MANUALE UTENTE DEL SISTEMA GESTIONALE FESR/FAS 2007/2013

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1 MANUALE UTENTE DEL SISTEMA GESTIONALE FESR/FAS 2007/2013

2 SOMMARIO INTRODUZIONE ACCESSO AL SISTEMA E TIPOLOGIE DI UTENZA LA STRUTTURA DELLE MASCHERE IL MENU OPERATIVO PROCEDURE DI ATTIVAZIONE DEI PROGETTI Finalità della procedura (PA) L accesso alla sezione della procedura Dati principali della procedura (Visualizzazione e Aggiorna) Le risorse finanziarie della procedura (Attività) Fasi della procedura (Iter) Codifica del progetto (Istruttoria) Approvazione del progetto (Graduatoria) GESTIONE DEI PROGETTI Finalità della sezione Accesso alla sezione Dati anagrafici del progetto (Visualizza e Aggiorna) Il Codice Unico di Progetto (CUP) L ubicazione territoriale dell intervento (Localizzazione) I soggetti del progetto (Soggetti) Classificazioni e rilevazioni qualitative sulle imprese/beneficiari (Dati Qualitativi) Annotazioni delle comunicazioni e degli atti riguardanti il progetto (Agenda) LE FONTI DI FINANZIAMENTO DEL PROGETTO Il Quadro Finanziario Gli impegni e i trasferimenti regionali (integrazione con il sistema di bilancio) ATTUAZIONE DEL PROGETTO L aggiudicazione/contratto/atto di impegno del beneficiario (Aggiudicazione) Le fasi dell aggiudicazione (Iter) Il Quadro Economico Gli impegni giuridicamente vincolanti (Impegni) I pagamenti del beneficiario e le erogazioni alle imprese (Pagamenti) Le fatture e i documenti giustificativi (Fatture) La gestione dello stato del progetto (Revoche, rinunce, rideterminazioni del contributo) Il PROGETTO E LO STATO DI AVANZAMENTO AMMINISTRATIVO E REALIZZATIVO Avanzamento procedurale (Procedurale) Lo stato di realizzazione del progetto (Piano dei Costi) CLASSIFICAZIONI E INDICATORI Classificazioni previste dal QSN e dai Programmi Operativi (Classificazioni) Gli indicatori di realizzazione (Fisico) VALIDAZIONE E CERTIFICAZIONE La validazione del RGA e la compilazione delle Check List Il controllo del UC e la attestazione delle Check List La dichiarazione di spesa del RGA (o RGA dell OI) La dichiarazione di spesa dell UCC La validazione dell ADG e la trasmissione all ADC La dichiarazione di spesa alla UE (ADC) VERIFICHE CONTROLLI E SOPRALLUOGHI La registrazione delle verifiche La registrazione delle irregolarità

3 11. PROGRAMMAZIONE, PIANO FINANZIARIO E OPERAZIONI ORIZZONTALI Piano Finanziario Registrazione e codifica degli Strumenti Attuativi Registro e codifica dei Grandi Progetti Registro e codifica dei Progetti Complessi Trasferimenti agli Organismi Intermedi Previsioni di spesa Audit, verifiche e controlli orizzontali ARCHIVI E REGISTRI La gestione dell Archivio Soggetti Il registro delle Irregolarità Il registro dei Recuperi UTILITA Cambio proprietario del progetto Gestione Password Estrazione dei dati in excel Report e stampe Controllo qualità e coerenza dei dati

4 INTRODUZIONE Nella logica di rilevazione dei monitoraggio, il progetto è l unità di riferimento. Ad esso vengono associati dati, indicatori e classificazioni. A partire da esso si elaborano le informazioni di livello aggregato 1 o di dettaglio, ma sempre al progetto 2 il dato rilevato viene imputato. Nel sistema Gestionale Ob2 della programmazione precedente ( ), il progetto viene attivato a partire dalla Misura/Sottomisura di riferimento. Nel nuovo sistema, che registra e gestisce gli interventi della programmazione 2007/2013, l attivazione del progetto è svincolata dal contesto programmatico di riferimento, al quale viene associato soltanto successivamente al censimento dei dati identificativi generali. Inoltre, la vita del progetto, nel variare delle fonti di finanziamento che gli attribuiscono le risorse, può far riferimento ad uno o più contesti programmatici, ad una o più Attività/Misure/Linee di finanziamento. Tale nuova ottica è frutto non soltanto della prospettiva di unificazione della politica regionale adottata nel Quadro Strategico Nazionale, ma anche della differente architettura dei programmi cofinanziati dai Fondi Strutturali, che ha spinto i soggetti preposti al monitoraggio della politica 1 Attività, Asse, Programma, ambito territoriale, ecc. 2 Affinché i dati di monitoraggio risultino uniformi, confrontabili ed aggregabili, è necessario che tutti i soggetti coinvolti nel monitoraggio interpretino in modo univoco il termine progetto. Non essendo, tuttavia, immediato definire in modo unico che cosa sia un progetto, si rende necessario adottare criteri differenti per ciascuna delle tre principali tipologie di operazioni finanziabili. La variabile discriminante è la tipologia di operazione, che prevede tre fattispecie: Realizzazione di opere e lavori pubblici; Acquisizione di beni e servizi; Erogazione di finanziamenti e aiuti a imprese e individui. Nel caso di interventi che ricomprendano attività rientranti in tipologie diverse, sarà la tipologia prevalente a fornire il criterio identificativo del progetto. Nel caso della realizzazione di opere e lavori pubblici, il criterio guida per l identificazione del progetto è l esistenza di un atto (es. delibera di Giunta) che decide l intervento pubblico. Il progetto sarà quindi delimitato dagli interventi e dalle attività previste da un atto amministrativo autonomo che ne decide l attuazione, specificando tempi e risorse necessari. Nel caso di attività rientranti in modo prevalente sotto la categoria acquisizione di beni e servizi, l adozione di un autonomo atto può non essere sufficiente per l identificazione del progetto, quando questo mantiene un contenuto piuttosto generico riguardo alle attività da svolgere o alle forniture da acquistare. Oltre alla certezza della decisione pubblica si richiede l identificazione del soggetto attuatore, allorché solo con questo passaggio si specificano in sufficiente dettaglio le attività ed i servizi da acquisire. Nel caso dell erogazione di finanziamenti e aiuti a imprese e individui, per identificare un progetto è necessario un atto amministrativo di concessione di risorse pubbliche a favore di un soggetto privato identificato. Ciascuna assegnazione di risorse a favore di un distinto soggetto privato (cittadino, organizzazione o impresa) in relazione ad una specifica iniziativa o ad un determinato piano di investimenti costituirà un progetto indipendente.

5 di coesione in Italia a decidere di far evolvere la definizione delle informazioni da rilevare e trasmettere per il monitoraggio della programmazione Il sistema di monitoraggio della programmazione della Regione Lazio si inserisce nel sistema informativo già utilizzato dalle strutture regionali per la gestione della Contabilità e del Bilancio. Il sistema informatico gestisce sia il Programma Operativo POR FESR LAZIO che la programmazione del Fondo Aree Sottoutilizzate (PAR FAS ). 5

6 1. ACCESSO AL SISTEMA E TIPOLOGIE DI UTENZA Il collegamento al sistema di bilancio e contabilità è disponibile sulla Intranet regionale ( nella sezione Atti Amministrativi. In caso di utilizzo presso Enti esterni, si può accedere 3 al sistema on-line tramite l indirizzo Internet La prima operazione che l utente compie è quella dell identificazione. Si accede al sistema attraverso l inserimento di una User Name e di una Password abilitate all accesso 4. La chiave utente abilita a funzioni diverse e specifiche a seconda delle responsabilità e del ruolo ricoperto dall operatore. 3 Per le specifiche tecniche e autorizzative rivolgersi all Assistenza Tecnica del POR presso l Autorità di Gestione. 4 La richiesta di abilitazione va inoltrata all Autorità di Gestione. 6

