I bandi di gara UE (Call for tenders) per la fornitura di servizi: progettazione e gestione Il lato oscuro della medaglia.

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1 Roberto CARPANO from ideas to projects I bandi di gara UE (Call for tenders) per la fornitura di servizi: progettazione e gestione Il lato oscuro della medaglia. Cagliari, Lunedì 6 e Martedì 7 novembre 2006 Intervento formativo per Associazione Industriali Confindustria Sardegna Member Roberto_carpano@fastwebnet.it Roma Via Marmenia 30

2 Introduzione Questo modulo formativo è frutto di un mio lavoro originale per l Associazione Industriali Confindustria Sardegna sviluppato sulla base della esperienza professionale ormai di 15 anni. Il mio desiderio è che quanto appreso nel corso venga utilmente applicato e che la nebulosa Europea diventi sempre più visibile e vicino a noi tutti. Roberto CARPANO Team Europe Member - Docente Coordinatore del Euromed Heritage Programme A tutti buon lavoro Risultati attesi identificare l informazione relativa ai bandi di gara rispetto al ciclo del progetto identificare le differenze tra sovvenzione e gara d appalto valutare l opportunità di partecipare alle gare per la fornitura di servizi stabilire un accordo operativo con i partner redigere un offerta tecnica e finanziaria acquisire il massimo di esperienza dalle gare non vinte. 2

3 Menu A. Introduction: trainees self-presentation, expected results, working methodology, etc. B. Relazione politiche / bando di gara C. Composizione del budget comunitario ( ) D. Call for tender and call for proposal E. Riforma UE, i nuovi gestori dei finanziamenti dal 2001: centralizzato, deconcentrato e decentrato F. Procedure di gara: sottosoglia, gara ristretta G. Le fonti d informazione sul bando (quelle strategiche) H. Gli elementi strategici per valutare l opportunità di partecipare alle gare: economia o finanza? I. Composizione del consorzio: concorrenti oggi ma alleati domani L. I Quality factors M. Composizione di un tender dossier e criteri di valutazione N. Errori ricorrenti nella redazione delle offerte: non allungate il brodo O. L approccio del QL: cosa è, a che serve, terminologia, dove si colloca P. Albero dei problemi ed esercitazione Day 2 Q. Esercitazione: redazione di un QL con attività R. Redazione del Rationale (Contesto) di una proposta tecnica S. Composizione del consorzio. Case study: troviamo i partner T. Impariamo da un offerta persa U. Forma contrattuale V. Elementi di gestione del contratto: Impara dall audit e dal monitorino Z. Conclusioni 3

4 B. Relazione politiche / bando di gara Bando Politiche: Country Strategy Papers, National Indicative Programmes Regolamenti e Comunicazioni Trattato 4

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6 C. Composizione del budget comunitario ( ) Total community annual budget: circa million (90 G ) EXTERNAL RELATIONS BUDGET ( ) Tripled in the last 10 years 36% ACP (-) 13% MEDA (+) 20% PECO (+) 11% CARDS (+) 12% ALA (-) 7% TACIS (+) Community programmes. The term stands for an integrated set of actions adopted by the European Community in order to promote co-operation among its Member States in different specific fields related to Community policies, over a period of several years. Structural funds to be complemented by. Cohesion, Neighbourhood and Pre-Adhesions policy. Prospettive : sempre CAP, meno fondi strutturali In riduzione per l Italia!!!!!!!!!! La quota maggiore del Overseas Development Aid (ODA) mondiale (10%) è finanziato dalla UE D. Call for tender and call for proposal 6

7 Criteria Call for Proposals Call for Tender The Commission s aim direct interest to the beneficiaries Implementation of a project designed by the EC The aim of the participating structure Institutional aim Commercial aim Financial modalities co-financed 100% financed Award procedures Quality Quality price Use of human resources Mainly in-house Mainly out-sourcing Guided project design Lot Little Il rapporto call for proposal (esempio Life) / call for tender è di: 1 per call for proposal rispetto a 8-10 per call for tender Le ripercussioni sull offerta finanziaria sono.(allegato 1 e 2) Esempio di gara sul web E. Riforma UE, i nuovi gestori dei finanziamenti dal 2001: centralizzato, deconcentrato e decentrato Centralizzato: UE Brussels, prevalentemente programmi regionali Deconcentrato: Delegazione UE nei paesi terzi, la tendenza prevalente Decentrato: Central Finance and contracts Unit c/o Ministry of Public Finance del paese terzo o Agenzie di gestione (esempio CBC Regione Sardegna) E allora..aumentano i costi, la trasparenza diminuisce, le alleanze con partner locali diventano un must Ruolo crescente dell Ambasciata donor coordination 7

