IL LAVORO SINDACALE: Gli Strumenti Informatici. A Cura Di Giuseppe Scozzola

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1 IL LAVORO SINDACALE: Gli Strumenti Informatici A Cura Di Giuseppe Scozzola

2 Vai al sito IL SITO INTERNET

3 DA LUGLIO 2013 È ONLINE IL NUOVO PORTALE WEB DELLA UILTRASPORTI. OLTRE A UNA RINNOVATA VESTE GRAFICA CHE FACILITA L'ACCESSO E LA FRUIBILITÀ DEI CONTENUTI, IL NUOVO PORTALE OFFRE MAGGIORI SERVIZI E NUOVE FUNZIONALITÀ, ANCHE IN CHIAVE SOCIAL, A DELEGATI, ISCRITTI, LAVORATORI E CITTADINI. TRA LE NOVITÀ, UNA MIGLIORE ORGANIZZAZIONE DELLE AREE DEDICATE AI DIPARTIMENTI E ALTRE TEMATICHE, CHE PERMETTE UNA NAVIGAZIONE PIÙ SEMPLICE; L'ARCHIVIO DI TUTTI I DOCUMENTI, I COMUNICATI STAMPA E LE DICHIARAZIONI DELLA ORGANIZZAZIONE SINDACALE ACCESSIBILI ANCHE TRAMITE MOTORE DI RICERCA; L'INTEGRAZIONE CON IL SISTEMA DEI SERVIZI UIL, UNA STRUTTURA INTEGRATA DI COORDINAMENTO DEI SERVIZI DI CUI LA UIL E LA UILTRASPORTI SI È DOTATA PER OFFRIRE ALLE PERSONE EFFICACI FORME DI ASSISTENZA E TUTELA SEMPRE PIÙ ADEGUATE E RISPONDENTI ALLE DIVERSE ISTANZE SOCIALI; I PROFILI FACEBOOK E TWITTER UFFICIALI DELLA UILTRASPORTI, FACILMENTE RAGGIUNGIBILI DALLA HOME PAGE. IL NUOVO SITO È ACCESSIBILE DA QUALSIASI PIATTAFORMA, SIA FISSA CHE MOBILE (SMARTPHONE E TABLET) E SI È DOTATO DI UNA MAGGIORE MULTIMEDIALITÀ. LE CARATTERISTICHE

4 I SITI SARANNO REALIZZATI GRAZIE ALL'ARCHITETTURA DI JOOMLA, UN CMS (SISTEMA DI GESTIONE DEI CONTENUTI) CHE METTERÀ IN GRADO L UTENTE DI AMMINISTRARE DA SOLO IL SITO IN MANIERA FACILE ED INTUITIVA, LIBERANDOSI DI ULTERIORI COSTI AGGIUNTIVI PER LA GESTIONE E PERMETTENDO CHIUNQUE DI OTTENERE UN SITO SEMPRE DINAMICO CON CONTENUTI COSTANTEMENTE AGGIORNATI. AMMINISTRAZIONE, DI FACILE INTUIZIONE, DAL QUALE È POSSIBILE ESEGUIRE QUALSIASI OPERAZIONE OVUNQUE L UTENTE SI TROVI. TUTTO QUESTO È POSSIBILE GRAZIE AD UN PANNELLO DI LA PIATTAFORMA WEB

5 - CHI SIAMO; - LO STATUTO; - ORGANISMI SUL TERRITORIO; - LINK ESTERNI; - DOVE SIAMO E CONTATTI; - COMPOSIZIONE E ORGANISMI; - BANNER INFORMATIVI; - ISCRIZIONE NEWLETTER; - L ESPERTO RISPONDE; - VIDEOCONFERENZA; - COLLEGAMENTO AL CANALE UFFICIALE YOU TUBE; - COLLEGAMENTO UIL WEB TV; - PREISCRIZIONE AL SINDACATO; - COLLEGAMENTO A FACEBOOK; - COLLEGAMENTO A TWITTER; - AGENDA APPUNTAMENTI; - LA RIVISTA UILTRASPORTI; - LE NEWS DALLA UIL CONFEDERALE; I SERVIZI

