La Posta Elettronica Certificata (PEC)

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1 La Posta Elettronica Certificata (PEC) Dalla carta al digitale

2 Sommario Valore legale della PEC e PEC differenze Come si configura la PEC Come si utilizza la PEC (webmail( webmail/client) Errori comuni 17/12/2009 Dott. Ing.. Filippella Filippo 2

3 Gli ultimi provvedimenti in materia di documenti digitali, firma digitale e PEC La Legge 28 gennaio 2009, n. 2 ha introdotto alcuni provvedimenti in materia di documenti digitali, firma digitale e PEC, in particolare: Art. 16. Riduzione dei costi amministrativi a carico delle imprese Le imprese costituite in forma societaria sono tenute a indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata nella domanda di iscrizione al registro delle imprese o analogo indirizzo di posta elettronica basato su tecnologie che certifichino data e ora dell'invio e della ricezione delle comunicazioni e l'integrità del contenuto delle stesse, garantendo l'interoperabilità con analoghi sistemi internazionali. Entro tre anni dalla data di entrata in vigore del presente decreto tutte le imprese, già costituite in forma societaria alla medesima data di entrata in vigore, comunicano al registro delle imprese l'indirizzo di posta elettronica certificata. L'iscrizione dell'indirizzo di posta elettronica certificata nel registro delle imprese e le sue successive eventuali variazioni sono esenti dall'imposta di bollo e dai diritti di segreteria. 17/12/2009 Dott. Ing.. Filippella Filippo 3

4 Gli ultimi provvedimenti in materia di documenti digitali, firma digitale e PEC La Legge 28 gennaio 2009, n. 2 ha introdotto alcuni provvedimenti in materia di documenti digitali, firma digitale e PEC, in particolare: Art. 16. Riduzione dei costi amministrativi a carico delle imprese I professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato comunicano ai rispettivi ordini o collegi il proprio indirizzo di posta elettronica certificata o analogo indirizzo di posta elettronica di cui al comma 6 entro un anno dalla data di entrata in vigore del presente decreto. Gli ordini e i collegi pubblicano in un elenco riservato,consultabile in via telematica esclusivamente dalle pubbliche amministrazioni,i dati identificativi degli iscritti con il relativo indirizzo di posta elettronica certificata. Le amministrazioni pubbliche di cui all'articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, e successive modificazioni, qualora non abbiano provveduto ai sensi dell'articolo 47, comma 3, lettera a), del Codice dell'amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, istituiscono una casella di posta certificata o analogo indirizzo di posta elettronica di cui al comma 6 per ciascun registro di protocollo e ne danno comunicazione al Centro nazionale per l'informatica nella pubblica amministrazione, che provvede alla pubblicazione di tali caselle in un elenco consultabile per via telematica. Dall'attuazione del presente articolo non devono derivare nuovi o maggiori oneri a carico della finanza pubblica e si deve provvedere nell'ambito delle risorse disponibili. 17/12/2009 Dott. Ing.. Filippella Filippo 4

5 Gli ultimi provvedimenti in materia di documenti digitali, firma digitale e PEC Salvo quanto stabilito dall'articolo 47, commi 1 e 2, del codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, le comunicazioni tra i soggetti di cui ai commi 6, 7 e 8 del presente articolo, che abbiano provveduto agli adempimenti ivi previsti, possono essere inviate attraverso la posta elettronica certificata o analogo indirizzo di posta elettronica di cui al comma 6, senza che il destinatario debba dichiarare la propria disponibilità ad accettarne l'utilizzo. La consultazione per via telematica dei singoli indirizzi di posta elettronica certificata o analoghi indirizzi di posta elettronica di cui al comma 6, nel registro delle imprese o negli albi o elenchi costituiti ai sensi del presente articolo avviene liberamente e senza oneri. L'estrazione di elenchi di indirizzi e' consentita alle sole pubbliche amministrazioni per le comunicazioni relative agli adempimenti amministrativi di loro competenza. 17/12/2009 Dott. Ing.. Filippella Filippo 5

