VIAGGI di D AFFARI, MEETING RIUNIONI

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1 NEW SPECIALE TELEPRESENZA, VIDEOCONFERENZE e WEBINAR: possibili soluzioni alternative? BEN 10 TESTIMONIANZE di TRAVEL MANAGER 1 Travel Manager Meeting SOLUZIONI e NUOVE TECNOLOGIE per RIDURRE I COSTI WIND JOHNSON & JOHNSON MEDICAL HOLDING GRUPPO ZURICH GRUPPO BOSCH ACQUA MINERALE SAN BENEDETTO GENERALI SIRAM GRUPPO VEOLIA AUTOSTRADE PER L ITALIA OSSERVATORIO BUSINESS TRAVEL CISCO CARLSON WAGONLIT TRAVEL AYNO VIDEOCONFERENZE VIAGGI di D AFFARI, MEETING RIUNIONI e AZIENDALI L unico incontro totalmente al di sopra delle parti, con le Testimonianze dei Travel Manager delle principali aziende italiane e internazionali Travel Policy a confronto Booking tools - sistemi automatici per la compilazione delle note spese - sistemi di pagamento - Quanto sono diffusi, quanto costano e quanto convengono Contratti e convenzioni per l acquisto di servizi Come effettuare negoziazioni con un ridotto potere contrattuale Green policy e mobilità sostenibile dei dipendenti La Telepresenza e nuove alternative: quanto e quando conviene? Milano, Starhotel Business Palace 24 e 25 febbraio 2010 Si ringraziano 26 Febbraio 2010 WORKSHOP POST-CONVEGNO Con possibilità di iscrizione separata Conoscere le NUOVE TECNOLOGIE per il controllo dei lavoratori: le regole per il corretto impiego dell aziendale e della rete INTERNET Come controllare i dipendenti rispettando il Codice della Privacy e lo statuto dei lavoratori Rivolto a: > Travel Manager > Facility Manager > Ufficio Acquisti > Direttore del personale > Resp Sistemi Informativi > Direttore Amministrativo Per iscriversi: Tel Fax Sito:

2 Mercoledì 24 Febbraio 2010 Chairman della giornata Andrea Guizzardi Docente di Statistica Economica OSSERVATORIO BUSINESS TRAVEL 8.45 Registrazione dei Partecipanti 9.15 Apertura dei lavori a cura del chairman 9.30 Conoscere i sistemi impiegati dalle aziende oggi Come sta cambiando e come cambieranno le policy e la gestione dei viaggi: modalità, fatturato, prospettive di evoluzione Il mercato dei viaggi d affari nel 2009: principali destinazioni, mezzi utilizzati, motivazione e durata dei viaggi d affari Quali sono le evoluzioni previste per il mercato del Business Travel nel 2010 La gestione dei viaggi d affari in azienda: cosa sta cambiando sotto la spinta delle recenti difficoltà congiunturali La Travel Policy nelle imprese italiane Eccezioni alla policy: la conflittualità negli uffici viaggi Com è valutato il servizio offerto delle compagnie aeree Andrea Guizzardi Docente di Statistica Economica OSSERVATORIO BUSINESS TRAVEL Ruolo e responsabilità del Travel Manager La gestione di Trasferte, Missioni e Viaggi di lavoro in azienda: chi se ne occupa? Travel Manager: ruolo, responsabilità e competenze Il Travel Manager: come contribuisce al controllo dei costi e al rispetto della Travel Policy Luisa Varotto Travel Coordinator ACQUA MINERALE SAN BENEDETTO Tavola rotonda tra Travel Manager Come e quanto sono cambiate nell ultimo anno le Travel Policy e con quali risultati: Emanuela Scimonelli Travel Manager AUTOSTRADE PER L ITALIA Andrea Valvo Procurement e Travel Manager JOHNSON & JOHNSON MEDICAL HOLDING Luisa Varotto Travel Manager ACQUA MINERALE SAN BENEDETTO Silvia Nervetti Travel Manager GRUPPO BOSCH Fabio Florio Facilities Management Planning WIND Colazione di lavoro SPECIALE TELEPRESENZA BENCHMARKING In che modo Wind, nel corso del 2009, ha modificato la Travel Policy aziendale e quali risultati ha portato la negoziazione diretta delle tariffe con i fornitori Analisi dei dati e dei processi di business travel 2008 Dettaglio dei volumi e dei costi (Aerei, Hotel, Treni,... ) Individuazione opportunità di contenimento costi (Aerei, Hotel, Treni,... ) Criticità tecnico operative Strategie adottate nel 2009 per ridurre le spese di viaggio Cambiamenti nella Travel Policy Aziendale Negoziazione diretta delle