UL STANDARD GLOBALI DI CONDOTTA DEI FORNITORI

Transcript

1 Pagina 1 di 9 UL STANDARD GLOBALI DI CONDOTTA DEI FORNITORI

2 Pagina 2 di 9 INDICE 1.0 SCOPO AMBITO DEFINIZIONI PRATICHE DI IMPIEGO LAVORO FORZATO LAVORO MINORILE DISCRIMINAZIONE E MOLESTIE SANITÀ E SICUREZZA LIBERTÀ DI ASSOCIAZIONE E CONTRATTAZIONE COLLETTIVA ORARIO DI LAVORO E COMPENSI CONFORMITÀ LEGALE E NORMATIVA ANTI-CORRUZIONE E ANTI-CONCUSSIONE CONCORRENZA LEALE CONTROLLO COMMERCIALE LEGGI AMBIENTALI ALTRI REQUISITI LEGALI PRATICHE AZIENDALI ACCURATEZZA DEI REGISTRI AZIENDALI RISERVATEZZA CONFLITTI DI INTERESSE REGALI E INTRATTENIMENTO PROPRIETÀ INTELLETTUALE CONTROLLI E CONFORMITÀ Due Diligence VERIFICA AUTONOMA DELLA CONFORMITÀ ASPETTATIVE DI UL COMUNICAZIONE E SEGNALAZIONE COMUNICAZIONE AI DIPENDENTI E AI PARTNER COMMERCIALI DEL FORNITORE RIVOLGERE DOMANDE O SEGNALARE DUBBI... 9

3 Pagina 3 di 9 UL STANDARD DI CONDOTTA DEI FORNITORI UN MESSAGGIO DI KEITH WILLIAMS, PRESIDENTE E AMMINISTRATORE DELEGATO In UL, il nostro principio guida è l integrità. Da oltre 110 anni, i capisaldi della reputazione di UL sono l integrità e l indipendenza, raggiunte grazie a severi criteri di conformità alle leggi e ai più elevati standard di condotta morale ed etica. La reputazione di UL, per quanto riguarda il comportamento etico e legale, è essenziale per la nostra Mission per la sicurezza pubblica, per la nostra attività commerciale e per il nostro impegno verso la Responsabilità sociale d impresa. Gli Standard UL di condotta aziendale determinano i nostri standard etici aziendali globali che riguardano tutti i dipendenti di UL. I fornitori contribuiscono in modo significativo alla realizzazione della Mission di UL per la pubblica sicurezza. Un fornitore di UL è un azienda o individuo, compresi i subappaltatori, gli agenti, i produttori, i distributori e i consulenti che forniscono merci e servizi a UL o a qualunque società controllata o affiliata di UL, o che agisce a nome di UL. UL si impegna a condurre affari esclusivamente con società che svolgono le attività commerciali in maniera equa, aperta e onesta. UL si impegna a non lavorare con terzi che non garantiscano di svolgere le attività commerciali senza distribuire tangenti. I fornitori devono agire in piena conformità con le leggi, regole e normative dei Paesi e delle comunità in cui operano. UL crede nella necessità di collaborare con fornitori che dimostrano un comportamento aziendale altamente etico. Anche se i nostri fornitori sono persone giuridiche indipendenti, le loro azioni e decisioni, al momento di condurre affari con o a nome di UL, possono influire sulle attività commerciali e sulla reputazione della nostra impresa. UL esige che i fornitori assumano questo impegno verso l integrità e gli elevati standard, per una condotta morale ed etica. Tutti i fornitori, i loro dipendenti, gli agenti e i subappaltatori devono conformarsi a questi Standard globali di condotta dei fornitori e alla Politica anti-corruzione e anti-concussione di UL. Attraverso la conformità a questi standard, i fornitori ci aiutano a mantenere la nostra reputazione di eccellenza, indipendenza e integrità. Comunque, questi standard definiscono solamente i requisiti minimi necessari per svolgere le attività commerciali in maniera etica con, o a nome di, UL. Incoraggiamo i nostri fornitori ad andare oltre i requisiti minimi e ad essere all altezza delle disposizioni e dello spirito di questi standard. Keith Williams Presidente e Amministratore Delegato

