Cliens Gestione Studio Legale Versione Aggiornamento al manuale.

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1 Versione Agenda Scadenze Automatiche: Versione Non sono più classificate utilizzando la tabella delle materie ma solo per Civile, Amministrativo e Penale. E stato aggiunto un pulsante per duplicare un intera Scadenza Automatica. Viene gestita la posizione processuale penale. Le Scadenze Automatiche fornite da Giuffrè Informatica non sono modificabili dall utente così come i Gruppi di Parcellazione, le voci della tabella Adempimenti d Agenda e della tabella Uffici. Tali Scadenze sono però disattivabili tramite l apposita spunta (Non Attiva) oppure duplicabili, in modo da poter intervenire sul duplicato. Le Scadenze Automatiche gestite da Giuffrè Informatica vengono installate ed integrate in fase di aggiornamento del programma in modo da seguire le variazioni al codice di procedura, tuttavia perché ciò possa avvenire è necessario che sia stato attivato il nuovo meccanismo di gestione. Il nuovo meccanismo può essere attivato dalla finestra di gestione delle Scadenze Automatiche attraverso l apposito pulsante (visibile solo se non già attivo). ATTENZIONE: Prima di attivare il nuovo meccanismo accertarsi di averne compreso il funzionamento (come spiegato nell allegato al manuale) e di aver eventualmente corretto/eliminato le vecchie Scadenze Automatiche non compatibili. NOTA: Le Scadenze Automatiche, gli Adempimenti d Agenda, i Gruppi di Parcellazione e gli Uffici gestiti da Giuffrè Informatica sono evidenziati in colore rosso. Altro: In alcune stampe delle scadenze vengono ora riportate anche le annotazioni. Fascicoli Recupero Crediti: Gli importi dovuti dal debitore sono stati razionalizzati e ora il calcolo viene demandato al pulsante Estratto Conto. In questo modo è possibile variare la data per il calcolo degli interessi ed alcuni parametri quali rimborso forfettario, CNAP, IVA. Nella Impostazioni Generali alla voce PCT è possibile attivare/disattivare la funzione di integrazione del Recupero Crediti col Processo Civile Telematico (PCT). Attivando l integrazione accade quanto segue: 1. La procedura di generazione del Ricorso genera l atto (va quindi predisposto un modello Word/OpenOffice specifico per il PCT che non contenga anche il decreto, la nota spese, la nota di iscrizione a ruolo) e quindi separatamente la nota spese 2. Una volta completati, entrambi i documenti vengono trasformati in PDF (*) 3. Viene attivata la procedura di generazione della Nota di Iscrizione a Ruolo (NIR) 4. Viene attivata la procedura di generazione della busta telematica cui vengono automaticamente allegati il Ricorso, la NIR, la nota spese 5. A questo punto è possibile procedere allegando eventuali altri documenti ed integrando eventuali dati necessari alla corretta generazione della busta telematica 6. La busta telematica viene firmata e salvata su file per essere poi inviata al proprio Punto di Accesso per il PCT (*) E richiesto l utilizzo di OpenOffice oppure Microsoft Word 2007 con il componente aggiuntivo per il salvataggio in PDF (scaricabile gratuitamente dal sito Microsoft). Pag. 1

2 Versione Altro: E stato aggiunto il campo Domicilio nella sezione Altri Dati. Al campo corrisponde la nuova parola chiave Sed_Pra_Domicilio. Fascicolo Penale: è possibile indicare la posizione processuale ai fini dell'applicazione delle Scadenze Automatiche. La ricerca per Fascicoli senza Impegni o Scadenze prende ora in esame solo l'agenda futura. Parcellazione Il Tariffario è completamente ordinabile per codice o per descrizione. La stampa del solo Tariffario Personalizzato è ordinata per descrizione. Processo Telematico NOTA: è richiesta la presenza del Java Runtime Environment 6. 1) Nota di Iscrizione a Ruolo La procedura per la generazione della Nota di Iscrizione a Ruolo (NIR) consente ora di associare più Avvocati, anche diversi, ad ogni parte. E possibile associare o meno ogni parte all Avvocato Principale e aggiungere una lista di altri avvocati. Come impostazione predefinita l Avvocato Principale è già automaticamente associato a tutte le parti con posizione processuale corrispondente a quella indicata nella seconda pagina del percorso di creazione della NIR. Pag. 2

