VERBALE DI DELIBERAZIONE GIUNTA COMUNALE del n. 10

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1 VERBALE DI DELIBERAZIONE GIUNTA COMUNALE del n. 10 COPIA Oggetto: Consultazione on line della banca dati anagrafica da parte di pubbliche amministrazione e di enti che volgono servizi di pubblica utilità. Approvazione degli schemi di convenzione. L anno Duemilaundici (2011), il giorno Otto (8) del mese di Febbraio, alle ore 12:30 nella Sala delle Adunanze, posta nella sede comunale, convocata con apposito avviso si è riunita la Giunta Comunale, nelle persone dei Signori: PRESENTI i Sigg.ri: Simone Gheri, Alessandro Baglioni, Agostina Mancini, Gianni Borgi, Marco Pagani, Sandro Fallani, Simona Bonafe, Andrea Giorgi ASSENTI i Sigg.ri: Partecipa il Segretario Generale Dott. Rocco Lauletta Il Sindaco Simone Gheri, assunta la presidenza e riconosciuta la legalità dell adunanza, dichiara aperta la Seduta, invitando la Giunta a trattare l oggetto sopra indicato.

2 LA GIUNTA COMUNALE VISTA la richiesta di accesso alla banca dati anagrafica presentata dalla Procura della Repubblica presso il Tribunale di Firenze; RICHIAMATI, per quanto attiene l accesso alla banca dati anagrafica da parte delle forze dell ordine e dell autorità giudiziaria: - l art. 2 del D. Lgs. n. 165 del , secondo cui le pubbliche amministrazioni ispirano la loro organizzazione, fra l altro, al criterio del collegamento delle attività degli uffici, adeguandosi al dovere di comunicazione interna ed esterna, ed interconnessione mediante sistemi informatici e statistici pubblici; - l art. 27 del D. Lgs. n. 196/2003 (codice sulla privacy), che prevede che: il trattamento di dati personali da parte di soggetti pubblici è consentito solo per lo svolgimento delle funzioni istituzionali, nei limiti stabiliti dalla legge e dai regolamenti; la comunicazione e diffusione a soggetti pubblici dei dati suddetti sono ammesse quando siano previste da norme di legge o di regolamento o risultino comunque necessarie per lo svolgimento delle funzioni istituzionali stabilendo che, in quest ultimo caso, si provveda alla previa comunicazione al Garante; la comunicazione e la diffusione dei dati personali a privati o a enti pubblici economici sono ammesse solo se previste da norme di legge o di regolamento; - l art. 2 quinto comma della legge n. 127, secondo cui i comuni favoriscono, per mezzo di intese o convenzioni, la trasmissione di dati o documenti tra gli archivi anagrafici e dello stato civile, le altre pubbliche amministrazioni, nonché i gestori o esercenti di pubblici servizi, garantendo il diritto alla riservatezza delle persone e che tale trasmissione può avvenire anche attraverso sistemi informatici o telematici; - gli artt. 16, 43 e 71 del D.P.R. 445 del secondo cui: al fine di tutelare la riservatezza dei dati personali di cui agli articoli 22 e 24 della legge 31 dicembre 1996, n. 675 (ora D. Lgs. n. 196/2003), i certificati ed i documenti trasmessi ad altre pubbliche amministrazioni possono contenere soltanto le informazioni relative a stati, fatti e qualità personali previste da legge o da regolamento e strettamente necessarie per il perseguimento delle finalità per le quali vengono acquisite; in luogo di atti o certificati concernenti stati, fatti e qualità personali, le amministrazioni pubbliche e i gestori di pubblici servizi, sono tenuti ad acquisire d ufficio le relative informazioni, previa indicazione, da parte dell interessato dell amministrazione competente e degli elementi