6 - IL TRASPORTO PUBBLICO LOCALE; - IL TRASPORTO FERROVIARIO; - TRASPORTO AEREO: PILOTI ASSISTENTI - TRASPORTO MARITTIMO; DI VOLO PERSONALE DI TERRA ASSISTENZA AL VOLO ENAV ; - VIABILITA ( APPALTI FERROVIARI ; AUTONOLEGGIO, AUTOSCUOLE, AUTOSTRADE, MULTISERVIZI/IMPRESE DI PULIZIE, TAXI); - LOGISTICA (COOPERAZIONE, PORTI, SERVIZI AMBIENTALI, TRASPORTO MERCI); - UFFICIO STAMPA; - UFFICIO LEGALE; - COORDINAMENTO SALUTE E SICUREZZA; - COORDINAMENTO INTERNAZIONALE; - COORDINAMENTO GIOVANI; - C O O R D I N A M E N T O PA R I OPPORTUNITA ; LE SEZIONI

7 I SITI DI TERZO LIVELLO

8 } } AL FINE DI STANDARDIZZARE TUTTI GLI INDIRIZZIDEI SITI INTERNET DELLE STRUTTURE REGIONALI E TERRITORIALI DELLA UILTRASPORTI E METTENDO LE STESSE NELLE CONDIZIONI DI GESTIRE UN SITO WEB ISTITUZIONALE, SONO STATI REALIZZATI TUTTI I SITI INTERNET REGIONALI, SULLA BASE DEL NUOVO PORTALE DELLA UILTRASPORTI NAZIONALE. L O B I E T T I V O C H E V O G L I A M O RAGGIUNGERE PER UILTRASPORTI.IT RICALCA IL MODELLO ORGANIZZATIVO DI INTERNET ASSUNTO DA PARECCHI GROSSI ENTI. E' UN MODELLO BASATO SULLA SUDDIVISIONE DEL DOMINIO PRINCIPALE DELLA UILTRASPORTI.IT SU BASE REGIONALE E ALL INTERNO DI ESSO SU BASE TERRITORIALE. I SITI DI TERZO LIVELLO Premessa

9 I SITI DI TERZO LIVELLO Unificazione Dei Siti Internet } } L UNIFICAZIONE DEGLI INDIRIZZI W E B P U Ò E S S E R E R A G G I U N T O TRAMITE LA REALIZZARE DI DOMINI CHIAMATI DI TERZO LIVELLO. I DOMINI DI TERZO LIVELLO SONO DOMINI INDIPENDENTI TRA LORO, MA CHE FANNO RIFERIMENTO A UN DOMINIO PRINCIPALE, CHE NEL N O S T R O C A S O S A R À

10 I SITI DI TERZO LIVELLO La Nuova Denominazione } TUTTI GLI INDIRIZZI WEB, ESISTENTI E NON, AVRANNO LA SEGUENTE STRUTTURA TOPOGRAFICA: DOMINIO DI TERZO LIVELLO DOMINIO DI SECONDO LIVELLO DOMINIO DI PRIMO LIVELLO

11 I SITI DI TERZO LIVELLO } } I SITI REGIONALI HANNO GLI STESSI S E R V I Z I C H E O F F R E I L S I T O NAZIONALE DELLA UILTRASPORTI. ESSI SONO COLLEGATI DIRETTAMENTE AL SITO NAZIONALE. OGNI QUALVOLTA VIENE PUBBLICATO UNA NOTIZIA, UN BANNER O QUALSISI I N F O R M A Z I O N E D I I N T E R E S S E NAZIONALE, GLI STESSI A CASCATA VENGONO PUBBLICATI SU TUTTI I SITI REGIONALI, RIPORTANDO LA SCRITTA DALLA SEDE NAZIONALE DELLA UILTRASPORTI Le Caratteristiche

12 L APP UFFICIALE iult

13 iuilt È L APP UFFICIALE MOBILE PER SMARTPHONE E TABLET DELLA UILTRASPORTI. ESSA PUÒ ESSERE SCARICATA DAI SEGUENTI STORE: iuilt CHE COS È?

