CONVENZIONE PER LO SVOLGIMENTO ASSOCIATO DI FUNZIONI COMUNALI MEDIANTE COSTITUZIONE DI UN UFFICIO COMUNE

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1 San Rocco al Porto Castelnuovo Bocca d Adda Caselle Landi San Fiorano Meleti Cornovecchio Maccastorna Santo Stefano Lodigiano CONVENZIONE PER LO SVOLGIMENTO ASSOCIATO DI FUNZIONI COMUNALI MEDIANTE COSTITUZIONE DI UN UFFICIO COMUNE VERBALE DELLA CONFERENZA DEI SINDACI n. 1 del 09/01/2013 L anno duemilatredici, il giorno nove del mese di gennaio alle ore 17.00, nella sala consiliare del San Rocco al Porto, in seguito ad invito scritto diramato a tutti i Sindaci, si è tenuta la conferenza dei Sindaci di cui alla convenzione per lo svolgimento associato di funzioni comunali mediante costituzione di un ufficio comune, per trattare il seguente Ordine del Giorno: 1. Nomina Presidente Conferenza 2. Approvazione regolamento di Organizzazione dell Ufficio Comune 3. Primi indirizzi per la costituzione dell Ufficio Comune e dei relativi dei servizi. Si esegue l'appello dei signori membri con il seguente risultato: Sindaco o delegato Presente Assente San Rocco al Porto Ravera Giuseppe Castelnuovo Bocca d Adda Fabrizio Lucchini Caselle Landi Piero Luigi Bianchi San Fiorano Antonio Mariani Assessore Polenghi Meleti Emanuele Stefanoni Cornovecchio Giuseppe Bragalini Maccastorna Piero Giovanetti Santo Stefano Lodigiano Massimiliano Lodigiani Assume la Presidenza il sig. RAVERA GIUSEPPE nella sua qualità di Sindaco capo-convenzione. Partecipa alla riunione il Segretario Comunale del San Rocco al Porto Dott.ssa Angelina Marano il quale provvede alla stesura del presente verbale. Il Presidente constatato il numero legale degli intervenuti, dichiara aperta la seduta ed invita la conferenza a trattare gli argomenti all o.d.g. PRELIMINARMENTE il Presidente informa che ai sensi dell art. 8, comma 9 della convenzione sono: - stati invitati a presenziare Segretari comunali, le posizioni organizzative e i vigili dei comuni aderenti la convenzione. - sono inoltre presenti i professionisti della Lega delle Autonomie di Pavia cui sono stati affidati i servizi di assistenza tecnica per l avvio della gestione associata. PUNTO N. 1: NOMINA PRESIDENTE CONFERENZA Pag. 1 di 4

2 Si procede alla individuazione del Presidente della Conferenza dei sindaci. L art. 8, commi 5 e 6 della convenzione prevedono: E istituita la Conferenza dei Sindaci, composta dai Sindaci sottoscrittori la presente convenzione ed inizialmente è presieduta dal Sindaco del San Rocco al Porto. I Sindaci possono delegare un proprio assessore a partecipare alla Conferenza. - Il presidente dura in carica per (sei) mesi, quindi è avvicendato da un altro Sindaco a rotazione di semestre in semestre. I sei mesi di mandato partono da oggi 9/1/2013. Interviene il Sindaco Bianchi (Caselle Landi): fa presente che in questa prima fase di costruzione del percorso della gestione associata sarebbe forse opportuno che il mandato al Presidente andasse oltre i sei mesi. Il Sindaco Ravera (San Rocco al Porto) si dichiara disponibile per un eventuale rinnovo dell incarico da valutarsi alla scadenza. E quindi nominato Presidente della conferenza il Sindaco Ravera Giuseppe di San Rocco al Porto che ne assume da subito le funzioni. PUNTO N. 2: APPROVAZIONE REGOLAMENTO DI ORGANIZZAZIONE DELL UFFICIO COMUNE L assemblea prende e da atto che il Regolamento di organizzazione dell Ufficio Comune è stato approvato contestualmente all approvazione della convenzione, quale allegato, come segue: San Rocco al Porto, delibera consiliare n. 38 del 30/11/2012, esecutiva, Castelnuovo Bocca d Adda, delibera consiliare n. 39 del 29/11/2012, esecutiva, Caselle Landi, delibera consiliare n 41 del 30/11/2012 esecutiva, San Fiorano, delibera consiliare n. 31 del 