SPECIFICA FUNZIONALE STANDARD PER ETICHETTA IMBALLO MATERIA PRIMA E COMPONENTI D ACQUISTO

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1 Pagina: 1/14 REVISIONI ALLA SPECIFICA REV. DATA EMISSIONE COMPILATO VARIAZIONE E/O MODIFICA APPROVATO P. ARDUINI G. SONEGO P. ARDUINI Revisione generale G. SONEGO P. ARDUINI Revisione generale, aggiunto capitolo 6, eliminata SBU SEV G. SONEGO F. FRARE Revisione generale G. SONEGO

2 Pagina: 2/14 INDICE 1. GENERALITA 3 2. TIPI DI ETICHETTATURA AMMESSA 3 3. ETICHETTA DATAMATRIX CON CODICE A BARRE BIDIMENSIONALE 3 4. ETICHETTA IODE CON CODICE A BARRE TRADIZIONALE 4 5. REQUISITI QUALITATIVI DELL ETICHETTA ETICHETTA COLLO SINGOLO E MASTER 12

3 Pagina: 3/14 1 GENERALITA IRCA SpA ha introdotto un nuovo standard di etichettatura per migliorare le comunicazioni commerciali con i propri fornitori. Questo standard deve essere applicato a tutte le forniture di materie prime e componenti consegnati alle divisioni del gruppo IRCA SpA. 2 TIPI DI ETICHETTATURA AMMESSA L imballo di tutte le forniture di materie prime e componenti deve essere identificato con uno dei seguenti tipi di etichette: a) etichetta DATAMATRIX ; b) etichetta IODE (da utilizzare solo dopo accordo con IRCA SpA) al fine di permettere, presso l area di ricevimento automatica, la facile lettura di tutte le informazioni necessarie (es. fornitore, indirizzo, quantità, ecc.), il caricamento dei dati nel sistema ERP, la immediata tracciabilità del materiale/componente di acquisto. 3 ETICHETTA DATAMATRIX CON CODICE A BARRE BIDIMENSIONALE Questa etichetta (vedi Figura 1) rappresenta la soluzione ottimale e preferibile, in quanto contiene tutte le informazioni necessarie nel codice a barre bidimensionale. Il codice a barre bidimensionale dovrà incorporare tutti i dati inseriti nei campi previsti dall etichetta IODE (descritta nel paragrafo 4) e dovrà mantenere in formato leggibile alcune informazioni base che servono per una rapida identificazione dei colli per il trasportatore e nel corso del processo di movimentazione. Stringa del codice a barre: lunghezza massima 160 caratteri, inclusa la lettera Y che va inserita all inizio della stringa come prefisso. - Il primo carattere della stringa è Y seguito da ; (punto virgola).

4 Pagina: 4/14 - Di seguito va inserito l elenco dei valori previsto dall etichetta originale (articolo, documento, data, ecc ) con in testa la relativa lettera identificativa (indicata fra parentesi nei titoli dei campi). - Ogni valore va separato con ; (punto virgola). NOTA: Non è importante la sequenza con la quale sono scritte le varie informazioni, ad eccezione della Y che va posta sempre all inizio della stringa. Esempio del contenuto del codice a barre bidimensionale (vedi Figura 1): Y;N904349;D ;T4;V ;HOFRA029673;P ;Q27;C ;S ; Figura 1: esempio etichetta DATAMATRIX 4 ETICHETTA IODE CON CODICE A BARRE TRADIZIONALE Il formato adottato per l etichetta IODE è lo stesso di quello utilizzato per le etichette Odette, ampiamente usate nel settore industriale e manifatturiero. Partendo infatti dall etichetta Odette, IRCA SpA ha definito il proprio standard di etichettatura rinominandola etichetta IODE. 4.1 CONTENUTO DELL ETICHETTA IODE L etichetta IODE (vedi Figure 2 e 3) si divide in due aree principali: Area di trasporto: contenente informazioni come Destinatario, Magazzino di ricevimento, Advice note nr/invoice nr, Indirizzo della fabbrica di produzione, Peso lordo, Peso netto, Volume e Numero totale delle scatole.

