Manuale d uso. Prodotti & Servizi T.net. Certificazione e Autenticazione Digitale. Servizi Internet per le Aziende

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1 Servizi Internet per le Aziende Certified Content XML Implementer Authorized Partner CONNETTIVITÀ DIAL UP, ADSL, HDSL PROGETTAZIONE RETI VPN, VOIP WIRELESS WEB SOLUTION IP TELEPHONY VIDEOSORVEGLIANZA IP TUTELA DELLA PRIVACY POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA CONTENT MANAGEMENT SYSTEM Manuale d uso Prodotti & Servizi T.net Certificazione e Autenticazione Digitale - Telecommunication Company

2 Indice generale Titoli degli argomenti Cap. 1 - T.net group e la Partnership con Infocamere Cap. 2 - Caratteristiche principali della Posta Elettronica Certificata (PEC) 1 Caratteristiche principali della Posta Elettronica Certificata (PEC) 2 Cap. 3 - Le funzioni del servizio 1 Le funzioni del servizio 2 Cap. 4 - I Servizi opzionali su richiesta Cap. 5 - La Normativa Cap. 6 - Altri Servizi 1 Altri Servizi 2 Altri Servizi 3 Altri Servizi 4 Appendice - Schema logico di funzionamento: Interazione fra due domini di posta certificata Interazione fra un dominio di posta convenzionale (Mittente)e un dominio di Posta Certificata (Ricevente) Interazione fra un dominio di Posta Certificata (Mittente) e un dominio di posta convenzionale (Ricevente) Pagina

3 Cap. 1 - T.net e la Partnership con InfoCamere group T.net è oggi una società che opera a livello nazionale, finanziariamente stabile e con sede a Catania. La società di Venture Capital " Antonvictor Investment" ha una parte attiva nello sviluppo patrimoniale. T.net, nata nel 2002 da una modesta iniziativa guidata dal management e da alcuni soci industriali si e' rapidamente sviluppata con un fattore di crescita quasi prossimo a 100 in poco più di tre anni. Quasi un miracolo, in un contesto economico e congiunturale negativo, a testimonianza dello sforzo e della forte motivazione di un team di ingegneri e professionisti certificato e altamente qualificato e motivato. Con collaboratori aventi un'età media di circa 30 anni, T.net ha saputo affrontare le dure sfide che ogni giorno costellano il panorama delle telecomunicazioni Italiane ancora oggi assai poco liberalizzato e soggiogato dall'incumbent. Nonostante ciò le soluzione altamente performanti sia xdsl che di housing e di hosting, la scelta di aver creato un nodo a Milano, nel cuore nevralgico delle Telecomunicazioni Italiane, l'aver sviluppato forte competenze sia nella Telefonia su IP sia nelle Videosorveglianza e nell'integrazione di soluzioni complesse ci hanno permesso di crescere rapidamente e affermarci su tutto il territorio nazionale. T.net è ad oggi riconosciuta tra i primi 10 operatori del settore, ha collegamenti diretti con il MIX, TISCALI INTERNATIONAL NETWORK, SPRINT, TELIASONERA e TELECOMITALIA e ha oltre 60 accordi di peering con operatori internazionali. É annoverata tra i principali carrier presenti al MIX e siede nel comitato direttivo di AIIP (Associazione Italiana Internet Provider). T.net è certificata secondo gli standard: ISO 9001:2000 Cisco Premier Certified Partner Hewlett Packard Business Partner Microsoft Certified Cisco SMB InfoCamere Partner Select Partner S.C.p.A Soluzioni studiate su misura La soddisfazione dei Clienti è il nostro premio. Le soluzioni progettate da T.net sono personalizzate sulla base delle necessità del singolo Cliente. L'attenzione sulle qualità è massima: ogni fase del progetto viene supervisionata, attentamente controllata e testata nel corso dell'intero ciclo di vita del servizio dalla fase di identificazione dei bisogni alla fase di erogazione e manutenzione dello stesso. Le soluzioni T.net sono utilizzate sull'infrastruttura italiana da alcuni prestigiosi Clienti, quali ad esempio: UPA Servizi S.r.l. (Padova), Forza Italia (Padova), Ascom Servizi S.r.l. (Macerata), EchoStudio S.r.l. (Padova), Metropark S.p.A. (Roma), Socotherm S.p.A. (Vicenza), Gazzetta del Sud (Messina), Ministero della Difesa (Teledife), Provincia Regionale di Catania, Regione Autonoma Valle D'Aosta. Costantemente alla ricerca di soluzioni all'avanguardia, T.net affianca alle competenze tradizionali (trasmissione dati, hosting e housing) l'esperienza maturata negli accessi wireless (WI-FI), nelle soluzioni VOIP, nella videoconferenza e videosorveglianza IP, supportando le imprese italiane nei Paesi dell'est Europa quali Romania, Slovacchia, Russia ed altri, nonché in Asia. La Partnership con InfoCamere T.net, sempre alla ricerca delle migliori collaborazioni per l erogazione dei servizi offerti alla propria clientela, ha scelto come partner l Ente Certificatore InfoCamere, leader italiano nell ambito della Posta Elettronica Certificata (PEC) e, più in generale, per tutto quanto riguarda i servizi di certificazione digitale. InfoCamere S.C.p.A. è il Certificatore Accreditato (ai sensi dell'art. 11 Dlgs 10/2002) che emette, pubblica nel registro e revoca i Certificati Qualificati e fornisce il servizio di Posta Elettronica Certificata, operando in conformità alle Regole Tecniche pubblicata dal CNIPA e secondo quanto prescritto dal Testo Unico. " InfoCamere", leader italiano nell'ambito della Posta Elettronica Certificata (PEC) e, più in generale, per tutto quanto riguarda i servizi di certificazione digitale ha scelto T.net come proprio Ufficio di Registrazione. T.net ha formato e certificato presso il Certificatore due RAO (Registration Authority Officer) uno presso la sede di Padova e uno presso la sede di Catania, che è il soggetto incaricato a verificare l'identità e, se applicabile, ogni specifico attributo di un Titolare, nonché ad attivare la procedura di certificazione per conto del Certificatore. 3

