Sostitutiva as a Service del pioniere

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1 >> Tecnologie e soluzioni per la gestione elettronica dei documenti e la conservazione sostitutiva Av a n t i Ve l o c e N 12 Ot t o b r e 2010 L affidabilità Sostitutiva as a Service del pioniere La conservazione a norma di Top Consult Top Consult è leader e protagonista del adesso è anche in Outsourcing settore della conservazione sostitutiva a norma di legge, dove opera fin C dal 94. Nel 99 realizzava già per il ampione della conservazione sostitutiva Le quattro fasi del servizio Comune di Pesaro l archivio sostitutivo a norma di legge, con un impegno che La soluzione progettata da Top Consult per dei documenti dell Anagrafe, che risale agli albori della legislazione digitale, Top la conservazione in Outsourcing è centrata rappresenta il primo esempio in Italia di Consult offre ora il servizio di conservazione sull uso dei moduli QReplicator e QOutLex conservazione a norma di legge. Allora anche in Outsourcing. Lo fa utilizzando il sistema di Top Media NED e consente di delegare a sono state messe a punto le soluzioni documentale Top Media NED per la Navigazione Top Consult il ruolo di responsabile aziendale Lex, semplici, pacchettizzate e dotate di Elettronica dei Documenti in modalità SaaS della conservazione per tutti i documenti una metodologia organizzativa e legale, (Software as a dell impresa; il cliente e inventati i servizi a supporto del Service). rimane naturalmente Responsabile della conservazione, fra cui il Manuale certificato delle procedure Il nuovo responsabile della adottate. servizio, che creazione e del contenuto Le soluzioni di conservazione sostitutiva si aggiunge del documento secondo a norma di legge trovarono poi grande alla classica offerta di conservazione sostitutiva le normative vigenti. impulso con i decreti sui documenti in House, consente di conservare in modo Il servizio si articola in quattro fasi principali fiscali del 2004, che davano alle imprese sostitutivo le diverse tipologie di documenti (vedi Figura 1). Si parte dalla predisposizione la possibilità concreta di eliminare gli permessi dalla legislazione in vigore ai fini iniziale dell ambiente hardware e software, archivi tradizionali. civilistici e fiscali: fatture clienti e note di credito, condotta in collaborazione con l azienda La nostra leadership in questo settore dice Pier Luigi Zaffagnini, fatture fornitori digitali e cartacee, libri e registri fruitrice del servizio, analizzando e Amministratore Top Consult - nasce contabili, Libro Unico del Lavoro e Cud. concordando le tipologie di documenti dall impegno pionieristico, E un servizio di livello qualitativamente elevato coinvolti, le correlazioni esistenti fra documenti, dalla conoscenza assicurato dalle competenze e dall esperienza i volumi, le modalità di trasferimento, le approfondita della materia, Top Consult, che con il servizio di Outsourcing interrogazioni autorizzate. dal numero record di si assume il ruolo di Responsabile della La seconda fase prevede il trasferimento e referenze, dalla capacità Conservazione (nuova figura professionale l archiviazione dei documenti presso la di inquadrare gli archivi prevista dalla legge). Server Farm di Top Consult. sostitutivi in un progetto segue a pag. 8 di sviluppo della gestione documentale in azienda, quella cioè che fornisce i vantaggi più rilevanti a livello dei processi di lavoro. Sono 200 i clienti Conservazione in House o in Outsourcing che hanno già realizzato mediante le Conta la scelta del partner Pagina 2 soluzioni Lex di Top Consult archivi sostitutivi a norma su ogni tipologia di Connect per NAV: Top Media NED documenti. integrato con Microsoft Dynamics NAV Pagina 3 Oggi alle soluzioni Lex in House si sono aggiunte quelle Lex in Outsourcing, Markas, più valore senza carta che fanno leva sullo stesso patrimonio Ridotti tempi e costi dei processi aziendali Pagina 4 di conoscenze, esperienze e capacità di partnership. E la leadership è destinata a continuare. >> in questo numero 1

2 2 Sostitutiva in House o in Outsourcing Quel che conta è la scelta del partner Con la nuova soluzione Lex in Outsourcing, che si affianca a quella classica Lex in House, Top Consult offre oggi alle imprese un servizio di conservazione sostitutiva a norma di legge più completo e flessibile, che viene incontro a qualsiasi esigenza organizzativa aziendale. Per Top Consult offrire la conservazione sostitutiva in House o in Outsourcing è indifferente, al cliente viene suggerita l una o l altra a seconda dello specifico caso aziendale; la scelta è tecnologica, gli strumenti sono gli stessi. Entrambe le soluzioni sono valide e per entrambe viene offerta la stessa garanzia. L Outsourcing per Top Consult è solo un evoluzione della tecnologia, ma la società ha sempre avuto anche nelle soluzioni in House il ruolo di corresponsabile a fianco del cliente, sia nella fase di preparazione mediante la consulenza ConLex, sia nella realizzazione