La valutazione individuale e il ciclo delle performance in sanità

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1 La valutazione individuale e il ciclo delle performance in sanità Responsabile scientifico: Prof. Andrea Vettori, Docente di Healthcare management Università degli studi Guglielmo Marconi, Roma Autori: Dr Virgilio Ritzu, Esperto sui temi dell organizzazione aziendale e della programmazione per il settore sanitario Dr Michele Fanello, Senior Consultant, Esperto in Organizzazione Sanitaria e Formatore in Management Sanitario Sanitanova è accreditato dalla Commissione Nazionale ECM (accreditamento n. 12 del 10/06/2010) a fornire programmi di formazione continua per tutte le professioni. Sanitanova si assume la responsabilità per i contenuti, la qualità e la correttezza etica di questa attività ECM. Inizio evento: 14/12/2012; ID evento: Modulo 3: La normativa e la sua declinazione Obiettivi formativi Al termine del presente modulo didattico il discente dovrebbe essere in grado di: conoscere la normativa nazionale e regionale sul performance management comprendere l importanza del meccanismo di premialità e merito nella valutazione delle performance conoscere il Regolamento aziendale utilizzato nell ASL Rieti sulla valutazione della performance La normativa nazionale e regionale Il dlgs 150/2009 si inserisce nel percorso generale di riforma organica del pubblico impiego, avviata nel 2001 (dlgs 165/2001), e ha come finalità generale quella di conseguire la convergenza degli assetti regolativi del lavoro pubblico con quelli del lavoro privato. Sanitanova Srl La valutazione individuale e il ciclo delle performance in sanità Modulo 3 1

2 Il decreto prevede l'introduzione di sistemi interni ed esterni di valutazione del personale e delle strutture amministrative e la valorizzazione del merito e il conseguente riconoscimento di meccanismi premiali. Il decreto, con particolare riferimento a misurazione, valutazione e trasparenza della performance, si applica a tutte le pubbliche amministrazioni italiane e a tutti i rispettivi dipendenti, sia a tempo determinato sia indeterminato, sia della dirigenza sia del comparto. Distingue, quindi, ma chiarendone le correlazioni, la performance organizzativa (relativa alle amministrazioni nel loro complesso e alle unità operative che le compongono), da quella individuale, legando quest ultima al contributo che ciascun individuo apporta attraverso la propria azione al conseguimento degli obiettivi specifici e generali delle unità operative di appartenenza. Ciclo della performance Il ciclo della performance (art 4, dlsg 150/2001), raffigurato nello schema seguente, definisce la fasi con le quali sono definiti i tempi e le attività da svolgere per attuare correttamente un sistema di misurazione e valutazione della performance. La prima fase, quella della definizione degli obiettivi, è certamente quella più articolata, e si esplica attraverso i seguenti passaggi: Elaborazione del Piano della Performance, ossia del Piano triennale che individua gli indirizzi e gli obiettivi strategici e operativi dell azienda, definisce gli indicatori per la misurazione e la valutazione della performance dell amministrazione, e specifica gli obiettivi assegnati al personale dirigenziale ed i relativi indicatori; Sanitanova Srl La valutazione individuale e il ciclo delle performance in sanità Modulo 3 2

3 Negoziazione del budget aziendale, con il quale sono attribuiti gli obiettivi annuali alle unità organizzative e ai rispettivi responsabili, derivanti sia dal piano della performance, sia da altri impegni che l azienda assume (es. obiettivi regionali, piano di rientro) o che la direzione voglia far propri (es. obiettivi organizzativi, efficienza); Attribuzione degli obiettivi individuali annuali a tutto il personale aziendale, ad opera dei responsabili delle unità organizzative. Il ciclo di gestione della performance, dopo aver espletato i passaggi riportati in figura, termina con la rendicontazione dei risultati sulla performance secondo i principi della Trasparenza. Caratteristiche degli obiettivi di performance Gli obiettivi di performance definiti nell ambito del sistema devono avere le specifiche caratteristiche (art. 5) riportate di seguito: a) rilevanti e pertinenti rispetto ai bisogni della collettività, alla missione istituzionale, alle priorità politiche ed alle strategie dell amministrazione; b) specifici e misurabili in termini concreti e chiari; c) tali da determinare un significativo miglioramento della qualità dei servizi erogati e degli interventi; d) riferibili ad un arco temporale determinato, di norma corrispondente ad un anno; e) commisurati ai valori di riferimento derivanti da standard definiti a livello nazionale e internazionale, nonché da comparazioni con amministrazioni omologhe; f) confrontabili con le tendenze della produttività dell amministrazione con riferimento, ove possibile, almeno al triennio precedente; g) correlati alla quantità e alla qualità delle risorse disponibili. Valutazione organizzativa e individuali La valutazione della performance organizzativa, soprattutto nel caso delle aziende sanitarie, sono da distinguere in due grandi tipologie: della azienda deve essere valutata la capacità della stessa di conseguire obiettivi, quanto più possibile, orientati alla soddisfazione dei bisogni dei destinatari dei servizi (outcome es: miglioramento della qualità delle cure della patologia diabetica); delle unità operativa deve essere valutata l effettivo raggiungimento nell anno degli obiettivi strumentali (es. azioni da realizzare) al conseguimento degli obiettivi di outcome (es. azioni di prevenzione, presa in carico dei pazienti, appropriatezza, numero di prestazioni). La valutazione della performance individuale è articolata, invece, come segue: Sanitanova Srl La valutazione individuale e il ciclo delle performance in sanità Modulo 3 3