4 Cap. 2 - Caratteristiche principali della Posta Elettronica Certificata (PEC) 1 Posta Elettronica Certificata (PEC) Generalità L' è ormai lo strumento di comunicazione elettronica più utilizzato per lo scambio di comunicazioni. Il principale vantaggio dell' è l'immediatezza. La posta elettronica certificata (detta anche posta certificata o PEC) è un sistema di comunicazione simile alla posta elettronica standard a cui si aggiungono delle caratteristiche di sicurezza e di certificazione della trasmissione. La PEC, grazie alla sue "doti" di tracciabilità ed inviolabilità, stabilisce l'equivalenza tra il messaggio (inviato tramite questo sistema) e la tradizionale raccomandata A/R. Ovviamente ciò che più interessa all'utente finale, oltre alla onnipresente sicurezza delle comunicazioni, è proprio il valore legale che viene riconosciuto alle certificate, che le rende opponibili come prove in caso di giudizio. Queste caratteristiche particolari sono state inizialmente stabilite nel 2003 da due documenti presenti sul sito del CNIPA (Centro Nazionale per l'informatica nella Pubblica Amministrazione): le Linee Guida della Posta Certificata l'allegato Tecnico della Posta Certificata. I due documenti definiscono gli aspetti generali del servizio e i dettagli tecnici che deve rispettare. Queste regole sono finalizzate a garantire la validità del servizio complessivo e l'interoperabilità tra i diversi gestori di posta certificata. Nel 2005 viene emanato il Decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005 n. 68, specifico sulla PEC. Nel sito del CNIPA è presente una intera sezione dedicata alla posta elettronica certificata (PEC). Qui sono presenti anche le bozze dei prossimi provvedimenti, previsti dal DPR 68/2005. La PEC, combinata con lo strumento della firma digitale, consente di accertare in maniera inequivocabile l identità dell Ente o dell Azienda che ha inviato il messaggio e di verificare che questo sia stato correttamente recapitato. Infine, un ulteriore funzionalità è quella che consente di garantire che il messaggio non abbia subìto alterazioni tra l invio e la ricezione. Questo è possibile utilizzando un certificato di autenticazione abbinato alla firma digitale non solo per la sottoscrizione del messaggio ma anche per la sua crittazione. Utilizzo della PEC Negli ultimi anni alcune direttive governative hanno indicato la PEC come strumento di primaria importanza per le Pubbliche Amministrazioni; a tal proposito, nel presente manuale vengono descritti anche gli aspetti normativi (ved pag. 8). In questo contesto rivestono particolare importanza le caselle istituzionali delle P.A., ( previste dalla normativa sul protocollo, e l'indice generale delle Pubbliche Amministrazioni italiane: questo manuale permette di individuare le P.A. italiane utilizzando diversi criteri di ricerca e, per ciascuna P.A., fornisce varie informazioni tra cui la casella istituzionale (ove presente). L'indice delle P.A. rappresenta il principale indirizzario di posta certificata presente in rete. L'utilizzo della PEC si sta rapidamente diffondendo anche in molti settori diversi dalla P.A. Lo schema di DPR approvato dal Consiglio dei Ministri del 28 gennaio 2005 intende favorire questa tendenza prevedendo l'utilizzo della PEC anche tra soggetti privati. 4

5 Cap. 2 - Caratteristiche principali della Posta Elettronica Certificata (PEC) 2 Aspetti generali della PEC La trasmissione vene considerata posta certificata solo se le caselle del mittente e del destinatario sono caselle di posta elettronica certificata. Se una delle caselle coinvolte nella trasmissione non è una casella di PEC si viene a perdere il valore della trasmissione e il sistema potrà fornire solo una parte delle funzionalità di certificazione previste; in questo caso, per esempio, non viene fornita la ricevuta di avvenuta consegna. I gestori di posta certificata sono obbligati a mantenere traccia di tutti i principali eventi che riguardano la trasmissione. Queste registrazioni vengono mantenute per alcuni anni e possono essere utilizzate come prova da parte degli interessati. I gestori, inoltre, sono tenuti ad utilizzare sempre un riferimento orario allineato con gli istituti ufficiali che garantiscono l'ora esatta. Quindi le registrazioni e tutti gli elementi descritti in seguito (ricevute, buste,...) conterranno sempre l'ora esatta. Accesso e identificazione L'utilizzo dei servizi di posta certificata avviene esclusivamente utilizzando protocolli sicuri, in modo da evitare qualsiasi manomissione del messaggio da parte di terzi; T.net offre colloqui di tipo: HTTPS, per webmail SMTPS SMTP STARTTLS POP3S IMAPS La maggior parte degli strumenti di posta più diffusi sono già in grado da tempo di gestire questi protocolli L'identificazione può avvenite tramite User e Password oppure tramite certificati digitali: T.net offre entrambe le possibilità. Falsificazione di identità: T.net assicura che il mittente utilizzi come indirizzo (casella "from") solo ed esclusivamente il proprio indirizzo, contrariamente a quanto avviene generalmente nei server di posta presenti in internet dove si può cambiare la casella mittente con estrema facilità. Certificazione dell'invio Quando si spedisce un regolare messaggio da una casella di posta certificata si riceve dal proprio provider di posta certificata una ricevuta di accettazione, firmata dal gestore stesso, che attesta il momento della spedizione ed i destinatari (distinguendo quelli normali da quelli dotati di PEC.); le informazioni sono disponibili sia in formato testo, leggibile, sia in formato xml, più facilmente elaborabile. Integrità del messaggio Il gestore di posta certificata del mittente crea un nuovo messaggio, detto busta di trasporto, che contiene il messaggio originale e i principali dati di spedizione; la busta viene firmata dal provider, in modo che il provider del destinatario possa verificare la sua integrità (ovvero che non sia stato manomesso nella trasmissione). A completa garanzia dell'integrità del messaggio mittente e destinatario sono obbligati ad utilizzare la casella di PEC solo tramite protocolli sicuri, come descritto in precedenza. Certificazione della consegna Un messaggio di posta certificata viene consegnato nella casella del destinatario inserito nella sua " busta di trasporto". Non appena effettuata la consegna il provider del destinatario invia al mittente la ricevuta di consegna. Anche in questo caso si tratta di un messaggio , firmato dal gestore stesso che attesta: la consegna; data e ora di consegna; contenuto consegnato. Va sottolineato l'ultimo punto: infatti la ricevuta di consegna contiene, in allegato, anche il messaggio vero e proprio (con tutti i suoi eventuali allegati). Questo significa che la posta certificata fornisce al mittente una prova, firmata dal provider scelto dal destinatario, di tutto il contenuto che è stato recapitato (con data e ora di recapito). Questa è una delle caratteristiche più significative che distingue la posta certificata dai normali mezzi per l'invio di documenti ufficiali in formato cartaceo. 5

