Servizi Integrati Circolarità. Anagrafica INA-SAIA

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2 PRESENTAZIONE Il ToolINA (k706asp), è accessibile via web, consente al Comune di: 1) Inserire le variazioni anagrafiche da notificare ad INA SAIA 2) Trasmettere le variazioni anagrafiche inserite ad INA SAIA 3) Prelevare gli esiti delle notifiche effettuate 4) Identificare e risolvere gli scarti determinati dai controlli effettuati sia dal Sistema INA SAIA stesso che da ciascuno degli Enti interconnessi 5) Ricevere da Agenzia delle Ent rate i nuovi Codici Fiscali attribuiti a seguito di notifica eventi di Nascita, Variazione generalità e Variazione di sesso, Codici Fiscali che possono essere considerati VALIDATI anche per l Anagrafe 6) Monitorare le pratiche ancora in attesa di esito da parte di Enti Centrali 7) Archiviare tutte le pratiche notificate e concluse 8) Preparare richieste di interrogazioni anagrafiche presso altri Comuni, inoltrarle via INA SAIA e visualizzare le risposte provenienti dagli altri comuni. PREPARAZIONE ALL USO Il ToolINA è raggiungibile utilizzando la normale connessione internet (meglio se trattasi di connessione veloce) è compatibile con i browser più diffusi sul mercato. Segnaliamo solamente che, per quanto riguarda Internet Explorer, è necessario utilizzare la vers. 8 o successive. Utilizza la porta di accesso ai servizi CNSD che deve essere attivata e funzionante secondo quanto stabilito dalle disposizioni ministeriali. è utilizzabile dietro rilascio di apposite credenziali è attivabile rivolgendosi telefonicamente alla struttura tecnica preposta che provvederà da remoto a configurare adeguatamente la postazione di lavoro. Di seguito vengono presentate le FASI da seguire per un corretto utilizzo dell applicativo Il ToolINA Pagina 2 di 9

3 FASE UNO: RECUPERO STRUMENTI NECESSARI ed ATTIVAZIONE Il Comune interessato ad utilizzare l applicativo, verificato al proprio interno il corretto funzionamento della Porta di Accesso, deve 1. disporre delle credenziali per accedere al ToolINA 2. Scaricare, tramite l apposito LINK, il plug-in chiamato AUTORIZZATORE 3. Configurare adeguatamente, con i tecnici preposti, sia il plug-in che il protocollo di comunicazione XML SAIA vers Collaudare il sistema ed avviare i servizi 5. Scaricare tramite l apposito LINK la GUIDA RAPIDA per utilizzare l applicativo FASE DUE: CONOSCERE L APPLICATIVO K706ASP Per poter navigare con perizia all interno dell applicativo è necessario conoscere le funzioni delle singole voci di MENU. Riportiamo dunque il significato di tali voci. ACCEDI: voce da utilizzare per entrare nell applicativo inserendo le credenziali di accesso HOME: voce utilizzabile in ogni momento. Consente di richiamare la pagina iniziale. Attenzione che il passaggio alla HOME PAGE senza salvare, determina la perdita dei dati inseriti. AGGIORNAMENTO: voce da utilizzare per aggiornare gli archivi dell applicativo con i dati provenienti da INA SAIA. L aggiornamento di tali archivi avviene anche automaticamente al momento dell accesso al Il ToolINA. INFO: voce da usare per visualizzare alcune informazioni sul ToolINA ESCI: voce da utilizzare per uscire in maniera corretta dal ToolINA. Segnaliamo che la chiusura del browser senza aver cliccato su ESCI non genera problemi gravi VARIAZIONI: voce da utilizzare per o Inserire i dati relativi alle variazioni intervenute in comune da notificare ad INA SAIA o Consultare le variazioni inserite o Modificare i dati relativi alle variazioni inserite ma non ancora inviate o Preparare il flusso da inoltrare ad INA SAIA o Consultare le variazioni preparate (ossia presenti nel flusso) SCARTI: voce da utilizzare per o Visualizzare e gestire le notifiche scartate dal Sistema INA SAIA o Visualizzare e gestire le notifiche scartate da uno o più Enti connessi ad INA SAIA Pagina 3 di 9