4 quella dei dirigenti e non dirigenti responsabili della gestione di risorse in condizione di autonomia (es. responsabili di struttura complessa o coordinatori), sui seguenti aspetti: o indicatori di performance relativi all ambito organizzativo di diretta responsabilità; o raggiungimento di specifici obiettivi individuali; o qualità del contributo assicurato alla performance generale della struttura, alle competenze professionali e manageriali dimostrate; o capacità di valutazione dei propri collaboratori, dimostrata tramite una significativa differenziazione dei giudizi; quella dei dirigenti e non dirigenti che operano nelle unità operative, coordinati dalle risorse di cui al punto precedente, sui seguenti aspetti: o raggiungimento di specifici obiettivi di gruppo o individuali; o qualità del contributo assicurato alla performance dell unità organizzativa di appartenenza, o competenze dimostrate ed ai comportamenti professionali e organizzativi Nel caso della valutazione individuale è importante sottolineare che alcune componenti della valutazione è richiesto specificamente che siano soggettive, espresse, quindi, dai direttori e coordinatori in virtù del proprio ruolo manageriale. Si fa riferimento, in particolare, alla valutazione delle competenze professionali, competenze manageriali, qualità del contributo alla performance generale, comportamenti organizzativi). Si specifica, inoltre, che la valutazione di queste componenti, riguarda la misura nella quale esse sono effettivamente agite nel periodo di riferimento (dimostrate), e non detenute in senso assoluto dalle persone. Trasparenza Caratteristica importante del sistema di misurazione e valutazione della performance è la trasparenza che deve caratterizzare il sistema stesso. La trasparenza è intesa, a questo fine, come accessibilità totale ai dati delle amministrazioni, anche attraverso lo strumento della pubblicazione sui propri siti internet istituzionali, con lo scopo di favorire forme diffuse di controllo, principalmente da parte degli utenti/pazienti e relative associazioni, ma anche di tutti gli altri portatori di interessi (es. amministratori locali, sindacati; fornitori).questo motivo, ogni amministrazione ha l obbligo di pubblicare sul proprio sito internet una sezione nella quale riportare, ad esempio: il Programma triennale per la trasparenza e l integrità; il Piano della performance, con indicazione degli obiettivi assegnati, entro il 31 gennaio di ogni anno per normativa nazionale, e la Relazione sulla performance (vedi ciclo della performance); i curricula dei dirigenti e dei titolari di posizioni organizzative; le retribuzioni dei dirigenti, con evidenza sulle componenti variabili; Organismo Indipendente di valutazione (OIV) Ogni azienda pubblica nomina un Organismo Indipendente di Valutazione (in breve OIV) cui è assegnato il compito di garantire e guidare la corretta progettazione e attuazione dei sistemi di misurazione e valutazione della performance. I principali compiti a esso assegnati sono: Sanitanova Srl La valutazione individuale e il ciclo delle performance in sanità Modulo 3 4

