Regolamento Interno Bambini nel Deserto (approvato dall Assemblea dei Soci )

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1 Regolamento Interno Bambini nel Deserto (approvato dall Assemblea dei Soci ) Indice 1 Premessa 1 Definizioni 2 Sostenitore 2 Volontario 2 Socio 2 Settore 2 Gruppo di Lavoro 2 Gruppo Locale 2 Sede 2 Procedura Operativa 3 Organigramma 3 Coordinatori 3 Coordinatore BnD Italia 3 Coordinatore BnD Internazionale 3 Coordinatore Raccolta e Allocazione Fondi 3 Coordinatore Ufficio Progetti 4 Incarichi 4 Figure coinvolte in attività di Cooperazione Internazionale 4 Responsabile di Progetto 4 Responsabile di Settore 4 Referente Locale 5 Figure coinvolte in attività sul territorio nazionale 5 Responsabile Regionale 5 Gruppi di promozione 6 Gruppi di formazione 6 Responsabile nazionale eventi 6 Responsabile mercatini 6 Responsabile stampa 6 Figure coinvolte in attività non cooperative all estero 6 Ufficio Progetti 6 Fondi dell Organizzazione 6 Pianificazione strategica annuale 6 Spedizioni 7 Documenti ufficiali 7

2 Premessa: Il Regolamento Interno è stilato nel rispetto degli scopi, dei principi e delle disposizioni contenute nello Statuto dell ONG Bambini nel Deserto ONLUS (di seguito denominata organizzazione o BnD). Definizioni Sostenitore E un soggetto fisico che attraverso un contributo, anche in ragione all acquisto di materiale (etnico, promozionale, Bomboniere Solidali), fa un offerta di carattere economico documentabile (ricevuta o versamento bancario) all organizzazione e riceve la Tessera Sostenitore per l anno in corso. Volontario E un soggetto fisico disponibile ad adoperarsi secondo le proprie inclinazioni, capacità e tempo a disposizione per i fini statutari dell organizzazione: 1. Condivide gli scopi e le modalità di lavoro dell organizzazione, dello Statuto e del presente Regolamento Interno. 2. Ha mostrato interesse e collaborazione fattiva e possibilmente continuativa alle attività dell organizzazione. I dati personali dei Volontari operanti nel territorio sono conservati nel database dell organizzazione e sono inseriti e mantenuti aggiornati dal Responsabile Regionale che ha cura di indicare la data d inizio delle attività di ogni volontario per poter, dopo 12 mesi presentarlo eventualmente, al Consiglio Direttivo e richiedere il suo passaggio al ruolo di Socio. Socio E un soggetto fisico disponibile ad operare all interno dell organizzazione secondo le proprie inclinazioni, capacità e tempo a disposizione che: 1. Condividere gli scopi e le modalità di lavoro dell organizzazione, dello Statuto e del presente Regolamento Interno. 2. Ha dimostrato interesse e collaborazione attiva e continuativa alle attività dell organizzazione per tutto l'anno precedente alla sua candidatura. I dati personali dei Soci sono contenuti nel database dell organizzazione. Settore Un settore è un team di esperti in uno degli ambiti di intervento progettuale di BnD. Le modalità di interazione tra il Settore e gli organi dell organizzazione sono dettagliate nella relativa Procedura Operativa. Il Settore fa capo all Ufficio Progetti. Gruppo di Lavoro Un Gruppo di Lavoro è un team di Soci o Volontari impegnati attivamente in un attività della vita associativa non progettuale. Il Gruppo di Lavoro fa capo al Coordinatore BnD Italia ed è rappresentato da un incaricato individuato dal Consiglio Direttivo. Gruppo Locale Un Gruppo Locale è un insieme di Soci e di Volontari che si riuniscono localmente per le attività statutarie dell Organizzazione. Nell eventualità che questo Gruppo Locale disponga di uno spazio fisico ove riunirsi verrà costituita una Sede che potrà essere Operativa o Legale. Sede Spazio fisico presso il quale i Soci e i Volontari di BnD si riuniscono per le attività statutarie dell organizzazione. La Sede può essere Legale: quando è riconosciuta dal Comune, Provincia e Regione ove questa si trova e dunque dovrà dotarsi delle figure necessarie al suo riconoscimento. In alternativa la Sede potrà essere Operativa qualora mancassero la disponibilità o