4 C.F. ATTRIBUITI: voce da utilizzare per visualizzare i codici fiscali che sono stati attribuiti da Agenzie delle Entrate e comunicati al Comune tramite il sistema INA SAIA. Ricordiamo che i CF così attribuiti possono essere considerati come validati anche per l Anagrafe. ARCHIVI: voce utilizzata per o Visualizzare tutte le pratiche accettate da INA SAIA ma ancora in attesa di esito da tutti gli Enti o Visualizzare tutte le pratiche ancora in attesa di esito da altro Ente. Non tutti gli enti destinatari rispondono contemporaneamente; in questa sezione vengono presentate le pratiche cha hanno ricevuto risposte solamente da una parte degli enti destinatari o Visualizzare tutte le pratiche concluse, ossia accettate da tutti gli Enti o Visualizzare tutte le pratiche archiviate, ossia dichiarate concluse grazie ad un intervento dell operatore. o Visualizzare tutte le pratiche scartate ma successivamente corrette e concluse a seguito dell intervento di un operatore (per assicurare le informazioni complete su ogni pratica gestita con IINA SAIA) INTERROGAZIONI: voce da utilizzare per effettuare interrogazioni anagrafiche ad altri Comuni. FASE TRE: UTILIZZO DEI SERVIZI Nelle pagine che seguono vengono presentate le operazioni da effettuare nella corretta successione logica 1 - ACCEDI Richiamato il ToolINA con l apposito link, è necessario inserire le credenziali in precedenza comunicate. Le credenziali sono composte da un IDENTIFICATIVO e da una PASSWORD L inserimento delle credenziali corrette consente l accesso al MENU PRINCIPALE dei servizi offerti. 2 CARICAMENTO VARIAZIONI ANAGRAFICHE Inserimento dati anagrafici La prima attività da svolgere è caricare le variazioni anagrafiche da notificare ad INA SAIA. Cliccare su VARIAZIONI e sul sottomenu INSERIMENTO. Pagina 4 di 9

5 Si apre la tendina contenente tutte le variazioni che è possibile notificare ad INA SAIA: selezionare la voce relativa alla variazione che si intende inserire. Inserire così i dati richiesti nella pagina che si presenta a video seguendo le indicazioni fornite nella descrizione di ciascun campo. Il Servizio di inserimento effettua una serie di controlli formali sui campi: nel caso in cui venisse inserito un dato formalmente errato, un messaggio di errore verrebbe visualizzato in corrispondenza della valorizzazione errata. Completato l inserimento dei dati, è necessario cliccare sulla voce INSERISCI VARIAZIONE per salvare la pratica. E possibile caricare quante variazioni anagrafiche si desidera, avendo l accortezza di terminare ogni inserimento di dati cliccando sulla voce INSERISCI VARIAZIONE Inserimento dati targhe e patenti Per alcune variazioni anagrafiche è previsto anche l inserimento dei dati relativi alle patenti ed alle targhe di proprietà del soggetto in modo che la notifica venga distribuita anche alla Motorizzazione. Solo per queste variazioni, terminato l inserimento dei dati anagrafici, a video viene presentata la pagina di inserimento dei dati delle targhe e delle patenti. E possibile cliccare la voce CONFERMA SENZA INSERIRE se il soggetto NON dispone né di patenti né di veicoli di proprietà. Negli altri casi invece è possibile inserire i dati e, a caricamento avvenuto, cliccare sulla voce INSERIMENTO DATI PATENTE E VEICOLO. La variazione anagrafica verrà così distribuita anche alla Motorizzazione. Pronte per Invio Caricate le pratiche da notificare, è ancora possibile per l operatore visualizzare il dettaglio di ciascuna pratica tramite l apposita funzione PRONTE PER INVIO. Questa funzione consente di avere a video l elenco delle pratiche inserite. Cliccando sul campo variazione di ogni singola pratica si apre il dettaglio dei dati. Tramite la voce MODIFICA è ancora possibile apportare correzioni nei dati inseriti prima di cliccare nuovamente sulla voce INSERISCI VARIAZIONE Pagina 5 di 9