concreta degli archivi, sia nell evoluzione del sistema che si adatta via via ai vari formati di conservazione, sia poi con il mantenimento a norma nel tempo degli archivi sostitutivi realizzati tramite il servizio ManLex. Top Consult cioè ha dimostrato capacità di realizzazione e assunzione di responsabilità fin dall inizio, fin dai tempi in cui la conservazione sostitutiva era una materia completamente nuova, difficile e nessuno la voleva e sapeva fare. E tutto questo oggi continua con le soluzioni di conservazione in Outsourcing. Quindi la vera scelta per l azienda non è tanto fare la conservazione in House o in Outsourcing, ma è la scelta del partner, dei servizi al contorno. Soprattutto chi affida all esterno il servizio di conservazione a norma deve prima verificare la comprovata capacità e affidabilità del fornitore. Deve perciò scegliere come partner un fornitore serio e stabile come Top Consult, che da quasi 25 anni opera esclusivamente sul mercato della gestione elettronica dei documenti e che da sempre ha la conservazione sostitutiva nel suo core business. Per Top Consult la conservazione sostitutiva è nel suo stesso DNA: è infatti pioniere di questa materia fin dagli albori della legislazione digitale (nel 94 partecipava già con pochissimi altri ai gruppi di lavoro AIPA-Anasin sulla conservazione su supporti ottici), nel 99 realizzava con il Comune di Pesaro l archivio sostitutivo dei documenti dell Anagrafe, primo esempio in Italia di conservazione a norma. Già in quegli anni ha sviluppato le soluzioni Lex, ideando anche il Manuale della Conservazione e i servizi legali e organizzativi a supporto del Responsabile aziendale della conservazione, informando ad esempio il cliente non solo sui doveri ma anche sui suoi diritti nella fase di esibizione. Fondamentale è anche la capacità di trattare la conservazione sostitutiva non come un progetto a sé stante, ma come un tassello di un progetto di sviluppo della gestione documentale in azienda, quella che dà i maggiori vantaggi a livello di automazione dei processi. E oggi Top Consult può vantare centinaia di referenze con archivi sostitutivi su ogni tipologia di documenti. Anche per quanto riguarda le soluzioni in Outsourcing Top Consult ha comunque già maturato esperienze significative: da anni infatti è responsabile di tutto il procedimento di conservazione a norma per milioni di documenti di un colosso come l Orèal Italia (fatture, libro giornale, registri Iva, Libro Unico del Lavoro); responsabile aziendale della conservazione rimane in questo caso il cliente. La responsabilità della creazione dei documenti rimane sempre a carico dell azienda e questa è comunque responsabile legalmente della esibizione dei documenti sia che la conservazione sostitutiva sia realizzata in House o in Outsourcing. L azienda però può delegare all esterno sia la figura del Responsabile della conservazione che la responsabilità della procedura operativa di conservazione, naturalmente affidandosi ad un fornitore adeguato e credibile, che abbia le qualifiche e l esperienza di Top Consult, in grado di accettare sia l incarico di realizzare la conservazione sostitutiva a norma sia anche la responsabilità di mantenere a norma nel tempo gli archivi sostitutivi creati. La conservazione non è una commodity Oggi in Italia circa aziende adottano soluzioni di conservazione sostitutiva delle fatture e di altri documenti contabili e fiscali secondo il Rapporto 2010 dell Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano. Il Rapporto stima inoltre che tra il 2008 e il 2009 il numero di documenti portati in conservazione sia cresciuto in media del 40 per cento, anche per l estensione della dematerializzazione a documenti come il Libro Unico del Lavoro. La materia è ormai di interesse generale e sul mercato tutti propongono soluzioni di conservazione sostitutiva, compresi molti fornitori nuovi o improvvisati. Oggi tutti possono mettere dei documenti su un Cd, fare una firma digitale o apporre una marca temporale, ma è importante porsi la domanda: fra 10 anni il mio fornitore ci sarà ancora? La continuità del servizio è infatti essenziale: la legge obbliga a rendere esibibile l archivio sostitutivo per 10 anni, 10 anni dura il Responsabile Aziendale della Conservazione, per 10 anni l archivio sostitutivo deve essere mantenuto a norma. In sostanza possiamo dire che la conservazione non è una commodity : non è un semplice programma da comprare, è un servizio, un insieme di elementi che ne determinano la qualità e l efficacia complessive. Conviene quindi rivolgersi ad un fornitore esperto, solido e preparato; è questo il caso di Top Consult che ha un alto numero di referenze, conosce a fondo le problematiche tecniche, legali e organizzative, è costantemente aggiornato sulle nuove normative, offre assistenza e servizi, è capace di evolversi assieme alla tecnologia: perché fra 10 anni non sappiamo ad esempio se ci sarà ancora il formato Pdf o come si leggerà un Dvd creato oggi.