4 Pagina 4 di SCOPO UL crede nell importanza di collaborare con i fornitori che dimostrano elevati standard di comportamento etico aziendale, e può svolgere attività commerciali solo con i fornitori che conducono affari in maniera equa, aperta e onesta. UL si impegna a non lavorare con terzi che non garantiscano di svolgere le attività commerciali senza distribuire tangenti. Anche se i nostri fornitori sono persone giuridiche indipendenti, le loro azioni e decisioni, al momento di condurre affari con o a nome di UL, possono influire sulle attività commerciali e sulla reputazione della nostra impresa. UL esige che i fornitori assumano questo impegno verso l integrità e gli elevati standard, per una condotta morale ed etica. Tutti i fornitori, i loro dipendenti, gli agenti e i subappaltatori devono conformarsi a questi Standard globali di condotta dei fornitori e alla Politica anti-corruzione e anti-concussione. 2.0 AMBITO Le dichiarazioni relative ai requisiti di condotta aziendale qui riportati sono state preparate al fine di guidare il comportamento di qualsivoglia azienda o individuo, compresi i subappaltatori, gli agenti, i produttori, i distributori e i consulenti, che forniscono merci e servizi a UL o a qualsiasi società controllata o affiliata di UL o che agisce a nome di UL. I fornitori devono agire in piena conformità con le leggi, regole e normative dei Paesi e delle comunità in cui operano. UL crede nella necessità di collaborare solo con fornitori che dimostrano un comportamento aziendale altamente etico. 3.0 DEFINIZIONI Tangenti o corruzione: una tangente è un offerta, pagamento, promessa o autorizzazione a corrispondere denaro, regali o altri oggetti di valore, compresi, tra l altro, mazzette, occasioni di svago, bustarelle o altri benefici, direttamente o indirettamente, a qualsivoglia individuo o società, sia ufficiale pubblico o individuo o società privata, per poter indurre ad un adempimento improprio delle proprie responsabilità o per ottenere, conservare o garantire un vantaggio illecito nella conduzione delle attività commerciali per UL. Inoltre, una tangente include una richiesta o accettazione da parte di qualsiasi dipendente, appaltatore o altro agente di UL, di pagamenti o altri benefici, secondo la definizione specificata sopra, relativi allo svolgimento di qualsiasi servizio o altra attività a nome di UL. Minore: il termine minore si riferisce a qualsivoglia individuo di età inferiore a 15 anni, o a qualunque persona di età inferiore a quella legale per l ammissione all impiego nel Paese in cui il fornitore svolge le attività, a seconda dell età più alta. Informazioni confidenziali: informazioni su UL, i suoi clienti, fornitori e altre parti con cui UL conduce la propria attività, che non sono in generale note o facilmente disponibili al pubblico. Le Informazioni confidenziali possono essere ottenute (e divulgate in modo improprio) in molti modi, fra cui verbalmente, fisicamente (per es., tramite documenti cartacei o campioni di prodotti) ed elettronicamente (per es., tramite , documenti Word, PDF e PowerPoint, trasmissione di file, ecc.). Conflitto di interessi: un conflitto di interessi potrebbe sorgere in situazioni in cui un dipendente di UL, o un familiare, lavori presso, o abbia un interesse finanziario nell azienda del fornitore. Vantaggio improprio: si riferisce a qualcosa a cui la Società non ha chiaramente diritto. Fornitore: qualunque azienda o individuo, compresi i subappaltatori, gli agenti, i produttori, i distributori e i consulenti che forniscono merci e servizi a UL o a qualunque società controllata o affiliata di UL, o che agisce a nome di UL.