14 LE FUNZIONALITÀ DI IUILT SONO: - NOTIZIE IN TEMPO REALE, CON SERVIZIO PUSH-NOTIFICHE - SERVIZIO UFFICIO STAMPA - COMUNICAZIONE DIRETTA VIA TELEFONO, SMS ED CON LA UILTRASPORTI - INFORMAZIONI SULLA UILTRASPORTI - SITE MOBILE - INTERAZIONE CON I SOCIAL NETWORK UFFICIALI - MEDIATECA - SEGUIRE LE VIDEOCONFERENZE E GLI EVENTI IN DIRETTA - SEGUIRE IL CALENDARIO DEGLI APPUNTAMENTI E DEGLI EVENTI - RINTRACCIARE TUTTE LE STRUTTURE DELLA UILTRASPORTI SPARSE NEL TERRITORIO - SERVIZIO DI PREISCRIZIONE - SERVIZIO DI CHAT - E-LEARNING E MOLTO ALTRO ANCORA. LE FUNZIONALITA iuilt

15 PIATTAFORME COMPATIBILI: - WINDOWS - MAC - ANDROID - ANDROID TABLET - IPHONE - IPAD - IPOD PRESTO ANCHE SU - BLACKBERRY - WINDOWS PHONE RICORDO CHE IUILT È DISPONIBILE GRATUITAMENTE SUGLI STORE UFFICIALI LE PIATTAFORME COMPATIBILI iuilt

16 I MEZZI DI COMUNICAZIONE La Posta Elettronica

17 I MEZZI DI COMUNICAZIONE La Posta Elettronica La posta elettronica ( o ) è un servizio Internet grazie al quale ogni utente abilitato può inviare e ricevere dei messaggi utilizzando un computer o altro dispositivo elettronico (es. palmare, cellulare ecc.) connesso in rete attraverso un proprio account di posta registrato presso un provider del servizio. È una delle applicazioni Internet più conosciute e utilizzate assieme al web. Rappresenta la controparte digitale ed elettronica della posta ordinaria e cartacea. A differenza di quest'ultima, il ritardo con cui arriva dal mittente al destinatario è normalmente di pochi secondi/minuti, anche se vi sono delle eccezioni che ritardano il servizio fino a qualche ora. Per questo in generale di fatto ha rappresentato una rivoluzione nel modo di inviare e ricevere posta con la possibilità di allegare qualsiasi tipo di documento e immagini digitali entro certi limiti di dimensioni in byte. Che cos è?

18 La Posta Elettronica della Uiltrasporti I MEZZI DI COMUNICAZIONE La Posta Elettronica Al fine di facilitare la comunicazione sono statti unificati tutti gli indirizzi sotto un unico domini di posta. Gli indirizzi sono stati standardizzati con la seguente formattazione: NomeCognome@uiltrasporti.it NomeCognome@nomeregione.uiltrasporti.it Tutto ciò per istituzionalizzare gli indirizzi e- mail, rendendo molto più facile la comunicazione, e anche al fine di non confondere più gli indirizzi con quelli personali.

19 LA GESTIONE DELLA POSTA I MEZZI DI COMUNICAZIONE La Posta Elettronica IL SERVIZIO DI POSTA ELETTRONICA PUO ESSERE GESTITO DIRETTAMENTE DAL SITO INTERNET, DA WEBMAIL, DAI CLASSICI SOFTWARE DI GESTIONE DI POSTA ELETTRONICA (OUTLOOK, MAIL, ETC ) CHE SU QUALUNQUE DISPOSITIVO TABLET, SMARTHPHONE O ALTRI SISTEMI MOBILE.

20 GESTIONE TRAMITE WEBMAIL I MEZZI DI COMUNICAZIONE La Posta Elettronica PER VISUALIZZARE LA POSTA ELETTRONICA DIRETTAMENTE DA UN BROWERS INTERNET BASTA ANDARE AL SEGUENTE INDIRIZZO E INSERIRE LE PROPRIE CREDENZIALI