tariffe con fornitori - Linee aeree - Hotel Introduzione del recupero IVA su spesa Hotel Sviluppo Self Booking Tool Evoluzioni previste nel 2010 nella gestione del Business Travel di Wind Fabio Florio Facilities Management Planning WIND Coffee break Convenzioni e contratti con agenzie, linee aeree, catene hotel, autonoleggi. Come scegliere i fornitori: l esperienza di San Benedetto Acqua San Benedetto conta in Italia circa 1200 dipendenti. Vengono effettuate in media 100 trasferte al mese, che coinvolgono, oltre al management, la rete di vendita e i tecnici. Le destinazioni più frequenti sono l Europa, ma anche il Messico e gli Stati Uniti. Le spese di viaggio ammontano a circa 1 milione di euro all anno. Gare d appalto per la selezione dei fornitori: a cosa fare attenzione Le formule contrattuali Con quali strumenti misurare le performance SOLUZIONI Cisco Telepresence e Web-Ex: esperienze d incontro nel rispetto dell ambiente e del vincolo dell economicità. Nell intervento approfondiremo come Cisco ha utilizzato le soluzioni di Collaboration, Telepresence e WebEx, come alternativa ai meeting in persona. Soluzioni che hanno consentito di minimizzare i costi, cambiare il modo di lavorare e di scatenare un considerevole aumento di produttività della propria organizzazione. In che occasioni e per quali scopi utilizzare le videoconferenze, i webinar o la telepresenza. Confronti tra i diversi strumenti Quali valutazione effettuare per utilizzarli nel mercato italiano I vantaggi Quali margini di risparmio si possono ottenere Possibili resistenze tecnologiche e culturali Andrea Pirone Technology Marketing Manager MED CISCO Fattori di sviluppo della collaborazione video per le aziende Ayno Videoconferenze è un'azienda dedicata esclusivamente alla videoconferenza e alla telepresence, che fornisce ed installa prodotti professionali delle migliori case produttrici, garantendo in tutta Italia consulenza, progettazione, esecuzione ed assistenza tecnica. Ayno è canale diretto di vendita e assistenza di TANDBERG, LifeSize e Polycom, i leader mondiali nel campo della videoconferenza. Come si compone il mosaico (perfetto) della video collaborazione Criticità e soluzioni La visione di chi è a stretto contatto con l Utente finale Luciano Zoccoli Managing Director AYNO VIDEOCONFERENZE e NUOVE TECNOLOGIE perridurr

3 15.30 Tea break Videoconferenze: in che situazioni utilizzarle e con quali risultati: L esperienza di Siram Gruppo Veolia Siram, società nel settore dei multiservizi tecnologici, è la filiale italiana di Dalkia, divisione energia del gruppo francese Veolia Environnement, public company che conta dipendenti nel mondo. Siram conta in Italia dipendenti, distribuiti su 30 sedi. Nell intervento vengono presentate le motivazioni organizzative ed economiche e le riflessioni che hanno portato all approvazione ed alla realizzazione di un sistema di videoconferenza a disposizione dell azienda presso le sedi principali. Quali valutazioni sono state compiute per l introduzione di un sistema di videoconferenze Per quali tipologie di meeting viene utilizzata Quali sedi la stanno già utilizzando Quali risultati si sono stati ottenuti: vantaggi e aspetti critici Progetti per il futuro Riccardo Andreis Direttore Acquisti SIRAM - GRUPPO VEOLIA Ottimizzare le spese per i viaggi d affari: quali sono oggi le principali aree d intervento Carlson Wagonlit Travel è leader mondiale specializzato nel business travel management e annovera tra i suoi clienti importanti gruppi multinazionali, istituzioni pubbliche e aziende di varie dimensioni. In Italia CWT opera da oltre 80 anni con strutture interamente di proprietà e conta circa 850 collaboratori. Nell intervento verranno evidenziate le aree su cui le aziende possono focalizzarsi oggi per conseguire i massimi benefici in termini di ottimizzazione delle spese di travel e le best practice da adottare, con il supporto dei dati quantitativi