5 Pagina 5 di PRATICHE DI IMPIEGO UL crede nel trattamento equo, rispettoso e dignitoso di dipendenti, clienti e di tutte le parti con cui interagisce. Esigiamo che i nostri fornitori si conformino a tutte le leggi e i regolamenti sull impiego vigenti, inclusi: 4.1 LAVORO FORZATO I fornitori non utilizzeranno manodopera forzata o involontaria, sia sotto forma di lavoro obbligato, lavoro vincolato, lavoro di prigionieri o servitù per debito. 4.2 LAVORO MINORILE Nessun fornitore di UL utilizzerà lavoro minorile. il termine minore si riferisce a qualsivoglia individuo di età inferiore a 15 anni, o a qualunque persona di età inferiore a quella legale per l ammissione all impiego nel Paese in cui il fornitore svolge le attività, a seconda dell età più alta. 4.3 DISCRIMINAZIONE E MOLESTIE I fornitori devono impegnarsi affinché nel proprio organico non si verifichino molestie e discriminazioni illegali. I fornitori non discrimineranno sulla base di caratteristiche o credenze personali, compresa la razza, il colore della pelle, la religione, la nazione d origine, il sesso, l orientamento sessuale, l età o l invalidità. 4.4 SANITÀ E SICUREZZA I fornitori garantiranno ambienti di lavoro sani e sicuri per il proprio personale. 4.5 LIBERTÀ DI ASSOCIAZIONE E CONTRATTAZIONE COLLETTIVA I fornitori rispetteranno i diritti dei dipendenti di organizzarsi o non organizzarsi legalmente con gruppi da loro scelti autonomamente. I fornitori riconosceranno i diritti legali del personale di scegliere o meno rappresentanti incaricati di condurre trattative collettive. I fornitori non devono ostruire, impedire o interferire con le relative attività lecite. 4.6 ORARIO DI LAVORO E COMPENSI I compensi corrisposti dai fornitori dovranno essere conformi a tutte le leggi in vigore sui salari e sugli orari lavorativi, comprese quelle relative alle retribuzioni minime, allo straordinario e alle indennità sancite dalla legge. 5.0 CONFORMITÀ LEGALE E NORMATIVA UL rispetta i più elevati standard etici per ogni transazione commerciale in tutto il mondo. Anche se, da una parte, UL si impegna costantemente a rispettare le consuetudini e le pratiche locali di mercato, dall altra non avalla né prende parte a pratiche commerciali corrotte. UL si aspetta che i propri fornitori svolgano le attività commerciali con e/o a nome di UL in maniera non corrotta e legale. 5.1 ANTI-CORRUZIONE E ANTI-CONCUSSIONE. I fornitori non devono richiedere, accettare, offrire o pagare tangenti o partecipare ad altre pratiche corrotte nel corso degli scambi commerciali a nome di UL e devono osservare tutte le leggi anti-corruzione applicabili, come la Legge statunitense sulle pratiche di corruzione all estero o la Legge sulla concussione del Regno Unito, nel Paese in cui svolgono le attività.

6 Pagina 6 di 9 Inoltre, i fornitori devono osservare e collaborare con la Politica anti-corruzione e anticoncussione di UL I fornitori devono conformarsi a tutte le leggi contro il pagamento di tangenti I fornitori non dovranno, direttamente o indirettamente, offrire, ricevere, promettere di pagare o autorizzare l offerta di denaro o oggetti di valore a un individuo o a un azienda, nel tentativo di influenzare una decisione che potrebbe aiutare UL a procurarsi o mantenere possibilità commerciali, a garantirsi vantaggi commerciali impropri, o a indurre a un adempimento improprio delle responsabilità dell individuo o dell azienda in questione I fornitori non chiederanno né accetteranno denaro o altri oggetti di valore, direttamente o indirettamente, in concomitanza con le prestazioni di servizi o altre attività per o a nome di UL, che non siano le tariffe negoziate per i servizi prestati dal fornitore e/o il rimborso di ragionevoli spese commerciali direttamente associate alle prestazioni. 5.2 CONCORRENZA LEALE UL si batte perché venga sempre garantita una concorrenza libera e aperta. È nel migliore interesse di UL promuovere una forte concorrenza in un mercato libero. I fornitori di UL devono rispettare tutte le leggi antitrust e sulla concorrenza leale. 5.3 CONTROLLO COMMERCIALE UL non autorizza né partecipa a trasferimenti vietati di tecnologia. UL esige che tutti i fornitori osservino tutte le leggi e le normative vigenti sull esportazione, sulla riesportazione e sull importazione. 5.4 LEGGI AMBIENTALI UL svolge le attività in una maniera che rispetta e protegge l ambiente ed esige che i propri fornitori si conformino a tutte le leggi e normative ambientali in vigore nei Paesi in cui conducono affari. 5.5 ALTRI REQUISITI LEGALI UL esige che i fornitori osservino tutte le leggi vigenti non altrimenti indicate in questi standard. Per Leggi vigenti si intendono tutte le leggi, i codici, le regole e le normative locali, statali, provinciali e nazionali applicabili, e tutti i trattati vigenti. 6.0 PRATICHE AZIENDALI UL prevede che i propri fornitori operino con integrità, in completa ottemperanza delle leggi vigenti e in conformità con i loro obblighi, ai sensi di qualunque specifico accordo stipulato con UL. Questo obbligo include l osservanza delle seguenti prassi commerciali: 6.1 ACCURATEZZA DEI REGISTRI AZIENDALI I fornitori di UL devono mantenere registri aziendali accurati, onesti e completamente conformi ai requisiti normativi e legali. I fornitori non devono mai falsificare i documenti, i registri o le informazioni aziendali. 6.2 RISERVATEZZA Si esige che i fornitori proteggano le informazioni riservate di UL e dei suoi clienti garantendone la sicurezza e limitandone l accesso agli individui che hanno necessità di conoscerle per svolgere il proprio lavoro. Si tratta di tutte quelle informazioni non di dominio pubblico e non

