Applicativo HRPortal

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1 Applicativo HRPortal Versione del 18 Ottobre 2013 Elenco contenuti 1 - NOVITA' DI RILIEVO E PRECISAZIONI IMPORTANTI Nuova presentazione grafica (Novità) Gestione sicurezza (Implementazioni) Creazione automatica utenti (Nuove opzioni) Gestione Notifiche (Nuovi attributi ) Gadget Comunicazioni aziendali (Gestione notifiche) Gadget Delega Comunicazioni aziendali (Gestione allegati/notifiche) Storico pubblicazione (Implementazioni) Gadget Folder organizzativo (Implementazioni) Gadget Documenti personali (Nuove opzioni di sicurezza) Gadget DMS- Archiviazione/Pubblicazione (Nuove opzioni) Delega Pubblicazione PDF esterni (Nuovo gadget) Gestione licenza applicativa (Nuovo gadget) Estrattore dati (Implementazioni) System Tools (Nuovo) Riepilogo Nuove Procedure installate Riepilogo Nuove Notifiche Riepilogo delle operazioni a cura dell'utente...18 Versione Data rilascio 18/10/2013 Pag. 1 / 18

2 1 - NOVITA' DI RILIEVO E PRECISAZIONI IMPORTANTI 1.1 NOVITA' DI RILIEVO Vi consigliamo di prendere particolare visione degli argomenti sotto-indicati, in quanto rilevanti ai fini dell'utilizzo dell'applicativo HRPortal. Nuova presentazione grafica (Novità) Gestione sicurezza (Implementazioni) Creazione automatica utenti (Nuove opzioni) Gadget Comunicazioni aziendali (Gestione notifiche) Gadget Delega Comunicazioni aziendali (Gestione allegati/notifiche) Delega Pubblicazione PDF esterni (Nuovo gadget) Gestione licenza applicativa (Nuovo gadget) 1.2 PRECISAZIONI IMPORTANTI CONTENITORE DMS Vi ricordiamo che per il DMS Contenitore E' NECESSARIO: IMPOSTARE LE PROCEDURE DI SALVATAGGIO DEL PERCORSO DA VOI INDICATO IN DMS - IMPOSTAZIONI GLOBALI COME CONTENITORE. (Da Workspace Archivio - Impostazioni - Impostazioni globali). QUESTO E' NECESSARIO IN QUANTO, IL PERCORSO DI CUI SOPRA, E' L'UNICO LUOGO DOVE VENGONO MEMORIZZATI I DOCUMENTI (Cedolini, Cartellini, etc.) E DAL QUALE VENGONO REPERITI I DATI DA VISUALIZZARE NEL Folder Dipendente - Documenti personali e/o Folder Organizzativo. NEL CASO IN CUI IL CONTENITORE SI PERDA O VENGA CORROTTO, NON SARANNO PIU' REPERIBILI I DATI RELATIVI A TUTTE LE PUBBLICAZIONI GIA' EFFETTUATE. Versione Data rilascio 18/10/2013 Pag. 2 / 18

3 2 - Nuova presentazione grafica (Novità) Da questa versione, nell'ottica di continuo miglioramento delle funzionalità presenti nella Suite HR Infinity e per agevolarne l'utilizzo, è stato introdotto il nuovo layout grafico. Tali migliorie riguardano solo la presentazione grafica e non inficiano sulle funzionalità applicative. Il layout grafico, presentato al caricamento dell'aggiornamento, sarà quello legato alla nuova modalità. Si precisa che la presentazione grafica è comune a tutti gli applicativi HR presenti sull'impianto aggiornati all'ultima versione e di conseguenza NON può essere diversificata per applicazione. 2.1 Attivazione presentazione grafica precedente Per diluire nel tempo l'adozione del nuovo layout, mantenendo la grafica precedente, è possibile intervenire sull'impianto variando l'opzione Tema grafico HR, presente in Definizione configurazione, in Tema HR Infinity ( Da Pannello di controllo Sistema HR Configurazione ). Al primo accesso successivo alla chiusura della sessione di lavoro verrà ripristinata la grafica precedente. Si precisa che, nonostante si utilizzi ancora il layout grafico precedente alcune impostazioni funzionali dell'applicativo o determinate icone che attivano specifiche funzioni, saranno comunque esposte nella nuova modalità; la videata di richiesta credenziali di accesso sarà comunque sempre visualizzata nella nuova modalità. Si ricorda, comunque, che l'adozione della nuova grafica e' indispensabile per poter usufruire delle implementazioni che verranno rilasciate successivamente all'interno delle applicazioni HR Infinity Zucchetti. 2.2 Opzioni grafiche L'impostazione del colore di default della nuova grafica e/o dello sfondo del titolo possono essere variate per impianto, agendo opportunamente sulla nuova funzionalità Opzioni grafiche ( Da Pannello di controllo Sistema HR Configurazione ). Si precisa che la funzionalità Opzioni grafiche è attiva solo per il gli utenti appartenenti al Gruppo 1 Amminis.Zucchetti ; sarà a cura dell'utente appartenente a tale gruppo, ove lo ritenesse necessario, attivare tale funzionalità anche ad altri Gruppi/Utenti agendo opportunamente con la Configurazione menù. 2.3 Cambio ambiente La funzionalità di Cambio ambiente, nella nuova presentazione grafica, è rimasta funzionalmente invariata, ma è stata spostata nella barra a piede dell'applicativo. 2.4 Lingua E' possibile con il nuovo layout grafico cambiare la lingua utilizzando l'apposita opzione a piede dell'applicativo; l'aggiornamento della lingua verrà eseguito in tempo reale, Versione Data rilascio 18/10/2013 Pag. 3 / 18