3 Versione ) PolisWeb E stata realizzata una nuova funzione di integrazione con PolisWeb che consente di scaricare (e successivamente consultare off-line) i fascicoli di PolisWeb e quindi di tenerli aggiornati in modo completamente automatico. La nuova funzione è attivabile/disattivabile nelle Impostazioni Generali alla voce PCT. Crea Fascicoli: crea un nuovo Fascicolo Cliens per ogni Fascicolo PolisWeb non già associato ad un Fascicolo Cliens (solo il Supervisore può eseguire questo comando) (*) Aggiorna: scarica i nuovi dati dal proprio Punto di Accesso per il PCT (*) Apri: apre il Fascicolo PolisWeb Filtra: consente di ricercare all interno dell archivio PolisWeb NOTA: Se si dispone della funzione di Gestione Riservatezza Livello 2, i Fascicoli PolisWeb visibili sono solamente i propri e quelli degli avvocati che appartengono ad almeno uno dei Gruppi di Utenti cui si appartiene. (*) L associazione tra Fascicolo Cliens e Fascicolo PolisWeb viene fatta automaticamente, al momento dell aggiornamento dei dati, sulla base della curia e del numero di ruolo. Nei casi in cui tali dati fossero stati inseriti in Cliens in modo difforme rispetto a PolisWeb, l associazione non è possibile. Pertanto è probabile che alcuni dei Fascicoli PolisWeb non risultino agganciati a Fascicoli Cliens a causa di una non corretta indicazione del numero di ruolo o della curia. Nel caso dunque non si parta da un archivio Cliens vuoto, si consiglia di eseguire con cautela il comando Crea Fascicoli poiché potrebbero essere creati inutili duplicati. Ogni pagina del Fascicolo riporta le corrispondenti informazioni di PolisWeb. La pagina Fascicolo Cliens riporta le informazioni sul Fascicolo Cliens collegato e consente di cancellare/creare tale collegamento. Il Fascicolo PolisWeb è apribile dal Fascicolo Cliens utilizzando il pulsante presente in copertina. Pag. 3

4 Versione Al momento del primo scaricamento da PolisWeb è necessario indicare alcuni parametri di configurazione: Punto di Accesso: indicare il proprio Punto di Accesso Uffici: utilizzare i pulsanti per comporre la lista degli Uffici Giudiziari cui si intende accedere (accanto viene indicata l ultima data di aggiornamento) Registri: scegliere i Registri da consultare Anno Iniziale: anno a partire dal quale avviene la consultazione dei registri (se modificato vale solo per i nuovi Uffici e Registri aggiunti dopo la modifica) Ogni qualvolta venga aggiunto un Ufficio Giudiziario o un Registro, per essi Cliens dovrà effettuare lo scaricamento a partire dall anno iniziale indicato. La finestra di configurazione di PolisWeb è specifica per ogni Avvocato e ad essa si può accedere anche dall interno dell Archivio Utenti dalla pagina Preferenze. Una volta impostati i parametri è possibile effettuare la connessione al Punto di Accesso. La finestra consente di scaricare i fascicoli dell avvocato selezionato oppure di cancellare l archivio PolisWeb di Cliens. Dopo aver eseguito un aggiornamento l elenco mostrerà solo i Fascicoli aggiornati. NOTA: Il pulsante Preferenze e la funzione di cancellazione sono attive solo per l Avvocato stesso e per il Supervisore. NOTA: Nella lista degli avvocati sono elencati solo gli utenti avvocati nella cui scheda è stato anche indicato il codice fiscale. NOTA: Per il collegamento a PolisWeb è necessario disporre della smartcard dell Avvocato e del relativo PIN. 3) Atti Telematici La voci Nuova Busta ed Elenco Buste nella finestra principale o nel menu Pct consentono di accedere alle funzioni di creazione e gestione delle buste telematiche. La busta telematica è il contenitore attraverso il quale si inviano atti e documenti all Ufficio Giudiziario. L elenco delle buste consente di cercare le buste ed eventualmente completarle, apponendo la firma digitale o generando il file da inviare al Punto di Accesso per il deposito. La procedura di creazione di una busta (Nuova Busta) è organizzata come percorso guidato: Pag. 4