7 I profili che caratterizzano la gestione del sistema descritto in queste pagine sono: 1) AMM (Utente amministratore) 2) MON (Utente di Programma) 3) DATA ENTRY (Operatore di monitoraggio) 4) RGA (Responsabile Gestione Attività) 5) RGA/OI (Responsabile di Gestione dell Organismo Intermedio) 6) UC (Ufficio Controllo I livello) 7) UCC (Ufficio Coordinamento Controlli I livello) 8) ADG (Autorità di Gestione) 5 9) ADC (Autorità di Certificazione) 6 10) ADA (Autorità di Audit) 7 11) VIS (Utente di sola visualizzazione) Per semplicità, nelle pagine del manuale saranno citati con il rispettivo acronimo. 2. LA STRUTTURA DELLE MASCHERE All interno di ogni sezione sono previste diverse funzionalità che consentono l accesso a specifiche maschere di inserimento (INS) e di visualizzazione (VIS) dei dati, che contengono campi ( obbligatori o facoltativi ) e pulsanti, tra i quali quelli di ricerca. Tutte le maschere sono strutturate in una modalità standard con: o o Testata; Corpo del Pannello; 5 AUTORITÀ DI GESTIONE è un autorità pubblica o un organismo pubblico o privato, nazionale, regionale o locale, designato dallo Stato membro per gestire il programma operativo. Essa garantisce che i beneficiari vengano informati sulle condizioni specifiche relative ai prodotti o ai servizi da fornire nel quadro dell operazione, sul piano di finanziamento, sul termine per l esecuzione nonché sui dati finanziari o di altro genere che vanno conservati e comunicati. Prima di prendere una decisione in merito all approvazione, essa si assicura che il beneficiario sia in grado di rispettare tali condizioni. Detta Autorità, prevista dall articolo 59 del Regolamento (CE) 1083/2006, è tenuta ad effettuare delle verifiche a norma dell art. 60 lettera b) del medesimo Regolamento. 6 AUTORITÀ DI CERTIFICAZIONE è una delle nuove strutture organizzative dei sistemi di gestione e controllo che si pone accanto all Autorità di Gestione. L articolo 59 del Regolamento (CE) 1083/2006 definisce l Autorità in questione quale Autorità pubblica od Organismo pubblico, nazionale, regionale o locale, designato dallo Stato membro per certificare le dichiarazioni di spesa e le domande di pagamento prima del loro invio alla Commissione. L articolo 61 del medesimo Regolamento ne definisce le funzioni nello specifico. 7 AUTORITÀ DI AUDIT è una delle nuove strutture organizzative dei sistemi di gestione e controllo che si pone accanto all Autorità di Gestione. L articolo 59 del Regolamento (CE) 1083/2006 definisce l Autorità in questione quale Autorità pubblica od Organismo pubblico, nazionale, regionale o locale, funzionalmente indipendente dall Autorità di Gestione e dall Autorità di Certificazione. L articolo 62 del medesimo Regolamento ne definisce le funzioni nello specifico. 7

8 o Barra dei Pulsanti. Sulla Testata è contenuta l informazione della funzione della maschera e dello stato del sistema. L indicatore diventa Rosso quando il sistema è in attesa di risposta L area Messaggio notifica eventuali errori o campi obbligatori non compilati. L area Percorso eseguito mostra il livello della maschera attivata, con possibilità di utilizzarne i link per risalire rapidamente ad un livello superiore. Il Corpo del Pannello contiene i campi valorizzabili per l esecuzione della funzione oggetto della maschera, caratterizzati da riquadri a sfondo bianco o a sfondo giallo. Se il campo è obbligatorio lo sfondo del campo assume colore giallo. Per passare da un campo all altro è utile, in alternativa al mouse, l utilizzo del tasto tabulatore. 8

9 La Barra dei Pulsanti prevede, a seconda delle sezioni interessate, i seguenti tasti: F4: Conferma - convalida 8 e registra i dati inseriti nel Corpo del Pannello F8: Avanti - consente di accedere alla pagina successiva di un elenco F9: Inserisci - inserimento di un nuovo record in un elenco F10: Menu - ritorno al Menu Operativo F11: Ricicla - riattivazione della maschera di selezione Esc: Annulla - annullamento dell inserimento, con ritorno al livello precedente F12: Logoff - disconnessione al Sistema 8 Il sistema effettua tutti i controlli logici e formali e, se riscontra un errore, mostra un messaggio di avviso, di colore rosso, nella parte superiore del pannello. 9

10 3. IL MENU OPERATIVO Il Menu Operativo (o Menu Funzioni) è strutturato 9 in cinque aree di gestione: o o o o o PROGRAMMAZIONE ATTUAZIONE VALIDAZIONE E CERTIFICAZIONE ARCHIVI E REGISTRI UTILITÀ Nell area PROGRAMMAZIONE sono gestite le seguenti attività: Piano Finanziario Strumenti Attuativi Trasferimenti agli Organismi Intermedi Previsioni di spesa Audit, verifiche e controlli orizzontali Nell area ATTUAZIONE sono gestite le seguenti attività: Attivazione Progetti Gestione Progetti Progetto Complesso (Sovra Progetto) Grandi Progetti Nell area VALIDAZIONE E CERTIFICAZIONE sono gestite le seguenti attività: Scrivania Quote Validazione Scrivania Dichiarazione di Spesa Archivio Dichiarazione di Spesa Nell area ARCHIVI e REGISTRI sono registrati i seguenti dati: Archivio Soggetti Registro delle Irregolarità (in costruzione) Registro dei Recuperi (in costruzione) Nell area UTILITA sono gestite le seguenti attività: Cambio Proprietario Progetto Gestione Password Controllo qualità e coerenza dei dati (in costruzione) Estrazioni Excel (in costruzione) Nella versione attuale, in via di aggiornamento, il Menu Operativo (o Funzioni) visualizzabile è quello della figura seguente. 9 Nella fase attuale di sviluppo del sistema, non tutte le sezioni sono state implementate, per cui alcune voci indicate non sono attualmente corrispondenti. 10

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12 4. PROCEDURE DI ATTIVAZIONE DEI PROGETTI Finalità della procedura (PA) La sezione è finalizzata a gestire le procedure di attivazione (PA) dei progetti. La Procedura di Attivazione dei progetti è una fase sovra ordinata al progetto stesso e risulta di particolare interesse in quanto è propedeutica all individuazione dei beneficiari e delle singole operazioni, consentendo di monitorare la fase che porta a identificare i singoli progetti. Le informazioni da rilevare consentono di censire l anagrafe della procedura, dettagliandone la tipologia (es. bando, circolare, etc.) e la data di avvio. Il codice attribuito alla procedura può essere richiamato all atto dell inserimento dell anagrafica dei progetti che sono stati selezionati attraverso quella procedura. L associazione di singoli progetti alla stessa procedura identificativa permette di analizzare le operazioni per aggregati omogenei sotto il profilo delle modalità e dei tempi di attivazione e di ottenere viste di avanzamento a un livello che ben si presta ad analisi comparative. Sarà, ad esempio, possibile monitorare congiuntamente l avanzamento dei progetti selezionati tramite lo stesso bando o confrontare progetti selezionati con modalità diverse, anche al fine di individuare le opzioni più efficienti. L inserimento della procedura è dunque l operazione preliminare e propedeutica alla rilevazione di un progetto o di un insieme di progetti (es. graduatoria di un bando, elenco di progetti approvati da una delibera regionale, ecc.). Le informazioni da rilevare nell ambito della PA si riferiscono: alla tipologia di procedura (es. bando, circolare, procedura negoziata, etc.); al soggetto/ente responsabile (tipologia e denominazione) alle risorse attribuite alla procedura (Programma, Attività, Linea di finanziamento) allo stato di avanzamento della procedura attraverso la rilevazione di informazioni collegate agli step che costituiscono l iter amministrativo di riferimento. 12

13 L accesso alla sezione della procedura L attivazione di una nuova PA e la sua codifica non sono nella disponibilità di qualsiasi utente, ma sono gestite in modalità centralizzata 10 dagli utenti Amministratori e di Programma. Una volta censita la procedura e attribuito il relativo codice, l utente Data-Entry abilitato per quella PA potrà aggiornare i campi richiesti. Per accedere alla sezione della PA, l utente potrà fruire di una maschera di selezione in grado di filtrare l elenco delle procedure già registrate nell archivio di monitoraggio attraverso i criteri indicati. Se i campi disponibili non vengono compilati, viene restituito l intero elenco delle procedure per le quali l utente risulta abilitato. Viceversa, la compilazione dei criteri di selezione determina: o o o la selezione per tipologia 11 di procedura (Procedura); la selezione per Programma (Programma); la selezione per codice 12 di PA (Codice Attivazione); 10 Nell impostazione organizzativa attuale, l inserimento di una nuova PA compete alla struttura di monitoraggio dell ADG (utenti Amministratori o di Programma). Gli utenti Amministratori abiliteranno gli utenti per l inserimento/modifica/cancellazione dei dati della PA e dei progetti che alla PA si riferiscono. 11 Le tipologie disponibili sono: 1 - Bando; 2 - Circolare; 3 - Avviso pubblico; 4 - Procedura negoziale; 5 - Individuazione diretta nel programma; 9 - Altro. 12 Per il richiamo puntuale di una specifica PA. 13

14 o o la selezione per tipologia 13 di struttura responsabile (Responsabile); la selezione per responsabile (Den. Responsabile). Una volta inserita attribuito il criterio di selezione, si accede all elenco delle procedure (PA) corrispondenti ai criteri indicati e dell abilitazione dell utente 14. Con il tasto di selezione si accede alla sezione della procedura (PA) prescelta. Ciascuna procedura di attivazione è identificata con un codice alfanumerico attributo dal sistema al momento dell inserimento. Per esempio la procedura A0001 si compone: A codifica attribuita dal sistema; 0001 numerazione progressiva della procedura. 13 Le tipologie disponibili sono: 1 - Regione; 2 - Amministrazione centrale; 3 - Provincia; 4 - Amministrazione locale; 5 - Organismo intermedio; 6 - Titolare Sovvenzione Globale; 99 - Altro. 14 L utente Data-Entry visualizzerà solo le PA cui è stato abilitato dall ADG (utenti Amministratori). 14