6 Cap. 3 - Le funzioni del Servizio (1) Oggetto del servizio sono il rilascio di una casella di posta elettronica con valore legale, la spedizione di messaggi di posta, l'accesso ai messaggi pervenuti nella propria casella di posta elettronica. Il servizio di posta elettronica prevede le seguenti funzionalità: rilascio della casella di posta elettronica; riassegnazione password (su richiesta del Cliente); accesso alla casella da client di posta (cfr. Requisiti hardware e software); spedizione di messaggi con client di posta (cfr. Requisiti hardware e software); accesso alla casella e spedizione di messaggi con webmail (cfr. Requisiti hardware e software); possibilità di firmare e crittografare i messaggi attraverso webmail (utilizzando smartcard T.net in ambiente windows) o attraverso il client di posta (utilizzando smartcard T.net o di altri Enti Certificatori); possibilità di scaricare i messaggi da webmail e salvarli sul proprio disco; sito CerTnet () con informazioni di supporto; call center per il supporto informativo (secondo le modalità previste dal contratto); presenza di un antivirus che controlla i documenti e i messaggi in entrata e in uscita. Ove non espressamente indicato in modo diverso si applicano i seguenti limiti: la dimensione della casella di posta è di 100MB; la dimensione massima di un messaggio è 20MB nel caso di unico destinatario - nel caso di più destinatari il limite alle dimensioni decresce al crescere del numero di destinatari; il numero massimo di destinatari diretti (To) è 250; il numero massimo di destinatari totali (To e Cc) è 500. Modalità di esecuzione e di accesso Il servizio è accessibile tramite web (webmail via HTTPS) e tramite i protocolli SMTP per l'invio, POP3 e IMAP per l'accesso alla casella. L'elenco completo dei protocolli con le relative porte è trattato nel capitolo Connettività. Le caselle di posta elettronica con valore legale sono, di norma, definite nel dominio: cert.tnet.it Il nome della casella è a discrezione di T.net, che si riserva la facoltà di rifiutare le proposte del cliente. Si riportano alcuni esempi (non esaustivi) delle motivazioni che possono comportare un rifiuto: omonimie, nomi molto lunghi, nomi molto simili tra loro,nomi molto simili a marchi noti, nomi riservati ad Enti ed Istituzioni pubblici, ecc. Acesso tramite client Per utilizzare: accesso alla casella da client di posta, spedizione di messaggi client di posta, è necessaria l'autenticazione dell'utente tramite User e Password, fornite da T.net. Accesso tramite browser Per utilizzare l'accesso alla caselle e spedizione di messaggi con webmail è richiesta una delle seguenti autenticazioni: User e Password, fornite da T.net, SmartCard con certificato Infocamere, abilitata al servizio da Infocamere. Utilizzo e funzionalità del servizio Accesso alla casella e spedizione di messaggi con strumenti di proprietà dell'utente. L'utilizzo, escluse le particolarità della posta con valore legale descritte più avanti, è specifico dello strumento scelto dal Cliente. Accesso alla casella e spedizione di messaggi con webmail Lo strumento permette di consultare la posta in arrivo, spedire messaggi di posta elettronica e organizzare la posta in arrivo. Lo strumento consente l'utilizzo, in ambiente windows, delle funzioni di firma e crittografia dei messaggi con certificati Infocamere. La sessione di lavoro con webmail ha un tempo limitato; fatta eccezione per alcune funzionalità, dopo 15 minuti di mancata comunicazione con il sistema che gestisce webmail, il Titolare non sarà più in grado di continuare correttamente il lavoro intrapreso. I dettagli e le modalità di utilizzo sono descritte nello strumento stesso attraverso la guida in linea. Le funzioni di firma e crittografia sono disponibili sia in alcuni dei più diffusi strumenti di gestione di posta elettronica (per es. Outlook) sia nello strumento webmail di CerTnet: è necessaria una smartcard rilasciata da un ente certificatore, ad esempio T.net. In particolare per firmare un documento da allegare al messaggio è necessaria una smartcard con certificato di sottoscrizione, mentre per firmare e crittare un messaggio è necessaria una smartcard con certificato di autenticazione associato alla casella di posta da cui si invia il messaggio. Funzionalità del servizio di posta elettronica a valore legale Le funzionalità più rilevanti del servizio sono: invio al mittente, per ogni messaggio in uscita che non presenta problemi, di una ricevuta di accettazione; 6