5 Pagina: 5/14 NOTA: IRCA SpA distingue tra luogo di fatturazione e luogo di destinazione dei materiali. Campo Significato (1) Receiver: Nome del destinatario e luogo di fatturazione: - IRCA S.p.A. divisione IRCA; - IRCA S.p.A. divisione RICA. (2) Incoming Warehouse: Magazzino di ricevimento. Questo campo deve essere compilato con l indirizzo completo del magazzino di ricevimento come specificato nell ordine di acquisto. (3) Advice note nr/invoice nr: Numero di DDT per fornitori EU, oppure numero di fattura per fornitori extra EU. (4) Supplier Manufacturing Ragione sociale della fabbrica di produzione. Plant address: (5) Gross weight: Peso del materiale in kg, incluso l imballo. (6) Net weight: Peso del materiale in kg, escluso l imballo. (7) Package Volume: Volume del collo in m 3. (14) Total nr of boxes: Numero totale delle confezioni consegnate con il documento di trasporto Area identificazione articoli: Articolo, Quantità, Descrizione articolo, Codice articolo del fornitore, Codice fornitore, Data di consegna, Nr seriale/batch nr/nr ordine di lavoro e Nr ordine d acquisto. Per questi campi le informazioni possono essere presenti sia in codice a barre sia in caratteri leggibili, oppure solo in caratteri leggibili. Campo Significato (8) Art no: Codice interno materiale di IRCA. (9) Quantity: Quantità materiale contenuta nell imballo. (10) Description: Descrizione sintetica del componente. (11) Part Number Supplier: Codice del materiale interno del fornitore. (12) Supplier: Codice del fornitore come da database di IRCA.

6 Pagina: 6/14 (13) Date: Data di consegna DDT. (15) Serial nr/batch nr/ Numero seriale o lotto di produzione o ordine di lavoro. Work order nr: (16) Order Number: Numero ordine d acquisto di IRCA. Figura 2: etichetta IODE NOTE: Tutti i dati sopra menzionati sono necessari ad identificare l imballo e sono utilizzati per la ricezione automatica. Non stampare informazioni che non sono richieste. Questo sarà di beneficio per le informazioni restanti. Tutte le aree dati devono essere separate da linee sottili e devono contenere una descrizione del campo nell angolo superiore sinistro. Dove vi sono codici a barre, il codice identificativo dei dati, in lettera maiuscola, è situato nella parentesi dopo la descrizione del campo. Questa lettera maiuscola andrà inserita anche nel codice a barre

7 Pagina: 7/14 Il titolo nel campo d informazione deve essere scritto in lingua inglese con i caratteri di 2 mm di altezza. Inoltre, dove non vi sono informazioni, il campo dovrà essere lasciato in bianco. Di seguito sono descritti in maggior dettaglio le varie aree presenti nella etichetta IODE : 1 - RECEIVER Il nome e l indirizzo del destinatario devono essere solo in caratteri leggibili, la linea superiore deve contenere il nome del destinatario, mentre la linea inferiore deve contenere la divisione. Le informazioni nel campo possono essere scritte come nell esempio: I.R.C.A. S.p.A. Divisione IRCA Sono ammesse al massimo due linee di 20 caratteri, in grassetto con altezza di 5 mm. 2 - INCOMING WAREHOUSE Questo campo si riferisce al luogo di scarico: la linea inferiore deve contenere l indirizzo del magazzino di ricevimento, mentre la linea superiore deve contenere la destinazione della fabbrica dove devono essere consegnati i componenti. Attualmente, i magazzini di ricevimento di IRCA SpA sono i seguenti: IRCA div. Irca V.le Venezia 31 SAN VENDEMIANO TV IRCA div. Rica Via Podgora 26 VITTORIO VENETO TV IRCA div. Rica c/o IRCA V.le Venezia 31 SAN VENDEMIANO - TV IRCA div. Irca c/o ZOPPAS INDUSTRIES ROMANIA Drumul Cenadului SANNICOLAU MARE TM - ROMANIA IRCA div. Rica c/o ZOPPAS INDUSTRIES ROMANIA Drumul Cenadului SANNICOLAU MARE TM - ROMANIA Il testo deve essere in grassetto con altezza di 5 mm. Il nome della destinazione finale deve essere lo stesso dell etichetta utilizzata dal personale di fabbrica. Deve essere evidente all autista l informazione di quale sia il punto di scarico delle merci. In quest area non sono necessari i codici a barre. 3 - ADVICE NOTE NR/INVOICE NR (N) Questo è il numero della nota di consegna (DDT), assegnato dal mittente. Massimo 7 caratteri in grassetto con altezza di 5 mm.