6 Preso visione delle pratiche pronte per essere notificate, è ora necessario utilizzare la voce presente al fondo della lista per preparare il flusso verso INA SAIA. La voce è INVIA TUTTE A questo punto è stato preparato il flusso dati contenente tutte le variazioni inserite. E sempre possibile andare a verificare le variazioni anagrafiche che sono state inserite nel flusso tramite il menu VARIAZIONI ed il sottomenu PREPARATE. Le variazioni si possono visualizzare ma non si possono più modificare. L invio vero e proprio ad INA SAIA verrà effettuato in automatico tramite il plug-in chiamato AUTORIZZATORE installato normalmente presso la postazione comunale e collegato alla porta di accesso ai servizi CNSD. 3 VERIFICA della NOTIFICA Per ogni variazione anagrafica notificata, INA SAIA immediatamente genera un messaggio di esito. L esito può essere positivo o negativo Se l esito è positivo significa che la variazione anagrafica notificata è stata accettata dal sistema e viene attribuito un numero di protocollo. Se l esito è negativo vuol dire che la variazione anagrafica è stata scartata Le variazioni accettate dal SAIA verranno distribuite agli enti Centrali destinatari Le variazioni scartate NON vengono inviate agli Enti Centrali e sono da ritenere come MAI NOTIFICATE. E importante, dunque, dopo aver trasmesso il flusso dati, verificare se vi sono delle variazioni scartate dal sistema INA SAIA. Per effettuare il controllo cliccare sulla voce SCARTI e sul sottomenu ERRORI SAIA. Viene presentata a video una lista VUOTA se NON vi sono variazioni scartate da INA SAIA. Se la lista non è vuota, significa che le variazioni visualizzate sono state scartate. Cliccando su ognuna delle variazioni presenti in lista viene presentato a video il dettaglio dei dati della variazione e la descrizione dell errore riscontrato da SAIA. Preso visione dell errore, è possibile correggere il dato che ha generato l errore e riproporre la variazione anagrafica per l INVIO. Tale lista deve possibilmente essere sempre VUOTA Pagina 6 di 9

7 Per vigilare sullo stato della pratica, è anche disponibile alla voce ARCHIVI il sottomenu PRATICHE ACCETTATE SAIA. A video viene presentata la lista delle pratiche accettate da SAIA. In questo caso non c è nulla da fare. E solo necessario attendere l arrivo degli esiti dagli Enti Centrali. All arrivo dell esito anche solo da un Ente Centrale, la pratica viene automaticamente tolta da questa lista. NB: L aggiornamento dei dati avviene automaticamente ogni qual volta si accede all applicativo. Sul MENU di sinistra è comunque sempre presente la voce AGGIORNAMENTO, voce da utilizzare a propria discrezione per essere certi di lavorare su dati aggiornati. 4 VERIFICA degli ESITI pervenuti dagli ENTI CENTRALI Ogni variazione anagrafica accettata viene da INA SAIA distribuita agli Enti Centrali. Ogni Ente Centrale destinatario provvede ad effettuare le verifiche previste ed a generare un messaggio di ESITO che inoltrerà al Comune sempre tramite INA SAIA. Ogni Ente ha i propri tempi di risposta e l esito può essere positivo o negativo. Se l esito è positivo significa che la variazione anagrafica notificata è stata accettata da quell Ente e l Ente stesso attribuisce un numero di protocollo. Se l esito è negativo vuol dire che la variazione anagrafica è stata scartata da quell Ente sebbene sia stato attribuito comunque un numero di protocollo. Ogni variazione anagrafica notificata viene distribuita a più di un Ente; l attenzione dell operatore deve essere rivolta a verificare che TUTTI gli Enti Centrali abbiano accettato ogni variazione notificata. Le variazioni scartate, sebbene protocollate, sono da considerare come MAI NOTIFICATE a quell ente. E importante, dunque, verificare se vi sono delle variazioni scartate dagli Enti Centrali. Per effettuare il controllo cliccare sulla voce SCARTI e sul sottomenu ERRORI ENTI. Si apre ancora una finestra con gli ENTI aderenti a INA SAIA. Cliccando sulla voce TUTTI, viene presentata una lista di tutte le variazioni che sono state scartate da ALMENO 1 ENTE. Cliccando invece sull ENTE, viene presentata una lista di tutte le variazioni che sono state scartate da quell Ente. Cliccando su ognuna delle variazioni riportate in lista viene presentato a video il dettaglio dei dati della variazione e la descrizione dell errore riscontrato da quell ente Se le liste sono vuote, significa che NON vi sono scarti giacenti generati da quell Ente. Pagina 7 di 9