4 indipendentemente da quanto indicato a livello di definizione Utente, e verrà mantenuto fino alla chiusura della sessione di lavoro. Al primo accesso successivo verrà ripristinata la lingua impostata sull'utente. Sarà inoltre possibile, indipendentemente dalla lingua indicata a livello di definizione utente, configurare per impianto da Definizione configurazione (Da Pannello di controllo Sistema HR Configurazione ) e/o per Utente da Opzioni personali (Da Sidebar - Shortcuts oppure da Opzioni personali presente in testata ), quale formato utilizzare per la visualizzazione/inserimento dei campi data e quale separatore di cifre decimali utilizzare per i campi numerici con decimali. In automatico l'impostazione delle nuove opzioni sarà: per le utenze in lingua italiana date in formato GG/MM/AAAA e separatore di cifre decimali a virgola per le utenze in lingua non italiana date in formato MM/GG/AAAA e separatore di cifre decimali a virgola. 3 - Gestione sicurezza (Implementazioni) 3.1 Ruoli di sicurezza Con il presente aggiornamento è stata introdotta, la gestione dei Ruoli di sicurezza, utili al fine di agevolare l'utente nella gestione in sicurezza delle funzionalità applicative. La gestione dei Ruoli di sicurezza permette di rendere non accessibili tutte quelle funzionalità trasversali, proprie di HRPortal, per le quali non è stata data nessuna indicazione esplicita in sicurezza; gli utenti appartenenti al Gruppo 1 Amministratore Zucchetti possono invece accedervi. Il Ruolo di sicurezza può essere associato sia al Gruppo di sicurezza che all'utente. Si precisa che, anche se si è autorizzati ad accedere al punto di menù,alcune funzionalità presenti all'interno dello stesso, per poter essere utilizzate, devono necessariamente avere associato all'utente oppure al Gruppo di sicurezza, il ruolo di sicurezza specifico richiesto. Sarà a cura dell'utente verificare e/o operare l'associazione del Ruolo di sicurezza appropriato, utile al fine della visibilità delle funzionalità di cui sotto, ai Gruppi di sicurezza oppure agli Utenti che ritiene necessari: Funzionalità POSTA : (Ruolo: MAIL_EMPLOYEE) Consente di accedere alle seguenti funzionalità della Posta: Accedere per utilizzare le funzionalità di invio/ricezione posta Versione Data rilascio 18/10/2013 Pag. 4 / 18

5 Accedere per utilizzare la gestione dell'account Accedere per utilizzare la funzionalità di ricerca Funzionalità AGENDA: (Ruolo: COLLAB_EMPLOYEE) Consente di accedere alle seguenti funzionalità dell'agenda: Accedere per visualizzare gli appuntamenti Accedere per creare il planning Accedere per creare nuove attività e/o partecipare ad altre attività già presenti Accedere per ricercare i propri documenti e/o attività Funzionalità BPM: (Ruolo: SPBPM_EMPLOYEE) Consente di accedere alle seguenti funzionalità del BPM: Accedere al desk per visualizzare e/o eseguire i processi Accedere al monitor per visualizzare i processi 3.2 Configurazione menù Con il presente aggiornamento è possibile, dall'applicativo HRPortal, gestire con la funzionalità di Configurazione menù ( Da Anagrafiche/Sistema/Sicurezza ), la sicurezza delle funzionalità di tutti gli applicativi HR, a cui l'utente è autorizzato, presenti sull'impianto. Si precisa che anche i gadget di HRPortal potranno essere gestiti in sicurezza con la funzionalità di Configurazione menù. Al fine di renderne più agevole l'utilizzo sono state, inoltre, apportate, le seguenti migliorie: - Alberatura spalla di sinistra Sulle cartelle presenti nell'alberatura di sinistra, premendo il tasto destro del mouse, sarà possibile aprire un menù a tendina contenente le seguenti nuove funzionalità: Ricerca La ricerca per Utente o Gruppo,permette di ricercare le funzionalità contenute nella cartella, che hanno almeno una sicurezza gestita per l'utente oppure il Gruppo selezionato. La ricerca per Descrizione,permette di ricercare la funzionalità per descrizione indipendentemente dal fatto che quest'ultima sia o meno già stata gestita in sicurezza. Assegna sicurezza a tutti gli elementi contenuti nel nodo Permette di assegnare a tutte le funzionalità contenute nella cartella selezionata, comprese le funzionalità delle sottocartelle in essa presenti, la sicurezza indicata. Sulle funzionalità presenti nell'alberatura di sinistra, premendo il tasto Versione Data rilascio 18/10/2013 Pag. 5 / 18