5 monitorare il funzionamento complessivo del sistema della valutazione, della trasparenza e integrità dei controlli interni ed elabora una relazione annuale sullo stato dello stesso; garantire la correttezza dei processi di misurazione e valutazione, nonché dell utilizzo dei premi; proporre alla Direzione la valutazione annuale dei dirigenti di vertice e l attribuzione ad essi dei premi; comunicare tempestivamente le criticità riscontrate alla Direzione dell Istituto, nonché alla Corte dei conti e alla Commissione nazionale; promuovere e attestare l assolvimento degli obblighi relativi alla trasparenza e all integrità di cui al presente. Premialità e merito La normativa nazionale (art 19 e ss) prevede l impiego di strumenti di valorizzazione del merito mediante metodi di incentivazione della produttività e della qualità della prestazione lavorativa, secondo principi di selettività e di meritocrazia, vietando la distribuzione indifferenziata di incentivi e premi collegati alla performance. Gli strumenti per la premiazione del merito prevedono, oltre ai premi e agli incentivi di carattere economico, progressioni di carriera, attribuzione di incarichi e responsabilità (es. attribuzione di posizioni organizzative) e l accesso a percorsi di alta formazione e di crescita professionale attraverso periodi di lavoro presso primarie istituzioni nazionali e internazionali La normativa nazionale (dlgs 150/2009 ed integrazioni successive) per le aziende sanitarie dispone che i sistemi premianti sono applicabili a seguito dell adeguamento degli ordinamenti normativi da parte delle regioni, ponendo gli indirizzi (meritocrazia e selettività) che le regioni devono seguire e disponendone l attuazione nelle forme che le Regioni stesse ritengono opportune. La normativa della Regione Lazio La regione Lazio ha adeguato il proprio ordinamento con la LR n.1 del 16 marzo 2011 accogliendo quasi pienamente la norma nazionale. Con riferimento al trattamento accessorio (sistema incentivante individuale) ha disposto che le fasce di merito e le relative quote di fondo da associare a ciascuna fascia, verranno definite da ciascuna azienda sanitaria in fase di contrattazione integrativa aziendale. La regione Lazio indica inoltre tempi diversi per l approvazione del piano della performance (da dicembre a metà febbraio). Declinazione degli obiettivi di outcome, indicatori, target, benchmarking La performance, come precedentemente abbiamo detto, è definita come il contributo che ciascun operatore sanitario apporta attraverso la propria azione al raggiungimento delle finalità e degli obiettivi della propria struttura di appartenenza e dell azienda sanitaria in cui svolge la propria attività. Questa definizione implica che gli obiettivi di performance che l azienda sanitaria (non il singolo operatore) deve porsi non devono essere relativi alle attività che questa deve svolgere quali i ricoveri, le prestazioni ambulatoriali, gli interventi di assistenza domiciliare integrata ma agli effetti (risultati di salute/esiti, accessibilità alle cure, sicurezza per il paziente e soddisfazione del paziente/assistito) che le attività determinano rispetto ai bisogni dell assistito. Sanitanova Srl La valutazione individuale e il ciclo delle performance in sanità Modulo 3 5

6 Questi sono, come avevamo detto, gli obiettivi di outcome e possono riferirsi al risultato immediato di un servizio o di un intervento (ad es. la riduzione della percentuale di fumatori), oppure a un risultato intermedio raggiunto (ad es. la riduzione dell incidenza dei tumori ai polmoni), o per ultimo allo stato finale di salute (ad es. la riduzione della mortalità per i tumori dei polmoni). Diversi sono invece, come abbiamo visto nel primo modulo, gli obiettivi di output e gli obiettivi di rispetto dei vincoli che invece definiscono rispettivamente: Obiettivi di output: le condizioni di efficienza e produttività in cui avviene l erogazione dei servizi ad esempio il numero di prestazioni prodotte o il tasso di occupazione del posto letto; Obiettivi di rispetto dei vincoli, le condizioni di rispetto delle norme di organizzazione dei servizi sanitari (ad esempio le certificazioni di qualità o l appropriatezza organizzativa). Classificazione degli Obiettivi di performance orientati al destinatario orientati all erogatore Output Outcome Risultati di salute (esiti) Accessibilità Sicurezza per il paziente Soddisfazione Spesa per il cittadino PIANO DELLE PERFORMANCE BUDGET Produzione (volumi) Produttività/efficienza operativa Ricavi /costi /efficienza economica Progetti specifici Vincoli Procedure di qualità Appropriatezza organizzativa Impiego strumenti di Clinical Governance Competenze dimostrate Tecnico professionali Manageriali Relazionali Realizzative Cognitive Efficacia personale riferibili alle organizzazioni riferibili alle singole risorse Gli obiettivi di outcome sono, quindi, orientati al destinatario e possono essere attribuiti solo alle organizzazioni complesse ed articolate (livello aziendale). Gli obiettivi relativi agli output e agli obiettivi di rispetto dei vincoli sono invece di limitato interesse diretto per l assistito in quanto rappresentano, invece, le azioni su cui si concentra l azione immediata di una struttura sanitaria. Possono essere riferiti ai singoli operatori sanitari o alle strutture complesse o semplici dipartimentali. Le competenze dimostrate, che sono definibili come le caratteristiche individuali che determinano comportamenti direttamente correlati a un profilo professionale e necessarie per conseguire obiettivi di output e di rispetto dei vincoli, sono riferibili solo all operatore sanitario. Regolamento aziendale sulla valutazione della performance Sanitanova Srl La valutazione individuale e il ciclo delle performance in sanità Modulo 3 6

