Firma digitale e posta elettronica certificata

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1 Firma digitale e posta elettronica certificata Agostino Olivato

2 Sommario InfoCert Documenti digitali vantaggi, ciclo di vita Firma digitale norme, caratteristiche, Business Key Posta elettronica certificata norme, caratteristiche, Legalmail

3 Sommario InfoCert Documenti digitali vantaggi, ciclo di vita Firma digitale norme, caratteristiche, Business Key Posta elettronica certificata norme, caratteristiche, Legalmail

4 InfoCert InfoCert offre sul mercato soluzioni e servizi per la dematerializzazione dei flussi documentali InfoCert è: Ente Certificatore per la Firma Digitale Gestore di Posta Elettronica Certificata (PEC)

5 InfoCert: dati salienti e volumi gestiti Dati salienti Capitale sociale: 23 milioni Personale: circa 180 risorse Fatturato 2008: 30 milioni Volumi gestiti 200 milioni di documenti conservati a norma certificati di firma digitale caselle Legalmail (Posta Elettronica Certificata) di documenti l anno protocollati e archiviati

6 Sommario InfoCert Documenti digitali vantaggi, ciclo di vita Firma digitale norme, caratteristiche, Business Key Posta elettronica certificata norme, caratteristiche, Legalmail

7 Vantaggi dei documenti digitali Efficienza - ottimizzazione dei processi, risparmi, velocità, recupero degli spazi, sicurezza, certificazione Il 40% del tempo degli impiegati è dedicato alla gestione di documenti: creazione, condivisione, firma / approvazione, invio / ricezione, archiviazione, ricerche e consultazione 19,5 miliardi di pagine stampate ma inutilizzate in Italia, all anno duplicazione documenti: da 9 a 11 volte documenti archiviati erroneamente con elevati costi di recupero Fonte: Osservatorio documento digitale - Netconsulting 2006 Documenti digitali sempre più diffusi: imprese, professionisti, P.A.

8 Norme e documenti digitali Le norme garantiscono la validità legale e l opponibilità a terzi dei documenti digitali della loro trasmissione della loro conservazione Autorità di certificazione (firma) Gestori di Posta Elettronica Certificata

9 Dematerializzazione documentale per firmare per spedire e ricevere per archiviare, condividere e protocollare per conservare LegalCycle Firma digitale Posta Elettronica Certificata Protocollo informatico Gestione documentale Workflow Conservazione a norma Fatturazione Elettronica

10 Sommario InfoCert Documenti digitali vantaggi, ciclo di vita Firma digitale norme, caratteristiche, Business Key Posta elettronica certificata norme, caratteristiche, Legalmail

11 La firma digitale (1/2) 11 La firma digitale E basata su un certificato qualificato (InfoCert è Ente Certificatore accreditato CNIPA), valido per tre anni dalla data di emissione. E generata mediante un dispositivo per la creazione di una firma sicura (smart card/token certificati, software di firma Dike a norma). Utilizza la crittografia asimmetrica (con chiave privata e pubblica) Il documento informatico sottoscritto con firma digitale o con altro tipo di firma elettronica qualificata, ha l'efficacia prevista per la forma scritta (art del c. c.)

12 La firma digitale (2/2) 12 La Marcatura Temporale La Marcatura Temporale è la certificazione dello stato di un documento ad un certo istante temporale e consente di estendere nel tempo la validità legale di un documento firmato digitalmente, anche dopo la scadenza o la revoca del certificato con cui è stato firmato (DPCM 13/1/2004 e CAD art. 20 3)

13 I vantaggi della firma digitale 13 Garantisce integrità, sicurezza ed autenticità firma di un documento su carta: può essere contraffatta l'identità del firmatario è incerta l'integrità del documento è incerta datazione incerta in caso di disconoscimento l'onere della prova è a carico di terzi firma digitale: non può essere contraffatta identità del firmatario sicura integrità del documento sicura marcatura temporale: data certa l'utilizzo del dispositivo di firma si presume riconducibile al titolare

14 Il certificato di ruolo (1/2) 14 Il Titolare può ottenere, direttamente, o con il consenso dell eventuale Terzo Interessato, l inserimento nel certificato di sottoscrizione di informazioni relative a Funzioni, Titoli e/o Abilitazioni Professionali e Poteri di Rappresentanza. Estr. dal Manuale Operativo InfoCert Il certificato di ruolo consente la sottoscrizione di documenti digitali con l esatta indicazione e attestazione del titolo del sottoscrittore.