3 l interesse a costituire una Sede Legale. L accreditamento come Sede Legale è da preferirsi vista l opportunità di partecipazione ai bandi locali. Gli spazi in cui si creeranno le Sedi (Legali o Operative) possono essere affittati, acquistati o messi a disposizione gratuitamente; sarà regolato da un contratto di vendita o di affitto o da un documento all uopo creato per la libera destinazione d uso qualora fosse fornito gratuitamente. La costituzione di una Sede dovrà essere approvata dal Consiglio Direttivo. 1. Le Sedi di BnD sono aperte a tutti i Volontari dell organizzazione e su invito anche a persone esterne. 2. Gli spazi associativi possono essere utilizzati solo ed esclusivamente per le attività istituzionali dell organizzazione. 3. I costi di gestione delle Sedi sono a carico dell organizzazione. 4. Il Responsabile Regionale presenta all inizio dell anno un preventivo di spesa annuale per la gestione della Sede stessa, in tempo utile per poter includere tali costi nel bilancio preventivo annuale dell organizzazione approvato dall Assemblea Ordinaria. Procedura Operativa Una Procedura Operativa è un documento che regolamenta in modo dettagliato l attività dei Gruppi ed Organi dell Organizzazione. L approvazione e la modifica di ogni Procedura Operativa è delegata al Consiglio Direttivo. I Soci possono proporre al Consiglio Direttivo modifiche da apportare alle Procedure Operative. La lista delle Procedure Operative approvate è disponibile nell area riservata del forum. Organigramma Coordinatori Le attività più complesse dell organizzazione sono svolte da Organismi che si interfacciano con il Consiglio Direttivo attraverso delle figure dette Coordinatori. La carica di Coordinatore è conferita dal Consiglio Direttivo, ha durata triennale e può essere rinnovata. Coordinatore BnD Italia Viene nominato dal Consiglio Direttivo tra i Soci dell organizzazione e resta in carica fino alla conclusione del mandato del Consiglio Direttivo che lo ha incaricato. Ha l incarico di coordinare le attività e affidare a sua volta incarichi a Soci o Volontari dell organizzazione nei seguenti ambiti: 1. Supervisione nella gestione delle Sedi italiane. 2. Supervisione nella gestione dei Gruppi Locali italiani. 3. Coordinamento delle attività dei Gruppi di Lavoro. 4. Provvede alla nomina di collaboratori attivi in ambito nazionale e per gli ambiti di sua competenza. 5. Promuove e regola la costituzione delle Sedi e dei Gruppi Locali in Italia. 6. Ha autonomia economica, fissata nel budget annuale, per le spese relative agli ambiti di sua competenza. Coordinatore BnD Internazionale Viene nominato dal Consiglio Direttivo tra i Soci dell organizzazione e resta in carica fino alla conclusione del mandato del Consiglio Direttivo che lo ha incaricato. Ha l incarico di coordinare le attività e affidare a sua volta incarichi a Soci o Volontari dell organizzazione nei seguenti settori: 1. Supervisione nella gestione delle Sedi esterne al territorio italiano. 2. Supervisione nella gestione dei Gruppi Locali esterni al territorio italiano. 3. Provvede alla nomina di collaboratori attivi in ambito internazionale. 4. Promuove e regola la costituzione delle Sedi e dei Gruppi Locali esterni al territorio italiano. 5. Ha autonomia economica, fissata nel budget annuale, per le spese relative al settore di sua competenza.

