1 OBIETTIVI E DESCRIZIONE DEL SERVIZIO

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1 SISTEMA UNICO PATRIMONIO ENTI REGIONE Riferimento Scheda Gestione: Sigla: SUPER Codice Servizio: SCH-047_01 Direzione regionale / Ente: DC Organizzazione, Personale e Sistema Informativo Riferimenti codice anno precedente: SCH-047_01 Rilevanza del Servizio: N.D. 1 OBIETTIVI E DESCRIZIONE DEL SERVIZIO 1.1 Contesto ed Obiettivi L'avvio della partnership di Regione con ILSpA per la conduzione delle attività di Facility management ha condotto alla nascita nel 2007 del SISDO - Sistema Informativo di Supporto Decisionale e Operativo quale strumento di coordinamento, controllo e programmazione delle attività a supporto di ILSpA e di RL. SISDO è nato dunque come sistema per la gestione e la programmazione degli interventi di manutenzione ordinaria delle sedi regionali (p.e. pulizie e interventi agli impianti). Si è successivamente esteso anche alla gestione delle movimentazioni del personale regionale, dando vita al modulo SISDO-Movimentazioni. La definizione complessiva delle esigenze di RL circa il governo del Patrimonio ha portato inoltre alla realizzazione del prototipo MiniSIPI - Sistema Informativo per il Patrimonio Immobiliare utile per rilevare il patrimonio immobiliare di RL e alla predisposizione del prototipo GIIL - Gestione Incarichi Infrastrutture Lombarde per monitorare la spesa di manutenzione straordinaria degli immobili. Una volta verificata l aderenza del modello dati del SISDO e del SIPI alle esigenze di RL, questi sono stati integrati nella piattaforma Archibus, ospitante il SISDO, dando origine al sistema integrato: SUPER Sistema Unico. Sono stati inoltre implementati - all interno del SUPER - il Fascicolo del Fabbricato, un modulo che raccoglie il fascicolo documentale di ciascun bene immobile e che integra i documenti di ogni singolo immobile raccolti nel modulo SIPI con quelli derivanti dai processi di manutenzione; e la Rubrica SUPER, che concerne tutti i soggetti che hanno rilevanza rispetto alla definizione anagrafica del bene patrimoniale o che svolgono un ruolo all interno delle posizioni amministrative della gestione patrimoniale regionale. Nel corso del 2010 e 2011 sono stati inoltre realizzati il modulo Gestione Sale e il modulo Gestione Autisti. Il primo è uno strumento a disposizione del personale regionale che consente di prenotare le sale all interno di Palazzo Lombardia. Il secondo è invece un servizio di prenotazione del servizio di trasporto attraverso le auto di servizio regionali. Pagina 1 di 7