6 destro del mouse, sarà possibile aprire un menù a tendina contenente la seguente nuove funzionalità: Informazioni aggiuntive Permette di visualizzare il nome del programma e la descrizione della funzionalità selezionata. - Griglia spalla di destra Alla selezione della funzionalità da gestire in sicurezza, non verranno più proposti tutti gli Utenti e/o i Gruppi presenti sull'impianto, ma solo quelli per cui è già presente, per la funzionalità richiesta, almeno un Utente e/o Gruppo in sicurezza. Sulla griglia sarà inoltre possibile: - Inserire le nuove indicazioni in sicurezza con la modalità singola oppure multipla ; quest'ultima permette di inserire, senza dover riselezionare la funzionalità di Nuovo, più Utenti e/o Gruppi in sicurezza. - Verificare per gli Utenti presenti in sicurezza, con l'apposita funzionalità Gruppi associati, i gruppi a cui l'utente appartiene per i quali è già stata indicata la sicurezza per la funzionalità stessa. 3.3 Utilità Si precisa che le funzionalità, presenti in Utilità saranno attive solo per gli utenti appartenenti al Gruppo 1 Amminis.Zucchetti ; sarà a cura dell'utente appartenente a tale gruppo, ove lo ritenesse necessario, attivare tali funzionalità anche ad altri Gruppi/Utenti agendo opportunamente con la Configurazione menù. Associazione Gruppi/Utenti La nuova funzionalità permette di associare alle utenze selezionate uno o più gruppi di sicurezza, fino ad un massimo di cinque, indicati dall'utente. Le utenze a cui associare i gruppi di sicurezza richiesti possono essere selezionate per Gruppo di sicurezza di appartenenza e/o per Nome utente. Al termine dell'esecuzione della funzionalità di associazione sarà possibile consultare il riepilogo dettagliato dell'operazione eseguita ( Bottone Riepilogo ). Azienda HR Crea Associa gruppi La nuova funzionalità permette di creare e associare i gruppi di sicurezza, Azienda e Dipendente, all'anagrafico Azienda/Ente HR, nella sezione Autorizzazioni, se non già presenti in quest'ultima e al Contatto azienda nella sezione HR Autorizzazioni (Da Anagrafiche Archivi comuni Aziende ). I nuovi gruppi di sicurezza Azienda e Dipendente vengono creati come sottogruppo di un gruppo principale, creato anch'esso in automatico, denominato Aziende gestite e che ha come codice quanto indicato in fase di esecuzione della Versione Data rilascio 18/10/2013 Pag. 6 / 18

7 funzionalità stessa; i sottogruppi avranno codice progressivo al codice del gruppo principale Aziende gestite. Si precisa che nel caso in cui il gruppo principale Aziende gestite esista già il codice di quest'ultimo verrà proposto e non sarà modificabile. Se richiesta, inoltre, l'attribuzione automatica del Prefisso Nome utente, utile ai fini della funzionalità Creazione automatica utenti, il prefisso sarà così composto: I caratteri significativi dell'ambiente ( tolti gli zeri non significativi ) Più I caratteri significativi del codice azienda/ente HR ( tolti gli zeri non significativi ) Contatto Azienda Crea Associa gruppi La nuova funzionalità permette di creare e associare i gruppi di sicurezza, Azienda e Dipendente, al Contatto azienda nella sezione HR Autorizzazioni (Da Anagrafiche Archivi comuni Aziende ), se non già presenti in quest'ultima. I nuovi gruppi di sicurezza Azienda e Dipendente vengono creati come sottogruppo di un gruppo principale, creato anch'esso in automatico, denominato Aziende gestite e che ha come codice quanto indicato in fase di esecuzione della funzionalità stessa; i sottogruppi avranno codice progressivo al codice del gruppo principale Aziende gestite. Si precisa che nel caso in cui il gruppo principale Aziende gestite esista già il codice di quest'ultimo verrà proposto e non sarà modificabile. Se richiesta, inoltre, l'attribuzione automatica del Prefisso Nome utente, utile ai fini della funzionalità Creazione automatica utenti, il prefisso sarà così composto: I caratteri significativi dell'ambiente ( tolti gli zeri non significativi ) Più I caratteri significativi del codice azienda/ente HR ( tolti gli zeri non significativi ) Verifica punti di menù non in sicurezza La nuova funzionalità permette di ottenere una stampa contenente tutti i punti di menù, dell'applicativo in uso, per i quali non è stata data nessuna indicazione esplicita in sicurezza. Versione Data rilascio 18/10/2013 Pag. 7 / 18