offerti da due approfondite ricerche di mercato condotte dal CWT Travel Management Institute di Parigi. Travel policy e compliance La spesa alberghiera Tecnologia ed efficienza dei processi Le evidenze di due ricerche di mercato I risparmi ottenibili attraverso le best practice Andrea Solari Direttore Commerciale e Marketing Italia CARLSON WAGONLIT TRAVEL Coffee break Domande e risposte Termine della prima giornata Giovedì 25 Febbraio 2010 Chairman della giornata Roberto Somigli Chief Procurement Officer & Cost Manager GRUPPO ZURICH 9.15 Apertura dei lavori a cura del chairman 9.30 Come ridurre i costi di viaggi e trasferte: come calcolarli per comprendere su quali leve agire per ridurli. Le scelte del Gruppo Zurich Quali sono i principali costi per il Business Travel Costi vivi e costi occulti: come identificarli e quantificarli Come effettuare una corretta mappatura dei costi diretti e indiretti. Quali sono i reali risparmi in termini di efficienze/inefficienze nella gestione dei Viaggi d affari Come definire i Report per monitorare i costi, il saving, controllare il livello di servizio e valutare le performance rispetto alla Travel Policy aziendale Efficacia ed efficienza dei processi: come misurarle Alcuni esempi concreti Roberto Somigli Chief Procurement Officer & Cost Manager GRUPPO ZURICH E I COSTI di Il self booking come leva per ridurre i costi dei viaggi. La scelta del Gruppo Bosch Il Gruppo Bosch leader mondiale nella fornitura di tecnologie e servizi nei campi della tecnologia industriale e automobilistica, beni di consumo e tecnologie costruttive, comprende oltre 300 società controllate e sedi regionali sparse in oltre 60 Paesi; In Italia conta 15 aziende, 13 Stabilimenti produttivi e 2 Centri di Ricerca e Sviluppo. Per consentire un maggior controllo delle spese di viaggi e trasferte dei dipendenti è stato recentemente introdotto un self booking tool che permette di autorizzare, gestire e consuntivare in maniera efficiente le trasferte. Ecco come funziona e quali risultati sta dando. Quali strumenti il gruppo Bosch sta utilizzando per rendere efficiente la gestione dei viaggi d affari Come gestire i rapporti con le agenzie in un ottica di miglioramento interno e riduzione dei costi L introduzione in azienda di strumenti per il Self Booking Quali sono i vantaggi del Self Booking Tool implementato da Bosch: - Monitoraggio di tutto il processo - Time Saving - Cost Saving - Miglioramento e formalizzazione della comunicazione - Controllo automatico della policy Quali sono i limiti per l azienda e per il dipendente Self Booking Tool: quali elementi sono stati considerati nella scelta I risultati ottenuti Silvia Nervetti Travel Manager GRUPPO BOSCH Come definire un efficace Travel policy aziendale oggi Quando e come si possono definire Trasferte Quali elementi inserire in una Travel Policy - Autorizzazioni preventive - Mezzi di viaggio per categoria di dipendenti utilizzabili (aereo, taxi, treno, auto propria/aziendale/noleggiata) - Hotel VIAGGI D AFFARI, MEET

4 - Ristoranti - Definire quale trattamento riservare a clienti o ospiti - Trasferte in Italia o all estero - Il trattamento assicurativo per il personale in trasferta Come impostare correttamente e gestire efficacemente le politiche aziendali per viaggi e trasferte Come calare la travel policy aziendale globale all interno della realtà locale italiana Quali sono gli aspetti più complessi e quali i fattori da controllare Con quali strumenti verificare la compliance alla Travel Policy o le eventuali elusioni Vantaggi dei Self Booking Tools Quando è opportuno aggiornare e modificare la Travel Policy Quali sono e come far fronte alle possibili resistenze dei dipendenti alla Travel Policy Relatore da definire Colazione di lavoro Travel Green policy e mobilità sostenibile: alternative all uso dell auto e dell aereo. Le scelte ecosostenibili di Generali Generali ha il suo quartier generale a