7 Cap. 3 - Le funzioni del servizio (2) inserimento dei messaggi in uscita dalla casella dell'utente in un messaggio c.d. "di trasporto" firmato dal gestore di posta Infocamere. Il messaggio di trasporto è consegnato immodificato nella casella di posta di destinazione emissione di una ricevuta di consegna per ogni destinatario al quale il messaggio risulta consegnato, se il messaggio è inviato ad una casella di posta elettronica appartente al circuito di posta con valore legale (previsto dal CNIPA) ; inserimento dei messaggi in ingresso, non provenienti da posta appartenenti al circuito, in un messaggio "di anomalia"; ricevute e messaggio di trasporto: firma automatica del gestore del servizio di posta elettronica a valore legale sul messaggio, informazioni relative al messaggio (time, from, to, ) sia in chiaro sia in formato xml ; allineamento al tempo ufficiale dell'ora delle ricevute e del messaggio di trasporto, a meno di un secondo; nella ricevuta di consegna inviata al mittente viene allegato, se il destinatario è in "TO", tutto il messaggio originario (come prova di quanto ha spedito ed è stato consegnato); conservazione di un log degli eventi principali. Il sistema mantiene traccia delle operazioni svolte, memorizzando su un registro i dati significativi dell'operazione: il codice identificativo univoco del messaggio (Message- ID), la data e l'ora dell'evento, il mittente del messaggio originale, l'oggetto del messaggio, etc. Il sistema non serba traccia del contenuto del messaggio. divieto di utilizzo dei destinatari nascosti (BCC o CCN); obbligo di almeno un destinatario in "TO"; ricevuta di presa in carico tra diversi provider di posta del circuito (non visibile agli utenti). Le precedenti funzionalità saranno soggette a tutte le variazioni necessarie in caso di evoluzione della normativa e delle disposizioni da parte del CNIPA. T.net non assume alcuna responsabilità della corretta gestione dei messaggi da parte degli altri fornitori di posta elettronica. Per un corretto utilizzo delle caselle di posta si suggerisce al Titolare di: consultare frequentemente la casella; infatti ogni messaggio ricevuto nella casella di posta elettronica a valore legale si intende pervenuto al Titolare della casella stessa (art. 14 dpr 445 / 2000); cancellare dal server di posta i messaggi con una frequenza sufficiente per evitare che venga occupato tutto lo spazio assegnato alla casella stessa (50 MB complessivi) e quindi vengano rifiutati i successivi messaggi. Il servizio CerTnet tiene traccia dei soli log degli eventi principali, ma non comprende (per le caselle standard) il sistema di conservazione a norma dei documenti scambiati via posta elettronica nè delle relative ricevute; cambiare al più presto la password di accesso ricevuta da T.net ; dotare le stazioni di lavoro di un antivirus costantemente aggiornato per garantire maggiore sicurezza per quanto viene spedito e ricevuto. Infatti, se pure la casella CerTnet è dotata di antivirus in grado di proteggere l'utente dai principali pericoli di infezione, non è possibile controllare automaticamente tutti i contenuti potenzialmente dannosi; in particolare si fa presente che i messaggi o file crittografati non possono essere sottoposti a controlli efficaci; verificare l'identità del mittente e dei destinatari con i mezzi più idonei. A puro titolo di esempio si cita la possibilità di utilizzare la firma di sottoscrizione apposta su un allegato al messaggio per identificare il mittente. In nessun caso il nome della casella può costituire un indizio valido per identificare con sicurezza il titolare. informare i propri corrispondenti che si è in possesso di una casella di posta a valore legale, giacchè questa costituisce una garanzia anche per i destinatari. Il sito I servizi di firma Per poter firmare un messaggio di posta elettronica e/o un documento allegato, è possibile dotarsi di Firma Digitale. L'utilizzo della "modalità avanzata" in ambiente Windows, con la possibilità di "firmare" e "crittografare" il messaggio utilizzando webmail, comporta lo scaricamento e l'installazione automatica sulla stazione di lavoro di alcuni prodotti software per la firma e la crittografia (java plug-in, librerie di firma digitale, applet). Nel caso la stazione di lavoro fosse priva di tutti questi prodotti sarà necessario acquisire alcuni MB di software. Pertanto, nel caso l'utente faccia la prima attivazione della modalità avanzata, è consigliabile disporre di una connessione veloce ad Internet. 7