21 PROTOCOLLI DI COMUNICAZIONE ESISTONO DUE TIPOLOGIE DI PROTOCOLLI DI COMUNICAZIONE PER CONFIGURARE LA POSTA ELETTRONICA: POP3 E IMAP I MEZZI DI COMUNICAZIONE La Posta Elettronica In sostanza, la differenza principale tra i due protocolli è che se si utilizza un account POP3, i messaggi di posta elettronica vengono scaricati dal server e salvati in locale, mentre IMAP li lascia sul server e memorizza le nella cache (temporaneamente). I vantaggi di usare POP3 sono 4: - Le vengono memorizzate localmente e sono sempre accessibili sul computer o sul cellulare, anche senza connessione ad internet - La connessione Internet diventa necessaria solo per l'invio e la ricezione della posta - Si risparmia spazio di archiviazione del server (perchè non rimangono mai i messaggi al suo interno) - Rimane comunque la possibilità di lasciare la copia dei messaggi sul server. I vantaggi di IMAP sono 6: - Permette a più clienti di gestire la stessa posta - La Posta viene salvata sul server remoto ed è accessibile da più sedi diverse - La connessione a Internet è necessaria per accedere alla posta - Si può ottenere una panoramica veloce delle mail perchè vengono scaricate solo le intestazioni almeno fino a che non è richiesto anche il contenuto dei messaggi. - Si risparmia spazio disco sul computer

22 CONFIURAZIONE LA MAIL SI PUO CONFIGURARE SU ANDROID I MEZZI DI COMUNICAZIONE La Posta Elettronica A prescindere dalla tipologia di protocollo di comunicazione prescelto, per configurare un account di posta della uiltrasporti si dovranno inserire i seguenti parametri: SERVER DI POSTA IN ENTRATA (POP3 O IMAP): mail.uiltrasporti Nome Utente: (es.giuseppescozzola@uiltrasporti.it) Password: La Password scelta o assegnata Porta: 995 (POP3) 993 (IMAP) Certificato di sicurezza: SSL (TUTTI I CERTIFICATI) SERVER DI POSTA IN USCITA (SMTP): mail.uiltrasporti.it Nome Utente: (es.giuseppescozzola@uiltrasporti.it) Password: La Password scelta o assegnata Porta: 465 Certificato di sicurezza: SSL (TUTTI I CERTIFICATI)

23 DIFFERENZA TRA A,CC E CCN I MEZZI DI COMUNICAZIONE La Posta Elettronica In linea di principio, e con riferimento al significato che le corrispondenti espressioni inglese avevano nel contesto originale della posta cartacea, si può sintetizzare il ruolo dei diversi campi dell'intestazione della posta elettronica come segue: gli indirizzi nel campo A sono quelli dei destinatari del messaggio; gli indirizzi nel campo Cc sono quelli di altre persone che vengono pubblicamente informate dello scambio, pur non essendo i destinatari principali dello stesso; gli indirizzi nel campo Ccn sono quelli di altre persone che vengono segretamente informate dello scambio, pur non essendo i destinatari principali dello stesso.

24 FIRMA E CONTATTI I MEZZI DI COMUNICAZIONE La Posta Elettronica FIRMA: Per i propri messaggi di posta elettronica è possibile creare firme personalizzate che includono testo, immagini, il proprio biglietto da visita elettronico, un logo o addirittura un'immagine della propria firma scritta a mano. GRUPPO DI CONTATTI: Un gruppo di contatti, noto anche come lista di distribuzione, è un insieme di indirizzi di posta elettronica raccolti sotto un unico nome. Un messaggio inviato a un gruppo di contatti viene inviato a tutti i destinatari elencati nel gruppo. È possibile includere gruppi di contatti in messaggi, richieste di riunione e in altri gruppi di contatti.

25 LA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA I MEZZI DI COMUNICAZIONE La Posta Elettronica La posta elettronica certificata (PEC) è una tipologia particolare di posta elettronica, disciplinata dalla legge italiana, che permette di dare a un messaggio di posta elettronica lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento tradizionale garantendo così il non ripudio. Anche il contenuto può essere certificato e firmato elettronicamente oppure criptato garantendo quindi anche autenticazione, integrità dei dati e confidenzialità. N.B: UNA PEC PUO SPEDIRE UNA MAIL A QUALUNQUE MAIL (ANCHE NON PEC), MENTRE PUO RICEVERE SOLO E SOLTATO DA ALTRE PEC