6 La Posta Elettronica: cos è e come si usa Oggi l assolve a tre diverse fondamentali funzioni: Mezzo di comunicazione rapido ed economico Strumento semplice, ma immediato, di archiviazione Efficace ausilio alla collaborazione interna ad un organizzazione 17/12/2009 Dott. Ing.. Filippella Filippo 6

7 La Posta Elettronica: schema di funzionamento Il sistema reale di posta elettronica e' basato su due server che possono risiedere sulla stessa macchina o su macchine separate. Uno dei due è chiamato SMTP Server, dove STMP sta per: Simple Mail Tranfer Protocol. Esso gestisce le da spedire. L'altro è chiamato POP3 Server, dove POP sta per: Post Office Protocol. Il server POP3 gestisce le in ricezione. Un tipico sistema di posta elettronica assomiglia a quello mostrato in figura: 17/12/2009 Dott. Ing.. Filippella Filippo 7

8 La Posta Elettronica: cos è e come si usa Il sistema di posta elettronica è in realtà diviso in tre parti: una che si occupa della consegna dei messaggi (protocollo SMTP), una che mantiene i messaggi nella casella di posta del server e li presenta a richiesta al proprietario della casella, o mailbox, (protocolli POP3 e IMAP) e, infine, un programma sul computer dell'utente che si occupa della spedizione e della lettura della posta dalla casella di posta elettronica (client). Per fare un'analogia con la posta ordinaria (che funziona in modo molto simile) il client di posta corrisponde (a secondo dei casi) al mittente od al destinatario: se deve spedire qualcosa, cerca una buca delle lettere (server SMTP), vi infila la corrispondenza che verrà prelevata e portata a destinazione dal sistema postale. Dal punto di vista di chi riceve, l'unica cosa da fare è controllare periodicamente la propria cassetta delle lettere (mailbox POP3 o IMAP) per vedere se vi è stato inserito qualcosa. 17/12/2009 Dott. Ing.. Filippella Filippo 8

9 La Posta Elettronica: come si ottiene un indirizzo di posta elettronica Gli indirizzi di posta elettronica, solitamente, vengono forniti in forma gratuita dagli ISP (Internet Service Provider). Per esempio, tramite il portale si può ottenere un indirizzo di posta elettronica semplicemente compilando un modulo di iscrizione e scegliendo un nome di riferimento. Questa operazione corrisponde all apposizione del proprio nome sulla cassetta delle lettere. Il postino elettronico saprà che su uno spazio messo a disposizione su un server (mailbox - nel nostro caso un server di libero, che rappresenta l ISP), intestato a nome.cognome, a cui consegnare messaggi di posta elettronica ( ). 17/12/2009 Dott. Ing.. Filippella Filippo 9

10 La Posta Elettronica: gli strumenti per utilizzarla A questo punto, esiste l ufficio postale virtuale, esiste la cassetta postale virtuale, esiste il mittente/destinatario virtuale, la domanda spontanea è: come utilizzare questo servizio elettronico? Per prima cosa, è da precisare che, per utilizzare la posta elettronica, ci si deve dotare dei seguenti strumenti: Una connessione ad internet (modem, adsl, router ) Un computer (oppure un palmare, un cellulare ) Un browser o un client di posta elettronica. La posta elettronica si può inviare e ricevere/consultare attraverso: Webmail Client di posta elettronica 17/12/2009 Dott. Ing.. Filippella Filippo 10

11 La Posta Elettronica: webmail La webmail consente di utilizzare la posta elettronica su qualunque computer o dispositivo in grado di connettersi ad internet in qualunque punto del mondo. Come funziona la webmail: 17/12/2009 Dott. Ing.. Filippella Filippo 11