4 Coordinatore Raccolta e Allocazione Fondi Viene nominato dal Consiglio Direttivo tra i Soci dell Organizzazione e resta in carica fino alla conclusione del mandato del Consiglio Direttivo che lo ha incaricato. Il Coordinatore Raccolta e Allocazione Fondi: 1. Si dota del personale (Soci e Volontari) necessario per la costituzione di un equipe di lavoro, di cui è responsabile, con il compito di sviluppare attività e campagne di raccolta fondi. 2. Sviluppa insieme alla sua equipe attività e campagne di fundraising nel rispetto dello Statuto e del presente Regolamento Generale. 3. Individua quali fondi assegnare a un progetto sulla base delle priorità riscontrate dall Ufficio Progetti, della provenienza dei fondi e delle specificità dei finanziatori. 4. Ha autonomia economica per la realizzazione delle attività e campagne di raccolta fondi nella misura fissata dal budget assegnato annualmente e corretto trimestralmente. 5. L incarico ha durata pari a quella del Consiglio Direttivo che lo ha nominato. 6. L incarico può essere revocato dal Consiglio Direttivo in qualsiasi momento. Coordinatore Ufficio Progetti Viene nominato dal Consiglio Direttivo tra i Soci dell organizzazione e resta in carica fino alla conclusione del mandato del Consiglio Direttivo che lo ha incaricato. 1. Coordina il lavoro dell Ufficio Progetti. 3. Periodicamente fornisce al Consiglio Direttivo un rapporto sulle attività dell Ufficio Progetti. 4. Riceve dal Responsabile Raccolta e Assegnazione Fondi un report sullo stato dei possibili finanziamenti in corso al fine di poter pianificare le attività dell Ufficio Progetti. Incarichi (Italia) Tutti gli incarichi elencati hanno durata triennale e possono essere rinnovati applicando le stesse disposizioni previste per la prima nomina. Un incaricato si dota del personale (Soci e Volontari) necessario per la costituzione di un equipe di lavoro, di cui è responsabile. Tutti gli incarichi potranno essere revocati in qualsiasi momento dal Consiglio Direttivo che ne darà comunicazione via mail al diretto interessato e pubblicamente sul Forum. Il Consiglio Direttivo revoca un incarico qualora l incaricato abbia un comportamento contrario a quanto stabilito nello Statuto, nei Regolamenti Interni e nelle delibere degli organi associativi, oppure qualora si riscontri un comportamento lesivo degli interessi e dell immagine dell organizzazione. L incaricato può impugnare la delibera di revoca appellandosi all Assemblea dei Soci attraverso il Comitato di Sorveglianza. Figure coinvolte in attività di Cooperazione Internazionale fanno capo al Consiglio Direttivo, attraverso la gerarchia identificata nell organigramma. Gli incarichi per le attività nel campo della Cooperazione Internazionale sono stabiliti dal Consiglio Direttivo su eventuale indicazione dell Ufficio Progetti e successivamente comunicati a tutti i Soci attraverso un documento sul forum dell organizzazione. Le modalità di redazione e approvazione dei progetti sono indicate nella Procedura Progetti, le modalità di organizzazione del Settore sono indicate nella Procedura Settori. Responsabile di Progetto Il Responsabile di Progetto è un Socio incaricato dall Ufficio Progetti di seguire un progetto. 1. Il Responsabile di Progetto redige i moduli necessari alla presentazione di un progetto secondo quanto indicato nella Procedura Operativa relativa. 2. È il responsabile della contabilità di progetto. 3. Documenta in forma scritta le comunicazioni intrattenute con il Referente Locale. Responsabile di Settore Viene nominato dal Consiglio Direttivo tra i Soci dell Organizzazione e resta in carica fino alla conclusione del mandato del Consiglio Direttivo che lo ha incaricato.