7 Pagina 7 di 9 accessibili ad altri e di proprietà di UL o dei suoi clienti. Le informazioni riservate possono riguardare business plan e piani di marketing, informazioni finanziarie, record e rapporti di prova, stato del collaudo dei prodotti, informazioni sui clienti, disegni o schemi dei clienti, corrispondenza aziendale interna, piani per acquisire o creare partnership o alleanze con altre aziende, piani per prodotti o servizi nuovi e/o esistenti e/o presentazione di criteri riservati al governo degli Stati Uniti. L obbligo di proteggere le informazioni riservate di UL è costante, anche quando il rapporto commerciale del fornitore con UL termina. Per maggiori informazioni, fare riferimento alla Politica sulle informazioni confidenziali e sui segreti commerciali di UL. 6.3 CONFLITTI DI INTERESSE I fornitori devono prendere decisioni commerciali che siano nel miglior interesse di UL. un conflitto di interessi potrebbe sorgere in situazioni in cui un dipendente di UL, o un familiare, lavori presso, o abbia un interesse finanziario nell azienda del fornitore. I dipendenti di UL devono segnalare tutti i conflitti di interesse effettivi o potenziali immediatamente. Il personale di UL non può assumere cariche di funzionario, direttore, dipendente, agente o consulente di un fornitore se non dopo aver ottenuto il consenso del Management UL in accordo con l Ufficio legale di UL. Tali segnalazioni saranno esaminate caso per caso. Le decisioni finali sul rapporto commerciale saranno prese dall Ufficio legale di UL. I fornitori devono, immediatamente, informare il Management UL di conflitti di interesse effettivi o potenziali, comprese le relazioni commerciali e/o gli interessi finanziari di un dipendente UL nell impresa di un fornitore. Per ulteriori informazioni, fare riferimento alla Politica sul conflitto di interesse di UL. 6.4 REGALI E INTRATTENIMENTO I regali, i favori e l intrattenimento non sono necessari per condurre affari con UL. UL riconosce che le pratiche di offerta di doni e intrattenimento possono variare da Paese a Paese e da cultura a cultura. Tuttavia, l accettazione di regali e intrattenimento inappropriati da terzi potrebbe dare adito a dubbi sulla nostra indipendenza e integrità. Tutti i dipendenti di UL devono attenersi alle seguenti disposizioni: Non sollecitare mai regali, intrattenimento o favori di qualsiasi valore da persone o aziende con cui UL intrattiene o potrebbe intrattenere relazioni di affari in futuro. Non agire mai in modo che un fornitore o un cliente si trovi nella posizione di sentirsi obbligato a offrire regali, intrattenimento o favori personali per condurre affari o continuare a condurre affari con UL. Non accettare mai regali in denaro. Qualora si ricevesse un regalo in denaro, è necessario rimetterlo immediatamente al proprio supervisore e segnalare il fatto all ufficio Etica e conformità. I regali non in denaro che non sono frequenti e hanno valore nominale (come penne promozionali, t-shirt, calendari, oggetti commemorativi, ecc.) possono essere accettati, a patto che soddisfino i requisiti seguenti: Siano commisurati alle usuali pratiche commerciali locali. Non possano essere interpretati come tangenti o bustarelle o offerte in cambio di un servizio. Non violino le leggi e, per quanto ne sappia il dipendente, non violino le regole aziendali dell offerente.