5 Versione Fascicolo: i pulsanti consentono rispettivamente di aprire l eventuale Fascicolo collegato, scegliere un Fascicolo da collegare, eliminare il collegamento col Fascicolo. Tipo Atto: consente di scegliere il tipo dell atto da depositare Nome Busta: è un nome che l utente può assegnare liberamente e che sarà utilizzato come nome predefinito per il file da depositare. Atto: il file dell atto. I pulsanti consentono rispettivamente di aprire l atto, creare/scegliere un atto, rimuove l atto. Tutti gli atti devono essere in formato PDF. Cliens consente di allegare oltre ai file PDF anche file DOC, DOCX e ODT (OpenOffice) che però vengono convertiti automaticamente in PDF (*). Se si allega un file PDF è cura dell utente accertarsi che il file sia un PDF testuale e non il risultato della scansione di un documento cartaceo. (*) E richiesto l utilizzo di OpenOffice oppure Microsoft Word 2007 con il componente aggiuntivo per il salvataggio in PDF (scaricabile gratuitamente dal sito Microsoft). Il secondo passaggio prevede la creazione della NIR e di allegare la procura alle liti ed altri eventuali documenti (nota spese, fotocopie dei titoli ecc.) I pulsanti hanno le stesse funzioni di quanto già spiegato. Solo per la NIR viene attivato il percorso guidato necessario alla corretta indicazione di tutte le informazioni. Il tipo di file allegabili è dettato dalle regole tecniche del Processo Civile Telematico ed è sostanzialmente PDF o immagine (JPG,GIF,TIF), tuttavia Cliens consente di allegare anche DOC,DOCX e ODT con la stessa limitazione già indicata. Pag. 5

6 Versione L ultimo passaggio prevede l indicazione di ulteriori informazioni. Per ognuna di esse occorre cliccare sul pulsante che attiva la finestra di inserimento relativa. Lo stato di ognuno di questi ulteriori dati può essere: verde: il dato è stato correttamente inserito rosso: il dato è obbligatorio e non è stato inserito bianco: il dato è facoltativo e non è stato inserito Cliccando sul pulsante Fine viene prodotta la busta: La busta riporta un nome a scelta dell utente, la data di creazione, un codice identificativo (ID Busta), il tipo di Atto, il Fascicolo Cliens collegato, il codice fiscale ed il nome dell Avvocato, l Ufficio Giudiziario presso il quale deve essere depositata. Gli stati possibili per la busta sono: 1. Da firmare: la busta e i documenti contenuti devono essere ancora firmati digitalmente dall Avvocato 2. Firmata: la busta è stata correttamente firmata ma non è stato generato il file per il deposito 3. Generata: è stato generato il file per il deposito Pag. 6