8 Cap. 4 - I Servizi opzionali su richiesta T.net prevede alcune funzionalità, a pagamento, che consentono la personalizzazione delle caselle, dei domini e dell'interfaccia grafica. Domini riservati Il cliente ha la possibilità di richiedere l'utilizzo di domini di posta diversi da quelli standard Certnet.it. L'utilizzo di domini diversi può essere realizzato in modi diversi. Personalizzazione sottodominio interno a T.net L'offerta consiste nella configurazione di un domino di secondo livello del tipo Il nome del dominio verrà proposto da Cliente, ma deciso a discrezione di T.net, che si riserva la facoltà di rifiutare le proposte avanzate. I motivi che possono comportare un rifiuto sono ad esempio: omonimie, nomi molto lunghi, nomi molto simili tra loro, nomi molto simili a marchi noti. Personalizzazione sottodominio proprio La personalizzazione consisterà nella configurazione di un dominio del tipo Sarà a carico del Cliente fare in modo che siano configurati opportunamente i server *dns* del gestore del dominio nomeimpresa.it, in modo che la posta elettronica del sottodominio sia indirizzata verso i server di CerTnet. Personalizzazione grafica La personalizzazione grafica di webmail consiste nella possibilità, da parte di T.net, di modificare alcuni elementi in webmail, per gli utenti di un dominio diverso da quelli standard. Gli elementi modificabili sono: difficilmente leggibili alcune diciture o immagini di dimensioni non compatibili con la struttura della pagine di webmail). A utogestione delle caselle L'autogestione delle caselle consiste nella possibilità, data al Cliente, di gestire e aggiornare da solo le proprie caselle CerTnet, in un dominio diverso da quello standard. L'autogestione delle caselle non viene trattata in questo documento perché deve essere studiata in modo particolareggiato in funzione della specifica situazione del cliente. T.net si riserva la facoltà di non fornire questo servizio opzionale. Alcuni esempi, non esaustivi, di situazioni in cui l'autogestione può essere rifiutata sono: il Cliente richiede la definizione di un numero esiguo di caselle, per cui non si vede la necessità di delegarne la gestione al Cliente stesso; il Cliente non fornisce le garanzie di affidabilità e sicurezza necessarie per gestire in proprio funzioni delicate come la definizione di utenze e caselle di posta. Per richiedere informazioni più dettagliate sui Servizi di Certificazione ed Autenticazione digitale riportiamo qui di seguito l elenco con i contatti: T.net Italia S.r.l. Sede Amministrativa: Viale Africa, Catania Tel Fax le immagini (banner) nella parte superiore delle pagine; i colori di molti degli elementi delle pagine. Le modifiche sono realizzate inserendo in webmail gli elementi forniti dal Cliente. Questo servizio opzionale di T.net non prevede lo sviluppo di nuovi elementi grafici o nuove soluzioni, ma si limita ad applicare quanto ricevuto. T.net si riserva la facoltà di rifiutare l'inserimento di materiali che creino problemi alla fruizione del servizio (ad esempio abbinamenti di colori senza contrasto che rendano 8

9 Cap. 5 - La Normativa Il Quadro Normativo Certificare" l'invio e la Ricezione - i due momenti fondamentali nella trasmissione dei documenti informatici - significa fornire al mittente, dal proprio gestore di posta, una ricevuta che costituisce prova legale dell'avvenuta spedizione del messaggio e dell'eventuale allegata documentazione. Allo stesso modo, quando il messaggio perviene al destinatario, il gestore invia al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna con precisa indicazione temporale. Nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute, la traccia informatica delle operazioni svolte venga conservata per un periodo di tempo definito a cura dei gestori, con lo stesso valore giuridico delle ricevute. Su proposta del Ministro per l'innovazione e le Tecnologie di concerto con il Ministro per la Funzione Pubblica, il Consiglio dei Ministri nella seduta del 28 gennaio 2005 ha approvato in via definitiva un provvedimento che intende disciplinare le modalità di utilizzo della Posta Elettronica Certificata (PEC) non solo nei rapporti con la PA, ma anche tra privati cittadini. In sintesi le novità contenute nel DPR dell'11 febbraio 2005, n. 68, pubblicato sulla G.U. del 28 aprile 2005, n. 97: nella catena di trasmissione potranno scambiarsi le certificate sia i privati, sia le PA; saranno i gestori del servizio (art. 14), iscritti in apposito elenco tenuto dal CNIPA, a fare da garanti dell'avvenuta consegna; i messaggi verranno sottoscritti con la firma digitale avanzata (con marcatura temporale) che dovrà essere apposta sia sulla busta, sia sulle ricevute rilasciate dai gestori per assicurare l'integrità e l'autenticità del messaggio; i tempi di conservazione - i gestori dovranno conservare traccia delle operazioni per 30 mesi; i virus - i gestori sono tenuti a verificare l'eventuale presenza di virus nelle ed informare in caso positivo il mittente, bloccandone la trasmissione (art. 12); Riferimenti normativi Decreto del Presidente della Repubblica 7 Aprile 2003, n.137 (G.U. n.138 del 17 Giugno 2003). Decreto Legislativo 23 Gennaio 2002, n. 10 (G.U. n. 39 del 15 febbraio 2002). Decreto del Presidente della Repubblica 28 Dicembre 2000, n. 445 (G.U. n. 42 del 20/2/2001) e sue modificazioni secondo DPR 137/2003 (nel seguito referenziato come TU). Circolare AIPA/CR/24 del 19 giugno 2000 (Linee Guida per l'interoperabilità dei Certificatori). Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 13 gennaio 2004 (G. U. n. 98 del 27/04/2004). Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 (G.U. n. 174 del 29 luglio 2003). Circolare AIPA/CR/22 del 26 Luglio Legge 15 Marzo 1997, n. 59 (c.d. legge Bassanini). Legge 24 Dicembre 1993, n Legge 23 Dicembre 1993, n Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n Decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005 n. 68. Codice dell'amministrazione Digitale. Guida ai servizi di Indice delle amministrazioni pubbliche e delle aree organizzative omogenee e Posta Elettronica Certificata (Centro Tecnico della RUPA). DIRETTIVA SULLA TRASPARENZA DELL'AZIONE AMMINISTRATIVA E GESTIONE ELETTRONICA DEI FLUSSI DOCUMENTALI (Ministro per l'innovazione e le tecnologie, 9 dicembre 2002). Decreto Approvazione delle linee guida per l'adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi " (Ministro per l'innovazione e le tecnologie, 14 Ottobre 2003). DIRETTIVA PER L'IMPIEGO DELLA POSTA ELETTRONICA NELLE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI (Ministro per l'innovazione e le tecnologie, 27 novembre 2003). Direttiva Linee guida in materia di digitalizzazione dell'amministrazione per l'anno 2004 (Ministro per l'innovazione e le tecnologie, 18 dicembre 2003). le imprese, nei rapporti intercorrenti, potranno dichiarare l'esplicita volontà di accettare l'invio di PEC mediante indicazione nell'atto di iscrizione delle imprese. 9