8 4 - Creazione automatica utenti (Nuove opzioni) (Da: Pannello di controllo Utenti e gruppi) Dal presente aggiornamento sono state aggiunte le seguenti nuove opzioni: 4.1 Nuove opzioni Selezione Cod ambiente L'opzione, introdotta dal presente aggiornamento, permette di visualizzare ed eseguire le configurazioni di Creazione automatica utente, per l'ambiente indicato. Si precisa che, per le configurazioni già precedentemente definite, tale valore verrà impostato automaticamente a ( Tutti i codici non definiti direttamente ), al fine di preservare la configurazione già in uso; sarà a cura dell'utente variare tale impostazione ove lo ritenesse necessario. Le configurazioni create dal presente aggiornamento, invece, riporteranno già come valore di default del Codice ambiente, l'ambiente in cui la stessa verrà definita. Si precisa inoltre che le Configurazioni con il codice ambiente impostato a ( Tutti i codici non definiti direttamente ), saranno visibili e verranno eseguite per tutti gli ambienti presenti sull'impianto. Dati per creazione utente Nome utente Aggiunte le seguenti nuove opzioni utili ai fini della determinazione automatica del nome dell'utente: Nome Cognome ( Nome della persona + (spazio) + Cognome della persona ); Nome_Cognome ( Nome della persona + _ (trattino basso) + Cognome della persona). 4.2 Gestione invio/stampa credenziali di primo accesso per Azienda/Ente HR Dal presente aggiornamento nella funzionalità di Creazione automatica utenti è stata introdotta la gestione dell'opzione Disattiva invio/stampa credenziali di primo accesso, presente nel Contatto azienda nella sezione HR Autorizzazioni (Da Anagrafiche Archivi comuni Aziende ), che permette di disattivare l'invio oppure la stampa delle credenziali di primo accesso alle proprie nuove utenze. L'opzione, se attivata, è da considerarsi in forzatura rispetto a quanto indicato nella funzionalità di Creazione automatica utenti con le opzioni di Mail notifica creazione e Stampa credenziali utente. Si precisa che, in automatico, la nuova opzione Disattiva invio/stampa credenziali di primo accesso sarà indicata con il valore No ( valore NON spuntato ); sarà a cura dell'utente indicare un valore diverso, ove lo ritenesse necessario. Versione Data rilascio 18/10/2013 Pag. 8 / 18

9 L'informazione è presente anche in Anagrafico Azienda/Ente HR (Da Anagrafici Azienda/Ente-Sezione Autorizzazioni) e, se indicata in quest'ultima, viene automaticamente allineato anche il relativo campo sul Contatto Azienda di cui sopra. 5 - Gestione Notifiche (Nuovi attributi ) Dal presente aggiornamento sono state aggiunte le seguenti nuove macro utilizzabili per la composizione del testo del messaggio e/o modello messaggio di notifica, e/o applicativa, relativo alla pubblicazione dei documenti a Folder organizzativo e/o a Documenti personali: HR Pubblicazione Anno competenza documento ( %DOC_YEAR%) Anno di competenza del documento, espresso in numero HR Pubblicazione Mese competenza documento ( %DOC_MONTH%) Mese di competenza del documento, espresso in numero HR Pubblicazione Mese-Anno competenza documento (%DOC_MONTH_YEAR%) Mese-Anno di competenza del documento, espresso in numero HR Pubblicazione Descrizione mese competenza doc. (%DOC_DSMONTH%) Descrizione del mese di competenza del documento La legenda delle macro utilizzabili, introdotta dal presente aggiornamento, è consultabile, se non si utilizza il modello messaggio, dall'apposita funzionalità di visualizzazione, Parametri utilizzabili nel testo, presente a fianco del testo del messaggio. Si precisa che le nuove macro, di cui sopra, NON sono utilizzabili nelle notifiche inviate dalla funzionalità di Pubblicazione PDF esterni. 6 - Gadget Comunicazioni aziendali (Gestione notifiche) (Da: Pannello di controllo Sistema HR Gestione Tabelle) Dal presente aggiornamento è possibile, ove l'utente lo ritenesse necessario, attivare la notifica di avvenuta pubblicazione della comunicazione aziendale, utilizzando l'apposita opzione Notifica, presente nella sezione Autorizzazioni della definizione della comunicazione aziendale stessa. La notifica di avvenuta pubblicazione della comunicazione aziendale verrà inviata, dalla data di inizio pubblicazione di quest'ultima, agli utenti e/o agli utenti dei gruppi per i quali è stato indicato il valore Si (valore spuntato ) nell'opzione Notifica. La tipologia della notifica può essere di tipo applicativo e/o di tipo ; in quest'ultimo caso, la , verrà inviata al recapito principale dell'utente a cui è stata attiva la notifica Versione Data rilascio 18/10/2013 Pag. 9 / 18