2 Nel 2012 sono state apportate alcune migliorie ai moduli SISDO-Manutenzioni e SISDO-Movimentazioni, che hanno consentito l estensione al livello tecnico delle stesse funzionalità a disposizione della Giunta, anche per Enti Sireg e Consiglio. Il Decreto Legislativo n. 118 del 23 giugno 2011, Titolo I, recante Disposizioni in materia di armonizzazione dei sistemi contabili e degli schemi di bilancio delle Regioni, degli enti locali e dei loro organismi, a norma degli articoli 1 e 2 della legge n. 42 del (federalismo fiscale), ha introdotto importanti cambiamenti nel modello amministrativo-contabile e di controllo economico/finanziario delle Regioni, dettando Principi contabili generali e applicati, al fine di uniformare i comportamenti amministrativi di tali enti e di garantire la realizzazione degli obiettivi di finanza pubblica, in linea con la Riforma della finanza e della contabilità pubblica, avviata con la legge n.196 del Nel 2013 è stato, a questo fine, avviato un processo di evoluzione del Sistema SUPER volto ad aggiornare i moduli già esistenti alle nuove esigenze dettate dalla normativa e a realizzare nuove componenti di sistema necessarie all integrazione delle informazioni patrimoniali. Fra questi cambiamenti, le modifiche al modulo SIPI e l integrazione del GIIL nel contesto di SUPER hanno consentito una revisione del modulo in ottica passaggio dati patrimoniali e valori delle manutenzioni straordinarie degli immobili, ai fini del calcolo dell ammortamento e della redazione del conto patrimoniale. La realizzazione del nuovo modulo Beni Mobili ha permesso di predisporre un censimento sistematico del patrimonio mobiliare regionale. 1.2 Descrizione del servizio Il sistema SUPER è disponibile sulla piattaforma Archibus versione E composto da una componente web e una componente client server, tutte centralizzate su una base dati comune. Il servizio è organizzato nei seguenti moduli: SISDO - MANUTENZIONI: ILSpA ed i suoi fornitori utilizzano costantemente il sistema per gestire il calendario degli interventi di manutenzione programmata degli immobili e per gestire le richieste di intervento su tutte le sedi di Regione. SISDO - MOVIMENTAZIONI: con SISDO sono gestite anche le movimentazioni di personale e arredi di Palazzo Lombardia ed in prospettiva la gestione sarà estesa a tutti i palazzi della Regione. Il modulo possiede anche una componente CAD. SIPI: SIPI governa il patrimonio della Regione Lombardia tramite il censimento dei beni immobili del patrimonio regionale dal punto di vista identificativo, amministrativo, funzionale e tecnico. FASCICOLO DEL FABBRICATO: il Fascicolo del Fabbricato, cioè il fascicolo documentale degli immobili, rappresenta la componente documentale predominante del SUPER e integrerà i documenti di ogni singolo immobile raccolti nel modulo SIPI con quelli derivanti dai processi di manutenzione. I documenti sono gestiti attraverso EDMA. Nel corso del 2012 è stata portata a termine la dismissione del vecchio MiniSIPI e l avvio a regime dell utilizzo da parte degli utenti regionali del nuovo SIPI e del Fascicolo del Fabbricato integrati in SUPER. RUBRICA: la Rubrica SUPER concerne tutti i soggetti che hanno rilevanza rispetto alla definizione anagrafica del bene patrimoniale o che svolgono un ruolo all interno delle posizioni amministrative della gestione patrimoniale regionale (ex-proprietari, convenzionati, concessionari, fornitori, locatari, pubblici ufficiali, progettisti, periti, auditor, altri). GESTIONE SALE: il modulo consente ai referenti di Direzione di effettuare la prenotazione delle sale ubicate a Palazzo Lombardia e ai manager di gestire le prenotazioni effettuate. GESTIONE AUTISTI: questo modulo permette di gestire il Sistema di Prenotazione Auto di Servizio. Nello specifico, permette ai referenti di UO di prenotare un auto di servizio e ai manager di gestire le prenotazioni effettuate. GIIL: nasce dall esigenza di gestire gli incarichi affidati a ILSpA rivolti alla costruzione e alla manutenzione straordinaria degli immobili. I macro obiettivi operativi governati da GIIL sono la codifica e la presentazione di preincarichi e/o incarichi al fornitore, la tracciatura degli step e degli eventi (sal, cronoprogrammi, criticità, note), tracciatura dei documenti legati ad ogni step evento ed utili per l amministrazione dell intervento (di natura contabile o di natura tecnica). BENI MOBILI: il modulo governa un altra porzione importante del patrimonio della Regione Lombardia attraverso il censimento dei beni mobili dal punto di vista identificativo, amministrativo, funzionale e tecnico. Pagina 2 di 7