10 Cap. 6 - Altri Servizi 1 La Firma Digitale Generalità T.net è Registration Authority ufficiale di InfoCamere, una delle 17 Certification Authority previste dalla legge italiana sulla firma digitale. T.net è pertanto ufficialmente abilitata a rilasciare i dispositivi di firma digitale ("smart card" o "token") a tutti i cittadini maggiorenni, in possesso del codice fiscale e di un documento di identità valido. Durante la fase di rilascio dei dispositivi di firma digitale T.net accoglie ed assiste gli utenti che richiedono il servizio di certificazione digitale; accerta l'identità personale dei soggetti richiedenti; effettua la raccolta ed il trattamento dei dati anagrafici dei soggetti richiedenti nel rispetto della normativa vigente; mette in atto la procedura di emissione dei certificati digitali; distribuisce le smart card personalizzate contenenti i dispositivi di firma digitale. Dopo i tempi tecnici necessari all'identificazione del soggetto richiedente, si procede all'inserimento dei dati anagrafici dell'utente nell'archivio informatico gestito dal certificatore InfoCamere e si rilascia una richiesta di registrazione e una certificazione indirizzata ad InfoCamere, che deve essere compilata e sottoscritta dal richiedente e controfirmata dal R.A.O. della T.net. Il Gruppo dispone di due RAO, formati presso il Certificatore, uno per sede commerciale. Successivamente alla procedura di identificazione si provvede a generare le chiavi private dell'utente e il certificato digitale di firma (o di sottoscrizione) e ad inizializzare la smart card. In questa fase l'utente sceglie e digitail proprio codice PIN, segreto e personale. Al termine della registrazione, viene rilasciato il kit di firma digitale costituito da: Smart Card con lettore Smart Usb o Token USB; Certificato di sottoscrizione e di autenticazione (triennale); Cartella InfoCamere completa di busta contenente il codice di revoca e il manuale operativo. Caratteristiche principali La firma digitale può essere definita l'equivalente elettronico di una tradizionale firma apposta su carta, assumendone lo stesso valore legale. E' associata stabilmente al documento informatico e lo arricchisce di informazioni che attestano con certezza l'integrità, l'autenticità e la non ripudiabilità dello stesso. L'elemento di rilievo del sistema firma è rappresentato dal certificato digitale di sottoscrizione che InfoCamere, nel suo ruolo di Ente Certificatore, rilascia al titolare di una smart card. Il certificato di sottoscrizione è un file generato seguendo precise indicazioni e standard stabiliti per legge (al suo interno sono conservate informazioni che riguardano l'identità del titolare, la chiave pubblica attribuitagli al momento del rilascio, il periodo di validità del certificato stesso oltre ai dati dell' Ente Certificatore InfoCamere). Il Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione Amministrativa ( Decreto del Presidente della Repubblica n 445 del 28 Dicembre 2000) definisce la Firma Digitale "il risultato della procedura informatica (validazione) basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al sottoscrittore tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici". Il certificato digitale di un titolare, una volta entrato a far parte dell'elenco pubblico dei certificati tenuto dall'ente Certificatore, garantisce la corrispondenza tra la chiave pubblica e l'identità del titolare. Chiunque desideri verificare la validità di un certificato digitale potrà farlo collegandosi al sito dell'ente di certificazione e ricevere così informazioni sul firmatario di un documento informatico. La Firma Digitale è dunque una particolare firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia Certificato di A utenticazione È utilizzato per fimare la propria posta elettronica in quanto contiene all'interno del certificato l'indirizzo del Titolare, ma può essere anche utilizzato per le connessioni sicure con un sito web lato client (SSL3), per autenticarsi ai siti web o nelle intranet aziendali (ex user-id e passwd). 10