10 stessa. In automatico la notifica è impostata a tipologia Applicativa ; sarà a cura dell'utente variare tale impostazione ove lo ritenesse necessario (Vedi Riepilogo Nuove Notifiche). Per attivare l'invio della notifica, oltre che ad eseguire le operazioni di cui sopra, è necessario attivare il processo schedulato Schedulazione notifiche per Comunicazioni aziendali/delega comunicazioni aziendali. Il processo schedulato sarà inserito in automatico con il presente aggiornamento; sarà a cura dell'utente attivarlo e verificarne le impostazioni predefinite tramite l'apposita funzionalità Schedulazione processi (Da Pannello di controllo - Sistema -Schedulatore). Il processo schedulato è unico sia per le notifiche da Delega comunicazione aziendale che per le notifiche da Comunicazione aziendale. Si precisa che, in automatico, la nuova opzione Notifica sarà indicata con il valore No ( valore NON spuntato ), per tutti gli utenti e/o gruppi presenti nella sezione Autorizzazioni della definizione della Comunicazione aziendale; sarà a cura dell'utente indicare un valore diverso, ove lo ritenesse necessario. 7 - Gadget Delega Comunicazioni aziendali (Gestione allegati/notifiche) (Da: Workspace My desk Home) Dal presente aggiornamento sono state aggiunte, al gadget di Delega comunicazioni aziendali, le seguenti nuove funzionalità: 7.1 Gestione documenti allegati E' possibile, dal presente aggiornamento, allegare, in Delega comunicazioni aziendali, dei documenti tramite l'apposito bottone Allega documento. Si precisa che il documento allegato per ogni comunicazione non può avere una dimensione superiore a 5 megabytes. 7.2 Gestione autorizzazioni E' possibile, dal presente aggiornamento, autorizzare, oltre al gruppo di sicurezza, anche le sole utenze, come destinatari della comunicazione; si precisa che le utenze devono appartenere ai gruppi di sicurezza indicati in delega. 7.3 Gestione notifiche Dal presente aggiornamento è possibile, ove l'utente lo ritenesse necessario, attivare la notifica di avvenuta pubblicazione della comunicazione aziendale, utilizzando l'apposita opzione Notifica, presente nella sezione Autorizzazioni della definizione della delega comunicazione aziendale stessa. La notifica di avvenuta pubblicazione della comunicazione aziendale verrà inviata, dalla data di inizio pubblicazione di quest'ultima, agli utenti e/o agli utenti dei gruppi per i quali è stato indicato il valore Si (valore spuntato ) nell'opzione Notifica. La tipologia della notifica può essere di tipo applicativo e/o di tipo ; in quest'ultimo Versione Data rilascio 18/10/2013 Pag. 10 / 18

11 caso, la , verrà inviata al recapito principale dell'utente a cui è stata attiva la notifica stessa. In automatico la notifica è impostata a tipologia Applicativa ; sarà a cura dell'utente variare tale impostazione ove lo ritenesse necessario (Vedi Riepilogo Nuove Notifiche). Per attivare l'invio della notifica oltre che ad eseguire le operazioni di cui sopra, è necessario attivare il processo schedulato Schedulazione notifiche per Comunicazioni aziendali/delega comunicazioni aziendali. Il processo schedulato sarà inserito in automatico con il presente aggiornamento; sarà a cura dell'utente attivarlo e verificarne le impostazioni predefinite tramite l'apposita funzionalità Schedulazione processi (Da Pannello di controllo - Sistema -Schedulatore). Il processo schedulato è unico sia per le notifiche da Delega comunicazione aziendale che per le notifiche da Comunicazione aziendale. La nuova opzione Notifica sarà indicata con il valore No ( valore NON spuntato ), per tutti gli utenti e/o gruppi presenti nella sezione Autorizzazioni della definizione della delega della comunicazione aziendale; sarà a cura dell'utente indicare un valore diverso, ove lo ritenesse necessario. 8 - Storico pubblicazione (Implementazioni) (Da: Pannello di controllo Sistema HR Pubblicazione Pubblicazione) Dal presente aggiornamento sono state aggiunte, nello Storico pubblicazione, le seguenti nuove funzionalità: 8.1 Stampa informazioni aggiuntive DIP ( singola per pubblicazione) Introdotta la seguente nuova opzione: Formato di output PDF (Permette di ottenere il risultato di quanto richiesto in formato PDF) CSV (Permette di ottenere il risultato di quanto richiesto in formato CSV) 8.2 Stampa massiva informazioni aggiuntive Introdotta la nuova funzionalità di Stampa massiva informazioni aggiuntive che consente di stampare le informazioni aggiuntive delle pubblicazioni eseguite a Documenti personali oppure a Folder organizzativo filtrate per : Periodo di esecuzione Utente che ha eseguito la pubblicazione Modello di pubblicazione Non considerare documenti non ancora pubblicati Permette di escludere, se attivata, i documenti che hanno una data di inizio pubblicazione superiore alla data di fine esecuzione richiesta. Versione Data rilascio 18/10/2013 Pag. 11 / 18