3 Connect per NAV integra Top Media NED con l Erp Microsoft Dynamics NAV NAV: ora può navigare Microsoft Dynamics NAV (Navision) è un gestionale ERP per le piccole e medie imprese che conta in tutto il mondo oltre un milione di utenti. Top Consult, da sempre campione dell Application Integration, ha sviluppato un nuovo connettore Connect per NAV che consente di integrare il sistema documentale Top Media NED con quello gestionale NAV, che viene così potenziato con le funzioni di gestione e navigazione dei documenti, di conservazione sostitutiva degli stessi e di altro ancora (dalla spedizione massiva multicanale all OCR Data Capture). Come nasce Connect per NAV? Nasce dall esigenza specifica di un cliente Top Consult, CCM Coop. Cartai Modenese, che rimpiazzando il suo vecchio sistema informativo con Dynamics NAV vuole però mantenere anche nel nuovo ambiente quell integrazione con il sistema Top Media NED che è alla base dell efficienza dei suoi processi. Top Consult ha allora promosso un progetto congiunto con CCM e con Macro Group, il partner bolognese di Microsoft specializzato nei prodotti Dynamics, che ha portato allo sviluppo del nuovo connettore. Questo sarà subito impiegato da Coop Cartai Modenese; l accordo con Macro Group prevede inoltre che questa proporrà ai propri clienti una versione pacchettizzata e semplificata del sistema integrato, cioè Ned for NAV (vedi anche articolo a pagina 6); Top Consult, da parte sua, offrirà il nuovo connettore integrato ai propri clienti NAV, al mercato e a possibili partner con cui definire un offerta congiunta e integrata. Come funziona Connect per NAV Il connettore Connect per NAV, che fa dialogare Top Media NED con l ERP Microsoft Dynamics NAV, è un generatore, già predisposto per alcuni scenari standard (documenti in ingresso e in uscita, rapporti e tabulati, ecc.), che non richiede alcuna programmazione ad hoc o sviluppo di software, ma una semplice parametrizzazione. La connessione fra mondo gestionale e mondo documentale sfrutta da un lato la porta verso l esterno prevista da NAV ( Document Link, fruibile sia con l interfaccia Classic Client sia con Role Tailored Client) e dall altro la tecnologia di integrazione SDK di Top Consult. Si possono così archiviare direttamente nel sistema documentale i documenti emessi o gestiti da NAV e poi navigare attraverso quelli correlati. Sulle loro schermate, con la modalità ricerca gli utenti NAV possono visualizzare direttamente i documenti legati alle transazioni e archiviati in Top Media NED; con ricerca e naviga visualizzare un elenco di documenti associati secondo certi criteri e muoversi al loro interno. Anche gli utenti aziendali non NAV, ma dotati di interfaccia Web a Top Media NED, possono archiviare direttamente documenti provenienti da altri sistemi e navigare fra tutti quelli correlati. Attraverso il modulo Lex, al sistema NAV viene inoltre aggiunta in House o in Outsourcing - la conservazione sostitutiva a norma di legge: Top Media NED mette in conservazione documenti fiscali e libri contabili gestiti da NAV, ma anche documenti esterni a NAV a loro correlati, cioè l intera pratica. Al lavoro in Coop. Cartai Come si è detto, il primo cliente ad utilizzare il nuovo connettore sarà proprio CCM Coop. Cartai, l azienda di Modena leader nella produzione e distribuzione di articoli per il confezionamento alimentare, la pulizia e gli imballaggi. Cliente Top Consult, Coop. Cartai ha ora sostituito con Dynamics NAV il precedente sistema gestionale proprietario, con il quale era stato integrato Top Media NED, impiegato con ottimi risultati nell automazione dei cicli attivo e passivo e nella conservazione sostitutiva dei documenti fiscali, dei registri e dei libri bollati. Con Connect per NAV, che nasce dal progetto congiunto fra Top Consult, Macro Group e noi dice Fabrizio Guerriero, Responsabile Sistemi Informativi di Coop. Cartai Modenese ci aspettiamo di ottenere un integrazione ancora più spinta fra documentale e gestionale, con una sincronizzazione automatica in tempo reale, senza necessità di processi batch notturni. Abbiamo voluto passare ad un sistema gestionale più aperto ed intuitivo, ma mantenendo il sistema Top Media NED con tutte le sue avanzate capacità di integrazione e parametrizzazione. Questo ci permetterà di migliorare ancor più i vantaggi già ottenuti con l attuale integrazione (attività amministrative sotto controllo, processi più veloci, risorse risparmiate, eliminazione della carta) e in futuro di integrare ad esempio con facilità altre applicazioni e tipi di documenti. 3

