EVMS (Earned Value Management System) impatti organizzativi della sua implementazione CARLO GAVAZZI SPACE

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1 EVMS (Earned Value Management System) impatti organizzativi della sua implementazione CARLO GAVAZZI SPACE

2 Le domande che ci si è posti Controllare costi e avanzamento rispondendo alle domande: Ma a che punto sono realmente con questo progetto? Il progetto procede bene o male? Quanto spenderò alla fine e quale sarà il vero profitto di questo progetto? Quanta energia devo dedicare al controllo del progetto?

3 Le condizioni al contorno Il mercato spaziale Grande tensione allo sviluppo e alla complessità Interazione con i giganti mondiali Carlo Gavazzi Space Azienda in forte espansione: da piccola a media Struttura di CGS Azienda di manpower e di knowhow nel campo dell alta tecnologia

4 I bisogni gestionali che l EVMS deve colmare Ambiente in divenire: necessità di integrazione Necessità di incrementare la cultura manageriale dei Project Manager Necessità di standardizzare l approccio al cost control Necessità di definire dei parametri che consentano di capire inequivocabilmente se un progetto va bene o male Necessità di una migliore allocazione delle risorse Necessità di un controllo maggiore in termini di costi e pianificazione

5 Cosa si ha a disposizione? Fase di analisi Analisi organizzativa: Analisi dei processi RAEW (Responsibility Authority Expertise Work) Ruolo Vs. mansione Analisi SI basato sul computer Analisi delle informazioni disponibili nel SI Analisi della bontà dei dati (controlli incrociati) Analisi delle potenzialità di crescita del SI Analisi dei diversi approcci EVMS Analisi della teoria EVMS e benchmark coi più comuni PM tools

6 I vincoli Budget ridotto Massimo periodo per raggiungere l attività a regime pari a sei mesi Massima attenzione all interfaccia utente Mantenimento del sistema gestionale aziendale (possibilità di customizzazione)

7 Pronti via!! Macrostruttura Creazione di una nuova posizione: Direttore Programmi Creazione di un Multi Project Management Office Nuovo Project Management Plan Nuove procedure aziendali e loro standardizzazione (start up progetti, WP) Nuovo reporting (baseline, PMR, resource budgeting) Modifiche del gestionale per attività di consuntivazione Implementazione dei criteri di EVMS nel SI e nei template di generazione del reporting

8 Pronti via!! (II) Microstruttura Formazione manageriale ai PM Formalizzazione delle mansioni Attribuzione di responsabilità Visibilità e quantificazione dei risultati di progetto Delega formale Responsabilità di team

9 Primi risultati Risultati organizzativi Aumento dell integrazione Aumento della cultura manageriale (pianificazione e controllo delle attività, appianamento conflitti e aumento capacità decisionale) Aumento dell orientamento al risultato (nel PM e nella struttura) Risultato a livello di progetto Miglior controllo a livello di costi, gestione risorse, pianificazione e invoicing Risultati a livello di azienda Aumento delle ore produttive Raggiungimento degli obiettivi di fatturazione Migliore gestione delle risorse Migliore visibilità aggregata dei progetti

10 Sono tutte rose? Impatti sul ruolo del PM Crisi di identità del ruolo del PM e aumento del suo carico di lavoro (l attività economico gestionale che si aggiunge alla quotidianità) Aumento delle responsabilità del PM senza le leve necessarie per gestire risorse (clan-leadership Vs. controllo di premi e punizioni) Visibilità dei risultati anche verso l alta direzione: bontà dei dati Criteri di scelta dei best performer nei team Gestione delle eccezioni nei progetti e loro impatto sul reporting

11 Sono tutte rose? (II) Impatti sul metodo EVMS Difficoltà nella definizione dell avanzamento fisico Necessità di una validazione dei dati e aumento della loro affidabilità Alta fluttuazione del valore dell EAC Complessità del metodo che richiede forte spirito critico nel fornire i dati Impatti sul SI Difficoltà delle modifiche del SI gestionale Bontà dei dati inseriti nel sistema informativo

12 Evoluzione Riduzione del carico di lavoro del PM: automazione e formazione Aumento della formazione che coinvolge tutte le funzioni aziendali con azioni di team building da parte dell alta direzione (condivisione degli obiettivi e chiarezza/trasparenza dei risultati) Creazione e mantenimento di un database storico dei progetti e loro classificazione Studio di nuove valutazioni dell EAC che garantiscano una minore fluttuazione Standardizzazione delle tecniche di valutazione dell AF