8 F. Procedure di gara: sottosoglia, gara ristretta < procedure semplificata > gara ristretta: pre-information, tender notice, short list, award vedi web europa G. Le fonti d informazione sul bando (quelle strategiche) La parola d ordine è ANTICIPARE.perchè. Analisi delle Country Strategy Papers e dei National Indicative Programme (caso specifico allegato 3) Partecipazione intelligente ai Comitati preparatori al MAE DGIE Uff. III Attivazione di una cinghia di trasmissione intelligente con MAE Rappresentanza Permanente presso UE (allegato 4) Attivazione di un contatto con la Delegazione / Rappresentanza UE nel Paese 8

9 Fasi del Project Cycle Management - situazione decentramento:acp, PHARE-ISPA-SAPARD, EAR (Kosowo), (MEDA) Financing Implementation fasi Programming Identification Formulation Financing Decision approuval (4.1) Financing Agreement signature (4.2) Tender forecast (5.1) Launch procurement notice (5.2) Launch of the tender (5.3) Evaluation of Tender (5.4) Signature and Execution of the contract(5.5) Evaluation Risultato Country Strategy, National Indicative Programme Annual Programme Identification Report Financing Decision PVD-ALA Endorsement Signature Financing Agreement Service Preinformation Notice Procurement Notice Notice of invitation to tender Results of tender evaluation Contract signed Evaluation Report Capofila RELEX / (Delegazione) EuropeAid / (Delegazione) Delegazione / (EuropeAid) EuropeAid/ (Quality Support Group) RELEX (Presidenza) EuropeAid (Sec.) QSG supervisiona RELEX / EuropeAid National Authorising Officer (NAO), Central Finance and Control Unit (CFCU nei Ministeri delle Finanze) o Agency (eg ERA) EuropeAid Esecutore esperti via Framework Contract (FC) esperti via Framework Contract (FC) Delegazione esperti via Framework Contract (FC) Approvazione del risultato PVD-ALA Committe Paesi Membri n. di mesi per avvio fase successiva (previsione) Dove si acquisisce Web Confindenziale EuropeAid, Rappresentanza, ICE web, GUCE web, GUCE Inviata solamente alle organiz. selezionate web, limitatamente ad alcuni programmi Utilizzo del tempo 18% 9% 7% 23% 5% 37% 1% 9

10 H. Gli elementi strategici per valutare l opportunità di partecipare alle gare: economia o finanza? analizzare una pre-information notice (allegato 5) Utile d impresa = 5-10% della commessa Competenza geografica del consorzio Esperienza settoriale del consorzio CV rispondenti Punto d ingresso per un Paese Riconoscimento Europeo Avete il tempo necessario per preparare un offerta dignitosa? I. Composizione del consorzio: concorrenti oggi ma alleati domani Meglio soli o male accompagnati? Capo-fila, partner o partner facendo il capofila, quanti? Condividete con i vostri partner gli stessi valori societari? Partenariato Pubblico / privato, internazionale / locale La geopolitica dei nuovi Paesi Membri (allegato 6 e 7) Il partner locale: evitate il sub contratto ma cercate un coinvolgimento attivo Criteri di scelta: esperienza settoriale e geografica Come trovare il partner: analisi dei candidati sul web (tender e dbase delle call): illuminato chi la fa. Consortium Agreement: quando e come: chiave di volta per un progetto sereno (allegato 8) L. I Quality factors per l organizzazione proponente 10