5 Il Responsabile di Settore: 1. É un Socio specializzato attraverso un percorso formativo accademico o lavorativo in un settore specifico applicabile a uno dei campi d intervento dell organizzazione. 2. Periodicamente e in maniera concordata riferisce dell andamento del settore da lui seguito al Coordinatore Ufficio Progetti. 3. Può dotarsi di collaboratori che potranno essere Soci o Volontari, costituendo così il Settore. La formazione del Settore deve essere comunicata al Coordinatore dell Ufficio Progetti. 4. Deve elaborare un organigramma per descrivere le attività dei suoi collaboratori e un piano d intervento. 5. Individua un elemento del suo settore che affianchi i Responsabili di Progetto per progetti che rendano necessario un supporto tecnico, come dettagliato nelle Procedure Operative relative a Progetti e Spedizioni. Referente Locale Il Referente Locale è una persona residente nel paese d intervento, incaricato di redigere le proposte di progetto o di seguire le opere in corso di realizzazione per conto di BnD. Questi può essere incaricato dall Ufficio Progetti autonomamente o su indicazione del Responsabile di Progetto. Retribuzione del Referente Locale La scelta del tipo di retribuzione compete al Responsabile di Progetto, che identificherà caso per caso il metodo da seguire, in base ai seguenti principi generali: 1. Il tipo e l importo della retribuzione devono essere coerenti con la situazione economica del paese d intervento e ad altri interventi analoghi sul territorio. 2. Le spese sostenute dal Referente Locale sono risarcite a parte ma contabilizzate nel progetto. 3. Su parere dei redattori del progetto può essere previsto un benefit da corrispondere a lavori ultimati. Tutte le voci precedenti devono essere incluse nel modulo di budget del progetto. Retribuzione continuativa del Referente Locale Per il Referenti Locali che operano in modo continuativo al monitoraggio di un progetto può essere prevista una retribuzione non forfettaria ma basata sul numero effettivo di giorni di lavoro svolti, stimando una paga del corrispettivo di 7 euro al giorno circa. Figure coinvolte in attività sul territorio nazionale Fanno capo al Consiglio Direttivo attraverso la figura del Coordinatore BnD Italia. Gli incarichi per le attività sul territorio italiano sono individuati dal Coordinatore BnD Italia, che dopo il nullaosta del Consiglio Direttivo ne darà comunicazione a tutti i Soci attraverso comunicazione sul Forum dell organizzazione. Sono di seguito illustrate le figure strutturali già attivate all interno dell Organizzazione. Il Coordinatore BnD Italia, secondo le necessità riscontrate ed agendo nell ottica di un razionale impiego delle risorse umane, può individuare altre figure di cui si ravveda necessità e il socio o volontario più idoneo a ricoprire l incarico. Responsabile Regionale Il Responsabile Regionale è un Socio eletto tra e dai Soci di un Gruppo Locale regionale. Il suo incarico deve essere ratificato dal Consiglio Direttivo e resta in carico fino alla conclusione del mandato del Consiglio Direttivo che ha confermato la sua nomina. 1. Il Responsabile Regionale è responsabile delle attività organizzate nell'ambito locale e ne risponde al Coordinatore BnD Italia. 2. Il Responsabile Regionale potrà organizzare eventi nella propria area sulla base della Procedura Eventi e Mercatini previa segnalazione e nulla osta da parte del Coordinatore BnD Italia.

