A. L opzione B riguarda il caricamento di fatture d acquisto UE soggette ad I.V.A. La maschera che viene proposta è del tutto simile all opzione A, tranne alcuni campi: - Descrizione fattura = (il campo è vuoto, digitare la descrizione) - Dati utilizzati = procedere come da opzione A L importo digitato sul campo valuta viene riportato in automatico sul campo Imponibile(aliquota 20%), confermare con INVIO i campi successivi (Iva e totale fattura) a fine registrazione il programma procede al calcolo automatico dell iva e del totale fattura. I campi della parte finale della scheda sono proposti in automatico dal programma: A = Acquisto F = Fattura S = Soggetta Tipo di esenzione = (lasciare vuoto) Codice struttura = (non modificare) D = Definitiva I = Istituzionale S = Intrastat Confermare con INVIO e procedere come da opzione A per i dettagli intrastat e la stampa del Mod. F. 19

20 C Acquisti intra-ue ambito istituzionale: Pre-pagati L opzione C permette di registrare le fatture d acquisto UE Pro-forma (non definitive) - Data del pagamento = data della contabile bancaria - Fattura numero = (come da opzioni A-B) - data fattura = (come da opzioni A-B) - Partita Iva = (come da opzioni A-B) - Possesso fattura = (come da opzioni A-B) - Descrizione fattura = (descrivere l acquisto, se sono libri o abbonamenti digitare materiale bibliografico ) Per il proseguimento della registrazione si segue l opzione A se si tratta d acquisto di materiale bibliografico, oppure l opzione B se trattasi d acquisto soggetto ad IVA. - P = Proforma - S = il programma procede al conteggio dei 60 gg.per l emissione dell autofattura ( es. pagamento data 15/03/02, emissione autofattura entro il 31/05/02) Questa maschera non permette l annotazione dei dettagli intrastat (la compilazione dei dettagli è richiesta solo alla fine della registrazione delle fatture definitive e delle autofatture). Registrazione delle fatture definitive riferite a fatture pro-forma pervenute entro i termini (60gg)= Scegliere l opzione A o B secondo la tipoligia dell acquisto Emissione dell autofattura = si procede utilizzando l opzione A o B secondo la tipologia dell acquisto, compilando i seguenti campi: - Fattura numero = la numerazione è manuale partendo dalla n. 1 per anno solare( es. 1/950) - Descrizione fattura = stessa descrizione della fattura proforma - Definit/autof/pro-forma/integraz/rettifica = A Procedere come da opzioni scelte. Alla fine della registrazione e successivamente alla compilazione dei dettagli intrastat, si apre una finestra che permette la creazione e la stampa dell autofattura, digitare S e compilare tutti i campi richiesti, quando appare a video l autofattura aprire WorldIVA e procedere alla stampa. 20

21 CONGELAMENTO DELLE REGISTRAZIONI DELLE FATTURE PROFORMA Ad avvenuta registrazione delle fatture definitive riferite alle fatture proforma o alle autofatture, si procede al congelamento delle fatture proforma: Premere il tasto F2 ricerca digitare il numero del progressivo interno della registrazione della fattura proforma (annotato sul mod.f) appare la scheda compilata in precedenza, premere il tasto F5 aggiorna - posizionare il cursore alla fine della descrizione fattura e annotare il nuovo numero di progressivo interno della fattura definitiva o dell autofattura ed il numero e la data della fattura definitiva o dell autofattura posizionare il cursore sul campo Intra e digitare N confermare con INVIO - 21

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