7 Versione Le informazioni sulla data e l esito dell invio sono da compilare a cura dell utente. Gli esiti possibili per il deposito sono: 1. - : non definito 2. P: positivo generato automaticamente dal sistema 3. p: positivo generato manualmente dal cancelliere 4. N: negativo Nella lista dei documenti vengono elencati l atto principale, la procura alle liti, la nota spese, altri allegati e DatiAtto.xml (il documento informatico, generato automaticamente da Cliens, che contiene i dati fondamentali dell atto e che viene letto dai sistemi informatici degli Uffici Giudiziari). Ogni documento della busta può essere aperto (doppio clic oppure pulsante prima di apporvi la firma digitale e generare il file per il deposito. ) per prenderne visione Cliccando su Genera viene richiesto il PIN della smartcard per la firma digitale e viene infine prodotto il file per il deposito. All utente viene chiesto dove salvare il file che dovrà poi essere inviato tramite le modalità messe a disposizione dal proprio Punto di Accesso. Cliens verifica che il codice fiscale della smartcard corrisponda a quello dell Avvocato indicato nella busta ed in caso negativo non consente di procedere all apposizione della firma. Non è necessario che appena prodotta, la busta venga immediatamente firmata. Della produzione si può occupare una persona diversa dall Avvocato, che interviene successivamente ricercando le buste da firmare tramite Elenco Buste e apponendo la firma. Anche la generazione del file per il deposito (che può essere ripetuta più volte) può poi essere demandata ad altra persona che si incarica di salvare ed inviare il file al Punto di Accesso. NOTA: una volta prodotta, la busta non può essere in alcun modo modificata poiché i dati degli atti, delle parti e dell Avvocato sono stati già codificati nel file DatiAtto.xml che dunque risulterebbe inconsistente. Le uniche modifiche possibili riguardano il nome, l esito del deposito e l apposizione della firma digitale. NOTA: si consiglia di aggiornare periodicamente i certificati digitali degli Uffici Giudiziari utilizzati per cifrare la busta telematica. L aggiornamento può essere fatto utilizzando il menu Pct -> Aggiorna Certificati e Schemi. Studio Online Il trasferimento dei dati da Cliens a Studio Online non avviene più tramite CliensWeb ma direttamente dall interno di Cliens utilizzando il menu Utilità -> Aggiorna Studio Online. Viene richiesto di inserire nome utente e password di accesso forniti in fase di attivazione del servizio. Tramite l apposita spunta è possibile cancellare tutti i dati dal server che fornisce il servizio. NOTA: l utilizzo della funzione di esportazione richiede la presenza del Java Runtime Environment 6 e 128Mb di memoria RAM a disposizione della Virtual Machine. Timesheet Aggiunta ricerca per Attività preavvisate/fatturate. Videoscrittura Aggiunta voce Intestazione Lettere al menu Dati Fascicolo in Word/Openoffice: consente di inserire rapidamente il nome e l'indirizzo del soggetto nelle lettere. Aggiunte parole chiave Sed_Pra_SedeCuria2 (sede principale senza sezione distaccata) e Sed_Pra_Domicilio. Pag. 7

8 Versione PARAMETRI SPECIALI Dal menu Studio -> Impostazioni Generali, ciccando su Parametri Speciali (occorre essere Supervisore) è possibile configurare una serie di impostazioni avanzate. Alcuni parametri sono utente-specifici cioè valgono per ogni singolo utente separatamente. In tal caso le voci elencate nella tabella seguente sono valori di default, ogni utente ha la propria impostazione personale definita da un parametro con stesso nome ma seguito dall identificativo utente (Es. CercaPersone_1=SI). Il campo di testo ha la struttura di un file ini suddiviso in sezioni. In grassetto sono evidenziati i nuovi parametri. Sezione Parametro Descrizione [Agenda] AdempDaTabella=SI/NO SI = non permette di inserire la descrizione dell'adempimento di impegni, scadenze e memoranda se non prelevandola da tabella. ImpegniDaTabella=SI/NO SI = non permette di inserire la descrizione dell'adempimento degli impegni se non prelevandola da tabella. ScadenzeDaTabella=SI/NO SI = non permette di inserire la descrizione dell'adempimento delle scadenze se non prelevandola da tabella. MemorandaDaTabella=SI/NO SI = non permette di inserire la descrizione dell'adempimento dei memoranda se non prelevandola da tabella. [Applicazioni] VisualizzatoreTIF=CLIENS/WINDOWS Se WINDOWS i files con estensione TIF vengono aperti col programma registrato in Windows, altrimenti con Cliens. Valore predefinito = CLIENS. Nota: i files TIFF vengono sempre aperti col programma registrato in Windows. [ ] ComprimiAllegati=SI/NO Impostazione predefinita per il flag di compressione allegati nella finestra di ChiediAllegaAlFascicolo=SI/NO Oggetto invio . SI = chiede se allegare il file PDF al fascicolo quando si invia una stampa via DescrizioneTesto = Descrizione documento 2. Fascicolo = Intestazione Fascicolo 3. Oggetto = Oggetto Fascicolo 4. Fascicolo+Oggetto = Intestazione + Oggetto del Fascicolo 5. Oggetto+Fascicolo = Oggetto + Intestazione del Fascicolo Valore predefinito = DescrizioneTesto se non c è un fascicolo di riferimento, Fascicolo altrimenti. [Fascicoli] AntiriciclaggioObbligatorio=SI/NO Se SI il percorso di creazione dei Fascicoli impone di indicare se il fascicolo è soggetto ad iscrizione nel registro unico oppure no. Valore predefinito = NO. AnnotazioneAntiriciclaggio=SI/NO CercaPerNumero Se NO in fase di inserimento di un fascicolo contrassegnato per l Antiriciclaggio non viene proposto l inserimento di una Annotazione per il Controllo Fascicoli. Valore predefinito = SI. Se SI nell elenco fascicoli è subito attiva la ricerca per numero anziché per intestazione. Valore predefinito = NO. ColoreFascicoli=SI/NO Se NO disattiva la possibilità di attribuite un colore ai Fascicoli. Valore predefinito = SI. [Log] Controllo=SI/NO Attiva o disattiva la registrazione nel Log degli eventi di controllo utente. Valore predefinito = SI (attivo). Durata=X Se specificato, imposta la durata del File di Log a X giorni: le righe precedenti vengono automaticamente contrassegnate per l eliminazione (ed effettivamente eliminate al momento della compattazione degli archivi). [Parcellazione] ScontoSuRimborsoForfettario=SI/NO Indica se lo sconto (in fase di emissione preavviso/fattura) si applica anche al rimborso forfettario oppure no. Pag. 8