3 indispensabili per il reperimento delle informazioni o dei dati richiesti, ovvero ad accettare la dichiarazione sostitutiva prodotta dall interessato; fermo restando il divieto di accesso a dati diversi da quelli di cui è necessario acquisire la certezza o verificare l esattezza, si considera operata per finalità di rilevante interresse pubblico, ai fini di quanto previsto dal decreto legislativo 11 maggio 1999, n. 135, la consultazione diretta, da parte di una pubblica amministrazione o di un gestore di pubblico servizio, degli archivi dell amministrazione certificante, finalizzata all accertamento d ufficio di stati, qualità e fatti ovvero al controllo sulle dichiarazioni sostitutive presentate dai cittadini. Per l accesso diretto ai propri archivi l amministrazione certificante rilascia all amministrazione procedente apposita autorizzazione in cui vengono indicati i limiti e le condizioni di accesso volti ad assicurare la riservatezza dei dati personali ai sensi della normativa vigente; quando l amministrazione procedente opera l acquisizione d ufficio, può procedere anche per fax e via telematica; i controlli riguardanti dichiarazioni sostitutive di certificazione sono effettuate dall amministrazione procedente consultando direttamente gli archivi dell amministrazione certificante ovvero richiedendo alla medesima, anche attraverso strumenti informatici o telematici, conferma scritta della corrispondenza di quanto dichiarato con le risultanze dei registri da questa custoditi. VISTA la richiesta di accesso alla banca dati anagrafica presentata da Equitalia Cerit, titolare della concessione per la riscossione dei tributi per la Provincia di Firenze, per conto di TNT Poste Italia, quale ente incaricato dalla stessa Equitalia dell attività di notificazione delle cartelle di pagamento e degli avvisi di mora e di intimazione, in forza del contratto di servizio che lega detti enti (giusta circolare del Ministero delle Finanze - Dipartimento delle Entrate Direzione centrale per la riscossione n. 105/E del 22 maggio 2000); RICHIAMATI altresì, per quanto attiene l accesso alla banca dati anagrafica da parte degli enti che gestiscono servizi pubblici o di pubblica utilità: - l art 2 della Legge n. 63/1993 secondo cui: i rapporti tra le pubbliche amministrazioni e quelli intercorrenti tra queste e altri soggetti pubblici o privati devono essere tenuti sulla base del codice fiscale; i Comuni che dispongono o si servono di centri elaborazione dati devono consentire l attivazione di collegamenti telematici con tutti gli organismi che esercitano attività di prelievo contributivo e fiscale o che eroghino servizi di pubblica utilità. Tali collegamenti dovranno permettere l accesso da parte di detti organismi a tutte le variazioni che intervengono nelle anagrafi comunali

4 e, da parte dei Comuni, ai dati informatizzati degli organismi sopra citati purché funzionali all assolvimento dei compiti istituzionali dei Comuni stessi; - il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 05/05/1994, che prevede: all art. 1 che la istituzione del servizio di scambio telematico di dati tra Comuni ed organismi che esercitano attività di prelievo contributivo e fiscale, che erogano servizi di pubblica utilità o preposti all informazione statistica pubblica; all art. 2 che la chiave di accesso alle informazioni scambiate mediante collegamenti telematici sia costituita dal codice individuale che si identifica nel codice fiscale; all art. 4 che i Comuni assicurino, agli organismi che esercitano attività di prelievo contributivo e fiscale, che erogano servizi di pubblica utilità o che sono preposti all informazione statistica pubblica, piena trasparenza alle anagrafi nonché alle risultanze degli archivi automatizzati costituiti per la gestione delle licenze di esercizio e che, a loro volta, gli stessi organismi assicurino l accesso da parte dei Comuni ai dati informatizzati di propria competenza funzionali all assolvimento dei compiti istituzionali dei Comuni; i dati oggetto di scambio rispondono alle esigenze degli adempimenti istituzionali e sono precisati nella seguente intesa che viene trasmessa alla commissione di sorveglianza istituita all art. 10 del decreto; all art. 5 che le connessioni telematiche tra gli archivi informatizzati dei Comuni e quelli degli organismi sopra richiamati siano effettuati utilizzando le reti pubbliche di trasmissione dati ovvero le reti private degli organismi interessati purché conformi agli standards usati nelle reti pubbliche; che i Comuni possono realizzare connessioni dirette tra i propri sistemi di elaborazione e le strutture di rete già esistenti gestite da quegli organismi che possano garantire il collegamento anche con gli altri organismi interessati; all art. 6 che, per le connessioni dirette di cui sopra, gli organismi mettono a disposizione dei Comuni, senza alcun onere per essi, le proprie reti di trasmissione dati; all art. 7 che le informazioni ottenute tramite i collegamenti possono essere utilizzate esclusivamente per i fini istituzionali degli organismi, nel rispetto della normativa vigente anche in materia di consultazione delle banche dati, con particolare riguardo alla tutela della riservatezza delle informazioni individuali e del segreto statistico; ai fini della sicurezza i Comuni e gli organismi sopra richiamati regolamentano l accesso ai dati, sulla base di criteri di autorizzazione, attraverso idonee procedure informatiche atte ad identificare e registrare gli operatori a terminale e le operazioni effettuate; all art. 8 che i Comuni e gli organismi sopra richiamati provvedano alla nomina, nell ambito del proprio personale, di un responsabile dei collegamenti il quale autorizza i soggetti che hanno accesso ai dati;