26 I MEZZI DI COMUNICAZIONE LE NEWSLETTERS

27 I MEZZI DI COMUNICAZIONE LE NEWSLETTERS La newsletter è un notiziario scritto o per immagini diffuso periodicamente per posta elettronica. Oggi è prevalentemente in formato HTML, che permette di gestire anche immagini, ma parte dell'utenza (preferisce riceverla in formato testuale. Il formato testuale consente infatti di leggere con facilità il messaggio anche con strumenti diversi dal personal computer, dotati di monitor più piccoli e di software che non supportano integralmente il linguaggio Html. La frequenza di invio è variabile, può ad esempio essere giornaliera, mensile o anche saltuaria. La ricezione in genere è gratuita, anche se talune newsletter divulgative, che trattano argomenti di nicchia, possono talvolta essere a pagamento. Le newsletter devono rispettare la normativa relativa alla privacy, della quale si occupa il Garante, che vieta l'invio di messaggi informativi o pubblicitari non sollecitati. La dinamica di comunicazione della newsletter è caratterizzata da un singolo utente o gruppo editoriale che invia messaggi unilateralmente verso la massa di iscritti, mentre questi ultimi possono inviare messaggi e- mail al solo mittente originario, e non anche a tutti o ad alcuni degli altri iscritti, che restano vicendevolmente anonimi. Che cos è?

28 I MEZZI DI COMUNICAZIONE I SOCIAL NETWORK

29 Una rete sociale (in inglese social network) consiste di un qualsiasi gruppo di individui connessi tra loro da diversi legami sociali. Per gli esseri umani i legami vanno dalla conoscenza casuale, ai rapporti di lavoro, ai vincoli familiari. Le reti sociali sono spesso usate come base di studi interculturali in sociologia, in antropologia, in etologia. L'analisi delle reti sociali, ovvero la mappatura e la misurazione delle reti sociali, può essere condotta con un formalismo matematico usando la teoria dei grafi. In generale, il corpus teorico ed i modelli usati per lo studio delle reti sociali sono compresi nella cosiddetta social network analysis. La ricerca condotta nell'ambito di diversi approcci disciplinari ha evidenziato come le reti sociali operino a più livelli (dalle famiglie alle comunità nazionali) e svolgano un ruolo cruciale nel determinare le modalità di risoluzione di problemi e i sistemi di gestione delle organizzazioni, nonché le possibilità dei singoli individui di raggiungere i propri obiettivi. I SOCIAL NETWORK Cosa sono

30 Ecco 5 grandi differenze, tutte buone ragioni per cui accostare i due social : 1) Timeline vs Real Time Facebook guarda al passato. Twitter al presente. Facebook si è fatto ancora più personale, una seconda pelle della vita reale, del suo vissuto fatto di ricordi, fotografie, suggestioni, luoghi in cui si è stati. Twitter invece vive solo nel presente. I tweet sopravvivono 1 ora al massimo, assolvono il loro compito informativo e incontrano l oblio. I SOCIAL NETWORK Facebook e Twitter 2) Social Graph vs Interest Graph I follower non sono amici. Sono persone con cui hai in comune interessi, ma possono anche essere dei perfetti sconosciuti. Su Facebook invece c è tua nonna e tuo cugino, i tuoi amici più cari e i tuoi vecchi compagni di scuola con cui davanti ad una birra non sapresti di che parlare.

31 3) Social Network vs Information Network Si è visto durante,l elezione di Obama, la cattura di Bin Laden e in tutti gli ultimi grandi eventi di emozione pubblica. Twitter è un news media. È leggero, informale, immediato, perfetto per dare una notizia e generare un passaparola. Facebook è invece relativamente lento, si presta di più a battaglie senza tempo, tributi, commemorazioni, risate e pianti fra amici. Sui grandi eventi Facebook arriva dopo, ma dura molto di più. 4) Private vs Public Su Facebook la privacy è sempre una delle questioni di dibattito più calde.. Twitter invece è pubblico, aperto, trasparente. I SOCIAL NETWORK Facebook e Twitter.