6 3. Il Responsabile Regionale deve fornire periodicamente al Coordinatore BnD Italia un rapporto delle attività locali (eventi, riunioni, ecc.). 4. Il Responsabile Regionale ha la responsabilità della tenuta contabile delle spese sostenute per la gestione delle attività locali. 5. In caso di necessità il Consiglio Direttivo può nominare un Responsabile Regionale pro tempore. 6. I Soci e/o Volontari che operano nel territorio della Sede devono fare riferimento al Responsabile Regionale. Gruppi di promozione Si tratta di gruppi di Volontari e Soci che si prefiggono come obiettivo quello di promuovere, con iniziative sul territorio e all estero, l immagine di BnD. La loro costituzione deve essere notificata al Consiglio Direttivo attraverso il Coordinatore BnD Italia. Identificano un loro responsabile che si interfaccia con il Consiglio Direttivo tramite la figura del Coordinatore BnD Italia. Coordinatore BnD Italia Responsabili Regionali Gruppi di promozione (Editoria, Biker, 4x4...) Gruppi di formazione Responsabile nazionale eventi Responsabile mercatini Responsabile stampa (Hammada, comunicati) Gruppi di formazione Si tratta di gruppi di Volontari e Soci che si prefiggono come obiettivo quello di migliorare la formazione dei Soci e Volontari su temi di Cooperazione Internazionale e Team Building. Il Consiglio Direttivo incarica, su indicazione del Coordinatore BnD Italia, un Responsabile che faccia le veci di referente del gruppo. Responsabile nazionale eventi Coordina l organizzazione di eventi di interesse nazionale, in accordo con la Procedura Eventi. Si occupa altresì del coordinamento delle iniziative locali su segnalazione dei Responsabili Regionali. È incaricato dal Consiglio Direttivo su indicazione del Coordinatore BnD Italia. Responsabile mercatini Coordina la gestione del materiale etnico e promozionale da distribuire ai Gruppi Locali per l organizzazione di mercatini. È incaricato dal Consiglio Direttivo su indicazione del Coordinatore BnD Italia. Responsabile Stampa Coordina il personale coinvolto nella redazione di comunicati stampa, rapporti con le agenzie di stampa e stesura di articoli e notiziari. Le linee guida di queste attività sono contenute nella Procedura Stampa. È incaricato dal Consiglio Direttivo su indicazione del Coordinatore BnD Italia. Figure coinvolte in attività esterne alla Cooperazione internazionale all estero Gli incarichi per le attività al di fuori del territorio italiano e non relativi ad attività di Cooperazione Internazionale, saranno individuati dal Coordinatore BnD Internazionale, che dopo il nullaosta del Consiglio Direttivo ne darà comunicazione a tutti i Soci attraverso comunicazione sul Forum dell organizzazione. Ufficio Progetti L Ufficio Progetti è l organo incaricato della valutazione tecnica dei progetti e deve fornire il nullaosta di un progetto. L Ufficio Progetti è composto da 7 membri individuati dal Consiglio Direttivo. Fondi Tutti i fondi raccolti a beneficio dell organizzazione devono essere versati nel conto corrente di Bambini nel Deserto presso l istituto Monte dei Paschi di Siena, Agenzia di Modena. 1. I fondi raccolti in seguito alla restituzione di crediti dalle Cooperative costituite da BnD possono essere conservati presso istituti di credito locali. 2. Nessuno può trattenere i fondi destinati all organizzazione e/o destinarli a specifiche attività/progetti salvo indicazioni diverse dal Consiglio Direttivo.

7 Pianificazione strategica annuale Il Consiglio Direttivo, sulla base di adeguati strumenti di gestione economico, finanziaria, organizzativa, con cadenza annuale e coerentemente con il programma strategico triennale, elabora il Piano Strategico contenente le linee guida e gli obiettivi di gestione dell organizzazione. In particolare individua: 1. le aree che necessitano sviluppo e crescita o rafforzamento; 2. definisce le priorità d intervento rispetto ai Paesi e ai settori di intervento; 3. budget massimo di spesa per ciascun settore o percentuale di ripartizione del budget; 4. stima dei fondi a disposizione dell organizzazione. Sulla base del piano di intervento comunicato dal Consiglio Direttivo ciascun settore definisce il proprio Piano di Azione e lo trasmette attraverso il Responsabile di Settore al Consiglio Direttivo. I dettagli relativi sono contenuti nella