8 Pagina: 8/14 Questa informazione deve essere stampata in codice a barre. Il simbolo del codice a barre deve essere posto immediatamente sotto i caratteri leggibili con altezza 11 mm. La descrizione del campo deve includere il codice identificativo: ADVICE NOTE NR/INVOICE NR (N), in lingua inglese. La descrizione deve essere stampata sull angolo superiore sinistro con carattere di altezza pari a 2 mm. Il codice identificativo dei dati N deve essere inserito nel codice a barre 4 - SUPPLIER MANUFACTURING PLANT ADDRESS In questo campo ci devono essere il nome del fornitore e l indirizzo solamente in testo leggibile. La linea superiore deve contenere il nome dell azienda mentre la linea inferiore deve contenere l indirizzo dello stabilimento di produzione. Le informazioni del campo possono essere scritte come nell esempio: MARIO ROSSI s.p.a. VIA DELLA PACE 33 - TORINO Il carattere del testo deve essere in grassetto con altezza di 5 mm, e al massimo deve contenere 29 caratteri. 5 - GROSS WEIGHT Peso dei componenti in kg incluso il pacco. Il carattere deve essere di 5 mm di altezza e contenere al massimo 5 caratteri. L unità di misura deve essere stampata alla fine della descrizione del campo: GROSS WT (KG). 6 - NET WEIGHT Peso dei componenti in kg escluso il pacco. Il carattere deve essere di 5 mm in altezza e un numero massimo di 5 caratteri. L unità di misura deve essere stampata alla fine della descrizione del campo: NET WT (KG). 7 - VOLUME DEL COLLO (M3) In questo campo va inserito il volume del collo in metri cubi. Il campo deve essere compilato solo in caratteri leggibili, in grassetto con altezza 5 mm. 8 - ART NO (P) Questo campo è riservato al codice del componente IRCA scritto necessariamente in caratteri leggibili ed in codice a barre. I caratteri leggibili dovranno essere in grassetto e alti 5 mm. Il testo non deve superare i 19 caratteri. Il simbolo del codice a barre va posto immediatamente sotto il testo con altezza 11 mm. La descrizione del campo deve contenere il codice identificativo: ART NO (P). La descrizione va posta nell angolo superiore sinistro del campo e deve essere in lingua inglese con un altezza di 2 mm.

9 Pagina: 9/14 Il codice identificativo dei dati P deve essere inserito nel codice a barre 9 - QUANTITY (Q) Quantità all interno della scatola, espressa con la stessa unità di misura indicata in fattura. I caratteri leggibili devono essere di 5 mm in altezza e in grassetto. Non ci devono essere spazi o zeri non significativi sulla sinistra della quantità. In caso di numeri con decimali la separazione tra numero intero e decimale deve essere. (punto) e al massimo ci possono essere 2 decimali. La quantità deve essere stampata in codice a barre e la descrizione del campo deve includere il codice identificativo: QUANTITY (Q). La descrizione deve essere in lingua inglese, posta sull angolo superiore sinistro del campo e il carattere deve avere un altezza pari a 2 mm. Il simbolo del codice a barre deve essere immediatamente sotto il testo con altezza pari a 11 mm. Il numero massimo di caratteri che si possono utilizzare sono 10 inclusi i decimali. Il codice identificativo dei dati Q deve essere inserito nel codice a barre 10 - DESCRIPTION In questo campo va inserita la descrizione del materiale, la stessa riportata negli ordini di acquisto o nei nostri disegni. Possono eventualmente essere aggiunte ulteriori descrizioni tecniche che possono migliorare l identificazione del materiale. I caratteri devono essere in grassetto leggibili con altezza di 5 mm, al massimo si possono inserire 22 caratteri PART NUMBER SUPPLIER (C) In questo campo va inserito il codice materiale del fornitore scritto in caratteri leggibili e in codice a barre. Quest informazione è particolarmente utile come riferimento da utilizzare per controlli incrociati con il fornitore. Il testo deve essere in grassetto e alto 5 mm, si possono inserire al massimo 15 caratteri. Il simbolo del codice a barre deve essere stampato immediatamente sotto il testo e alto 11 mm. Il codice identificativo dei dati C deve essere inserito nel codice a barre 12 - SUPPLIER (V) In questo campo va inserito il codice anagrafico del fornitore utilizzato da IRCA. Le informazioni devono essere inserite in caratteri leggibili ed in codice a barre. Il codice fornitore scritto sotto forma di testo deve essere in grassetto e alto 5 mm. Il simbolo del codice a barre deve essere posto immediatamente sotto il testo di 11 mm di altezza. Si possono utilizzare al massimo 10 caratteri di lunghezza più il codice identificativo (V). La descrizione del campo include il codice identificativo: SUPPLIER (V), scritto in lingua inglese, e deve essere stampata nell angolo superiore sinistro con caratteri di altezza pari a 2 mm.