Trieste e sedi dislocate in Italia a Mogliano Veneto (TV), Milano, Torino e Roma, tra cui i dipendenti si spostano con frequenza molto elevata. Alla necessità di contenere i costi, si è deciso di unire il concetto di ecocompatibilità. Ecco alcuni progetti in corso e i primi risultati. Pro e contro alla trasformazione della propria flotta aziendale in flotta verde Criteri per rinnovare la propria flotta aziendale e introdurre vetture più verdi ed ecologiche Utilizzo di un servizio di navette Forme di noleggio Come ridurre i costi rispettando l ambiente Quali valutazioni compiere Alternative all uso dell aereo sulla tratta Milano- Roma: i vantaggi del treno in termini di - Riduzione emissioni - Convenienza economica - Risparmio di tempo e possibilità di lavorare durante il viaggio Come sensibilizzare i dipendenti alle problematiche ambientali Risultati attesi Alberto Caumo Responsabile Unità Travel & Promotion GENERALI 26 Febbraio 2010 WORKSHOP POST-CONVEGNO Con possibilità di iscrizione separata NUOVE TECNOLOGIE e controllo dei dipendenti: le regole per il corretto impiego dell aziendale e della rete INTERNET Come controllare i dipendenti rispettando il Codice della Privacy e lo Statuto dei Lavoratori È indubbio che il datore di lavoro, in qualità di creditore della prestazione lavorativa, abbia il diritto di verificare l esatta esecuzione della prestazione dovuta. Le modalità e i limiti di tale controllo sono tuttavia oggetto di un vivace dibattito, dato che un controllo arbitrario - specie se attuato a mezzo di strumenti informatici e telematica - finirebbe per violare i diritti del lavoratore, travolgendone la privacy. Scopo del workshop è perciò quello di fornire alle aziende suggerimenti operativi per far sì che il controllo del dipendente venga condotto a norma di legge, ossia rispettando il Codice della Privacy e lo Statuto dei lavoratori. PROGRAMMA 8.45 Registrazione dei partecipanti 9.00 Inizio del corso Controlli tecnologici e disciplina giuridica I controlli e la privacy: una difficile dialettica Il potere di controllo in generale: i principi normativi dello Statuto dei Lavoratori Quali sono le linee guida comuni ai controlli tecnologici Controlli della casella di posta elettronica e della navigazione Internet del dipendente Come rispettare le norme di legge e orientarsi tra i provvedimenti specifici del Garante per la protezione dei dati personali La tutela dell aziendale: in particolare, come assegnare al dipendente la mailbox e come gestirne l utilizzo, specie a fini di controllo Il monitoraggio della navigazione Internet del dipendente: limiti e modalità applicative La policy aziendale in tema di utilizzo del sistema informatico, dell e dell Internet Perché vi è la necessità di redigere un regolamento aziendale che disciplini i diritti e gli obblighi dei lavoratori Linee-guida per una corretta redazione del disciplinare interno Durante la giornata verranno illustrate le soluzioni prospettate dal Garante per la Protezione dei dati personali per casi specifici ricorrenti in ambito aziendale Domande e risposte Conclusione dei lavori Cisco è leader mondiale nella fornitura di soluzioni di rete che trasformano il modo con cui le persone comunicano e collaborano; grazie alla sua offerta in ambito hardware, software e servizi nascono le soluzioni Internet che, integrando tecnologie ed applicazioni su di una piattaforma collaborativa ed intelligente, permettono di condividere ovunque ed in modo semplice informazioni e contenuti. L impegno costante nella ricerca di soluzioni innovative ha permesso all azienda di guidare sin dalla propria fondazione lo sviluppo delle tecnologie di networking basate su IP: una tradizione di eccellenza che nel tempo ha reso l azienda leader nel core business di routing e switching, ma anche nelle tecnologie più avanzate in ambito application e storage networking, datacenter, virtualizzazione, video e digital