32 FACEBOOK Indirizzo Profilo: Indirizzo Pagina: Nazionale/ Il profilo è personale e dovrebbe, pertanto, rappresentare una persona, non un azienda o altro tipo di attività. La pagine è l applicazione di Facebook predisposta per rappresentare un azienda, un ente, una causa sociale, un personaggio pubblico etc. etc. Il profilo non è visibile a chi non si è loggato/collegato a Facebook. La visibilità di un profilo, infatti, è legata al rapporto di amicizia (virtuale) su Facebook. La pagina è sempre visibile, anche da chi non ha i dati di login per accedere a Facebook. Questa, almeno, è la situazione di default. Ritengo che questa differenza sia importantissima: poiché in questa sede parliamo di comunicazione aziendale non possiamo accettare delle barriere (loggarsi a Facebook) per visualizzare i nostri contenuti. Tutti devono poter vedere la nostra pagina. I SOCIAL NETWORK Facebook UILT

33 Facebook e Tittwer UILT I SOCIAL NETWORK TWITTER Indirizzo: TUTTI GLI ARTICOLI PUBBLICATI NEL SITO DELLA UILTRASPORTI VENGONO PUBBLICATI IN AUTOMATICO SUL PROFILO E SULLA PAGINA DI FACEBOOK E SI CREA UN CINGUETTIO (TWEET) SUL PROFILO TWITTER.

34 I MEZZI DI COMUNICAZIONE LA VIDEOCONFERENZA

35 I MEZZI DI COMUNICAZIONE LA VIDEOCONFERENZA La videoconferenza è la combinazione di due tecnologie, dove si ha l'interazione sincrona in audio, video e dati fra due o più soggetti. La Uiltrasporti si è attrezzata negli ultimi mesi alla multiconferenza Audio/Video/Web che mette in comunicazione tra loro dispositivi diversi (pc con o senza webcam, telefono fisso o mobile, videoconferenza) rendendoli interattivi. La videoconferenza permette di eliminare le distanze, mettendo in contatto chiunque, tramite qualunque supporto multimediale PC, MAC, tablet o smartphone, ogniqualvolta si desidera. Il servizio di Videoconferenza della Uiltrasporti, utilizza il sistema HD Faces e permette di mettere in comunicazione fino a 26 utenti contemporaneamente. Inoltre durante la fase di videoconferenza è possibile chattare, scambiarsi documenti, e condividere il proprio monitor. CHE COS E

36 LA VIDEOCONFERENZA DELLA UILTRASPORTI CONDIVISIONE SCHERMO E ASSEGNAZIONE PER UTILIZZO DELLA PROPIA TASTIERA E MOUSE I MEZZI DI COMUNICAZIONE LA VIDEOCONFERENZA ELENCO PARTECIPANTI, DEFINIZIONE DEL RUOLO DI ORGANIZZATORE CHE HA LA FACOLTA DI ESCLUDERE L AUDIO DI UNO O PIU PARTECIPANTI SORGENTE AUDIO DA UTILIZZARE (MICROFONO O TELEFONO VOIP) CONDIVISIONE WEBCAM SERVIZIO CHAT, PRIVATA O PUBBLICA PER L INTERO PUBBLICO (AD ESEMPIO PER PRENOTARE UN INTERVENTO)

37 I MEZZI DI COMUNICAZIONE LA REALIZZAZIONE DI UNA LETTERA

38 I MEZZI DI COMUNICAZIONE LA STAMPA UNIONE

39 Se dovete inviare una lettera a molte persone probabilmente la prima tecnica che vi viene in mente è quella di scrivere la lettera tipo lasciando vuoti gli spazi dedicati alle informazioni personali di ogni singola persona, per poi andarli a riempire uno ad uno per ogni destinatario. La procedura è senza dubbio brigosa e noiosa. Word ci mette a disposizione uno strumento potente quanto semplice, la stampa unione. La stampa unione è una tecnica che ci consente di creare un documento base e in automatico sarà Word a riempire gli spazi mancanti con le informazioni personali dei destinatari prendendoli da un database. Quello che ci serve per usare la stampa unione è Word 2010 e un database generico (ad esempio Excel). In questo database dovremo inserire un elenco delle persone a cui inviare il documento con tutti i dati che vogliamo vengano inseriti in automatico. La prima riga sarà composta dai nomi dei campi (ad esempio Nome, Indirizzo etc.) e le seguenti saranno composte dai valori dei dei campi per ogni destinatario. Salvate il documento e chiudetelo.. I MEZZI DI COMUNICAZIONE LA STAMPA UNIONE A COSA SERVE