12 La Posta Elettronica: webmail 17/12/2009 Dott. Ing.. Filippella Filippo 12

13 La Posta Elettronica: client di posta elettronica Un client di posta (o Mail User Agent, MUA, client di , ecc.) è un programma che consente di gestire la composizione, la trasmissione, la ricezione e l'organizzazione di (i messaggi di posta elettronica) da e verso un server di posta. Come funziona il client di posta elettronica: 17/12/2009 Dott. Ing.. Filippella Filippo 13

14 La Posta Elettronica: limiti e problemi Anzitutto è la prima fonte di infezione per sistemi informativi di ogni genere e complessità. Sfruttando le grandi potenzialità offerte dal meccanismo degli allegati, i soliti malintenzionati diffondono virus che si autoreplicano annidandosi in messaggi capaci di contagiare i destinatari. Esiste, poi, la piaga del cosiddetto spam. Decine e decine di messaggi non sollecitati che affluiscono quotidianamente in ogni casella postale reclamizzando prodotti o servizi, spesso a carattere sessuale, o promuovendo iniziative che assomigliano molto alle vecchie catene di Sant'Antonio. Per ultima, ma non meno importante, la scarsa diffusione di protocolli che garantiscano una maggiore sicurezza e ufficialità dei messaggi. Le modalità di trasmissione standard della posta elettronica non prevedono l'identificazione certa del mittente, non forniscono un riscontro dell'arrivo a destinazione del messaggio, non ne proteggono il contenuto da sguardi indiscreti durante il suo tragitto in rete. 17/12/2009 Dott. Ing.. Filippella Filippo 14

15 La Posta Elettronica: gli strumenti per difendersi Per difendersi dagli attacchi provenienti dalla rete, attraverso la posta elettronica, bisogna dotarsi di sistemi che garantiscano un elevato livello di controllo e di filtraggio. I sistemi più adeguati, quotidianamente aggiornati, sono i seguenti: Anti virus Anti spam Anti phishing Firewall Questi sistemi non garantiscono una protezione al 100% dei sistemi informatici, ma, uniti al buon senso, possono garantire elevatissimi livelli di sicurezza. 17/12/2009 Dott. Ing.. Filippella Filippo 15

16 La Posta Elettronica Certificata: cos è e come si usa La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente documentazione elettronica, con valenza legale, attestante l'invio e la consegna di documenti informatici. "Certificare" l'invio e la ricezione - i due momenti fondamentali nella trasmissione dei documenti informatici - significa fornire al mittente, attraverso il proprio gestore di PEC, una ricevuta che costituisce prova legale dell avvenuta spedizione del messaggio e dell eventuale allegata documentazione. Allo stesso modo, quando il messaggio perviene al destinatario, il gestore invia al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna con precisa indicazione temporale. Quando la trasmissione di un documento avviene tra due caselle PEC, dal punto di vista legale, inviare una mail da un indirizzo di PEC è perfettamente equivalente all invio con raccomandata A.R. 17/12/2009 Dott. Ing.. Filippella Filippo 16

17 La Posta Elettronica Certificata (PEC) Queste, in sintesi le motivazioni del perché utilizzare la Posta Elettronica Certificata: Autenticazione del mittente Certificazione della data di trasmissione Certificazione dell integrità della trasmissione telematica. 17/12/2009 Dott. Ing.. Filippella Filippo 17

18 Requisiti della Posta Elettronica Certificata Autenticazione del mittente. La possibilità da parte di un utente di accedere ai servizi di PEC, tramite il punto di accesso, deve prevedere necessariamente l autenticazione al sistema da parte dell utente. L autenticazione è necessaria per garantire che il messaggio sia inviato da un utente del servizio di posta certificata i cui dati di identificazione siano congruenti con il mittente specificato, al fine di evitare la falsificazione di quest ultimo. 17/12/2009 Dott. Ing.. Filippella Filippo 18

19 Requisiti della Posta Elettronica Certificata Certificazione della data di trasmissione. A ciascuna trasmissione è apposto un riferimento temporale fornito dal servizio in formato leggibile dall utente. Tale riferimento temporale è opponibile ai terzi. 17/12/2009 Dott. Ing.. Filippella Filippo 19