12 9 - Gadget Folder organizzativo (Implementazioni) (Da: Workspace My desk Home) Al fine di agevolare l'utente nell'utilizzo delle funzionalità del Folder organizzativo, sono state apportate le seguenti migliorie: 9.1 Visualizzazione documenti Con il presente aggiornamento gli Utenti appartenenti al Gruppo 1 Amministratore Zucchetti e/o al Gruppo HRPortal Publisher, in automatico, verranno posizionati per la visualizzazione dei documenti sulla lettera A della barra alfabetica ; per le altre utenze la barra alfabetica sarà posizionata su Tutti, come in precedenza. Modalità corrente Nella visualizzazione in modalità correnti, verranno mostrate per tutte le utenze autorizzate al folder stesso, le cartelle principali, presenti in Aziende gestite, che risultano non contenere documenti. Le sottocartelle contenute nella principale, di cui sopra, saranno visibili, per tutte le utenze, solo nel caso in cui contengano dei documenti. Si precisa che la visualizzazione in modalità archivio resta funzionalmente invariata rispetto a quanto già precedentemente in uso. Conteggio documenti non ancora letti Non verrà più emesso il numero dei documenti non ancora letti, ma ne verrà data la sola indicazione di presenza con la scritta New sulle cartelle che li contengono. Solo per gli utenti appartenenti al Gruppo 1 Amministratore Zucchetti e/o al Gruppo HRPortal Publisher l'indicazione, di cui sopra, dovrà essere attivata mediante apposita opzione Attiva indicazione documenti non aperti per tutti i folder presenti (valore spuntato); di default l'opzione sarà a No ( valore non spuntato ). 9.2 Opzioni massive Implementate le seguenti opzioni massive presenti nel Folder organizzativo: Gestione ordinamento/nuova opzione per descrittore Gestione ordinamento Dal presente aggiornamento è possibile, indicare con quale ordinamento si vuole eseguire il download dei documenti selezionati a folder organizzativo. Le opzioni massive per le quali è stata attivata la gestione di cui sopra sono le seguenti: PDF - Download documenti selezionati ZIP - Download documenti selezionati PDF - Download documenti non assegnati Versione Data rilascio 18/10/2013 Pag. 12 / 18

13 A tal fine è stata aggiunta, in fase di esecuzione delle opzioni massive di cui sopra, la richiesta del tipo di ordinamento che si vuole applicare. Le tipologie di ordinamento previste sono per: Progressivo importazione Nome documento Data pubblicazione (meno recente) Codice fiscale Il default proposto come Tipologia di ordinamento è per Progressivo importazione ; sarà a cura dell'utente variare, ove lo ritenesse necessario, l'impostazione di default agendo sulla nuova opzione Folder organizzativo - Attiva ordinamento per presente in Definizione configurazione (Da Pannello di controllo Sistema HR Configurazione Definizione configurazione). Nuova opzione per descrittore E' possibile dal presente aggiornamento, per l'opzione massiva ZIP Download documenti selezionati, indicare se lo ZIP che si vuole ottenere deve essere comprensivo del File descrittore (File descrittivo degli attributi relativi ai documenti stessi). L'opzione, di default, sarà impostata a No ( valore non spuntato ), sarà a cura dell'utente, ove lo ritenenesse necessario, attivarla a Si ( valore spuntato ). Nuove opzioni Dal presente aggiornamento è possibile, indicare il formato di output, PDF oppure CSV, con il quale si vuole ottenere il risultato della stampa, per le seguenti opzioni massive: DIP Stampe inf. Agg. Documenti DIP Stampe inf. Agg. Documenti non assegnati FO Stampe elenco presa visione 9.3 Gestione sicurezza sezione Documenti non letti Al fine di agevolare l'utente nella scelta delle sezioni da attivare alle proprie utenze, dal presente aggiornamento, per la sezione Documenti non letti, del gadget Folder organizzativo, è prevista un'autorizzazione che permette, agendo opportunamente con la Configurazione menù (Vedi Riepilogo Nuove Procedure installate), di renderla o meno disponibile ad altri Gruppi/Utenti Gadget Documenti personali (Nuove opzioni di sicurezza) Al fine di agevolare l'utente nella scelta delle sezioni da attivare alle proprie utenze, dal presente aggiornamento, per la sezione Documenti non letti, del gadget Documenti personali, è prevista un'autorizzazione che permette, agendo opportunamente con la Configurazione menù (Vedi Riepilogo Nuove Procedure installate), di renderla o meno disponibile ad altri Gruppi/Utenti. Versione Data rilascio 18/10/2013 Pag. 13 / 18