4 La scelta documentale, ciclo attivo in primo piano In Markas Service, la società di servizi integrati di Bolzano che ha visto nei suoi 25 anni di attività una crescita costante di fatturato e di dipendenti accompagnata dall espansione sui mercati europei, la gestione elettronica dei documenti è presente dal In quell anno Markas decise di dotarsi di un sistema documentale e scelse il software Markas Service, più valore Le applicazioni documentali sono diventate vitali pe i modelli organizzativi e ridotto drasticamente te Aziendale della Conservazione; viene realizzato il Manuale della Conservazione, uno dei primi in Italia. Nel 2006 la prova del fuoco. Arriva la Finanza per un controllo fiscale sul 2004 e, anche se la conservazione sostitutiva di Markas entra in funzione ufficialmente per i documenti 2005, può avvalersi di tutta la documentazione elettronica su ciclo attivo e passivo, registri Iva, giornali e mastrini che la società aveva Per quanto riguarda il ciclo attivo, oggi sono catturate dal gestionale, archiviate e gestite annualmente oltre fatture clienti, composte di più pagine. E un volume consistente, cui si aggiungono all interno di una pratica cliente documenti correlati come bolle e rapportini acquisiti via Bar Code. Con il processo di conservazione sostitutiva questi documenti vengono trasferiti su Cd a norma, occupandone uno solo all anno. In totale, dal 2004 ad oggi, sono stati archiviati in modo sostitutivo circa documenti e Markas utilizza il servizio ManLex di Top Consult per il loro mantenimento a norma nel tempo. 4 Top Media di Top Consult afferma Aldo Delvai, Direttore Amministrazione, Finanza, Controllo e Sistemi Informativi-ICT. Ci convinsero la sua semplicità di impiego e di estensione applicativa, i costi contenuti e soprattutto la capacità di integrarsi direttamente con i sistemi gestionali e di realizzare velocemente la conservazione sostitutiva dei documenti fiscali che da poco aveva ottenuto il via libera sul piano legislativo. Top Media venne subito integrato con il sistema contabile-gestionale dell azienda, l Erp Vela Finance, e impiegato per la gestione dei documenti del ciclo attivo, fatture clienti in primo piano. Nel 2005 va a regime anche la conservazione sostitutiva a norma di legge delle fatture clienti, firmate digitalmente e dotate di marca temporale: Markas sfrutta la soluzione Lex, assieme alla consulenza legale e organizzativa a supporto del Responsabile già realizzato nel 2004 come test per le applicazioni dell anno successivo: visualizza in un attimo i documenti, si muove fra quelli correlati e se ne va soddisfatta facendo i complimenti. Da allora la gestione elettronica dei documenti si è allargata anche al ciclo passivo e ad altri settori aziendali, su richiesta degli stessi utenti visti i positivi risultati delle prime soluzioni applicative. Nel 2008 è stata inoltre installata la versione più avanzata del sistema documentale, Top Media NED per la Navigazione Elettronica dei Documenti, che ha consentito di potenziare le applicazioni esistenti e di realizzarne di nuove. Gestione automatizzata, ciclo passivo più veloce Per Markas anche la gestione del ciclo passivo riveste particolare importanza. La società è decentrata su diverse sedi regionali, le attività sono molte e diversificate, diverse centinaia di fornitori fra cui anche piccole macellerie e panifici locali sono sparpagliati per l Italia e inviano fatture in prevalenza cartacee, molte scritte a mano. Si tratta di circa fatture passive all anno, anche di 20 pagine ciascuna, difficili da ricevere, elaborare ed approvare manualmente. Il processo era già stato automatizzato negli anni scorsi mediante Top Media e la gestione documentale, integrata con il gestionale; ma per renderlo ancora più veloce ed automatico, Markas ha ora installato la soluzione integrata Data Capture di Top Consult, basata sulla tecnologia Kofax, che taglia errori, tempi e costi nella fase di data entry. La fattura fornitore in arrivo, etichettata con Bar Code, passata allo scanner e archiviata in Top Media NED, viene trasferita automaticamente al motore di riconoscimento Aldo Delvai del contenuto a