20 Requisiti della Posta Elettronica Certificata Certificazione dell integrità della trasmissione telematica. La ricevuta di avvenuta consegna può contenere anche la copia completa del messaggio di posta elettronica certificata consegnato secondo quanto specificato dalle regole tecniche. 17/12/2009 Dott. Ing.. Filippella Filippo 20

21 La Posta Elettronica Certificata: soggetti coinvolti Mittente L'utente che si avvale del servizio di posta elettronica certificata per la trasmissione di documenti prodotti mediante strumenti informatici. 17/12/2009 Dott. Ing.. Filippella Filippo 21

22 La Posta Elettronica Certificata: soggetti coinvolti Destinatario L'utente che si avvale del servizio di posta elettronica certificata per la ricezione di documenti prodotti mediante strumenti informatici. 17/12/2009 Dott. Ing.. Filippella Filippo 22

23 La Posta Elettronica Certificata: soggetti coinvolti Gestore del servizio Il soggetto, pubblico o privato, che eroga il servizio di posta elettronica certificata e che gestisce domini di posta elettronica certificata. 17/12/2009 Dott. Ing.. Filippella Filippo 23

24 La Posta Elettronica Certificata: compiti dei gestori I Gestori del servizio di Posta Elettronica Certificata: Trasmettono il messaggio includendolo nella busta di trasporto; Mantengono traccia delle operazioni svolte su un apposito log dei messaggi; sono conservati per trenta mesi, garantendone la sicurezza, l'integrità e l'inalterabilità nel tempo. Rilasciano e sottoscrivono le ricevute (e le notifiche/avvisi). Prevedono servizi di emergenza che in ogni caso assicurano il completamento della trasmissione ed il rilascio delle ricevute. 17/12/2009 Dott. Ing.. Filippella Filippo 24

25 La Posta Elettronica Certificata: chi la rilascia La Posta Elettronica Certificata può essere rilasciata solo dai Gestori iscritti nell'elenco Pubblico previsto dal D.P.R. n. 68/2005 e tenuto dal CNIPA. L'elenco è consultabile all indirizzo nella sezione dedicata alla PEC. L indirizzo di PEC viene rilasciato con le modalità previste per la posta elettronica standard con la differenza di una certificazione attestante sia i requisiti che l identità del richiedente. La richiesta può essere effettuata sia via posta che on-line. Il formato dell indirizzo di posta elettronica sarà lo stesso di quello standard, cambierà il dominio che sarà del tipo: pec, arubapec, legalmail, etc Es. 17/12/2009 Dott. Ing.. Filippella Filippo 25

26 Confronto tra PEC e raccomandata A/R Raccomandata AR Da PEC a PEC Certezza d'invio SI SI Certezza di consegna Tempi di consegna Simultaneità nella spedizione Certezza del contenuto Identità mittente Valore legale dell'allegato SI giorni NO NO NO Firma autografa SI secondi SI SI casella autentica Firma digitale 17/12/2009 Dott. Ing.. Filippella Filippo 26

27 La Posta Elettronica Certificata: invio tra due PEC 4 Gestore di PEC Destinatario Mittente 6 5 Ricevuta di presa in carico 1 Ricevuta di consegna 2 Ricevuta di consegna 7 Messaggio Ricevuta di accettazione Messaggio ricevuto 3 Gestore di PEC Mittente Messaggio di trasporto contenente il messaggio originale Destinatario 17/12/2009 Dott. Ing.. Filippella Filippo 27

28 La Posta Elettronica Certificata: invio tra PEC ed standard Gestore di PEC Destinatario Mittente 1 Messaggio 2 Ricevuta di accettazione 4 Messaggio ricevuto 3 Gestore di PEC Mittente Messaggio di trasporto contenente il messaggio originale Destinatario 17/12/2009 Dott. Ing.. Filippella Filippo 28