3 1.3 Evoluzioni Sarà necessario procedere con ulteriori cambiamenti sia applicativi che tecnologici. Il modulo Beni Mobili dovrà essere maggiormente user-friendly con l integrazione del modulo applicativo sviluppato per i più diffusi sistemi operativi (ios, Android) - in grado di effettuare la lettura del barcode attraverso dispositivi mobili e necessario dunque all inventario dei beni. E prevista la realizzazione del nuovo modulo Beni Immateriali regionali, censimento quest ultimo necessario anch esso ai fini del calcolo dell ammortamento e del conto patrimoniale. Il sistema di base del SUPER Archibus dovrà migrare dalla versione 19.3 alla 21.2, allo scopo di ottimizzare funzionalità e performance e garantire la compatibilità con le postazioni regionali, che saranno aggiornate a Windows8 e Internet Explorer 11 (la versione 19.3, realizzata nel 2011, non sarebbe infatti più compatibile con il nuovo sistema operativo e il nuovo browser). La migrazione del SUPER alla versione 21.2 comporterà inoltre l adeguamento del modulo SISDO ad una tecnologia più recente (codice delle viste Archibus 2.0). Il modulo è stato infatti realizzato circa sette anni fa in codice 1.0, ormai obsoleto e incompatibile con la nuove versioni di Archibus. Nel contesto del rifacimento del SISDO (Manutenzioni Ordinarie degli Immobili e Movimentazioni) si interverrà inoltre per aggiornare il workflow al nuovo flusso richiesto da Regione. Sarà infine completato l adeguamento del modulo SIPI agli standard di informazioni da fornire annualmente al MEF. Il Dipartimento del Tesoro ha avviato, nel febbraio 2010, la rilevazione delle consistenze degli attivi delle Amministrazioni pubbliche finalizzata alla redazione del Rendiconto patrimoniale a valori di mercato (art. 2, comma 222, periodo undicesimo della legge n.191 del L.F. 2010). Le Amministrazioni interessate dalla rilevazione delle consistenze degli attivi patrimoniali sono tutte quelle individuate dall articolo 1, comma 2, del Decreto Legislativo del 30 marzo 2001 n ACCESSO AL SERVIZIO Descrive le relazioni tra il Servizio e le classi di utenti utilizzatori, evidenziando i volumi di utenza e l URL di accesso al Servizio. Punto/i di accesso: Utenti e volumi previsti: Classe di Utenza Volumi di Utenza Regionali Imprese <100 Enti SIREG <100 Stagionalità e/o picchi di lavoro: Non si prevedono per questo servizio fenomeni di stagionalità e/o picchi di lavoro. Pagina 3 di 7

4 3 ARCHITETTURA GENERALE DEL SERVIZIO Descrive le relazioni tra il Servizio ed altre entità associate ad esso. Nelle tabelle seguenti sono riportati i Servizi utilizzati dal Servizio in questione e gli applicativi software a supporto. Servizi Utilizzati SIOP Gestione Personale e Organizzazione EDMA: Gestione Documentale Applicativi Software a supporto SUPER_Sistema Unico Patrimonio Enti e Regione Manutenzione Ordinaria Software Manutenzione Evolutiva Software Pagina 4 di 7

5 4 RELAZIONE CON ARCHITETTURA INFRASTRUTTURALE Nel seguito sono indicati, se disponibili, i riferimenti ai report di dettaglio che descrivono le risorse infrastrutturali utilizzate del Servizio. CMDB_SCH-047_01.pdf Pagina 5 di 7

6 5 ASSISTENZA Tipologia di assistenza Assistenza di I livello Assistenza Funzionale Struttura Organizzativa Assistenza Servizi Regionali (SPOC) Call Center Aree Supply LISPA X Utenti Regionali X Fornitore di RL L'Assistenza di Primo Livello agli utenti non è prevista se non nei casi in cui viene direttamente erogata da Regione (es. Gestione sale, gestione autisti); in tutti gli altri casi di fatto coincide con l Assistenza Funzionale, che è attiva ed erogata da Supply LISPA. Il servizio non potrà più essere richiesto telefonicamente o scrivendo direttamente alla casella di posta del Referente di Assistenza Funzionale, ma ma scrivendo all apposita casella di posta (assistenzasuper@lispa.it), che attiva il processo di tracciatura e presa in carico delle richieste. In base all attuale bacino di utenza (utenti solo Giunta e imprese), il servizio è stato calcolato in media per 3h30 giornaliere per 208 gg lavorativi. In questa configurazione l'assistenza funzionale verrà erogata in via di sperimentazione anche agli utenti Sireg e Consiglio, ai quali nel corso del 2013 sono stati estesi i servizi SISDO-Manutenzioni e SISDO- Movimentazioni. In base all andamento della sperimentazione del 2014, a partire dal 2015 potrebbe rendersi necessario ritarare il servizio. Pagina 6 di 7

7 6 ARCHITETTURA INFORMATIVA Nel seguito viene riportato, se disponibile, il diagramma che descrive le relazioni tra il Servizio e le entità informative prodotte dal Servizio stesso. Pagina 7 di 7