15 Il certificato di ruolo (2/2) 15

16 Il certificato Carta Nazionale dei Servizi 16 Il certificato CNS è un particolare certificato di autenticazione emesso dalle pubbliche amministrazioni che consente di firmare la propria posta elettronica e di autenticarsi ai siti web in modalità sicura. Il certificato CNS viene rilasciato anche dalla Certification Authority Consiglio Nazionale Dottori Commercialisti Esperti Contabili su appositi supporti (BusinessKey e Smart Card).

17 Business Key (1/3) 17 Utilizzare la firma digitale con ruolo è facile con BusinessKey La firma digitale ieri: La firma digitale oggi:

18 Business Key (2/3) 18 Caratteristiche è una chiavetta che si porta sempre con sé si inserisce direttamente nella porta USB di qualsiasi computer è facile da usare e non richiede l installazione di software è sicura perché protetta da PIN e PUK

19 Business Key (3/3) 19 Funzionalità lettore incorporato memoria pari a 1 GB certificato di sottoscrizione con ruolo certificato CNS documenti ufficiali dell'azienda depositati al Registro Imprese cifratura per i documenti selezionati dall Utente custodia sicura delle password per accedere a tutti i siti in cui l'utente è registrato salvataggio e ripristino del contenuto

20 La firma digitale: i casi d uso 20 La Firma Digitale può essere utilizzata per sottoscrivere documenti generati da qualsiasi applicazione software Possibili casi d uso: bilanci e atti societari fatture elettroniche ordinativi di pagamento informatici (mandati, reversali, stipendi,...) referti medici iscrizione al registro dei revisori contabili comunicazioni degli operatori finanziari con l'agenzia delle Entrate notifiche al Garante della Privacy richiesta di pareri al CNIPA

21 Sommario InfoCert Documenti digitali vantaggi, ciclo di vita Firma digitale norme, caratteristiche, Business Key Posta elettronica certificata norme, caratteristiche, Legalmail

22 PEC vs

23 Il quadro normativo di riferimento A partire dal riferimento primario costituto dall articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59 il quadro normativo relativo alla Posta Elettronica Certificata è costituito dai seguenti riferimenti: DPR 11 febbraio 2005, n. 68, Regolamento recante disposizioni per l utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3. (G.U. 28 aprile 2005,n. 97) Decreto Ministeriale 2 novembre 2005, Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata (G.U. del 14 novembre 2005, n. 265)

24 Il DPR n. 68/2005 Comunicazioni privato cittadino e PA Il privato cittadino può utilizzare la posta elettronica certificata per le comunicazioni con la PA quali ad es. la richiesta di certificati, contestazione di multe, richieste relative attività produttive (ristrutturazione, cessazione, riattivazione), esecuzione di opere interne a fabbricati ad uso di impresa, dichiarazioni di inizio attività etc..

25 Il DPR n. 68/2005 Comunicazioni tra PA e PA L utilizzo di PEC per le comunicazioni all interno della PA determina uno snellimento a livello burocratico ed una velocizzazione di iter propri della PA come per esempio la gestione della protocollazione dei documenti che potrebbe essere fatta in automatico.

26 Il DPR n. 68/2005 Comunicazioni imprese PA Le aziende possono utilizzare la posta elettronica certificata anche per comunicazioni di tipo economico e/o giuridico (es. l invio di un contratto), per comunicazioni con la PA (dalla comunicazione di variazioni statutarie alla Camera di Commercio, alle comunicazioni con enti di previdenza INPS, INAIL, ecc...)

27 Il quadro normativo di riferimento Circolare di accreditamento CNIPA CR/49 24 novembre 2005, Modalità per la presentazione delle domande di iscrizione all elenco pubblico dei gestori di posta elettronica certificata di cui all articolo 14 del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005 n. 68 (G.U. 5 dicembre 2005, n. 283) Circolare di vigilanza CNIPA CR/51 del 7 dicembre 2006, Espletamento della vigilanza e del controllo sulle attività esercitate dagli iscritti nell elenco dei gestori di posta elettronica certificata (PEC) di cui all articolo 14 del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68 (G.U. 21 dicembre 2006, n.296) Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (G.U. 16 maggio 2005, n. 93) detto anche Codice dell Amministrazione digitale

28 Il quadro normativo di riferimento Decreto Legge n.185 del 29/11/2008 convertito in Legge n. 2/2009 Art. 16 comma 6: Le imprese costituite in forma societaria sono tenute a indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata nella domanda di iscrizione al registro delle imprese. Entro tre anni dalla data di entrata in vigore della presente legge tutte le imprese, già costituite in forma societaria alla medesima data di entrata in vigore, comunicano al registro delle imprese l'indirizzo di posta elettronica certificata. L'iscrizione dell'indirizzo di posta elettronica certificata nel registro delle imprese e le sue successive eventuali variazioni sono esenti dall'imposta di bollo e dai diritti di segreteria.