11 Cap. 6 - Altri Servizi 2 Marcatura Temporale Consente di stabilire l'esistenza di un documento informatico prima di un certo istante temporale associandogli una data ed ora certe (segnale emesso dall'ien Galileo Ferraris). Il periodo di validita del certificato di marcatura temporale si estende per quattro anni a partire dalla data di emissione. La marcatura temporale estende nel tempo la validità di un documento firmato digitalmente. Le caratteristiche di un documento informatico firmato digitalmente sono: Integrità: Garanzia che il documento non è stato manomesso dopo la sottoscrizione. Autenticità: Garanzia dell'identità di chi firma. Non ripudio: L'autore non può disconoscere il documento firmato. Valore legale: il documento elettronico sottoscritto digitalmente ha lo stesso valore legale di un documento cartaceo sottoscritto con firma autografa. LegalDoc Conservazione ottica dei documenti Questo servizio, dedicato alle Pubbliche Amministrazioni, alle Imprese ed ai Professionisti, offre un sistema di conservazione ottica dei documenti (in modalità ASP) che permette di mantenere e garantire nel tempo l integrità e la leggibilità di un documento informatico, nel rispetto della normativa vigente in materia di conservazione ottica. Modalità di conservazione Documenti informatici: la conservazione è effettuata mediante memorizzazione su supporti ottici (dischi ottici, magneto-ottici e Dvd) e termina con l apposizione, sul singolo documento o sul loro insieme, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione, il quale attesta anche il corretto svolgimento del processo. Documenti cartacei: la conservazione avviene mediante memorizzazione della relativa immagine direttamente su supporti ottici (tramite scansione) e termina con l apposizione, sull insieme dei documenti, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione, il quale attesta il corretto svolgimento del processo. Funzionalità conservazione (richiesta di conservazione ed esito) rettifica (di un documento già conservato) cancellazione (con o senza allegati di un documento già conservato) esibizione (di un documento già conservato) richiesta di stato (di un documento mandato in conservazione) Caratteristiche del servizio: Accesso al servizio in Asp delega ad InfoCamere per l apposizione della firma di controllo del procedimento e della conservazione consultazione on line dei documenti conservati procedure di controllo, back-up, autodiagnostica gestite centralmente sistema di archiviazione centralizzato, produzione cd, memorizzazione e mantenimento dati su DBMS IC utilizzo servizi di firma e marcatura della CA InfoCamere. Proteus PA Protocollo informatico Proteus PA, è uno strumento di informatizzazione delle attività di protocollo negli enti pubblici e rappresenta oggi la soluzione per la gestione di un sistema documentario che va dalla tenuta informatica di documenti cartacei alla produzione, gestione, archiviazione e conservazione di documenti informatici. Il prodotto è un sistema informativo modulare e scalabile nel tempo. Proteus PA, realizzato nel rispetto delle norme sul documento amministrativo informatico e delle indicazioni dell AIPA, offre agli utenti un supporto nel raggiungimento degli obiettivi di: informatizzazione del servizio di protocollo; trasparenza delle azioni amministrative anche nei confronti degli utenti esterni; ottimizzazione dei flussi informativi e dei processi decisionali ottimizzazione dei costi. Funzionalità 1)Nucleo minimo protocollo (Rif.Testo Unico DPR 445/2000, art. 53) registrazione puntuale dei protocolli in ingresso, in uscita e interni; ricerca protocolli: reperimento di tutte le informazioni riguardanti i documenti protocollati; classificazione: organizzazione dei documenti protocollati secondo un criterio di classificazione (o titolario) adottato dall ente: registro di protocollo: stampe e salvataggi secondo la normativa; segnatura di protocollo con la possibilità di stampa diretta 11

12 Cap. 6 - Altri Servizi 3 sul documento o apposizione di etichetta adesiva con codice a barre. 2) Gestione documentale Acquisizione digitale dei documenti cartacei ricevuti e loro archiviazione; acquisizione dei documenti informatici, firmati digitalmente, tramite la casella di posta elettronica ufficiale dell ente; acquisizione massiva dei documenti cartacei tramite l utilizzo delle segnature di protocollo in formato codice a barre; fascicolazione: realizzazione di un collegamento, con disponibilità di tutte le necessarie funzionalità di consultazione, tra i documenti ricevuti e i documenti prodotti internamente per l'adozione dei provvedimenti finali, secondo l'iter dei procedimenti amministrativi in vigore nell ente: ricerca documenti: reperimento di tutte le informazioni riguardanti i documenti registrati; protocollazione automatica di file segnatura.xml, come previsto dalla Circolare AIPA n 28 del 7/05/ ) Workflow documentali Smistamento: invio documenti agli uffici di competenza dell ente; scrivania di lavoro: utilizzo di una scrivania virtuale per la gestione dei documenti o fascicoli di propria competenza, con possibilità di delega per i periodi di assenza; gestione flussi light : esecuzione di un procedimento su un fascicolo (la responsabilità di avanzamento e alimentazione documenti è a totale carico degli istruttori coinvolti); invio dei documenti informatici, firmati digitalmente, tramite la casella di posta elettronica istituzionale dell ente. 4) Funzionalità Aggiuntive firma digitale di documenti che circolano nell ente; gestione data base procedimenti: definizione di tutte le proprietà/dati dei procedimenti dell ente; monitoraggio procedimenti: analisi e visualizzazione dello stato di un fascicolo nell ambito del procedimento; funzioni statistiche accesso alla documentazione amministrativa in ottemperanza alla L. 241/90 sulla trasparenza amministrativa gestione del registro di emergenza; archiviazione sostitutiva dei documenti. Funzionalità di Amministrazione gestione utenti: accesso solo alle persone autorizzate secondo i livelli di abilitazione e visibilità definiti nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela dei dati personali; gestione organigramma dell ente; gestione titolario d archivio dell ente; log sistema: registrazione di tutte le attività eseguite dagli operatori sul sistema. Telemaco Il collegamento via Internet al Registro delle Imprese Telemaco consente di accedere in tempo reale al vasto patrimonio informativo tenuto dalle Camere di Commercio. E un servizio interattivo che, in un ottica di semplificazione dei procedimenti, permette agli utenti registrati di effettuare con Internet tutti gli adempimenti amministrativi verso le Camere di Commercio. Telemaco rispetta la normativa vigente sulla certificazione a distanza e gli standard per l accesso ai documenti amministrativi in formato elettronico. Funzionalità Spedizione pratiche telematiche al Registro Imprese con accesso alle informazioni sullo stato di avanzamento di ogni pratica inoltrata. Con tale funzione è possibile effettuare via Internet la spedizione di domande quali ad esempio l iscrizione, la modifica e la cessazione di un attività. L invio attraverso Telemaco equivale alla presentazione a mezzo plico raccomandato di cui all art. 15 DPR 581/95. Una volta compilato il modello e allegati i documenti che compongono la pratica, il documento viene trasmesso via Internet, attraverso protocolli di trasmissione e ricezione sicuri, al Registro Imprese della Camera di Commercio destinataria. Il sistema è integrato con la Firma Digitale: è quindi possibile firmare digitalmente i documenti informatici da inviare alle Camere di Commercio. I documenti avranno lo stesso valore della forma scritta. Le funzioni presenti nel servizio di Spedizione Pratiche sono: - invio pratiche - deposito bilanci - assegnazione Partita IVA: effettua la connessione al servizio per la compilazione del modulo di richiesta per la Partita IVA. Interrogazione dei Registri delle Camere di Commercio. Con questa funzione è possibile ottenere visure e certificati camerali, atti e bilanci ottici, informazioni su imprese e persone ed elenchi. Le funzioni presenti all'interno del servizio sono le seguenti: - Ricerca impresa e persona (per provincia o nazionale): per Denominazione/Ragione Sociale per Codice Fiscale Impresa per Numero Rea per Codice Fiscale Persona 12