7 L azienda USL di Rieti ha adottato il proprio Regolamento sul sistema di Performance Management, ossia per la misurazione e valutazione della performance organizzativa e individuale con la delibera del Direttore Generale n. 519 del maggio Con esso ha definito tutti gli elementi (ruoli, responsabilità, fasi tempistica, strumenti) per dare effettiva attuazione alle prescrizioni normative. Il Regolamento è composto da 4 titoli: TITOLO I: Aspetti generali del Sistema di Performance Management che tratta aspetti generali del sistema; TITOLO II: Articolazione del sistema e ambiti di applicazione - che illustra gli ambiti della valutazione, soffermandosi in modo particolare sulla valutazione individuale, che è quella su cui ci soffermeremo maggiormente nei prossimi paragrafi; TITOLO III Sistema Premiante che illustra il funzionamento del sistema premiante; TITOLO IV Disposizioni Finali che definiscono i tempi di attuazione del sistema. Principi generali I principi di fondo che hanno guidato da definizione delle regole sul sistema di performance management della Azienda USL di Rieti sono i seguenti: trasparenza dei criteri utilizzati e dei risultati della valutazione: nel senso che deve essere chiaro per tutti, già a inizio anno, come avverrà la valutazione di fine anno; informazione adeguata e partecipazione del valutato al procedimento, dall attribuzione degli obiettivi alla valutazione ci devono essere diversi momenti di confronto tra valutatore e valutato; diretta conoscenza dell attività del valutato da parte del soggetto che, in prima istanza, effettua la valutazione: ogni operatore sanitario non potrà che essere valutato dal dirigente o non dirigente dal quale viene coordinato nella propria attività quotidiana; garanzia di una valutazione di seconda istanza su richiesta del valutato: da esercitarsi secondo le modalità previste dall azienda; elevato grado di oggettività della misurazione delle performance, soprattutto sulle componenti strettamente legate al trattamento accessorio individuale: sarà fatta una valutazione a 360 di ogni operatore sanitario su aspetti sia oggettivi (es. obiettivi quantitativi), sia soggettivi (che dipendono dalla valutazione del singolo, es. sia delle competenze dimostrate sia dei comportamenti organizzativi), ma solo gli elementi quantitativi (es. obiettivi dell U.O. di appartenenza e obiettivi individuali) contribuiscono a determinare l incentivo economico annuale. Ambiti di misurazione della performance La misurazione della performance riguarda due ambiti specifici, quella organizzativa e quella individuale. Sanitanova Srl La valutazione individuale e il ciclo delle performance in sanità Modulo 3 7

8 Ambito Organizzativo Ambito Individuale Tutte le U.O. dell azienda sanitaria che hanno autonomia gestionale nell ambito dell organizzazione aziendale: Dipartimenti/Distretti, Strutture complesse e Strutture semplici dipartimentali. Tutti i dipendenti dell azienda, differenziati in funzione della tipologia di responsabilità assunta nella struttura organizzativa di appartenenza. La misurazione e valutazione delle performance organizzative è pienamente integrata con i principali strumenti della gestione dell azienda sanitaria: programmazione & controllo, gestione formazione, sistema di qualità e di audit. La misurazione e valutazione delle performance individuali è collegata fortemente a quella della misurazione della performance organizzativa, sia con riferimento ai responsabili di struttura, sia con riferimento ai singoli operatori sanitari. I due ambiti sono, ovviamente, strettamente integrati. Questo collegamento deriva dai criteri di valutazione applicati e dai soggetti che intervengono sulla valutazione (es. obiettivi individuali a cascata assegnati dai responsabili delle strutture, o dai coordinatori, a loro volta valutati dai responsabili di struttura), ma anche dal funzionamento del sistema premiante, che prevede che l incentivo individuale sia collegato a entrambi gli ambiti della valutazione. Nel seguito, come nel Regolamento, sarà affrontato principalmente il tema della valutazione individuale. Gli aspetti relativi alla valutazione organizzativa, invece, essendo legati al budget aziendale, sono normati da un apposito regolamento della ASL di Rieti (1430/DG del ). La valutazione individuale La Valutazione della Performance Individuale avviene con cadenza annuale e contribuisce a formare il fascicolo individuale di ognuno, sia della dirigenza, sia del comparto. Il processo di valutazione (fasi, tempi, validazione) è il medesimo per tutti i dipendenti. Cambiano, invece gli aspetti valutati (oggetti), i soggetti che intervengono, gli strumenti impiegati (schede di valutazione). Oggetti della valutazione (criteri e parametri) La Valutazione della Performance Individuale è relativa agli oggetti della valutazione specificati nell art. 4.7 del Regolamento aziendale e nell allegato C allo stesso. La Tabella 1 contiene, per ogni ruolo/profilo professionale previsto dal Sistema, il peso di ciascun oggetto della valutazione annuale individuale. Ruolo/Profilo professionale Risultati della struttura di appartenenza Espressi in % del raggiungimento degli obiettivi di budget Obiettivi individuali (compresi i comportamenti organizzativi) Sono definiti individualmente tra il valutatore ed il valutato ad inizio anno. I Comportamenti organizzativi possono essere individuati quali obiettivi individuali dalla Direzione Generale per categorie di operatori. Competenze dimostrate Differenziate per profilo in competenze trasversali e competenze manageriali Capacità di valutazione dei collaboratori Misurata attraverso l impiego della formula statistica che individua il coefficiente di variazione Competenze tecniche specifiche* sono definite individualmente tra il valutatore ed il valutato ad inizio anno Sanitanova Srl La valutazione individuale e il ciclo delle performance in sanità Modulo 3 8