15 La sezione è dettagliata nelle seguenti schede: Visualizzazione: Mostra i dati inseriti in modalità centralizzata 15 (codifica, tipo, responsabile, atto di riferimento, data di approvazione dei progetti); Aggiorna: Maschera di modifica dei dati presenti in Visualizzazione 16. Attività: Rileva le fonti finanziarie della PA. In particolare, il Programma e le Attività/Linee di finanziamento, le risorse attribuite e le date di attribuzione/rimodulazione degli importi 17. Iter: Rileva lo stato (previsionale ed effettivo) di perfezionamento delle diverse fasi della procedura (dall approvazione alla pubblicazione del bando, all approvazione dei progetti, alla convenzione con i beneficiari). Istruttoria: La sezione nella quale viene censito e codificato il progetto. Graduatoria: La sezione nella quale la domanda di finanziamento del progetto conclude la sua fase istruttoria e viene ammessa (o non ammessa) al finanziamento. 15 Dati inseriti dall ADG attraverso la propria struttura di monitoraggio (utenti di Programma/Amministratori). 16 La modifica dei dati è gestita in modalità centralizzata dalla struttura di monitoraggio dell ADG (utenti di Programma/Amministratori). 17 Anche questa è una sezione di sola visualizzazione, alimentata in maniera centralizzata dalla struttura di monitoraggio dell ADG. 15

16 Quando la procedura di attivazione non è censita nell elenco di quelle registrate, ne va richiesta la registrazione alla competente struttura di monitoraggio dell ADG (utenti di Programma/Amministratori), che vi provvederà attraverso la scheda di inserimento che segue, corrispondente a quella Aggiorna utile alle modifiche successive. Dati principali della procedura (Visualizzazione e Aggiorna) Oltre ai campi indicati nel paragrafo relativo ai criteri di selezione (Procedura, Programma, Codice Attivazione, Responsabile, Den. Responsabile) disponibili per l accesso alla sezione della PA, sono valorizzati, in modalità centralizzata, i seguenti campi: Graduatoria Data Approv.: La data in cui viene approvato il parco progetti collegato alla procedura; Atto: L atto (es. delibera di Giunta Regionale, BURL di pubblicazione della graduatoria, ecc.) di riferimento della procedura; Note: Eventuali annotazioni o descrizioni dello stato della PA. 16

17 Le risorse finanziarie della procedura (Attività) La scheda ATTIVITA permette all utente abilitato (utenti di Programma/Amministratori, su indicazione del RGA) di registrare i Programmi (POR, FAS, Programmi Regionali, ecc.) e le Attività/Misure/Linee che concorrono a finanziare la procedura (PA), attribuendo le risorse finanziarie disponibili per il finanziamento dei progetti. Qualsiasi altro utente abilitato per quella PA potrà visualizzare i dati della scheda. Fasi della procedura (Iter) Nella sezione ITER si accede all elenco delle fasi amministrative della procedura di attivazione. Gli Iter procedurali di cui è prevista la valorizzazione, a cura del Data-Entry abilitato per la PA, sono quelli di cui alla figura seguente. 17

18 ITER PROCEDURALE Definizione criteri di individuazione beneficiari e operazioni Evidenza pubblica (se pertinente) / Pubblicazione bando Presentazione proposte /Ricezione progetti Individuazione beneficiari e operazioni / Approvazione progetti Conclusione procedura MODALITÀ DI COMPILAZIONE Data di approvazione del Bando o, in mancanza, di approvazione delle Modalità Attuative Data di pubblicazione del Bando o della procedura di selezione dei progetti Data di scadenza per la presentazione delle domande relative al Bando Data di approvazione dei progetti da parte della struttura regionale (Nucleo di Valutazione) o Determinazione dirigenziale di approvazione dei progetti Con il tasto di selezione si accede al dettaglio delle fasi: 18

19 I campi da compilare sono: o o o o o la data prevista per il perfezionamento della fase 18 (Data Prevista); la data effettiva di perfezionamento della fase 19 (Data Effettiva); l importo della attribuibile alla fase 20 (Importo); motivazione per il ritardo della procedura 21 (Scostamento); eventuale annotazione aggiuntiva sulla procedura (Note). Layout di registrazione dei dati della Procedura di Attivazione 18 Nell esempio della schermata, la data prevista di approvazione dei progetti. 19 Nell esempio della schermata, la data effettiva di approvazione dei progetti. 20 Nell esempio della schermata, le risorse attribuite ai progetti approvati. 21 In caso di scostamento significativo tra data prevista e data effettiva, indicare la motivazione del ritardo. Le voci disponibili sono: 1 Problemi amministrativi 2 Problematiche tecniche 19

20 Codifica del progetto (Istruttoria) La scheda ISTRUTTORIA è l ambito nel quale il progetto viene registrato e codificato. Accedendo alla stessa, si visualizza l elenco dei progetti già attribuiti alla PA di riferimento. Nella parte alta della schermata, sono presenti dei filtri di selezione utili alla definizione dell elenco dei progetti da richiamare sulla base dei criteri indicati, corrispondenti ai campi compilabili nella scheda Istruttoria. 20

21 Nel momento del suo inserimento 22, a cura del Data-Entry abilitato per la PA corrispondente, il progetto si trova in uno status iniziale (cd. istruttoria in corso ). Attraverso il tasto di selezione, si accede al dettaglio dei dati di istruttoria del progetto. Nel caso di inserimento di un nuovo progetto, occorre attivare il tasto F9 : Inserisci nella barra dei Menu. La scheda attivata sarà la seguente: Saranno compilati dunque i seguenti dati di base, utili alla registrazione e codifica del progetto: o il tipo di operazione 23 (Tipo Operazione). Le opzioni disponibili sono quelle indicate nella figura che segue. 22 Dal punto di vista temporale, corrisponde alla fase di presentazione della domanda di finanziamento da parte dell impresa/ente/beneficiario 23 Le tipologie disponibili sono: 1 - Realizzazione di opere e lavori pubblici 2 - Acquisizione di beni e servizi 3 - Erogazione di finanziamenti e aiuti a imprese e individui 21

22 o la tipologia di Aiuto 24 (Tipo Aiuto), nel caso di associazione al Tipo Operazione = 3, secondo le voci disponibili indicate in figura. o o o o o o il beneficiario/impresa/impresa capofila del progetto 25 (Soggetto); la descrizione del progetto (Titolo); la data di ricezione della domanda di finanziamento (Data Ricezione); il protocollo o la codifica locale del progetto (Protocollo); il costo del progetto dichiarato dal beneficiario (Investimento); il contributo richiesto dal beneficiario (Contributo); 24 Se la tipologia di operazione (Tipo Operazione) è uguale a 3 - Erogazione di finanziamenti e aiuti a imprese e individui, il sistema renderà disponibile il campo per la definizione del Tipo Aiuto cui il progetto si riferisce. Il contenuto delle tipologie disponibili riguarda: Regime di aiuto approvato con programma: indica se l aiuto è stato concesso ad un impresa sulla base di un regime di aiuto approvato nell ambito di un Programma nazionale o regionale approvato dalla Commissione Europea (es: PON, POR, etc.); Regime de minimis: indica se l aiuto è stato concesso ad un impresa attraverso un intervento attuato in base al regime de minimis di cui al Regolamento (CE) n. 1998/2006; Regime di esenzione: indica se l aiuto è stato concesso ad un impresa sulla base di un regime di aiuto che soddisfa tutte le condizioni stabilite in uno dei regolamenti di esenzione per categoria adottati dalla Commissione (es: aiuti alle PMI, alla formazione, all occupazione, aiuti trasparenti per investimenti a finalità regionale, etc.); Aiuto di stato notificato: indica se l aiuto è stato concesso ad un impresa sulla base di un regime di aiuto notificato ed autorizzato in relazione agli inquadramenti comunitari in materia di aiuti di Stato (es: aiuti a finalità regionale, aiuti per la ricerca, sviluppo e innovazione, aiuti nel settore agricolo e forestale, etc.); Aiuto esistente (ai sensi dell art.1 lett. b del Reg. (CE) N. 659/1999): indica se l aiuto è stato concesso sulla base di un aiuto esistente in base all articolo 1, lettera b) del regolamento (CE) n. 659/99 (es: aiuti in vigore in uno Stato membro al momento della sua adesione all UE, aiuti che al momento della loro concessione non costituivano aiuti di Stato, ma lo sono divenuti successivamente per l evoluzione del mercato comune in un determinato settore e senza che la misura in questione abbia subito modifiche legislative al riguardo, etc.); Altro tipo di aiuto: indica se l aiuto è stato concesso ad un impresa attraverso interventi non classificabili come aiuti di stato ai sensi della normativa comunitaria (es: aiuti di tipo fiscale concessi alla generalità delle imprese, etc.); Nessun regime di aiuto: indica progetti non classificabili come aiuti secondo i regolamenti. 25 Per SOGGETTO si intende il destinatario del finanziamento. Di fatto coincide con la definizione di Beneficiario ex art. 2 Reg. (CE)1083/ punto 4. In dettaglio: per le opere pubbliche (ex lege 109/94): l Amministrazione cui spetta l attuazione del progetto; per studi, indagini e progettazioni relative ad opere pubbliche: l Amministrazione cui spetta l attuazione del progetto; per gli aiuti alle attività produttive e la ricerca: il soggetto pubblico o privato che riceve l aiuto (esempio: Azienda Industriale, Azienda commerciale, Consorzio di ricerca,ecc.); per gli interventi in campo formativo ed altri incentivi o forme di intervento in campo sociale: soggetto che eroga l attività formativa (Ente o Società di servizi); per Acquisto di partecipazioni azionarie e conferimento di capitale: la Società a cui viene conferito il capitale. 22