40 Ora aprite il vostro foglio di Word e scrivete il vostro documento lasciando uno spazio laddove dovranno essere inseriti i dati in automatico. Quindi premete sulla scheda Lettere in alto, poi dopo aver cliccato su Inizia stampa unione si aprirà un menù a tendina, cliccate su Creazione guidata stampa unione se siete ai primi approcci con la stampa unione. Ora sulla destra del documento si aprirà una finestra che vi guiderà passo a passo nella creazione della stampa unione. Vediamone assieme i passaggi: Scegliere il tipo di documento In questa fase possiamo scegliere che tipo di documento stiamo creando, potendo scegliere tra Lettere, Messaggi di posta elettronica, Buste. Per procedere con l'esempio fingiamo di voler inviare delle lettere, quindi mettiamo la spunta su Lettere e clicchiamo in basso su successivo. Scelta del documento di partenza Ora dobbiamo dire a word quale sarà il nostro documento Word dove andranno inseriti i dati dei destinatari. Le scelte possibili sono: usa il documento corrente (quello alla sinistra della finestra), inizia da un modello (modelli suggeriti da word) e inizia da un documento esistente (nel caso il documento di Word sia già stato creato in precedenza ma non è quello attualmente aperto). Clicchiamo su Documento corrente e clicchiamo su successivo. I MEZZI DI COMUNICAZIONE LA STAMPA UNIONE PROCEDURA DI REALIZZAZIONE

41 Selezione dei destinatari Ora dobbiamo dire a Word da dove prendere i dati da inserire in automatico. Possiamo cliccare su Usa elenco esistente se abbiamo creato in precedenza un database, selezionare dai contatti di Outlook oppure Crea un nuovo elenco se lo vogliamo creare al momento. Fingendo di aver già creato un database in Excel spuntiamo la voce Usa elenco esistente e poco più in basso clicchiamo su Sfoglia. Si aprirà una finestra dove potremo cercare e selezionare il foglio di Excel da cui prendere i dati. Una volta fatto doppio click sul file, si aprirà una finestra che ci chiederà su quale dei tre fogli si trovano i nostri dati (di default quando creiamo un database è nel primo) e sotto c'è una spunta, La prima riga di dati contiene intestazioni di colonna. Lasciando la spunta Word capirà che la prima riga del nostro database non è una riga di dati, ma contiene i nomi dei campi (nome, indirizzo etc.). Nella schermata successiva possiamo scegliere se togliere qualcuno dell'elenco eliminando la spunta relativa. Ora date l'ok e premete Successivo. I MEZZI DI COMUNICAZIONE LA STAMPA UNIONE PROCEDURA DI REALIZZAZIONE

42 Composizione lettera In questa schermata ci sono varie opzioni. Le prime tre sono impostazioni precompilate grazie alle quali impostare i nostri dati nelle tipiche modalità come ad esempio l'inizio di una lettera (Formula di apertura...). Altrimenti posizioniamoci col cursore nel documento dove vogliamo che compaia un determinato dato e clicchiamo su Altro... poi lasciamo la spunta su Campi database. Nella finestra sottostante troviamo un elenco dei campi che abbiamo creato sul foglio di Excel, da qui scegliamo il campo che Word deve inserire in automatico laddove avevamo posizionato il cursore poi clicchiamo inserisci e quando abbiamo finito chiudi. Premiamo successivo. Anteprima Da qui possiamo vedere le anteprime delle nostre lettere con i dati dei nostri destinatari. Da questa schermata possiamo anche modificare l'elenco scegliendo un destinatario ed escludendolo. Premiamo successivo e arriviamo all'ultimo step. I MEZZI DI COMUNICAZIONE LA STAMPA UNIONE PROCEDURA DI REALIZZAZIONE

43 I MEZZI DI COMUNICAZIONE LA STAMPA UNIONE Completamento unione Ora possiamo modificare le lettere personalizzandole singolarmente nel caso ad un preciso destinatario volessimo aggiungere qualcosa di diverso. Cliccando su Modifica singole lettere potremo scegliere quali, verrà aperto un nuovo documento contenente le lettere che vogliamo modificare. Mentre per stamparle ci basterà cliccare su Stampa.. ed il gioco è fatto. Nel caso i documenti da scrivere siano molti la stampa unione, a prima vista macchinosa, risulta molto vantaggiosa. PROCEDURA DI REALIZZAZIONE

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