9 Direttore/Responsabile Dipartimento 70% 15% 15% Direttore/Responsabile Distretto 70% 10% 10% 10% Direttore/Responsabile Struttura Complessa 70% 10% 10% 10% Direttore/Responsabile Struttura Semplice Dipartimentale Dirigente > 5 anni e di UOS 70% 10% 10% 10% 40% 20% 20% 20% Dirigente < 5 anni 30% 20% 20% 30% Coordinatori delle professioni sanitarie 30% 20% 20% 10% 20% Personale afferente alle professioni sanitarie (es: infermieri, TSRM, tecnici sanitari prev., ecc.) 20% 20% 30% 30% Ausiliari, OTA, OSS 20% 30% 40% 10% Personale amministrativo e tecnico categoria D e Ds 30% 20% 20% 30% Personale amministrativo e tecnico categoria A, B, 20% 30% 40% 10% Bs, C *possono essere supportate dalle Schede di Addestramento per alcuni profili professionali (es: radiologi, TSRM, infermieri/ostetriche, addetti all'assistenza, medici del Dip. di Chirurgia, ecc). Risultati della struttura di appartenenza - espressi in percentuale del raggiungimento degli obiettivi di budget. È applicato a tutti i dipendenti, con un peso maggiore per le risorse che hanno maggiori responsabilità. Obiettivi individuali (anche su comportamenti organizzativi): da misurare attraverso specifici obiettivi individuali quanto più possibile oggettivabili. Ad inizio anno, dal valutatore di prima istanza, sono attribuibili minimo 3 massimo 5 obiettivi. Applicabile a tutti i dipendenti ad esclusione dei responsabili di struttura. Competenze dimostrate: riguardano gli aspetti manageriali e comportamenti organizzativi, da valutare attraverso uno specifico modello illustrato in dettaglio nell Allegato A al Regolamento e ripreso nel secondo modulo di questo evento formativo. Capacità di valutazione dei collaboratori: calcolata in funzione delle valutazioni espresse sui propri valutati e quindi sulla capacità del valutatore di differenziare i giudizi; è applicata ai responsabili di struttura e ai coordinatori delle professioni sanitarie. Avviene attraverso il calcolo automatico di un indice statistico chiamato coefficiente di variazione, che può Sanitanova Srl La valutazione individuale e il ciclo delle performance in sanità Modulo 3 9