Procedura Operativa di Pianificazione Strategica. Spedizioni L esigenza di compiere una Spedizione nasce dalla necessità di iniziare o proseguire un progetto e di esplorare nuove zone per progetti futuri. Il Modulo Presentazione Spedizione deve essere presentato al Consiglio Direttivo, che approva la Spedizione ed identifica un Responsabile della Spedizione. È necessario organizzare un incontro con tutti i partecipanti magari coinvolgendo altri elementi dell organizzazione che hanno avuto precedentemente modo di partecipare a una spedizione nella stessa area. Tutte le decisioni prese durante la spedizione devono essere discusse e condivise, comunque prese tenendo in prima considerazione la sicurezza. In quanto tale, il Responsabile guiderà il gruppo verso decisioni che salvaguardino la sicurezza di tutti. Le persone che prendono parte a una Spedizione di BnD dovranno essere ricercate all interno dell organizzazione tra i Soci e i Volontari. Qualora non vi fossero Soci o Volontari disponibili a prendere parte al viaggio il RP-RS si coordinerà con il CRP nell individuare eventuali altri partecipanti. Il rimborso delle spese di viaggio è previsto esclusivamente per le seguenti figure: 1. Responsabile di Progetto. 2. Tecnico di Settore (un elemento per settore per i settori di intervento per i quali sia strettamente necessaria la presenza di un tecnico). 3. Persona identificata dal Consiglio Direttivo per il compimento di una specifica missione. Eccezioni a queste linee guida sono possibili ma richiedono motivazione esaustiva. I dettagli relativi all organizzazione delle spedizioni sono contenuti nella Procedura Operativa Spedizioni. Documenti ufficiali Solo il Legale Rappresentante dell Organizzazione ha la facoltà di firmare documenti ufficiali (progetti, convenzioni, accordi, ecc.) che impegnino/obblighino l organizzazione a svolgere qualsiasi tipo di attività, specie se a titolo oneroso. Sono fatti salvi i casi in cui un Socio dell Organizzazione è a ciò delegato, per iscritto, dal Legale Rappresentante o dal Consiglio Direttivo. Personale Retribuito Premesso che lo Statuto dell'organizzazione prevede che le spese di Gestione non possono essere superiori al 25% del totale delle spese; Premesso che gli incarichi retribuiti al di fuori del costo di programmi e progetti per i PVS rientrano fra le spese di gestione; Premesso che il dotarsi di personale retribuito è stato deliberato e approvato a partire dall Assemblea dei Soci del 2007.

8 1. BnD ricorre a personale retribuito solo ed esclusivamente quando un determinato obiettivo o attività non possa essere realizzato in forma volontaria, tenuto conto delle contingenti esigenze di professionalità, esperienza, disponibilità di tempo; 2. Il personale per svolgere una qualsiasi attività per la quale è prevista o prevedibile una retribuzione è ricercato prima tra i Soci/Volontari e solo dopo verso l'esterno dell'organizzazione; 3. Compatibilmente con i tempi e le possibilità contingenti delle attività da svolgere (a titolo di esempio, scadenze di bandi, scadenze di rendicontazione, scadenze di legge, necessità di requisiti particolari di professionalità, ecc...), si cercherà di vagliare più candidature possibili di Soci/Volontari e si cercherà di valorizzare più Soci/Volontari possibili. 4. Il Consiglio Direttivo garantisce il rispetto dei principi di questo regolamento, coordinando le attività dei diversi Responsabili di Progetto e/o Settore, nell'ambito delle rispettive competenze. 5. Il Consiglio Direttivo rende conto con specifico dettaglio nella relazione sulle attività dell'anno precedente all'assemblea dei soci, degli incarichi retribuiti affidati. 6. Unitamente ai documenti da presentare all assemblea dei soci in occasione dell approvazione del bilancio dell organizzazione, saranno messi a disposizione dei soci i resoconti presentati a consuntivo dalle persone che hanno ricevuto da BnD un incarico retribuito. Per dare attuazione al presente regolamento, il Consiglio Direttivo coadiuvato dai Responsabili di Settore e di Sede cercherà di potenziare gli strumenti comunicativi e di raccolta informazioni sulle competenze e sulle disponibilità di tempo lavoro dei Soci e dei Volontari, per ogni Sede e per ogni settore di attività di BnD.

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