29 Il quadro normativo di riferimento Decreto Legge n.185 del 29/11/2008 convertito in Legge n. 2/2009 Art. 16 comma 7: I professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato comunicano ai rispettivi ordini o collegi il proprio indirizzo di posta elettronica certificata entro un anno dalla data di entrata in vigore della presente legge. Gli ordini e i collegi pubblicano in un elenco consultabile in via telematica i dati identificativi degli iscritti con il relativo indirizzo di posta elettronica certificata.

30 Alcune caratteristiche di Legalmail Semplicità d'utilizzo Legalmail è fruibile con gli stessi strumenti della posta elettronica tradizionale - i più diffusi client di posta elettronica: Outlook, Thunderbird,... - in modalità web (webmail) Legalmail è integrabile con qualsiasi applicazione

31 Come funziona mittente destinatario

32 Come funziona Ricevuta di accettazione mittente destinatario

33 Come funziona Gestore PEC Ricevuta di accettazione mittente destinatario

34 Come funziona Gestore PEC Casella Ricevuta di accettazione Ricevuta di consegna mittente destinatario

35 Come funziona Gestore PEC Casella Ricevuta di accettazione Ricevuta di consegna Busta di trasporto mittente destinatario

36 POSTA CERTIFICATA: ACCETTAZIONE: CONSEGNA: ANOMALIA MESSAGGIO:

37 La PEC certifica l invio, con data e ora l ora è esatta (errore inferiore al secondo) l avvenuta consegna nella casella destinataria, con data, ora e contenuto l appartenenza della casella mittente al circuito di Posta Elettronica Certificata e la non falsificabilità della casella mittente

38 Dettagli Il contenuto della comunicazione non è certificato dalla raccomandata AR (sentenza Cassazione) Con l normale il mittente è facilmente falsificabile in pochi secondi Non è necessaria la certificazione dell'avvenuta lettura o accettazione da parte del destinatario in base all'art del codice civile (presunzione di conoscenza): La proposta, l accettazione, la loro revoca e ogni altra dichiarazione diretta a una determinata persona si reputano conosciute nel momento in cui giungono all indirizzo del destinatario, se questi non prova di essere stato, senza sua colpa, nell impossibilità di averne notizia.

39 La PEC garantisce inoltre l integrità dei messaggi la riservatezza dei messaggi livelli di servizio molto elevati - orario continuato 0-24 sette giorni su sette, disponibilità 99,8% l interoperabilità tra i gestori di PEC - devono essere accreditati

40 Servizi tradizionali Valore aggiunto della PEC Valore legale della trasmissione: contenuto, data e ora, certezza della consegna, autenticità casella mittente Raccomandata AR Certificazione del contenuto, velocità, autenticità mittente, costi Consegna a mano Fax Velocità, simultaneità, luogo, costi Velocità, semplicità, simultaneità, costi

41 Vantaggi di Legalmail Completezza e sicurezza del servizio durata dei messaggi in casella senza limiti salvataggio automatico di messaggi e ricevute l archivio di sicurezza elimina il rischio di perdere la corrispondenza scaricata sulla propria stazione di lavoro notifica SMS per nuovi messaggi certificati pervenuti call center specializzato inoltro automatico caselle aperte alla posta non certificata

42 Altri vantaggi di Legalmail Sicurezza - sinergie con firma digitale e crittografia - antivirus e antispamming - affidabilità del servizio: business continuity, Personalizzazioni - domini personalizzati grafica webmail, Varie procedure di attivazione semplificate - autogestione, meccanismi di distribuzione caselle con precaricamento anagrafiche, - attenzione alla titolarità della casella

43 Altri servizi di Legalmail Caselle massive strumenti per invio e ricezioni di molti messaggi al giorno Caselle multiutente caselle accessibili da più utenti con credenziali di accesso distinte Hub multimail controllo facilitato di più caselle da un unico webmail Conservazione a norma conservazione della corrispondenza secondo la deliberazione CNIPA 11/2004

44 Agostino Olivato Marketing e Sviluppo Mercato tel

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