10 assumere un valore tra 0 e 1 (0 nel caso di valutazioni tutte uguali, sia positive che negative; 1 nel caso di massima differenziazione delle valutazioni). La modalità di calcolo dell indicatore è spiegata punto 6.1.c del Regolamento. Competenze tecniche specifiche: sono competenze specifiche correlate al profilo di ruolo necessarie per lo svolgimento delle attività per le quali si viene assunti. La valutazione avviene a fine anno sulla base di specifiche competenze tecniche da acquisire o aggiornare o migliorare nel corso dell anno. Queste devono essere indicate nella scheda obiettivi in modo chiaro ad inizio anno (minimo 1, massimo 3), da parte del responsabile o coordinatore di ognuno. Soggetti della valutazione (valutatore e valutato) La valutazione è effettuata, in prima istanza, dal Direttore/Responsabile della struttura di appartenenza o dal coordinatore delle professioni sanitarie con il quale si collabora. Nell allegato B al regolamento sono specificati, per ogni ambito della valutazione, gli strumenti di supporto e i valutatori di prima istanza per ogni figura professionale, ossia i soggetti che avranno il compito di effettuare la valutazione, spiegarla e condividerla con il valutato. Processo di valutazione L art. 7 del Regolamento specifica il ruolo (responsabilità) di ciascun organo o funzione che interviene nel sistema di valutazione, specificando chi fa le cose, chi le coordina e chi effettua le verifiche. L art. 8, invece, illustra la tempistica relativa al processo di misurazione e valutazione della performance. In questo articolo è illustrato come l assegnazione degli obiettivi individuali avvenga con la stessa tempistica degli obiettivi organizzativi (piano della performance e Budget delle U.O.). Febbraio è il mese in cui deve concludersi l assegnazione di tutti gli obiettivi individuali, che come già illustrato, sono di due tipi: obiettivi individuali quantitativi (da 3 a 5 obiettivi) e competenze tecnico specifiche da acquisire o aggiornare nel corso dell anno (da 1 a 3 obiettivi). Nel mese di giugno di ogni anno deve avvenire un colloquio intermedio, durante il quale il valutatore e il valutato devono fare il punto della situazione sull andamento del periodo e sulla valutazione di fine anno che inizia a prospettarsi. Viene richiamata l attenzione su fatti e avvenimenti rilevanti a questo fine, si identificano eventuali azioni o accorgimenti da tenere nel corso del periodo restante dell anno. Questa riguarda tutti gli aspetti inseriti nella scheda di valutazione. La valutazione annuale di prima istanza avviene nel mese di dicembre di ogni anno. Il valutatore compila la valutazione a sistema (vedi Piattaforme di valutazione) e nell ambito di un colloquio di valutazione, vengono illustrati tutti gli aspetti della valutazione, raccolti i commenti del valutato, chiariti gli eventuali dubbi e concordati gli eventuali percorsi di miglioramento che dovranno essere intrapresi nel successivo periodo al valutato. Solo a questo punto il valutatore definisce la propria valutazione individuale. Nel caso in cui, per problemi contingenti o per inerzia del valutatore, il valutatore designato non abbia effettuato la propria valutazione, questa dovrà essere comunque effettuata da parte del responsabile gerarchico immediatamente superiore al valutatore. La chiusura della prima istanza di valutazione si conclude con l accettazione esplicita della stessa da parte del valutato. Sanitanova Srl La valutazione individuale e il ciclo delle performance in sanità Modulo 3 10

11 Qualora il valutato ritenga che la valutazione, anche quando fosse formalmente corretta, sia in netto contrasto con le proprie percezioni, può richiedere una seconda istanza di valutazione. In particolare, l infermiere può ricorrere alla valutazione del Direttore di struttura avverso la valutazione effettuata dal coordinatore delle professioni sanitarie. Le seconda istanza di valutazione sarà effettuata dall O.I.V. (Organo Interno di Valutazione), che procede ad acquisire la documentazione necessaria e chiude in seconda istanza la valutazione. A tal fine l O.I.V. può attivare tutti gli ulteriori colloqui con i soggetti interessati o comunque utili a una piena comprensione delle rispettive posizioni. La valutazione di seconda istanza, comunque, dovrà concludersi entro il termine previsto (febbraio-marzo, art. 8 del Regolamento). Avverso la valutazione definitiva dell O.I.V., il dipendente può esperire ricorso nelle forme previste dalla normativa vigente. Conclusa la seconda istanza, l O.I.V. può effettuare approfondimenti di propria iniziativa, qualora riscontri disomogeneità palesi tra le valutazioni acquisite o abbia dubbi sulla correttezza del processo effettivamente adottato. Il perfezionamento del processo di valutazione avviene con la validazione delle valutazioni da parte dell O.I.V. e l adozione formale degli esiti complessivi da parte della Direzione Generale, indipendentemente da eventuali ricorsi di cui al precedente punto. Lo schema sottostante illustra questi passaggi. Accordo e accettazione della valutazione Valutazione di prima istanza Il valutato ritiene la valutazione formalmente corretta, ma non in linea con le proprie percezioni O.I.V. (effettua interviste e chiede documentazione aggiuntiva) Valutazione di seconda istanza (definitiva) validazione delle valutazioni da parte dell O.I.V. e adozione formale degli esiti complessivi da parte della Direzione Generale Il valutato Se non soddisfatto dagli esiti della valutazione definitiva può fare ricorso nelle forme previste dalla normativa vigente A fine anno, L O.I.V. di propria iniziativa può effettuare approfondimenti qualora riscontri disomogeneità palesi tra le valutazioni acquisite o abbia dubbi sulla correttezza del processo effettivamente adottato Schede di valutazione Le schede di valutazione individuale impiegate dalla Azienda USL di Rieti sono descritte nel regolamento all art. 6 e rappresentate in esemplificazione nell allegato D del regolamento aziendale. Sono differenziate per ruolo e figura professionale in funzione delle diverse componenti (oggetti della valutazione). Sanitanova Srl La valutazione individuale e il ciclo delle performance in sanità Modulo 3 11