23 o o il riferimento/linea di attività/tipologia del progetto (Riferimento); la tipologia del richiedente (Richiedente). Completato l inserimento dei dati nella scheda istruttoria, l utente, attraverso il tasto F4 : Conferma sulla barra dei Menu, registrerà i dati suindicati e attribuirà la codifica 26 al progetto. Da questo momento non è più possibile la sua cancellazione, mentre saranno modificabili i dati e le tipologie attribuite. L utente che effettua il primo inserimento diviene proprietario del progetto ed è l unico abilitato alla modifica/aggiornamento/integrazione/cancellazione dei dati dello stesso, sia nella sezione Istruttoria che nelle altre sezioni 27. Attraverso la funzionalità Cambio Proprietario Progetto, di cui si dirà nelle pagine seguenti, sarà possibile trasferire la facoltà ad altro utente abilitato. Approvazione del progetto (Graduatoria) La scheda GRADUATORIA è l ambito nel quale il progetto definisce l esito della valutazione istruttoria della domanda di finanziamento. La maschera di inserimento/aggiornamento consente all utente di operare il passaggio dello stato del progetto da quello iniziale di istruttoria in corso a quello definito dalla graduatoria/provvedimento di approvazione. 26 Il codice di progetto è un dato alfanumerico composto dalla stringa della PA, da una lettera identificativa del Programma di attivazione (es. P per il POR, F per il FAS, ecc.) e da un progressivo numerico. 27 Graduatoria, Gestione Progetti. 23

24 I campi nella maschera di approvazione da compilare sono i seguenti: lo stato del progetto (Status). Le opzioni disponibili sono quelle indicate nella figura che segue. il costo ammesso o ammissibile del progetto (Investim. Amm.); il contributo ammesso o ammissibile al finanziamento (Contributo Amm.); la data di approvazione del progetto (Data approvazione) 28 ; la data di approvazione del progetto in relazione a risorse aggiuntive (Data Scorrimento) 29 ; la posizione del progetto in graduatoria (Posizione); 28 Il campo non è stato ancora implementato, riferendosi il campo Data Graduatoria Procedura alla data inserita nella scheda della PA e che la maschera riporta solo per memoria e come riferimento per il campo Data Scorrimento. 29 Solo nel caso in cui sia stata valorizzata la Data Graduatoria Procedura nella maschera principale della PA. In quel cso, la Data Graduatoria del progetto non sarà valorizzabile. 24

25 il punteggio ottenuto in graduatoria (Punteggio). Layout di registrazione dei dati di attivazione del progetto 25

26 5. GESTIONE DEI PROGETTI Finalità della sezione La sezione GESTIONE PROGETTI rappresenta il cuore dell attività di rilevazione dei dati di monitoraggio, in particolare di quelli di attuazione. Nell ambito di questa sezione, infatti, vengono rilevati tutti i dati di monitoraggio finanziario, procedurale, fisico, anagrafico e classificatorio del progetto. L aggiornamento dei dati in Gestione Progetti è consentito per qualunque progetto registrato nelle procedure di attivazione, indipendentemente dallo stato di approvazione 30. L utente abilitato alla registrazione dei dati è quello reso proprietario dall inserimento iniziale del progetto o, eventualmente, quello abilitato attraverso la procedura Cambio Proprietario Progetto. Accesso alla sezione Dal Menu Operativo (Funzioni) si accede alla GESTIONE PROGETTI mediante una maschera di selezione, che, attraverso la compilazione dei criteri indicati, permette di filtrare l elenco dei progetti registrati sull archivio di monitoraggio. 30 Un progetto non attivo (istruttoria in corso, non ammissibile, rinunciato in istruttoria, ammissibile non finanziato) può essere compilato nei dati presenti in Gestione Progetti, ovviamente per quelli per i quali tale compilazione ha un significato. Sarà possibile compilare la scheda relativa alla Localizzazione, alle Classificazioni di Progetto, ai Dati Qualitativi dei Soggetti. Non sarà per esempio possibile compilare i dati relativi all avanzamento Procedurale, Finanziario e Fisico. 26

27 La compilazione dei campi o dei campi di selezione determina: o o o o o o o o o la selezione per Programma di finanziamento dei progetti (Programma) la selezione per Procedura di attivazione (PA) dei progetti (Procedura Attiv.) la selezione per Comune di ubicazione degli interventi (Localizzazione) la selezione per stato di Istruttoria/Approvazione dei progetti (Status) la selezione per Codice di progetto, per la selezione puntuale dello stesso (Progetto) la selezione per beneficiario (Beneficiario) la selezione per Codice Unico di progetto (Codice CUP) la selezione per Riferimento (Riferimento) la selezione per Attività/Linea di finanziamento dei progetti (Attività) 27

28 Attraverso il tasto di selezione si accede al dettaglio del progetto, nell ambito del quale il Data-Entry potrà effettuare tutte le registrazioni di monitoraggio anagrafico, finanziario, procedurale e fisico, nonché attivare le procedure di gestione, contabilità, validazione e certificazione che hanno il progetto come riferimento e che saranno successivamente perfezionate e integrate dai responsabili di livello superiore (RGA, UC, ecc). 28

29 La sezione relativa al PROGETTO viene aperta in visualizzazione, come mostrato nell immagine che segue. Come mostra la parte superiore della scheda, è possibile accedere alle diverse aree di monitoraggio del progetto, in particolare: Dati anagrafici del progetto (Visualizzazione e Aggiorna) Classificazioni previste dal QSN e dai Programmi Operativi (Classif.); L ubicazione territoriale dell intervento (Localizzazione) I soggetti del progetto (Soggetti) Il Quadro Finanziario (Q.F.) Aggiudicazione/contratto/Atto di impegno del beneficiario (Aggiudic.) 29

30 Verifiche, sopralluoghi e irregolarità relativi al progetto (Verif. e irregolarità) L avanzamento procedurale (Procedurale) Gli indicatori di realizzazione (Fisico) L annotazione delle comunicazioni e degli atti del progetto (Agenda) Lo stato di realizzazione del progetto (Piano Costi) 31 Il controllo di qualità e coerenza dei dati del progetto (Controlli) Dati anagrafici del progetto (Visualizza e Aggiorna) Nella maschera AGGIORNA, l utente proprietario può modificare i dati inseriti in Istruttoria: la descrizione del progetto (Titolo); il tipo di operazione (Tipo Operazione); la tipologia di Aiuto (Tipo Aiuto); Le informazioni aggiuntive richieste sono: la tipologia di investimento (Tipo Investim.); il Codice Unico di progetto provvisorio (CUP Provvisorio); il Codice Unico di progetto definitivo (CUP Definitivo); 31 Per i soli progetti con tipologia di operazione realizzazione di opere pubbliche. 30

31 Il Codice Unico di Progetto (CUP) Il sistema gestionale regionale è predisposto al colloquio con la banca dati del CIPE 32. Il CUP è uno strumento 33 che consente alla Pubblica Amministrazione, nelle sue varie articolazioni organizzative e territoriali, di identificare ogni progetto d'investimento pubblico 34, con una codifica valida per tutte le Amministrazioni e per i soggetti (pubblici e privati) coinvolti nel ciclo di vita dei progetti stessi, con la finalità di seguirne, in prospettiva, l'evoluzione. 32 Comitato Interministeriale per la Programmazione Economica ( 33 Il CUP, Codice Unico di Progetto, è costituito da una stringa alfanumerica di 15 caratteri, che accompagna ciascun progetto di investimento pubblico a partire dall atto amministrativo che stabilisce la realizzazione del progetto e, quando il CUP è completo, individua le risorse per realizzarlo. E un'etichetta che caratterizza in maniera biunivoca ogni progetto d'investimento pubblico; è una sorta di "codice fiscale" del progetto, costruito a partire dalle caratteristiche del progetto stesso, secondo un algoritmo che ne assicura l'univocità. 34 Che preveda cioè, in tutto o in parte, oneri a carico dei contribuenti. 31