9 Versione RigheAggiuntiveAutomatiche=SI/NO Se NO non scrive le righe aggiuntive di apertura e chiusura generate dalla parcellazione automatica. [PCT] NIR 1,2,3 1=testuale (predefinito) 2=codice a barre 3=entrambi NuovoPolisWeb=SI/NO Se NO disattiva la nuova procedura di integrazione con PolisWeb. Predefinito=SI PoliswebGiorniAgenda=<X> Numero di giorni per gli intervalli di scaricamento dell Agenda di PolisWeb. URLAggiornamenti=<URL> Indirizzo base da cui scaricare gli aggiornamenti degli schemi e dei certificati. Predefinito = /pdapublic/resources/file/ [PDF] ContributoUnificatoTabaccai=SI/NO Se SI, viene utilizzato, come impostazione predefinita per il pagamento del contributo unificato, il modello per le tabaccherie. Altrimenti viene utilizzato l F23. [RecuperoCrediti] AbilitaPCT Se SI abilita la generazione della busta per il PCT all interno della procedura di Recupero Crediti. Valore predefinito = NO. Monitoria_Prestazioni=<lista> Lista di codici di prestazioni separati da virgola da utilizzare per la lettera Monitoria. Se vuoto vengono utilizzati i codici predefiniti. Non è possibile utilizzare gruppi. Monitoria_RimborsoForfettario=SI/NO Se NO il rimborso forfettario non viene applicato nella lettera Monitoria. Monitoria_UsaDifficoltaFascicolo=SI/ NO Se SI, nel calcolo degli onorari per la monitoria viene utilizzata la difficoltà del Fascicolo, altrimenti vengono IgnoraDepositoRicorso=SI/NO applicati i massimi. Se SI disabilita la gestione (e gli avvisi) della data di deposito del ricorso. Valore predefinito = NO. ScadenzaPignoramentoDaNotifica=SI/NO Se SI la scadenza per il Pignoramento viene calcolata a partire dalla data di notifica del precetto anziché dalla data di richiesta della notifica. Valore predefinito = NO. [Rubrica] CercaPerNumero Se SI nella Rubrica è subito attiva la ricerca per numero anziché per denominazione. Valore predefinito = NO. CercaPersone=SI/NO Se SI, la ricerca per nome in Rubrica viene effettuata anche all interno di Persone&Indirizzi. Il parametro è utente-specifico. [URLs] AgenziaEntrateTassazioneAtti=<url> Indirizzo della pagina dell agenzia delle entrate per calcolo della tassazione degli atti giudiziari (se non specificato = servizi/tassazioneattigiudiziari/ registrazione.htm). [Varie] Blindatura=SI/NO Attiva/Disattiva la Blindatura. NuovoMeccanismoAvvisi=SI/NO Attiva/Disattiva il nuovo meccanismo delle scadenze automatiche in cui i Termini si attivano solo quando l impegno è fatto e i pre-post avvisi per il rinvio. [Videoscrittura] FormularioIconeGrandi=SI/NO Attiva/Disattiva le icone grandi nel Formulario. Il parametro è utente-specifico. Pag. 9