10 Pagina: 10/14 Il codice identificativo dei dati V deve essere inserito nel codice a barre 13 - DATE (D) In questo campo va inserita la data che si riferisce alla nota di consegna, scritta in caratteri leggibili ed in codice a barre. Il formato deve essere espresso in YYYYMMDD, dove YYYY = anno, MM = mese e DD = giorno e deve avere i caratteri con altezza di 5 mm in grassetto e al massimo si possono utilizzare 8 caratteri. Il simbolo del codice a barre deve essere stampato immediatamente alla destra del testo e di altezza pari a 11 mm. Il codice identificativo dei dati D deve essere inserito nel codice a barre 14 - TOTAL NR OF BOXES (T) Numero totale di confezioni consegnate con il documento di trasporto. Le informazioni in questo campo devono essere scritte in testo leggibile ed in codice a barre. Il carattere deve essere in grassetto con altezza di 5 mm, con massimo 4 caratteri. Il simbolo del codice a barre deve essere stampato alla destra del testo e deve essere di 11 mm in altezza. Da ricordare che non ci deve essere nessuno zero e nessuno spazio prima del numero delle scatole. Il codice identificativo dei dati T deve essere inserito nel codice a barre 15 - SERIAL NR/BATCH NR/WORK ORDER NR (S) In questo campo va inserito un numero che identifichi la tracciabilità del componente: Serial nr.: per componenti numerabili, oggetto di tracciabilità singola, per es. quadri elettrici, trasformatori, ecc, si richiede di avere in questo campo il nr. di matricola/seriale del pezzo. Il numero seriale deve essere univoco e mai ripetuto nel tempo. Batch nr.: per materia prima proveniente da processi industriali che prevedono la produzione su base di batches, per es. le colate di acciaio. Work order nr. (ordine di lavoro): per componenti e materia prima oggetto di trasformazione in larghi lotti di produzione per es. lavorazioni meccaniche, flange, minuterie, cavi a misura. Le informazioni in questo campo devono essere scritte in caratteri leggibili ed in codice a barre. Il testo deve essere scritto in grassetto con altezza 5 mm e il codice a barre stampato immediatamente sotto il testo con altezza di 11 mm. In questo campo si posso utilizzare al massimo 15 caratteri. La descrizione del campo deve essere in lingua inglese e contenere il codice identificativo: SERIAL NUMBER (S), BACH NUMBER (S), o WORK ORDER NUMBER (S). Deve essere stampata nell angolo superiore sinistro del campo e il carattere deve essere alto 2 mm. Il codice identificativo dei dati S deve essere inserito nel codice a barre