32 La responsabilità della richiesta del CUP è attribuita all'amministrazione o all Ente responsabile del progetto, cui compete l'attuazione dell intervento (che, nei casi di concessione di incentivi o di aiuti, consiste nell'erogazione delle risorse finanziarie pubbliche). I soggetti responsabili, cui è riservata la funzione di richiesta del CUP, hanno facoltà di richiedere l'abilitazione di uno o più utenti, anche in tempi successivi, oppure di rivolgersi ai soggetti cosiddetti "concentratori", cui delegare la funzione di richiesta del codice, indicando, però, un utente di riferimento con cui la struttura di supporto può rapportarsi, in caso di necessità. Il soggetto responsabile dell attuazione del progetto rimane comunque responsabile sia dell attivazione della richiesta del codice che della correttezza delle informazioni inserite, con la responsabilità di intervenire sul sistema CUP per l aggiornamento delle stesse 35. L ubicazione territoriale dell intervento (Localizzazione) Nella maschera LOCALIZZAZIONE l utente compila uno o più record relativi al Comune (o più Comuni 36 ) di ubicazione dell intervento. I campi da compilare nella sezione sono i seguenti: il Comune di ubicazione, attraverso la ricerca per classificazione ISTAT (Cod. Comune); l indirizzo della sede dell intervento (Indirizzo); il Codice di Avviamento Postale della sede dell intervento (CAP); 35 Una volta assegnato il CUP, infatti, lo stesso e il suo corredo informativo sono comunicati dal soggetto concentratore all utente di riferimento (che fa capo al soggetto responsabile), che può intervenire nel caso in cui riscontri errori nel suddetto corredo informativo. Il CUP si può richiedere anche per i progetti d'investimento pubblico di cui non si conoscano ancora le caratteristiche della copertura finanziaria. In tal caso il soggetto responsabile ha facoltà di registrare il corredo informativo limitatamente alle informazioni relative alla localizzazione e alla categoria d'investimento, nonché alla descrizione dell'oggetto progettuale, ottenendo il cosiddetto "CUP provvisorio". Quando divengono note le caratteristiche finanziarie del progetto, il CUP provvisorio può essere reso completo con l'inserimento delle informazioni relative alla componente finanziaria. Al completamento del progetto d'investimento pubblico, e dunque quando sono state erogate tutte le risorse pubbliche previste, il progetto deve essere chiuso, completando con questo dato il suo corredo informativo. Se il soggetto responsabile decide formalmente di non realizzare più il progetto, il CUP deve essere revocato. L'operazione di chiusura/revoca di un CUP deve essere eseguita dall'utente richiedente del codice, dall utente di riferimento, o da un utente accreditato per la stessa Unità Organizzativa del suddetto utente richiedente. 36 Diversamente che nel sistema disponibile nella programmazione precedente, è possibile registrare più aree territoriali (identificate dal Comune) di intervento per ogni progetto. 32

33 il tipo di ubicazione, per definire l area territoriale principale o secondaria (Tipo Ubicazione); la percentuale del Costo del progetto attribuibile all ubicazione (Finanz. per Ubicaz.); La compilazione dei campi è obbligatoria, tranne che per l indirizzo e i CAP, per i quali l obbligatorietà è prevista solo per i progetti relativi agli Aiuti alle Imprese Tipo Operazione = 3. 33

34 Layout di registrazione dei dati anagrafici del progetto 34

35 I soggetti del progetto (Soggetti) Nelle varie fasi del ciclo di vita dei progetti, da quelle programmatiche a quelle attuative e di rendicontazione, intervengono diversi soggetti, pubblici e privati, per i quali si richiede la registrazione nell apposita sezione del progetto e, in qualche caso, la rilevazione di dati anagrafici, qualitativi e classificativi utili al monitoraggio regionale e nazionale. In particolare, i Soggetti per i quali è richiesta questa attività di registrazione sono qualificabili (Ruolo) come: 1 - Programmatore del progetto Attuatore del progetto Destinatario del finanziamento del progetto Realizzatore del progetto Responsabile Unico di progetto Per richiamare un soggetto dall Archivio Soggetti e legarlo al progetto, occorre inserire: il codice di partita IVA del soggetto richiamato 42 dall Archivio (Nome/Ragione Sociale); 38 il Programmatore del progetto è il soggetto a cui compete la decisione di finanziare il progetto e che coordina e vigila sulla sua attuazione, nel caso dei regimi di aiuto si tratta dell ente che eroga l aiuto); 39 L Attuatore del progetto è il soggetto responsabile dell attuazione. Per i Fondi Strutturali- e quindi anche per i regimi di aiutocorrisponde al beneficiario ex art. 2 del Reg. (CE) N. 1083/2006); 40 Il Destinatario del finanziamento del progetto è il soggetto che riceve il finanziamento;di fatto coincide con la definizione di Beneficiario ex art. 2 Reg. (CE)1083/ punto 4. In dettaglio: per le opere pubbliche (ex lege 109/94): l Amministrazione cui spetta l attuazione del progetto; per studi, indagini e progettazioni relative ad opere pubbliche: l Amministrazione cui spetta l attuazione del progetto; per gli aiuti alle attività produttive e la ricerca: il soggetto pubblico o privato che riceve l aiuto (esempio: Azienda Industriale, Azienda commerciale, Consorzio di ricerca,ecc.); per gli interventi in campo formativo ed altri incentivi o forme di intervento in campo sociale: soggetto che eroga l attività formativa (Ente o Società di servizi); per Acquisto di partecipazioni azionarie e conferimento di capitale: la Società a cui viene conferito il capitale. 41 Il Realizzatore del progetto è il soggetto che realizza il progetto; in dettaglio: per le opere pubbliche (ex lege 109/94): la ditta titolare del/dei contratto/i d appalto; per studi, indagini e progettazioni relative ad opere pubbliche: la società di servizi che esegue lo studio, l indagine e la progettazione; per gli aiuti alle attività produttive e la ricerca: non è significativo; per gli interventi in campo formativo ed altri incentivi o forme di intervento in campo sociale: non è significativo; per Acquisto di partecipazioni azionarie e conferimento di capitale: non è significativo 42 La registrazione è agevolata dalla apposita funzione di ricerca. 35

36 la funzione svolta, nell ambito del progetto, dal soggetto individuato (Ruolo); Classificazioni e rilevazioni qualitative sulle imprese/beneficiari (Dati Qualitativi) Nella sezione Soggetti, selezionando il soggetto di interesse, è possibile aggiornare i dati sulle imprese beneficiarie, attraverso l attivazione della scheda Dati Qualitativi. I soggetti per i quali l aggiornamento è dovuto sono quelli che rispondono a una duplice condizione: essere legati a progetti Tipo Operazione = 3 - Erogazione di finanziamenti e aiuti a imprese e individui; partecipare al progetto con il Ruolo 3 - Destinatario del finanziamento del progetto. 36

37 I campi da compilare nella maschera dei dati qualitativi riguardano l impresa destinataria del finanziamento, sono i seguenti: la data di rilevazione 43 (Data); la causa della rilevazione 44 (Causa); l eventuale natura artigiana dell impresa (Artigiana); la classe dimensionale (media, piccola, micro, grande) dell impresa 45 (Dimensione Impresa); il fatturato dell impresa (Fatturato); la forma giuridica dell impresa, secondo la classificazione Istat (Forma Giuridica); la codifica ATECO 2007 dell attività dell impresa (Attività ATECO); il numero di addetti dell impresa (Addetti totali); 43 Data di presentazione della domanda di finanziamento, del sopralluogo, della rilevazione di chiusura, ecc. I dati (es. fatturato, dipendenti, ecc.) si riferiscono al 31 dicembre dell anno precedente a quello di rilevazione. 44 La circostanza che ha determinato la rilevazione (domanda di finanziamento, sopralluogo, chiusura progetto, ecc.). 45 Nella definizione di DIMENSIONE IMPRESA si ricorda che il numero degli addetti è: piccola impresa fino a 9 dipendenti; media impresa da 10 a 49 dipendenti; grande impresa da 50 a 249 dipendenti. 37

38 il numero di addetti donne dell impresa (Addetti donne); il numero di addetti a tempo determinato (Addetti a t.d.); il numero di addetti donne a tempo determinato (Donne); Layout di registrazione dei dati anagrafici e qualitativi dei soggetti Annotazioni delle comunicazioni e degli atti riguardanti il progetto (Agenda) La funzionalità AGENDA è inserita tra le sezioni del progetto ed è utile per la creazione di un diario dell intervento, cui registrare quelle operazioni di natura amministrativa (comunicazioni del beneficiario, al beneficiario, ecc.) che non hanno rilievo di dato di monitoraggio. 38

39 I campi previsti nella scheda dell agenda sono i seguenti: la data dell atto e/o documento di riferimento (Data); il tipo (Sequenza); il campo descrittivo (Note). 39

40 6. LE FONTI DI FINANZIAMENTO DEL PROGETTO Particolare rilevanza rivestono le risorse di cui il progetto si avvale per il suo finanziamento. Con la finalità del loro monitoraggio e della loro gestione (dal punto di vista dei legami con la contabilità regionale e con le procedure di rendicontazione delle Attività), ad esse è dedicata una particolare e complessa procedura nel sistema regionale. E questa la sezione, inoltre, nella quale un progetto è attribuito all una o all altra Attività/Linea del Programma. La disponibilità delle risorse utili all alimentazione del quadro finanziario dei progetti è legata al Piano Finanziario del Programma che ha approvato l intervento, per cui a un livello superiore (Programmazione) è registrato, a cura della struttura di monitoraggio dell ADG (utenti di Programma/Amministratori), il profilo finanziario di ogni Attività/Linea d intervento, disaggregato per annualità e fonte (comunitaria, statale, provinciale, comunale, ecc.) di finanziamento. Al contenuto e alle modalità operative del Piano Finanziario sarà dedicato un apposito capitolo. In quest ambito è descritto come le risorse sono attribuite allo specifico progetto/intervento, registrazione affidata al Data-Entry proprietario del progetto. Il Quadro Finanziario All interno della sezione GESTIONE PROGETTI, si accede al QUADRO FINANZIARIO, nell ambito del quale viene dettagliato e gestito finanziamento del progetto, prevedendosi la rilevazione puntuale delle fonti di finanziamento e dei relativi provvedimenti di assegnazione. L elenco che viene attivato mostra tutte le variazioni finanziarie di cui il progetto è stato oggetto, consentendone, attraverso il tasto Inserisci, l inserimento di nuove. 40