14 11 - Gadget DMS- Archiviazione/Pubblicazione (Nuove opzioni) Al fine di agevolare l'utente nella scelta delle opzioni da attivare alle proprie utenze, dal presente aggiornamento, per le opzioni Pubblica ai dipendenti e Pubblica a folder organizzativo, sono state previste le autorizzazioni che permettono, agendo opportunamente con la Configurazione menù (Vedi Riepilogo Nuove Procedure installate), di renderle o meno disponibili ad altri Gruppi/Utenti Nuova opzione Attiva pubblicazione Dal presente aggiornamento, è stata introdotta la gestione dell'opzione Attiva pubblicazione, presente nel Contatto azienda nella sezione HR Autorizzazioni (Da Anagrafiche Archivi comuni Aziende ), che permette all'azienda di disattivare ( valore NON spuntato ) la pubblicazione di tutti i Modelli, indipendentemente da quando indicato per l'azienda relativa in Forzature Modello ( Da Pannello di controllo Sistema HR Pubblicazione Pubblicazione ). Se l'opzione è attiva ( valore spuntato ), per l'azienda sarà attiva la pubblicazione di tutti i Modelli a meno che nelle Forzature Modello del modello stesso non ne sia stato data indicazione diversa con l'opzione Pubblica ( Da Pannello di controllo Sistema HR Pubblicazione Pubblicazione ). Si precisa che, in automatico, la nuova opzione Attiva pubblicazione sarà indicata con il valore Si ( valore spuntato ); sarà a cura dell'utente indicare un valore diverso, ove lo ritenesse necessario. L'informazione è presente anche in Anagrafico Azienda/Ente HR (Da Anagrafici Azienda/Ente-Sezione Autorizzazioni) ed, il valore indicato per quest'ultima, viene automaticamente allineato nel campo relativo del Contatto Azienda Delega Pubblicazione PDF esterni (Nuovo gadget) Per aggiungere tale funzionalità è necessario utilizzare la funzione Aggiungi gadget, presente in testata della pagina in cui si vuole aggiungere il gadget, e selezionare HR- Portale ERM / Delega Pubblicazione PDF esterni. Si precisa che, l'utilizzo di tale gadget è di default consentito solo agli utenti appartenenti al gruppo 1 Amminis.Zucchetti ; per consentirne l'utilizzo ad altri Gruppi e/o Utenti è necessario agire opportunamente con la Configurazione menù. La nuova funzionalità permette di gestire la pubblicazione, alle Utenze in delega ( Da Pannello di controllo Utenti e gruppi Utenti Sezione HR-Delega), di documenti non generati automaticamente dagli applicativi HR. I documenti pubblicati saranno consultabili dal gadget Documenti personali. Versione Data rilascio 18/10/2013 Pag. 14 / 18

15 13 - Gestione licenza applicativa (Nuovo gadget) Per aggiungere tale funzionalità è necessario utilizzare la funzione Aggiungi gadget, presente in testata della pagina in cui si vuole aggiungere il gadget, e selezionare HR- Portale ERM / Gestione licenza applicativa. Si precisa che, l'utilizzo di tale gadget è di default consentito solo agli utenti appartenenti al gruppo 1 Amminis.Zucchetti e/o appartenenti al gruppo HRPortalNotifyLic; per consentirne l'utilizzo ad altri Gruppi e/o Utenti è necessario agire opportunamente all'interno della Configurazione menù. La nuova funzionalità permette di visualizzare i moduli principali e/o aggiuntivi degli applicativi HR, presenti sull'impianto, già scaduti ed in attesa di rinnovo, e/o le quantità previste contrattualmente superate; si precisa che i moduli non scaduti e/o le quantità non superate non saranno visualizzate, per cui in quest'ultimo caso il gadget risulterà vuoto. IMPORTANTE: Le funzionalità Genera licenza e Upload licenza, utili al fine del rinnovo delle licenze applicative scadute e/o quantità previste contrattualmente superate, saranno, previa apposita comunicazione, utilizzabili successivamente all'aggiornamento in oggetto, a meno di indicazioni diverse comunicate dall'applicativo HR stesso Estrattore dati (Implementazioni) Al fine di agevolare l'utente nell'utilizzo del modulo in oggetto in ambito multiaziendale, sono state apportate le seguenti implementazioni: Codice Tipologia estrazione La nuova informazione Tipologia estrazione, non obbligatoria, richiesta in Definizione estrazione ( Da HR Moduli Estrattore dati Definizione estrazione ) permette, se indicata, di catalogare e raggruppare le estrazioni, al fine del loro utilizzo nei processi (BPM-Business Process Management); in quest'ultimo le estrazioni potranno essere eseguite per tipologia. Codice Azienda La nuova informazione Cod azienda/ente richiesta in Definizione estrazione e in definizione dei Modelli di estrazione ( Da HR Moduli Estrattore dati Definizione estrazione ), permette di indicare l'azienda/ente HR proprietaria dell'estrazione stessa. Se attivi i Filtri di popolazione per l'azienda/ente HR per gli applicativi HR presenti sull'impianto, tale informazione permetterà alle utenze, di visualizzare ed eseguire, le estrazioni delle aziende a loro autorizzate. Si precisa che, in automatico, l'azienda/ente verrà impostata con il valore (Tutti i codici non definiti direttamente), visibile ed utilizzabile da tutte le aziende presenti sull'impianto, sarà a cura dell'utente variare tale impostazione ove lo ritenenesse necessario. Versione Data rilascio 18/10/2013 Pag. 15 / 18