11 Pagina: 11/ ORDER NUMBER (H) In questo campo va inserito il numero ordine d acquisto di IRCA. Questo numero deve essere scritto in codice a barre ed in caratteri leggibili. Il testo deve essere in grassetto e di altezza pari a 5 mm, per un massimo di 10 caratteri da utilizzare più il codice identificativo (H). Il simbolo del codice a barre deve essere immediatamente sotto il testo e avere un altezza pari a 11 mm. La descrizione del campo deve contenere il codice identificativo: ORDER NUMBER (H). Deve essere posta nell angolo superiore sinistro con caratteri con altezza di 2 mm in lingua inglese. Il codice identificativo dei dati H deve essere inserito nel codice a barre 5 REQUISITI QUALITATIVI DELL ETICHETTA TIPI DI CARTA La dimensione dell etichetta IODE e dell etichetta DATAMATRIX è 213 x 155 mm. L etichetta deve essere bianca con testo nero. Per minimizzare i rischi di distorsione si raccomanda che la carta per l etichetta sia di g/m 2 e resistente alle intemperie. STAMPA Per assicurare la lettura automatica dei codici a barre è richiesta un alta qualità di stampa. Per questo si suggerisce l utilizzo di una stampante a trasferimento termico. CARATTERISTICA DELL AREA DATI Si può usare ogni set di caratteri intelligibili anche se è raccomandato l uso di Helvetica in grassetto (come mostrato negli esempi inclusi). SIMBOLOGIA DEL CODICE A BARRE I codici a barre devono essere del tipo Code 39 per il codice a barre tradizionale e DATAMATRIX per il codice a barre bidimensionale. Il tabulato del codice deve essere orientato a sinistra nel campo, senza caratteri in bianco o zeri iniziali. DISPOSIZIONE DELL ETICHETTA L etichetta deve essere attaccata orizzontalmente, preferibilmente sulla parte più alta della scatola. I vari metodi di fissaggio, come graffette o autoadesivi, dovranno essere posti in modo tale da non alterare la leggibilità del codice a barre. L etichetta va applicata su ogni scatola che compone il pallet. Se esiste un lato progettato per il posizionamento delle etichette su scatole o contenitori di plastica, l etichetta dovrà essere applicata su quel lato. Se così non fosse, si usi il lato più adatto in modo da poter leggere le etichette quando i contenitori sono impilati su un pallet.

12 Pagina: 12/14 Da ricordare che cinghie o nastri nel momento dell imballaggio non possono essere posti sopra l etichetta. Figura 3: esempio di etichetta IODE 6 ETICHETTA COLLO SINGOLO E MASTER Nei casi in cui non è possibile utilizzare il formato delle etichette descritti ai punti precedenti, è possibile utilizzare l etichetta COLLO SINGOLO e MASTER. Questa opzione potrà essere utilizzata nei seguenti casi: - Il fornitore consegna in imballi di piccole dimensioni su cui non è possibile attaccare l etichetta 213x155 mm; oppure - I dati di bolla/fattura e nr. d ordine IRCA sono disponibili solo al momento della spedizione; oppure - Lo stesso codice materiale è contenuto in numerose scatole ad ogni spedizione, e viene consegnato con frequenza almeno giornaliera.

13 Pagina: 13/14 Essa si basa sull applicazione di una doppia etichettatura: la prima etichetta piccola (Collo Singolo) da applicare sulla singola confezione, la seconda etichetta (Master) da applicare sul pallet completo. Queste due etichette, insieme, contengono tutte le informazioni necessarie al Ricevimento IRCA SpA per caricare in radiofrequenza. Nel dettaglio: a) Etichetta piccola (vedi Figura 4) da apporre su ogni singola scatola piccola. Essa deve contenere le seguenti informazioni: - Art. no.: codice interno materiale di IRCA con codice a barre; - Description: descrizione sintetica del componente; - Quantity: quantità materiale contenuta nell imballo con codice a barre; - Part number supplier: codice del materiale interno del fornitore con codice a barre; - Serial no/batch no/work order no: numero seriale o lotto di produzione o ordine di lavoro con codice a barre. Le dimensioni di questa etichetta devono essere adatte a contenere i dati sopra indicati con i relativi codici a barre siano essi di tipo bidimensionale che tradizionale. Figura 4: etichetta per Collo Singolo con codice a barre bidimensionale b) Etichetta MASTER (vedi Figura 5) da apporre sul pallet completo. Essa deve contenere le seguenti informazioni: - Receiver: nome del destinatario e luogo di fatturazione; - Incoming warehouse: magazzino di ricevimento; - Supplier manufacturing address: ragione sociale della fabbrica di produzione; - Gross weight: peso del materiale incluso l imballo; - Net weight: peso del materiale escluso l imballo; - Tot. Nr of boxes: numero totale di scatole che compongono la riga di fatturazione con codice a barre; - Package Volume: volume del collo in metri cubi; - Advice note nr/invoice nr: numero di DDT per fornitori EU, oppure numero di fattura per fornitori extra EU, con codice a barre; - Date: data di consegna DDT con codice a barre;

14 - Supplier: codice del fornitore come da database Irca con codice a barre; - Order number: numero d ordine di acquisto con codice a barre. Pagina: 14/14 Le dimensioni dell etichetta MASTER sono le stesse di quelle della etichetta DATAMATRIX o IODE (213 x 155 mm). Figura 5: etichetta MASTER con codice a barre bidimensionale