41 L inserimento di una nuova variazione richiede la compilazione della scheda mostrata nell immagine che segue. 41

42 I campi sono valorizzabili con: il Programma cui si riferiscono le risorse oggetto della variazione finanziaria (Programma); il beneficiario/destinatario 46 cui sono trasferite le risorse oggetto della variazione finanziaria (Destinatario); l Attività/Linea di intervento del Programma selezionato, cui si riferiscono le risorse oggetto della variazione finanziaria (Attività); la tipologia di variazione che identifica le risorse oggetto della variazione finanziaria (Tipo Var.), le cui opzioni di scelta sono quelle della tabella di contesto seguente: Codice Tipo Variazione Gruppo 0 Ammissione al Programma/Attivita (Delibera, Graduatoria, Nucleo di Valutazione) Approvazione 1 Risorse da economie di altri progetti Approvazione 2 Approvazione Variante in corso d'opera Approvazione 3 Rideterminazione contributo Economie 4 Ribasso d'asta Economie 5 Autorizzazione all'utilizzo ribasso/economie Economie 6 Revoca Economie 7 Rinuncia Economie 46 Sarà possibile selezionare i soli soggetti presenti nella sezione Soggetti con il Ruolo Destinatario del finanziamento del progetto. 42

43 Codice Tipo Variazione Gruppo 8 Riprogrammazione o rimodulazione quote Approvazione 9 Assegnazione ad altro Programma Approvazione Ai fini della corretta compilazione delle variazioni da parte degli utenti e per una opportuna elaborazione della trasmissione dei dati all IGRUE, è necessario osservare le seguenti modalità di compilazione: Per i codici 0, 1,2 e 5 il valore di ciascuna quota deve essere >= 0 e il totale aggregato della variazione >0. Per i codici 3, 4, 6, 7 e 9 il valore di ciascuna quota deve essere <= 0 e il totale aggregato della variazione <0. Per il codice 8 il valore totale della variazione deve essere pari a 0. Il valore aggregato delle variazioni inserite nel QF, per ciascuna quota, del gruppo Approvazione non può essere <0. Il valore aggregato delle variazioni inserite nel QF, per ciascuna quota, del gruppo Economie non può essere >0. le quote di finanziamento, con possibilità di inserire valori negativi a rettifica/revoca/rideterminazione di valori inseriti ed eventualmente contabilizzati in variazioni precedenti (Fondo, Stato, Regione, Provincia, Comune, Altra Pubblica, Da Reperire 47, Privati, Fuori Programma); i capitoli di bilancio regionale utili a contabilizzare le quote inserite (Capitolo). La modifica di una variazione precedentemente inserita è consentita se quella variazione non è legata ad un atto di contabilità regionale, nel qual caso ne viene consentita la sola visualizzazione, come mostrato nell immagine che segue. 47 La quota da reperire rappresenta la quota di costo di un progetto non ancora dotata di copertura finanziaria. 43

44 Viceversa, sarà possibile effettuarne la modifica, attivando la maschera di Aggiornamento (Aggiorna). 44

45 45

46 Layout di registrazione delle fonti di finanziamento dei progetti Gli impegni e i trasferimenti regionali (integrazione con il sistema di bilancio) Il sistema di monitoraggio è integrato con quello di contabilità e bilancio della Regione Lazio. Qualsiasi atto contabile imputato ai capitoli del Programma (per es. i capitoli con UPB A38 del POR FESR 2007/2013) origina i suoi importi dalle quote inserite nel QF dal Data-Entry e dalla validazione effettuata dal RGA. La procedura consente al RGA di legare quelle pagine contabili al relativo Atto, che da quel momento inizia il suo iter fino alla propria esecutività. Relativamente ai capitoli del Bilancio regionale interessati dai Programmi gestiti, non sarà possibile effettuare la produzione di atti contabili con procedure diverse da quelle del sistema di gestione e monitoraggio descritto nel presente documento. 46

47 Il sistema, le cui procedure originano e in buona parte ricalcano quelle del Gestionale Ob2 della programmazione 2000/2006, ha attraversato una fase di ristrutturazione, per cui diversi atti contabili sono allo stato prodotti esternamente al sistema. Sarà cura della struttura responsabile (RGA, coadiuvato dal Data-Entry) informare la struttura di monitoraggio dell ADG degli Atti contabili prodotti prima dell entrata a regime del sistema, in modo da consentire l associazione in batch dei QF dei progetti agli Atti contabili di impegno e garantire il corretto allineamento dei dati. Descrizione della procedura Il presupposto per l attivazione della procedura di contabilizzazione è la presenza di variazioni provvisorie del QF. E utile altresì ricordare che se il progetto non è aggiornato con il codice CUP non si può procedere alla contabilizzazione dell Atto di Impegno. 47

48 Una volta soddisfatte le due condizioni descritte, attraverso la scheda Selezione per inserimento Atto iniziale, attivabile dal solo utente RGA, si accede all elenco delle variazioni del QF disponibili per la contabilizzazione. Inserendo il flag in corrispondenza delle variazioni interessate e premendo il tasto di Conferma, il sistema restituisce la seguente maschera: 48

49 Gli importi, per ogni capitolo, aggregano quelli delle variazioni selezionate. Una volta che il RGA ha compilato i campi della scheda, in particolare il Responsabile Procedimento e la Struttura Proponente, attribuisce la Conferma. A quel punto il sistema registra il numero e la data della Proposta. 49

50 A questo punto il RGA, accedendo alla corrispondente procedura del Sistema di Bilancio e Contabilità, potrà richiamare gli estremi della Proposta secondo le procedure ordinarie e legarvi il testo dell Atto. Tornando al sistema di gestione e monitoraggio, ora la variazione del QF non è più provvisoria (l utente non può più modificarne i dati, se non attraverso una nuova variazione compensativa/integrativa/rettificativa) e l elenco iniziale la associa alla Proposta di Atto Contabile, e, una volta attraversato l iter di esecutività, all Atto Contabile perfezionato (Determinazione dirigenziale di impegno o disimpegno). Nel dettaglio della singola variazione, tra le schede presenti vi è quella dell Atto di Impegno. 50

51 Attivandola, si possono visualizzare tutti gli Atti Contabili collegati alla stessa e consultarne, attraverso l accesso diretto al Sistema di Bilancio e Contabilità, estremi, pagine contabili, disponibilità e residui, iter, testo, ecc. Nel caso di esempio, trovandoci nella fase della Proposta, si avrà l accesso ai dati della stessa. Di seguito, invece, la stessa scheda di un progetto con gli Atti già esecutivi. 51

52 7. ATTUAZIONE DEL PROGETTO Il progetto, registrato nelle sue componenti anagrafiche e localizzative, dotato della sua copertura finanziaria, vive la fase attuativa attraverso l attività del beneficiario che è rivolta alla sua realizzazione. Il monitoraggio registra quindi l avanzamento amministrativo, procedurale e finanziario di questa realizzazione, anche al fine di rendicontarne gli esiti ai soggetti programmatori. Il punto di partenza è la nascita dell obbligazione nei confronti di uno o più soggetti realizzatori (Aggiudicazione/Contratto), da cui derivano le sue rideterminazioni (Impegni giuridicamente vincolanti) e il succedersi dei SAL, delle erogazioni (Pagamenti) e della documentazione giustificativa (Fatture, note di spesa, ecc.), documentazione che viene sottoposta a controlli di natura amministrativa e contabile, anche ai fini della rendicontazione (controllo di I livello, dichiarazione di spesa alla UE, ecc.). L aggiudicazione/contratto/atto di impegno del beneficiario (Aggiudicazione) Dalla sezione del Progetto si accede in visualizzazione alla maschera dell Aggiudicazione (Aggiudic.) del progetto, come si seguito evidenziato. Attraverso il tasto Inserisci possono essere accodate, all elenco visualizzato, una o più Aggiudicazioni/Contratti/Affidamenti. 52

53 Per le operazioni di realizzazione di opere pubbliche, la sezione va compilata con l insieme delle gare/affidamenti/lotti gestiti, per la realizzazione del progetto, dal soggetto attuatore (stazione appaltante) dell opera. Per le operazioni relative ad aiuti alle imprese, la sezione va compilata con l atto di impegno che l organismo gestore (es. l Organismo Intermedio) trasmette all impresa ammessa al finanziamento. Per le operazioni di acquisizione di beni e servizi, la sezione va compilata con l insieme dei contratti di acquisto, fornitura di beni e servizi, ecc. La maschera di inserimento è quella della figura seguente. 53

54 I campi da compilare sono i seguenti. la descrizione sintetica dell aggiudicazione/affidamento/atto di impegno (Descrizione); la data di inizio della procedura 48 o di invio dell Atto di Impegno (Data Agg.) l importo da aggiudicare/assegnare (a base di Gara, o importo del contributo di cui all Atto di Impegno) o all atto dell individuazione dell ammontare dei lavori in economia (Importo); la tipologia dell affidamento, sulla base della modalità di selezione dell offerente 49 (Tipo); 48 Prevista o effettiva, a seconda del momento in cui viene registrato il dato. 49 Il nuovo Codice dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture D.Lgs 163/06 disciplina i contratti delle stazioni appaltanti, degli enti aggiudicatori e dei soggetti aggiudicatori, aventi per oggetto l acquisizione di servizi, prodotti, lavori e opere (art.1). L art. 54 individua le procedure attraverso le quali il beneficiario perviene alla scelta dell offerente, vale a dire del soggetto che realizzerà l opera o che fornirà i beni e/o i servizi oggetto del contratto. Le procedure per la scelta dell offerente indicate dal Codice sono le seguenti: Procedura Aperta (art. 55); Procedura Ristretta (art. 55); Procedura Negoziata con Bando (art. 56); Procedura Negoziata senza Bando (art. 57); Procedura in Economia - Amministrazione diretta (art. 125); Procedura in Economia - Cottimo fiduciario (art. 125); Procedura per Project Financing (artt ). 54