28/11/2012, esecutiva, Meleti, delibera consiliare n. 35 del 27/11/2012, esecutiva, Cornovecchio, delibera consiliare n. 28 del 06/12/2012 esecutiva, Maccastorna, delibera consiliare n. 28 del 30/11/2012, esecutiva, Santo Stefano Lodigiano, delibera consiliare n. 41 del 08/12/2012, esecutiva. Il Regolamento viene approvato all unanimità. PUNTO N. 3: PRIMI INDIRIZZI PER LA COSTITUZIONE DELL UFFICIO COMUNE E DEI RELATIVI DEI SERVIZI. Il Presidente dà la parola al Dott. Antelmi della Lega delle Autonomie di Pavia che informa che bisogna procedere operativamente alla definizione delle modalità di gestione in forma associata delle funzioni e dei servizi che sono stati previsti nella convenzione e precisamente: Gestione delle entrate tributarie e dei servizi fiscali. Ufficio tecnico che contiene nel suo interno: Progettazione e realizzazione dei lavori e delle opere pubbliche; Manutenzioni; Pianificazione territoriale; protezione civile. Servizi informatici. Procedure d acquisto. Servizi socio-assistenziali. Polizia locale. Fa presente che è necessario approvare l organigramma. Si apre la discussione non prima di aver introdotto alcune notizie in merito a recenti sentenze della Corte dei Conti Lombardia (da ultimo 513 e 527 del 2012) relative a principi e indirizzi di carattere generale, tra i quali l obbligo di procedere ad una riduzione complessiva delle spese di funzionamento degli Enti in particolare di quella del personale e in merito all impossibilità di prevedere la gestioni associate in modo puramente formale. Vengono richiesti chiarimenti in merito alle modalità di gestione degli attuali contratti dei dipendenti con Posizione Organizzativa e si chiarisce che a norma dell art. 9 commi 3 e 5 del CCNL 31/03/1999 gli incarichi possono essere revocati, senza alcun indennizzo, prima della scadenza in relazione ad intervenuti mutamenti organizzativi. Si tratta di una revoca unilaterale. Le posizioni organizzative che diventeranno parte dell Ufficio comune necessariamente dovranno avere una modifica del loro incarico. Nel momento in cui la Conferenza dei Sindaci nominerà i nuovi Responsabili dei servizi dell Ufficio comune dovrà essere stipulato un nuovo contratto individuale di lavoro. Pag. 2 di 4

3 A fronte dell approvazione dell organigramma delle funzioni e dei servizi che si è deciso di gestire in forma associata nell Ufficio Comune, dovranno essere individuate le figure di responsabilità che verranno approvate con deliberazione della Conferenza dei Sindaci (come previsto dalla Convenzione). È necessario prevedere una partenza delle gestioni che non sia una semplice adesione formale all adempimento di legge, ma che preveda dal punto di vista organizzativo e quindi delle responsabilità la concreta attuazione della gestione associata. Nell ambito della gestione associata delle nove funzioni fondamentali che conducono ad una complessità piuttosto ampia di servizi, si veda ad esempio la prima funzione indicata dalla disciplina introdotta dal D.L. 95 che comprende molteplici attività, servizi e responsabilità, è ovvio che sarà necessario individuare dei servizi riconducibili alle funzioni con una propria autonomia in termini di responsabilità gestionali, non essendo plausibile pensare ad una sola figura che possa essere responsabile per tutta gestione associata di detta funzione. Sarà necessario operare in una logica di verticalizzazione delle responsabilità (ora orizzontale), nei criteri di scelta bisognerà tener conto delle competenze e delle responsabilità e dell esperienza finora maturate, delle capacità di tipo professionale dimostrate, dei requisiti culturali posseduti, in un mix di elementi che hanno carattere più soggettivo che oggettivo di cui la conferenza dei Sindaci dovrà disporre. Per previsione contrattuale l incarico di