5 senza carta r l azienda, hanno cambiato mpi e costi dei processi. tecnologia Kofax: questo, in automatico, estrae i dati contabili dal documento e li rilascia al sistema gestionale per il caricamento e la contabilizzazione (prima nota); nello stesso tempo aggiunge in Top Media NED quelli necessari per l avanzamento del flusso passivo. Il motore di riconoscimento è inoltre intelligente, con capacità di autoapprendimento : impara cioè dalle validazioni e correzioni apportate dall utente. Un sistema di workflow consente poi ai responsabili dell acquisto in centro e in periferia di consultare i documenti, direttamente o via Web, di controllarli e di autorizzarne il pagamento. 25 anni al servizio della qualità Venticinque anni di attività, sede centrale a Bolzano, unità operative in 5 regioni italiane (da Nord a Sud) e filiali in Austria, Polonia e Romania, Markas Service realizza oggi un fatturato di 110 milioni di euro con oltre dipendenti. La società, fondata e diretta dai coniugi Mario Kasslatter e Haidrun Achammer, progetta e fornisce servizi integrati orientati alla collettività, sia enti pubblici che aziende private, con Divisioni specializzate in 4 settori: pulizia, igiene ambientale e sanificazione; ristorazione per ospedali, case di riposo, scuole, università e imprese; facility management (dall amministrazione ai trasporti interni, dalla manutenzione delle aree verdi allo sgombero neve) in particolare per strutture alberghiere e socio-assistenziali; servizi rivolti alle strutture specializzate per anziani, dagli approvigionamenti fino alla cura del corpo. La qualità dei servizi prestati si basa sull impegno, la preparazione e la formazione del personale, su una gestione attenta anche al rispetto dell ambiente, sui processi per il controllo della qualità collegati ai sistemi di certificazione. Gli uffici amministrativi di Markas Service nella sede centrale di Bolzano. Nella pagina a fianco, in senso orario, le 4 tipologie di servizi forniti dalla società: pulizia e igiene ambientale; ristorazione; facility management; servizi nelle strutture per anziani. Il fascicolo elettronico del dipendente Il sistema documentale si occupa anche della documentazione relativa al parco auto aziendale e alle varie commesse o appalti esterni (per la classificazione e valutazione dei fornitori, delle loro attività e prodotti); inoltre, per la Qualità le varie procedure, sempre aggiornate, sono disponibili online. E stata avviata anche la gestione elettronica dei documenti del Personale, con la scansione di quelli cartacei contenuti nei fascicoli dei dipendenti. E stata così data vita alla cartella elettronica del dipendente, eliminando l 80 per cento del cartaceo attuale, cioè quasi documenti in un anno. La cartella può essere consultata in tempo reale dalle persone autorizzate, gli uffici periferici visualizzano quelle della zona relativa con accessi protetti; la velocità di ricerca si unisce alla possibilità di controlli automatici che evidenziano ad esempio la mancanza di un dato importante nel fascicolo di certi dipendenti. E iniziata inoltre, mediante la soluzione QMail, la spedizione massiva dei cedolini paga ai dipendenti via (contenente il link al documento), abbattendo così tempi e costi di spedizione. Gli sviluppi futuri? Si pensa alla conservazione sostitutiva anche dei documenti passivi e all estensione delle applicazioni documentali a 4 altre società del Gruppo e alle consociate estere in versione multilingua. Per la fatturazione elettronica (i clienti Markas sono in gran parte enti pubblici) la società è già pronta a partire non appena saranno emanati i decreti attuativi. Indispensabile come l energia elettrica Complessivamente in Top Media NED sono oggi archiviati e disponibili online oltre 90 tipi di documenti diversi per un totale di 2 milioni di pagine. Gli utenti del sistema documentale sono praticamente tutti i dipendenti, che possono ripescare, consultare e distribuire in un attimo documenti e pratiche, anche via Web; il lavoro è svolto molto più velocemente, con maggiore precisione e qualità, le persone possono dedicare più tempo a mansioni di più alto livello. Tutti in azienda sono straconvinti dell utilità della gestione documentale conferma Aldo Delvai e le funzioni che ancora non l