12 La loro implementazione effettiva sarà su supporto elettronico, come rappresentato nell ultimo capitolo del presente evento formativo (le piattaforme di valutazione) Il sistema premiante Il sistema premiante deve essere inteso come una delle conseguenze del sistema di valutazione. Per premiare il merito, l Azienda Sanitaria utilizza la retribuzione di risultato, il premio di produttività, gli strumenti di incentivazione organizzativa e l accesso a percorsi di alta formazione Retribuzione di risultato La retribuzione di risultato di ognuno è commisurata alla valutazione individuale limitatamente a due possibili oggetti della valutazione: la performance dell U.O. di appartenenza (come da Scheda Budget) la valutazione degli obiettivi individuali (assegnati anche su comportamenti organizzativi). La tabella 6 (allegato E al Regolamento) illustra il peso di ognuna delle componenti differenziata per ruolo e figura professionale. Tabella 6 Allegato E al Regolamento Ruolo/profilo professionale Risultati della struttura di appartenenza Obiettivi individuali Direttore/Responsabile Dipartimento - - Direttore/Responsabile Distretto 100% - Direttore/Responsabile Struttura Complessa 100% - Direttore/Responsabile Struttura Semplice Dipartimentale 100% - Dirigente > 5 anni e di UOS 60% 40% Dirigente < 5 anni 40% 60% Coordinatori delle professioni sanitarie 60% 40% Personale afferente alle professioni sanitarie (es: infermieri, TSRM, tecnici sanitari prev., 50% 50% ecc.) Ausiliari, OTA, OSS 40% 60% Personale amministrativo e tecnico cat. D e Ds 50% 50% Personale amministrativo e tecnico cat. A, B, Bs, C 40% 60% Si evince chiaramente che il risultato della struttura di appartenenza pesa di più per quei ruoli/figure professionali che sono maggiormente responsabilizzati su questi temi. Le componenti più soggettive della valutazione (competenze manageriali o trasversali, competenze tecnico professionali, capacità di valutare), restano importanti e concorrono alla composizione del fascicolo individuale di ognuno, ma non concorrono a determinare l incentivo economico. Sanitanova Srl La valutazione individuale e il ciclo delle performance in sanità Modulo 3 12

13 Altri strumenti per la premiazione del merito Gli strumenti aggiuntivi per la premiazione del merito che l Azienda Sanitaria mette a disposizione sono i seguenti: a) Premio di produttività: una quota fino al 30% dei risparmi sui costi di funzionamento derivanti da processi di ristrutturazione, riorganizzazione e innovazione all interno delle pubbliche amministrazioni può essere destinata (fino 2/3) a premiare il personale direttamente coinvolto e per la parte residua ad incrementare le somme disponibili per la contrattazione stessa b) Strumenti di incentivazione organizzativa: da attuarsi secondo modalità e nei limiti definiti dai contratti (progressioni orizzontali e assegnazione di posizioni). Specificazioni aggiuntive sul funzionamento di questo strumento dovranno essere definite nella contrattazione integrativa; c) Accesso a percorsi di alta formazione, secondo modalità da definire nella contrattazione integrativa. La Piattaforma di gestione della valutazione Tutto il sistema viene reso operativo mediante un software di Work-flow Management (piattaforma), che consente l attuazione e il monitoraggio di tutte le attività di valutazione, attraverso l utilizzo di questionari individuali Il sistema della valutazione prevede la gestione controllata e il costante monitoraggio di tutti gli specifici processi che coinvolgono le diverse funzioni aziendali. La piattaforma permette di gestire, in sequenza, le seguenti operazioni da parte di tutti gli operatori su di esso (Valutatori, Valutati e Amministratori di Sistema). 1. Programmazione e assegnazione degli obiettivi individuali (Valutatori) 2. Visualizzazione ed eventuale rielaborazione degli obiettivi individuali (confronto costruttivo Valutatore-Valutato) 3. Accettazione degli obiettivi individuali (Valutati) 4. Misurazione delle competenze individuali (Compilazione scheda di valutazione) 5. Visualizzazione ed eventuale rielaborazione delle valutazioni (confronto costruttivo Valutatore- Valutato) 6. Accettazione della valutazione o eventuale accesso alla valutazione di seconda istanza 7. Archiviazione e monitoraggio dei risultati organizzativi e individuali 8. Analisi aggregate dei risultati della valutazione A ogni operatore vengono assegnati i dati di accesso (user name e password) per accedere via internet al sistema da qualsiasi computer- Ogni operatore (valutatore o valutato) ha accesso ai dati di propria pertinenza per effettuare nuove operazioni o per consultare attività già eseguite Sanitanova Srl La valutazione individuale e il ciclo delle performance in sanità Modulo 3 13