5 RITENUTO, alla luce della normativa sopra richiamata, che: - le Pubbliche Amministrazioni debbano improntare la loro azione a criteri di efficacia, efficienza ed economicità; - in tale contesto, con lo svilupparsi della moderna tecnologia, assumano massima importanza le relazioni e gli accordi che, nel rispetto della vigente normativa, consentano, per uso di pubblica utilità, scambi e flussi di dati informatici, trasmissioni o visure telematiche di dati ed archivi, sì da conseguire, in un quadro preciso di garanzie per la tutela dei dati stessi, obiettivi di semplificazione e snellimento delle attività con contenimento e riduzione di tempi, spese ed uso di risorse e materiali, in particolare della carta; DATO ATTO che, fermo restando quanto previsto all art. 37 comma 1 del D.P.R. 223/89, il Comune di Scandicci ha informatizzato i servizi anagrafici, dotandosi, nel rispetto delle disposizioni specifiche riguardo le modalità di consultazione dei dati anagrafici, di appositi prodotti software per salvaguardare, conformemente alle direttive del Garante, il diritto alla privacy delle persone; RITENUTO quindi che il Comune di Scandicci possa aderire alle richieste degli enti sopra richiamati e mettere a loro disposizione l accesso telematico ai propri dati anagrafici in forma protetta e monitorata, DATO ATTO che: - il collegamento alle informazioni avverrà tramite collegamento telematico protetto su rete pubblica; - l accesso alle informazioni riguarderà esclusivamente personale espressamente incaricato del loro trattamento ed a ciò autorizzato nel rispetto delle norme vigenti e delle procedure tecniche ed organizzative concordate con il Comune; - sarà possibile accedere alle seguenti informazioni: interrogazioni concernenti cognome/nome, data e luogo di nascita, codice fiscale, sesso, indirizzo, famiglia anagrafica, stato civile completo con nome del coniuge, cittadinanza, dati di emigra e immigra, storico indirizzi, storico stato di famiglia, paternità e maternità, documenti (carta di identità, permesso o carta di soggiorno); - gli enti che svolgono un servizio di pubblica utilità non potranno accedere ai seguenti dati: paternità e maternità, documenti (carta di identità, permesso o carta di soggiorno); RITENUTO peraltro necessario disciplinare con apposite convenzioni l attività di consultazione sopra descritta, anche al fine di garantire il rispetto di quanto previsto dal D. Lgs. n. 196/2003;

6 VISTO il parere favorevole relativo alla regolarità tecnica del provvedimento, ai sensi ed agli effetti dell art. 49 del Dlgs. N. 267 del ; Con votazione unanime; DELIBERA 1. di aderire alle richieste di accesso alla banca dati anagrafica presentate dalla Procura della Repubblica e da Equitalia Cerit per T.n.t. Post Italia, e conseguentemente di approvare gli schemi di convenzione da stipularsi da un lato con le forze dell ordine e con l autorità giudiziaria e dall altro con gli enti che gestiscono servizi di pubblica utilità, allegati rispettivamente quali parti integranti della presente determinazione sotto la lettera A e sotto la lettera B. 2. di stabilire che per le eventuali successive richieste di accesso alla banca dati anagrafica da parte di altri enti e/o gestori di pubblici servizi, è demandata al Dirigente del Settore Servizi Demografici e Statistici la competenza a stipulare le singole convenzioni sulla base degli schemi approvati con il presente atto e allegati allo stesso come parti integranti e sostanziali. 3. di dare atto che si prescinde del visto di regolarità contabile attestante la copertura finanziaria di cui all art. 151, comma IV, del D. Lgs 267/2000, in quanto la presente determinazione non comporta impegno di spesa. Quindi, LA GIUNTA COMUNALE Con votazione unanime DELIBERA Di dichiarare la presente deliberazione immediatamente eseguibile ai sensi e per gli effetti dell art. 134 IV comma del D. lgs 267/2000.

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8 Del che si è redatto il presente verbale IL SEGRETARIO GENERALE F.to Rocco Lauletta IL SINDACO F.to Simone Gheri

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