avevano nel loro ambiente l hanno reclamata con forza. Ormai è entrata nell uso quotidiano, è come il programma di contabilità, anzi come la stessa energia elettrica: non può mancare e se si ferma non si può più lavorare. Gestione e conservazione elettronica dei documenti hanno fatto sparire la carta da scrivanie e archivi (che prima raddoppiavano ogni 5 anni), non occorre stampare e fotocopiare più nulla. Le applicazioni documentali hanno cambiato i modelli organizzativi (tutti trovano tutto a velocità impensabile qualche anno fa e non si perde alcun documento), dando un grandissimo aiuto alla gestione dei processi e riducendone i tempi in modo impressionante; sono stati ridotti i costi amministrativi, di struttura, di comunicazione e trasferimento delle informazioni; inoltre le risposte a clienti, fornitori e dipendenti sono ora più pronte e precise. Insomma la gestione elettronica dei documenti è diventata un applicazione vitale per l azienda, che crea valore e ci rende in ultima analisi più competitivi sul mercato. 5

6 Il successo di Top Media Partner Program L offerta del partner diventa più competitiva 6 Lanciato il programma Top Media Partner Program, la risposta è arrivata subito in forma molto positiva. Numerose software house, system integrator e centri servizi di tutta Italia hanno aderito all iniziativa e sono già al lavoro per offrire ai clienti un offerta a maggior valore aggiunto. L obiettivo del Programma (che continua) è quello di ricercare nuovi partner e di mettere a punto con ciascuno di loro un offerta congiunta, potenziandola e rendendola più competitiva attraverso l integrazione con la piattaforma Top Consult, avanzata, di alto livello e facilmente interoperabile. Con i partner che gestiscono progetti complessi l integrazione si basa su Top Media NED Enterprise, con quelli esperti in applicazioni dipartimentali su Top Media NED Business. Per i partner che lavorano sugli Erp dei maggiori costruttori, l offerta diventa NED for NAV, NED for SAP, NED for ACG e così via; se invece il partner NED for XXX Più valore aggiunto al tuo Erp Con Top Media Partner Program Top Consult propone a chi vuol diventare suo partner NED for XXX, cioè una soluzione pacchettizzata di Top Media NED integrata con qualsiasi Erp o gestionale del partner, da portare sul mercato con offerta congiunta. Nascono così NED for ACG o NED for Nav, soluzioni che aggiungono al prodotto gestionale XXX le capacità di gestione elettronica dei documenti e di conservazione sostitutiva a norma (sia in House che in Oursourcing) e altre addizionali come workflow, fatturazione elettronica, integrazione . L Erp o gestionale del partner si arricchisce così di tutte queste potenzialità, diventando più completo e competitivo sul mercato. Fra i plus delle soluzioni NED for XXX, rivolte a qualsiasi scenario applicativo aziendale, ci sono l economicità dell integrazione, la rapidità di partenza, un numero illimitato di utenti, la possibilità di passsare agevolmente al sistema Top Media NED completo. produce o vende un suo Erp o gestionale, l offerta si basa su NED integrato con quel prodotto. Al cuore del Programma c è quindi NED for XXX, dove XXX è un qualsiasi gestionale o Erp sviluppato o utilizzato dal partner. Oltre alla capacità di integrazione ed interfacciamento di Top Media NED con tutti gli ambienti gestionali, il Partner Program comprende inoltre un buon pacchetto di risorse e servizi forniti da Top Consult. Fra questi, formazione tecnica, commerciale e applicativa; supporto diretto alle vendite; strumenti di marketing (dagli ambienti demo alle offerte standard, alla documentazione), fino all uso gratuito in comodato di un sistema Top Media per le applicazioni interne del partner in modo da fargli conoscere concretamente il prodotto nell uso quotidiano. I nuovi partner, da Nord a Sud Top Media Partner Program, come si è detto, ha riscontrato un buon successo e diverse nuove aziende hanno iniziato a collaborare con Top Consult potenziando così la rete di partner certificati che operano sul territorio. Ne presentiamo alcune. Il partner di soluzione Bee NewTech (già Praxis Calcolo) di Milano, quasi 200 addetti, è specializzato in particolare in Infor Erp Visual, soluzione gestionale di produzione per le aziende manifatturiere. Un altro partner di soluzione, CITIEMME Informatica