11 Potenziare un ufficio gare enzimantico e non accentratore in grado di: Interagire con CE, MAE e cliente Anticipare le gare Stabilire velocemente alleanze strategiche Sviluppare un azione di raccordo e consulenza con le unità amministrative Effettuare quality control preventivo Fare circolare l informazione tra i responsabili per la promozione, progettazione e gestione Il governo delle Risorse Umane: generalista / specifico: a che livello Sviluppare e aggiornare la Banca dati esperti, perché. Promuovere un approccio creativo ed artistico nella progettazione nelle Business Units, perché Investire cum granum salis e stabilire una strategia di medio periodo: 1 gara vinta per 5 perse, perché Rafforzare il proprio ufficio amministrativo: l IVA comunitaria non DEVE essere più un incubo. Instaurare un rapporto costruttivo con la propria banca M. Cenni sulla composizione di un tender dossier e criteri di valutazione Allegato 9 Tender Meda info 1. Description of the services to be provided: Tors 2. Timetable DATE TIME* Deadline for request for any clarifications from the 22/06/05 Contracting Authority Last date on which clarifications are issued by the 04/07/05 - Contracting Authority Deadline for submission of tenders 15/07/ hours Completion date for evaluation of technical offers July Interviews (if any) 26/07/05 - Notification of award to the selected tenderer July

12 Contract signature August Commencement date September Participation and sub-contracting: who can participate 4. Content of tenders 4.1 Technical offer Tender submission form (see Part D of this tender dossier) including: Organisation and methodology Key experts 4.2 Financial offer (allegato 10 e 11) 5. Variant solutions 6. Period during which tenders are binding 7. Additional information before the deadline for submission of tenders 8. Submission of tenders 9. Alteration or withdrawal of tenders 10. Costs for preparing tenders 11. Ownership of tenders 12. Evaluation of tenders 12.1 Evaluation of technical offers (allegato 12) Interviews 12.2 Evaluation of financial offers 12.3 Choice of selected tenderer (allegato 13) N. Errori ricorrenti nella redazione delle offerte: non allungate il brodo 12

13 Presentazione del Consorzio Il consorzio ha acquisito un esperienza regionale? Il consorzio ha delle competenze specifiche settoriali (sviluppo turistico)? La complementarietà tra i partner è evidenziata? The main contribution of XXX for this assignment is based on the its expertise on coordinating international TA (quando XXX non coordina) Bilanciate la lunghezza delle presentazioni dei partners Partner locali? Metodologia Evitate l auto-referenzialità è le frasi fatte: a work methodology focused on a multi-disciplinary and holistic approach (perché) a wide and consolidated network of relations (come ) the use of innovative instruments for data collection (quali) Utilizzate l articolazione della metodologia proposta nei ToRs Nella descrizione delle task, quale esperto sarà responsabile per che cosa. Commenti ai Termini di Riferimento In questa sezione fate emergere le competenze specifiche dei membri del Consorzio Su che base avete sviluppato i commenti: missione in loco, contatti, etc? Per esempio: Difficoltà di Master Plan multi attore, Turismo culturale La forma E espressione della sostanza: stile di scrittura Fate rivedere l inglese ad un madre lingua specializzato Quantificate quanto più potete Non abusate delle parole sexy : innovative 3 volte in una pagina senza dire rispetto a che cosa participatory approach, come lo applicate? Ottimo il riferimento a documenti esistenti e a nomi propri Montenegro needs to adopt a cohesive strategy for attracts the right kind of tourism (quale?) A junior expert highly specialised (o l uno o l altro) Mr.local coordinator of several (2 o 40?) regional projects 13

14 Organizzazione della Commessa La durata delle prestazioni di ogni esperto è quantificata? (full time o part time) CV: data di nascita, presentazione omogenea Il ruolo degli esperti locali è: assistenza, esecuzione o concezione La parte amministrativa è descritta? Il ruolo del Management Board è descritto? Metodologia di lavoro per la redazione dell offerta E stata effettuata una missione in loco prima della gara? Gli esperti senior hanno rivisto / contribuito alla redazione della gara? Altro Unrealistic phasing Unclear project design in terms of: over-ambitious, too many activities, too large project area Tepid project justification and problem analysis Insufficient organisational structure Rigidity / low spending capacity Lack of correct identification of beneficiaries, coherence and clarity are the most important constraints in project design 1. insufficient analysis of characteristics of stakeholders insufficient internal coherence: weak relationship between problems, specific objectives, results, activities absence of Logical framework. Success factors for projects design Fit within national policies Transparency in resource allocation Expected tangible results Innovative of the proposal Risk issues considered in project design. 1 Rossi M., 2004, I progetti di sviluppo-metodologie ed esperienze di progettazione partecipativa per obiettivi, presentazione di Roberto Carpano, FrancoAngeli, Milano. 14