16 15 - System Tools (Nuovo) (Da Pannello di controllo Sistema - HR Sistema -System Tools) Si tratta di strumenti da utilizzare, su richiesta dell'help Desk o del Consulente applicativo, per tracciare le operazioni che vengono eseguite sul database durante l'esecuzione di una specifica funzione, agevolando, in questo modo, la risoluzione di eventuali problematiche. Se ne consiglia l'utilizzo a personale tecnico addestrato in quanto l'esecuzione di questi processi potrebbe portare ad un uso eccessivo dello spazio su disco. Versione Data rilascio 18/10/2013 Pag. 16 / 18

17 16 - Riepilogo Nuove Procedure installate Funzionalità Descrizione procedura Nome procedura Documenti personali -Sezione Documenti non letti Folder organizzativo -Sezione documenti non letti DMS-Archiviazione/pubblicazione /Opzione Pubblica ai dipendenti DMS-Archiviazione/pubblicazione /Opzione Pubblica a folder organizzativo Storico pubblicazioni Stampa massiva informazioni aggiuntive Gadget Delega pubblicazione PDF esterni DIP Documenti non letti FO Documenti non letti DMS-Archiviazione/Pubblicazione Pubblica ai dipendenti DMS-Archiviazione/Pubblicazione Pubblica a folder organizzativo Stampa massiva informazioni aggiuntive Delega pubblicazione PDF esterni usxx_wfdipnoreaddoc usxx_wfosearchdoc usxx_wpublicdocdip usxx_wpublicdocfo ps/ushp_whistoryimport_src ps/ushp_wimppdfextdeleg Opzioni grafiche HR Configurazioni/Opzioni grafiche utut_msetupcss Stato terminali presenze Stato terminali ps/usws_estatuster Log terminali presenze Log terminali ps/usws_elogster Coda di messaggi terminali presenze Coda dei messaggi ps/usws_epushter Sicurezza Associazione Gruppi/Utenti Associazione Gruppi/Utenti ps/ussc_wassgrpusr Sicurezza Azienda HR/Crea-Associa gruppi Sicurezza - Contatto azienda/crea Associa gruppi Sicurezza Verifica punti di menù non in sicurezza Azienda HR Crea/Associa gruppi Contatto Azienda Crea/Associa gruppi HR Sicurezza Verifica punti di menù non in sicurezza ps/ussc_wcreategrpazihr ps/ussc_wcreategrpaziba ps/ussc_wuncoveredsecu 17 - Riepilogo Nuove Notifiche Funzionalità Delega e Comunicazione aziendale - Notifiche Delega Pubblicazione PDF esterni/pubblicazione PDF esterni Tipo notifica (default) Oggetto notifica Testo notifica Publisher Applicativa Nuova comunicazione aziendale Fissa Applicativa Pubblicazione PDF esterni Inizio oppure Completata E' stata pubblicata in %DATA% la comunicazione aziendale %TITOLO%. Si è pregati di prenderne visione Pubblicati n. %1 files di %2 HRERM_CANOTIFY Versione Data rilascio 18/10/2013 Pag. 17 / 18

18 18 - Riepilogo delle operazioni a cura dell'utente Si ritiene utile evidenziare le operazioni e le verifiche necessarie che l'utente dovrà eseguire dopo il caricamento del presente aggiornamento (dettagliate nelle pagine precedenti): Gadget Comunicazioni aziendali/delega Comunicazioni aziendali - Verifica e attivazione del processo schedulato, utile al fine dell'invio delle notifiche di pubblicazione della comunicazione aziendale (Vedi paragrafo 6 e paragrafo 7) Verifica e, ove necessario, associazione dei Ruoli di sicurezza (Vedi paragrafo 3.1) Cordiali saluti ZUCCHETTI Divisione HR Versione Data rilascio 18/10/2013 Pag. 18 / 18