di Bergamo, opera invece sui gestionali ACG di Ibm basati sulle piattaforme As/400-iSeries; è, fra l altro, centro di eccellenza Ibm per la iseries, centro di competenza ACG e socio fondatore del Club ACG, ora Consorzio ISA (Italian Software Academy). Offrirà ai clienti NED for ACG, rivolto sia alle ACG tradizionali sia alle nuove ACG Vision 4. BluDev/1-Hundred, sedi a Milano, Borgomanero (NO), Varese, Perugia e Roma, è system integrator e partner di soluzione, opera nei diversi settori del software e dei servizi IT, delle soluzioni di business e delle applicazioni verticali. Macro Group di Bologna, con sedi anche a Verona, Treviso e Ancona, è un partner di soluzione, specializzato nei sistemi gestionali Microsoft Dynamics (Nav, Ax, Crm) e nelle ACG di Ibm, socio fondatore di ISA (Italian Software Academy, già Club ACG) per la realizazzione dei nuovi gestionali ACG Vision 4. Paperless Sicilia, centro servizi e partner di soluzione con sede a Palermo, è specializzato nei servizi di dematerializzazione e gestione documentale, archiviazione sostitutiva a norma, fatturazione elettronica, consulenza e formazione informatiche. Klaus opera dal 2001 a Taranto ed è radicata su tutto il territorio nazionale tramite concessionari, area manager ed agenti. E specializzata e certificata nei servizi di archiviazione ottica dei documenti e nella loro conservazione sostitutiva a norma di legge. Attualmente, nell ambito di un processo di internazionalizzazione, è impegnata nell apertura di nuove sedi in diversi paesi esteri.

7 Notizie in breve Top Consult confermato MS Gold Certified Partner. Con Customer Satisfaction superiore alla media Confermato per Top Consult il riconoscimento di Microsoft Gold Certified Partner, il livello più alto per la competenza e l esperienza nelle tecnologie Microsoft. Il rinnovo deriva dai crediti raggiunti per il software documentale Top Media NED, basato su piattaforma.net, dalle competenze professionali di tecnici e specialisti certificate sui prodotti Microsoft e dalle referenze dei progetti realizzati presso i clienti. Quest anno per la certificazione era necessaria anche una positiva Customer Satisfaction verificata fra gli utenti. Top Consult ha qui ottenuto ottimi risultati con punteggi totali e parziali tutti largamente superiori alla media dei partner: i clienti della società sono altamente fidelizzati, pienamente soddisfatti del rapporto con il fornitorepartner, consigliano agli altri le soluzioni e i servizi Top Consult, sono intenzionati a riacquistarne i prodotti, li considerano essenziali per aumentare il proprio vantaggio competitivo sul mercato. Estese le applicazioni in Coop Adriatica e Cesab I clienti Top Consult che utilizzano in azienda soluzioni per la gestione elettronica dei documenti ne misurano direttamente i vantaggi concreti sul piano dell efficienza, dei risparmi e della maggiore competitività. E così estendono via via l impiego di Top Media NED a nuovi settori aziendali e a nuove applicazioni, confermando a Top Consult la propria fiducia. Coop Adriatica ad esempio, una delle maggiori imprese italiane di distribuzione (156 ipermercati e supermercati in Emilia- Romagna, Veneto, Marche ed Abruzzo, quasi 2 miliardi di fatturato, dipendenti e oltre un milione di soci), impiega da anni applicazioni documentali Top Media NED, messe a punto in collaborazione con il partner Ecole & Co. Le applicazioni, integrate con il sistema gestionale, coinvolgono milioni di pagine di documenti ogni anno per la gestione dei cicli attivo e passivo e per la conservazione sostitutiva fiscale. Ora ha deciso di estendere gestione e conservazione a norma ai documenti dell Amministrazione del Personale (LUL, Cud, ecc.) per fruire anche in questo settore di tutti i vantaggi di semplificazione e risparmio. Cesab Carrelli Elevatori, la società bolognese che fa parte di Toyota Material Handling Italia ed esporta in tutto il mondo i suoi prodotti, ha integrato Top Media NED nel Sistema Informativo (progetto in collaborazione con il partner Sogea), rendendo più snelli e controllati i suoi processi lavorativi chiave (ciclo passivo, attivo, post-vendita) e adottato la conservazione sostitutiva dei documenti fiscali attivi e passivi, di libri e registri, eliminando la carta negli archivi. Adesso la società ha acquisito anche il modulo OCR Data