8 Pagina 8 di 9 Non provochino alcun tipo di imbarazzo per UL qualora vengano portati all attenzione del pubblico. Se superano il valore nominale, i doni devono essere segnalati al Supervisore del dipendente in questione e/o all Ufficio Etica e conformità di UL. Non superino nessuno dei limiti di valore specifici fissati dal management locale. Inoltre, alcuni tipi di intrattenimento, ospitalità o altre forme di evento sociale sono un aspetto normale e appropriato dei rapporti di UL con terze parti. Un invito a partecipare ad attività che comportano una spesa o raggiungano un tenore tale da poter essere interpretate come mirate a influenzare il giudizio indipendente di UL o che UL non potrebbe o vorrebbe in nessun caso ricambiare deve essere gentilmente declinato. I fornitori devono contattare UL immediatamente, qualora ritengano che la condotta di un dipendente di UL abbia violato, o potrebbe aver violato, la politica sui regali e l intrattenimento. Infine, ci si aspetta che il personale del fornitore, che agisce per o a nome di UL, segua standard simili, per quanto riguarda doni, pasti e intrattenimento. 6.5 PROPRIETÀ INTELLETTUALE I fornitori di UL rispetteranno i diritti di proprietà intellettuale di UL e di altri inclusi, tra l altro, i copyright, i brevetti, i marchi di fabbrica e i segreti commerciali. I fornitori dovranno utilizzare il software, l hardware e i contenuti esclusivamente in conformità con la licenza o i termini d uso associati. 7.0 CONTROLLI E CONFORMITÀ 7.1 Due Diligence I fornitori osserveranno tutti i requisiti della Politica anti-corruzione e anti-concussione di UL, inclusa, se pertinente, la compilazione del modulo di Due diligence per terzi anti-corruzione e anti-concussione, e aiuteranno le terze parti a compilare il Questionario di Due diligence per terzi. 7.2 VERIFICA AUTONOMA DELLA CONFORMITÀ I fornitori di UL hanno l obbligo di verificare autonomamente l osservanza di questi Standard di condotta. I fornitori devono anche essere a conoscenza del fatto che UL svolgerà varie attività di monitoraggio, al fine di confermare l ottemperanza a questi standard; tale monitoraggio potrebbe includere la revisione della conformità dei singoli fornitori. 7.3 ASPETTATIVE DI UL UL si aspetta che tutti i fornitori si conformino a questi standard, collaborino con eventuali indagini o conferme sull osservanza di tali standard, e correggano potenziali prassi non coerenti. La mancata osservanza e il mancato rispetto di questi standard da parte del fornitore potrebbe tradursi nell interruzione della relazione commerciale del fornitore stesso con UL. Per di più, oltre ad altri diritti che potrebbero spettare ad UL ai sensi del presente accordo con il fornitore, compresi i contratti per danni o altre opportune azioni correttive, UL potrebbe richiedere l immediata rimozione dei rappresentanti del fornitore la cui condotta sia illecita o non conforme a questi standard o a qualsivoglia politica UL.

9 Pagina 9 di COMUNICAZIONE E SEGNALAZIONE 8.1 COMUNICAZIONE AI DIPENDENTI E AI PARTNER COMMERCIALI DEL FORNITORE UL esige che i fornitori comunichino i requisiti degli standard ai propri dipendenti e partner commerciali, compresi gli agenti, i subappaltatori e i consulenti, e che garantiscano che i propri dipendenti e partner commerciali abbiano compreso e confermato l osservanza degli stessi. 8.2 RIVOLGERE DOMANDE O SEGNALARE DUBBI I fornitori devono segnalare prontamente qualunque violazione di questi standard. I fornitori potranno rivolgere domande, sollevare dubbi o segnalare violazioni, contattando il proprio Titolare dei beni di sourcing globali UL abituale o contattando UL all indirizzo ethics@us.ul.com. Per porre domande, sollevare dubbi o segnalare violazioni in modo anonimo, i fornitori possono contattare l helpline riservata dell Etica globale UL al numero (America del Nord) o visitare il sito web dell Etica globale UL per ottenere ulteriori informazioni.