posizione organizzativa è l individuazione del soggetto certamente in possesso dei requisiti di cui si parlava, ma anche delle propensioni che la Conferenza dei Sindaci valuterà come essere adeguate per svolgere quella particolare funzione, questi criteri non possono essere condizionati da elementi di falsa oggettività. La fase di definizione delle strutture organizzative, conseguentemente delle assegnazioni delle responsabilità, dovrà fare riferimento alle competente che dovrà avere il soggetto per ricoprire quel ruolo, nonché alle funzioni che sta esercitando nel proprio ente; si dovranno fare delle considerazioni che tengano conto anche degli equilibri territoriali. I soggetti dovranno essere competenti e/o avere una propensione a ricoprire quel ruolo, bisognerà considerare la condizione organizzativa nel rapporto tra gestione associata ed enti di provenienza, nonché la necessità di trovare degli equilibri territoriali. Il Sindaco di Santo Stefano Lodigiano interviene per puntualizzare che sarà necessario garantire nel corso di questi anni che comunque la struttura di ciascun comune funzioni, garantendo le potenzialità e i percorsi delle professionalità esistenti nei piccoli comuni. Diversi interventi invitano a valutare la possibilità di mettere in gestione associata tutte le funzioni anche al fine di una gestione complessiva di tutte le risorse umane disponibili. Rispetto alle funzioni, alle sub-funzioni ed ai servizi che saranno oggetto di gestione immediata in convenzione, è stata prevista una ipotesi di assetto organizzativo (allegato A al presente verbale). Questo assetto organizzativo fa si che la Conferenza dei Sindaci presieda un ufficio Comune nel quale esiste una figura organizzativa di coordinamento collegiale dell Ufficio Comune costituito dai Segretari dei comuni coinvolti, al sotto di questo coordinamento, l Ufficio Comune composto dai seguenti servizi: Procedure di acquisto - Entrate tributarie e fiscali - Ufficio tecnico - Socio-assistenziale - Polizia locale - con una funzione di staff, prevista dalla convenzione, di centro di competenza per la gestione dei sistemi informatici e tecnologici. È l ipotesi che viene sottoposta alla Conferenza dei Sindaci come proposta e che dovrà prevedere per ciascuna di queste strutture l individuazione di una responsabilità gestionale che riguarderà tutti gli Enti associati. È da tenere in considerazione che chi ricoprirà questi ruoli nell Ufficio Comune dovrà lasciare il ruolo che ricopre nel proprio Ente. Sulla spesa del personale si fa presente che essa fa riferimento a ciascun Ente e non complessivamente alla Convenzione: uno dei richiamati pareri della Corte dei Conti è stato espresso sul quesito concernente l utilizzo del servizio di polizia locale in forma associata in un ente prima privo di tale servizio e sulle modalità di giustificazione di eventuale sforamento della spesa. La Corte dei conti ha risposto ribadendo che il calcolo deve essere fatto per ciascun ente, l ente dovrà calcolare quota parte della spesa di PL, per rispettare la spesa del limite di personale dovrà compensare questa maggiore spesa nell ambito delle altre attività associate. Si fa presente che nei comuni molto piccoli le Responsabilità dei servizi sono spesso in capo al Sindaco ed agli Amministratori e quindi senza le spese per le indennità di posizione come nel caso della presenza di PO. La legge prevede la gestione associata obbligatoria, ma nel caso manchino le risorse come è possibile procedere? Se la legge Pag. 3 di 4