Capture di Top Consult per aumentare ulteriormente l efficienza del ciclo passivo e riversare direttamente nel gestionale As/400 tutti i dati letti dai documenti cartacei in ingresso. Abbattuti i tempi per l integrazione con SAP La soluzione documentale Top Consult integrata con SAP è già al lavoro in decine di imprese italiane ed europee (fra cui L Orèal e Luxottica, Ariston Thermo Group e Lavazza, Eni European Coordination Center e Kuvera-Carpisa, TagHeuer e Prada). Attraverso l interfaccia SAP ArchiveLink, la soluzione integrata fa colloquiare in modalità Web Service il sistema Top Media NED con il sistema SAP, che viene così arricchito : può gestire dati e documenti associati, aumenta l efficienza complessiva e acquista la capacità di gestione elettronica dei flussi di documenti e di conservazione sostitutiva degli stessi, oltre ad altre funzionalità come la spedizione massiva multicanale o l OCR Data Capture. Nei progetti di integrazione la velocità di realizzazione è un fattore decisivo e Top Consult è in grado di integrare con SAP il sistema Top Media NED in modo molto semplice e veloce, eliminando la necessità di programmazioni ad hoc su SAP con tutti i costi relativi. I tempi per l integrazione personalizzata sono così drasticamente abbattuti a due settimane, ben lontani da quelli normalmente necessari per le integrazioni con SAP, indicati ad esempio da SAP stessa in 2-3 mesi per le applicazioni documentali di Invoice Management realizzate mediante il reseller agreement con il partner Open Text (*). Lo specialista applicativo Top Consult, lavorando assieme al cliente, con alcuni giorni di lavoro realizza l integrazione personalizzata e completa SAP Top Media NED per gli incoming document del ciclo passivo; con qualche altro giorno viene realizzata anche quella per gli outgoing document del ciclo attivo. Vanno poi aggiunti i tempi per l installazione e l avviamento di Top Media NED in azienda, nel caso non sia già presente, ma richiedono anch essi solo pochi giorni. L integrazione in tempi così stretti è possibile per l alta qualità della piattaforma documentale Top Consult, basata su generatori progettati per integrarsi con il sistema informativo aziendale. Top Consult ha saputo schematizzare il processo di integrazione, semplificando e quindi velocizzando l integrazione tra la banca dati di SAP e l archivio documentale di Top Media NED. (*) I tempi di implementazione sono tratti dal White Paper Imaging & Workflow Automation: The Emerging Invoice Management Revolution/Achieving Invoice Automation with SAP: A Simple Three Step Approach, PayStream Advisors 2009, pubblicizzato da SAP nella sua newsletter settimanale SAP Flash del 26/10/2009 e reso disponibile ai lettori interessati. Le stesse informazioni si possono ricavare dal sito SAP all indirizzo: solutionextensions/invoice-management/index.epx. Il mercato risponde, l afflusso dei nuovi clienti Ottima la risposta del mercato alle proposte Top Consult, competitive anche in un periodo difficile: negli ultimi mesi numerosi nuovi clienti di ogni tipo e dimensione, acquisiti direttamente o tramite partner, hanno adottato le soluzioni Top Media NED per recuperare efficienza. Di seguito alcuni dei nuovi clienti: Gruppo Ali, Milano (apparecchiature per ristorazione professionale, gestione ciclo attivo e passivo, Connect per SAP); Aldinet, Milano (distribuzione elettronica di consumo, integrazione NED for Visual Space di Brain); Yard Value, Milano (perizie immobiliari, conservazione sostitutiva in Outsourcing); Acciaierie Beltrame, Vicenza (ciclo attivo e passivo per Italia e consociata francese); Mion, Padova (etichette tessuti, gestione e conservazione integrate con Brain Visual Space); Hendrix, Verona (mangimi animali, ciclo attivo e spedizione massiva fatture clienti); Gruppo Barilla, Parma (soluzione HR Lavoro con Byte); Coveme, Bologna (produzione film poliestere, ciclo attivo e passivo, conservazione sostitutiva); Fondazione ANT, Bologna (Onlus, assistenza oncologica a domicilio, gestione contratti e ricevute); Schnell, Fano-Ancona (macchinari piegatura tondini, ciclo passivo e conservazione sostitutiva); Cedifar, Napoli (distribuzione farmaceutica, integrazione con gestionale InFarma); Comune di Cagliari (archiviazione documenti Anagrafe). 7

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