15 O. Albero dei problemi ed esercitazione Problemi e QL devono affrontare lo stesso argomento Esempio di analisi dei problemi (allegato 14) Esercitazione P. L approccio del QL: cosa è, a che serve, terminologia, dove si colloca Il QL è un allegato del contratto? Gli elementi di base (allegato 15) Legame con Application Form: lo stesso punto di partenza Non perdiamoci nella terminologia e capiamo il significato delle parole Day 2 Q. Esercitazione: redazione di un QL con attività Esempio di QL e descrizione attività (16, 17) Metodologia: cosa vuol dire? Esercitazione: Sulla base delle informazioni disponibili alle pagine dell allegato 9 Tender Dossier, preparate un QL secondo il seguente schema Obiettivo generale 15

16 Obiettivo specifico (1) Risultati attesi (3-4 R1, R2, R3, R4) Attività: 4-5 per ogni Risultato: per R1, per R2, etc. TIPS: Leggere il background Il General Objective del bando è il quadrato Gen. Obj. nel QL Siete in una Call for tender e non in una Call for proposal: non inventate ma organizzate Dopo aver percorso il cammino Gen. Obj, Spec. Obj, Results and Activities, rifate il percorso inverso A questo livello NON identificate i partner e non scendete nel dettaglio ossessivo, la tempistica sarà dettagliata nel GANT R. Redazione del Rationale (Contesto) di una proposta tecnica Il primo capitolo che viene letto Esempio di contesto (allegato 18) Esercitazione: redarre i paragrafi del Rationale di una gara, evitate il surf cibernetico selvaggio S. Composizione del consorzio. Case study: troviamo i partner (allegato 19) T. Impariamo da un offerta persa (allegato 20) U. Forma contrattuale (allegato 21) 16

17 V. Elementi di gestione del contratto: Impara dall audit e dal monitoring (allegato 22,23) timing 01/01/ /12/00 01/10/ /01/ /01/ /01/ /01/2001 cost category original contract ( ) rider n.1 a b c a-b-c d b+c+d new contract value ( ) Y1 invoiced ( ) Y2 invoiced ( ) contract balance beginning y3 ( ) Y3 invoiced ( ) total invoiced ( ) execution rate % Personnel % Sub-contract % Travels % Consumables % Overheads(1) % Total % 1: computed as 80% of invoiced personnel Z. Conclusioni Writing Style: focused and quantified rather than vague and narrative 17

18 rather than: having three Russian and six EU experts exposed (over a period of 36 months) to the other organisations where they impart knowledge and gain awareness of each other; using the outcome of the entire programme to influence legislation and its implementation through judicial training and legal personnel try the following: to organise a training session (3 weeks) [duration] for three Russian and six EU experts [beneficiary] from the IT associations in the North-East region [where] in order to develop the necessary skills and capacities according to the Terms of References indicated in the annex 1 [result]; to carry out a training session in Ghent [where] (2 days) [duration] for policy-makers and representative of the local communities [beneficiary] on judicial and legal matter related to the IT domain by the second half of the project, in order to influence for new legislation on the issue of Intellectual Property Rights [results]. The author Roberto CARPANO, Italian by nationality and economist by profession, is an international professional with a focused experiences on EU Affairs in the area of External Relations, Higher Education, Development Co-operation and Civil society dialogue. His professional and personal experiences has been fostered by 15 years overseas in Africa, Asia and Belgium and by serving the Italian Ministry of Foreign Affairs and the European Commission as Assistant to the Director General for External Relations. At present, he his the Coordinator of the Euromed Heritage Programme ( funded by MEDA. Main clients are: European Commission, Italian Ministry of Foreign Affairs, Regione Lazio, Italian Trade Commission, University of Roma La Sapienza, Agency for European Research. He is a Team Europe Member. Via Marmenia, 30 Roma Tel GSM roberto_carpano@fastwebnet.it Il Team Europe è una rete di conferenzieri professionisti sui temi Comunitari gestita dalla CE Rappresentanza in Italia. I testi presentati in questa dispensa sono originali ed elaborati dall autore. Essi possono essere riprodotti previa citazione della fonte ed esplicita richiesta. L utilizzo del materiale didattico è regolato dalla normativa vigente. 18