media, mobilità, sicurezza, comunicazione unificata e telepresenza. Per ulteriori informazioni: ING e RIUNIONI AZIENDALI Gli ultimi provvedimenti del Garante per la protezione dei dati personali: luci ed ombre delle decisioni più significative Chiusura del Workshop Avv. Luca Giacopuzzi Titolare Studio Legale Giacopuzzi, Verona Titolare dello Studio Legale Giacopuzzi (law firm specializzata nel diritto d impresa), è stato tra i primi legali in Italia ad occuparsi di diritto delle nuove tecnologie. Consulente in diritto civile e in diritto della rete per primarie società, associazioni di categoria e Camere di Commercio, è autore di varie pubblicazioni per diverse case editrici nonché di numerosi contributi su riviste giuridiche, riviste di settore e quotidiani. Durante la giornata è previsto un coffee break (Ore circa) e la Colazione di Lavoro (Ore 13.00) Institute for International Research (IIR) BV, 1995

5 Gentile Dottoressa, Egregio Dottore, Quanto spende la Sua azienda in viaggi, trasferte e rimborsi spese? Quanto risparmierebbe se riducesse queste spese solamente del 10%? Su quali principi si basa la Travel Policy della Sua azienda? Con quali sistemi e soluzioni è possibile contenere i costi generati dai Viaggi d Affari? Come scegliere il fornitore e come valutare se è in grado di soddisfare le proprie esigenze? In un periodo come quello attuale, in cui i costi rappresentano un aspetto sempre più rilevante per le aziende, per i Travel Manager diventa fondamentale monitorare più attentamente le spese, attraverso Travel Policy più rigorose e ridimensionando i costi di viaggi d affari e trasferte. Che cosa stanno facendo dunque i Travel Manager delle principali aziende italiane per cercare di conciliare risparmio e opportunità di business? Quali strategie stanno adottando per ridurre le spese di viaggio? Come stanno gestendo oggi i fornitori? Che percentuali di sconto riescono a strappare sulle tariffe in fase di contrattazione? Abbiamo sottoposto queste domande a ben 10 Travel Manager e sono emerse soluzioni e approcci molto interessanti. SOLUZIONI e NUOVE TECNOLOGIE per RIDURRE I COSTI di VIAGGI D AFFARI, MEETING e RIUNIONI AZIENDALI Milano, 24 e 25 Febbraio 2010 Si tratta dell unico incontro al di sopra delle parti, in un ambiente neutrale, dove i Travel Manager delle principali aziende italiane e internazionali porteranno le proprie testimonianze. Potrà così cogliere gli aspetti, le tendenze e le caratteristiche del Business Travel oggi. Questo è l unico Convegno in Italia così ricco di contenuti, con testimonianze pratiche che permettono un confronto su SISTEMI, SOLUZIONI e MODELLI per la gestione dei Viaggi di Lavoro. Per conoscere come gestire concretamente, in maniera efficiente ed economica, i Viaggi d Affari, per risparmiare senza rinunciare ai servizi, partecipi al convegno: è un occasione di incontro e confronto neutrale, un MEETING selettivo e raccolto per incontrare i Responsabili Acquisti e i Travel Manager delle principali aziende italiane Si segni la data in Agenda! Per qualsiasi informazione o chiarimento in merito al programma, non esiti a contattarmi personalmente allo In attesa di conoscerla personalmente in Convegno, Le porgo i miei più cordiali saluti Martina Facile Conference Manager Ecco 5 buoni motivi per cui diventare Sponsor: best in class: il convegno è promosso da IIR, leader nell organizzazione di eventi per il mercato di riferimento promotion: il database IIR non ha rivali nell industria degli eventi top management: il programma si rivolge ai decision maker che non incontrereste in una fiera communication: un team di professionisti dedicato al progetto vi garantirà la massima visibilità prima, durante e dopo l evento tailored solutions: la vostra partecipazione risponderà esattamente ai vostri obiettivi di business Contatta: Mariella Fossi e.mail: - tel