29 PEC configurazione Passi da seguire per configurare al meglio la PEC

30 GESTIONE MAIL PEC Pannello Amministrativo Accesso al Pannello e modifica password: come accedere al Pannello Gestione Mail e modificare la password delle caselle Ricezione di Messaggi non Certificati: impostazioni da configurare in caso di ricezione di messaggi di posta ordinaria (non certificati) Pannello Antispam: come attivare e gestire il filtro Antispam per le caselle Pec Notifica via Mail: come ricevere un avviso via alla ricezione di un messaggio di Posta Certificata Regole messaggi in Arrivo: come impostare le regole ai messaggi di posta in arrivo 17/12/2009 Dott. Ing.. Filippella Filippo 30

31 WEBMAIL Accesso Pannello WebMail: Come accedere al Pannello WebMail Creazione Messaggio: Come creare ed inviare un messaggio di PEC e visualizzarne le ricevute Ricezione Messaggio: Come ricevere un nuovo messaggio e rispondere direttamente al mittente Inoltro Messaggio: Come inoltrare un messaggio di PEC Invio Messaggio con Allegato: Come allegare un file ad un messaggio di PEC Come inserire un Nuovo Contatto in Rubrica: Come creare e rimuovere i contatti in Rubrica Come Creare un Nuovo Gruppo: Come creare nuovi gruppi di contatti e modificarne il contenuto Come Creare un Nuovo Evento: Come inserire e modificare un evento nel calendario Come Impostare la Firma Personale: Come inserire una firma all interno di un messaggio ed impostare un collegamento ipertestuale Impostazioni di Visualizzazione: Come aggiungere e rimuovere i campi visualizzati all interno della sezione Contatti Preferenze: Come definire alcune impostazioni generali Gestione Cartelle: Come creare e gestire nuove cartelle 17/12/2009 Dott. Ing.. Filippella Filippo 31

32 CLIENT di POSTA Outlook Express Configurazione Account: Configurare una casella di posta su Outlook Express Invio Messaggio: Come inviare un messaggio da Outlook Express Ricezione Messaggio: Come ricevere messaggi su Outlook Express Backup messaggio: Fare un backup dei messaggi su Outlook Express Posta Ordinaria: Come inviare mail ad una casella NON certificata su Outlook Express IMAP: Configurare una casella IMAP 17/12/2009 Dott. Ing.. Filippella Filippo 32

33 Configurazione della PEC Indirizzo per la consultazione della webmail 17/12/2009 Dott. Ing.. Filippella Filippo 33

34 Configurazione della PEC Indirizzo per la gestione della webmail 17/12/2009 Dott. Ing.. Filippella Filippo 34

35 Configurazione della PEC 17/12/2009 Dott. Ing.. Filippella Filippo 35

36 Configurazione della PEC 17/12/2009 Dott. Ing.. Filippella Filippo 36

37 Configurazione della PEC 17/12/2009 Dott. Ing.. Filippella Filippo 37

38 Configurazione della PEC Per la configurazione dei messaggi non PEC 17/12/2009 Dott. Ing.. Filippella Filippo 38

39 Configurazione della PEC Per la configurazione dell antispam Per la notifica in caso di ricezione da particolari indirizzi di PEC 17/12/2009 Dott. Ing.. Filippella Filippo 39

40 Configurazione della PEC Per la notifica giornaliera dei messaggi di PEC non letti 17/12/2009 Dott. Ing.. Filippella Filippo 40

41 Configurazione della PEC Per impostare regole sui messaggi in arrivo 17/12/2009 Dott. Ing.. Filippella Filippo 41

42 PEC Sessione dimostrativa Alcuni esempi di utilizzo

43 Esempio: Invio Messaggio tra due PEC Il messaggio viene inviato da un indirizzo di PEC ad un altro indirizzo di PEC: 17/12/2009 Dott. Ing.. Filippella Filippo 43

44 Esempio: Invio Messaggio tra due PEC Ricevuta di Consegna e di Accettazione 17/12/2009 Dott. Ing.. Filippella Filippo 44