14 Facsimile dell ambiente di lavoro personalizzato per la valutazione Il valutatore compila gli obiettivi individuali e li rende disponibili al valutato per la discussione ed accettazione. Facsimile di obiettivi individuali accettati Una volta accettati gli obiettivi il valutatore compila le schede di valutazione e le rende disponibili al valutato per discuterne l esito. Sanitanova Srl La valutazione individuale e il ciclo delle performance in sanità Modulo 3 14

15 Esempio di videata per la valutazione delle competenze trasversali Esempio di videata per la valutazione delle competenze tecnico-specialistiche Una volta accettata la valutazione il sistema effettua tutte le operazioni e i controlli necessari affinché venga perfettamente rispettato il processo di valutazione in tutti i suoi passi. Per ogni questionario di valutazione gestito dal sistema è possibile scaricare o includere allegati elettronici in qualsiasi formato. Sanitanova Srl La valutazione individuale e il ciclo delle performance in sanità Modulo 3 15

16 Esempio di videata di scheda di valutazione compilata Sanitanova Srl La valutazione individuale e il ciclo delle performance in sanità Modulo 3 16

17 Questionario ECM 1) Quale tra quelli elencati di seguito è un compito assegnato all Organismo indipendente di Valutazione? a) Effettuare la valutazione annuale dei dirigenti di vertice e l attribuzione ad essi dei premi; b) Attribuire gli obiettivi ai responsabili di struttura; c) Monitorare il funzionamento complessivo del sistema della valutazione, della trasparenza e integrità dei controlli interni ed elabora una relazione annuale sullo stato dello stesso; d) Assolvere gli obblighi relativi alla trasparenza e all integrità di cui al presente 2) Quale dei seguenti è uno strumento di premiazione del merito? a) Attribuzione di incarichi e responsabilità b) Bonus annuale delle eccellenze c) Progressioni economica d) Tutte le risposte indicate 3) Gli obiettivi individuali devono: a) Essere comunicati a tutto il personale b) Formalizzati attraverso un apposita scheda c) Essere assegnati in raccordo tra direzioni di macrostruttura/struttura complessa e dirigenti delle aree funzionali d) Tutte le risposte indicate 4) Il processo di valutazioni prevede le seguenti fasi eccetto: a) Attribuzione degli obiettivi b) Valutazione intermedia c) Valutazione annuale d) Compromesso 5) Parametri e criteri di valutazione sono: a) Obiettivi individuali o di gruppo b) Competenze tecnico professionali c) Competenze trasversali dimostrate d) Tutte le risposte indicate 6) La conciliazione: a) È prevista In caso di disaccordo sulla valutazione di performance individuale b) È effettuata dal Collegio di Conciliazione c) È normata sui tempi d) Tutte le risposte indicate 7) Per ogni ruolo/profilo professionale la valutazione del singolo dipendente: a) Presenta pesi diversi a seconda dei diversi ruoli b) Presenta pesi uguali per i diversi ruoli Sanitanova Srl La valutazione individuale e il ciclo delle performance in sanità Modulo 3 17

18 c) Dipende dal singolo valutatore e valutato d) Non esistono norme al riguardo 8) Le componenti della valutazione per tutti i dipendenti sono le seguenti eccetto: a) Risultati della struttura di appartenenza b) Obiettivi individuali c) Competenze dimostrate d) Capacità di valutazione dei collaboratori 9) Le piattaforme per la valutazione quali caratteristiche devono presentare? a) Gestire in sequenza le operazioni da parte di tutti i valutatori b) Gestire il modello organizzativo aziendale c) Una fase pilota di adattamento d) Tutte le risposte indicate Sanitanova Srl La valutazione individuale e il ciclo delle performance in sanità Modulo 3 18