6 Step 1 Sì, desidero partecipare a: CONVEGNO+WORKSHOP: 24 e 25 febbraio, 26 febbraio 2010 A 4382 CW CONVEGNO: 24 e 25 febbraio 2010 A 4382 C WORKSHOP: 26 febbraio 2010 A 4382 W Step 2 Iscrizione ENTRO il 9/01/2010 PREZZO RISPARMI CONVEGNO: WORKSHOP: ENTRO il 5/02/2010 PREZZO RISPARMI CONVEGNO: WORKSHOP: DOPO il 5/02/2010 PREZZO RISPARMI CONVEGNO: WORKSHOP: % IVA per partecipante La soluzione più conveniente ENTRO IL ENTRO IL DOPO IL 9/01/ 10 5/02/ 10 5/02/ 10 CONVEGNO + WORKSHOP: RISPARMI RIDURRE I COSTI DI VIAGGI D AFFARI, MEETING E RIUNIONI AZIENDALI Se rimuove l etichetta, per favore inserisca qui sotto il codice riportato in etichetta. Grazie PRIORITY CODE:... La quota di iscrizione comprende la documentazione, la colazione e i coffee break. Per circostanze imprevedibili, IIR si riserva il diritto di modificare senza preavviso il programma e le modalità didattiche, e/o cambiare i relatori e i docenti IIR si riserva la facoltà di operare eventuali cambiamenti di sede dell evento Fax: Web: Posta: Telefono: Via Forcella, Milano Step 3 NOME: Dati del Partecipante (è necessario l invio di una scheda per ogni partecipante) COGNOME: FUNZIONE: TEL.: CELL.: SÌ, DESIDERO ESSERE AGGIORNATO SU FUTURE INIZIATIVE VIA (segnalare eventuale preferenza): FAX: Step 4 Dati dell Azienda RAGIONE SOCIALE: SETTORE MERCEOLOGICO: INDIRIZZO: CITTÀ: CAP: PROV.: CONSENSO ALLA PARTECIPAZIONE DATO DA: FUNZIONE: PARTITA IVA: TEL.: FAX: INDIRIZZO DI FATTURAZIONE (SE DIVERSO): CITTÀ: CAP: PROV.: FATTURATO IN EURO: Mil Mil Mil Mil Mil Mil N DIPENDENTI: G 1-10 F E D C B A MODALITA DI PAGAMENTO Il pagamento è richiesto a ricevimento fattura e in ogni caso prima della data di inizio dell evento. Copia della fattura/contratto di adesione verrà spedita a stretto giro di posta. versamento sul ns. c/c postale n assegno bancario - assegno circolare bonifico bancario (Banca Popolare di Sondrio Ag. 10 Milano) c/c x07 ABI CAB CIN Z intestato a Istituto Internazionale di Ricerca; IBAN: IT29 Z X07; Swift POSOIT22 indicando il codice prescelto carta di credito: Diners Club EuroCard/MasterCard CartaSi Visa American Express N Scadenza / Titolare:... DOVE STARHOTEL BUSINESS PALACE Via Gaggia, 3 - (MM3-Porto di Mare) MILANO - Tel Ai partecipanti saranno riservate particolari tariffe per il pernottamento TUTELA DATI PERSONALI - INFORMATIVA Si informa il Partecipante ai sensi del D. Lgs. 196/03; (1) che i propri dati personali riportati sulla scheda di iscrizione ( Dati ) saranno trattati in forma automatizzata dall Istituto Internazionale di Ricerca (I.I.R.) per l adempimento di ogni onere relativo alla Sua partecipazione alla conferenza, per finalità statistiche e per l invio di materiale promozionale di I.I.R. I dati raccolti potranno essere comunicati ai partner di I.I.R. e a società del medesimo Gruppo, nell ambito delle loro attività di comunicazione promozionale; (2) il conferimento dei Dati è facoltativo: in mancanza, tuttavia, non sarà possibile dar corso al servizio. In relazione ai Dati, il Partecipante ha diritto di opporsi al trattamento sopra previsto. Titolare e Responsabile del Trattamento è l Istituto Internazionale di Ricerca, via Forcella 3, Milano nei cui confronti il Partecipante potrà esercitare i diritti di cui al D. Lgs. 196/03 (accesso, correzione, cancellazione, opposizione al trattamento, indicazione delle finalità del trattamento). La comunicazione potrà pervenire via: - fax: telefono: MODALITA DI DISDETTA L eventuale disdetta di partecipazione al convegno dovrà essere comunicata in forma scritta all Istituto Internazionale di Ricerca entro e non oltre il 10 giorno lavorativo precedente la data d inizio dell evento. Trascorso tale termine, sarà inevitabile l addebito dell intera quota d iscrizione. Saremo comunque lieti di accettare un Suo collega in sostituzione purché il nominativo venga comunicato via fax almeno un giorno prima della data dell evento. TIMBRO E FIRMA Firma del Titolare:... Stampa n.

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