4 non permette di calcolare dei costi virtuali, non potrà essere possibile non avere l aggravio dei costi. Superando i 5000 abitanti non è più possibile conferire la Responsabilità agli Amministratori. A conclusione della discussione la Conferenza dei Sindaci approva il modello organizzativo dell Ufficio Comune (allegato A al presente verbale per farne parte integrante e sostanziale). In questa prima fase transitoria, di non più di qualche mese, inoltre, le responsabilità vengono conferite a figure che abbiano le caratteristiche per assumersi queste responsabilità, saranno i soggetti di riferimento, con le regole organizzative che saranno definite dalla Conferenza, per l adozione di tutti i provvedimenti anche con rilevanza esterna, per l assolvimento, in questa specifica fase, utilizzeranno la collaborazione e il supporto di tutti coloro che fino ad ora si sono occupati di quella materia. Nel corso di questi mesi sarà necessario integrare la convenzione in modo che tutte le funzioni siano messe in associazione al fine di generare minori difficoltà di gestione del personale e dei servizi. Nella fase transitoria in attesa di concreta individuazione del Responsabile dei servizi in gestione associata, le attività gestionali negli enti aderenti restano in carico alle attuali Posizioni organizzative secondo le disposizioni locali. PUNTO N. 4: VARIE Per la concreta attuazione della convenzione, la prossima Conferenza, da convocarsi entro massimo 10/15 giorni, dovrà approvare la dotazione dei servizi e ovviamente l individuazione dei responsabili: in considerazione dell assetto organizzativo approvato, fatto puntualmente il calcolo delle risorse professionali a disposizione, si provvederà ad assegnare il personale. Si approva. Il Sindaco di Caselle Landi, in relazione alla richiesta della Prefettura di Lodi del 3/01/2013 di dettagliate notizie in merito alla gestione associata, chiede che la risposta sia inviata dal Comune capofila per tutti gli associati. Si approva. L assessore di San Fiorano chiede notizie in merito alla gestione informatica necessaria per l avvio delle attività. L omogeneizzazione delle procedure è ritenuta necessaria. Sarà effettuata una verifica in relazione agli applicativi in uso nei diversi enti, ai fornitori, ecc. per definire una proposta comune. PUNTO N. 5: POLIZIA LOCALE Il Sindaco di San Rocco al Porto chiede che il servizio di Polizia Locale possa partire da subito in considerazione delle necessità degli Enti. È necessario comunicare alla Prefettura la gestione associata di detto servizio (a parte rispetto agli altri) ai fini della possibilità degli agenti di Polizia Locale di operare nel territorio di più comuni. Il servizio non è armato. Vengono quindi assegnati all Ufficio comune i vigili in servizio negli enti in convenzione. La responsabilità del servizio in ordine alle funzioni tipiche della Polizia Locale (polizia giudiziaria, pubblica sicurezza, ecc.) è in capo a ciascun Sindaco nel territorio in cui operano, la Responsabilità organizzativo/gestionale viene assegnata al Segretario comunale di San Rocco al Porto. La lettura e l'approvazione del presente verbale vengono rimesse alla prossima seduta IL PRESIDENTE RAVERA GIUSEPPE IL SEGRETARIO ANGELINA MARANO ATTESTATO DI PUBBLICAZIONE Si attesta che copia del presente verbale viene pubblicata all'albo Pretorio del San Rocco al Porto per 15 giorni consecutivi a partire dal Lì IL SEGRETARIO COMUNALE Pag. 4 di 4

5 San Rocco al Porto Castelnuovo Bocca d Adda Caselle Landi San Fiorano Meleti Cornovecchio Maccastorna Santo Stefano Lodigiano Allegato A) Conferenza dei Sindaci del 09/01/2013 CONVENZIONE PER LO SVOLGIMENTO ASSOCIATO DI FUNZIONI COMUNALI MEDIANTE COSTITUZIONE DI UN UFFICIO COMUNE ASSETTO MACROSTRUTTURALE DELL UFFICIO COMUNE

6 Conferenza dei Sindaci Presidente della Conferenza dei Sindaci Coordinamento collegiale dell'ufficio comune Centro di competenza Sistemi ICT Conferenza dei responsabili Procedure di Acquisto Entrate tributarie e servizi fiscali Ufficio Tecnico Socio-Assistenziale Polizia locale