55 il Codice Identificativo della Gara (CIG); eventuali annotazione concernenti l aggiudicazione (Note). Relativamente alla stipula del Contratto (o accettazione Atto di Impegno): l impresa aggiudicataria, il soggetto affidatario, l impresa beneficiata, ecc. (Impresa) 50 ; il numero del Contratto (Num.); la data del Contratto (Data); l importo del Contratto (Importo). Dalla sezione dell Aggiudicazione, è possibile accedere alle schede concernenti la registrazione del Quadro Economico, degli Impegni giuridicamente vincolanti, dei Pagamenti del beneficiario, dei SAL, delle Fatture e della Certificazione (controllo di I livello) delle spese. Tra di esse, a completamento della registrazione dell Aggiudicazione fin qui descritta, vi è quella relativa all Iter dell Aggiudicazione. Le fasi dell aggiudicazione (Iter) Con riferimento ad ogni singola aggiudicazione (affidamento, gara di appalto, lotto, ecc.) registrata, è necessario compilare le date previsionali ed effettive di perfezionamento dei principali step previsti, attribuiti sulla base delle modalità di selezione dell offerente indicato nella procedura prima descritta. In particolare, l attribuzione è operata secondo le corrispondenze seguenti: 50 Sono selezionabili solo i soggetti inseriti tra i Realizzatori nella sezione Soggetti del Progetto. 55

56 Codice Modalità selezione Codice Step 1 Procedura Aperta 101 Pubblicazione Bando 1 Procedura Aperta 102 Acquisizione Offerte 1 Procedura Aperta 103 Aggiudicazione Provvisoria 1 Procedura Aperta 104 Aggiudicazione Definitiva 1 Procedura Aperta 105 Stipula Contratto 1 Procedura Aperta 106 Risoluzione o recesso 2 Procedura Ristretta 201 Pubblicazione Bando 2 Procedura Ristretta 202 Selezione Offerenti 2 Procedura Ristretta 203 Acquisizione Offerte 2 Procedura Ristretta 204 Aggiudicazione Provvisoria 2 Procedura Ristretta 205 Aggiudicazione Definitiva 2 Procedura Ristretta 206 Stipula Contratto 2 Procedura Ristretta 207 Risoluzione o recesso 3 Procedura Negoziata con Bando 301 Pubblicazione Bando 3 Procedura Negoziata con Bando 302 Selezione Offerenti 3 Procedura Negoziata con Bando 303 Acquisizione Offerte 3 Procedura Negoziata con Bando 304 Negoziazione delle Offerte 3 Procedura Negoziata con Bando 305 Aggiudicazione Provvisoria 3 Procedura Negoziata con Bando 306 Aggiudicazione Definitiva 3 Procedura Negoziata con Bando 307 Stipula Contratto 3 Procedura Negoziata con Bando 308 Risoluzione o recesso 4 Procedura Negoziata senza Bando 401 Individuazione degli Offerenti (Operatori economici) 4 Procedura Negoziata senza Bando 402 Invito a presentare le Offerte 4 Procedura Negoziata senza Bando 403 Acquisizione Offerte 4 Procedura Negoziata senza Bando 404 Aggiudicazione Provvisoria 4 Procedura Negoziata senza Bando 405 Aggiudicazione Definitiva 4 Procedura Negoziata senza Bando 406 Stipula Contratto 4 Procedura Negoziata senza Bando 407 Risoluzione o recesso 5 Procedura in Economia - Amministrazione diretta 501 Individuazione Lavori in Economia 6 Procedura in Economia - Cottimo fiduciario 601 Individuazione Lavori in Economia 6 Procedura in Economia - Cottimo fiduciario 602 Individuazione degli Offerenti (Operatori economici) 6 Procedura in Economia - Cottimo fiduciario 603 Invito a presentare le Offerte 6 Procedura in Economia - Cottimo fiduciario 604 Acquisizione Offerte 6 Procedura in Economia - Cottimo fiduciario 605 Aggiudicazione (Pubblicazione nominativi affidatari) 6 Procedura in Economia - Cottimo fiduciario 606 Stipula Contratto 6 Procedura in Economia - Cottimo fiduciario 607 Risoluzione o recesso 7 Procedura per Project Financing 701 Pubblicazione Bando 7 Procedura per Project Financing 702 Selezione Offerenti 7 Procedura per Project Financing 703 Acquisizione Offerte 7 Procedura per Project Financing 704 Individuazione Offerte (le due migliori) 7 Procedura per Project Financing 705 Negoziazione delle Offerte 7 Procedura per Project Financing 706 Aggiudicazione Provvisoria 7 Procedura per Project Financing 707 Aggiudicazione Definitiva 7 Procedura per Project Financing 708 Stipula Contratto 7 Procedura per Project Financing 709 Risoluzione o recesso 56

57 Alla scheda di compilazione dell Iter si accede direttamente dalla sezione dell Aggiudicazione. La scheda mostra lo stato di compilazione degli step, aggiornabili attraverso il tasto di selezione di cui allo step che si intende aggiornare. La maschera di inserimento è la seguente. 57

58 I campi da compilare sono i seguenti. Previsione della data di realizzazione dello step (Data Prevista Fine); Data effettiva di realizzazione dello step (Data Effettiva Fine) Responsabile della realizzazione dello step (Responsabile) Importo corrispondente allo step (Importo) Motivo della differenza tra data prevista e data effettiva dello step (Motivo Scostamento) Eventuali annotazioni (Note) La compilazione della scheda non è richiesta per i progetti con tipo di operazione erogazione di finanziamenti e aiuti ad imprese ed individui. 58

59 Il Quadro Economico La rilevazione del quadro economico e la disaggregazione del costo previsto del progetto tra le tipologie di spesa è legato alla tipologia di operazione che a quel progetto è stata assegnata. Relativamente a progetti di realizzazione di opere pubbliche, dovrà essere trasmesso il dettaglio degli importi previsti per le diverse voci di spesa componenti il Quadro economico dell opera, secondo la classificazione seguente: Codice Voce di spesa 7 Progettazione e studi (incluse spese tecniche) 8 Acquisizione aree o immobili 9 Lavori realizzati in affidamento 10 Lavori realizzati in economia 11 Servizi di consulenza non imputabili a progettazioni e studi 12 Imprevisti 13 IVA 99 Altro Relativamente a progetti di acquisizione di beni e servizi, dovrà essere trasmesso il dettaglio degli importi secondo la classificazione seguente: Codice Voce di spesa 14 Progettazione e consulenze 15 Valore dei beni 16 Messa in opera beni 17 Valore del servizio 18 Spese generali e accessorie 19 Diffusione (trasferte, pubblicità, seminari, ecc.) Relativamente a progetti di erogazione finanziamenti e aiuti a imprese e individui, dovrà essere trasmesso il dettaglio degli importi previsti secondo la classificazione 51 seguente: Codice Voce di spesa 1 Progettazione e studi 2 Suolo aziendale 3 Opere murarie 4 Macchinari impianti, attrezzature e altre forniture 5 Servizi di consulenza non imputabili a progettazioni e studi 6 Formazione 99 Altro (compreso personale e spese generali) Si accede alla scheda del QUADRO ECONOMICO 51 In caso di erogazione di finanziamenti e aiuti a imprese e individui si rileva il dettaglio delle spese in relazione alle tipologie di spesa ammissibili ai sensi della Legge N. 488/

60 Si accede all area di compilazione del Quadro Economico, in particolare: Valore del Quadro Economico iniziale (Visualizzazione e Aggiorna) Dettaglio per tipologia di spesa del QE iniziale (Dettaglio); Inserimento variazioni successive (Var Q.E.) La maschera di aggiornamento (Aggiorna) consente di inserire i dati visualizzati nella figura precedente, quella di dettaglio (Dettaglio) di specificarne la tipologia di spesa, come mostrato nella figura che segue. 60

61 Attraverso il tasto di selezione posto in corrispondenza della voce prescelta, sarà possibile aggiornarne l importo nella scheda di cui alla figura seguente. Gli impegni giuridicamente vincolanti (Impegni) Si accede alla maschera degli IMPEGNI GIURIDICAMENTE VINCOLANTI, la cui rilevazione si riferisce in linea generale all atto con il quale sorge l obbligo del soggetto beneficiario nei confronti del soggetto terzo (es. stipula del contratto con il soggetto aggiudicatario, pubblicazione della graduatoria dei progetti ammessi al finanziamento, ecc.). 61