45 Esempio: Invio Messaggio tra due PEC Ricevuta di Accettazione: Verifica del mittente e della conformità del messaggio Destinatario Mittente 17/12/2009 Dott. Ing.. Filippella Filippo 45

46 Esempio: Invio Messaggio tra due PEC Ricevuta di Consegna: ricevuta completa con messaggio originale incluso in allegato Destinatario Mittente 17/12/2009 Dott. Ing.. Filippella Filippo 46

47 Esempio: Invio Messaggio tra due PEC Ricevuta di Consegna: ricevuta completa con messaggio originale incluso in allegato Tipi di ricevute di avvenuta consegna 17/12/2009 Dott. Ing.. Filippella Filippo 47

48 Esempio: Invio Messaggio tra due PEC Messaggio ricevuto dal destinatario Mittente 17/12/2009 Dott. Ing.. Filippella Filippo 48

49 Esempio: Invio Messaggio tra due PEC Messaggio ricevuto dal destinatario: cosa visualizza nel testo del messaggio ricevuto. Mittente Destinatario 17/12/2009 Dott. Ing.. Filippella Filippo 49

50 Esempio: Invio Messaggio tra due PEC Messaggio ricevuto dal destinatario: come visualizzare il contenuto del messaggio certificato. Messaggio di PEC da aprire per visualizzarne il contenuto 17/12/2009 Dott. Ing.. Filippella Filippo 50

51 Esempio: Invio Messaggio tra PEC e posta ordinaria Invio di un messaggio tra un idirizzo di PEC ed un indirizzo standard. Destinatario 17/12/2009 Dott. Ing.. Filippella Filippo 51

52 Esempio: Invio Messaggio tra PEC e posta ordinaria Viene recapitata solo la ricevuta di accettazione, manca la ricevuta di consegna. 17/12/2009 Dott. Ing.. Filippella Filippo 52

53 Esempio: Invio Messaggio tra PEC e posta ordinaria Viene recapitata solo la ricevuta di accettazione, manca la ricevuta di consegna. Destinatario Mittente 17/12/2009 Dott. Ing.. Filippella Filippo 53

54 Esempio: Invio Messaggio tra PEC e posta ordinaria Viene recapitata solo la ricevuta di accettazione, manca la ricevuta di consegna. Destinatario Mittente 17/12/2009 Dott. Ing.. Filippella Filippo 54

55 Esempio: Invio Messaggio tra PEC e posta ordinaria Cosa visualizza il destinatario. Mittente 17/12/2009 Dott. Ing.. Filippella Filippo 55

56 Esempio: Invio Messaggio tra PEC e posta ordinaria Destinatario 17/12/2009 Dott. Ing.. Filippella Filippo 56

57 Esempio: Invio Messaggio tra PEC e posta ordinaria Messaggio di PEC da aprire per visualizzarne il contenuto 17/12/2009 Dott. Ing.. Filippella Filippo 57

58 PEC Errori Comuni Esempi di errori comuni

59 Errori comuni Invio di messaggi con destinatari in Ccn o Bcn (in copia nascosta) Invio di allegati troppo grandi per poter essere accettati dai destinatari Superamento della quota a disposizione per la casella di posta elettronica Mancanza di procedure per la conservazione dei documenti digitali (sistemi di backup e di copia) Utilizzo delle credenziali di accesso su postazioni non ad uso personale Cancellazione delle ricevute di accettazione e/o consegna Mancata consultazione della casella di posta elettronica Non utilizzo di sistemi di protezione locale. La busta di trasporto del messaggio non è il documento!!!! Confondere la PEC con la firma digitale (sono due cose diverse!!!) 17/12/2009 Dott. Ing.. Filippella Filippo 59

60 Informazioni /12/2009 Dott. Ing.. Filippella Filippo 60

61 Grazie per l attenzione 17/12/2009 Dott. Ing.. Filippella Filippo 61

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