13 Cap. 6 - Altri Servizi 4 per Cognome e Nome - Ricerca Protesti: consente la consultazione dei dati ufficiali relativi ai protesti levati negli ultimi cinque anni a carico di persone sia fisiche che giuridiche - Procedure in corso: la funzione permette di estrarre un insieme di informazioni sull impresa riguardanti fallimento, amministrazione controllata, liquidazione - Visure (per provincia di iscrizione dell'impresa). La visura ottenuta allo sportello telematico si presenta identica a quella ottenuta presso lo sportello della Camera di Commercio. Sono disponibili le seguenti visure: Ordinaria Registro Imprese Storica Registro Imprese Registro Ditte Albo Artigiani Assetti proprietari Protocollo Effetti di non esistenza Modello di dichiarazione sostitutiva (modulo di autocertificazione) - Bilanci e Atti: è possibile accedere all'archivio ottico del Registro delle Imprese per la consultazione di Bilanci e Atti - Servizi di certificazione. Attraverso Telemaco si possono ottenere i seguenti certificati Registro Imprese (da stampare su carta filigranata): Iscrizione nel Registro Imprese Iscrizione Abbreviata nel Registro Imprese Storico Registro Imprese Albo Artigiani Repository Gestione e archiviazione dei documenti informatici L uso sempre più frequente di documenti informatici in sostituzione dei documenti cartacei comporta la necessità di modificare le modalità di conservazione della documentazione. Repository permette di: conservare elettronicamente documenti informatici che possono essere stati firmati digitalmente; organizzare singoli documenti o pratiche in fascicoli per facilitarne il recupero e l utilizzo dopo la loro archiviazione; accedere ai documenti archiviati attraverso Internet con la possibilità di definire le persone o i gruppi di persone abilitati alla consultazione tramite certificato di autenticazione. Se i documenti informatici sono anche firmati digitalmente, Repository consente di estenderne la validità legale nel tempo secondo gli standard previsti dalla legge. A chi si rivolge Repository si rivolge a tutti coloro (professionisti, enti pubblici, associazioni, imprese) che hanno la necessità di mantenere un archivio digitale sicuro e condividere documenti informatici con i propri corrispondenti. I vantaggi Sicurezza della gestione e dell accesso ai documenti informatici, attraverso il certificato di autenticazione digitale posto su smart card. Sicurezza della trasmissione dei documenti, attraverso l utilizzo del protocollo sicuro SSL3. Facilità di reperimento dei documenti informatici. Possibilità di archiviazione ottica sostitutiva dei documenti informatici. Flessibilità nello stabilire il periodo di validità legale che deve essere associata al documento informatico firmato digitalmente. Estensione della validità del documento sottoscritto con firma digitale anche oltre la validità del certificato di sottoscrizione. Hardware di supporto In base alle diverse esigenze è possibile utilizzare diverse tipologie di hardware di supporto ai servizi di autenticazione digitale: Lettori di smart card, disponibili in versione esterna con collegamento seriale o USB e PCMCIA per notebook. Particolari lettori sono disponibili per l impiego su palmari; Smart Card da 86 mm e schede SIM da 25 mm a memoria e/o processore per la memorizzazione di certificati digitali, utilizzabili anche con lettori POS e di rilevamento accessi; Chiavi USB per la memorizzazione di certificati digitali; Lettori POS programmabili con porta seriale e/o modem integrato. 13

14 APPENDICE Schema logico di funzionamento Nel seguito viene proposta una rappresentazione grafica che schematizza gli elementi caratteristici di un dominio di posta certificata e le sue interazioni con un altro dominio di posta, sia certificata, che non certificata. INTERAZIONE FRA DUE DOMINI DI POSTA CERTIFICATA DOMINIO DI POSTA CERTIFICATA Ricevuta di accettazione 1b Ricevuta di presa in carico Punto di accesso 2a Messaggio di trasporto 2b Punto di ricezione DOMINIO DI POSTA CERTIFICATA 1a 3 Messaggio originale Utente (invio) Punto di consegna 4a Store 4b 5 Ricevuta di avvenuta consegna Utente (ricezione) Schema logico di funzionamento 1 14

15 APPENDICE Interazione fra un dominio di posta convenzionale (Mittente)e un dominio di Posta Certificata (Ricevente) DOMINIO DI POSTA CONVENZIONALE DOMINIO DI POSTA CERTIFICATA Messaggio di posta non certificata Utente (invio) 1 Punto di ricezione 2 Messaggio di anomalia di trasporto Punto di consegna 3 Store 4 Utente (ricezione) Schema logico di funzionamento 2 15

16 APPENDICE Interazione fra un dominio di Posta Certificata (Mittente) e un dominio di posta convenzionale (Ricevente) DOMINIO DI POSTA CERTIFICATA DOMINIO DI POSTA CONVENZIONALE Messaggio di trasporto Ricevuta di accettazione 1b Punto di ricezione accesso 2a Utente (ricezione) 1a Messaggio originale Utente (invio) Schema logico di funzionamento 3 16

17 CONTATTI Contatti: T.net Italia S.r.l. Viale Africa, CATANIA Tel Fax Web:

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