62 E proprio nella scheda dell Aggiudicazione selezionata che troviamo la scheda per accedere alla compilazione dei dati relativi all impegno giuridicamente vincolante. L accesso alla scheda Impegni determina l attivazione dell elenco degli impegni giuridicamente vincolanti inseriti in quella specifica procedura di Aggiudicazione. Sarà quindi possibile modificare l impegno già inserito o inserirne uno nuovo. La maschera di inserimento è la seguente. 62

63 I campi previsti sono dunque: il tipo di impegno, a seconda se si tratti di un incremento o di una rideterminazione dello stesso (Tipo); il numero dell impegno, in assenza è opportuno inserire un contatore numerico (Numero) la data dell impegno (Data); il valore dell impegno (Importo); l origine della variazione (Tipo Var.), le cui opzioni di scelta sono quelle della tabella di contesto seguente: Codice Tipo Variazione 1 Spese tecniche/progettazione 2 Contratto/affidamento/graduatoria/atto impegno 3 Rideterminazione 4 Perizia di variante 5 Rideterminazione finale 6 Revoca 7 Rinuncia eventuali annotazioni (Note). 63

64 Layout di aggiornamento della sezione Aggiudicazione I pagamenti del beneficiario e le erogazioni alle imprese (Pagamenti) I pagamenti sono identificati dagli atti che dispongono l erogazione delle somme in favore dei soggetti percipienti che svolgono le attività previste per la realizzazione del progetto. Ai fini del monitoraggio 52, è necessario registrare l atto di pagamento del beneficiario nei confronti del soggetto terzo attuatore del progetto (es. mandato di pagamento), ad eccezione 52 Il monitoraggio dei pagamenti effettuati a valere su un progetto rappresenta un importante indicatore non soltanto dell avanzamento del progetto ma anche delle risorse che è necessario attivare a livello nazionale, regionale, provinciale, etc., per far fronte al fabbisogno di liquidità degli enti responsabili dell attuazione del progetto. Nell ambito della programmazione comunitaria le spese del beneficiario giustificate da fatture quietanzate o da documenti contabili di valore probatorio equivalente vengono incluse nelle dichiarazioni di spesa alla Commissione Europea. 64

65 dei regimi di aiuto per i quali è necessario trasmettere il dato relativo al pagamento (erogazione di risorse) da parte dell organismo erogante nei confronti del beneficiario. Il pagamento va inteso in maniera differente nel caso dei tipo operazione 1 e 2 ( realizzazione di opere e lavori pubblici ed acquisizione di beni e servizi ), rispetto al 3 ( erogazione di finanziamenti e aiuti ). Nel primo caso si tratta dei pagamenti effettuati dal beneficiario; nel secondo, il pagamento coincide (anche temporalmente) con il trasferimento di risorse pubbliche alle imprese, organismi, o privati individui beneficiari del progetto. In particolare, per le Opere pubbliche sono riferibili alle disposizioni di pagamento a valere su risorse impegnate emesse dall Attuatore del progetto (es: mandati emessi dalle Ragionerie); per gli aiuti, sono le disposizioni emesse dall organismo che eroga l aiuto. Si accede alla maschera dei PAGAMENTI e viene attivata la maschera contenente l elenco dei pagamenti inseriti in quella specifica procedura di Aggiudicazione. Sarà quindi possibile modificare il pagamento già inserito o inserirne uno nuovo. La maschera di inserimento è la seguente. 65

66 I campi previsti sono dunque: il numero/codice dell atto/mandato/bonifico di pagamento (Numero); la data dell atto/mandato/bonifico di pagamento (Data) l importo dell atto/mandato/bonifico di pagamento (Importo); l oggetto dell atto o eventuali annotazioni (Note); il tipo di pagamento, ossia se si tratti di pagamento o recupero (Tipo Pagamento); la specifica del tipo di pagamento (Codice Causale), definita in base alla valorizzazione del campo precedente. In caso di pagamento, avremo come scelte opzionali le seguenti: Codice A Erogazione anticipo B Erogazione anticipo ex art. 78 P Erogazione SAL intermedio S U Causale Erogazione saldo Richiesta autorizzazione pagamento al Controllo Interno 66

67 In caso di recupero, avremo: Codice C E F I Recupero in corso Recupero incassato Altra rettifica finanziaria Recupero interessi di mora Causale il codice gestionale risultante dal mandato di pagamento (Codice Gestionale); la data dell ordine dell eventuale recupero (Data Ordine); la data dell incasso dell eventuale recupero (Data Incasso); Le fatture e i documenti giustificativi (Fatture) La sezione Fatture contiene la documentazione giustificativa fornita dai beneficiari che svolgono le attività previste per la realizzazione del progetto. Ai fini del monitoraggio, è necessario registrare gli estremi del documento. 67

68 I campi previsti sono: il numero/codice della fattura/documento giustificativo (Numero); la data della fattura/documento giustificativo (Data) la data di quietanza (Data Termine) la descrizione/oggetto della fattura/documento giustificativo (Descrizione); l importo della fattura/documento giustificativo (Importo); il soggetto emittente (impresa, professionista, ecc.) la fattura (Emittente); eventuali annotazioni (Note); il tipo di documento giustificativo (Tipo Doc). Confermati i dati, occorre dettagliare (scheda Dettaglio) l importo della fattura secondo le stesse voci di spesa previste per il Quadro Economico del progetto. 68

69 Le modalità di inserimento dell importo sono le stesse di quelle previste per il Quadro Economico. La gestione dello stato del progetto (Revoche, rinunce, rideterminazioni del contributo) In occasione di variazioni dell entità del contributo concesso al beneficiario (revoche totali o parziali, rinunce, rideterminazioni del contributo, ecc.), le sezioni finanziarie del monitoraggio su cui andare a operare sono, in ordine temporale di aggiornamento, gli impegni giuridicamente vincolanti e il quadro finanziario. IMPEGNI GIURIDICAMENTE VINCOLANTI: va inserito un disimpegno (D) con valore negativo pari a quello positivo inserito (in caso di Rinuncia o Revoca totale) o di importo negativo corrispondente alla rideterminazione (Revoca parziale, rideterminazione contributo, ecc.); 69

70 QUADRO FINANZIARIO: vanno rettificate le quote delle Attività approvate, come nell esempio dell immagine che segue, dove sono evidenziate le variazioni negative attribuibili alla rinuncia. 70

71 Il PROGETTO E LO STATO DI AVANZAMENTO AMMINISTRATIVO E REALIZZATIVO Il progetto è gestito e valutato anche attraverso la registrazione della sequenza delle fasi procedurali (Procedurale) e realizzative (Piano dei Costi), sia dal punto di vista delle risultanze effettive che di quelle previsionali. Avanzamento procedurale (Procedurale) La sezione è deputata all inserimento delle informazioni relative alla tempistica previsionale ed effettiva di espletamento dei vari passaggi amministrativi (fasi) in cui risulta articolato il ciclo di vita di un progetto, relativamente ai momenti inerenti l inizio e la fine della singola fase. L inserimento dei dati procedurali del progetto è fondamentale per monitorare con precisione la tempistica di attuazione sia in termini previsionali che di effettivo espletamento. Tali informazioni sono particolarmente rilevanti nell ambito della programmazione , in quanto consentono di supervisionare il grado di realizzazione delle politiche di intervento comunitarie e nazionali secondo un fattore temporale, ossia attraverso un analisi delle previsioni formulate e delle date di espletamento a consuntivo dei passaggi amministrativi (fasi) legati all attuazione del ciclo di vita dei progetti. La sezione PROCEDURALE è inserita in quella dedicata al progetto (Gestione Progetti). Attivando la scheda dedicata, si accede al dettaglio delle fasi del procedurali del progetto, come di seguito riportato: 71

72 Nella maschera Iter Procedurale, i campi da inserire riguardano le principali Fasi di avanzamento amministrativo del progetto, specifiche per la tipologia di operazione che caratterizza il progetto. Relativamente ai progetti di realizzazione di opere pubbliche, le fasi di cui dovrà essere fornita la tempistica previsionale ed effettiva sono le seguenti, corredate dal significato attribuibile agli step inizio e fine, che in qualche caso (vedi Chiusura intervento e Funzionalità) potrebbero coincidere: Fase procedurale Inizio Fine Studio di fattibilità Affidamento studio Approvazione studio Progettazione Preliminare Affidamento progettazione Approvazione progettazione Progettazione Definitiva Affidamento progettazione Approvazione progettazione Progettazione Esecutiva Affidamento progettazione Approvazione progettazione Esecuzione Lavori Inizio lavori Conclusione dei lavori Collaudo Inizio collaudo Approvazione collaudo Chiusura intervento Inizio procedura Conclusione procedura Funzionalità Inizio operatività Inizio operatività Per quanto riguarda i progetti di acquisizione di beni e servizi, le fasi di cui dovrà essere fornita la tempistica previsionale ed effettiva, compilabili sulla base della specifica tipologia di dettaglio indicata nella prima colonna della tabella, sono le seguenti: Tipo di operazione dettaglio Fase procedurale Inizio Fine Acquisizione Beni Acquisizione Beni Acquisizione Beni Acquisizione Servizi Acquisizione Servizi Acquisizione Servizi Formazione Formazione Formazione Definizione e stipula contratto Esecuzione Fornitura Verifiche e controlli Definizione e stipula contratto Esecuzione Fornitura Verifiche e controlli Definizione e regolamentazione attività Esecuzione attività Controllo chiusura finanziaria 72