8 Preso visione dell errore, è possibile correggere il dato che ha generato l errore e riproporre la variazione anagrafica per l INVIO. Dal momento che alcuni errori NON possono essere gestiti tramite SAIA, è anche disponibile la voce ARCHIVIAZIONE. L utilizzo da parte dell operatore di tale voce consente di archiviare la pratica ma ciò NON significa necessariamente che l ente ha recepito la variazione comunicata. Ciò dipende dal motivo dello scarto (eventualmente contattare la struttura di supporto per la necessaria assistenza) Per vigilare sullo stato della pratica, è anche disponibile la voce ARCHIVI con i suoi vari sottomenu: PRATICHE IN ATTESA ALTRO ENTE. Ogni Ente ha i propri tempi per inoltrare l esito. Per dichiarare una pratica correttamente conclusa o definitivamente scartata è necessario attendere che siano pervenuti gli esiti da TUTTI gli Enti destinatari di quella variazione. Le pratiche presenti in questa lista hanno già ricevuto l esito da uno o più Enti ma sono ancora in attesa di esito da uno o più ulteriori Enti. Rimarranno in questa lista fino a quando non avranno ricevuto gli esiti da tutti gli Enti. PRATICHE CONCLUSE. A video viene presentata la lista delle pratiche accettate da tutti gli Enti e che quindi si possono considerare concluse. Cliccando su ogni pratica, a video vengono presentati tutti i dati della pratica compresi i numeri di protocollo e le date di attribuzione protocolli sia di SAIA che di ciascun ente destinatario. PRATICHE ARCHIVIATE. A video viene presentata la lista delle pratiche che sono state volontariamente archiviate dall operatore. Cliccando su ogni pratica, vengono presentati tutti i dati della pratica compresi i numeri di protocollo e le date attribuite da INA SAIA e da ciascun ente destinatario nonché i messaggi che hanno determinato la necessità di archiviare la pratica. STORICO ERRORI. Come riportato più sopra, l ente destinatario attribuisce un numero di protocollo anche se la pratica è stata scartata. Questa informazione, in quanto protocollata, NON deve andare persa. Per questo motivo a video viene presentata la lista delle pratiche scartate che hanno successivamente subito una modifica, modifica risultata necessaria per risolvere lo scarto. Con questa funzione viene assicurata l archiviazione di TUTTE le risposte ricevute da INA SAIA per una completa trasparenza e tracciabilità delle attività svolte in capo ad ogni singola pratica. Invitiamo dunque gli operatori a seguire sempre questa procedura in modo da assicurare il completo e corretto adempimento degli obblighi previsti dalle direttive in materia. Pagina 8 di 9

9 Nel caso di dubbi o necessità di chiarimenti, specie all inizio, ricordiamo che è disponibile il servizio di Assistenza Tecnica. 5 PRESA VISIONE CODICI FISCALI ATTRIBUITI Alcune variazioni anagrafiche notificate ad INA SAIA determinano l attribuzione di un nuovo Codice Fiscale da parte di Agenzia delle Entrate, Ente Centrale aderente al Sistema INA SAIA. Il Codice Fiscale così attribuito è da considerare a tutti gli effetti VALIDATO sia in INA che in Anagrafe. Dunque non è più necessario provvedere periodicamente all allineamento dei CF ed al popolamento dell INA di questi soggetti. Per ogni evento di NASCITA, VARIAZIONE NOME e COGNOME e VARIAZIONE SESSO, è possibile che venga attribuito un nuovo codice fiscale. Dopo aver effettuato la notifica come riportato nelle pagine precedenti, è possibile a pratica conclusa - prendere visione del codice fiscale attribuito cliccando sulla voce C.F. ATTRIBUITI. A video vengono presentati tutti i soggetti ai quali è stato attribuito un nuovo CF evidenziando anche l evento che ha generato l attribuzione. Cliccando sul soggetto viene presentato a video il dettaglio dei dati sia del soggetto che degli esiti SAIA Pagina 9 di 9

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